UNIVERSIDAD PRIVADA FRANZ TAMAYO

PROCESO ADMINISTRATIVO

NOMBRE:

ABIGAIL MONICA PEZAS QUIJHUA

CARRERA:

CONTADURIA PÚBLICA

MATERIA:

PRIMERA AREA DE ADMINISTRACIÓN

 PLANEACION
La planeación o planeamiento es un accionar que está vinculado a planear.
Este verbo, por su parte, consiste en elaborar un plan.

A través de la planeación, una persona u organización se fija alguna meta y

estipula qué pasos debería seguir para llegar hasta ella. En este proceso, que
puede tener una duración muy variable dependiendo del caso, se consideran
diversas cuestiones, como ser los recursos con los que se cuenta y la
influencia de situaciones externas.

Toda planeación consta de distintas etapas, ya que es un proceso que supone

tomar decisiones sucesivas. Es frecuente que la planificación se inicie con la
identificación de un problema y continúe con el análisis de las diferentes
opciones disponibles. El sujeto o la compañía deberán escoger la opción que le
resulte más propicia para solucionar el problema en cuestión e iniciar la puesta
en marcha de un plan.

ELEMENTOS ESENCIALES DE LA PLANEACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN

POR OBJETIVOS

Ahora está familiarizado con la teoría de la administración básica y tiene las

bases para comprender las cinco funciones administrativas esenciales:
planeación, organización, integración de personal, dirección y control.
TIPOS DE PLANES:

Los planes pueden clasificarse como:

 Misiones o propósitos
 Objetivos o metas
 Estrategias
 Políticas
 Procedimientos
 Reglas
 Programas
 Presupuestos
MISIONES O PROPOSITOS:

La misión o el propósito (términos que a menudo se utiliza indistintamente)

identifican la función o las tareas básicas de una empresa o dependencia o de
cualquiera de su parte.

Desarrollo de las declaraciones de misión:

La filosofía y la misión de una organización se expresan en una declaración

de misión que básicamente consiste en desarrollar los siguientes puntos:

 Valores esenciales
 Ámbito geográfico
 Dirección
 Relaciones con quienes participan en ella
 Visión del futuro (a menudo con base en la misión histórica)

OBJETIVOS O METAS:

Objetivos o metas (ambos términos se usan indistintamente en esta obra) son

los fines hacia los cuales se dirige la actividad; no solo representan el punto
final de la planeación, sino el final al que se dirige la organización, la
integración de personal, la dirección y el control.

ESTRATEGIAS:

Durante años los militares usaron la palabra estrategias para referirse a todos
los planes de acción respecto de lo que se estimaba podría hacer un enemigo;
si bien el termino tiene un supuesto competitivo, los gerentes lo utilizan cada
vez más para reflexionar sobre amplias áreas del funcionamiento de una
empresa.

POLITICAS:

Las políticas también son planes, pues son declaraciones o interpretaciones

generales que orientan o dirigen las reflexiones para la toma de decisiones.

PROCEDIMIENTOS:
Los procedimientos son planes que establecen un método de actuación
necesaria para soportar actividades futuras.

Por ejemplo, la case western university resume su proceso de evaluación en

tres pasos:

1. Establecer los objetivos de desempeño

2. Realizar una revisión de los objetivos a medio año
3. Realizar un análisis del desempeño al final del periodo

REGLAS:

Las reglas establecen las acciones específicas necesarias, o su ausencia,

para evitar que existan desviaciones; casi siempre son el tipo de plan más
simple: por ejemplo no fumar es una regla que no permite la desviación de un
curso de acción establecido.

PROGRAMAS:

Los programas son un complejo de metas, políticas, procedimiento, reglas,

asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos
necesarios para realizar un curso de acción determinado; por lo regular
cuentan con el apoyo de un presupuesto asignado.

PRESUPUESTO:

Un presupuesto es un término numérico, el informe de los resultados

esperados puede llamarse plan cuantificado, el presupuesto financiero
operativo es a menudo un plan de utilidades que puede expresarse en términos
financieros y de horas laborales, en unidades de producto u horas máquina.

