CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

PROGRAMA DE ADMINISTRACION EN SALUD OCUPACIONAL

INFORME ANALISIS DE EMPRESA

PRESENTADO POR:
KATHERINE GARCIA JARAMILLO
LUISA FERNANDA GARCIA HERRERA
ANA ISABEL ROMERO GUERRA
JHON HARLINSON MARIN CASTILLO

LA DORADA, CALDAS
VII-2020
 CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
PROGRAMA DE ADMINISTRACION EN SALUD OCUPACIONAL

INFORME, ANALISIS DE EMPRESA

PRESENTADO POR:
KATHERINE GARCIA JARAMILLO
LUISA FERNANDA GARCIA HERRERA
ANA ISABEL ROMERO GUERRA
JHON HARLINSON MARIN CASTILLO

TUTOR:
RODRIGO LOZANO ORTIZ
ADMON DE EMPRESAS MAGISTER EN GERENCIA DEL TALENTO HUMANO

LA DORADA, CALDAS
VII-2020
INTRODUCCION
OBJETIVOS
Objetivo General: Comprender la importancia del análisis y la descripción de los cargos:
Asistente de talento humano
Auxiliar en seguridad y salud en el trabajo
Asesor comercial
Secretaria.

Objetivo Específico:
 Diagnosticar y describir cuatro cargos.
 Identificar las dificultades y necesidades más relevantes de los cuatro cargos
escogidos.

CARGO: ASISTENTE TALENTO HUMANO

 I. IDENTIFICACIÓN
Nombre del Cargo Asistente de Talento Humano
Ubicación administrativa Talento humano
Jefe Inmediato superior subgerente operativo
Subalternos No aplica

II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

1. Funciones Generales: Ejecutar los planes y programas pertinentes a la
administración de personal, aplicando técnicas administrativas relacionadas. Con el
recurso humano, a fin de contribuir con el desarrollo de los procesos administrativos
relacionados con la gestión de recursos humanos.
1. Funciones Específicas:
 Elaborar documentos de contratación, afiliaciones a la seguridad social, contratos
laborales y de servicios etc.
 Elaborar pago de nómina de la entidad, pagos de aportes parafiscales,
autoliquidación de la seguridad social.
 Elaborar liquidaciones definitivas de prestaciones sociales.
 Elaborar las novedades de promociones, traslados, vacaciones, pagos parciales de
cesantías y revisión de beneficios legales.
 Elaborar certificaciones laborales.
 Llevar control de las respectivas hojas de vida de personal en servicio mediante
archivo, actualización y seguimiento.
 Conciliar las cuentas por cobrar a trabajadores.
 Conciliar mensualmente las cuentas de nómina (salarios, cesantías, horas extras,
primas, vacaciones, incapacidades, EPS, pensión, ARP, parafiscales) para entregar
al contador.
 Consolidar las cuentas de nómina a fin de año.
 Solicitar, cotizar, decepcionar y entregar la dotación al personal.
 Elaborar memorandos, actas y demás documentos informativos para el personal.
 Asignar código a los vendedores en el sistema.
 Solicitar Paz y Salvo, certificaciones de pago para declaración de renta a EPS,
fondos de Pensión, ARL, Caja de compensación, ICBF, Sena.
 Causar pagos de contratos de servicios.
 Verificar las referencias de los aspirantes a los cargos.
 Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos para el otorgamiento de los
beneficios tales como: primas, bonificaciones, becas, pensiones, jubilaciones y
otros contenidos en los convenios colectivos.
 Mantener actualizados los archivos del personal que ha recibido adiestramiento.
 Actualizar y registrar en los expedientes del personal, reposos, permisos,
inasistencias y demás información relacionada con el personal de la organización.
 Realizar apoyo durante la etapa de reclutamiento realizando publicaciones a través
de internet de las vacantes y realizando llamadas telefónicas a los posibles
candidatos.
 Verificar diariamente el control de asistencia y detecta fallas.
 Participar con el analista en la elaboración, organización y ejecución de programas
y/o actividades de previsión social, higiene y seguridad en el trabajo, recreación y
bienestar social para el trabajador.
 Rendir cuenta a su superior inmediato de las actividades realizadas cuando así lo
requiera.
 Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
 Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.
 Realizar cualquier otra tarea a fin que le sea asignada.
 Apoyar al jefe de talento humano en las actividades de capacitación de la empresa.
 Elaborar nota de salida de productos con destino a gerencia.
 Elaborar nota de salida por los productos entregados a clientes.
 Contabilizar traslados a los diferentes puntos de venta y verificar que se les dé
entrada en el punto de destino.
 Facturar productos entregados a gerencia.
 Elaborar nota de salida, por los productos entregados a gerencia.
 Elaborar nota de salida de productos para otros puntos y verificar que en estos
últimos se les dé entrada.
 Dar de baja productos entregados en atención a clientes.
 Verificar diariamente que las ventas registradas en Cajero-autoservicio, lleguen al
servidor.
 Revisar envío de movimiento y facturación.
 Realizar los ajustes correspondientes del inventario.
 Conciliar inventarios de final de mes de los diversos puntos de venta con
contabilidad y efectuar los ajustes correspondientes.
2. Relaciones de trabajo:
 El cargo mantiene relaciones continuas y/o frecuentes con todo el personal de las
dependencias o unidades administrativas de la organización, a fin de ejecutar lo
relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener
cooperación.
 Relaciones Externas: Oficina de trabajo, Juzgados, Ministerio de Trabajo.
3. Autoridad: NO APLICA
4. Responsabilidades:
Dinero, Títulos y Documentos: Proteger la autenticidad, custodiar, conservar
cada uno de los títulos, documentos y dinero.
Equipos, elementos y materiales: Equipos de cómputo, escritorio, impresora y
caja registradora en la cual se ejecutan diariamente las actividades.
Información confidencial: Manejar en forma directa un grado de confidencialidad
de la información que posee.
Toma de decisiones: Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y
experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel administrativo
 y operativo.
Procedimientos y métodos: respetar los protocolos y procedimientos establecidos
por la empresa.
III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
1. Académicos:
 Técnico o Tecnólogo en recursos Humanos
 Formación: Con conocimientos en condiciones contractuales.
 Manejo y dominio de la Ley 100 de 1994, normatividad legal vigente por el
Ministerio de salud y de trabajo.
 Conocimientos Generales de los diferentes procesos de Gestión Humana.

