Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional

Actividad Evaluativa Eje 4

Autores
Carlos Enrique Bejarano Maturana
Viviana Marcela Valencia Gutiérrez

Tutor(a)
Lida Neidu Murillo Moreno

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras, Fundación

Universitaria del Área Andina

Diagnostico Empresarial
2020
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Introducción

El clima laboral de las empresas ha sido ampliamente estudiado y a partir de los

postulados administrativos y psicológicos principal mente, a nivel administrativo se analiza

las implicaciones que tiene el desarrollo de los procesos empresariales, a nivel

organizacional y operacional en el desarrollo de los empleados, así mismo el nivel

operacional factores como la alta carga laborales, de procesos, cuellos de botella, falta de

delimitaciones de funciones entre otras inciden directamente en los niveles de estrés y las

condiciones laborales de los empleados,

En consecuencia, a continuación se presenta una propuesta para los procesos de

comunicación en la empresa Logyca que busca aportar en el mejoramiento del clima

laboral de la empresa y en el impacto que esto tiene en el desarrollo de las funciones y

operaciones, más aún cuando depende directamente de los procesos de atención al cliente

interno y externo. Realizando la propuesta correcta para mantener un clima laboral

armonioso que faciliten el sano trasegar en las labores de los empleadores y trabajadores en

común.
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Índice de Contenido

Objetivo general.................................................................................................................4

Cultura Organizacional......................................................................................................5

Clima organizacional..........................................................................................................8

Comunicación interna........................................................................................................9

Métodos............................................................................................................................11

Análisis.............................................................................................................................12

Actividades.......................................................................................................................16

Motivación laboral...........................................................................................................16

Comunicación...................................................................................................................18

Propuesta..........................................................................................................................22

Conclusiones....................................................................................................................23

Referencias.......................................................................................................................24

Índice de tablas

Tabla 1. Características de Características de cultura organizacional................................7

Tabla 2. Tipos de comunicación interna.........................................................................10

Tabla 3. Objetivos de la comunicación interna................................................................11

Tabla 4. Presupuesto actividad motivación laboral..........................................................18

Tabla 5. Presupuesto comunicación.................................................................................21

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Tabla 6. Diagrama de Gantt.............................................................................................21

Tabla 7. Cronograma........................................................................................................22

Índice de graficas

Grafica 1. Calidad de vida en el trabajo: trabajo en equipo.............................................12

Grafica 2. Motivación Laboral.........................................................................................13

Grafica 3. Evaluación de desempeño...............................................................................14

Grafica 4. Liderazgo.........................................................................................................14

Grafica 5. Comunicación..................................................................................................15
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Objetivo general

Proveer a la empresa las herramientas necesarias para mejorar el clima

organizacional, de acuerdo a la última evaluación realizada.

Objetivos específicos

 Señalar las intervenciones necesarias en cada área para mejorar el

clima organizacional

 Definir sobre quien recae la responsabilidad de cada intervención

propuesta

 Elevar la ponderación obtenida en las áreas que se calificó inferior

(de acuerdo) para la próxima evaluación organizacional.

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Cultura Organizacional

Es el conjunto de creencias, hábitos, valores, actitudes y tradiciones de los

miembros de una empresa.

La cultura organizacional se expresa a través de sus estrategias, estructuras y

sistema. Una organización con valores y normas claras promueve conductas positivas que

se traducen en una mayor productividad dentro de la empresa y en una adecuada

proyección de la organización fuera de ella.

 Elementos de la cultura organizacional

Edgar Shein, destacado autor e investigador de la cultura empresarial, fue quien

presentó por primera vez un concepto claro y práctico en los años ochenta, y estableció que

la cultura organizacional está formada por 3 elementos esenciales, a los que llamó “Niveles

de conocimientos”: Estos elementos, son:

1. Artefactos y comportamientos

Se refiere a los elementos materiales y a los códigos formales e informales

relacionados con el ámbito de trabajo: decoración, mobiliario, uniformes, mitos sobre el

origen o los dueños de la empresa, chistes internos, etc.

