Science">
Manual - 0620 - Controlo
Manual - 0620 - Controlo
Manual - 0620 - Controlo
1
O controlo de gestão é um conjunto de instrumentos que motivem os
responsáveis descentralizados a atingirem os objectivos estratégicos da
empresa, privilegiando a acção e a tomada de decisão em tempo útil e
favorecendo a delegação de autoridade e responsabilização.
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
1º Princípio
2º Princípio
3º Princípio
2
O controlo de gestão organiza a convergência de interesses entre cada divisão
ou sector e a empresa no seu todo.
4º Princípio
5º Princípio
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
6º Princípio
7º Princípio
8º Princípio
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Da mesma forma, resultados brilhantes para além dos objectivos fixados e gerados
pela qualidade excepcional da gestão merecem mais do que boas palavras ou elogios
verbais. Em ambos os casos, a realização dos objectivos deve ser colocada em paralelo
com um sistema de sanção - recompensa. Se tal sistema falhar, o controlo de gestão
consistirá num ritual administrativo vazio de sentido e sem efeito sobre os resultados
da empresa.
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Esse processo de controlo de gestão situa-se ao longo do eixo do tempo, com dois
passos iniciais, dois passos intermédios e um passo final.
Nos passos iniciais os gestores fixam os objectivos quantificados a realizar até ao fim
do período. Com vista a facilitar o acompanhamento posterior, tais objectivos deverão
ser fraccionados em valores intermédios, mensais ou trimestrais. Para atingir esses
objectivos, os gestores elaboram planos de acção, escolhendo os meios materiais,
humanos, financeiros, comerciais, etc., que consideram mais adequados e compatíveis
com os constrangimentos de recursos. A quantificação e a programação no tempo dos
7
planos de acção e dos resultados prováveis levam às previsões mensais ou trimestrais.
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Na fase final, a avaliação dos desempenhos do período em cada sector, baseada nas
realizações comparadas com os objectivos, permite aos gestores chegar a duas
conclusões:
Ninguém pode fazê-lo melhor do que ele: é suposto que o gestor tenha um excelente
conhecimento do seu sector. Por isso ele é muito mais capaz de avaliar os efeitos das
decisões tomadas e definir novas decisões de progresso, do que um controlador de
gestão que apenas percebe a actividade do sector à distância através de relatórios e
sem competência particular sobre a essência dos problemas tratados.
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
A Estratégia e o Controlo
Esta tipologia tem, no entanto, pouca utilidade para a gestão considerando que todos
os responsáveis na empresa têm de planear e controlar. As caracteristicas do
planeamento e do controlo de cada uma das pessoas dentro da organização é que
diferem. Além disso, a distinção entre planear e controlar é, em muitos casos, difícil.
9
O planeamento que o vendedor faz à noite em sua casa das visitas a efectuar aos
clientes no dia seguinte, ou o director de marketing que prepara o lançamento de uma
campanha publicitária, ou ainda, o director-geral que planeia a aquisição de uma
empresa concorrente, são actividades bastante diferentes e com diferentes impactos
na organização.
Temos:
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
A Estratégia e o Controlo
10
O Planeamento estratégico
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Pode no entanto afirmar-se que não existem quaisquer métodos científicos que
permitam identificar a estratégia mais adequada. Ideias para novas estratégias podem
vir de qualquer pessoa dentro ou fora da empresa. Qualquer pessoa pode, em
determinado momento, ter uma ideia brilhante. Não há manual algum que possa dizer
quando e como é que o planeamento estratégico é feito. Podem existir alguns
procedimentos que ajudem a reunir e sistematizar essas ideias, analisando a coerência
global, mas nada garante que venham a ser retidas as melhores ideias.
Estão disponíveis várias técnicas normalmente incorporadas nis “expert systems” que
podem ser utilizadas na análise e avaliação das estratégias como sejam as análises
custo/beneficio, estudos de mercado, métodos de previsão, método dos cenários,
teoria dos jogos, análise de criação do valor e muitas mais, mas também elas não são
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
garantia suficiente de que a estratégia seleccionada seja a óptima, ou pelo menos uma
boa estratégia.
a) Até que nível se deve descentralizar a participação – há que ter em conta que
as necessidades de mudança e o nível de resistência à mudança por parte dos
gestores de linha e os quadros intermédios;
b) O planeamento estratégico pode ser mais formal ou mais informal – para a
coordenação de todo este processo dever-se-á reflectir sobre a necessidade de
tornar o planeamento formal. No fim de um processo formal de planeamento,
a empresa dispõe de um ou vários documentos escritos que constituem o
plano. No processo informal tende-se a fazer acordos e estabelecer linhas de
acção, sem que fique necessariamente escrito.
