DESCRIPCIÓN DEL ÁREA FUNCIONAL

UBICACIÓN DENTRO DE LA EMPRESA: Área Administrativa

PROCESOS A CARGOS:

- Cajas menores
- Recibos de caja menor
- Conciliación bancarias y de fondos
- Conciliación de anticipos y avances
- Relaciones de cobro para administración delegada
- Cuentas por cobras a trabajadores
- Proveedores
- Conciliación de cuentas por pagar
- Retención en la fuente
- Nómina, con su respectiva conciliación
- Seguridad social, con su respectiva conciliación
- Prestaciones sociales, con su respectiva conciliación
- Liquidación de empleados
-
DESCRIPCIÓN DE LA PRÁCTICA

AUDITORÍA EN NÓMINA, SEGURIDAD SOCIAL Y PRESTACIONES SOCIALES

EN LA EMPRESA XXX.

OBJETIVOS

Objetivo General:

 Auditar los procedimientos existentes en el área de nómina, prestaciones

sociales y parafiscales de la empresa XXX., mediante herramientas de evaluación
y control y/o técnicas de auditoría que permita el logro de metas y objetivos
institucionales.

Objetivos Específicos:

 Identificar las falencias que tiene la empresa para los procedimientos de

liquidación de nómina, prestaciones sociales y seguridad social, mediante la
observación y aplicación de matriz DOFA (Debilidades – Fortalezas en el ámbito
interno y Oportunidades y Amenazas en el ámbito externo).

 Verificar el cumplimiento de requerimientos legales tanto internos como

externos en relación con el pago de la nómina y demás prestaciones, por medio
de pruebas sustantivas y cuestionarios de auditoría.

 Rediseñar un cuadro de apoyo para el proceso de liquidación de nómina,

prestaciones sociales y parafiscales, que coadyuve a la prevención de riesgos en
sus respectivos procesos y simplificando pasos.

PLANEACIÓN DEL DIAGNÓSTICO Y DIAGNÓSTICO FUNCIONAL

METODOLOGÍA

Con esta práctica profesional la estudiante da inicio a la recolección de

información realizando pruebas de cumplimiento, observación y la elaboración de
la matriz DOFA (Ver Anexo D) y cuestionarios de auditoría para nómina (Ver
Anexo B), que coadyuve a verificar y controlar las falencias actuales de la
compañía en los procesos de liquidación de nómina y demás prestaciones, que
permita el rediseño de un modelo contable para mejorar procesos y prevenir
riesgos.
 La estudiante utilizará un cronograma de actividades (Ver Anexo E), teniendo
como referente el cronograma institucional y de acuerdo con el contrato de
aprendizaje entre institución politécnica y la empresa.

 El Método. El método utilizado para ejecutar la práctica es el deductivo,

donde se iniciará tomando como base la información de los empleados y verificar
mediante pruebas sustantivas y de cumplimiento la información contenida para
elaborar la propuesta que le proporcione a XXX., un tratamiento claro sobre el
manejo de liquidación.

 Tipo de estudio. Para efectos de llevar a cabo la presente práctica se

seleccionaron varias técnicas de recolección de información y se adoptó un tipo
de estudio descriptivo con el fin de identificar las falencias que contiene el proceso
de liquidación de nómina y demás prestaciones, partiendo del análisis de
información contable, para elaborar el cuadro de apoyo que requiere la empresa.

Instrumentos y herramientas para la recolección de información:

Para dar inicio a la práctica en la empresa XXX se detallarán las fuentes

primarias y secundarias.

Las fuentes primarias: La información recolectada en forma directa de XXX.

se obtuvo a través de:

Se empieza por la observación y se realiza un cuestionario de auditoría para el

procedimiento de nómina (Ver Anexo B) donde deja ver las falencias que tiene la
compañía en los procesos. Para la realización del cuestionario se le realizarán
preguntas a la Contadora, lo cual facilitará familiarizarse con los procedimientos y
controles seguido de pruebas sustantivas de nómina (Ver Anexo C.), con el fin de
verificar los controles que operan y verificando que estos estén correctamente
establecidos a lo que dice la norma.