2. Supuestos inconscientes
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Se refiere a las creencias que son adquiridas en relación a la empresa y que se

manifiestan de forma inconsciente en forma de comportamientos que se dan por sentado,

porque se considera que forman parte de la esencia de la empresa.

Por ejemplo, adoptar una forma de vestir o de hablar en el trabajo porque se asume

que de esa forma se están respetando los códigos no escritos de la empresa, aunque no

exista una petición formal para hacerlo.

3. Valores propuestos

Se refiere a los valores que identifican a la empresa de manera explícita y formal.

Generalmente, estos valores están descritos en la visión de la empresa, en un código de

conducta o en cualquier tipo de mensaje o soporte que está al alcance de todos los

empleados.

La transparencia, la confianza, la seguridad son ejemplos de los valores que puede

tener una empresa como parte de su cultura organizacional.

 Características de cultura organizacional

La cultura empresarial tiene ciertas características que son claves para lograr un

impacto positivo tanto en las relaciones humanas como en la proyección de la organización.

Depende de cada empresa aplicarlas o ajustarlas según su visión. Estas son algunas

características esenciales:
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Tabla 1. Características de Características de cultura organizacional

Tolerancia al riesgo Proactividad Identidad
Se refiere al grado de Se refiere al grado de Se refiere no solo a la
libertad que tienen los independencia que tienen imagen de la empresa
empleados para tomar los individuos para tomar (identidad gráfica, logo,
decisiones arriesgadas. decisiones por sí mismos colores distintivos, etc),
dentro de la organización. sino también al grado de
coherencia. Mientras más
coherente sea la identidad,
será más perdurable en el
tiempo.
Cultura compartida Modelo comunicacional Control
Se refiere a los valores, Implica una jerarquía en Una característica para
creencias y conductas que cuanto a funciones y validar la fluidez de los
son compartidos por los procesos en las procesos en las
miembros de la comunicaciones internas de organizaciones es el grado
organización. la empresa. de supervisión directa de
los empleados.
Generalmente, a mayor
grado o número de
supervisores, los procesos
son menos fluidos.
Incentivos
La cultura empresarial debe contemplar la existencia o no de un sistema de incentivos,
así como también los criterios con los cuales los empleados podrán disfrutar de los
mismos: productividad, antigüedad, etc.

 Tipos de cultura organizacional

Para el especialista y autor de libros de cultura organizacional, Stephen Robbins,

existen dos tipos de cultura en las empresas:

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1. Cultura organizacional fuerte

Las culturas fuertes se caracterizan porque sus valores son firmes, coherentes y

aceptados por todos los integrantes de la misma.

2. Cultura organizacional débil

Es un tipo de cultura presente en organizaciones en las cuales no existe una

identificación con los valores empresariales, y esto puede deberse a múltiples factores que

van desde la falta de incentivos profesionales o monetarios hasta un riguroso control por

parte de los supervisores que limita la autonomía del empleado.

En estos casos se vuelve muy difícil lograr los objetivos empresariales dado que no

existe un compromiso genuino por parte del personal, que a su vez se siente minimizado o

poco tenido en cuenta.

Clima organizacional

Es el nombre dado por diversos autores, se basa en el ambiente generado por las

emociones de los miembros de un grupo en una determinada organización (empresa) el cual

está relacionado con la motivación de los empleados se refiere tanto a la parte física como a

la emocional y mental.

El clima organizacional ha sido conceptualizado a nivel individual y organizacional,

se centra en la planeación organización y control en el nivel individual, se le conoce

principal mente como clima psicológico. En el nivel organizacional. También se le puede

llamar clima laboral, por su parte, el clima organizacional se conoce como el clima
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psicológico, es decir las percepciones de los trabajadores son compartida por miembros de

la organización y existe un acuerdo de dichas percepciones. Adicional mente el clima

organizacional tiene un aspecto significativo en el comportamiento de los trabajadores, en

su desempeño laboral y en su rendimiento el clima psicológico se refiere a las percepciones

de los trabajadores en el ambiente donde se desempeñan las cuales capturan las

representaciones psicológicas significativa hecha por los trabajadores referente a las

estructura proceso y evento que suceden en la organización, el concepto se asimila al de

dinámica de grupo al analizar la fuerza, internas que inciden en el ambiente laboral como

resistencia al cambio, fue el sociólogo kurt Lewin quien desarrollo un análisis del campo de

fuerza como modelo el cual describe cual quiera de los nivel presente de rendimiento .