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
14
O planeamento estratégico e o controlo de gestão são instrumentos complementares,
sendo por isso mesmo distintos.
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Uma reflexão estratégica é indispensável para que o controlo de gestão possa ser
plenamente eficaz.
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
16
Condições de eficácia do planeamento estratégico
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
O Planeamento Operacional
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Uma vez consolidados e analisados, pelo controlador de gestão, os planos passam à fse
de discussão. Esta discussão deve envolver unicamente a hierarquia. O controlador de
gestão é observador e pode participar com um ou outro comentário que considere
19
oportuno, mas a aprovação e o acordo é feito entre a Direcção Geral e o Director da
Divisão, ou ainda entre o Director de Divisão e um seu subordinado e assim
sucessivamente na cadeia hierárquica.
Uma vez o plano aprovado será apresentado em reunião entre a Direcção Geral e
todos os principais responsáveis de gestão. Este pode finalmente dar origem a uma
publicação e a uma difusão mais ou menos alargada, conforme o interesse da Direcção
Geral. Se por um lado uma difusão alargada permite a todos os responsáveis situar
melhor a sua actuação, corre-se o risco de divulgar informações confidenciais, para o
exterior. De qualquer forma é importante arranjar um método que permita aos
responsáveis fundamentar as suas decisões diárias numa visão coerente e homogénea
do que será o futuro.
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Claro qu estas duas formas de planeamento não são mutuamente exclusivas, sendo
possível uma situação de compromisso entre os dois extremos. A empresa deve
escolher o modelo que melhor se lhe adapte em função da estabilidade do seu
ambiente, da sua estrutura, da sua experiência e maturidade no domínio de
planeamento.
Os operacionais, tal como o controlador de gestão, não devem perder de vista o que é
um orçamento, quais são os seus objectivos e quais as formas de o elaborar.
Conceito de Orçamento
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Sabendo o que pretende atingir e quando deve atingir um certo objectivo, o gestor
está em condições de começar a trabalhar com seriedade os planos de acção, os quais
identificarão as decisões sobre as actividades a executar no ano seguinte. Finalmente,
a quantificação financeira destes planos conduzem ao respectivo orçamento. Como se
pode observar, há uma ligação muito forte entre planeamento e orçamento, sendo
afinal o orçamento uma ferramenta de implementação da estratégia. Daí que o termo
plano anual, seja hoje muito utilizado alternativamente ao termo orçamento.
22
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
função dos meios postos à disposição e os objectivos fixados a partir daquilo que é
possível fazer com esses recursos.
23
Objectivos
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Os objectivos a atingir no ano são múltiplos e diversificados. Como alguns podem ser
contraditórios entre si, para assegurar a sua consistência é necessário que os mesmos
sejam hierarquizados (há uns objectivos mais importantes que outros) e quantificados
de forma coerente. Essa quantificação deve ter em conta que os objectivos devem ser
motivantes. Não devem ser demasiado faceis de forma a obrigar um certo esforço para
os alcançar, mas também não devem ser inacessiveis, pois isso desencorajaria o gestor
de procurar atingi-los. O ideal é que sejam exigentes mas alcançáveis, por forma a que
não se apresentem como frustações. É uma questão de bom senso, cabendo à
Direcção Geral avaliar o que pode pedir aos seus colaboradores.
Planos de acção
Um plano de acção é o resultado das decisões que se tomam sobre as actividades que
se executarão durante o ano seguinte. Estas decisões têm implicações sobre os meios
24
a utilizar para atingir os objectivos. Os planos de acção são pois a base de afectação
dos recursos.
Cada gestor encontra várias formas possíveis de alcançar os seus objectivos. Por
exemplo para atingir o crescimento de vendas o Director de Marketing pode
interrogar-se sobre um maior esforço publicitário ou um alargamento da actividade de
prospecção. A opção por uma destas acções para além dos seus aspectos qualitativos,
deve basear-se numa avaliação económica. É claro que as previsões serão mais ou
menos exactas, mas o interesse destas não é prever com exactidão o resultado final,
mas sim calcular com realismo os custos e os resultados de cada acção para que se
escolham as mais eficazes. Quando o plano estiver mais ou menos elaborado é possível
perceber se o objectivo é alcançável. Se o for, o responsável opercaional
compremeter-se-á em atingi-lo.
