Metodologia de Gerenciamento de Projetos

Carlos Magno da S. Xavier (Mestre)

Resumo - Este artigo pretende conceituar e exemplificar o que vem a ser uma Metodologia de Gerenciamento de Projetos. Palavras-chave: Gerenciamento de Projetos, Metodologia, Methodware. Segundo KERZNER (2001), o alcance da excelncia em gerenciamento de projetos no possvel sem um processo repetitivo que possa ser utilizado em cada projeto. Esse processo repetitivo a metodologia de gerenciamento de projetos. Para CHARVAT (2003), uma metodologia um conjunto de orientaes e princpios que podem ser adaptados e aplicados em uma situao especfica. Em ambiente de projetos essa orientao uma lista de coisas a fazer. Uma metodologia pode tambm ter uma abordagem especfica, modelos, formulrios e tambm check lists, usados durante o ciclo de vida do projeto". Desta forma, uma metodologia de gerenciamento de projetos um conjunto de processos, mtodos e ferramentas para o alcance dos objetivos do projeto. Ela deve prover um roteiro (roadmap) para o gerenciamento do projeto. Equipes que no compartilham uma metodologia tendem a ser ineficientes. Algumas vezes vemos algum dizer ou escrever que usa a Metodologia do PMI ou a Metodologia do Guia PMBOK. Na realidade, o PMI ou at mesmo o Guia PMBOK no apresentam uma metodologia. O Guia aborda somente o que necessrio para o gerenciamento de projetos, sem entrar no mrito de como esses processos deveriam ser realizados e em que sequncia. Por isso enquadramos, anteriormente neste captulo, o Guia como um padro. No existe uma metodologia que possa ser utilizada em qualquer empresa ou projeto. Essa percepo fica clara quando analisamos um dos resultados do Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos, realizado em 2010 no Brasil, que indicou que 49% das empresas consultadas informaram que pretendiam, nos prximos 12 meses, rever ou desenvolver uma metodologia de gerenciamento de projetos, o que pode ser visto na figura 1. Se existisse uma metodologia universal, no seria necessrio esse esforo das Organizaes.

Figura 1 - Iniciativas em gerenciamento de projetos que as organizaes pretendem adotar nos prximos 12 meses Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2010, disponvel em www.pmsurvey.org.

Uma metodologia , portanto, uma adaptao, realidade dos projetos da Organizao, das prticas existentes no mercado, tanto das propostas pela literatura como daquelas vivenciadas pelos profissionais de gerenciamento. Essa adaptao deve ser criteriosa de forma a que, em uma anlise de custo-benefcio, compense o esforo de gerenciamento em relao aos correspondentes resultados esperados. No Guia PMBOK, por exemplo, dos 42 (quarenta e dois) processos de gerenciamento de projetos, 20 (vinte) so de planejamento, com 19 (dezenove) documentos de sada desses processos. Imagine se para planejarmos o projeto de um churrasco no final de semana tivssemos de fazer todos esses documentos? Esse exemplo, embora simplista, elucida a necessidade de adaptarmos as prticas existentes para cada Organizao / projeto. O que deve ter uma metodologia Algumas das caractersticas que uma metodologia de gerenciamento de projetos deve ter so (Kerzner, 2001): Um nvel recomendado de detalhes; Uso de modelos; Tcnicas padronizadas de planejamento, programao e controle; Formato padronizado de relato de desempenho; Flexibilidade na aplicao nos projetos; Flexibilidade para melhorias, quando necessrio; Facilidade de entendimento e aplicao; Ser aceita e aplicada em toda a Organizao.

Para o gerenciamento de projetos, com a aplicao de conhecimentos, habilidades, ferramentas e tcnicas s atividades do projeto, a fim de atender ao propsito para o qual ele est sendo executado, o Guia PMBOK (PMI, 2008) prope nove reas de conhecimento: escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicaes, risco, aquisies e integrao (responsvel pela consistncia entre as reas), o que pode ser visualizado na figura 2.

Figura 2 As reas de conhecimento do gerenciamento de projetos Fonte: Xavier (2009), pgina 7 Ainda como resultado do Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos, verificou-se que as Organizaes focam mais as suas metodologias em prazo, escopo e custo, como pode ser visto na figura 3.