Las fuentes secundarias: Dentro de las fuentes secundarias utilizadas en la

práctica se tuvo en cuenta la orientación suministrada por el asesor temático, el
código sustantivo de trabajo, adicionalmente se obtuvo por parte de la empresa la
información contable y de cada empleado que actualmente está vinculado con la
compañía

Tratamiento y procedimiento para el análisis de la información.

La práctica profesional se desarrollará a través de la observación,

cuestionarios internos de auditoria y pruebas sustantivas, después de conocer los
controles que se tienen implementados en el ciclo de nómina, se realizarán
pruebas sustantivas con el fin de verificar que dichos controles operen
correctamente y que lo pagos y deducciones realizadas a los empleados estén de
acuerdo con la normativa vigente.

Luego de este análisis, la información obtenida se podrá clasificar y plasmar en

la matriz DOFA de donde se observará las debilidades, fortalezas, oportunidades
y amenazas y así se podrá evidenciar cada una de las responsabilidades que
debe asumir en el área y se identificarán puntos de control que permitan el
cumplimiento de auditar los procedimientos existentes en el área de nómina,
prestaciones sociales y parafiscales.

Finalmente, se presentará a la empresa el rediseño de un cuadro de apoyo

para el proceso de liquidación de nómina, prestaciones sociales y parafiscales,
buscando la efectividad de los procesos y el mejoramiento continuo de la
organización.
 PROPUESTA FUNCIONAL

Para la realización de la práctica profesional, el estudiante propuso unos

objetivos específicos para dar cumplimiento a un objetivo general, auditar los
procedimientos existentes en el área de nómina, prestaciones sociales y
parafiscales de la empresa XXX, para ello, se identificaron los procedimientos
objeto de estudio, teniendo como referencia la técnica de observación y Matriz
DOFA (Ver anexo D), pruebas sustantivas (Ver anexo C), y

cuestionarios de auditoría (Ver Anexo B.), que permitan el logro de metas y

objetivos institucionales.

 Identificar las falencias que tiene la empresa para los procedimientos

de liquidación de nómina, prestaciones sociales y seguridad social,
mediante la observación y aplicación de matriz DOFA.

“La matriz DOFA es una herramienta que ayuda a entender y tomar decisiones
en toda clase de situaciones en negocios y/o empresas” (Fuente: Castañeda,
Castañeda & perfil, 2018); es una evaluación subjetiva de datos organizados,
colocados en un orden lógico que ayuda a comprender, presentar, discutir y tomar
decisiones; también se aplicó cuestionarios de control interno, el cual es
básicamente un listado de preguntas a través de las cuales se pretende evaluar
las debilidades y fortalezas de este.

En la aplicación de la matriz DOFA y en los cuestionarios de auditoría dentro

de la empresa XXX, se logró observar que en ambos procedimientos, estos
arrojaron como resultado que la mayor falencia que tienen la empresa es que
tienen mal parametrizado el software de nómina (ilimitada- nomina connected) y
toca incurrir a lo manual y esto puedo traer como consecuencia errores en el
proceso de nómina y a su vez no hay un óptimo manejo de los salarios variables y
esto afecta las provisiones y liquidaciones de nómina.

También se pudo constatar que existen controles tales como la verificación del
pago de nómina por una persona diferente a la encargada de la misma, así mismo
se recomendó realizar un manual de funciones y procedimientos, ya que facilita la
evaluación y revisión de la designación de las actividades inherentes a los cargos
que maneja la Compañía

 Verificar el cumplimiento de requerimientos legales tanto internos

como externos en relación con el pago de la nómina y demás prestaciones,
por medio de pruebas sustantivas y cuestionarios de auditoría.