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Claro que na prática o processo não é tão linear e sequencial como o descrevi, sendo
indispensável diversas interacções para se encontrar o equilíbrio satisfatório entre
planos de acção e objectivos.
Orçamento
Os orçamentos não são, por isso, simples previsões. Correspondem a uma atitude
voluntariosa do gestor. Enquanto que a previsão resulta da utilização de uma ou mais
técnicas para estimar com mais ou menos rigor uma variável ou situação, o orçamento
é um compromisso sobre o que o gestor pensa conseguir fazer, tendo em conta as
previsões.
25
O orçamento não é, como temos visto nalgumas empresas, a recondução dos números
do ano anterior com um certo ajustamento para ter em conta a inflação. Os
orçamentos traduzem, de facto, compromissos por parte dos responsáveis
operacionais em atingir os seus objectivos, os quais deverão estar claramente
expressos nos respectivos planos de acção.
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Instrumento de descentralização
Os planos de longo prazo assentam em realizações anuais. É, por isso, importante que
a Direcção Geral se assegure da coerência dos planos de acção de curto prazo com as
opções estratégicas que tomou. A análise do realismo dos planos de acção
apresentados e a avaliação destes para alcançar os resultados desejados são uma
parte importante do processo de implementação da estratégia. Desta forma, a
Direcção Geral assegura a descentralização da empresa de forma coerente com o
longo prazo. A delegação só é concebível se for utilizada no sentido dos interesses da
empresa. Ou seja, os responsáveis que assumem essa autoridade devem tomar
decisões que ajudem à realização dos objectivos da empresa. Os orçamentos e os seus
inseparáveis elementos – objectivos e planos de acção- constituem um instrumento de 26
descentralização coerente com a implementação da estratégia.
Os objectivos acordados entre os dois níveis hierárquicos devem ser consistentes com
a autoridade delegada. Um dos motivos da descentralização é libertar da execução e
controlo diário o nível hierárquico que delega a sua autoridade. Dessa forma, também
será necessário que o gestor que delega e o que recebe autoridade concordem sobre
o plano de acção, pois quem delega a autoridade continua a assumir a
responsabilidade.
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Instrumentos de planeamento
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
28
Para que, neste caso, o sistema esteja compatível com o ambiente empresarial, os
planos operacionais são refeitos todos os anos e o processo orçamental só arranca
após a sua aprovação. Assim, os gestores devem apresentar justificações sólidas se o
orçamento anual for diferente do primeiro ano do plano operacional.
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Instrumento de motivação
Os orçamentos não são apenas simples instrumentos técnicos. Eles têm influência
sobre o comportamento dos gestores. O sistema orçamental pode ter um duplo papel
– influenciar a motivação do gestor para realizar melhores resultados e estimular a
satisfação pelo trabalho. A descentralização e o planeamento só funcionarão se os
gestores estiverem motivados para atingirem os seus objectivos e se forem criativos
para elaborarem bons planos. Há dois elementos do sistema orçamental em que
assenta a motivação do gestor e que, por isso, o controlador de gestão deve ter em
consideração:
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
a) A idade e geração dos gestores. Os mais jovens tendem a ser mais motivados
para a gestão orçamental;
b) Personalidade. Gestores autoritários não têm motivação para gerir com
participação;
c) A complexidade do processo de produção, a intensidade capitalística e a
tecnoologia têm influência sobre a motivação para participar no processo de
gestão orçamental.
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Sequência Orçamental
As diferentes funções da empresa são por natureza interdependentes sendo, por isso,
necessário durante o processo orçamental, um importante trabalho de coordenação,
por forma a obter um conjunto eficaz de planos de acção.
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
32
Controlo Orçamental
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
A análise de desvios não deve ser entendida como um meio de sanção dos gestores,
mas sim como forma de ajuda à sua tomada de decisão e à condução da empresa no
sentido dos objectivos e da sua estratégia.
33
a) Obriga o gestor a estabelecer objectivos atingíveis e a escolher planos de acção
exequíveis, o que envolve diagnósticos mais aprofundados sobre as
oportunidades e ameaças, os pontos fortes e fracos, isto é, a conhecer melhor
o meio em que se move a sua empresa, o seu departamento, a sua divisão,etc.;
b) Obriga o gestor a um acompanhamento da sua actividade, comparando
permanente ou periodicamente as realizações com as suas previsões. Tal facto,
permitirá diagnosticar em que medida as previsões foram optimistas ou as
relaizações estão aquém das expectativas e porquê.
c) Obriga o gestor a conhecer acções correctivas, isto é, a recorrer a planos
contingenciais com novas ideias, novos métodos e recursos alternativos.
