Books - Non-fiction">
Modul Internal Control Review
Modul Internal Control Review
Modul Internal Control Review
MODUL (I-II)
INTERNAL CONTROL REVIEW
OLEH :
TIM PENYUSUN MODUL PUSDIKLAT BEA DAN CUKAI
JAKARTA
2008
DIKLAT TEKNIS SUBSTANTIF SPESIALISASI
POST CLEARANCE AUDIT
MODUL I
TELAAH ATAS PENGENDALIAN INTERNAL
OLEH :
TIM PENYUSUN MODUL PUSDIKLAT BEA DAN CUKAI
JAKARTA
2008
ii
DAFTAR ISI
iii
4. Test Formatif ……………………………………………………………….. 29
5. Kunci Jawaban Test Formatif ……………………………………………… 32
6. Umpan Balik dan Tindak Lanjut …………………………………………… 32
7. Daftar Pustaka ……………………………………………………………… 33
iv
MODUL I
INTERNAL CONTROL REVIEW
( TELAAH ATAS PENGENDALIAN INTERNAL)
1. PENDAHULUAN
Hingga era tahun seribu sembilan ratus delapan puluhan, audit atas laporan
keuangan masih berorientasi pada pembuktian – pembuktian transaksi, yang menekankan
pada ketepatan pencatatan atas transaksi serta kebenaran keberadaan item – item dineraca.
Perkembangan sistem informasi akuntansi yang berorientasi pada penggunaan siklus
akuntansi, telah mengubah pendekatan tersebut. Siklus akuntansi yang dikenal antara lain
adalah siklus pendapatan dan penerimaan kas, siklus perolehan dan pengeluaran kas, dan
siklus penggajian dan upah.
Pendekatan audit tidak lagi hanya dengan melakukan pengujian terhadap transaksi
serta keberadaan saldo pos - pos di neraca, tetapi sudah menekankan pada keberadaan
struktur pengendalian internal dalam setiap siklus akuntansi tersebut. Dalam standar audit
tentang pekerjaan lapangan, secara tegas disebutkan perlunya pemahaman yang memadai
yang harus diperoleh seorang auditor tentang struktur pengendalian internal tersebut,
sebelum ia menentukan sifat, saat, serta luas pengujian dalam audit.
Modul ini dipersiapkan untuk para calon auditor di lingkungan Direktorat Jenderal
Bea dan Cukai, yang dalam tugasnya nanti berhadapan dengan pembuktian atas catatan –
catatan akuntansi yang diselenggarakan perusahaan. Keberadaan suatu bentuk
pengendalian intern yang mendasari penyajian laporan perusahaan diharapkan mampu
memberikan keyakinan yang memadai bagi auditor, tetapi pemahaman atas struktur
pengendalian internal oleh auditor, akan membantunya dalam melakukan pengujian
maupun pembuktian auditnya secara profesional.
Materi dari bahan ajar ini terdiri dari dua hal, yakni tentang review atas struktur
pengendalian internal dan sistem akuntansi. Dalam review atas struktur pengendalian
internal diuraikan tentang komponen pengendalian internal, serta bagaimana cara
memahami pengendalian internal suatu perusahaan.
1
Pada sistem akuntansi, disajikan tentang sistem akuntansi penjualan baik tunai
maupun kredit, sistem akuntansi pembelian baik tunai maupun kredit, serta sistem
akuntansi penggajian dan upah. Dalam masing – masing sistem diuraikan tentang unsur
pengendalian intern yang terbangun, dengan adanya komponen sistem seperti fungsi –
fungsi yang terkait, prosedur, serta media yang dipergunakan.
Setelah mempelajari materi dalam buku ajar ini, diharapkan para siswa memahami
serta mampu menerapkan pengetahuannya dalam setiap penugasan audit yang
dilaksanakannya, yaitu melakukan telaah (review) terhadap pengendalian intern di
lingkungan auditnya, sebagai dasar ia menentukan sifat, saat serta luas pengujian
auditnya.
Setelah memahami materi buku ajar ini para siswa diharapkan mampu melakukan
review serta evaluasi terhadap pengendalian internal yang ada pada setiap sistem
akuntansi yang dipergunakan perusahaan, baik sistem akuntansi penjualan, penerimaan
kas, pembelian, pengeluaran kas, serta sistem penggajian dan upah. Dengan pemahaman
atas struktur pengendalian internal pada setiap sistem tersebut, siswa mampu melakukan
pengujian dan pembuktian terhadap transaksi yang berkaitan secara tepat.
2
2. Kegiatan Belajar (KB) 1
PENGENDALIAN INTERNAL
6
(i) Lingkungan Pengendalian
7
Di Direktorat Jenderal Bea dan Cukai misalnya, terdapat kode etik
pegawai, visi, misi serta slogan, yang tujuannya adalah untuk membangun
integritas serta nilai-nilai etika tersebut.
e. Struktur organisasi
Struktur organisasi suatu perusahaan harus menetapkan wewenang dan
tanggung jawab yang layak pada setiap unit (fungsi) di dalamnya. Struktur
organisasi meliputi bentuk dan sifat unit-unit organisasi, yang memberikan
kerangka kerja menyeluruh bagi perencanaan, pengarahan dan pengendalian
operasi. Dalam penyusunan struktur organisasi harus diperhatikan adanya
fungsi pengolahan data serta hubungan fungsi manajemen lain yang berkaitan
dengan pelaporan. Fungsi pengolahan data dalam hal ini memberi kontribusi
pengendalian melalui pelaporan. Sebagai contoh, di Ditjen Bea dan Cukai
dikembangkan sistem informasi untuk internal maupun pelayanan kepada
publik, sehingga pengendalian terhadap kepentingan internal ( misal
kepegawaian ) maupun eksternal ( monitoring fasilitas pabean ) dapat
dilakukan dengan baik.
b. Pemisahan Tugas
Pemisahan tugas dimaksudkan untuk menjamin bahwa seseorang tidak
melakukan perangkapan tugas yang tidak boleh dirangkap. Tugas-tugas
13
dipandang tidak bisa dirangkap dari sudut pengendalian, apabila terdapat
kemungkinan seseorang melakukan kekeliruan atau penyimpangan dan
kemudian dalam posisi yang lain ia mempunyai kemungkinan untuk
menyembunyikannya. Pada umumnya, pemisahan tugas tersebut adalah tugas
operasional (misalnya; otorisasi ), tugas pencatatan dan tugas penyimpanan
Pemisahan tugas perlu dilakukan untuk empat situasi berikut :
- Tanggung jawab untuk melaksanakan suatu transaksi, pencatatan
transaksi, dan penyimpanan hasil dari transaksi tersebut harus
diberikan kepada orang berbeda atau bagian yang berbeda.
Sebagai contoh, pegawai bagian pembelian harus menerbitkan order
pembelian, pegawai bagian akuntansi harus mencatat pembelian barang
dan pegawai bagian gudang harus menyimpan barang yang dibeli tersebut.
- Berbagai tahapan yang berkaitan dengan pelaksanaan suatu transaksi
harus dilakukan oleh orang atau bagian yang berbeda.
Sebagai contoh, dalam melaksanakan suatu transaksi penjualan pada
sebuah perusahaan manufaktur, tanggung jawab pemberian otorisasi
penjualan, pemenuhan pesanan, pengiriman barang yang dipesan dan
pengiriman tagihan faktur, harus diberikan kepada orang yang berbeda.
- Tanggung jawab untuk pengoperasian akuntansi tertentu harus
dipisahkan.
Sebagai contoh, personil yang menangani penerimaan dan pengeluaran
kas, tidak boleh menangani pembuatan rekonsiliasi bank.
- Harus diadakan pembagian tugas yang tepat dalam bagian
pengolahan data elektronik (PDE) dan antara bagian PDE dengan
bagian lain.
Berbagai fungsi dalam bagian PDE seperti sistem analis, pemrograman,
pengoperasian komputer dan pengontrolan data harus dipisahkan. Selain
itu, PDE tidak boleh mengubah data yang dikirimkan oleh unit pemakai
informasi, dan secara organisasi harus independen terhadap unit pemakai.
Apabila pembagian tugas telah dilaksanakan sedemikian rupa, sehingga
pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang secara otomatis akan dicek silang
dengan pekerjaan yang dilakukan oleh orang lain, maka akan terjadi
pemeriksaan independen sebagaimana diatas.
14
c. Pengendalian fisik
Pengendalian fisik berhubungan dengan pembatasan dua jenis akses
terhadap aktiva dan catatan-catatan penting, yaitu : (1) akses fisik secara
langsung, dan (2) akses tidak langsung melalui pembuatan atau pengolahan
dokumen, seperti order penjualan dan voucher pengeluaran yang memberikan
persetujuan untuk menggunakan atau menjual aktiva. Pengendalian ini
terutama berhubungan dengan alat-alat dan aturan pengamanan atas aktiva,
dokumen-dokumen, catatan-catatan dan program komputer atau file.
Aktivitas pengawasan fisik meliputi pula perhitungan aktiva secara
periodik dan membandingkannya dengan jumlah yang tercantum dalam catatan
pengawasan, misalnya perhitungan persediaan.
d. Review Kinerja
Aktivitas pengendalian ini mencakup review atas kinerja sesungguhnya
dibandingkan dengan anggaran, prakiraan atau kinerja periode sebelumnya;
menghubungkan satu rangkaian data yang berbeda – operasi atau keuangan –
satu sama lain, bersama dengan analis atas hubungan dan tindakan
penyelidikan dan perbaikan; dan review atas kinerja fungsional suatu aktivitas.
(v) Pemantauan
16
Pemantauan bisa terjadi atas aktivitas yang sedang berlangsung, misalnya
masalah yang berhubungan dengan pengendalian intern bisa menjadi perhatian
manajemen, karena adanya pengaduan yang diterima dari konsumen karena
kesalahan pembuatan faktur atau dari pemasok yang berkaitan dengan masalah
pembayaran.