Después de conocer los controles que se tienen implementados en el ciclo de

nómina, se realizaron pruebas sustantivas con el fin de verificar que dichos
controles operen correctamente y que los pagos y deducciones realizadas a los
empleados estén de acuerdo con las disposiciones normativas vigentes; esto
arrojó como resultado: que los valores expresados en nómina reflejan la realidad
económica de la compañía, que los mismos se realizan conforme la normatividad
laboral vigente, los devengos y deducciones se están calculando correctamente y
los mismos se encuentran debidamente soportados.

Cabe anotar que “las pruebas sustantivas consisten en comprobaciones

diseñadas para obtener evidencia de la validez de las transacciones y saldos que
van formando los estados financieros de una organización; incluyen
comprobaciones de detalles, diseñados para detectar errores e irregularidades en
la información financiera y sus acumulaciones” (fuente: "Cuestionarios de
auditoría, una herramienta importante para el control interno", 2018), estas
pruebas son básicas para determinar la opinión final a los estados financieros.
 Es decir, que se tiene como pruebas sustantivas, los procedimientos de
auditoría dirigidos o examinados a obtener evidencia de validez y corrección del
manejo contable de las transacciones y los estados financieros y detección de
errores o irregularidades en ellos.

 Rediseño de un cuadro de apoyo para el proceso de liquidación de

nómina, prestaciones sociales y parafiscales, que coadyuve a la prevención
de riesgos en sus respectivos procesos y simplificando pasos.

Con el fin de simplificar procedimientos de verificación de prestaciones

sociales y seguridad social se rediseñó un cuadro en Excel (Ver Anexo D.), que
facilitará el proceso para así prevenir riesgos contables, financieros, entre otros.

Este cuadro trata de tener en una columna el nombre de todos los empleados
de la empresa XXX., en el cual se diligencia quincenalmente el salario de cada
empleado discriminando cada concepto como lo es las horas extras, las
vacaciones, incapacidades, entre otros.

Se genera una columna del total mensual del IBC teniendo en cuenta el auxilio
de transporte y otra que no suma el auxilio de transporte, puesto que este
concepto se tiene en cuenta para la generacion de prestaciones sociales como
prima, cesantías e intereses a las cesantías por ende es necesario tener esto
discriminado.

Esta primera tabla alimenta a otra hoja la cual genera la respectiva provisión de
prestaciones sociales y permite ver cuánto tiene por cada concepto cada
empleado y es más fácil conciliar a la hora de liquidar a un empleado; y a su vez
esta tabla ayuda con la generacion de seguridad social, la cual ayuda a montar la
PILA en enlace operativo.

El objetivo de este rediseño es la disminución de procesos que tiene la

compañía, esta tabla ayudará con la respectiva conciliacion con el programa
contable para la disminución de riesgos.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
.
CONCLUSIONES

Tomando como base el objetivo propuesto al inicio de la practica profesional, y

realizando el análisis de la información suministrada por las diferentes fuentes
para la auditoría de los procedimientos existentes en el área de nómina,
prestaciones sociales y parafiscales, se concluye que:

Si bien es cierto que la matriz dofa permite la verificación de debilidades,

oportunidades, fortalezas y amenazas, se evidenció que en la empresa XXX.,
presentan falencias en la inadecuada parametrización del programa de nómina.

Si se tiene presente la normatividad vigente para el pago de nómina en las

empresas, será eficiente y eficaz el cumplimiento del mismo.

Se observó que en la empresa se encontró que en repetidos períodos a un

empleado se le ha sacado mal la Retencion en la fuente por empleados.

“Las provisiones de nómina corresponden a valores que deben ser

salvaguardados para facilitar los desembolsos que la normatividad demanda. La
importancia de estos valores radica en el modo en que debes estar preparado
financiera y contablemente, mes a mes, para asumir estas obligaciones según la
norma laboral” (Fuente: "¿Por qué son importantes las provisiones de nómina? -
Sincosoft", 2018); se debe tener presente que mes a mes hay que generar estas
provisiones, por eso el cuadro de apoyo dará más facilidad a estas provisiones.