2. EXPERIENCIA: 1 año de experiencia en el área de Recursos Humanos.

3. Habilidades y destrezas:
 Manejo de excelentes relaciones interpersonales.
 Proactivo en trabajo en equipo.
 Comunicación clara, oportuna y concisa de informes solicitados.
 Manejo adecuado de recursos puestos a su disposición.
 Coordina procesos de selección y aplicación de pruebas para evaluar los
candidatos.
 Identifica las diferentes vacantes, publicarlas y recibir solicitudes.
 Informa a los aspirantes sobre los requisitos para acceder al empleo.
 Interés por el área administrativa, compromiso, honestidad, independencia,
mentalidad abierta, espíritu de servicio a sus semejantes, respetuosos del medio
ambiente, responsable, ejemplificado de valores, y eficiencia en su quehacer.
4. Otros requisitos:
Control De Asistencia, Elaboración, Planilla integrada de liquidación de aportes,
Conocimientos De Ley De Seguridad, Elaboración De Contratos.
Edad Mínima Para Ocupar El Puesto Es De 22 Años.
La Experiencia y los estudios hechos por el aspirante deben ser certificados.

5. CONDICIONES AMBIENTALES:
 Ambiente laboral fresco (uso de aire acondicionado)
 Ambiente laboral iluminado
 Exposición a cansancio visual (uso de computador)
 Exposición a cansancio muscular (uso diario de silla ergonómica)

NECESIDADES Y PROBLEMAS ENCONTRADOS:

NECESIDADES:
o Planificación de descansos
o Capacitación al personal
o Realización de pausas activas

PROBLEMAS:
o Exceso de jornada laboral
o Organización en el puesto de trabajo

CUESTIONARIO PARA LA DESCRIPCIÓN Y EL ANÁLISIS DEL PUESTO

Nombre:
Título del puesto: ASISTENTE DE TALENTO HUMANO
Departamento: TALENTO HUMANO
Superior inmediato: SUBGERENTE OPERATIVO

1. Resumen de obligaciones (funciones generales o descripción general): escriba con

sus propias palabras todo lo que usted hace:
R/: Es la persona encargada de reclutar, seleccionar, contratar, liquidar nomina, liquidar
contratos, manejo de presupuesto, ejecutar los planes y programas pertinentes a la
administración de personal, aplicando técnicas administrativas relacionadas. Con el recurso
humano, a fin de contribuir con el desarrollo de los procesos administrativos relacionados
con la gestión de recursos humanos.

2. Obligaciones (funciones específicas): haga una relación de las actividades que usted
ejecuta en su trabajo:
R/: Es la que brinda la asistencia a los gerentes y demás especialistas en el área en la
ejecución de un sinnúmero de tareas administrativas ya sea como procesar la
documentación pertinente a las quejas, los despidos y la ausencia de personal.

3. Equipamientos: haga una relación de las máquinas o instrumentos (calculadora,

computadora, motor) que usted opera como parte de su trabajo:
R/: La Calculadora, el escritorio, la impresora, el computador, los muebles y los enseres.

4. Responsabilidades: haga una relación de todas sus responsabilidades por orden

decreciente de importancia y el porcentaje de tiempo que les dedica al mes:
R/: Auditar la nómina 20%.
Brindar asistencia en el proceso de contratación 20%.
Administrar y calificar las evaluaciones de un pre empleó 20%.
Preparar, recopilar y actualizar informes y documentos vinculados con las actividades del
personal 20%.
Registrar y verificar la documentación pertinente a las actividades del personal
(reclutamiento, capacitación, reclamos, evaluaciones de desempeño) 20%.