Pemantauan bisa juga dilakukan dengan melakukan evaluasi pada setiap
akhir periode, misalnya auditor intern biasanya melakukan penilaian atas bagian-
bagian tertentu dari pengendalian intern pada berbagai interval waktu tertentu dan
melaporkan kelemahan yang ditemukan, kepada manajemen atau komite audit
beserta rekomendasi untuk perbaikan yang diperlukan.
2.2 Latihan 1
1. Berikut ini adalah kebijakan dan prosedur pengendalian spesifik yang diterapkan
oleh PT. Bianglala :
a. Manajemen menaruh perhatian besar terhadap pengetahuan dan ketrampilan
yang diperlukan personil pada setiap level (jenjang) dalam organisasi
b Akses ke dalam sistem diberikan melalui otorisasi dan setiap transaksi
diotorisasi dengan semestinya dalam departemen pengolahan data elektronik.
c Manajemen terbuka untuk melayani pengaduan yang diterima dari pelanggan
karena adanya kesalahan dalam faktur penjualan.
d Manajemen memberi perhatian khusus terhadap resiko yang dapat timbul
sebagai akibat perubahan perbedaan, seperti misalnya adanya undang –
undang atau peraturan baru.
e Tugas – tugas karyawan ditetapkan sedemikian rupa , sehingga seseorang
tidak dimungkinkan untuk melakukan kekeliruan atau manipulasi dan
kemudian menutupinya.
f Sistem akuntansi mencakup ketentuan – ketentuan agar nilai transaksi dapat
ditetapkan dengan tepat dan dicatat sedemikian rupa, sehingga disajikan
dengan nilai yang tepat dalam laporan keuangan
g Staf audit intern secara periodik melakukan penilaian atas efektivitas
komponen - komponen struktur pengendalian intern.
h Kebijakan akuntansi, buku pedoman akuntansi dan pelaporan keuangan, dan
17
daftar kode rekening telah disusun dan diterapkan.
Saudara diminta menunjukkan, berhubungan dengan komponen pengendalian
intern manakah masing – masing kebijakan atau prosedur di atas?
2. Klien Kantor Akuntan Publik Sunarto & Rekan, PT. Bintang Kejora datang
dengan membawa masalah sebagai berikut. Perusahaan mempunyai tiga orang
karyawan yang harus melakukan tugas sebagai berikut
a. Menyelenggarakan buku besar
b Menyelenggarakan buku pembantu hutang dagang
c Menyelenggarakan buku pembantu piutang dagang
d Menyiapkan cek untuk ditandatangani
e Menyelenggarakan jurnal pengeluaran kas
f Mengeluarkan memo kredit untuk retur dan potongan penjualan
g Merekonsiliasi rekening bank
h Menangani dan menyetorkan penerimaan kas
Dengan asumsi tidak ada masalah yang berhubungan dengan kemampuan ketiga
karyawan tersebut, perusahaan ini meminta Saudara untuk memberikan saran
tentang penetapan tugas bagi ketiga karyawan tersebut, sedemikian rupa sehingga
tercipta pengendalian internal yang layak. Ketiga karyawan tersebut tidak akan
menangani fungsi akuntansi lainnya, selain yang tercatum dalam daftar di atas.
Rekomendasi apa yang akan anda berikan dalam mendistribusikan fungsi – fungsi
di atas, kepada ketiga karyawan perusahaan tersebut?. Catatan: pelaksanaan
fungsi – fungsi di atas membutuhkan waktu yang relatif sama, kecuali tugas
pembuatan rekonsiliasi bank dan penerbitan memo kredit untuk retur dan
potongan penjualan.
3. Berikut ini adalah kebijakan dan prosedur pengendalian spesifik yang diterapkan
oleh PT. Cahaya Timur:
a. Formulir permintaan bahan diperlukan untuk meminta bahan baku dari
gudang.
b Persetujuan otorisasi penjualan, pemenuhan pesanan, pengiriman barang yang
dipesan, dan pengiriman tagihan / faktur, dilakukan oleh orang yang berbeda.
c Laporan Penerimaan Barang, diberi nomer urut tercetak ( prenumbered )
d Persetujuan order pembelian bahan baku harus diberikan oleh bagian pembe-
18
lian sebelum pembelian terjadi
e Persediaan disimpan dalam gudang terkunci
f Petugas gudang melakukan verifikasi kecocokan antara barang yang diterima
digudang dengan copy / duplikat order pembelian, sebelum barang disimpan
di gudang
g Catatan persediaan perpetual, secara periodik disesuaikan dengan hasil
perhitungan fisik persediaan.
h Digunakan fasilitas off-site storage untuk back up file komputer dan
ketentuan tentang fasilitas back up telah ditetapkan untuk menghadapi
keadaan bahaya.
i Manajemen mereview secara cermat laporan operasi bulanan yang
menunjukkan penyimpangan dari anggaran dan melakukan tindak lanjut atas
penyimpangan yang menyebabkan ketidak efisienan
Saudara diminta menentukan kategori aktivitas pengendalian yang diterapkan
pada masing – masing pengendalian.
2.3 Rangkuman
Pengendalian internal merupakan bagian yang tak terpisahkan dari suatu mekanisme
kegiatan oprasional suatu entitas. Sistem akuntansi yang diterapkan dalam suatu
perusahaan biasanya dibangun dengan landasan pengendalian internal di dalamnya.
Laporan keuangan yang dihasilkan dengan dukungan sistem akuntansi yang baik, akan
memberikan keyakinan yang lebih atas informasi keuangan yang disajikan.
Auditor mengawali pengujian atas auditnya dengan memahami pengendalian intern
yang ada dalam sistem akuntansi. Suatu sistem yang telah didukung dengan
pengendalian yang cukup, bukan berarti meyakinkan dirinya tentang informasi keuangan
yang diauditnya. Observasi yang dilakukannya memperlihatkan apakah prosedur dengan
pengendalian yang memadai benar – benar sudah dilaksanakan. Dari pemahamannya
terhadap kondisi pengendalian intern tersebut, auditor menentukan pengujiannya. Itulah
pentingnya kita mengenal pengendalian intern secara lebih mendalam.
19
3. Kegiatan Belajar (KB) 2
PENERAPAN KOMPONEN,
KETERBATASAN DAN PEMAHAMAN
PENGENDALIAN INTERN
Penerapan suatu pengendalian intern tidak selalu sama pada setiap satuan usaha
(entitas ekonomi), dimana beberapa faktor atau keadaan berpengaruh terhadap kompleks
tidaknya pengendalian intern tersebut diperlukan. Pada entitas dengan kegiatan
operasional yang sederhana (misal: toko, minimarket), tentu lebih sederhana
dibandingkan dengan operasional yang lebih rumit ( misal: manufaktur )
Ny. Aminah termenung sejenak melihat angka – angka penjualan mini market yang
dikelolanya. Sebagai pemegang waralaba “ Indomart ‘ yang baru berjalan dua minggu, ia
menaruh perhatian pada sirkulasi barang dagangannya. Pengetahuannya tentang bisnis
diperoleh dari pengalamannya mengelola toko milik keluarganya, tetapi menghadapi
cepatnya sirkulasi penjualan di usahanya yang baru ini ia harus segera merencanakan
pembelian barang dagangannya. Secara sederhana ia bisa menghitung jumlah barang
yang tersisa dan menetukan macam dan jumlah barang yang harus dibelinya. Sebelumnya
ia tidak pernah menaruh perhatian terhadap pencatatan, mengingat toko milik keluarganya
mengabaikan hal tersebut.
Pendapatan Ny. Aminah dalam bentuk kas, tercatat dalam gulungan kertas yang ada
dalam cash register, sementara itu setiap perubahan barang dagangan yang terjual dicatat
melalui kode – kode barang yang terekam melalui cash register. Sebenarnya tanpa
disadari, Ny. Aminah sudah di- back up dengan suatu pengendalian intern dalam suatu
aplikasi yang sederhana. Setiap perubahan kuantitas barang, secara otomatis akan
memberikan informasi sisa barang yang bersangkutan, sehingga setiap saat ia bisa
mengetahui sisa barang yang seharusnya ada. Bila ia tambahkan dengan langkah stock
opname atas barang dagangannya, maka akan diketahui bila ada barang yang hilang.
Uraian di atas menunjukkan bagaimana suatu entitas mini market menerapkan
pengenda-lian yang sederhana atas persediaan barang dagangannya.
20
A. Penerapan Komponen Pengendalian Intern Untuk Perusahaan Kecil dan
Menengah
Salah satu konsep dasar yang terkandung dalam pengendalian intern adalah
pengendalian intern hanya dapat memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan
21
absolut, karena adanya kelemahan-kelemahan bawaan (inherent risk) yang melekat pada
seluruh pengendalian intern, yaitu :
- Kesalahan dalam pertimbangan ( Judgement )
Seringkali terjadi, manajemen dan personil lainnya melakukan pertimbangan yang
kurang matang dalam pengambilan keputusan bisnis, atau dalam melakukan tugas-
tugas rutin, karena kekurangan informasi, keterbatasan waktu atau penyebab lainnya.
- Kemacetan ( Breakdown )
Kemacetan pada pengendalian intern yang telah berjalan bisa terjadi karena petugas
salah mengerti dengan instruksi atau melakukan kesalahan karena kecerobohan,
kebingungan atau kelelahan. Pergantian personil sementara atau tetap atau perubahan
sistem dan prosedur bisa juga mengakibatkan kemacetan.
- Kolusi ( Collusion )
Kolusi atau persekongkolan yang dilakukan oleh seorang pegawai dengan pegawai
lainnya, atau dengan pelanggan atau pemasok, bisa tidak terdeteksi oleh
pengendalian intern. Sebagai contoh, misalnya kolusi yang dilakukan oleh tiga
pegawai perusahaan, masing-masing dari bagian personalia, produksi dan bagian
penggajian, untuk melakukan pembayaran gaji kepada pegawai fiktif.