Algunos actores consideran el clima organizacional como la percepción colectiva e

individuales que tiene los trabajadores sobre su organización. Influenciada por variables

psicosociales, laborales y a organizacionales que repercuten sobre el comportamiento y la

productividad empresarial.

Comunicación interna

En distintos ámbitos se habla de comunicación interna para referirse a los canales y

mecanismos de información que existen dentro de una organización determinada, y cuyo

destino es el mismo personal que trabaja en ella, en sus diversos departamentos o

modalidades organizativas. En eso se distingue de la comunicación externa, que es aquella

que va desde la organización hacia el mundo externo.

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La comunicación interna de una empresa u organización establece vínculos

informativos de diversa naturaleza entre sus propias partes, ya sea desde las cúpulas

directivas hacia los trabajadores o viceversa, o entre compañeros de un mismo

departamento.

La comunicación interna se clasifica de acuerdo al lugar en la jerarquía de la

organización que tengan los actores involucrados. O sea, dependiendo de qué niveles de la

organización se comunican entre sí. Así, suele hablarse de:

Tabla 2. Tipos de comunicación interna

Comunicación Comunicación horizontal. Comunicación ascendente.

descendente. Es aquella que se da entre Lógicamente, es la que va
Aquella que proviene de las pares, como entre colegas de los niveles bajos de la
cúpulas organizacionales, o de un mismo equipo, o jerarquía a los niveles altos,
sea, de los niveles altos de entre coordinaciones a la o sea, como feedback de los
la jerarquía, y va destinada misma altura, o entre jefes subalternos hacia los
a los niveles bajos. En otros de distintos departamentos. directores, gerentes, jefes,
términos, de jefes a No hay una relación etc. También sirve para dar
subalternos, o de gerentes a jerárquica en ella, sino que ideas, sugerencias,
trabajadores. Suele ser un se da entre iguales, proposiciones a quienes
tipo de comunicación generalmente para tomen en la organización
unidireccional, que cumple compartir información, las decisiones estratégicas,
con notificar, dar responder solicitudes, etc o para hacer solicitudes
instrucciones, participar formales.
decisiones.
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Tabla 3. Objetivos de la comunicación interna

Organizar y mejorar el intercambio de Promover el conocimiento de la gerencia

información entre áreas. y de los trabajadores.
Impidiendo así que los departamentos o Fomentando un ambiente de trabajo
gerencias operen como burbujas, aisladas informado, en el que los trabajadores sepan
del resto de la organización. quién los dirige y cómo, y la gerencia
pueda a su vez conectarse con su equipo y
saber de quiénes se trata y cuáles son sus
fortalezas, debilidades y aspiraciones.

Generar una identidad corporativa. Promover la participación interna.

Las comunicaciones internas deben Establecer espacios para el intercambio de
fomentar la idea de pertenencia entre los ideas, para el contacto social y para el
trabajadores e impulsar el trabajo en diálogo y el debate, para compartir éxitos y
equipo, para tener un ambiente laboral más retos, para brindar información importante
cálido y comprometido. y para innovar en estos campos.

Métodos

Este estudio estará conformado por 50 empleados de diferentes áreas de la empresa,

comprendida entre las edades de 25 a 50 años.

Instrumento

Encesta de clima organizacional diseñada en base a la problemática manifestada por

la empresa, cuenta con unas dimensiones para evaluar el clima organizacional, clasificados

por:

 Calidad de vida en el trabajo.

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 Motivación laboral y satisfacción laboral.

 Evaluación de desempeño.

 Liderazgo.

 Comunicación.

La escala de medición de Likert tendrá los siguientes valores

 Excelente

 Bueno

 Regular

 Malo.

