Crear y enviar cotizaciones¶
Una vez que un lead calificado se ha convertido en una oportunidad, el siguiente paso es crear y entregar una cotización. Puede realizar este proceso a través de la aplicación CRM de Odoo.
Cree un nuevo presupuesto¶
Abra la aplicación CRM para crear una nueva cotización. Aparecerá el flujo en el tablero principal de CRM.
Ahí, haga clic en cualquier oportunidad para abrirla. Revise la información existente y actualice cualquier campo que sea necesario.
Nota
Si ya se ha creado una cotización para esta oportunidad, la puede ver al hacer clic en el botón inteligente cotizaciones en la parte superior del formulario. El número de cotizaciones existentes también se muestra en el botón inteligente.
En la parte superior izquierda del formulario, haga clic en el botón nueva cotización.
Importante
La aplicación Ventas debe estar instalada para que aparezca el botón Nueva cotización.
Importante
El campo cliente no es obligatorio en el formulario de oportunidad.
Sin embargo, debe agregar o vincular la información del cliente antes de que se pueda enviar una cotización. Si deja el campo cliente vacío en la oportunidad, al hacer clic en el botón nueva cotización se abrirá una ventana emergente con las siguientes opciones:
Crear un nuevo cliente: crea un nuevo registro de cliente, utilizando cualquier información disponible proporcionada en el formulario de oportunidad.
Enlace a un cliente existente: abre un campo desplegable con los nombres de los clientes existentes. Seleccione un nombre para vincular esta nueva cotización a un registro de cliente existente.
No vincular a un cliente: la cotización no se vinculará a un cliente y no se realizarán cambios en la información del cliente.
Una vez que haga clic en este botón, aparecerá un nuevo formulario de cotización. Confirme la información en la mitad superior del formulario y actualice cualquier campo faltante o incorrecto.
Cliente: la empresa o contacto para quien se creó esta cotización.
Referido: si este cliente fue referido por otro cliente o contacto, selecciónelo del menú desplegable en este campo.
Dirección de facturación: dirección física a donde se debe enviar la factura.
Dirección de entrega: dirección física donde deben entregarse los productos.
Plantilla de cotización: si aplica, seleccione una plantilla de cotización preconfigurada en este campo.
Vencimiento: fecha en la que esta cotización ya no es válida.
Fecha de cotización: fecha de creación de órdenes en borrador/enviados, fecha de confirmación de órdenes confirmadas. Tenga en cuenta que este campo solo es visible si el modo desarrollador (modo de solución de bugs) está activo.
Plan recurrente: si esta cotización es para un producto o suscripción recurrente, seleccione la configuración del plan recurrente que se utilizará.
Listas de precios: seleccione una lista de precios para aplicar a esta orden.
Términos de pago: seleccione los términos de pago aplicables para esta cotización.
Truco
El campo vencimiento se completa automáticamente en función de la fecha de creación de la cotización y el marco de tiempo de validez predeterminado.
Si desea actualizar el marco de tiempo de validez predeterminado, vaya a la aplicación y actualice el campo validez predeterminada de cotización. Establezca en 0 para desactivar el vencimiento automático.
Cuando los cambios deseados estén completos, haga clic en guardar.
Cuando se utiliza una plantilla de cotización, la fecha de vencimiento se basa en el campo validez de la cotización de la plantilla. Para modificar el cálculo de la fecha de validez en una plantilla, vaya a la aplicación .
Después haga clic en una plantilla para abrirla y actualice el número en el campo validez de la cotización.
Líneas de pedido¶
Después de actualizar la información del cliente, el pago y la fecha límite en la nueva cotización, puede actualizar la pestaña líneas de la orden con la información del producto correspondiente.
Para ello, haga clic en agregar un producto en la pestaña líneas de la orden.
A continuación, escriba el nombre de un artículo en el campo producto para buscar en el catálogo de productos. Luego, seleccione un producto del menú desplegable o cree uno nuevo seleccionando crear o crear y editar.
Después de seleccionar un producto, actualice la cantidad, si es necesario. Confirme la información en los campos restantes.
Si desea eliminar una línea de la cotización, haga clic en el icono (papelera).
Para organizar productos en secciones, haga clic en Agregar una sección y escriba un nombre para la sección. Después, haga clic en el icono (arrastrar) a la izquierda del nombre y arrástrelo par mover la sección a la ubicación deseada. Mueva cada producto con el mismo método para terminar de organizar las líneas de la cotización.
Catálogo del producto¶
Para agregar varios productos a la cotización rápido, haga clic en el botón Catálogo para abrir el catálogo del producto.
Todos los productos en la base de datos se muestran en forma de tarjetas y se pueden acomodar en el panel izquierdo por categoría del producto y Atributos.