- Pelanggaran oleh manajemen
Menajemen bisa melakukan pelanggaran atas kebijakan atau prosedur-prosedur untuk
tujuan-tujuan tidak sah, seperti keuntungan pribadi atau membuat laporan keuangan
menjadi nampak baik. Praktik pelanggaran oleh manajemen meliputi pula pemberian
informasi yang tidak benar secara sengaja kepada auditor atau pihak lain, misalnya
dengan membuat dokumen palsu untuk mendukung pencatatan transaksi pembelian
dengan harga yang lebih rendah (under invoicing).
- Biaya dan Manfaat ( Cost Versus Benefit )
Biaya penyelenggaraan suatu pengendalian intern seharusnya tidak melebihi manfaat
yang diperoleh dari penerapan pengendalian tersebut. Oleh karena itu walaupun
pengendalian intern untuk sesuatu hal diperlukan, namun kadang-kadang tidak
diterapkan oleh perusahaan karena biaya penyelenggaraan atau pengorbanannya tidak
sepadan dengan manfaat yang diperoleh.
22
C. Pemahaman Terhadap Pengendalian Intern
23
maksimum, bentuk uraian tertulis digunakan untuk pendokumentasian semua komponen
pengendalian intern.
Yang harus diperhatikan dalam audit di bidang kepabeanan dan cukai adalah
apabila hasil pengujian pengendalian intern menunjukkan bahwa pengendalian intern
perusahaan tidak dapat diandalkan, maka pengujian ketaatan tidak perlu dilakukan dan
langsung dilakukan pengujian substantif (transactional approach) ke dokumen secara
menyeluruh (100%). Pengujian ketaatan ditujukan untuk memperoleh keyakinan yang
memadai bahwa pengendalian intern yang bersangkutan telah dilaksanakan sesuai
rencana sehingga pemeriksaan dapat dilakukan pengujian secara sampling. Pengujian
ketaatan dapat dilakukan dengan memeriksa dokumen dan catatan terkait, observasi dan
interview.
Satu hal yang perlu ditekankan adalah pemahaman terhadap pengendalian intern
dilakukan dalam rangka identifikasi penentuan luas tidaknya pemeriksaan dan bukan
sebagai penilaian bahwa nilai ( materialitas ) dokumen auditee ditolak kebenarannya.
3.2 Latihan 2
Soal 1
Soal 2.
Musium “Budaya Nusantara” dioperasikan untuk umum (masyarakat). Ketika musim
liburan tiba, banyak pengunjung dari kalangan siswa – siswi yang sedang study tour. Dua
orang petugas ditempatkan di pintu masuk, mengumpulkan uang masuk sebesar Rp 500,-
untuk setiap siswa. Pada sore hari setelah tutup, salah satu petugas menyerahkan
pendapatan itu ke Bendaharawan, pejabat tersebut menghitung uang tunai dihadapan
petugas pintu masuk, dan memasukkan uang ke dalam brankas.
Setiap Jum’at siang, Bendaharawan dan salah satu petugas pintu masuk menyetorkan
uang dalam brankas tsb. ke Bank Mandiri setempat dan menerima slip setoran, yang
dijadikan dasar pencatatan mingguan, serta arsip akuntansi.
Pihak manajemen yayasan pengelola museum telah memahami kebutuhan akan pengen-
dalian intern atas pengelolaan uang penerimaan tersebut. Manajemen telah memperhitung
kan besarnya biaya untuk memasang pagar, loket penjualan tiket, dan manajemen telah
menyetujui bahwa penjualan tiket harus menjadi suatu bagian integral dari usaha
peningkatannya. Saudara telah diminta oleh manajemen yayasan untuk meninjau ulang
pengendalian internal atas operasi di atas, serta memberikan rekomendasi positif. Uraikan
setiap kelemahan pengendalian dan sebutkan saran positif yang relevan!
25
Soal 3
Batik Keris, membuka toko di Jl. Diponegoro – Surabaya. Berikut ini adalah uraian
tentang penjualan dan penerimaan kas untuk toko tersebut. Penjualan dilakukan melalui
tunai dan kredit ( bukan menggunakan kartu kredit ).
Masing – masing pelayan toko mempunyai buku ( bon ) penjualan dengan slip penjualan
yang bernomor, rangkap tiga, beraneka warna. Hanya satu kasir yang mengopersikan
cash register, yang terletak di pintu masuk toko, untuk mengendalikan pencurian pakaian.
Cash register dioperasikan oleh penyelia yang sudah sepuluh tahun bekerja di Batik
Keris.
Pelayan toko menyiapkan faktur penjualan rangkap tiga, Faktur asli dan salinan kedua
diberikan kepada kasir, sedang copy ketiga ditahan di buku/bon penjualannya. Saat
penjualan tunai, pelanggan membayar pelayan toko, yang menandai ketiga salinan
tersebut ”lunas” dan memberikan uangnya kepada kasir beserta salinan faktur.
Pakaian yang dibeli dimasukkan kotak atau bungkusan oleh penyelia setelah membanding
kan pakaian dengan uraian pada faktur dan harga pada label barang. Dia juga meneliti lagi
kalkulasi pelayan toko. Koreksi apapun disetujui oleh pelayan toko ybs, yang segera
merubah buku/bon penjualannya saat itu juga.
Penjualan kredit disetujui oleh penyelia dari daftar kredit, persetujuan diberikan setelah
pelayan toko menyiapkan faktur. Berikutnya, penyelia memasukkan penjualan ke cash
register sebagai penjualan kredit atau tunai. Salinan kedua dari faktur yang telah disahkan
oleh mesin tersebut diserahkan kepada pelanggan.
Pada akhir hari, penyelia mengikhtisarkan penjualan dan kas, dan membandingkan
totalnya dengan pita cash register dan penyelia menyetor uang tunai tersebut di bank.
Salinan faktur pada kasir dikirimkan ke petugas pencatat ( klerk ) piutang dagang
bersama dengan daftar penerimaan hari itu, sementara bank mengirim slip penyetoran
langsung ke pencatat piutang dagang
Setiap hari pencatat piutang membuat ringkasan/daftar penjualan yang digunakan untuk
menghitung komisi penjualan karyawan. Ahmad, akuntan yang tidak menangani uang
tunai, menerima ringkasan dari penyelia dan daftar harian dari klerk. Setiap hari Ahmad
memasukkan informasi faktur penjualan ke komputer perusahaan, yang menyediakan
hasil output dari semua masukan dan ringkasan. Ringkasan akuntansi meliputi penjualan
oleh pelayan toko ( kredit ataupun tunai ) dan total penjualan. Ia membandingkan output
ini dengan ringkasan penyelia dan pelayan toko, serta merekonsiliasikan semua
perbedaannya.
26
Komputer akan meng-up date jumlah piutang dagang, persediaan, dan arsip induk buku
besar. Asisten Ahmad segera mengarsipkan semua faktur penjualan dengan nomor
pelanggan. Daftar nomor faktur dalam nomor urut dimasukkan kedalam print out
penjualan.
Saudara diminta untuk mengidentifikasi kelemahan pengendalian intern dalam siklus
pendapatan tersebut.
Soal 4
Suatu malam anda beserta keluarga makan di kafetaria dekat komplek perumahan tempat
anda tinggal. Setiap pengunjung mengambil makanan yang diinginkan dietalase yang
disediakan. Saat anda sampai ke ujung barisan etalase, seorang karyawan bertanya kepada
anda berapa banyak orang dalam rombongan anda. Kemudian ia menjumlahkan
pembelian makanan keluarga anda dan termasuk jumlah orang yang masuk dalam
kelompok. Ia memberikan anda tanda terima dan meminta anda untuk membayar ketika
selesai makan. Sebelum selesai makan, anda memutuskan untuk mengambil sepotong
pastel dan secangkir kopi, maka anda masuk kembali ke barisan, memilih makanan anda
dan melampaui ujung barisan. Karyawan tersebut melakukan prosedur yang sama lagi,
tetapi kali ini menempelkan tanda terima yang kedua pada tanda terima sebelumnya, dan
mengembalikannya kepada anda. Saat anda meninggalkan kafetaria dan menyerahkan
tanda terima tsb. petugas kasir menjumlahkan keduanya di cash register , menerima uang
anda dan menaruh tanda terima tsb. pada suatu tumpukan.
Saudara diminta menguraikan:
a. Pengendalian internal apa yang diterapkan kafetaria itu untuk operasionalnya?
b. Bagaimana manajer kafetaria bisa mengevaluasi efektivitas dari pengendalian itu?
27
3.3 Rangkuman
28
4. Test Formatif
Pilihlah satu jawaban yang benar.
.2. Yang menunjukkan adanya pengendalian intern dalam pengelolaan kas adalah ....
29
d pengendalian intern berusaha memberikan keyakinan memadai atas informasi
keuangan.
8. Untuk memastikan bahwa dokumen dan catatan dapat dipahami dengan jelas,
maka dokumen dirancang ....
a. untuk mendorong persiapan yang benar.
b pencetakan dokumen dengan nomor urut,
c dokumen dibuat sesederhana mungkin.
d dokumen dirancang untuk berbagai kebutuhan,
30
b pemegang kas menyiapkan dan menandatangani cek pembayaran hutang,
c bagian akuntansi mencatat setoran dan penarikan uang bank, sekalian
melakukan rekonsiliasi,
d bagian pembelian sekaligus mencatat hutang dagang,
11. Berikut ini merupakan keterbatasan dari pengendalian intern, kecuali ....
12. Prosedur dalam memahami pengendalian intern klien adalah dengan langkah
berikut, kecuali ....
a. mereview hasil audit sebelumnya,.
b menginspeksi dokumen dan catatan yang terkait,
c mengobservasi aktivitas dan operasi perusahaan,
d mengkofirmasikan tagihan perusahaan ke pelanggan.