Figura 3 - Aspectos considerados na Metodologia de Gerenciamento de Projetos Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2010, disponvel em www.pmsurvey.org. Porm, conforme pode ser visto na figura 4, o maior problema apontado pelos respondentes da pesquisa foi o no cumprimento de prazos. Qual a explicao para isso se o que mais as metodologias consideram o gerenciamento de prazo? Sem dvida que porque o atraso de projetos consequncia de vrios fatores. Por exemplo, o atraso de um projeto pode ser em razo de problemas com fornecedores ou por causa de riscos no avaliados corretamente. Desta forma, uma metodologia de gerenciamento de projetos deve levar em considerao, de forma consistente e integrada, as nove reas de conhecimento propostas pelo Guia PMBOK (PMI, 2008).

Figura 4 - Problemas que ocorrem com mais freqncia nos projetos da Organizao Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2010, disponvel em www.pmsurvey.org. O contexto do gerenciamento de projetos abrange tambm o gerenciamento de portflio e programas. Na figura 5 pode ser verificado que um projeto inicia, normalmente, com a elaborao de uma proposta, que demanda um planejamento preliminar do projeto e a verificao da sua viabilidade, em relao parte tcnica, econmica e financeira.

Figura 5 O Contexto do Gerenciamento de Projetos Fonte: Adaptado da Figura 3-1 do Guia PMBOK (PMI, 20008) Aprovado o projeto, ele deve ser formalmente autorizado (iniciao) e detalhado o seu planejamento para a execuo. Ele entra ento no ciclo PDCA (Plan, Do, Check e Act) de melhoramento contnuo. Tambm conhecido como ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming, foi introduzido no Japo por Deming 1 aps a 2 guerra, tendo sido idealizado por Shewhart na dcada de 20 . Checar ou monitorar o trabalho do projeto significa observar, coletar, disseminar e avaliar informaes a respeito do desempenho do projeto a cada perodo de tempo. O Act para tomar uma deciso em razo de desvios em relao ao planejado Aps a entrega dos produtos e servios previstos no escopo est na hora de encerrar o projeto. Desta forma, para ficar prtica a sua utilizao, uma metodologia deve ter um roadmap que descreva a utilizao dos processos de gerenciamento de projetos em termos da integrao entre os processos, das interaes dentro deles e dos objetivos a que atendem. Esses processos podem ser agregados, por exemplo, nos grupos de processos de gerenciamento de projetos: Iniciao; Planejamento; Execuo; Monitoramento e Controle; e Encerramento. A carteira deve ser acompanhada, de maneira que os seus projetos possam ser monitorados e controlados, de forma corporativa, assim como, aps o encerramento, ser verificado se eles alcanaram os resultados para os quais eles foram autorizados. Para Dinsmore (2006), precisamos fazer certo a combinao certa dos projetos certos. Algumas Metodologias existentes no mercado Como subsdio para a redao deste artigo, o autor fez, em julho de 2011, uma pesquisa em algumas listas de discusso de profissionais de gerenciamento de projetos existentes na Internet, tendo sido colocada a seguinte pergunta: A metodologia de gerenciamento de projetos utilizada em seu Setor / Organizao foi desenvolvida com base em alguma metodologia especfica existente na literatura / mercado? Responderam pesquisa 645 pessoas. Como era possvel escolher mais de uma, 700 opes foram registradas, conforme grfico da figura 6.

http://pt.wikipedia.org/wiki/Ciclo_pdca

Figura 5 Resultado Pesquisa de Metodologias O resultado da pesquisa pode http://www.questionpro.com/a/ShowResults?id=2472596&mode=data. ser visto em