PASOS DE LA PLANEACION:

1. Estar atentos a las oportunidades

2. Establecer objetivos
3. Desarrollar premisas
4. Determinar cursos alternativos
5. Evaluar cursos alternativos
6. Seleccionar en curso
7. Formular planes derivados
 8. Cuantificar los planes mediante presupuestos

Atencion a las oportunidades Identificacion de Formulacion de los planes

alternativas de apoyo
A la luz de:
- Cuales son las alternativas Como los planes para:
- mercado
mas promisoras para el
- competencia cumplimiento de los -Comprar equipo
- deseos de los clientes objetivos -Comprar materiales
- fortalezas propias -Contratar y capaciatar a
Comparacion de las empleados
- debilidades propias
alternativas con base en las .Desarrollar un nuevo
metas propuestas producto
Establecimiento de objetivos Que alternativa ofrece
o metas mayores posibilidades de
cumplir las metas al menor Conversion de los planes en
Donde queriamos estar, que
costo y con mayores cifras mediante la realizacion
deseamos hacer y cuando
ganancias de presupuestos
Desarrollar de presupuestos
Consideracion de las premisas como:
de planeacion Eleccion de una alternativa - volumen y precio de las ventas
En que condiciones ( internas Seleccion del curso de accion - Gastos de operacion
o externas) operaran los planes aa seguir necesarios para los planes
- Inversion en bienes de capital

COORDINACION DE PLANES A CORTO Y LARGO PLAZO:

Los gerentes responsables deben revisar a analizar continuamente las

decisiones inmediatas para determinar si contribuyen a los programas de largo
plazo y ande informar con regularidad a los gerentes subordinados sobre los
planes a largo plazo para que tomen decisiones consistentes con las metas a
largo plazo de la compañía.

OBJETIVOS:

La meta de cada gerente es crear un valor agregado que en las organizaciones

lucrativas significativas utilidades. Los objetivos claros y verificables facilitan la
medición del excedente, así como la efectividad, eficiencia y la eficacia de las
acciones gerenciales.

NATURALEZA DE LOS OBJETIVOS:

Los objetivos establecen los resultados finales y los gerentes deben apoyarse
en los particulares estos forman una jerarquía, es decir, una red. Más aun,
organizaciones y gerentes tiene metas múltiples que en ocasiones son
impartibles y pueden llevar a conflictos dentro de la organización del grupo y
hasta entre individuos. El gerente tendrá que elegir entre un desempeño a corto
o largo plazo y los intereses personales quizá tengan que subordinarse a los
objetivos organizacionales

JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS:

1.
Proposito
socioecon
ommico

2 Mision

Métodos 3. Objetivo generales de la

Métodos
descendente organizacion (a largo plazo,
estrategicos) ascendente
s

4. Objetivos generales mas especificos,

ejemplo de areas de resultado clave

5. Objetivos disionales

6. Objetivos departamentales y de unidades

7. objetivo individuale
- Desempeño
- Objetivos de desarrollo personal

VENTAJAS Y DEBILIDADES DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS:

Es uno de los enfoques gerenciales más ampliamente practicados, en

ocasiones se cuestiona su efectividad, lo que casi siempre se atribuye a una
instrumentación defectuoso.

Ventajas de la Administración por Objetivos:

Hay bastantes pruebas de las ventajas que muestran el aspecto motivacional

de las metas claras; así las siguientes son también ventajas:

 Perfeccionamiento de la administración mediante la planeación

orientada a resultados.
  Precisión en las funciones y estructuras, así como en la delegación de
autoridad según los resultados esperados de las personas que
desempeñan las funciones.
 Fomento al compromiso con las metas personales y las de la
organización.
 Desarrollo de controles efectivos que miden los resultados y conducen a
acciones correcticas.

ESTRATEGIAS, POLOTICAS Y PREMISAS DE PLANEACION:

Analiza la situación actual y la que se espera a futuro determinar la dirección de

la empresa y desarrollar medios para lograr la misión. En realidad este es un
proceso en extremo complejo que demanda un enfoque sistemático para
identificar y analizar factores externos a la organización y compararlos con su
capacidad.

 PROCESO DE PLANEACION:

Además de ser una función administrativa que comprende el análisis de una

situación, el establecimiento de objetivos, la formulación de estrategias, y el
desarrollo de planes de acción, también es posible definir a la planeación como
el proceso a través del cual se realiza cada una de estas actividades.

A continuación cada una de las etapas que conforman el proceso de la

planeación:

1. Análisis de la situación: El proceso de la planeación empieza por el

análisis de una situación.

En caso de tratarse de una planeación general para toda la empresa

(planeación estratégica), un análisis de la situación podría implicar el análisis
de las diferentes fuerzas externas que afectan o podrían afectar a la empresa
fuerzas económicas, fuerzas sociales, fuerzas gubernamentales, fuerzas
tecnológicas, consumidores, competencia, así como el análisis de las
diferentes áreas que puedan existir en la empresa (administración, marketing,
finanzas, recursos humanos, producción.
2. Establecimiento de objetivos: Luego del análisis de la situación la
siguiente etapa del proceso de la planeación es el establecimiento de objetivos.