13. Pada unit usaha retail yang relatif kecil, seperti “Indomart” dengan sistem
waralaba, maka kepentingan pengendalian internal akan dibatasi oleh ....
a. adanya praktek kolusi pegawai dengan pemasok.
b perbandingan biaya dengan manfaat yang diperoleh,
c pelanggaran oleh manajemen untuk tujuan tertentu,
d kesalahan pengambilan keputusan karena kurangnya informasi.
31
5. Kunci Jawaban Test Formatif
No. No.
1 d 8 c
2 b 9 c
3 b 10 a
4 b 11 c
5 a 12 d
6 c 13 d
7 d
Cocokkan hasil jawaban dengan kunci yang terdapat di bagian belakang modul ini.
Hitung jawaban Anda dengan benar. Kemudian gunakan rumus untuk mengetahui tingkat
pemahaman terhadap materi.
Apabila tingkat pemahaman Anda dalam memahami materi yang sudah dipelajari
mencapai :
91% s.d. 100% : Amat baik
81% s.d. 90,99% : Baik
71% s.d. 80,99% : Cukup
61% s.d. 70,99% : Kurang
bila tingkat pemahaman belum mencapai 81% ke atas (kategori “baik”), maka disarankan
mengulangi materi.
Semoga berhasil
32
7. Daftar Pustaka
33
SUBSTANTIF SPESIALISASI
POST CLEARANCE AUDIT
MODUL II
SISTEM AKUNTANSI
OLEH :
TIM PENYUSUN MODUL PUSDIKLAT BEA DAN CUKAI
JAKARTA
2008
KATA PENGANTAR
i
DAFTAR ISI
ii
2.2 Latihan 1 ……………………………………………………………… 31
2.3 Rangkuman …………………………………………………………… 31
6. Kegiatan Belajar (KB) 2
SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN
7.1 Uraian, Contoh dan Non Contoh ……………………………………. 32
A. Sistem Pembelian ..………………………………………… 32
1. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Pembelian ........... 33
2. Bagan Alir Sistem Pembelian .................................................. 35
3. Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Pembelian ............... 37
B. Sistem Retur Pembelian .................................................................. 38
1. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Retur Pembelian ... 39
2. Bagan alir sistem retur pembelian ............................................ 40
3. Uraian Kegiatan (Operational List) Sistem Retur Pembelian ... 43
4. Media ( formulir ) yang digunakan ........................................... 45
7.2 Latihan kasus 2 ..……………………………………………………… 51
7.3 Rangkuman …………………………………………………………… 52
7. Kegiatan Belajar (KB) 3
SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN / PENGUPAHAN
4.1 Uraian, Contoh dan Non Contoh ……………………………………. 53
A. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian / Upah ...... 54
B. Bagan alir sistem Penggajian / Pengupahan .................................... 54
C. Uraian kegiatan (operation list) sistem penggajian / upah .............. 57
4.2 Latihan 3 ……………………………………………………………… 59
4.3 Rangkuman …………………………………………………………… 59
5. Test Formatif ……………………………………………………………….. 60
6. Kunci Jawaban Test Formatif ……………………………………………… 64
7. Umpan Balik dan Tindak Lanjut …………………………………………… 64
8. Daftar Pustaka ……………………………………………………………… 65
iii
MODUL II
INTERNAL CONTROL REVIEW
SISTEM AKUNTANSI
1. PENDAHULUAN
Materi sistem akuntansi tidak terlepas dari masalah pengendalian intern yang telah
disampaikan sebelumnya, karena penerapan pengendalian intern ada di dalam sistem
akuntansi. Pada sistem akuntansi, pengendalian intern diaplikasikan dalam bentuk fungsi,
prosedur serta media ( formulir – formulir ) yang digunakan. Modul ini menyajikan tiga
sistem akuntansi, yakni Sistem Akuntansi Penjualan, Sistem Akuntansi Pembelian dan
Sistem Akuntansi Penggajian / Upah. Ketiga sistem tersebut digunakan pada perusahaan
trading maupun manufaktur, dan diharapkan pengetahuan ini menjadi bekal bagi para
auditor dalam mengembangkan pengujian auditnya.
Kami sangat menghargai kemauan saudara untuk mempelajari modul ini, semoga
kemauan dan kesungguhan saudara dalam mempelajari ini dapat menambah wawasan
saudara, yang nantinya dapat saudara aplikasikan dalam menjalankan tugas-tugas yang
dipercayakan kepada saudara.
Modul ini merupakan bagian kedua dari modul internal control review yang
berisikan materi pelajaran perancangan sistem penjualan, sistem pembelian dan sistem
penggajian/upah. Dalam menguraikan perancangan ketiga sistem tersebut, penulis
menggunakan perusahaan manufaktur sebagai model. Dalam menguraikan perancangan
sistem akuntansi, penulis menggunakan model sebagai berikut :
- deskripsi kegiatan pokok
- informasi yang diperlukan manajemen
- dokumen yang digunakan
- catatan akuntansi yang digunakan
- unit organisasi yang terkait
- jaringan prosedur yang membentuk sistem tersebut
- elemen sistem pengendalian intern
1
- bagan alir sistem akuntansi
- uraian kegiatan unit organisasi yang terkait dalam sistem
2
2. KEGIATAN BELAJAR (KB) 1
Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai
adalah :
a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama
periode tertentu.
b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai
c. Jumlah harga pokok produk yang dijual, selama periode tertentu
d. Nama dan Alamat pembeli
e. Kuantitas produk yang dijual
f. Nama Pramuniaga yang melakukan penjualan
g. Otorisasi pejabat yang berwenang
Elemen pengendalian intern yang seharusnya ada dalam system penjualan tunai
disajikan sebagai berikut :
ORGANISASI
(1) Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi
penerimaan kas dan fungsi akuntansi
4
(2) Tidak ada transaksi penjualan tunai yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya
satu fungsi tersebut
Berikut ini lambang – lambang yang dipergunakan dalam bagan alir (sistem)
Dokumen (pendukung) transaksi
Faktur
Penjualan
Dokumen non transaksi LPB
Arus dokumen
5
4. Bagan Alir Penjualan Tunai
Dalam gambar di halaman 8 penulis sajikan rancangan bagan alir sistem penjualan
tunai, untuk menggambarkan kegiatan penjualan tunai, dalam suatu perusahaan dagang,
dengan memasukkan berbagai elemen pengendalian intern dalam sistem tersebut.
= Bagian Penjualan, setelah menerima Order Pembelian (PO) dari pelanggan,
menandatangani PO dan menyerahkan lembar kedua PO kepada pelanggan, sebagai
bukti telah diterimanya pesanan tersebut. Bagian Penjualan segera membuat Faktur
Penjualan tunai rangkap tiga, Lembar asli diserahkan ke pelanggan, lembar kedua ke
gudang dan lembar ketiga sebagai arsip
= Pelanggan, dengan membawa lembar asli Faktur Penjualan Tunai ( FPT ), melakukan
pembayaran ke kasir. Setelah menerima pembayaran, kasir memberikan strook
pembayaran serta mengembalikan FPT kepada pelanggan..
= Petugas Gudang, berdasarkan FPT lembar 2, mempersiapkan pengeluaran barang dan
mencatatnya dan menyerahkan ke petugas pengiriman.baik barang maupun fakturnya
= Petugas pengiriman menyerahkan barang beserta lembar kedua FPT kepada
pelanggan setelah membandingkan dengan bukti pembayaran ( strook ) maupun FPT
asli, kemudian mengambil lembar asli tersebut untuk diserahkan ke Bagian
Akuntansi.
= Kasir, atas penerimaan hari itu melakukan penyetoran ke Bank dan bukti setor lembar
kedua dierahkan ke Bagian Akuntansi, sementara lembar lainnya diarsipkan.
= Bagian Akuntansi mencocokkan lembar setoran tersebut dengan FPT asli yang
diterimanya dari petugas pengiriman, dan membukukan penjualan tunai. Bukti setor
lembar 2 diarsipkan, sementara Faktur Panjualan Tunai asli diserahkan ke Bagian
Akuntansi Persediaan.
= Bagian Akuntansi Persediaan, pada setiap akhir bulan akan mengakumulasikan
seluruh penjualan dan membuat Bukti Memorial untuk pembebanan harga pokok
penjualan , yang dikirimkan ke Bagian Akuntansi sebagai dasar pembukuan harga
pokok penjualan. Bagian Akuntansi Persediaan mengarsipkan Faktur Penjualan Tunai
asli tersebut.
6
7
5. Uraian Kegiatan (Operation list) sistem Penjualan Tunai
a. Bagian Penjualan
1) Menerima order dari pembeli
2) Mengisi faktur penjualan tunai
3) Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut :
- Lembar ke 1 : diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran ke
kasir
- Lembar ke 2 : dikirim ke Bagian gudang
- Lembar ke 3 : arsip Bagian Penjualan menurut nomor urut faktur tersebut
b. Bagian Kasir
1) Menerima faktur penjualan tunai dari bagian (order) penjualan via pembeli
2) Menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur penjualan
tunai
3) Mengoperasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas
4) Membubuhkan cap “lunas” diatas faktur penjualan tunai dan menempelkan pita
register pada faktur tersebut
5) Menyerahkan faktur penjualan tunai dan pita register kas kepada pembeli
untuk kepentingan pengambilan barang ke Bagian Pengiriman Barang
6) Mengisi Bukti setor bank rangkap 3 lembar pada akhir hari kerja
7) Menyetorkan kas yang diterima dari hasil penjualan tunai
8) mendistribusikan bukti setor bank sebagai berikut :
- Lembar ke 1 : diserahkan kepada bank bersama kas yang disetor
- Lembar ke 2 : dikirim ke bagian akuntansi
- Lembar ke 3 : arsip Bagian Kassa berdasarkan urutan tanggal setor
c. Bagian Gudang
1) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 dari Bagian Order penjualan
2) Menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam faktur penjualan tunai
3) Mencatat kuantitas barang yang diserahkan ke bagian pengiriman ke dalam
kartu gudang
4) Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang bersama faktur penjualan
tunai lembar ke-2
d. Bagian Pengiriman Barang
1) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 bersama barang dari gudang
8
2) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 dilampiri dengan pita register kas
dari bagian Kassa via pembeli
3) Membandingkan faktur penjualan tunai lembar ke-1 dengan lembar ke dua dan
memeriksa pita register untuk menentukan apakah harga barang telah dibaya
oleh pembeli
4) Menyerahkan barang kepada pembeli
- Lembar ke 1 : diserahkan kepada bagian akuntansi, dilampiri dengan pita
register kas
- Lembar ke 2 : diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan penyerahaan
barang
e. Bagian Akuntansi
1) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke 1 dilampiri pita register kas (
strook ) dari Bagian Pengiriman Barang
2) Mencatat faktur penjualan tunai
3) Mengirim faktur penjualan tunai dilampiri pita register kas ke bagian
Administrasi persediaan (bag. Kartu Persediaan & Kartu Biaya)
4) Menerima bukti setor bank lembar ke dua dari bagian kassa
5) Mencatat bukti setor bank lembar ke 2 ke dalam jurnal penerimaan kas,
6) Mengarsipkan bukti setor bank lembar ke 2, dalam arsip berdasarkan urutan
tanggal setor
7) Menerima bukti memorial dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan
dari bagian administrasi persediaan
8) Mencatat bukti memorial ke dalam jurnal umum,
9) Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok
penjualan, berdasarkan urutan nomor bukti memorial.