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
que o controlo de gestão atinja a sua finalidade deve ser utilizado de uma forma
correcta, racional e limitada. Torna-se, por isso, necessário que o processo de controlo
orçamental consiga identificar correctamente os factores motivadores dos desvios
ocorridos, por forma a evitar a imputação de responsabilidades a quem não as tem, ou
que não sejam atribuídas acções correctivas a quem não dispõe de meios para as levar
a bom termo.
34
Um controlo activo pressupõe a existência de previsões e orçamentos, entendidas
como instrumentos de avaliação e de preparação do futuro. Aliás no próprio título
controlo orçamental está subjacente a existência de um orçamento como instrumento
de fixação dos objectivos e dos meios de acção a curto prazo.
Assim, é importante para o controlo orçamental não apenas a avaliação do que vai ou
irá acontecer (prognóstico), mas também dos resultados que se irão realizar
(objectivos), da forma e quais os meios com que serão realizados (programas).
Prognóstico
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Por último, existem elementos com maior grau de incerteza cuja estimativa se pode
basear nas estatisticas da empresa, na experiência do gestor do centro de
responsabilidade e na intuição dos efeitos das medidas de gestão sobre esses itens.
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
A rapidez do controlo deve ser normalmente preferida à exactidão dos valores obtidos.
O conhecimento permanente dos atrasos ou avanços relativamente ao programa
expresso em horas-homem ou horas-máquina ou número de produtos, etc., pode ser
muito mais relevante do que a sua expressão financeira através de um custo. Este
poderá ser conhecido periodicamente, conduzindo ao diagnóstico das suas causas e
dos efeitos no volume de produção.
A equidade do controlo exige que cada gestor seja responsável pelos resultados
obtidos somente na medida em que os possa influenciar directamente. O gestor de um 38
produto deve ser responsabilizado pelo desvio no volume de vendas desse produto,
mas deverá se excluído o efeito provocado pelo efeito da procura (mercado) ou pelo
factor preço se ele não tiver poder de decisão sobre a negociação ou fixação dos
preços de venda. Da mesma forma, um responsável de produção não pode responder
pelo desvio global no consumo de matérias se tal foi provocado por um aumento de
produção em consequência de uma encomenda adicional de um cliente, ou por um
agravamento nos preços de compra, cuja negociação é da responsabilidade do
departamento de aprovisionamento s, ou ainda pela alteração de consumos em
consequência de desvios no mix de vendas que provocou aumentos de produção com
maiores taxas de incorporação de matérias.
Um bom sistema de controlo orçamental deve isolar o montante dos desvios por cada
uma das suas causas, incluir uma reprevisão anual e explicar as razões dos desvios.
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
É necessário identificar quais as causas ou factores que estão na origem dos desvios e
qual a sua relevância, não apenas como elemento explicativo, mas sobretudo de
orientação para a acção e responsabilização dos gestores.
A Reprevisão anual
impacto das variações no resultado final. Muitas vezes existe, desvios fictícios que têm
a ver com erros e omissões ou com atrasos e avanços relativamente aos factos
previstos. O desvio favorável nos custos com o pessoal verificado no mês de Fevereiro
pode dever-se ao facto de ter havido um atraso na revisão salarial, pelo que os
aumentos serão processados apenas a partir do mês seguinte, mas com efeitos
retroactivos. Os desvios fictícios tendem apenas a corrigir-se noutros períodos, pelo
que serão compensados com desvios de sinal contrário.
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
O gestor deve saber o impacto dos desvios no seu programa anual para planear
alternativas ou refazer os seus objectivos.
Muitos gestores não gostam de admitir que os desvios tenham resultado de erros
cometidos por si, pelo que será de esperar algum subjectivismo nessas explicações e
considerá-las com algumas reservas. A integridade do processo orçamental depende
muito da imparcialidade da análise. Por isso, em algumas empresas, para evitar a
ambiguidade ou tendência, atribui-se à função controlo de gestão ou ao superior
hierárquico do gestor em causa, a responsabilidade sobre a exactidão dessas análises.
40
O importante das análises é conduzirem a acções correctivas por forma a ultrapassar
os desvios desfavoráveis que possam existir, quer porque se alteraram ou deixaram de
existir os pressupostos em que assentou a previsão levando ao ajustamento das
previsões, quer porque a actuação dos gestores e da sua equipa de colaboradores não
terá sido a mais adequada, pelo que deverá ser reequacionada.
