Reembolsar a los empleados¶

Luego de registrar un reporte de gastos en un diario contable deberá realizar el reembolso al empleado. Al igual que la aprobación y el registro de los gastos, los empleados pueden recibir sus reembolsos de varias maneras: con efectivo, cheque o depósito (individualmente, en lote) o mediante su nómina.

Ajustes¶

Los reembolsos se pueden pagar a través de un recibo de nómina, pago en efectivo, cheque o transferencia bancaria. Para configurar las opciones de pago, primero haga los ajustes necesarios en Gastos ‣ Configuración ‣ Ajustes.

Para reembolsarle los gastos a los empleados en sus recibos de nómina deberá seleccionar la casilla junto a la opción Reembolsar en el recibo de nómina de la sección Gastos.

Vaya a la sección Contabilidad para configurar cómo se realizan los pagos. Haga clic en el menú desplegable Métodos de pago y seleccione la opción de pago correspondiente. Las opciones predeterminadas incluyen pagos manuales (Efectivo), con cheques (banco), NACHA (banco), entre otras. Si deja este campo vacío podrá utilizar todas las opciones de pago disponibles.

Haga clic en Guardar cuando haya terminado de realizar su configuración para activar los ajustes.

Reembolsos individuales¶

Para reembolsar un reporte de gastos, vaya a Gastos ‣ Reportes de gastos. Todos los reportes de gastos aparecen en la vista de lista de forma predeterminada. Haga clic en el reporte a reembolsar para ver sus detalles.

Haga clic en el botón Registrar pago ubicado en la esquina superior izquierda del reporte de gastos. Aparecerá la ventana emergente Registrar pago, complétela con la siguiente información:

• Diario: Seleccione el diario contable en el que registrará el pago con el menú desplegable. Las opciones predeterminadas son Banco o Efectivo.

• Método de pago: Seleccione cómo se realiza el pago con el menú desplegable. Si selecciona Efectivo para el diario, la única opción disponible es Manual y si selecciona Banco, las opciones predeterminadas son Manual o Cheques.

• Cuenta bancaria receptora: Seleccione la cuenta bancaria del empleado al que le pagará. Si el empleado tiene una cuenta bancaria registrada en la pestaña Información privada de su formulario en la aplicación Empleados, esa es la que aparecerá en este campo de forma predeterminada.

• Importe: El importe total a reembolsar se completa en este campo de forma automática. Puede modificar la divisa, ubicada a la derecha del campo, con el menú desplegable.

• Fecha de pago: Ingrese la fecha en que se emiten los pagos en este campo. Este campo se completa con la fecha actual de forma predeterminada.

• Memorando: El texto ingresado en el campo Resumen del reporte de gastos del reporte completa este campo de forma predeterminada

Cuando haya completado los campos de la ventana emergente haga clic en el botón Crear pago para registrar el pago y reembolsárselo al empleado.

Reembolsos en lote¶

Vaya a Gastos ‣ Reportes de gastos para reembolsar varios reportes de gastos a la vez, estos aparecerán en una vista de lista. Luego, ajuste los filtros de ESTADO en el lado izquierdo para visualizar solo los reportes con el estado Publicado.

Seleccione la casilla junto al título de la columna Empleado para seleccionar todos los reportes en la lista, después de eso aparecerá el número de reportes de gastos seleccionados en la parte superior de la página ((#) seleccionados). Además, también aparecerá el botón Registrar pago en la esquina superior izquierda.

Haga clic en el botón Registrar pago. Aparecerá la ventana emergente Registrar pago en la que deberá ingresar la siguiente información:

• Diario: Seleccione el diario contable en el que debería registrar el pago con el menú desplegable. Las opciones predeterminadas son Banco o Efectivo.

• Método de pago: Seleccione cómo se realiza el pago con el menú desplegable. Si selecciona Efectivo para el diario, la única opción disponible es Manual y si selecciona Banco, las opciones predeterminadas son Manual o Cheques.

• Agrupar pagos: Esta opción aparece cuando selecciona varios reportes de gastos para el mismo empleado. Seleccione la casilla para realizar un solo pago a ese colaborador en lugar de emitir varios.

• Fecha de pago: Ingrese la fecha en que se emiten los pagos. Este campo se completa con la fecha actual de forma predeterminada.

Cuando haya completado los campos de la ventana emergente haga clic en el botón Crear pago para registrar los pagos y reembolsárselos a los empleados.

Reportar en el siguiente recibo de nómina¶

Si la opción Reembolsar en el recibo de nómina está habilitada en los ajustes podrá agregar los pagos a la nómina en lugar de emitirlos de forma manual.

Vaya a Gastos ‣ Reportes de gastos y haga clic en el reporte a reembolsar en el próximo pago. Haga clic en el botón inteligente Reportar en el siguiente recibo de nómina para agregar los gastos al siguiente recibo que generará para el empleado. Además, en el chatter aparecerá un mensaje que indica que el gasto forma parte del siguiente recibo.

El estado del reporte de gastos permanece en Aprobado. Este solo cambia a Registrado (y luego a Hecho) al procesar el recibo de nómina.