f. Bagian Administrasi Persediaan
1) Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri pita register kas dari bagian
akuntansi
2) Mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dijual dalam kartu
persediaan atas dasar kuantitas dan jenis barang dalam faktur penjualan tunai
3) mengarsipkan faktur penjualan tunai yang dilampiri pita register kas menurut
nomor urut faktur penjualan tunai
9
4) Secara periodik (misal setiap akhir bulan), membuat rekapitulasi harga pokok
penjualan selama periode tertentu, berdasarkan data harga pokok persediaan
yang dijual, dalam kartu persediaan
5) Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga pokok persediaan
yang dijual selama periode berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan
6) Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok
penjualan ke bagian akuntansi
Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kredit
adalah :
(1) jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama
periode tertentu
(2) Jumlah piutang kepada debitur dari penjualan kredit
(3) Jumlah harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu
(4) nama dan alamat pembeli
(5) Kuantitas produk yang dijual
(6) nama pramuniaga yang melakukan penjualan
(7) Otorisasi pejabat yang berwenang
11
2. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem penjualan Kredit
Elemen pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penjualan kredit
disajikan sebagai berikut :
ORGANISASI
(1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi pemberi otorisasi
(2) Fungsi pencatatan (piutang) harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi pemberi
otorisasi kredit
(3) Fungsi pencatatan (piutang) harus terpisah dari fungsi penerima kas
(4) Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi pemberi
otorisasi kredit, fungsi pengiriman barang, fungsi penagihan, fungsi pencatatan
piutang dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksakan
secara lengkap oleh hanya salah satu fungsi.
12
PRAKTEK YANG SEHAT
(12) Surat perintah Pengiriman bernomor urut cetak dan pemakainnya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan
(13) Faktur penjualan bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan
oleh fungsi penagihan (piutang)
(14) Secara periodik fungsi pencatatan piutang mengirim pernyataan piutang (Account
Receivable statement) kepada setiap debitur, untuk menguji ketelitian catatan
piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
(15) Secara periodik dilakukan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening buku besar,
sebagai rekening kontrol piutang
Dalam gambar di halaman 17 dan 18 penulis sajikan rancangan bagan alir sistem
penjualan kredit dalam suatu perusahaan dagang, dengan memasukkan berbagai elemen
pengendalian intern dalam sistem tersebut.
= Bagian Penjualan, setelah menerima Order Pembelian (PO) dari pelanggan, petugas
menandatangani PO lembar kedua dan mengembalikan kepada pelanggan sebagai
tanda diterimanya pesanan tersebut. Bagian penjualan segera membuat Surat Perintah
Pengiriman - Shipping Order (SO) rangkap 4. Lembar ke 4 disampaikan ke Bagian
Kredit untuk minta persetujuan pemberian kredit kepada pelanggan. Berdasar
persetujuan tersebut Bagian Penjualan menyerahkan lembar 1 ke petugas Gudang,
lembar 2 dan 3 ke petugas pengiriman dan mengarsipkan lembar keempat.
= Petugas Gudang menyiapkan barang dan dan mencatat pengeluaran tersebut,
kemudian menyerahkan barang ke petugas pengiriman beserta SO asli.
= Petugas Pengiriman mengarsipkan SO lembar ke 3, dan mengirimkan barang ke
pelanggan beserta SO lembar 2, meminta tanda tangan/stempel pelanggan pada
lembar SO asli sebagai tanda terima barang. SO lembar asli diserahkan ke Bagian
Piutang.
= Bagian Piutang, berdasarkan SO lembar asli, menerbitkan Faktur Penjualan Rangkap
5, dimana lembar 1 diarsipkan sesuai tanggal jatuh tempo tagihan, lembar 2 beserta
SO lembar asli dirsipkan, lembar 3 ke Administrasi Persediaan, lembar 4 ke Bagian
Akuntansi, sedangkan lembar ke lima diarsipkan untuk monitoring pelanggan.
13
= Bagian Administrasi Persediaan mengumpulkan Faktur lembar 3, sebagai dasar
pembuatan memo pembebanan harga pokok penjualan pada akhir bulan, untuk
kemudian diarsipkan.
= Bagian Akuntansi, berdasarkan faktur lembar 4 dan memo dari Administrasi
Persediaan, mencatat penjualan serta pembebanan harga pokok penjualan, dan
mengarsipkan kedua dokumen tersebut
14
15
16
4. Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Penjualan Kredit
a. Bagian (Order) Penjualan
1) Menerima Order dari pembeli
2) Membuat Surat Perintah Pengiriman atau Shipping Order (SO) dengan
tembusan 8 lembar serta mendistribusikan sebagai berikut :
- Lembar ke 1 : diserahkan ke bagian gudang untuk menyiapkan barang
yang dipesan oleh pelanggan
- Lembar ke 2 & 3 : merupakan surat muat (bill of loading) yang dipakai
sebagai bukti penyerahan barang kepada perusahaan jasa
angkutan. Lembar ke 2 merupakan surat muat yang
dimintakan tanda tangan / cap dari perusahaan jasa
angkutan, untuk kemudian dilampirkan pada surat perintah
pengiriman, lembar yang dipakai sebagai dasar pembuatan
faktur penjualan. Lembar ke 3 merupakan surat muat yang
diberikan kepada perusahaan jasa angkutan, sebagai surat
penyerahan barang.
- Lembar ke 4 : merupakan perintah pengiriman kepada bagian Pengiriman
Barang
- Lembar ke 5 : merupakan slip pembungkus (packing slip)
- Lembar ke 6 : merupakan surat pengakuan yang dikirimkan kepada
pembeli, yang berisi pernyataan telah diterimanya pesanan
dari pelanggan ybs.
- Lembar ke 7 : merupakan tembusan kredit yang dikirimkan ke bagian
kredit untuk meminta otorisasi penjualan kredit
- Lembar ke 8 : merupakan tembusan indeks silang yang disimpan menurut
abjad, untuk melayani pertanyaan pelanggan
- Lembar ke 9 : merupakan tembusan pengawasan pengiriman, yang
diarsipkan menurut tanggal pengiriman yang direncanakan
3) Menerima otorisasi kredit (SO lembar ke 7 yang dikembalikan ) dari Bagian
kredit
4) Menyimpan surat order dari pelanggan dan SO lembar ke 7 ke dalam arsip
pengawasan pengiriman, bersama SO lembar ke 8
5) Menerima SO lembar ke 1 dan 2 (surat muat) dari Bagian pengiriman, setelah
bagian tersebut mengirimkan barang ke pelanggan
17
6) Mencatat tanggal pengiriman dan jumlah barang yang dikirim dalam SO
lembar ke 9 (arsip pengawasan pengiriman) dan menyimpan lembar ini ke
arsip pesanan yang telah dipenuhi (filled order file)
7) Mengirimkan SO lembar ke 1 dan 2 ke Bagian Piutang (penagihan)
b. Bagian Kredit
1) Menerima SO lembar ke 7 dari bagian (order) penjualan
2) Memeriksa status kredit pelanggan
3) memberi otorisasi penjualan kredit pada tembusan ke 7
4) Menyerahkan kembali SO lembar ke 7 ke bagian (order) penjualan
c. Bagian Gudang
1) Menerima SO lembar ke 1 dari bagian (order) penjualan
2) Menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam SO lembar ke 1
3) Mencatat SO ke dalam kartu gudang
4) Menyerahkan barang ke bagian pengiriman Barang bersama SO lembar ke 1
d. Bagian Pengiriman Barang
1) Menerima SO lembar ke 2 dan 3 (bill of loading), lembar ke 4 (untuk arsip)
dan lembar ke 5 (slip pembungkus)
2) Menerima SO lembar ke 1 dari bagian Gudang bersamaan dengan barang
3) Membungkus barang dan menempelkan SO lembar ke 5 sebagai slip
pembungkus
4) menyerahkan barang kepada perusahaan jasa angkutan, disertai dengan surat
muat (SO lembar ke 3)
5) Memintakan tanda tangan penerimaan barang pada surat muat (SO lembar ke
2) dari perusahaan jasa angkutan
6) Mendistribusikan Shipping Order sebagai berikut :
- Lembar ke 1 dan 2 : diserahkan kepada bagian penjualan, dalam
perjalanannya ke bagian piutang (penagihan), untuk
memberitahukan pelaksanaan pengiriman barang kepada
bagian penjualan. Lembar ke 2 SO merupakan surat muat
yang telah ditandatangani perusahaan jasa angkutan
- Lembar ke 3 : merupakan surat muat yang diserahkan ke perusahaan jasa
angkutan
- Lembar ke 4 : merupakan arsip Bagian pengiriman barang
- Lembar ke 5 : merupakan slip yang ditempelkan pada pembungkus barang
18
e. Bagian Piutang
1) Menerima SO lembar ke 1 dan 2 (bill of loading) dari bagian pengiriman
barang
2) Membuat faktur penjualan sebanyak 5 lembar dan mendistribusikannya
sebagai berikut :
- Lembar ke 1 : merupakan customer’s copy yang dikirimkan ke
pelanggan
- Lembar ke 2 : merupakan tembusan piutang (dilampiri SO lembar ke 1
dan surat muat) untuk kepentingan pencatatan dalam kartu
piutang (buku pembantu piutang), setelah dicatat,
diarsipkan menurut nomor faktur.