Análisis

A continuación, se presentan los resultados obtenidos de la encuesta, las cual nos

muestra la opinión de cada colaborador frente al clima organizacional.

Grafica 1. Calidad de vida en el trabajo: trabajo en equipo

excelente 40 80%
bueno 8 16%
regular 2 4%
malo 0 0%
    100%
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Calidad de vida en el trabajo.

Trabajo en equipo
16% 4%

80%

excelente bueno regular malo

Diagnóstico: el 80% de los colaboradores coopera para lograr objetivos, el 16% son

iniciativos y brindan apoyo a los demás y el 4% en ocasiones no se entienden con algunos

compañeros. Estos resultados reflejan buen trabajo en equipo y esporádicamente existen

diferencias entre los colaboradores.

Grafica 2. Motivación Laboral

excelente 25 50%
bueno 8 16%
regular 17 34%
malo 0 0%
100%

Motivacion Laboral
Recompensas y Reconocimiento

34%

50%

16%

excelente bueno regular malo

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Diagnóstico:

El resultado presenta un nivel de motivación alto en aspectos generales con un 50%,

un 16% se siente satisfecho, pero se puede evidenciar que existe un 34% que aun considera

que no existe suficiente aspecto motivacionales en el puesto de trabajo, lo que se evidencia

que una deficiencia en el sistema de recompensas y reconocimiento.

Grafica 3. Evaluación de desempeño.

excelente 34 68%
bueno 8 16%
regular 6 12%
malo 2 4%
    100%

Evaluación de desempeño
4%
12%
16%

68%

excelente bueno regular malo

Diagnostico:

La evaluación de desempeño tiene un alto nivel en la organización con un 68%, el

16% es bueno, el 12% es regular y el 4% malo, considerando estos porcentajes los

colaboradores tienen buen desempeño en sus labores.

Grafica 4. Liderazgo
excelente 27 54%
bueno 16 32%
regular 6 12%
malo 1 2%
    100%
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Liderazgo
12% 2%

54%
32%

excelente bueno regular malo

Diagnostico:

Los colaboradores piensan que cada uno tiene autonomía para hacer sus labores

siempre y cuando las cumpla por eso se considera que es excelente con un 54%, algunos

piensan que les falta capacidad para tomar decisiones con un 12% y el 2% se someten a las

decisiones de sus compañeros o jefes.

Grafica 5. Comunicación
excelente 19 38%
bueno 16 32%
regular 12 24%
malo 3 6%
    100%

Comunicación
6%
24% 38%

32%

excelente bueno regular malo

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Diagnóstico:
La evaluación de estas áreas identifica que un 38% de los empleados consideran que

la empresa tiene buena comunicación y un 24% se muestran en desacuerdo. Se evidencia

que las opiniones del empleado son escuchadas, pero se tiene la percepción que no se tienen

en cuenta y esta deficiencia afecta la confianza y la apertura a expresar sus opiniones.

Actividades

Con el fin de aumentar el nivel de la empresa se van a realizar propuestas con las

dimensiones de Motivación laboral y comunicación ya que fueron las de puntuaciones más

bajas.

Motivación laboral

Objetivo:

mantener un nivel elevado de motivación individual que se contagie en el ambiente

laboral de forma global y positivamente. Un empleado motivado está dispuesto a dar más

de sí mismo dentro de su puesto de trabajo, pues si se siente cómodo en la reciprocidad de

dar y recibir.

Intervención:

 mejorar el plan de recompensas y reconocimientos ampliando la

imagen de la institución antes sus propios colaboradores considerando los logros

individuales y de equipo y realizar actividades extracurriculares por medio del

programa (el empleado del mes) o publicando los éxitos en las carteleras interna o

en el periódico interno.
 17

 Escuchar a los empleados, ellos pueden proveer ideas creativas que

auto motivan su participación y desempeño diario.

 Contactar una consultoría de recursos humanos que provea de un

estudio de sueldos y salarios, para compararlo con el mercado salarial de la empresa

en general.

