Charges¶
Odoo Expenses streamlines the management of expenses. After an employee submits their expenses in Odoo, they are reviewed by management and accounting teams. Once approved, payments can then be processed, and disbursed back to the employee for reimbursement.
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Définir des catégories de notes de frais¶
La première étape pour suivre les dépenses est de configurer les différents types de notes de frais de l’entreprise (gérés comme des catégories de notes de frais dans Odoo). Chaque catégorie peut être aussi spécifique ou généralisée que nécessaire. Allez à l’application pour afficher les catégories de notes de frais actuelles dans une vue de liste par défaut.
Pour créer une nouvelle catégorie de notes de frais, cliquez sur Nouveau. Un formulaire de produit s’affiche avec le champ de description intitulé Nom du produit.
Note
Les catégories de notes de frais sont gérées comme des produits dans Odoo. Le formulaire de catégorie de notes de frais est similaire au formulaire de produit standard dans Odoo et les informations saisies sont similaires. Les produits de notes de frais seront appelés catégories de notes de frais tout au long de ce document puisque le menu principal les désigne comme Catégories de notes de frais.
Seuls deux champs sont obligatoires : le Nom du produit et l”Unité de Mesure. Saisissez le Nom du produit dans le champ et sélectionnez l”Unité de Mesure dans la liste déroulante (la plupart des produits utilisent les Unités).
Astuce
The Sales app is where specification on the units of measure are created and edited (e.g.
units, miles, nights, etc.). Go to and
ensure Units of Measure is enabled in the Product Catalog section. Click on the
Units of Measure internal link to view, create, and edit the units of measure.
Le champ Coût sur le formulaire du produit est complété par défaut avec une valeur 0,00. Lorsqu’une note de frais en particulier doit toujours être remboursée à un certain prix, saisissez ce montant dans le champ Coût. Sinon, laissez le Coût sur 0,00, et les employés indiqueront le coût réel lorsqu’ils soumettent leur note de frais.
Note
Le champ Coût est toujours visible sur le formulaire de catégorie de notes de frais, mais le champ Prix de vente est uniquement visible lorsque l’option Prix de vente est sélectionnée dans la section Refacturer les notes de frais. Sinon, le champ Prix de vente est masqué.
Example
Voici quelques exemples de situations où il convient de fixer un Coût spécifique sur un produit plutôt que de laisser le Coût sur 0,00 :
Meals: set the Cost to
0.00. When an employee logs an expense for a meal, they enter the actual amount of the bill and will be reimbursed for that amount. An expense for a meal costing $95.23 would equal a reimbursement for $95.23.Mileage: set the Cost to
0.30. When an employee logs an expense for « mileage », they enter the number of miles driven in the Quantity field, and are reimbursed 0.30 per mile they entered. An expense for 100 miles would equal a reimbursement for $30.00.Monthly Parking: set the Cost to
75.00. When an employee logs an expense for « monthly parking », the reimbursement would be for $75.00.Expenses: set the Cost to
0.00. When an employee logs an expense that is not a meal, mileage, or monthly parking, they use the generic Expenses product. An expense for a laptop costing $350.00 would be logged as an Expenses product, and the reimbursement would be for $350.00.
Sélectionnez un Compte de charges si vous utilisez l’application Comptabilité d’Odoo. Il est recommandé de vérifier avec le département comptable pour déterminer le bon compte à référencer dans ce champ, car cela affectera les rapports.
Définissez une taxe sur chaque produit dans les champs Taxes fournisseur et Taxes à la vente. Une bonne pratique consiste à utiliser une taxe qui est configurée avec la fonction Prix toutes taxes comprises. Les taxes seront automatiquement configurées si cette option est activée.
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