Para agregar un producto, haga clic en el botón Agregar que se encuentra en la tarjeta del producto. Indique la cantidad del artículo usando los botones (agregar) o (quitar), o ingrese la cantidad en el campo de número que se encuentra entre ambos botones. Para quitar un artículo, haga clic en el botón quitar que aparece en la tarjeta del producto.
Haga clic en el botón Volver a la cotización una vez que haya configurado todas las cantidades de un producto. Los artículos seleccionados en el catálogo de productos ahora aparecerán en la pestaña Líneas de la orden.
Vista previa y envío de cotización¶
Si desea ver una vista previa de la cotización para saber como la verá el cliente, haga clic en el botón vista previa. Al hacerlo, se abrirá una vista previa en el portal del cliente.
Después de revisar la vista previa, haga clic en volver al modo de edición para regresar al formulario de cotización en el backend.
Cuando la cotización esté lista para mandarla al cliente, haga clic en el botón enviar por correo electrónico.
Al hacerlo verá una ventana emergente con un mensaje de correo electrónico predeterminado. La información de la cotización, incluida la información de contacto, el costo total y el título de la cotización, se importará de la cotización.
Se adjuntará un PDF de la cotización en el correo electrónico.
Nota
Se utiliza una plantilla pre-cargada para crear el mensaje de correo electrónico. Si desea modificar la plantilla, haga clic en el enlace interno a la derecha del campo cargar plantilla, ubicado en la parte inferior de la ventana emergente del correo electrónico.
Si desea seleccionar una nueva plantilla, elija una opción del menú desplegable cargar plantilla.
Proceda a realizar los cambios necesarios en el correo electrónico, luego haga clic en enviar. Se agrega una copia del mensaje al chatter del registro.
Después de enviar una cotización, el botón inteligente cotizaciones de la oportunidad se actualizará con un nuevo número. Puede acceder a esta cotización, y todas las demás, a través de este botón inteligente en la parte superior de la oportunidad en la aplicación CRM.
Cualquier cotización adjunta a la oportunidad que esté confirmada y, por lo tanto, haya sido convertida en orden de venta, se deducirá del número indicado en el botón inteligente cotizaciones. En su lugar, el valor de la orden de venta aparecerá en el botón inteligente órdenes ubicado en el mismo tablero.
Marcar una oportunidad ganada o perdida¶
Con el fin de mantener el flujo de trabajo actualizado y con la información correcta, es necesario identificar las oportunidades como ganadas o perdidas una vez que un cliente responda a una cotización.
Para marcar una oportunidad como ganada o perdida, regrese a la oportunidad utilizando las migas de pan en la parte superior izquierda del formulario de cotización. O vaya a y haga clic en la oportunidad correcta para abrirla.
En la parte superior izquierda del formulario, haga clic en el botón ganada o perdida.
Si la oportunidad está marcada como ganada, se agregará un listón verde con la leyenda ganado al registro y se moverá a la etapa ganado.
Si marca una oportunidad como perdida se abrirá la ventana emergente marcar como perdida, donde puede ingresar un motivo de pérdida.
En el campo desplegable motivo de pérdida, elija un motivo de pérdida existente. Si no encuentra la razón correcta, haga una nueva, solo debe ingresarla en el campo motivo de pérdida y hacer clic en crear.
Truco
La mejor práctica es usar los valores preconfigurados en motivo de pérdida tanto como sea posible o limitar la creación de nuevos valores solo a los líderes del equipo de ventas. Usar los mismos valores en este parámetro facilitará y hará más preciso el análisis del flujo de trabajo al filtrar por el parámetro motivo de pérdida.
To set up new values for this field, navigate to , and click both New and Save for each new entry added to the list.
Las notas adicionales y comentarios se pueden agregar en el campo notas de cierre.
Una vez que haya ingresado la información deseada en la ventana emergente marcar como perdido, haga clic en marcar como perdido.
Si hace clic en marcar como perdido la ventana emergente desaparecerá y Odoo lo llevará de vuelta al formulario de la oportunidad, donde verá un nuevo listón con la leyenda perdido en la esquina superior derecha de la oportunidad.
Una vez que se marca una oportunidad como perdida, ya no se considera activa y se elimina del flujo de trabajo.
Si desea ver una oportunidad perdida en el flujo de trabajo, haga clic en el icono de la flecha hacia abajo a la derecha de la barra de búsqueda y seleccione perdido o archivado en el menú desplegable que aparece.
Importante
Cada que marca una oportunidad como perdida se considera archivada, tenga en cuenta que, para que una oportunidad se incluya como perdida en los reportes, debe marcarla específicamente como perdida, no como archivada.