Personal objetivo:

Todo el personal que labora actualmente en la empresa, seccionado de acuerdo a

cada unidad y departamento que conforman la compañía.

Recursos:

Infraestructura: salas destinadas como área de trabajo.

Material y equipos:

carteleras de corcho para cada área de circulación importante dentro de las

instalaciones de la empresa, tachuelas, material de desecho para publicaciones interna.

Personal a cargo

El departamento de recursos humanos debe hacerse presente en la intervención

relacionadas a prestaciones, beneficios, escala salarial y administración de las carteleras de

corcho

Tiempo estimado:

El plan de prestaciones y beneficioso deberá tener la mejora cada 12 o 18 meses. El

enriquecimiento de los puestos de trabajo podrá realizarse de forma eventual, de acuerdo a

las necesidades presentadas.

Presupuesto:
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Deberá incluirse en el presupuesto anual del departamento el costo de la adquisición

de la encuesta salarial anual, deben considerarse almeno 3 carteleras de corcho n que

deberán adquirirse y colocarse en las áreas de más circulación personal

Tabla 4. Presupuesto actividad motivación laboral

RUBRO COSTO INDIVIDUAL TOTAL
Cartelera de corcho $ 5.490 16.470/ único desembolso
Encuesta salarial $ 1.000.000 1.000.000/ costo anual
Beneficio 1. Reglo por $ 50.000 60.000/ costo
nacimiento de hijos aproximadamente anual
Beneficio 2. Regalo por $ 100.000 600.000/costo
matrimonio aproximadamente anual
Beneficio 3 bono $ 100.000 5.000.000 considerando el
vacacional costo individual por los 50
empleados

Responsable:

el departamento de recursos humanos figura como principal ejecutor en el área de

motivación, por la información que maneja y la confidencialidad de algunos datos. De igual

forma debe integrarse a los líderes de los departamentos

Comunicación

Objetivo:

Mantener de forma óptima los canales estratégicos de comunicación, a fin de que el

empleado este enterado de las actividades que la empresa está realizando. Al mantener

informado al empleado de los cambios, mejoras y proyectos de la organización, fomentara

su participación y evitara que formen resistencia entre los cambios, de igual forma puede

lograrse un aprendizaje a través de la experiencia de otros colaboradores.

 19

Intervención

Gerencia general debe establecer la política de la información que apoyará el área

de comunicación, en donde recursos humanos será el medio de enlace entre trabajadores y

empresa. Actualizar constantemente la información publicada en las carteleras

informativas.

Proponer actividades de emisión de opinión

Buzón de sugerencia; un portafolio de comentarios rotativo para estar enterado las

opiniones del personal. Emitir un medio clínico de comunicación interna (periódico o

boletín interno) en el que se informe los aspectos como cumpleaños, nuevos ingresos,

bodas, nacimiento, así como las actividades que la empresa este planificando o realizando

entre otros.

Educar a los líderes de unidad en relación a la objetividad que debe mantener para la

recepción de los comentarios y sugerencias que tendrán por parte de su personal, y que, de

igual forma, la actividad no sea solamente escucharlos si no formar debates en donde se

obtenga un resultado adecuado y próspero para la empresa poniendo en marcha las mejores

ideas.

Personal objetivo:

Todo el personal que labora actual mente en la empresa seleccionado a cada unidad

o departamento de producción.

Recursos:

Internet, web de la empresa.

Infraestructura:
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Ninguna adicional a la estructura actual de la empresa. Material o equipos de

comunicación o de cómputos

Materiales y equipos:

Carteleras de corcho para cada área de circulación importante dentro de las

instalaciones de la empresa, las tachuelas, material de desechos para publicaciones internas

adicionalmente al buzón de sugerencias o rota folio de papel periódico.

Personal:

Para esta actividad es necesario el apoyo de la gerencia de recursos humanos para

proveer la información a publicar en el boletín informativo.

Tiempo estimado:

La publicación del boletín será programada al menos una vez al mes. La

actualización de la cartelera deberá realizarse a menos una vez a la semana, la revisión del

buzón de sugerencia deberá hacerse al menos cada quince días.