ESTRATEGIAS:

Las estrategias de una empresa también suelen clasificarse de acuerdo a

diferentes aspectos, pero al momento de hacer una planeación lo común es
clasificarlas según su jerarquía en estrategias organizacionales y estrategias
funcionales:

 Estrategias organizacionales: las estrategias organizacionales son

estrategias que afectan a la empresa en su totalidad y que buscan
alcanzar objetivos organizacionales. Ejemplos de estrategias
organizacionales son “adquirir a uno de los proveedores de la empresa”,
“incursionar en un nuevo mercado geográfico”, “formar una sociedad con
otra empresa”.
 Estrategias funcionales: las estrategias funcionales son estrategias
que afectan a una determinada área funcional de la empresa y que
buscan alcanzar objetivos tácticos. Ejemplos de estrategias funcionales
son “dotar al producto de nuevas características”, “utilizar un nuevo
programa de capacitación”, “acceder a una nueva fuente de
financiamiento.
CARACTERISTICAS DE LA PLANEACION: Las siguientes son algunas
características con las que debe contar toda planeación:

1. Es precisa: La planeación debe contemplar objetivos específicos

expresados en términos de cantidad y tiempo tales como “incrementar
las ventas en un 20% para el próximo trimestre” que permitan tener un
punto de referencia para medir los resultados (aunque también puede
contemplar objetivos generales tales como “ser la empresa líder del
mercado” que ayuden a establecer un rumbo, pero siempre y cuando
estén acompañados de objetivos específicos), así como estrategias o
acciones concretas que permitan saber exactamente qué es lo que se
debe hacer para poder alcanzar los objetivos.
2. Es factible: Debe proponer objetivos ambiciosos y desafiantes capaces
de generar entusiasmo, pero que a la vez sean factibles; es decir, que
estén dentro de las posibilidades de la empresa o del área para la cual
se ha realizado, teniendo en cuenta las condiciones del entorno, y los
recursos y capacidades con los que se cuenta; así como estrategias y
cursos de acción igualmente factibles teniendo en cuenta los recursos y
capacidades disponibles.
3. Es coherente Debe considerar todos los objetivos, estrategias y planes
realizados en la empresa y procurar que todos estos elementos sean
coherentes entre sí; por ejemplo, debe procurar que los objetivos de un
área o departamento estén alineados con los objetivos generales de la
empresa, pero también con los objetivos de las demás áreas o
departamentos.
4. Es evaluada constantemente: No solo se debe evaluar los resultados
de una planeación, sino que también cada cierto tiempo se debe evaluar
su desarrollo; por ejemplo, para ver si los objetivos establecidos aún
siguen siendo los objetivos que se pretende alcanzar teniendo en cuenta
las nuevas condiciones del entorno, o para ver si las estrategias
formuladas pueden ser mejoradas teniendo en cuenta los recursos y
capacidades con los que ahora se cuenta.
5. Es flexible: La planeación no debe estar escrita en pierda, sino ser lo
suficientemente flexible como para permitir cambios, ajustes o
correcciones a medida que se vaya ejecutando; por ejemplo, cuando
debido a los cambios repentinos del entorno sea necesario establecer
nuevos objetivos que se adapten a estos, cuando debido a un cambio
importante en la disponibilidad de los recursos del área para la cual se
ha realizado sea necesario cambiar de estrategias, o cuando debido a
que no se estén obteniendo los resultados esperados sea necesario
corregir los planes de acción.
6. Es permanente: Finalmente, la planeación no es algo que se realiza
una sola vez y que termina con la ejecución de los planes de acción,
sino que se trata de un proceso permanente y continuo en donde una
vez alcanzado los objetivos propuestos, se deben proponer nuevos
 objetivos, y con ello, nuevas estrategias y nuevos planes de acción que
permitan alcanzarlos.

ORGANIZACIÓN

Es un conjunto de reglas, cargos, comportamientos que han de respetar todas

las personas que se encuentran dentro de la empresa, la función principal de la
organización es disponer y coordinar todos los recursos disponibles como son
humanos, materiales y financieros.

Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o

más personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la
organización. Una organización sólo existe cuando hay personas capaces de
comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un
objetivo común. Una organización es un conjunto de cargos con reglas y
normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y así
generar el medio que permite la acción de una empresa. La organización es el
acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y
financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido
dispuestas para estos propósitos.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN:

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización

son:

1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado

que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes
(expansión, contracción, nuevos productos), la que obviamente redunda
en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
 4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementado la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.

NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN, ESPÍRITU EMPRENDEDOR Y

REINGENIERÍA

DIVISION ORGANIZACIONAL: EL DEPARTAMENTO:

Una organización sobre la cual un gerente tiene autoridad para el desempeño

de las actividades establecidas. Un departamento como generalmente se utiliza
el término puede ser la división de producción, el departamento de ventas, la
unidad de la costa oeste, la sección de investigación de mercados o la unidad
de cuentas por cobrar. En algunas empresas la terminología departamental se
utiliza con libertad, en otras, especialmente en las grandes, una terminología
más estricta indica relaciones jerárquicas. Así, un vicepresidente puede
encabezar una división; un director, un departamento; un gerente, una unidad,
y un jefe, una sección.

NIVELES ORGANIZACIONALES Y LA GESTION ADMINISTRATIVA:

El propósito de organizar es hacer efectiva la cooperación humana, la razón de

los niveles en una organización tenemos:

1. Organización con ámbitos estrechos

VENTAJAS:

 Supervisión estrecha
 Control estricto
 Comunicación rápida entre subordinados y superiores

DESVENTAJAS:
  Los superiores tienden a involucrarse en exceso en el trabajo de los
subordinados
 Muchos niveles administrativos
 Altos costos por los numerosos niveles
 Excesiva distancia entre e nivel más bajo y el más alto

2. Organización con ámbito amplios

VENTAJAS:

 Los superiores están obligados a delegar

 Deben establecerse políticas claras
 Es necesario seleccionar a los subordinados con sumo cuidado

DESVENTAJAS:

 Tendencia de que los superiores sobrecargados de trabajo se conviertan

en cuellos de botella que impidan la toma de decisiones
 Riesgo de que el superior pierda el control
 Se requiere de administradores de calidad excepcional

PROBLEMAS CON LOS NIVELES ORGANIZACIONALES:

L división de actividades en departamentos y la creación de múltiples niveles

en si no es del todo deseable porque:

1. Los niveles son costosos

2. Los niveles complican la comunicación

3. Muchos departamentos y niveles complican la planeación y el control

AMBIENTE ORGANIZACIONAL PARA EL ESPIRITU EMPRENDEDOR E

INTRAEMPRENDEDOR:
Intraemprendedor: Persona que opera dentro de un ambiente organizacional
establecido y se enfoca en la innovación y la creatividad para transformar un
sueño o una idea en un proyecto rentable.

Emprendedor: Persona que opera fuera del ámbito organizacional y se enfoca

en la innovación y la creatividad para transformar un sueño u una idea en un
proyecto rentable.

INNOVACION Y ESPIRITU EMPRENDEDOR:

La innovación se produce gracias a algunas de las siguientes situaciones:

 Un suceso, un fracaso o un éxito inesperados

 Una incongruencia entre lo que se supone y lo que en realidad es
 Un proceso o tarea que necesita mejorarse
 Cambios en la estructura del mercado o la industria
 Conocimientos recién adquiridos

LA ESTRUCTURA Y EL PROCESO DE ORGANIZAR:

La estructura organizacional debe reflejar:

1. Los objetivos y planes, porque de ellos se derivan las actividades

2. La autoridad disponible para administración de la empresa
3. El ambiente que le rodea
4. La organización está rodeada de personal

LÓGICA DE ORGANIZAR:

Existe una lógica fundamental para organizar proceso que consiste en los
siguientes cuatro pasos:

1. Establecer los objetivos de la empresa

2. Formular objetivos, políticos y planes de apoyo
3. Identificar, analizar y clasificar las actividades necesarias para alcanzar
esos objetivos
4. Delegar a la cabeza de cada grupo la autoridad necesaria para
desempeñar las actividades
 DIRECCION

La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional,

mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación,
la comunicación y el supervisor.

La dirección como etapa del proceso administrativo comprende la influencia del

administrador en la realización de planes, obteniendo una respuesta positiva de
sus empleados mediante la comunicación, la supervisión y la motivación.

LOS ELEMENTOS DE LA DIRECCION:

1. ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.

2. motivación.
3. guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
4. comunicación.
5. supervisión.
6. alcanzar las metas de la organización.

