Makalah Sistem Perkantoran
Makalah Sistem Perkantoran
Makalah Sistem Perkantoran
MANAJEMEN PERKANTORAN
Di susun oleh :
Wahyuni
Numira
Sari fatika dewi
Moh. Ilham abdullah
Nadia natasyah
Sitti noor annisa
Ferry yesaya
1
KATA PENGANTAR
Puji Syukur Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas
rahmat dan kasih-Nya kepada kami. Sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini tepat
pada waktunya. Walaupun dibarengi oleh tantangan dan rintangan. Adapun judul makalah
ini adalah Manajemen Perkantoran. Adapun tujuan dari makalh ini adalah untuk
menyelesaikan tugas pembelajaran Pengantar Manajemen yang bertujuan untuk
mengetahui bagaimana ruang lingkup manajemen perkantoran. Penulisan makalah ini juga
bertujuan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi mahasiswa fakultas ekonomi.
Akhirnya pada kesempatan ini kami ingin menyampaikan rasa terima kasih dan
penghargaan yang sebesar-besarnya kepada pihak yang telah membantu saya
menyelesaikan makalah ini. Dengan hati yang ikhlas, pada kesempatan ini kami
menyampaikan rasa terima kasih kepada:
2
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.................................................................................................... 2
DAFTAR ISI................................................................................................................... 3
ABSTRAK...................................................................................................................... 4
BAB I : PENDAHULUAN............................................................................................. 5
1. Latar Belakang.............................................................................................. 5
2. Rumusan Masalah......................................................................................... 5
3. Tujuan Penulisan........................................................................................... 6
4. Metode Penulisan.......................................................................................... 6
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA.................................................................................. 7
1. Pengertian Manajemen.................................................................................. 7
2. Pengerian Manajemen menurut para ahli...................................................... 7
3. Konsep Sistem Perkantoran.......................................................................... 8
4. Simbol-simbol yang biasa digunakan dalam prosedur kantor...................... 10
BAB IV : PENUTUP...................................................................................................... 20
A. Kesimpulan.................................................................................................. 20
B. Saran............................................................................................................. 20
DAFTAR PUSTAKA..................................................................................................... 21
3
ABSTRAK
Manajemen Perkantoran dapat di nyatakan sebagai “Kekuatan yang tidak
berwujud, yang merencanakan, mengorganisasikan dan mengkoordonasikan manusia,
bahan-bahan, mesin-mesin, uang dan pasar-pasar dalam bidang pekerjaan kantor
dan mengarahkan dan mengawasi aneka macam hal demikian rupa, hingga di capai
sasaran perusahaan”. Manajemen perkantoran bukanlah suatu aktivitas yang hanya bersifat
mekanistik. Penerapan fungsi-fungsi manajerial secara efektif menimbulkan kesulitan
besar.
Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya
tujuansecara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan
dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut
sebaiknyadihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber
daya yangakan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan
menerapkanfungsi-fungsi manajemen.Tujuan proses manajemen perkantoran tersedianya
informasi yang siap dipakai.
Ciri-ciri informasi yang siap dipakai adalah: Menerapkan dan mengembangkan
kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan
memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat. Menerapkan dan mengembangkan
kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan
efisie. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan,
melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggung jawabnya.
4
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar belakang
Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses
perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota
organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan. Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah
Suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada
proses perencanaan, pengorganisasian,kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana
keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai
suatu tujuan organisasi.
Dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan
untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil
akhir kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada berbagai pihak.
Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat
mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan
tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya. Dalam proses manajemen, sasaran yang
ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan secara efisien. Apabila dalam mencapai
tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan
pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya
pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yang akan dimanfaatkan dalam
proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi-fungsi
manajemen.
Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan,
usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal,
dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan
staff yang mengerti akantugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang
karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh,
dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang
berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan
kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi.
2. Rumusan masalah
a. Apa saja hal-hal yang harus kita ketahui tentang manajemen perkantoran ?
b. mengapa sering kali ada bentrok antara karyawan dan perusahaan ?
c. Kenapa sering kali ada karyawan yang tidak puas terhadap perusahaan ?
3. Tujuan penulisan
a. Mengetahui semua hal secara jelas dan tepat tentang manajemen terutama
manajemen perkantoran itu sendiri.
5
b. Mengetahui sebab bentrok antara karyawan dan perusahaan.
c. Mengetahui sebab terjadinya ketidakpuasan terhadap perusahaan.