5. Contactos: haga una relación de los contactos con otros departamentos o empresas.
Defina las obligaciones y las responsabilidades que implican esos contactos internos o
externos:
R/: La internet, los anuncios periódicos, las revisiones de la bases de datos de las hojas
de vida, que se presentan anteriormente, contactos con universidades, Sena, publicación
en redes sociales.

6. Supervisión ejercida: ¿su puesto tiene responsabilidades de supervisar a las personas?

Sí (X) No ( ) Si la respuesta es afirmativa, anote a continuación los puestos que están bajo
su supervisión directa:
R/: Tener autoridad frente al equipo de trabajo esto conlleva a tener buenas relaciones con
los empleados.
Planificar el trabajo diario del personal es fundamental para llevar a cabo labores diarias.

7. Supervisión recibida: ¿cuál es la frecuencia de la supervisión que usted recibe de su

superior?
(X) Frecuente ( ) A veces ( ) Rara vez ( ) Nunca

8. Decisiones: explique las decisiones que usted toma en el desempeño de su puesto:

R/:
o Tener la capacidad de ser líder de un personal a su cargo, brindándole una confianza
y seguridad, conocer el área de trabajo
o Capacidad para saber utilizar los recursos humanos y materiales para desarrollar los
procesos laborales.
o Verificar los objetivos planificados a corto, mediano y largo plazo.

9. Condiciones de trabajo: describa las condiciones en las que usted trabaja, como ruidos,
temperaturas calientes o frías, trabajo externo, condiciones desagradables:
R/:
 Refrigeración
 Jornadas extensas de trabajo
 Posturas
 Ruidos
 Falta ventilación
 Cargas laborales
 Estrés

10. Requisitos exigidos por el puesto: indique los requisitos mínimos necesarios para el
puesto:
R/: Escolaridad
  Técnico o Tecnólogo en recursos Humanos
 Formación: Con conocimientos en condiciones contractuales.
 Manejo y dominio de la Ley 100 de 1994, normatividad legal vigente por el
Ministerio de salud y de trabajo.
Experiencia
 1 año de experiencia en el área de Recursos Humanos.

Conocimientos específicos: Tener un buen enfoque proactivo, Tener un Amplio

conocimiento del entorno de la empresa, Capacidad analítica, Disciplina, Proyectar
Confianza hacia los demás empleados.

Habilidades: Tener capacidad de gestión, tener un buen liderazgo, tener visión para los
negocios, tener experiencia y eficacia.

11. Información adicional: describa a continuación toda la información adicional no

incluida en los puntos anteriores:
R/: El o la auxiliar en recursos humanos debe ser una persona proactiva, que practique un
liderazgo dentro de una empresa, ya que su papel es esencial para garantizar la eficacia de
las actividades ejecutadas.
Esta tiene la responsabilidad de orientar a otras personas en sus actividades para alcanzar
los objetivos como por ejemplo progresar en su rendimiento del personal de trabajo, así
mismo organizar, planificar, ejecutar y dirigir, todas las actividades que realice el personal
y cumplir con los objetivos proyectados por la organización.

Firma: Fecha: 04 /04/2020

CARGO AUXILIAR DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

I. IDENTIFICACIÓN
TÍTULO DEL PUESTO Auxiliar de seguridad y salud en el trabajo
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA Asesoría - .Staff
JEFE INMEDIATO SUPERIOR Subgerente Operativo.
SUBALTERNOS No aplica.

II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

1. Funciones Generales: buscar calidad en el desarrollo de las labores, que como
resultado tendrán plena satisfacción tanto la alta gerencia, las partes interesadas y
 sobre todo el cliente ya que encontrarán resultados beneficiosos para la empresa por
tratarse de minimizar riesgos, accidentes y/o demandas futuras que pongan en
peligro la estabilidad de la empresa.