- Lembar ke 3 : merupakan tembusan analisis yang dikirim ke bagian
administrasi persediaan, untuk mencatat harga pokok
produk yang dijual ke dalam kartu persediaan
- Lembar ke 4 : dikirim ke bagian akuntansi untuk pencatatan jurnal
penjualan
- Lembar ke 5 : tembusan kepada salesman (pramuniaga) untuk keperluan
perhitungan komisi
f. Bagian Administrasi Persediaan
1) Menerima faktur penjualan lembar ke 3 dari bagian piutang (penagihan)
2) Mencatat faktur penjualan lembar ke 3 ke dalam kartu persediaan
3) mengarsipkan faktur penjualan lembar ke 3 menurut nomor urut faktur
4) secara periodik (misal setiap akhir bulan) membuat rekapitulasi harga pokok
penjualan selama periode tertentu, berdasarkan data harga pokok persediaan
yang dijual dalam kartu persediaan
5) membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga produk yang dijual
selama periode berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan
6) Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok
penjualan ke bagian akuntansi
g. Bagian Akuntansi
1) Menerima faktur penjualan lembar ke 4 dari bagian piutang
2) Mencatat faktur penjualan dalam jurnal penjualan
3) Mengarsipkan faktur penjualan menurut nomornya
19
4) Menerima bukti memorial dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok dari
bagian administrasi persediaan
5) Mencatat bukti memorial ke dalam jurnal umum
6) mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok
penjualan berdasarkan urutan nomor bukti memorial
Elemen pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penjualan tunai
disajikan sebagai berikut :
ORGANISASI
(1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan barang
(2) Fungsi pencatatan (piutang) harus terpisah dengan fungsi penjualan
(3) Transaksi retur penjualan harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi
penerimaan barang, fungsi pencatatan piutang dan fungsi akuntansi. Tidak ada
transaksi retur penjualan yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya salah satu
fungsi.
21
(5) Pencatatan berkurangnya piutang karena retur penjualan, didasarkan pada memo
kredit yang didukung dengan laporan penerimaan barang
Dalam gambar di halaman berikut penulis sajikan rancangan bagan alir sistem retur
penjualan dalam suatu perusahaan dagang dengan memasukkan berbagai elemen
pengendalian intern dalam sistem tersebut.
Barang yang diterima pelanggan mungkin tidak sesuai dengan pesanannya atau
rusak dalam pengiriman. Pelanggan akan mengirimkan pemberitahuan retur, berupa
Memo Debit.
= Bagian Penjualan, setelah menerima Pemberitahuan Retur dari pelanggan, membuat
Memo Kredit rangkap 2 yang dikirimkan ke petugas penerimaan barang.
= Petugas Penerimaan Barang menerima pengembalian barang dari pelanggan dan
membandingkan dengan catatan di Memo Kredit, kemudian membuat Laporan
Penerimaan Barang (LPB) rangkap 2. . Barang beserta LPB lembar 2 dikirimkan ke
Gudang, sementara dua lembar Memo Kredit dan LPB lembar 1 dikirimkan ke Bagian
Piutang.
= Bagian Gudang menerima barang dan mencatat masuknya barang berdasarkan LPB
lembar 2.
= Bagian Piutang melakukan pencatatan pengurangan piutang berdasarkan Memo
kredit dan LPB, kemudian mengirimkan LPB lembar 1 beserta Memo Kredit lembar 2
ke Akuntansi Persediaan dan Memo Kredit lembar 1 dikirim ke pelanggan.
= Bagian Akuntansi Persediaan, berdasarkan LPB 1 dan Memo Kredit lembar 2
mencatat di kartu persediaan, dan mengirimkan kedua dokumen tersebut ke Bagian
Akuntansi
22
= Bagian ini mencatat jurnal perubahan piutang dan mengarsipkan kedua dokumen yang
bersangkutan.
23
24
3. Uraian kegiatan (Operation List) Sistem Retur Penjualan
a. Bagian Penjualan
1) menerima pemberitahuan retur dari pembeli
2) Membuat memo kredit 2 lembar dan mengirimkan ke bagian penerimaan
barang
b. Bagian Penerimaan Barang
1) Menerima memo kredit 2 lembar dari bagian Penjualan
2) Menerima barang dari pembeli dan melakukan pemeriksaan barang yang
diterima
3) Membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) 2 lembar
4) Mendistribusikan Laporan Penerimaan barang sebagai berikut :
- Lembar ke 1 : dikirim ke bagian Piutang bersama memo kredit lembar ke 1
dan 2
- Lembar ke 2 : dikirim ke bagian gudang bersama barang yang bersangkutan
c. Bagian Gudang
1) Menerima laporan penerimaan barang lembar ke 2 dari bagian penerimaan
2) Mencatat laporan penerimaan barang ke dalam kartu gudang
d. Bagian Piutang
1) Menerima memo kredit lembar ke 1 dan 2 dilampiri LPB lembar ke 1 dari
bagian penerimaan barang
2) Mencatat memo kredit ke dalam kartu piutang yang bersangkutan
3) Mengirim memo kredit lembar ke 1 kepada pembeli
4) Mengirim memo kredit lembar ke 2 dilampiri LPB ke Bagian administrasi
Persediaan
e. Bagian Administrasi Persediaan
1) Menerima memo kredit lembar ke 2 dilampiri LPB lembar ke 1
2) Mengisi harga pokok satuan dan harga pokok total pada LPB
3) Mencatat LPB ke dalam kartu persediaan
4) Mengirim memo kredit lembar ke 2 dilampiri LPB lembar ke 1, ke bagian
akuntansi
f. Bagian Akuntansi
1) Menerima memo kredit lembar ke 2 dan LPB lembar ke 1 dari Bagian
Administrasi persediaan
25
2) Mencatat retur penjualan dalam jurnal umum, berdasarkan memo kredit
dengan jurnal :
Retur Penjualan .......................................xx
Piutang ......................................................xx
3) Mencatat harga pokok barang yang diterima kembali dalam jurnal umum,
berdasarkan LPB, dengan jurnal :
Persediaan ................................................xx
Harga Pokok Penjualan ..............................xx
26
4. Media (formulir ) dalam Sistem
PT. BINTANG
Terimakasih atas
Dijual PT. Gunung Jati order Saudara.
Kepada Jl. Tunjungan Raya 25, Surabaya Harap memberi-
tahu kami jika
Dikirim PT. Gunung Jati terjadi kekurangan
Kepada Jl. Tunjungan Raya 25, Surabaya pada barang
Jumlah .
I/1
27
PT. BINTANG
FAKTUR PENJUALAN
(Invoice)
No. Tanggal No. OP Pelngg Tanggal Salesman
17/Fk/V/07 28-05-2007 45/PO/2007 20-05-2007 Budiman
Jumlah .
Bag. Piutang
I/2
28
REKAP HARGA POKOK PENJUALAN
I/3
29
PT. BINTANG
MEMO KREDIT
No. Harga
Urut Uraian Satuan Kuantitas satuan Total Harga
Bagian Penjualan
I/4
30
2.2. Latihan 1
(1) Sebutkan berbagai prosedur yang termasuk dalam sistem penjualan tunai dalam
suatu perusahaan manufaktur!
(2) Sebutkan fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit dalam suatu
perusahaan manufaktur!
(3) Sebutkan nama-nama dokumen yang dipergunakan dalam sistem retur penjualan dan
jelaskan fungsinya!
(4) Jelaskan maksud dipisahkannya fungsi penjualan dari fungsi penerimaan kas, pada
sistem penjualan tunai
(5) Dalam praktek yang sehat pada sistem penjualan tunai, salah satunya adalah
penghitungan saldo yang ada di tangan fungsi penerima kas secara periodik dan
secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern. Jelaskan pernyataan tersebut.
(6) Dalam sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada sistem retur penjualan, salah
satu prosedurnya adalah pencatatan ke dalam akuntansi harus didasarkan atas
dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen. Jelaskan pengertian pernyataan
tersebut.
2.3. Rangkuman
Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa, baik secara
kredit maupun tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah
dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu
perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit ini
ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit.
Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh
perusahaan kepada pembeli, jika perusahaan telah menerima uang dari pembeli. Kegiatan
penjualan secara tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan tunai.
Dalam transaksi penjualan, tidak semua penjualan berhasil mendatangkan pendapatan
(revenue) bagi perusahaan. Adakalanya pembeli mengembalikan barang yang telah
dibelinya kepada perusahaan. Transaksi pengembalian barang oleh pembeli ini ditangani
oleh perusahaan melalui sistem retur penjualan.