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
1) Identidade entre previsão e controlo: tudo o que foi objecto de uma previsão deve
ser objecto de controlo. Comparar as realizações com as previsões significa
responder a questões, tais como:
3) Acção:a detecção de desvios requer medidas correctivas, ou seja, para cada mal
deve haver um remédio. Assim, o controlo orçamental deverá procurar os
“remédios” para as “doenças” diagnosticadas, o que envolve o perfeito
conhecimento do “paciente”, bem como do tempo necessário para que a “cura” se
verifique. Constitui, então, uma forma de manter o “paciente com saúde”, ou seja,
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
42
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
43
1. Porquê?
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
2. Onde?
3. Quem?
Claro que a decomposição dos desvios por causa, segmento, responsável, etc., origina
44
um tratamento cuidadoso e muito detalhado da informação. Sendo assim, tal
decomposição poderá não ser efectuada em todo e qualquer desvio, podendo limitar-
se apenas àqueles que se paresentam mais relevantes quer pela natureza do elemento
orçamental envolvido, quer pelo seu montante.
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Desvio de Volume
Por exemplo se uma empresa prevê vender 300 unidades do produto A e 700 unidades
do produto B, teremos: volume standard 1 000 unidades; mix standard: 30% para o
produto A e 70% do produto B.
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Como se pode verificar, a diferença entre os dois orçamentos resulta apenas do factor
volume, porquanto os restantes se mantêm nos valores orçamentados inicialmente.
46
Exemplo:
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
O volume representa, no caso da venda, a sua quantidade global quer no todo, quer
por família de produtos, regiões, etc.. No exemplo apresentado o volume “standard” é
de 50 e o real de 60 unidades.
O mix representa a composição interna das vendas, por produto ou qualquer outro
segmento. No exemplo em causa o mix standard e o mix real são iguais, porque o peso
das vendas de cada produto no total, é igual no orçamento e no real.
A eficiência ou produtividade tem a ver com o grau de utilização dos factores ou dos
recursos. Sendo mais aplicável no diagnóstico dos desvios dos factores produtivos,
nada nos impede de identificar taxas de eficiência nas vendas, a qual poderá estar
relacionada com desperdícios, descontos, bónus, número de contratos ou de
encomendas, etc. No exemplo ignoramos o factor eficiência, pelo que lhe atribuímos o
valor 1.
Do exposto será fácil concluir que a única causa do desvio favorável de 1 300 milhares de euros
é o volume:
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
O desvio de quota é determinado pela diferença entre o valor das vendas reais e o
valor que resulta do produto entre a quota de mercado prevista e o volume real da
indústria. O desvio de volume global da indústria determina-se pelo produto da quota
de mercado previsto sobre a diferença entre o valor real e o valor estimado de vendas 48
da indústria.
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
49
3. Diferença (1-2) 50 0
4. Quota prevista 20% 15%
5. Desvio (3*4) 10 0
6. Preço orçamentado 100 150
7. Desvio em valor (mil euros) 1 000 0 1 000
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Uma outra razão para identificar os desvios de volume tem a ver com a necessidade de
clarificar as responsabilidades dos gestores. A título de exemplo, considere-se que um
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Tal atribuição não seria justa porque o desvio verificado foi resultante do acréscimo no
volume de vendas.
V.Ms Es Ps Valor
51
Orçamento Inicial 300 3 5 45 000m€
Orçamento Flexível 1 360 3 5 54 000m€
Desvio de Volume 9 000m€
Logo, a responsabilidade deste desvio não seria de atribuir ao centro de produção, mas
sim ao departamento comercial que ultrapassou as metas de vendas e assim este
acréscimo de custo deveria aparecer no mapa de controlo do director comercial a
deduzir ao desvio favorável nas vendas. Outros exemplos poderiam ser apresentados
para justificar a necessidade e interesse em conhecer o desvio de volume.
Desvio de Mix
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Considere-se uma empresa que produz e vende o produto B e que estimou as seguintes
vendas para Janeiro(valores em euros):
Canal de ORÇAMENTO
Distribuição
Quantidade Preço Unitário Valor
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Durante o referido mês de Janeiro as vendas reais foram as seguintes (valores em euros):
Canal de REALIZAÇÕES
Distribuição
Quantidade Preço Unitário Valor
Grandes superficies 800 200 160 000
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Desvio de eficiência
Para isolar o efeito eficiência basta construir mais um orçamento flexível, na sequência
dos anteriores.
