MANUAL DE FUNCIONES Codigo: MAD001

Fecha ultima revision: 24/05/2020

DESCRIPCION DE CARGOS Version:01

TITULO DEL CARGO JEFE DE GESTION HUMANA

No. DE PERSONAS QUE OCUPAN EL
LOCALIZACION GESTION HUMANA 1
CARGO

CARGO DE JEFE INMEDIATO GERENTE GENERAL

CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD NINGUNO

DESCRICPCION DEL CARGO

Es el responsable de Gestionar los procesos de reclutamiento, selección, contratación,
capacitación, desarrollo personal y organizacional, servicios administrativos, seguridad e higiene,
relaciones laborales, etc. Con el propósito de atraer, retener y motivar al personal que reúna los
requisitos de cada uno de los puestos y de generar y mantener un alto nivel bienestar y
productividad de los empleados.
DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES
DIARIAS
Organizar las actividades a realizar durante el día, estableciendo prioridades, para llevarlas a cabo
de manera oportuna.
Atender a los trabajadores para resolver sus inquietudes sobre afiliaciones, pagos, novedades, etc.
Por medio telefónico o físico.
Atender a las empresas en cuanto a solicitudes de capacitaciones, llamados de atención a
trabajadores, ingresos, retiros, bienestar laboral, etc. Por medio telefónico, físico o vía correo.
Gestionar procesos de vinculación de nuevos trabajadores para clientes, recibiendo el Formato de
ingreso establecido y realizando los trámites correspondientes.
Coordinar los exámenes médicos de nuevos ingresos con el laboratorio en convenio, e informar al
cliente los resultados de los mismos para iniciar el proceso de vinculación.
Gestionar el proceso de retiro del trabajador, recibiendo el formato de retiro correspondiente.
Cuando el cliente lo requiere se informa al trabajador sobre su finalización del contrato. Así mismo
se tramita la liquidación con el área de nómina y contratación.
Liquidar y Administrar la nómina interna del grupo Alesca, a través del Software.
Autorizar y controlar los permisos del personal interno.
Recibir las incapacidades del personal interno y registrarlas en nómina a través del software.
Informar a las empresas con anticipación sobre los traslados entre bolsas de empleo de
trabajadores cuvo contrato por obra o labor está cerca de cumplir el año, así mismo informar al área
de contratación para la gestión del traslado.
Realizar cualquier otra función asignada por el jefe inmediato y que esté dentro de la jerarquía de
su cargo.
Cumplir y hacer cumplir el reglamento de trabajo y demás normas de la empresa.
PERIODICAS Y ESPORÁDICAS
Gestionar el reclutamiento y selección de personal nuevo para ingreso, tanto interno dentro del
grupo Alesca como externo para las empresas (clientes) cuando lo requieran. O Diligenciar formato
para relacionar los servicios de exámenes médicos de nuevos ingreso.
Cuando son asumidos por el cliente, se entrega relación a Nómina para que puedan ser facturados.
En caso de que la Atender las solicitudes de verificación de referencias laborales para antiguos
trabajadores, por parte de otras empresas.
Cuando son asumidos por el cliente, se entrega relación a Nómina para que puedan ser facturados.
Gestionar solicitudes de Capacitación y eventos solicitados por los clientes, coordinando con las
entidades encargadas para poder llevarlos a cabo.
Atender solicitudes de trabajadores sobre retiros de Cesantías. En caso de cumplir con los
requisitos y después de recibir la documentación requerida, debe elaborar y entregar la carta de
autorización para que el trabajador se dirija a su fondo de pensión para el trámite respectivo.
Atender y tramitar notificaciones y requerimientos por parte del Ministerio de Trabajo, cuando lo
requiera.
Actualizar anualmente las pólizas de cumplimiento para las temporales activas, entregando la
documentación requerida.
Participar en la organización de la fiesta de fin de año, así mismo en las celebraciones internas
como cumpleaños y fechas especiales.
Tramitar firmas de acuerdos de confidencialidad con trabajadores, en caso de que el cliente lo
requiera.
Elaborar Contratos interadministrativos para la vinculación de nuevos clientes, y solicitar la
documentación requerida: RUT, Fotocopia, de cámara de comercio y fotocopia de cédula de
representante legal.
Realizar Constancia a Contadores para trámites de tarjeta profesional, firmadas por representante
legal y revisor fiscal.
Archivar y llevar control del Manual de Funciones y descripción de Procedimientos del personal
interno, así mismo mantenerlo actualizado ante cambios que puedan presentarse en la estructura
organizacional.
Gestionar la elaboración de carnets para personal nuevo, en caso de que el cliente lo requiera. El
recibido del mismo es registrado en un acta de entrega.
RESPONSABILIDADES
Por Maquinaria y Equipo
Es responsable por un computador de escritorio y un teléfono, elementos que usa constantemente
en el desarrollo de sus funciones.
Por Herramientas y materiales
Responde por la correcta utilización y control de los implementos de oficina ubicados en el puesto
de trabajo. El mal uso de éstos ocasiona daños en los mismos y gastos adicionales de mediana
cuantía para la empresa.
Por Proceso y Calidad
Responde por el proceso de Ingreso y Retiro de trabajadores, un descuido de esto ocasionaría
atrasos y demoras en el proceso, quejas de clientes y hasta perjuicios legales, para ello requiere de
máxima atención en sus actividades.
Por manejo de la información confidencial
Tiene acceso a información confidencial importante, cuya revelación y pérdida puede ocasionar
daños relevantes para la empresa.
Por Contacto
Tiene contacto directo con todos los funcionarios de la compañía, principalmente para la
coordinación de actividades referentes a ingreso, traslados, retiros, manejo de nómina y novedades
de personal.
De igual manera tiene contacto con personal externo: como: clientes, trabajadores, empresas
prestadoras de servicios, y Ministerio de trabajo.
Por dinero y/o valores
No maneja dinero de la empresa.
Por Registro e Informes
Es responsable por la elaboración de informes estadísticos entregados al Ministerio de trabajo.
También por contratos interadministrativos pactados con clientes.
Supervisión
No es responsable por supervisión de personal directo.
EXIGENCIAS DEL CARGO
Esfuerzo Físico
Esfuerzo Físico En el desempeño de sus funciones permanece la mayor parte del tiempo sentado,
siendo un esfuerzo físico lijero.
Esfuerzo Mental
En el desarrollo de su trabaio es necesaria una alta concentración de manera constante.
Esfuerzo Visual
Requiere un esfuerzo visual Alto y constante para la mayoría de las actividades que realiza.
Esfuerzo Auditivo
En la mayoría de las labores que ejecuta requiere un esfuerzo auditivo normal y constante.
CONDICIONES DE TRABAJO
Condiciones Ambientales
Las condiciones ambientales son óptimas para el desarrollo de su trabajo.
Condiciones de Riesgo y seguridad
No existen riesgos considerables durante el ejercicio del cargo. Sólo de carácter ergonómico.
Jornada de Trabajo
Labora en una jornada diurna de 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m. de lunes a
viernes, y los sábados de 8:00 a.m. a 12:00 m.
REQUISITOS DEL CARGO
Requiere como requisito mínimo cursar últimos semestres de Psicología
EDUCACION carreras afines, o ser profesional recién graduado. Y tener conocimiento
sobre normas laborales.