2. Funciones Específicas:
1. Ejercer control y debido manejo de los residuos Peligrosos.
2. Llevar un control de su transporte a un almacenamiento de residuos sólidos
peligrosos.
3. Verificar la efectiva fumigación cada tres meses.
4. Promover la Seguridad Industrial
5. Ejercer control y seguimiento de las labores a realizar en todas las áreas en donde
cuenten con sus respectivos EPP (Elementos de Protección Personal)
6. Realizar la debida señalización en el evento de actividades que así lo requieran
7. Ejercer control diario a las instalaciones eléctricas verificando que éstas se
encuentren en buen estado y no representen ningún riesgo dentro de las
instalaciones de calefacción.
8. Verificar el correcto y adecuado manejo del arnés para el trabajo a realizarse en
alturas en la ubicación de nuevos elementos o limpieza de lámparas, vidrios o
rejillas,
9. Inspeccionar el buen estado de los elementos de protección del personal de cada una
de las áreas
10. Señalizar, ubicar, demarcar e identificar zonas de tanqueo y construcción de muros
de contención para los carros de combustible, zonas fotonominicente para
identificación de los caminos y escaleras para los clientes.
11. Dar Manejo y contestación a correspondencia de parte de entes, autoridades
regionales y corporaciones autónomas
12. Realizar la formación y divulgación de las personas que hacen parte del Copasst
(Comité Paritario de seguridad y salud en el trabajo)
13. Realizar formación, divulgación y acompañamiento a la brigada de salud de la EDS
La Melissa.
14. Brindar acompañamiento en la formación de información para realizar tareas
puntuales a los informes a entregar por accidentes de trabajo.
15. Hacer seguimiento en busca de controlar los accidentes y las enfermedades
mediante la reducción de las condiciones de riesgo.
16. Corregir malas posturas en el desarrollo de las labores enmendadas.
17. Realizar charlas concisas, breves y claras sobre los riesgos que se encuentran dentro
del campo laboral donde nos encontramos.
18. Orientar el manejo, explicación e importancia de los extintores, como conocerlos
19. Realizar señalización e identificación de las áreas de trabajo para en caso de
evacuaciones
20. Brindar capacitaciones sobre salud ocupacional y su importancia.
21. Diseñar, administrar e implementar el sistema de gestión de seguridad y salud en el
trabajo.
3. RELACIONES DE TRABAJO:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con el cliente interno y externo, a fin de
ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para la
 orientación, prevención y aseguramiento de la calidad en cada una de las áreas de la
empresa.
4. AUTORIDAD: No aplica.
3. RESPONSABILIDADES:
Títulos y Documentos: Proteger la autenticidad, custodiar, conservar cada uno de
los títulos y documentos.
Equipos, elementos y materiales: Equipos de cómputo, escritorio, impresora en la
cual se ejecutan diariamente las actividades.
Información confidencial: Manejar en forma directa un grado de confidencialidad
de la información que posee.
Toma de decisiones: Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y
experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.
Procedimientos y métodos: respetar los protocolos y procedimientos establecidos
por la empresa.
III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
1. Académicos: Tecnólogo en gestión integrada de la calidad, medio ambiente,
seguridad y salud ocupacional. Profesional en seguridad y salud en el trabajo.
Curso de trabajo seguro en alturas. Manejo de ofimática básica y avanzada.

2. Experiencia: 1 año de experiencia en cargos similares.

3. HABILIDADES Y DESTREZAS:
Liderazgo
Trabajo en equipo
Orientación al logro.
Creatividad.
Innovación.
Habilidades matemáticas y geométricas.
Fuerza y estabilidad motora.
Condición física para la ejecución de labores manuales y que implican permanecer la
jornada laboral de pie.
Honestidad
Responsabilidad.
 OTROS REQUISITOS
Trabajo bajo presión.
4. CONDICIONES AMBIENTALES:
 Exposición a altas temperaturas (38°c- 45°c)
 Exposición a cansancio muscular (actividades varias)
 Exposición a las alturas (actividades varias)
 Exposición a energía de alto voltaje
 Exposición a material particulado (polvo, tierra, mugre)
 Exposición a líquidos inflamables
 Exposición a elementos corto punzantes
 Ambiente laboral fresco (uso de aire acondicionado)
  Ambiente laboral iluminado
 Exposición a cansancio visual (uso de computador)

CUESTIONARIO PARA LA DESCRIPCIÓN Y EL ANÁLISIS DEL PUESTO

Nombre: ISABEL ROMERO G.

Título del puesto: AUXILIAR DE SEGURIDAD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO
Departamento: ASESORIA-STAFF
Superior inmediato: SUBGENRENTE OPERATIVO

1. Resumen de obligaciones (funciones generales o descripción general): escriba con

sus propias palabras todo lo que usted hace:

ES LA PERSONA ENCARGADA DE APOYAR LAS ACTIVIDADES DE

PROMOCION Y PREVENCION, TENIENDO EN CUENTA LOS FACTORES DE
RIESGO QUE POSEA LA EMPRESA, HE INCLUSO LA IMPLEMENTACION DE UN
TRABAJO SEGURO EN ALTURAS.

2. Obligaciones (funciones específicas): haga una relación de las actividades que usted
ejecuta en su trabajo:

EJERCER CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LAS LABORES A REALIZAR EN

TODAS LAS ÁREAS EN DONDE CUENTEN CON SUS RESPECTIVOS EPP
(ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL), EJERCER EL CONTROL DE LOS
RIESGOS IDENTIFICADOS, BRINDAR CAPACITACIONES SOBRE SALUD
OCUPACIONAL Y SU IMPORTANCIA, DISEÑAR, ADMINISTRAR E
IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO.

3. Equipamientos: haga una relación de las máquinas o instrumentos (calculadora,

computadora, motor) que usted opera como parte de su trabajo:

ES IMPORTANTE EL MANEJO DE UN COMPUTADOR, ESCRITORIO, UNA

EMPRESA PARA TODA LA PAPELERIA NECESARIA Y DE IMPORTANCIA DE LA
EMPRESA.

