Kostnader¶

Odoo Expenses effektiviserar hanteringen av utlägg. När en anställd har skickat in sina utlägg i Odoo granskas utläggen av ledningen och redovisningsteamen. När utläggen har godkänts kan de behandlas och betalas ut till den anställde.

Ange kostnadskategorier¶

Det första steget för att spåra utgifter är att konfigurera de olika typerna av utgifter för företaget (hanteras som utgiftskategorier i Odoo). Varje kategori kan vara så specifik eller generell som behövs. Gå till Utgifter app ‣ Konfiguration ‣ Utgiftskategorier för att se de aktuella utgiftskategorierna i en standardlistvy.

För att skapa en ny kostnadskategori, klicka på New. Ett produktformulär visas, med beskrivningsfältet märkt Produktnamn.

Endast två fält krävs, Produktnamn och Måttenhet. Ange Product Name i fältet och välj Unit of Measure från rullgardinsmenyn (de flesta produkter kommer att vara inställda på Units).

Fältet Cost på produktformuläret fylls i med ett värde på 0.00 som standard. Om en viss kostnad alltid ska ersättas till ett visst pris anger du det beloppet i fältet Cost. I annat fall låter du Cost vara inställt på 0.00, så rapporterar de anställda den faktiska kostnaden när de skickar in en utläggsrapport.

Välj ett Utgiftskonto om du använder Odoo Accounting-appen. Det rekommenderas att kontrollera med redovisningsavdelningen för att fastställa rätt konto att referera till i detta fält eftersom det kommer att påverka rapporter.

Ange en skatt för varje produkt i fälten Vendor Taxes och Customer Taxes, om tillämpligt. Det anses vara god praxis att använda en skatt som är konfigurerad med Skatt inkluderad i pris. Skatter kommer att konfigureras automatiskt om detta är inställt.

Redovisa kostnader¶

Skapa en ny kostnad manuellt¶

För att registrera en ny utgift börjar du i huvudpanelen i appen Expenses, som visar standardvyn My Expenses. Denna vy kan också nås från Expenser app ‣ Mina utgifter ‣ Mina utgifter.

Klicka först på New och fyll sedan i de olika fälten i formuläret.

• Beskrivning: Ange en kort beskrivning av utlägget i fältet Description. Beskrivningen bör vara kort och informativ, t.ex. lunch med kund eller hotell för konferens.

• Kategori: Välj den utgiftskategori i rullgardinsmenyn som bäst motsvarar utgiften. Till exempel skulle en flygbiljett vara lämplig för en utgift Category med namnet Air Travel.

• Total: Ange det totala belopp som betalats för utgiften på ett av två sätt:

  1. Om utlägget gäller en enda artikel/utlägg och den valda kategorin gäller en enda artikel, ange kostnaden i fältet Total (fältet Kvantitet är dolt).

  2. Om utlägget gäller flera exemplar av samma artikel/utlägg med ett fast pris visas Enhetspris. Ange antal i fältet Kvantitet, så uppdateras totalkostnaden automatiskt med rätt totalsumma (Enhetspris x Kvantitet = totalsumman). Observera att ordet ”total” inte visas, den totala kostnaden visas helt enkelt under Quantity.

     Example

     När det gäller till exempel körsträcka fylls Unit Price i som kostnaden per mile. Ställ in Quantity till antalet körda mil och totalsumman beräknas.

• Inkluderade skatter: Om skatter har konfigurerats för kostnadskategorin visas skatteprocenten och skattebeloppet automatiskt när du anger antingen Total eller Kvantitet.

  Observera

  När en skatt konfigureras för en kostnadskategori kommer värdet Inkluderade skatter att uppdateras i realtid när Total eller Kvantitet uppdateras.

• Employee: Använd rullgardinsmenyn för att välja den anställde som detta utlägg gäller.

• Paid By: Klicka på alternativknappen för att ange vem som betalade utlägget och ska få ersättning. Om den anställde betalade för utlägget (och ska ersättas) väljer du Anställd (att ersätta). Om företaget betalade direkt istället (t.ex. om företagets kreditkort användes för att betala utlägget) välj Företag. Beroende på vilken kostnadskategori som valts kanske detta fält inte visas.

• Fakturans referens: Om det finns någon referenstext som ska inkluderas för utgiften, ange den i detta fält.

• Utgiftsdatum: Använd kalendermodulen för att ange det datum då utgiften uppstod. Använd pilarna < (vänster) och > (höger) för att navigera till rätt månad och klicka sedan på den specifika dagen för att ange urvalet.