Como exemplo considere-se que uma certa empresa fabrica e vende dois produtos,
para os quais utiliza mão de obra especializada. No orçamento do custo de mao de
obra do mês de Março constavam os seguintes elementos:
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Efectuando-se uma análise do desvio global, o relatório iria apresentar um desvio nulo
no custo de mão de obra, o que poderia deixar transparecer que as coisas decorreram
de acordo com o planeado. A decomposição dos desvios que não é bem assim.
Desvio de Volume (desvio no custo de mão de obra provocada pelo factor “volume de
produção”)
O facto de se terem produzido 950 unidades em vez das 900 inicialmente previstas,
teria provocado um agravamento de mão de obra (desvio desfavorável) de 5 552
euros.
Desvio de Mix (desvio no custo da mão de obra provocado pela alteração na composição dos
produtos fabricados)
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Este exemplo muito simples, elucida dos erros que poderão ser cometidos, quando os
desvios são analisados apenas na sua globalidade, isto é, apenas pelo montante do
desvio global, sem qualquer preocupação em proceder à sua decomposição pelas
possíveis causas, na medida em que a cada uma das causas poderão estar associadas
diferentes responsabilidades de gestão na empresa.
Contudo, para que este instrumento de gestão responda aos citados objectivos, torna-
se necessário alertar para o seu uso, porquanto é portador de um conjunto de
limitações que devem estar presentes na formulação dos juízos de valor.
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Uma segunda limitação tem a ver com a grande dependência dos sistemas de
informação de índole contabilística e, em particular, da contabilidade analítica. Esta
dependência poderá reflectir-se negativamente no controlo de gestão, porquanto:
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
FASE 1
Também aparece nesta primeira fase o instrumento “tableau de bord”, mas na forma
de um único documento: o “tableau de bord” global da empresa e de carácter
financeiro, uma vez que se sustenta nos dados da contabilidade geral.
Fase 2
62
A fase 2 aparece como uma evolução natural da fase precedente, na qual se constatam
os resultados periódicos significativos mais globais. Se os mesmos reflectem valores
preocupantes, terão de ser analisados com maior particularidade para localizar as
origens do problema, o que constitui precisamente o âmbito da contabilidade
analítica. Dizer que na fase 2 são definidos centros de responsabilidade seria um
exagero. Não há nesta fase investimentos. Mas a contabilidade analitica implica
forçosamente uma organização em centros de custos que será o embrião dos futuros
centros de responsabilidade. Naturalmente, há tentativas de medir especificamente os
resultados de cada centro de custo. Por isso o instrumento “tableaux de bord” se
desmultiplica, ainda que não seja um “modelo” de selecção de indicadores úteis e
adequados, na medida em que relata fundamentalmente dados contabilisticos, logo
financeiros.
Verifica-se que nestas duas fases, não é utilizado nenhum instrumento previsional. Em
ambos os casos, a perspectiva do controlo de gestão é o passado, determinando os
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Fase 3
Os “tableaux de bord” permanencem nesta fase, mas são agora complementados por
elementos previsionais dos orçamentos e passam então do estádio de instrumento
informativo ao de sinal de alerta, por recorrência aos desvios orçamentais, embora
mantenham o mesmo cariz financeiro.
Fase 4
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Esta fase 4 fecha a etapa do controlo de gestão prsopectivo face a uma necessidade:
existe um longo percurso a fazer entre o plano estratégico que descreve a situação
desejada para o longo prazo (empresa rendível, léder do mercado, reconhecida pela
comunidade, etc.) e a realidade do amanhã descrita pelos orçamentos. Para tornar o
sonho possível, falta um instrumento, o plano operacional.
Fase 5
Fase 6
Nas fases anteriores não existe normalmente coerência na calendarização dos planos e
orçamentos. É claro que não é conveniente decidir o orçamento em primeiro lugar e
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Fase 7 65
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Indice
A estratégia e o controlo 9
67
O planeamento estratégico 10
O planeamento operacional 17
Sequência Orçamental 30
Controlo orçamental 32
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0
Curso: Técnicas de Apoio à Gestão
Módulo: Controlo de Gestão
Bibliografia
- www.forma-te.com.
- www.iseg.com.pt
68
Tríade – C.E.D.E.F., L.da Telf. 251 640 610 Fax: 251 640 616 email:
geral@triade.com.pt
Mod. 015.0