31
3. KEGIATAN BELAJAR (KB) 2
A. SISTEM PEMBELIAN
Elemen pengendalian intern yang harus ada dalam sistem pembelian, dirancang
untuk menjaga kekayaan dan kewajiban perusahaan serta menjamin ketelitian dan
33
keandalan data akuntansi. Elemen tersebut terdiri dari fungsi (organisasi), sistem otorisasi
dan prosedur pencatatan serta praktek yang sehat :
ORGANISASI
(1) Fungsi Pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan barang
(2) Fungsi Pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
(3) Fungsi Penerimaan barang harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang
(4) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian,
fungsi penerimaan barang, fungsi pencatat hutang dan fungsi akuntansi
35
36
3. Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Pembelian
a. Bagian Gudang
1) Membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) 2 lembar berdasarkan informasi
mengenai titik pemesanan kembali, yang tercantum dikartu gudang
2) Mengirim lembar ke 1 SPP ke bagian pembelian
3) Mengarsipkan lembar ke 2 SPP berdasarkan nomor urutnya
4) Menerima PO dari bagian pembelian sebagai pemberitahuan mengenai pesanan
yang dilakukan
5) Mengarsipkan PO menurut nomor urutnya
6) Menerima LPB dari bagian penerimaan barang
7) Mencatat data LPB ke dalam kartu gudang
b. Bagian Pembelian
1) Menerima SPP dari bagian gudang
2) Membuat SPPH yang dikirim ke para pemasok
3) Menerima Surat Penawaran Harga (SPH) dari pemasok
4) Membuat perbandingan harga atas dasar SPH yang diterima dari pemasok
5) Memilih pemasok berdasarkan perbandingan penawaran harga
6) membuat surat order pembelian (PO) untuk pemasok yang dipilih – 7 lembar
7) Mendistribusikan PO
- Lembar ke 1 dan 2 : dikirim ke pemasok yang dipilih. Lembar kedua setelah
ditanda tangani pemasok, diminta untuk dikembalikan ke
perusahaan sebagai pengakuan telah menerima order
pembelian
- Lembar ke 3 : dikirim ke bagian penerimaan barang, sebagai otorisasi
fungsi ini untuk menerima barang dari pemasok
- Lembar ke 4 : dikirim ke bagian hutang
- Lembar ke 5 : dikirim ke bagian gudang
- Lembar ke 6 : diarsipkan menurut tanggal penerimaan yang diharapkan,
bersama SPP dan SPH
- Lembar ke 7 : diarsipkan menurut nama pemasok
8) Menerima LPB lembar ke 1 dari bagian penerimaan barang
9) Mengirim LPB lembar ke 1 ke bagian hutang
37
10) Menerima dan memeriksa faktur dari pemasok dan diteruskan ke bagian
hutang
c. Bagian Penerimaan Barang
1) Menerima PO lembar ke 3 dari bagian pembelian
2) Menerima barang disertai pengantar dari pemasok
3) Memeriksa barang yang diterimanya
4) Membuat Laporan Penerimaan barang (LPB) 3 lembar dan didistribusikan sbb:
- Lembar ke 1 : dikirim ke bagian hutang via Bagian pembelian
- Lembar ke 2 : dikirim ke bagian gudang bersama barangnya
- Lembar ke 3 : diarsipkan berdasarkan nomor urut bersama PO lembar ke 3
serta surat pengantar dari pemasok
d. Bagian Hutang
1) menerima PO lembar ke 4 dari bagian pembelian
2) Menerima LPB lembar ke 1 dari bagian penerimaan barang via bagian
pembelian
3) Menerima faktur dari pemasok via bagian pembelian
4) Membandingkan faktur, LPB dan PO untuk meyakinkan apakah tagihan dari
pemasok adalah untuk barang yang sudah diterima oleh perusahaan
5) Membuat bukti kas keluar (voucher) 3 lembar
6) Mencatat voucher ke dalam voucher register
7) Mengirim bukti kas keluar lembar ke 2 ke bagian Administrasi Persediaan
8) Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke 1 dan 3 beserta dokumen
pendukungnya
e. Bagian Administrasi Persediaan
1) Menerima bukti kas keluar lembar ke 2 dari bagian hutang
2) Mencatat barang yang dibeli dalam kartu persediaan
3) Mengarsipkan bukti kas keluar berdasarkan tanggalnya
Elemen pokok pengendalian intern pada sistem retur pembelian terdiri dari fungsi
(organisasi) sistem otorisasi dan prosedur serta praktek yang sehat :
ORGANISASI
(1) Fungsi Pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
(2) Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi
pengiriman barang, fungsi pencatat hutang dan fungsi akuntansi
39
(5) Pencatatan berkurangnya hutang didasarkan pada memo debit dan laporan
pengiriman barang
(6) Pencatatan ke jurnal dilakukan oleh fungsi akuntansi
Dalam gambar di halaman berikutnya penulis sajikan rancangan bagan alir sistem
retur pembelian, untuk menggambarkan kegiatan retur pembelian, dalam suatu perusahan
dagang, dengan memasukkan berbagai elemen pengendalian intern dalam sistem tersebut.
Barang yang diterima dari pelanggan mungkin tidak sesuai dengan pesanannya atau
rusak dalam pengiriman. Perusahaan akan mengirimkan pemberitahuan retur, berupa
Memo Debit.
= Bagian Pembelian menerbitkan Memo Debit rangkap lima, yang diistribusikan lembar
1 dan 2 ke Bagian Hutang, lembar 3 ke Gudang dan lembar 4 dan 5 ke Petugas
Pengiriman Barang.
= Bagian Gudang, berdasarkan Memo Debit lembar 3 mempersiapkan barang yang
dicatat dan diserahkan ke Petugas Perngirman Barang.
= Petugas Perngirman Barang segera mengirimkan barang yang diretur ke pemasok
dengan disertai Memo Debit lembar 5, kemudian membuat Laporan Pengiriman
Barang ( LPB )2 lembar, lembar ke 1 diserahkan ke Bagian Hutang, sementara
lembar 2 dan Memo Debit lembar 4 diarsipkan.
= Bagian Hutang, melakukan pencatan pengurangan hutang berdasarkan Memo Debit
lembar 1 dan LPB lembar 1. Memo Debit lembar 1 dikirimkan ke pemasok,
sedangkan LPB lembar 1 dan Memo Debit lembar 2 dikirim ke Akuntansi Persediaan
40
= Bagian Akuntansi Persediaan melakukan pencatatan pengurangan persediaan berda-
sarkan LPB lembar 1 dan Memo Debit lembar 2, dan mengembalikan kedua dokumen
tersebut ke Bagian Hutang, untuk diarsipkan.
41
42
3. Uraian Kegiatan (Operational List) Sistem Retur Pembelian
a. Bagian Pembelian
1) Membuat Memo Debit 6 lembar
2) Mendistribusikan Memo debit :
- Lembar ke 1 dan 2 : dikirim ke bagian Hutang
- Lembar ke 3 : dikirim ke bagian gudang, sebagai perintah untuk
menyerahkan barang yang akan dikembalikan, ke bagian
pengiriman barang
- Lembar ke 4 dan 5 : dikirim ke bagian pengiriman barang
- Lembar ke 6 : diarsipkan menurut nomor urutnya
b. Bagian gudang
1) Menerima memo debit lembar ke 3 dari bagian pembelian
2) Menyiapkan barang sesuai dengan yang tercantum dalam memo debit
3) Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang
4) Mencatat memo debit dalam kartu gudang
5) Mengarsipkan memo debit berdasarkan nomor urut
c. Bagian pengiriman barang
1) Menerima memo debit lembar ke 4 dan 5 dari bagian pembelian
2) Menerima barang dari gudang
3) Membuat laporan pengiriman barang (LPB) 2 lembar
4) Menempelkan memo debit lembar ke 5 sebagai slip pembungkus
5) Mengirimkan barang kepada pemasok
6) Mendistribusikan Laporan pengiriman barang sebagai berikut :
- Lembar ke 1 : dikirim ke bagian hutang
- Lembar ke 2 : mengarsipkan bersama memo berdasar nomor urut
d. Bagian hutang
1) Menerima memo debit lembar ke 1 dan 2 dari bagian pembelian
2) Menerima laporan pengiriman barang lembar ke 1 dari bagian pengiriman
barang
3) Memeriksa memo debit
4) Mengirimkan memo debit lembar ke 1 ke pemasok
5) Mengirimkan memo debit lembar ke 2 dilampiri laporan pengiriman barang
kepada bagian administrasi persediaan
43
6) Menerima kembali memo debit lembar ke 2 dari bagian akuntansi
7) Mengarsipkan memo debit lembar ke 2 dilampiri laporan pengiriman barang ke
dalam arsip bukti kas yang belum dibayar sebagai pengurang kewajiban
kepada pemasok
e. Bagian administrasi persediaan
1) Menerima memo debit lembar ke 2 dilampiri laporan pengiriman barang dari
bagian hutang
2) Mengisi harga pokok per satuan ke dalam kartu persediaan
3) Mencatat berkurangnya persediaan ke dalam kartu persediaan yang
bersangkutan
4) Mengirim memo debit lembar ke 2 yang dilampiri laporan penerimaan barang
ke bagian akuntansi
f. Bagian akuntansi
1) Menerima memo debit lembar ke 2 dilampiri laporan pengiriman barang dari
bagian administrasi persediaan
2) Mencatat ke jurnal umum
3) Mengirim memo debit lembar ke 2 yang dilampiri dengan laporan penerimaan
barang ke bagian hutang
44
4. Media ( formulir ) yang digunakan
No. SPP:
Tgl.
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN
Gunakan formulir yang berbeda untuk setiap barang yang Saudara minta
Dari Bagian : ..................................... Digunakan untuk: .................................
Sifat Permintaan Biasa Segera Mendesak
Kuantitas Nomor Part atau No. katalog Ukuran Penjelasan Lengkap
Diisi oleh
Kirim ke ………………………. Bag. Pembelian
Bebankan ke Dept ….. No. Rek …. Pemasok Harga Total No.
Tgl Diperlukan………… Per unit Harga SOP
Diperlukan oleh ………..
Disetujui oleh ................