4. Responsabilidades: haga una relación de todas sus responsabilidades por orden

decreciente de importancia y el porcentaje de tiempo que les dedica al mes:

 VIGILAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS DE SEGURIDAD 30%

  INCENTIVAR LA CULTURA PREVENTIVA ENTRE LOS EMPLEADOS 20%
 INFORMAR SOBRE LA UTILIZACION Y EL MANTENIMIENTO CORRECTO
DE EQUIPOS DE TRABAJO 20%
 COMUNICAR LAS DEFICIENCIAS DETECTADAS A LA ALTA DIRECCION
20%
 DIFUNDIR LAS MEDIDAS DE PREVENCION EN CASO DE EMERGENCIA
SEGÚN LO ESTABLECIDO 20%

5. Contactos: haga una relación de los contactos con otros departamentos o empresas.
Defina las obligaciones y las responsabilidades que implican esos contactos internos o
externos:

SE MANEJA UNA LINEA DE CONTACTO EN CASO DE UNA EMERGENCIA

GRAVE, MODERADA O LEVE EN LAS CUALES SE MANEJA INFORMAR DE
MANERA OPORTUNA A LA PERSONA ENCARGADA DE LA EMPRESA LA CUAL
REPORTARA EL ACCIDENTE O INCENDENTE PRESENTADO, SE LLAMARA A
LA LINEA DE ATENCION DE EMERGENCIA IMPUESTA PARA ESA AREA DE LA
EMPRESA.

6. Supervisión ejercida: ¿su puesto tiene responsabilidades de supervisar a las personas?

Sí (X) No ( ) Si la respuesta es afirmativa, anote a continuación los puestos que están bajo
su supervisión directa:

ES NECESARIA MI SUPERVISION YA QUE DEBO VERIFICAR CADA AREA DE

LA EMPRESA, PARA EVALUAR SI LOS TRABAJADORES ESTAN CUMPLIENDO
CON LAS NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

7. Supervisión recibida: ¿cuál es la frecuencia de la supervisión que usted recibe de su

superior?

(X) Frecuente ( ) A veces ( ) Rara vez ( ) Nunca

8. Decisiones: explique las decisiones que usted toma en el desempeño de su puesto:

o TENER LA CAPACIDAD DE SER LÍDER ANTE EL PERSONAL A CARGO,

BRINDÁNDOLE CONFIANZA Y SEGURIDAD, ADEMAS DE CONOCER SU
AREA DE TRABAJO.
o CAPACIDAD PARA SABER UTILIZAR LOS RECURSOS HUMANOS Y
MATERIALES PARA DESARROLLAR LOS PROCESOS LABORALES.
o VERIFICAR QUE LAS MEDIDAS PROMOCION Y PREVENCION
PLANIFICADAS SEAM CUMPLIDAS EN LOS TIEMPOS ESTABLECIDOS
YA SEAN A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO.

9. Condiciones de trabajo: describa las condiciones en las que usted trabaja, como ruidos,
temperaturas calientes o frías, trabajo externo, condiciones desagradables:
  TEMPERATURAS CON UN PROMEDIO (38°C- 45°C)
 CANSANCIO MUSCULAR (ACTIVIDADES VARIAS)
 MATERIAL PARTICULADO (POLVO, TIERRA, MUGRE)
 AMBIENTE LABORAL FRESCO (USO DE AIRE ACONDICIONADO)
 AMBIENTE LABORAL ILUMINADO
 CANSANCIO VISUAL (USO DE COMPUTADOR)

10. Requisitos exigidos por el puesto: indique los requisitos mínimos necesarios para el
puesto:

Escolaridad:

TECNÓLOGO EN GESTIÓN INTEGRADA DE LA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE,

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL. PROFESIONAL EN SEGURIDAD Y
SALUD EN EL TRABAJO. CURSO DE TRABAJO SEGURO EN ALTURAS. MANEJO
DE OFIMÁTICA BÁSICA Y AVANZADA.

Experiencia:

1 AÑO DE EXPERIENCIA EN CARGOS SIMILARES.

Conocimientos específicos:

DEBE TENER CONOCIMIENTOS EN MANEJO DE HOJAS DE CALCULO,

REDACTAR INFORMES, CONFIDENCIALIDAD, MANEJO DE HABILIDADES
MATEMATICAS Y GEOMETRICAS, RESPONSABILIDAD, ENTRE OTROS.

Habilidades:

 LIDERAZGO
 TRABAJO EN EQUIPO
 ORIENTACIÓN AL LOGRO.
 CREATIVIDAD.
 INNOVACIÓN.
 HABILIDADES MATEMÁTICAS Y GEOMÉTRICAS.
 FUERZA Y ESTABILIDAD MOTORA.
 CONDICIÓN FÍSICA PARA LA EJECUCIÓN DE LABORES MANUALES Y
QUE IMPLICAN PERMANECER LA JORNADA LABORAL DE PIE.
 HONESTIDAD
 RESPONSABILIDAD
 TRABAJO BAJO PRESIÓN.
11. Información adicional: describa a continuación toda la información adicional no
incluida en los puntos anteriores:

ASISTENTE DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL. DEBE

IDENTIFICAR, EVALUAR, EJECUTAR Y CONTROLAR LOS FACTORES DE RIESGOS, ASÍ
COMO BRINDAR SOPORTE OPERATIVO Y TÉCNICO EN LOS PROCESOS DEL ÁREA, EL
O ELLA DEBE SER UNA PERSONA CAPACIDAD CON EXPERICIENCIA PARA MANEJAR
PERSONAL DIFICIL, DEBE TENER LA CAPACIDAD DE TRABAJAR BAJO PRESION Y
MANEJAR BUENA COMUNICACIÓN CON LAS PERSONAS QUE LO RODEAN,
ADEMAS PARA EL CARGO ES IMPORTANTE MANEJAR BUENOS CONOCIMIENTOS YA
QUE HAY MUCHAS PERSONAS EMPIRICAS LAS CUALES TENDRAN MUCHASS
PREGUNTAS PARA HACER, ANTE TODO TENER SENTIDO DE COMPROMISO POR LA
LABRO A DESEMPEÑAR.

Firma: ISABEL ROMERO Fecha:11/04/2020

CARGO SECRETARIA

I. IDENTIFICACIÓN
Nombre del cargo Secretaria General
Ubicación administrativa Gerencia
Jefe Inmediato superior Gerente / Gerencia General
Subalternos N.A.
II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
1 Funciones Generales: En este puesto las funciones primordiales son las de
planificar, supervisar y coordinar todas las actividades correspondientes a la
administración principal de su empresa, como Documentación, juntas y eventos de
la respectiva empresa.
2. Funciones Específicas:
1. Brindar asesoría en asuntos propios del cargo.
2. Atender de manera integral los asuntos.
3. Planear, Coordinar, revisar y ejecutar proyectos.
4. Proponer políticas de gestión documental.
5. Notificar las providencias emanadas de la Administración.
6. Coordinar la logística.
7. Hacer seguimiento a los procesos
8. Establecer estrategias.
9. Manejar y mantener al día agendas, directorios, tarjeteros, etc.
10. Mantener actualizados archivos físicos y en base de datos.
 11. Obedecer y realizar instrucciones que le sean asignadas por su jefe.
12. Desarrollar y mantener relaciones productivas y respetuosas con los demás
proporcionando un marco de responsabilidad compartida.
13. Reconocer y aprovechar los talentos de los demás, para integrarlos y lograr
mayor efectividad en el equipo.
14. Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los
compromisos y demás asuntos.
15. Encender, apagar y desconectar los aparatos electrónicos propios del área.
16. Mantener en orden la oficina de gerencia.
17. Solicitar refrigerios para la gerencia.
18. Llevar la agenda de Gerencia
19. Revisar el correo, informar, responder o reenviarlos
20. Permitir el ingreso y salida a los clientes internos y externos de la oficina
21. Contestar el teléfono, realizar llamadas a empleados, recibir mensajes personal y
telefónicamente, registrarlos y comunicarlos.
22. Realizar llamadas telefónicas a clientes y proveedores.
23. Atender al público.
24. Brindar información.
25. Recibir correspondencia y emitir su correspondiente radicado.
26. Escanear documentos, imprimir los y/o enviar o archivar
27. Convocar a reuniones al personal en forma verbal o escrita.

3. Relaciones de trabajo: Sus relaciones Principalmente son con el área

administrativa, jefe o Gerencia y posteriormente con todos los departamentos de la
organización.
4. Autoridad: NO APLICA
5. Responsabilidades:
Títulos y Documentos: Proteger la autenticidad, custodiar, conservar cada uno
de los títulos y documentos.
Equipos, elementos y materiales: Equipos de cómputo, escritorio, impresora
en la cual se ejecutan diariamente las actividades.
Información confidencial: Manejar en forma directa un grado de
confidencialidad de la información que posee.
Toma de decisiones: Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y
experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.
Procedimientos y métodos: respetar los protocolos y procedimientos
establecidos por la empresa.

III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

1. Académicos:
Bachillerato, tecnólogo en gestión administrativa, Perfil Administrativo o de talento
humano (Gestor Administrativo, Administrador),
 Manejo de Ingles avanzado.
2. Experiencia: profesional 1 año
3. Habilidades y destrezas
Digitación, dominio de office, expresión, Redacción, diligencia coordinación,
planeación y actitud proponente o proactiva.
4. Otros requisitos: excelente presentación personal, Comprensión y manejo de
inglés.
5. CONDICIONES AMBIENTALES:
 Ambiente laboral fresco (uso de aire acondicionado)
 Ambiente laboral iluminado
 Exposición a cansancio visual (uso de computador)
 Exposición a cansancio muscular (uso diario de silla ergonómica)

CUESTIONARIO PARA LA DESCRIPCIÓN Y EL ANÁLISIS DEL PUESTO

Nombre: __________________________________________________________________
Título del puesto: ___________________________________________________________
Departamento: _____________________________________________________________
Superior inmediato: _________________________________________________________
_________________________________________________________________________