Para ejercer satisfactoriamente sus funciones se requiere de (2) años de

EXPERIENCIA
experiencia en cargos relacionados con sus funciones.
Para conocer y desempeñar adecuadamente el cargo, requiere de un (1)
ENTRENAMIENTO
mes de entrenamiento en el puesto de trabajo.

exige sugerir eventualmente nuevas acciones, métodos y mejoras en el

puesto de trabajo. De igual manera, se requiere de habilidad para resolución
INICIATIVA Y JUICIO
de problemas e inquietudes por parte de los trabajadores, y requerimientos
por parte del Ministerio de Trabajo, de carácter legal.
 Para ejercer satisfactoriamente el cargo se requiere: Facilidad de
HABILIDADES observación y atención, creatividad e inventiva, memoria para ideas,
MENTALES comprensión de detalles, capacidad de análisis y síntesis, además de buena
comprobación de instrucciones verbales y escritas.

INTERESES Y Para el buen desempeño de sus funciones requiere: preferencias por trabajo
APTITUDES en equipo, inclinación por enseñar y dirigir, e interés por servir a los demás.

Para el desarrollo satisfactorio del cargo requiere: Buenas relaciones

RASGOS DE interpersonales, confianza en sí mismo, Organización y disciplina, Facilidad
PERSONALIDAD de expresión, Responsabilidad, Pulcritud, Paciencia, Sentido de
pertenencia, Espíritu colaborador y Capacidad de trabajar bajo presión.

RELACIONES Se relaciona con todos los funcionarios de la empresa, y con personal

INTERPERSONALES externo de la compañía.
RESPONSABILIDADES EN SST

 Garantizar que en los requisitos de contratación se especifique y se verifique que la persona contratada o
empresa tenga todos los certificados y demás documentos legales relacionados con las responsabilidades asociadas
a los componentes de seguridad y salud en el trabajo y ambiental.
 Garantizar que se cumplan con los requisitos legales de contratación aplicables a seguridad y salud en el trabajo
y medio ambiente.
 Reportar a la Gerencia de Talento Humano el personal nuevo que ingresa a la institución para realizar la
afiliación a la administradora de riesgos laborales ARL.
 Reportar incidentes, accidentes, enfermedades laborales, actos, condiciones inseguras y situaciones de
emergencia que se pueden presentar.
 Dar cumplimiento a las políticas del SG- SST, así como a las políticas complementarias de cada uno de sus
componentes y rendir cuentas cada año y medio a la gerencia.