• Konto: Välj det kostnadskonto som denna kostnad ska loggas på från rullgardinsmenyn.

• Kund att vidarefakturera: Om utgiften är något som ska betalas av en kund, välj SO och kund som ska faktureras för denna utgift från rullgardinsmenyn. Alla försäljningsorder i rullgardinsmenyn visar både SO och företaget som försäljningsordern är skriven för, men när utlägget har sparats försvinner kundnamnet och endast SO syns på utlägget.

  Example

  En kund vill ha ett möte på plats för en anpassad trädgård (design och installation) och går med på att betala för de kostnader som är förknippade med det (t.ex. resor, hotell, måltider etc.). Alla kostnader som är knutna till detta möte skulle anges i försäljningsordern för den anpassade trädgården (som också refererar till kunden) som Customer to Reinvoice.

• Objektfördelning: Välj det eller de konton som kostnaden ska bokföras mot från rullgardinsmenyn för antingen Projekt, Avdelningar, eller båda. Flera konton kan anges för varje kategori om det behövs. Justera procentandelen för varje objektkonto genom att skriva in procentvärdet bredvid kontot.

• Företag: Om flera företag har ställts in, välj det företag som denna utgift ska registreras för från rullgardinsmenyn. Det aktuella företaget kommer automatiskt att fylla i detta fält.

• Anteckningar…: Om det behövs några anteckningar för att förtydliga utgiften, ange dem i fältet för anteckningar.

Bifoga kvitto¶

När utlägget har skapats är nästa steg att bifoga ett kvitto. Klicka på knappen Attach Receipt och en filutforskare visas. Navigera till kvittot som ska bifogas och klicka på Öppna. Det nya kvittot registreras i chatten och antalet kvitton visas bredvid 📎 (gem)-ikonen under utläggsformuläret. Fler än ett kvitto kan bifogas till en enskild utgift, efter behov. Antalet kvitton som bifogas utlägget noteras på ikonen för gem.

Skapa nya utgifter från ett skannat kvitto¶

Istället för att manuellt mata in all information för ett utlägg kan utlägg skapas genom att skanna ett PDF-kvitto.

Klicka först på Scan i huvudvyn Expenses (denna vy kan också nås från Expenses app ‣ My Expenses ‣ My Expenses), och en filutforskare dyker upp. Navigera till kvittot som ska laddas upp, klicka på det för att markera det och klicka sedan på Öppna.

Kvittot skannas och en ny post skapas med dagens datum som Expense Date, och alla andra fält som kan fyllas i baserat på de skannade uppgifterna, t.ex. totalsumman. Klicka på den nya posten för att öppna det enskilda utläggsformuläret och gör de ändringar som behövs. Det skannade kvittot visas i chatten.

Skapa automatiskt nya utgifter från ett e-postmeddelande¶

Istället för att skapa varje utgift individuellt i appen Expenses kan utgifterna skapas automatiskt genom att skicka ett e-postmeddelande till ett e-postalias.

För att göra detta måste först ett e-postalias konfigureras. Gå till Utgifter app ‣ Konfiguration ‣ Inställningar. Se till att Inkommande e-postmeddelanden är aktiverat.

Ange sedan den e-postadress som ska användas i e-postfältet och klicka sedan på Spara. Nu när e-postadressen har angetts kan e-postmeddelanden skickas till det aliaset för att skapa nya utgifter utan att behöva finnas i Odoo-databasen.

Om du vill skicka in en utgift via e-post skapar du ett nytt e-postmeddelande och anger produktens interna referenskod (om sådan finns) och utgiftsbeloppet i e-postmeddelandets ämne. Bifoga sedan kvittot till e-postmeddelandet. Odoo skapar utlägget genom att ta informationen i e-postens ämne och kombinera den med kvittot.

För att kontrollera en utgiftskategoris interna referens, gå till Utgifter app ‣ Konfiguration ‣ Utgiftskategorier. Om en intern referens anges för utgiftskategorin, anges den i kolumnen Intern referens.

För att lägga till en intern referens på en kostnadskategori, klicka på kategorin för att öppna formuläret. Ange den interna referensen i fältet. Under fältet Intern referens visas följande mening: Använd denna referens som ett ämnesprefix när du skickar in via e-post.

