Créer et envoyer des devis¶
Une fois qu’une piste qualifiée a été convertie en opportunité, la prochaine étape est de créer et d’envoyer un devis. Vous pouvez facilement gérer ce processus dans l’application CRM d’Odoo.
Créer un nouveau devis¶
Pour créer un nouveau devis, ouvrez l’application , ce qui affiche la page Pipeline sur le tableau de bord principal de CRM.
De là, cliquez sur n’importe quelle opportunité pour l’ouvrir. Vérifiez les informations existantes et mettez à jour les champs si nécessaire.
Note
Si un devis a déjà été créé pour cette opportunité, il est accessible en cliquant sur le bouton intelligent Devis en haut du formulaire. Vous y trouverez également le nombre de devis existants.
Dans le coin supérieur gauche du formulaire, cliquez sur le bouton Nouveau devis.
Important
The Sales application must be installed for the New Quotation button to appear.
Important
Le champ Client n’est pas obligatoire sur le formulaire de l’opportunité.
Toutefois, vous devez ajouter ou renvoyer aux coordonnées du client avant d’envoyer le devis. Si le champ Client est laissé vide sur l’opportunité, le fait de cliquer sur le bouton Nouveau devis ouvre une fenêtre contextuelle proposant les options suivantes :
Créer un nouveau client : crée un nouvel enregistrement client, en utilisant toutes les informations disponibles fournies dans le formulaire d’opportunité.
Lier à un client existant : ouvre un menu déroulant avec les noms de clients existants. Sélectionnez un nom pour lier ce nouveau devis à un enregistrement client existant.
Ne pas lier à un client : le devis ne sera pas lié à un client et aucun changement n’est apporté aux informations du client.
Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un nouveau formulaire de devis ouvre. Confirmez les informations figurant dans la moitié supérieure du formulaire et mettez à jour les champs manquants ou incorrects :
Client : la société ou le contact pour lequel ce devis a été créé.
Référent : si ce client a été référé par un autre client ou contact, sélectionnez-le dans le menu déroulant de ce champ.
Adresse de facturation : adresse physique où la facture doit être envoyée.
Adresse de livraison : adresse physique où les produits doivent être livrés.
Modèle de devis : le cas échéant, sélectionnez un modèle de devis préconfiguré dans ce champ.
Expiration : date à laquelle ce devis n’est plus valable.
Date du devis : date de création de commandes en brouillon/envoyées, date de confirmation de commandes confirmées. Notez que ce champ n’est visible que si le mode développeur (mode débug) est actif.
Plan récurrent : si ce devis concerne un produit récurrent ou un abonnement, sélectionnez la configuration du plan récurrent à utiliser.
Liste de prix : sélectionnez une liste de prix à appliquer à cette commande.
Conditions de paiement : sélectionnez des conditions de paiement applicables à ce devis.
Astuce
Le champ Expiration se remplit automatiquement en fonction de la date de création du devis et le délai de validité par défaut.
Pour mettre à jour le délai de validité par défaut, allez à l’application et mettez à jour le champ Validité par défaut du devis. Pour désactiver l’expiration automatique, saisissez 0 dans ce champ.
Lorsque toutes les modifications ont été effectuées, cliquez sur Enregistrer.
Lorsque vous utilisez un modèle de devis, la date d’expiration est basée sur le champ Validité du devis sur le modèle. Pour modifier le calcul de la date de validité sur un modèle, allez à l’application .
Cliquez ensuite sur un modèle pour l’ouvrir et mettre à jour le nombre dans le champ Validité du devis.
Lignes de commande¶
Après avoir mis à jour le client et les informations relatives au paiement et à la date d’échéance sur le nouveau devis, vous pouvez mettre à jour l’onglet Lignes avec les informations de produit appropriées.
Pour ce faire, cliquez sur Ajouter un produit dans l’onglet Lignes.
Ensuite, tapez le nom d’un article dans le champ Produit pour parcourir le catalogue des produits. Sélectionnez un produit dans le menu déroulant ou créez-en un nouveau en sélectionnant Créer ou Créer et modifier.
Après avoir sélectionné un produit, mettez à jour la Quantité, le cas échéant. Confirmez les informations dans les champs restants.
To remove a line from the quotation, click the (trash can) icon.
To organize products into sections click Add a section and type a name for the section. Then, click the (drag) icon to the left of the name and drag to move the section to the appropriate location. Move each product using the same method to finish organizing the quotation order lines.
Product catalog¶
To quickly add numerous products to the quotation, click the Catalog button to open the product catalog.
All products in the database are listed as cards and can be sorted in the left panel by Product Category and Attributes.