Según el artículo 253 del código sustantivo de trabajo, afirma que “se tomará
como base el promedio de lo devengado en el ultimo año de servicios o en todo el
tiempo servido si fuere menor a un año (fuente: "Leyes desde 1992 - Vigencia
expresa y control de constitucionalidad [Código sustantivo del trabajo]", 2018)

Si se tiene en cuenta que “los periodos de cotización para un Dependiente

reportados en la planilla integrada de liquidación de aportes PILA, se reportan mes
vencido con los ingresos percibidos en dicho mes para los subsistemas Pensión,
Riesgos laborales y Parafiscales” (Fuente: "Periodos de Cotización a la Seguridad
Social", 2018), cotizar con el IBC real se vuelve un trabajo difícil cuando se genera
muchas horas extras y/o los auxilios no salariales que superan el 40% del IBC, el
cuadro de apoyo ayuda a un manejo adecuado de estos IBC evitando cotizar con
un menor al que realmente es y esto conlleva a consecuencias futuras.

RECOMENDACIONES

Después de haber realizado una auditoria a los procedimientos existentes en

el área de nómina, prestaciones sociales y parafiscales, se propone un rediseño
de cuadro de apoyo que coadyuve a la prevención de riesgos en sus respectivos
procesos y simplificando pasos, planteamos las siguientes recomendaciones:

Se recomienda hacer una actualización constante de la matriz DOFA y si es

posible realizar capacitaciones para el adecuado manejo del programa para evitar
malos procedimientos futuros.
 Se recomienda estar actualizado constantemente con cada normatividad que
esté vigente y aplicable o alguna modificación de esta.

Se recomienda estar más atento al decreto 1070 del estatuto tributario que
presenta la reglamentación en relación con el tema de Retencion en la fuente para
empleados.

Se recomienda a la empresa tener un adecuado manejo de estos salarios para

evitar riesgos de inadecuados cálculos ponderados del salario y esto afectaría las
prestaciones sociales.

Se recomienda que, para evitar riesgos en las provisiones, se tenga presente

los valores que el cuadro de apoyo arroja, permite realizar comparaciones mes a
mes y evita futuros riesgos contables.

Se recomienda diligenciar bien el cuadro discriminando cada concepto como

horas extras, otros ingresos, vacaciones, entre otros; esto para que se me arroje el
IBC de cotización en la planilla PILA real y evitar riesgos.

REFERENCIAS

Castañeda, Y., Castañeda, Y., & perfil, V. (2018). Matriz DOFA y Planificación
Estratégica. Recuperado de: http://matrizdofablog.blogspot.com/2012/08/matriz-
dofa-y-planificacion-estrategica.html

Cuestionarios de auditoría, una herramienta importante para el control interno.

(2018). Recuperado de: https://actualicese.com/2017/06/21/cuestionarios-de-
auditoria-una-herramienta-importante-para-el-control-interno/
 Leyes desde 1992 - Vigencia expresa y control de constitucionalidad
[CODIGO_SUSTANTIVO_TRABAJO]. (2018). Recuperado de:
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo_sustantivo_trabajo.ht
ml

Liquidación definitiva de las cesantías cuando existe salario variable |

Gerencie.com. (2018). Recuperado de: https://www.gerencie.com/liquidacion-
definitiva-de-las-cesantias-cuando-existe-salario-variable.html

¿Por qué son importantes las provisiones de nómina? - Sincosoft. (2018).

Recuperado de: http://www.sinco.com.co/8-comunidad/destacados/291-por-que-
son-importantes-las-provisiones-de-nomina

Periodos de Cotización a la Seguridad Social. (2018). Recuperado de:

http://aportesenlinea.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/240/~/periodos-de-
cotizaci%C3%B3n-a-la-seguridad-social