Observera

Av säkerhetsskäl accepteras endast autentiserade e-postmeddelanden från anställda av Odoo när du skapar en kostnad från ett e-postmeddelande. För att bekräfta en autentiserad medarbetares e-postadress, gå till medarbetarkortet i appen Employees och hänvisa till Work Email

Skapa en utgiftsrapport¶

När utgifterna är redo att skickas in (t.ex. i slutet av en affärsresa eller en gång i månaden) måste en utgiftsrapport skapas. Gå till huvudpanelen i appen Expenses, som visar en standardvy My Expenses, eller gå till Expenses app ‣ My Expenses ‣ My Expenses.

Utgifterna är färgkodade efter status. Alla utlägg med status To Report (utlägg som fortfarande måste läggas till i en utläggsrapport) visas med blå text. Alla andra statusar (To Submit, Submitted, och Approved) visas texten i svart.

Välj först varje enskild utgift för rapporten genom att klicka i kryssrutan bredvid varje post, eller välj snabbt alla utgifter i listan genom att klicka i kryssrutan bredvid Expense Date.

Ett annat sätt att snabbt lägga till alla utgifter som inte finns på en utgiftsrapport är att klicka på Create Report utan att välja några utgifter, och Odoo kommer att välja alla utgifter med status To Submit som inte redan finns på en rapport.

När utgifterna har valts klickar du på knappen Create Report. Den nya rapporten visas med alla utgifter listade på fliken Utgifter. Om det finns ett kvitto kopplat till en enskild utgift visas en 📎 (gem)-ikon bredvid kolumnerna Kund att vidarefakturera och Analytisk distribution.

När rapporten skapas visas datumintervallet för utgifterna som standard i fältet Expense Report Summary. Vi rekommenderar att du redigerar det här fältet med en kort sammanfattning för varje rapport för att hålla ordning på utgifterna. Ange en kort beskrivning för utgiftsrapporten (t.ex. Klientresa NYC eller Reparationer för företagsbil) i fältet Utgiftsrapportsammanfattning. Välj sedan en Manager från rullgardinsmenyn för att tilldela en chef att granska rapporten. Om det behövs kan Journal ändras. Använd rullgardinsmenyn för att välja en annan Journal.

Om vissa utgifter inte finns med i rapporten trots att de borde, kan de fortfarande läggas till. Klicka på Lägg till en rad längst ned på fliken Utgifter. En popup visas med alla tillgängliga utgifter som kan läggas till i rapporten (med status To Submit). Markera kryssrutan bredvid varje utgift du vill lägga till och klicka sedan på Select. Posterna visas nu på den rapport som just skapades. Om du behöver lägga till ett nytt utlägg som inte visas i listan klickar du på New för att skapa ett nytt utlägg och lägga till det i rapporten.

Skicka en utgiftsrapport¶

När en utläggsrapport är klar är nästa steg att skicka rapporten till en chef för godkännande. Rapporter måste skickas in individuellt och kan inte skickas in i omgångar. Öppna den specifika rapporten från listan över utgiftsrapporter (om rapporten inte redan är öppen). För att se alla utläggsrapporter, gå till Utläggsapp ‣ Mina utlägg ‣ Mina rapporter.

Om listan är stor kan det vara bra att gruppera resultaten efter status eftersom endast rapporter som har status To Submit behöver skickas in, medan rapporter med status Approved eller Submitted inte behöver skickas in.

To Submit-kostnaderna är lätta att identifiera, inte bara på grund av To Submit-statusen, utan texten visas i blått, medan texten för de andra kostnaderna visas i svart.

Klicka på en rapport för att öppna den och klicka sedan på Submit To Manager. När du har skickat in en rapport är nästa steg att vänta på att chefen ska godkänna den.

Godkänna kostnader¶

I Odoo kan inte vem som helst godkänna utläggsrapporter - endast användare med nödvändiga rättigheter (eller behörigheter) kan göra det. Detta innebär att en användare måste ha minst Team Approver-rättigheter för appen Expenses. Anställda med nödvändiga rättigheter kan granska utläggsrapporter, godkänna eller avvisa dem och ge feedback tack vare det integrerade kommunikationsverktyget.

För att se vem som har rätt att godkänna, gå till huvudappen Inställningar och klicka på Hantera användare.

Klicka på en person för att se dennes kort, som visar fliken Access Rights i standardvyn. Bläddra ner till avsnittet Human Resources. Under Utgifter finns det fyra alternativ:

• Ingen (blank): Ett tomt fält innebär att användaren inte har rätt att visa eller godkänna utläggsrapporter, utan endast kan visa sina egna.

• Team-godkännare: Användaren kan endast visa och godkänna utläggsrapporter för sitt eget specifika team.

• Alla godkännare: Användaren kan visa och godkänna alla kostnadsrapporter.