To add a product, click the Add button on the product card. Set the quantity of the item using the (add) or (subtract) buttons, or type the quantity in the number field between the two buttons. To remove an item, click the Remove button on the product card.
Once all product quantities are set, click the Back to Quotation button to return to the quotation. The items selected in the product catalog now appear in the Order Lines tab.
Prévisualiser et envoyer des devis¶
Pour obtenir un aperçu du devis tel que le client le verra, cliquez sur le bouton Aperçu. Cette opération ouvre un aperçu dans le Portail client.
Après avoir vérifié l’aperçu client, cliquez sur Retour au mode édition pour retourner au formulaire de devis dans le backend.
Lorsque le devis est prêt à être envoyé au client, cliquez sur le bouton Envoyer par email.
Cette opération fait ouvrir une fenêtre contextuelle contenant un message préconfiguré. Les informations du devis, y compris les coordonnées, le coût total et le titre du devis, sont importées du devis.
Un PDF du devis est ajouté en tant que pièce jointe à l’email.
Note
Un modèle préchargé est utilisé pour créer le message. Pour modifier le modèle, cliquez sur le lien interne à droite du champ Charger le modèle, situé au bas de la fenêtre contextuelle.
Pour sélectionner un nouveau modèle, sélectionnez une option dans le menu déroulant Charger le modèle.
Effectuez les changements nécessaires à l’email, puis cliquez sur Envoyer. Une copie du message est ajoutée au Chatter de l’enregistrement.
Après l’envoi du devis, le bouton intelligent Devis de l’opportunité originale est mis à jour avec un nouveau décompte. Ce devis et tous les autres devis sont accessibles via ce bouton intelligent en haut de l’opportunité dans l’application CRM.
Tous les devis attachés à l’opportunité qui sont confirmés et qui ont été convertis en commandes, seront déduits du nombre indiqué sur le bouton intelligent Devis. À la place, la valeur de la commande apparaît dans le bouton intelligent Commandes situé dans le même panneau de contrôle.
Marquer une opportunité gagnée ou perdue¶
Afin de maintenir le pipeline à jour et précis, les opportunités doivent être identifiées comme gagnées ou perdues une fois qu’un client a répondu à un devis.
Pour marquer une opportunité comme gagnée ou perdue, retournez à l’opportunité à l’aide du fil d’Ariane en haut à gauche du formulaire de devis. Ou allez à l’application et cliquez sur la bonne opportunité pour l’ouvrir.
Dans le coin supérieur gauche du formulaire, cliquez sur le bouton Gagné ou Perdu.
Si l’opportunité est marquée gagnée, une bannière verte Gagné est ajouté à l’enregistrement et l’opportunité est déplacée à l’étape Gagné.
Le fait de marquer une opportunité comme perdue, via le bouton Perdu, ouvre une fenêtre contextuelle Marquer comme perdu, dans laquelle vous pouvez saisir un Motif de perte.
Dans le menu déroulant Motif de perte, choisissez un motif de perte existant. Si aucun motif applicable n’est disponible, créez-en un nouveau en le saisissant dans le champ Motif de perte et cliquez sur Créer.
Astuce
La meilleure pratique constitue à essayer d’utiliser autant de valeurs de Motif de perte préconfigurées ou de limiter la création de nouvelles valeurs aux seuls pistes de l’équipe commerciale. L’utilisation de valeurs cohérentes pour ce paramètre facilitera l’analyse du pipeline et la rendre plus précise lors du filtrage du paramètre Motif de perte.
To set up new values for this field, navigate to , and click both New and Save for each new entry added to the list.
Vous pouvez ajouter des notes et des commentaires supplémentaires dans le champ Note de clôture.
Lorsque vous avez saisi toutes les informations souhaitées dans la fenêtre contextuelle Marquer comme perdu, cliquez sur Marquer comme perdu.
Lorsque vous cliquez sur Marquer comme perdu, la fenêtre contextuelle se ferme et Odoo retourne au formulaire de l’opportunité, où figure à présent une nouvelle bannière rouge Perdu dans le coin supérieur droit de l’opportunité.
Une fois qu’une opportunité est perdue comme perdue, elle n’est plus considérée comme active et est supprimée du pipeline.
Afin de visualiser une opportunité perdu du pipeline, cliquez sur l”icône de la flèche vers le bas à droite de la barre de recherche et sélectionnez soit Perdu ou Archivé dans le menu déroulant qui s’ouvre.
Important
Bien que les opportunités marquées comme perdues soient considérées comme Archivées, il faut savoir que pour qu’une opportunité soit incluse comme perdue dans le rapport, elle doit être spécifiquement marquée comme perdue et non comme archivée.