Daqueles que afirmaram utilizar uma metodologia, 73% responderam que a metodologia no foi baseada em nenhuma especfica do mercado. Vale ressaltar que 120 dos que escolheram a opo Utilizamos outra metodologia como base, especificaram na realidade um padro, um modelo de maturidade ou uma metodologia de desenvolvimento de produto, o que mostra como o conceito de metodologia tem interpretaes diversas no mercado. O resultado da pesquisa indicou que, das metodologias listadas, a Methodware foi a mais utilizada como base para o desenvolvimento da metodologia do Setor / Organizao. Algumas metodologias so comentadas a seguir. Method 123 Project Management Methodology2 A Method 123 Project Management Methodology (MPMM) uma metodologia comercial baseada no PMBOK e no Prince2, possuindo trs verses: Professional, Standard e Educational. Essa metodologia foi encapsulada em um software que permite navegar rapidamente pelos processos e acessar os modelos. Methodware3 Essa metodologia foi divulgada em 2006 no livro Metodologia de Gerenciamento de Projetos Methodware, que est atualmente em sua 2 edio (Xavier, 2009). Em 2010 ele foi premiado como o Melhor Livro Brasileiro de Gerenciamento de Projetos da Dcada. A premiao ocorreu no 8 Encontro Nacional de Profissionais de Gerenciamento de Projetos, promovido pelo PMI-Rio. Mais de mil profissionais de gerenciamento de projetos participaram da escolha. A metodologia possui 34 processos organizados nos Grupos de Processos: Iniciao, Planejamento, Execuo, Monitoramento e Controle e Encerramento do Projeto. Possui 36 modelos de documentos e um exemplo de Plano do Projeto. Em 2008 a Methodware serviu de subsdio para a elaborao da Metodologia de Gerenciamento de Projetos no Terceiro Setor (Xavier, 2008), com 22 processos, organizados em: Proposta de Projeto, Captao de Recursos, Realizao do Projeto, Monitoramento e Controle do Projeto e Encerramento do Projeto. A metodologia Methodware possui uma de utilizao prtica e simplificada, para estudantes e gerentes de projetos de pequeno e mdio porte: a Basic Methodware. Ela possui 13 processos organizados em: Iniciar, Planejar (Plan), Executar (Do), Monitorar e Controlar (Check and Act) e

2 3

www.mpmm.com http://www.beware.com.br/methodware/

Encerrar, utilizando o cliclo PDCA. Em abril de 2011 foi lanado o livro Metodologia Simplificada de Gerenciamento de Projetos Basic Methodware (Xavier, 2011) PRINCE2 (Ribeiro, 2011) PRINCE2 uma marca registrada do OGC (The Office Government Commerce) e significa Projeto em Ambiente Controlado (Project IN Controlled Enviroment). A primeira verso do PRINCE2 foi lanada em 1996, porm sua histria comea 1975 com o PROMPT II, que tambm era um mtodo estruturado para gerenciamento de projetos, que evoluiu para o PRINCE em 1989 at chegar denominao atual PRINCE2 em 1996. Atualmente o PRINCE2 est na sua 5 edio, esta ltima lanada em 2009. A estrutura do mtodo PRINCE2 composta de princpios, temas, processos e leva sempre em considerao o ambiente do projeto para que o mtodo possa ser adaptado (Tayloring). Isto significa que a tenacidade de aplicao do mtodo deve ser adequada s caractersticas do projeto. De forma geral, o mtodo PRINCE2 uma estrutura sistemtica com processos, papis e responsabilidades bem definidos que visam garantir o gerenciamento organizado do projeto desde a sua concepo at o encerramento. Os princpios formam a base do PRINCE2 e a no aplicao destes descaracteriza o uso da metodologia, sendo, portanto, itens obrigatrios. Ter uma justificativa para o projeto, aprender com experincias passadas, ter papis e responsabilidades bem definidos, gerenciar o projeto por estgios, estabelecer tolerncias e assim poder gerenciar por exceo, manter sempre o foco no produto e adaptar o mtodo de acordo com as caractersticas do projeto so questes imprescindveis para que o projeto seja gerenciado de acordo com a metodologia PRINCE2. Se estes sete princpios no forem aplicados no projeto, o mtodo no est sendo aplicado. Ten Step4 A metodologia TenStep Processo de Gerenciamento de Projetos foi projetada para ser aplicada a todos os tipos de projetos, desde a construo de uma casa, ou mesmo um circuito eletrnico, ou um software. O processo da Metodologia TenStep tambm compatvel com todos os tipos de metodologias utilizadas no ciclo de vida dos projetos. Zopp (Marco Lgico)
5