• Administratör: Användaren kan visa och godkänna alla utläggsrapporter, samt komma åt rapporterings- och konfigurationsmenyerna i appen Utlägg.

Användare som kan godkänna utläggsrapporter (vanligtvis chefer) kan enkelt se alla utläggsrapporter som de har åtkomsträttigheter till. Gå till Expenses app ‣ Expense Reports, och en lista visas med alla utläggsrapporter som har status antingen To Submit, Submitted, Approved, Posted, eller Done. Utläggsrapporter med status Refused är dolda i standardvyn.

När du visar utläggsrapporter finns det en panel med filter som kan aktiveras eller inaktiveras på vänster sida. De tre kategorier som filter kan användas på är Status, Anställd och Företag. Om du bara vill visa utläggsrapporter med en viss status aktiverar du filtret för specifik status för att bara visa utläggsrapporter med den statusen. Avaktivera det specifika statusfiltret för att dölja rapporterna med den statusen. Om du vill visa kostnadsrapporter för en viss anställd och/eller ett visst företag, aktiverar du filtret specifikt anställdas namn och/eller företagsfiltret i avsnitten Employee och Company.

Rapporter kan godkännas på två sätt (individuellt eller flera på en gång) och vägras endast på ett sätt. För att godkänna flera utläggsrapporter samtidigt, stanna kvar i listvyn. Välj först de rapporter som ska godkännas genom att klicka i kryssrutan bredvid varje rapport, eller klicka i rutan bredvid Employee för att välja alla rapporter i listan.

Klicka sedan på knappen Godkänn rapport.

För att godkänna en enskild rapport, klicka på rapporten för att komma till en detaljerad vy av den rapporten. I denna vy visas flera alternativ: Godkänn, Rapport på nästa lönebesked, Avvisa, eller Återställ till utkast. Klicka på Approve för att godkänna rapporten.

Om du klickar på Refuse visas ett popup-fönster. Ange en kort förklaring till avslaget i fältet Reason to Refuse Expense och klicka sedan på Refuse.

Teamchefer kan enkelt visa alla utläggsrapporter för sina teammedlemmar. I vyn Expense Reports klickar du på rullgardinsmenyn till höger om sökrutan och sedan på My Team i avsnittet Filters. Detta visar alla rapporter för chefens team.

Tips

Om mer information behövs, t.ex. om ett kvitto saknas, är det enkelt att kommunicera med chattern. I en enskild rapport klickar du bara på Sänd meddelande för att öppna textrutan för meddelande. Skriv in ett meddelande, tagga rätt person (om det behövs) och skicka det till chattaren genom att klicka på Send. Meddelandet publiceras i chatten, och den taggade personen kommer att meddelas via e-post om meddelandet, liksom alla följare.

De enda personer som kan taggas i ett meddelande är följare. För att se vem som är en följare, klicka på 👤 (person) ikonen för att visa följarna av kostnaden.

Post kostnader i bokföringen¶

När en utläggsrapport har godkänts är nästa steg att bokföra rapporten i bokföringsjournalen. För att visa alla utgiftsrapporter, gå till App Utgifter ‣ Utgiftsrapporter. Om du bara vill se de utgiftsrapporter som har godkänts och behöver bokföras justerar du filtren på vänster sida så att bara statusen Godkänd är aktiverad.

Precis som godkännanden kan utläggsrapporter bokföras på två sätt (individuellt eller flera på en gång). För att bokföra flera utgiftsrapporter samtidigt, stanna kvar i listvyn. Välj först de rapporter som ska bokföras genom att klicka i kryssrutan bredvid varje rapport, eller klicka i rutan bredvid Employee för att välja alla rapporter i listan. Klicka sedan på Post Entries.

För att posta en enskild rapport, klicka på en rapport för att gå till den detaljerade vyn för den rapporten. I denna vy visas flera alternativ: Post Journal Entries, Report In Next Payslip, Refuse, eller Reset to Draft. Klicka på Post Journal Entries för att posta rapporten.

Om du klickar på Refuse visas ett popup-fönster. Ange en kort förklaring till avslaget i fältet Reason to Refuse Expense och klicka sedan på Refuse. Avvisade rapporter kan visas genom att gå till Utgifter app ‣ Utläggsrapporter och sedan justera filtren till vänster så att endast Refused är markerat. Detta kommer endast att visa de avvisade utläggsrapporterna.

Ersättning till anställda¶

När en utläggsrapport har bokförts i en bokföringsjournal är nästa steg att ersätta den anställde. För att se alla utläggsrapporter som ska betalas, gå till App Utlägg ‣ Utläggsrapporter ‣ Rapporter som ska betalas.