FACTORES HUMANOS Y MOTIVACION:

La dirección y el liderazgo a menudo se consideran lo mismo.
Dirigir: Proceso mediante el cual se influye en las personas para que
contribuyan a las metas organizacionales y de grupo.
Administrar: Requiere la creación y el mantenimiento de un ambiente donde
los individuos trabajen en grupos hacia la consecución de objetivos integrados.
FACTORES HUMANOS EN LA ADMINISTRACION:
Los empleados también tiene necesidades y objetivos que son especialmente
importantes para ellos; mediante la función de dirección, los gerentes les
ayudan a constatar que puedan satisfacer sus propias necesidades y utilizar su
potencia y a la vez contribuyen con las metas de una empresa.
MULTIPLICIDAD DE FUNCIONES:
Los individuos son muchos más que un factor productivo en los planes de la
administración, son miembros de sistemas sociales de muchas organizaciones,
son consumidores de bienes y servicios e influyen de manera vital en la
demanda y son miembros de familia, escuela, iglesia, asociaciones industriales
y partidos políticos.

MOTIVACION:

La motivación es un término general que se aplica a todo tipo de impulsos,

deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares. Decir que los gerentes
motivan a sus subordinados es decir que hacen cosas que esperan satisfacer
esos impulso y deseos y que los inducirán a actuar de la amera deseada.

TEORIA DE LAS NECESIDADES DE LA MOTIVACION DE McClelland:

Las necesidades motivadoras básicas son la de poder la de afiliación y la de

logro.

Los tres impulsos (poder, afiliación y logro) son importante para la

administración, pues deben conocerse todos para que una empresa organizada
funcione bien.

1. Necesidad de poder
2. Necesidad de afiliación
3. Necesidad de logro

DINERO:

El dinero es a menudo más que valor monetario significa también estatus,

poder u otras cosas.
 CONTROL

Esta etapa consiste en medir y corregir el desempeño de los subordinados para

asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados.

El objetivo de esta función administrativa es la de ver que todo se haga

conforme fue planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar
los errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición.

1. PROCESO DE CONTROL BASICO:

Las técnicas y los sistemas de control son en esencia los mismos para
controlar el efectivo, los procedimientos administrativos, la ética organizacional,
la calidad del producto y cualquier otra cosa. El proceso de control básico, en
cualquier lugar y para lo que sea que se controle, incluye tres pasos:

1. Establecer estándares
2. Medir el desempeño contra estos estándares
3. Corregir las variaciones de los estándares y planes.

2. PUNTOS DE CONTROL CLAVE, ESTANDARES Y PUNTOS DE

REFERENCIA (BENCHMARKING):
Principios de control de puntos clave el control efectivo requiere de la atención
a aquellos factores recesivos para evaluar el desempeño en relación con los
planes.

TIPOS DE ESTANDARES DE PUNTOO CLAVE:

Los estándares tienden a ser los siguientes tipos:

1. Estándares físicos
2. Estándares de costos
3. Estándares de capital
4. Estándares de ingresos
5. Estándares de programas
6. Estándares intangibles
7. Estándares de metas
8. Planes estratégicos como puntos para el control estratégico

3. EL CONTROL COMO SISTEMA DE REALIMENTACION:

Se considera como un sistema de realimentación similar al que opera en el

termostato de algunos hogares.

Medición Comparación
Desempeño del del
deseado desempeño desempeño
real real con las
Desempeño real normas

Programa de Identificación
Instrumentación
acción de las
de correcciones
correctiva desviaciones

4. INFORMACION Y CONTROL EN TIEMPO REAL:

Información en tiempo real información de lo que ocurre mientras está
ocurriendo.
 5. CONTROL PREVENTIVO O ANTICIPATIVO:
Para un control efectivo, los administradores requieren un sistema de
corrección anticipativo que les informe sobre los problemas potenciales y
permita tomar las medidas correctivas antes de que surjan esos problemas.

REQUISITOS DEL SISTEMA DE CORRECCION ANTICIPATIVA:

Los requisitos de un sistema de corrección anticipativa funcional se resumen

como sigue:

1. Hacer un completo y cuidadoso análisis del sistema de

planeación y control e identificar las variables de insumos más
importantes
2. Desarrollar un modelo del sistema
3. Tener cuidado de mantener el modelo actualizado

6. CONTROL DEL DESEMPEÑO GENERAL:

Hay muchos motivos para controlar el desempeño general:

1. La planeación general debe aplicarse a las metas de la empresa o de

una división importante
2. La descentralización de la autoridad (en especial en las divisiones de
producto o territoriales)
3. El control general permite medir el esfuerzo total de un gerente de
área de manera integral, en lugar de parcial
 BIBLIOGRAFIA

 HAROLD KOONTZ, HEINZ WEIHRICH, MARK CANNICE, 14 EDICION,

ADMIINISTRACION UNA PERSPECTIVA GLOBAL Y EMPRESARIAL