II/1
45
PT. BINTANG
Jl. Bojana Tirta 1 Jakarta
SURAT PERMINTAAN
PENAWARAN HARGA
Catatan:
Kepada Yth :
Permintaan Penawaran
Kepada Yth : Harga ini bukan merupa-
kan order pembelian
Kami menawarkn barang tersebut di atas dengan syarat pengiriman FOB .................
dengan syarat pembayaran ................., dengan jangka waktu pengiriman ............ hari
setelah oder pembelian kami terima
II/2
46
N0. 101010203
PT. BINTANG
Jumlah
Budiman Santoso
Manajer Pembelian
II/3
47
PT. BINTANG
No. Mobil Nomor/Kondisi Segel No. Surat Order No. Surat Order
Pembelian Pengiriman
II/4
48
PT. BINTANG
MEMO DEBIT
Nomor :
Kepada Yth:
Tanggal:
No. Harga
Urut Nama barang Satuan Kuantitas Satuan Jumlah
Jumlah
Bagian Pembelian
II/5
49
PT. BINTANG
Kepada Yth:
Dikirim ke :
II/6
50
3.2. Latihan Kasus
PT. Healt Equipment adalah sebuah perusahaan distribusi peralatan kesehatan yang
melakukan pembelian (impor) dari Internasional Healt Equipment, Ltd di USA berupa
barang-barang peralatan rumah sakit. Pesanan Pembelian (Purhase Order) yang
ditandatangani manajer pembelian dikirimkan pada akhir Agustus 2007. Penjual
mensyaratkan penyerahan berdasarkan Free on Board Shipping Point dan pembayaran
dengan niai CIF melalui City Bank. Tanggal 15 September 2007 PT. Healt Equipment
menerima pemberitahuan dari City Bank di Jakarta bahwa dokumen impor sudah bisa
diselesaikan. Manajer keuangan mengotorisasi cek Bank Mandiri untuk melakukan
pembayaran nilai impornya sebesar USD 250.000,00 ke City Bank Jakarta. Setelah
penyelesaian pembayaran tersebut, petugas Bagian Impor mengambil dokumen untuk
pengurusan berikutnya. Manajer Keuangan mengotorisasi pengeluaran untuk membayar
pungutan negara ke Bank Mandiri untuk penyelesaian dokumen PIB. Berdasarkan
dokumen impor petugas Bagian Impor mengurus BL dan SPPB. Petugas Penerimaan
Barang melakukan pengambilan barang ke TPS dengan menggunakan SPPB, untuk
kemudian membuat laporan serta menyerahkan ke gudang. Invoice serta dokumen
pendukung lainnya oleh bagian impor diserahkan ke bagian akuntansi, sementara lembar
bukti pembayaran pembelian (impor) diterima dari bagian keuangan. Dari petugas
penerima barang, diterima Laporan Penerimaan Barang. Bagian akuntansi juga menerima
bukti pembayaran atas pungutan negara. Berdasarkan dokumen transaksi tersebut bagian
akuntansi melakukan pencatatan.
Saudara diminta menyusun bagan sistem pembelian untuk PT. Healt Equipment,
berkaitan dengan kegiatan impor di atas.
51
3.3. Rangkuman
52
4. KEGIATAN BELAJAR (KB) 3
Elemen pengendalian intern yang harus ada dalam sistem penggajian / upah
dirancang untukmenjaga kekayaan dan kewajiban perusahaan serta menjamin ketelitian
dan keandalan data akuntansi. Elemen tersebut terdiri dari fungsi (organisasi ) sistem
otorisasi dan prosedur serta praktek yang sehat.
ORGANISASI
(1) terdapat pemisahan fungsi pengawasan waktu, pembuat daftar gaji / upah dan
pembayaran gaji/upah
55
56
C. Uraian Kegiatan (operation list) sistem penggajian/ upah
a. Bagian Produksi
1) Menyelenggarakan job time ticket ( kartu jam kerja ) dalam pelaksanaan
produksi
2) Mengirim job time ticket ke petugas pengawasan waktu kerja
b. Bagian pengawasan waktu kerja
1) Mempersiapkan kartu kehadiran pegawai
2) Mengawasi kehadiran pegawai melalui mesin punch clock
3) Menerima job time ticket dari bagian produksi
4) Membandingkan antara kehadiran pegawai berdasarkan kartu kehadiran
dengan job time ticket yang diterima dari bagian produksi
5) Membuat daftar kehadiran pegawai dan dikirim ke bagian gaji / upah
6) Mengirimkan job time ticket ke bagian akuntansi biaya
7) Mengarsipkan kartu kehadiran pegawai dan copy daftar kehadiran pegawai
c. Bagian akuntansi biaya
1) Menerima job time ticket dari fungsi pengawasan waktu kerja
2) Melakukan perhitungan beban upah ke dalam biaya produksi
3) Membuat jurnal voucher atas pembebanan biaya upah ke barang dalam proses
4) Mengirimkan journal voucher ke bagian akuntansi
d. Bagian gaji/upah
1) Memonitor perubahan data pegawai dari fungsi personalia
2) Menerima daftar kehadiran pegawai dari fungsi pengawasan waktu kerja
3) Membuat daftar gaji/upah serta mempersiapkan slip pembayaran gaji/upah
4) Mengirimkan daftar gaji/upah beserta slip pembayaran ke bagian keuangan
5) Mengarsipkan copy daftar gaji/upah yang diperoleh dari bagian keuangan
e. Bagian keuangan
1) Menerima daftar gaji/upah beserta slip pembayaran dari bagian gaji/upah
2) Mempersiapkan journal voucher, cek dan bukti setor ke bank untuk dana
pembayaran gaji
3) Melakukan distribusi slip pembayaran gaji/upah ke pegawai dengan cara
pegawai menandatangani daftar gaji/upah
4) Mendistribusi :
57
- Lembar ke 1 daftar gaji/upah, bukti setor bank serta journal voucher ke
bagian akuntansi
- Lembar ke 3 daftar gaji /upah ke bagian gaji /upah
- Lembar ke 2 untuk arsip
5) Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke 3 beserta dokumen pendukungnya
f. Bagian akuntansi
1) Menerima journal voucher dari bagian akuntansi biaya dan mencatatatnya
2) Menerima bukti pengeluaran kas beserta pendukungnya dari Bagian Keuangan
3) Membandingkan dua data tersebut serta mencatat pengeluaran kas
4) Mengarsipkan journal voucher serta bukti kas keluar berdasarkan tanggalnya
58
4.2. Latihan 3
4.3. Rangkuman
59
5. Test Formatif
Pilihlah satu jawaban yang benar dengan memberi lingkaran pada alternatif yang tersedia
1. Berikut ini adalah jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai,
kecuali ....
a prosedur order penjualan,
b prosedur persetujuan kredit.
c prosedur penerimaan kas,
d prosedur pengiriman / penyerahan barang,
2. Berikut ini adalah jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit,
kecuali ....
a prosedur order penjualan,
b prosedur persetujuan kredit,
c prosedur pengiriman / penyerahan barang,
d prosedur penerimaan kas.
60
a surat perintah pengiriman.
b tembusan ( copy ) kredit,
c faktur penjualan,
d surat pengakuan,
8. Laporan penerimaan barang yang dibuat oleh fungsi penerimaan barang, didis-
tribusikan ke fungsi – fungsi lain, kecuali ....
a fungsi pembelian,
b fungsi pencatatan hutang,
c fungsi gudang,
d fungsi keuangan.
9. Manakah diantara dokumen berikut ini, yang menunjukkan bahwa barang yang
dibeli perusahaan merupakan barang yang benar-benar dibutuhkan oleh
perusahaan ....
a surat permintaan pembelian.
b laporan penerimaan barang,
61
c faktur dari pemasok,
d surat order pembelian,
10. Fungsi yang memiliki wewenang untuk menerima atau menolak barang yang
dikirimkan oleh pemasok adalah ....
a fungsi pembelian,
b fungsi pencatat piutang,
c fungsi penerimaan barang.
d fungsi gudang,
11. Jika perusahaan menggunakan blind receiving system, informasi yang diberi-
kan kepada fungsi penerimaan barang adalah ....
a tanggal penerimaan barang yang direncanakan,
b jenis barang yang dipesan dari pemasok.
c kuantitas barang,
d nama pemasok,
12. Berikut ini adalah tembusan surat Order pembelian, kecuali ....
a tembusan untuk fungsi penerimaan barang,
b tembusan untuk fungsi peminta barang.
c tembusan untuk Bukti kas keluar,
d tembusan pengakuan ( telah menerima ) oleh pemasok,
13. Manakah diantara prosedur berikut ini yang bukan merupakan unsur jaringan
prosedur yang membentuk sistem penggajian/upah ....
a prosedur pencatatan waktu kehadiran,
b prosedur pencatatan waktu kerja,
c prosedur pembuatan Daftar Gaji,
d prosedur pembuatan bukti pengeluaran kas dan distribusi gaji/upah.
14. Dokumen yang dipakai sebagai dasar distribusi biaya gaji dan upah, dalam
jurnal umum adalah ....
a daftar gaji atau daftar upah,
62
b kartu penghasilan karyawan,
c rekap daftar gaji atau rekap daftar upah.
d surat pemberitahuan gaji / upah,
15 Untuk mendistribusikan upah langsung yang dibebankan kepada pesanan
tertentu ( pada produksi berdasar pesanan ), jam kerja karyawan dikumpulkan
berdasarkan dokumen ....
a kartu jam hadir,
b kartu penghasilan karyawan,
c kartu jam kerja.
d kartu harga pokok produk,
63
6. Kunci Jawaban Test Formatif
nomor nomor
1 b 9 a
2 d 10 c
3 b 11 b
4 C 12 b
5 A 13 d
6 D 14 c
7 C 15 c
8 D
Cocokkan hasil jawaban dengan kunci yang terdapat di bagian belakang modul
ini. Hitung jawaban Anda dengan benar. Kemudian gunakan rumus untuk mengetahui
tingkat pemahaman terhadap materi.
Apabila tingkat pemahaman Anda dalam memahami materi yang sudah dipelajari
mencapai :
91% s.d. 100% : Amat baik
81% s.d. 90,99% : Baik
71% s.d. 80,99% : Cukup
61% s.d. 70,99% : Kurang
bila tingkat pemahaman belum mencapai 81% ke atas (kategori “baik”), maka disarankan
mengulangi materi.
Semoga berhasil
64
8. Daftar Pustaka
65