1. Resumen de obligaciones (funciones generales o descripción general): escriba con

sus propias palabras todo lo que usted hace:
_________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

2. Obligaciones (funciones específicas): haga una relación de las actividades que usted
ejecuta en su trabajo:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

3. Equipamientos: haga una relación de las máquinas o instrumentos (calculadora,

computadora, motor) que usted opera como parte de su trabajo:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

4. Responsabilidades: haga una relación de todas sus responsabilidades por orden

decreciente de importancia y el porcentaje de tiempo que les dedica al mes:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

5. Contactos: haga una relación de los contactos con otros departamentos o empresas.
Defina las obligaciones y las responsabilidades que implican esos contactos internos o
externos: _________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

6. Supervisión ejercida: ¿su puesto tiene responsabilidades de supervisar a las personas?

Sí ( ) No ( ) Si la respuesta es afirmativa, anote a continuación los puestos que están bajo su
supervisión directa: _________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

7. Supervisión recibida: ¿cuál es la frecuencia de la supervisión que usted recibe de su

superior?
( ) Frecuente ( ) A veces ( ) Rara vez ( ) Nunca

8. Decisiones: explique las decisiones que usted toma en el desempeño de su puesto:

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

9. Condiciones de trabajo: describa las condiciones en las que usted trabaja, como ruidos,
temperaturas calientes o frías, trabajo externo, condiciones desagradables:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

10. Requisitos exigidos por el puesto: indique los requisitos mínimos necesarios para el
puesto:

Escolaridad:
_________________________________________________________________________
Experiencia:
_________________________________________________________________________
Conocimientos específicos:
_________________________________________________________________________
Habilidades:
_________________________________________________________________________

11. Información adicional: describa a continuación toda la información adicional no

incluida en los puntos anteriores:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Firma:________________________________________________Fecha:____/____/____

CARGO ASESOR COMERCIAL

II. IDENTIFICACIÓN
TÍTULO DEL PUESTO Asesor Comercial
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA Subgerencia Operativa
JEFE INMEDIATO SUPERIOR Subgerente Operativo.
SUBALTERNOS No aplica.

II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

2. Funciones Generales: : informar y asesorar a los clientes fieles y potenciales las
características y beneficios del bien o servicio y de las condiciones asociadas a la
compra del mismo; y por el otro obtiene valiosa información del cliente y del
mercado para la empresa

3. Funciones Específicas:
1. Conocer los productos y servicios de la organización.
2. Asesorar de manera real y objetiva a los clientes y sus necesidades.
3. Mantener un continuo contacto con los clientes.
4. Administrar su agenda de trabajo.
5. buscar constantemente nuevos clientes y mercados.
6. Realizar investigaciones constantes acerca del mercado y sus precios.
7. Ofrecer un excelente servicio post venta.
8. Diligenciar e informar al coordinador de calidad las oportunidades de mejoramiento
expresadas por el cliente.
9. Cumplir con las metas establecidas para el presupuesto.
10. Confirmar con el cliente el recibo de la mercancía, la calidad del material el servicio
prestado y resolver cualquier inquietud que pueda tener.
11. Atender reclamos e incidencias
12. Analizar el cumplimiento de los objetivos
13. Preparar las rutas para hacer las visitas a los clientes
14. Planificar objetivos y estrategias
15. Asesoría técnica para los clientes
 16. Actualizar la base de datos para nuevos clientes.
17. Consolidar la imagen corporativa de la organización.
18. Mejorar continuamente nuestro desempeño hacia el cliente.
19. Evaluar el nivel de satisfacción del cliente.
20. Realizar campañas de promoción y publicidad dentro y fuera de la empresa.
21. Realizar proyección de ventas de cada uno de los puntos de la empresa.
4. RELACIONES DE TRABAJO:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con el cliente interno y externo, a fin de
ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para la
orientación, prevención y aseguramiento de la calidad en el servicio en cada una de
las áreas de la empresa.

5. AUTORIDAD: no aplica
4. RESPONSABILIDADES:

Dinero, Títulos y Documentos: Proteger la autenticidad, custodiar, conservar cada

uno de los títulos, documentos y dinero.
Equipos, elementos y materiales: Equipos de cómputo, escritorio, impresora y
caja registradora en la cual se ejecutan diariamente las actividades.
Información confidencial: Manejar en forma directa un grado de confidencialidad
de la información que posee.
Toma de decisiones: Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y
experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.
Procedimientos y métodos: respetar los protocolos y procedimientos establecidos
por la empresa.

III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

5. Académicos: Tecnólogo en mercadeo y ventas, Profesional de mercadeo y servicio
al cliente. Manejo de ofimática básica y avanzada.
6. Experiencia: se requiere 1 año de experiencia en actividades comerciales, ventas,
administración de puntos y un buen manejo del cliente y el mercado empresarial,
Tener manejo del servicio al cliente.
7. HABILIDADES Y DESTREZAS:

Liderazgo
Orientación al logro.
Innovación.
Habilidades matemáticas y geométricas.
Fuerza y estabilidad motora.
Condición física para la ejecución de labores manuales y que implican permanecer la
jornada laboral de pie.
Honestidad
Responsabilidad.
El idioma Inglés conversacional
 Gran comunicador, empatía, escucha asertiva, capacidad de razonamiento lógico,
creativo, honestidad, automotivación, Planificador, inquietud, consultor asesor, gran
negociador, facilidad para trabajar en equipo, investigador y manejo de las nuevas
tecnologías para gestionar su cartera de clientes y la gestión del conocimiento.