A metodologia ZOPP, do alemo "Ziel Orientierte Projekt Planung" - Planejamento de Projetos Orientado por Objetivos - foi criada pela Agncia Alem de Cooperao Tcnica (GTZ), com sede em Escborn, na Alemanha, entre as dcadas de 70 e 80. Com base numa metodologia criada e adotada pela USAID (USA), ao incio dos anos 70, o "Logical Framework Approach" (LFA), a GTZ introduziu a participao dos envolvidos como premissa bsica do planejamento de projetos. Referncias Bibliogrficas Barcau, Andr. PMO Escritrio de Gerenciamento de Projetos, Programas e Portflio na Prtica. Rio de Janeiro: Brasport, 2012. CHARVAT, Jason. Project Management Methodologies. John Wiley & Sons, NJ, 2003. DINSMORE, Paul e Terence Cooke-Davies. Right Projects Done Right. John Wiley & Sons, 2006. KERZNER, Harold. Project Management: A system approach to planning scheduling and controlling. John Wiley & Sons, 7 edio, 2001. PMI, Project Management Institute (Editor). Um Guia do Conjunto de Conhecimentos do Gerenciamento de Projetos. Traduo oficial para o portugus do PMBOK (Project Management Body of Knowledge) Guide. PMI, 2008.

4 5

www.tenstep.com.br http://www.cchla.ufrn.br/rmnatal/relatorio/prac11.pdf

RIBEIRO, Robriton Lus Oliveira. Gerenciando Projetos com PRINCE2. Rio de Janeiro: Brasport, 2011. XAVIER, Carlos Magno da Silva e outros. Metodologia de Gerenciamento de Projetos no Terceiro Setor. Rio de Janeiro: Brasport, 2008. XAVIER, Carlos Magno da Silva e outros. Metodologia de Gerenciamento de Projetos Methodware. Rio de Janeiro: Brasport, 2a edio, 2009. XAVIER, Carlos Magno da Silva e Luiz Fernando da Silva Xavier. Metodologia Simplificada de Gerenciamento de Projetos Basic Methodware. Rio de Janeiro: Brasport, 2011. HELMING Stefan e Michael Gbel. ZOPP - Planejamento de Projetos Orientado por Objetivos. GTZ Deutsche Gesellschaft fur Technische Zusammenarbeit. Sobre o Autor:

Carlos Magno da Silva Xavier magno@beware.com.br

Carlos Magno da Silva Xavier foi eleito em 2010 uma das cinco personalidades brasileiras da dcada na rea de gerenciamento de projetos. Capito-de-Mar-e-Guerra da reserva da Marinha do Brasil, mestre pelo Instituto Militar de Engenharia (IME) e Scio-Diretor da Beware Consultoria Empresarial Ltda. Sua experincia profissional, de mais de vinte anos em gerncia de projetos inclui a consultoria na sistematizao do gerenciamento de projetos em grandes empresas (TIM, BR Distribuidora, Eletronuclear, Marinha do Brasil, Petrobras e outras), assim como o gerenciamento de riscos na contratao, construo e automao de grandes empreendimentos (Plataforma de Petrleo, Sede empresarial e Fbricas). autor / coautor de dez (10) livros: Projetando com Qualidade a Tecnologia em Sistemas de Informao; Gerenciamento de Projetos Como definir e controlar o escopo do projeto; Como se tornar um profissional em Gerenciamento de Projetos; Metodologia de Gerenciamento de Projetos Methodware; Metodologia Simplificada de Gerenciamento de Projetos Basic Methodware; O Perfil do Gerente de Projetos Brasileiro; Gerenciamento de Aquisies em Projetos; Metodologia de Gerenciamento de Projetos no Terceiro Setor; PMO Escritrio de Projetos, Programas e Portflio na pratica e Anlise de Projetos. certificado Project Management Professional (PMP) pelo Project Management Institute (PMI). professor do MBA em Projetos da Fundao Getlio Vargas desde 2001.