Precis som godkännanden och bokföring kan utläggsrapporter betalas på två sätt (individuellt eller flera på en gång). För att betala flera utläggsrapporter samtidigt, stanna kvar i listvyn. Välj först de rapporter som ska betalas genom att klicka i kryssrutan bredvid varje rapport, eller klicka i rutan bredvid Employee för att välja alla rapporter i listan. Klicka sedan på Registrera betalning.

För att betala en enskild rapport, klicka på en rapport för att gå till en detaljerad vy av den rapporten. Klicka på Registrera betalning för att betala den anställde.

En Registrera betalning pop-up visas och Journal, Betalningsmetod och Betalningsdatum kan modifieras vid behov. När alla val är korrekta klickar du på Create Payment för att skicka betalningen till den anställde.

För att betala en enskild rapport, klicka på en rapport i listvyn för att gå till en detaljerad vy av den rapporten. Klicka på Registrera betalning för att betala den anställde. En Registrera betalning popup visas, men när du betalar en enskild utläggsrapport istället för flera på en gång visas fler alternativ i popupen. Förutom fälten Journal, Payment Method och Payment Date visas även fälten Recipient Bank Account, Amount och Memo. Välj den anställdes bankkonto i rullgardinsmenyn för att sätta in betalningen direkt på dennes konto. När alla andra val är korrekta klickar du på Create Payment för att skicka betalningen till den anställde.

Återfakturera kostnader till kunder¶

Om kostnader spåras på kundprojekt kan kostnader automatiskt debiteras tillbaka till kunden. Detta görs genom att skapa en utgift, hänvisa till den SO som utgiften ska läggas till och sedan skapa utgiftsrapporten. Därefter godkänner cheferna utgiftsrapporten och ekonomiavdelningen bokför journalposterna. Slutligen, när kostnadsrapporten har bokförts i en journal, visas kostnaden/kostnaderna på den SO som refererades till. Försäljningsordern kan sedan faktureras, vilket innebär att kunden faktureras för utlägget.

Inställning¶

Ange först faktureringspolicyn för varje utgiftskategori. Gå till Expenses app ‣ Configuration ‣ Expense Categories. Klicka på utgiftskategorin för att öppna formuläret för utgiftskategorin. Under avsnittet Fakturering klickar du på alternativknappen bredvid det önskade valet för Återfakturering av utlägg. Alternativen är None, At cost och Sales price.

Återfakturering av kostnader:

• None: Kostnadskategorin kommer inte att vidarefaktureras.

• Till kostnad: Utgiftskategorin fakturerar utgifterna till deras verkliga kostnad.

• Till försäljningspris: Utgiftskategorin fakturerar det pris som anges på försäljningsordern.

Skapa en kostnad¶

När du skapar ett nytt utlägg måste du först ange rätt information för att kunna vidarefakturera en kund. Välj den försäljningsorder som utgiften ska visas på i avsnittet Kund att vidarefakturera från rullgardinsmenyn. Välj sedan det Analyskonto som utgiften ska bokföras på. När utlägget/utläggen har skapats måste utläggsrapporten skapas och sändas som vanligt.

Validera och bokför kostnader¶

Endast anställda med behörighet (vanligtvis chefer eller arbetsledare) kan godkänna utlägg. Innan du godkänner en utläggsrapport, se till att Objektfördelning är inställd på varje utgiftsrad i en rapport. Om en Objektfördelning saknas, tilldela rätt konto(n) från rullgardinsmenyn och klicka sedan på Godkänn eller Avvisa.

Redovisningsavdelningen är vanligtvis ansvarig för bokföring av journalposter. När en utläggsrapport har godkänts kan den bokföras. SO uppdateras endast efter att journalposterna har bokförts. När journalposterna har bokförts visas utgifterna nu på den refererade SO.

Fakturera kostnader¶

När SO har uppdaterats är det dags att fakturera kunden. När kostnadsrapporten har godkänts och journalposterna har bokförts klickar du på smartknappen Säljorder för att öppna SO. De utlägg som ska vidarefaktureras finns nu på SO.

Kostnaderna listas på fliken SO Orderrader.

Klicka sedan på Create Invoice och välj om fakturan ska vara en Regular invoice, en Down payment (percentage) eller en Down payment (fixed amount) genom att klicka på radioknappen bredvid den. Klicka sedan på Create Invoice. Kunden har nu fakturerats för utgifterna.