 OTROS REQUISITOS
Trabajo bajo presión.

 CONDICIONES AMBIENTALES:
 Exposición a altas temperaturas (38°c- 45°c)
 Exposición a cansancio muscular (actividades varias)
 Exposición a las alturas (actividades varias)
 Exposición a material particulado (polvo, tierra, mugre)
 Exposición a líquidos inflamables
 Ambiente laboral fresco (uso de aire acondicionado)
 Ambiente laboral iluminado
 Exposición a cansancio visual (uso de computador)

CUESTIONARIO PARA LA DESCRIPCIÓN Y EL ANÁLISIS DEL PUESTO

Nombre: __________________________________________________________________
Título del puesto: Asesor comercial
Departamento: Subgerencia operativa
Superior inmediato:

1. Resumen de obligaciones (funciones generales o descripción general): escriba con

sus propias palabras todo lo que usted hace:

Tiene la responsabilidad de proporcionar información suficiente y completa a sus

potenciales compradores o clientes para que se produzca una venta.

2. Obligaciones (funciones específicas): haga una relación de las actividades que usted
ejecuta en su trabajo:

Administración y manejo de punto de venta logrando metas establecidas en el presupuesto

de ventas de la empresa, manteniendo de forma activa las relaciones con el clientes,
logrando una fidelización permanente del mismo.
3. Equipamientos: haga una relación de las máquinas o instrumentos (calculadora,
computadora, motor) que usted opera como parte de su trabajo:

Equipo de cómputo, escritorio, impresora y caja registradora en la cual se ejecutan

diariamente las actividades.

4. Responsabilidades: haga una relación de todas sus responsabilidades por orden

decreciente de importancia y el porcentaje de tiempo que les dedica al mes:

1. Realizar una gestión con calidad, es decir, cumpliendo los objetivos en término de logro
de las metas institucionales mensuales y anuales, desempeñando la función, focalizados y
motivados por la Visión y Misión

2. Dirigir, coordinar y promover en la Oficina Asesora Comercial, el servicio integral

excelente y oportuno al cliente o usuario con un alto nivel de eficiencia, eficacia,
efectividad, regidos por los valores de calidad, compromiso y transparencia.

3. Formular a la Gerencia, políticas, planes, programas y proyectos para la captaciones

recursos financieros, de mercadeo, la promoción y publicidad, con orientación a la
excelencia en el servicio integral al cliente, acorde con el Plan Estratégico, Visión y Misión
del Instituto.

5. Contactos: haga una relación de los contactos con otros departamentos o empresas.
Defina las obligaciones y las responsabilidades que implican esos contactos internos o
externos:

Se manejara una base de datos con contactos internos y externos que en el momento que se
necesite intercambiar información con otras entidades tengamos una información clara y
concisa que no afecte nuestra labor ya realizada o trabajada con los clientes.
6. Supervisión ejercida: ¿su puesto tiene responsabilidades de supervisar a las personas?
Sí (x) No ( ) Si la respuesta es afirmativa, anote a continuación los puestos que están bajo
su supervisión directa:

7. Supervisión recibida: ¿cuál es la frecuencia de la supervisión que usted recibe de su

superior?
( x) Frecuente ( ) A veces ( ) Rara vez ( ) Nunca

8. Decisiones: explique las decisiones que usted toma en el desempeño de su puesto:

Flexibilidad con el cliente sin salirse del reglamento

Gestionar incentivos a los clientes prospectos.

9. Condiciones de trabajo: describa las condiciones en las que usted trabaja, como ruidos,
temperaturas calientes o frías, trabajo externo, condiciones desagradables:

Exposición a altas temperaturas en campo (38°c- 45°c)

Exposición a cansancio muscular (actividades varias)
Exposición a material particulado (polvo, tierra, mugre)
Ambiente laboral fresco (uso de aire acondicionado)
Ambiente laboral iluminado
Exposición a cansancio visual (uso de computador)

10. Requisitos exigidos por el puesto: indique los requisitos mínimos necesarios para el
puesto:

Escolaridad:
Técnico o tecnólogo en atención al cliente y carreras administrativas
Experiencia:
5 meses
Conocimientos específicos:
Ofimática – base de datos
Habilidades:
Expresarse de forma concreta y convencer al cliente de adquirir el producto ofertado

11. Información adicional: describa a continuación toda la información adicional no

incluida en los puntos anteriores:

Competencias claves: Constancia, Proactivo, Emprendedor, Creatividad en la solución de

problemas, Orientación a la meta
Firma: ________________________________________________Fecha:____/____/____