Presupuesto:

En este aspecto debe considerarse la inversión en los materiales y equipos

detallados anteriormente; así como el costo de la publicación del boletín mensual.

Tabla 5. Presupuesto comunicación

RUBRO COSTO INDIVIDUAL COSTO TOTAL
APROXIMADO
Cartelera de corcho $ 5.490 16.470 calculado para 3
carteleras
Impresión de boletín $ 2.000 400.000 calculado por 200
mensual copias mensuales

Responsable:
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El jefe de cada unidad que figura como líder de equipo tiene la responsabilidad de

hacer sentir a su equipo que está siendo escuchado; el departamento de recursos humano

cera el responsable que del provenga para ser publicadas en los medios de comunicación

internos, y con la anunciación de la gerencia general de aquella información relacionada

con los planes de la empresa.

Tabla 6. Diagrama de Gantt

NOMBRE DE LA TAREA FECHA DE FECHA DURACIÓN
INICIO FINAL DÍAS
MM/DD/AA MM/DD/AA
charlas 1/16/2020 1/21/2020 5
Capacitación comunicación asertiva 1/22/2020 1/23/2020 1
Investigación nivel de comunicación 1/24/2020 1/28/2020 4
Ajustes según hallazgo 1/30/2020 2/01/2020 2
Investigación nivel de clima Org. 2/3/2020 2/10/2020 7
Implementación actividades de 2/12/2020 2/17/2020 5
convivencia
Ajuste según hallazgo 2/18/2020 2/26/2020 8
Investigación nivel de convivencia 2/29/2020 3/02/2020 2
Capacitación ética organizacional 3/04/2020 3/07/2020 3
Charlas de principio de la organización 3/9/2020 3/12/2020 3
Ajuste según hallazgo 3/13/2020 3/15/2020 2

Tabla 7. Cronograma
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Propuesta

 Implementar los cambios e intervenciones propuestas en el programa

para mejorar el clima organizacional, presentado en el estudio.

 Considerar la implementación de programas alternos al presente, para

los cuales serán necesario un estudio específico del tema a tratar con el fin de

mejorar la satisfacción laboral.

 Considerar un programa de capacitación periódica para los

empleados, en donde se les suministre conocimientos de seguridad industrial, salud

en el trabajo y temas adicional de gran importancia que su puesto necesita.

 Realizar mediciones de clima organizacional en el futuro de forma

periódica con el fin de mantener un ambiente sano.

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Conclusiones

En este estudio, los resultados obtenidos atreves del instrumento aplicado en

esta investigación, se evidencia que existen determinadas áreas que requieren mayor

atención que otras, no obstante, todas muestran alguna debilidad, razón que justifica

la propuesta de acción correctiva.

La evaluación de las dimensiones de comunicación evidencia que los

colaboradores perciben apertura en los canales de comunicación, aunque considera

que estas no son tenidas en cuenta, con regularidad, diseñando estrategias de

comunicación asertiva entre los diferentes niveles de la organización es fundamental

para mejorar el clima organizacional. por lo tanto, se hace necesario proporcionar

espacios de comunicación siendo esta una opción para solucionar posibles

dificultades entre los colaboradores y los líderes de la organización

 24

Referencias

conexionesan. (7 de mayo de 2018). Estrategias para obtener un buen clima

laboral. Obtenido de https://www.esan.edu.pe/apuntes-

empresariales/2018/05/estrategias-para-obtener-un-buen-clima-laboral/

Significados. (20 de 03 de 2020). Significado de Cultura Organizacional.

Obtenido de https://www.significados.com/cultura-organizacional/#:~:text=Qu

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Wikipedia. (s.f.). Clima organizacional. Obtenido de https;//es.

Wikipedia/clima-organizacional

https://www.google.com/search?

q=definicion+clima+organizacional&oq=definicion+de+clima+organizacional&aqs=chorm

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https://cdigital.uv.mx/bitstream/handle/123456789/30006/NelsyMCortesJimenez.pd

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