4. Metode penulisan
Dalam hal ini penulis menggunakan:
a. Metode deskritif, sebagaimana ditunjukan oleh namanya, pembahasan ini
bertujuan untuk memberikan gambaran tentang suatu masyarakat atau kelompok
orang tertentu atau gambaran tentang suatu gejala atau hubungan antara dua
gejala atau lebih (Atherton dan Klemmack : 1982).
b. Penelitian kepustakaan, yaitu Penelitian yang dilakukan melalui
kepustakaan,mengumpulkan data-data dan keterangan melalui buku-buku dan
bahan lainnya yang ada hubungannya dengan masalah-masalah yang diteliti.
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
1. Pengertian Manajemen
Sebelum membahas manajemen kantor ada baiknya mengetahui pengertian
kantor menurut. J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor /office, adalah tempat dimana
biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat
itu. Sedangkan menurut Atmosudirdjo kantor adalah unit organisasi yang terdiriatas
tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan. Tugas
utama kantor adalah menyelenggarakan kegiatan pelayanan dan member dukungan
(fasilitatif) kepada kegiatan operasi organisasi. Fungsi utama suatu kantor adalah :
a. Pelayanan kepada rekan sekerja, pelanggan, klien dan tamu organisasi.
b. Pemberian dukungan (fasulitatif) terhadap satuan kerja operasional (subtantif).
c. Pengelolaan sumber daya organisasi.
d. Pengelolaan data dan informasi organisasi. Terdapat sedikitnya 5 kata sepadan
untuk istilah kantor, yakni:
Jasa, adalah aktivitas ekonomi yang melibatkan sejumlah interaksi dengan
konsumenatau dengan barang-barang.
Jabatan, adalah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama
atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya
meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga
sama meskipun tersebar di berbagai tempat.
Gedung Kantor, adalah barang atau benda tidak bergerak yang dapat
menunjang atau mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja.
Ruang Kerja, adalah sebuah ruangan yang dijadikan sebagai tempat untuk
bekerja.
Biro, adalah usaha yang mengkhususkan diri pada penyediaan jasa bidang
tertentu.Sebelum mengenal definisi manajemen perkantoran, kita harus
mengenal istilah manajemen, berasal dari bahasa Prancis kuno
ménagement, yang memiliki arti senimelaksanakan dan mengatur.
2. Pengertian Manjemen menurut beberapa para ahli:
a. Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja,
yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah
tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata.
b. Menurut Mary Parker Follet Manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan
suatu pekerjaan melalui orang lain. Para manajer mencapai suatu tujuan organisasi
dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang perlu
dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya
sendiri.
7
c. Ricky W. Griffin Mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya
untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien.
d. Menurut James A.F.Stoner manajemen adalah suatu proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan,dan pengendalian upaya anggota organisasi dan
menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Sistem perkantoran adalah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola
kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau
fungsi pokok dalam suatu organisasi.
Menurut J.C. Denyer sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam
suatu kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah, pembuatan faktur penjualan,
dan sebagainya) yang berkenaan dengan bagaimana operasi-operasi itu
dilaksanakan (metode) maupun dimana dan bilamana dilaksanakan).
Prosedur perkantoran adalah segenap rangkaian metode kantor yang telah menjadi
langkah-langkah tetap dalam penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang tata usaha
biasanya oleh lebih dari satu petugas. Misalnya prosedur penerimaan dan
penjawaban surat-surat yang masuk.
8
Metode perkantoran adalah suatu cara yang pasti dan menjadi pola karena
ketepatannya untuk melaksanakan sesuatu operasi ketatausahaan dalam pekerjaan
perkantoran.
Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancar tanpa terjadi
hambatan-hambatan.
Tanpa sistem keterangan yang baik pimpinan organisasi sulit memperoleh berbagai
keterangan dalam bentuk yang tepat, di tempat yang diperlukan, dan pada waktu yang
singkat, seperti ;
9
Setiap sistem informasi manajemen meliputi 4 unsur pokok :
Lingkaran Besar menunjukkan operasi atau sesuatu yang harus dikerjakan. Apabila di
bagian tengah lingkaran dibubuhi huruf, maka dapat berarti lebih khusus. Berikut arti
dan huruf yang dapat diletakkan dalam lingkaran besar :
b. Belah Ketupat
Belah Ketupat atau segi empat berbentuk berlian atau diamond ini adalah simbol
untuk menunjukkan pemeriksaan ( inspection, control atau check ) mengenai mutu
atau kualitas.
10
c. Segi Empat Bujur Sangkar
d. Huruf D
D
Huruf D adalah singkatan dari delay. Simbol ini artinya penahanan atau penundaan
suatu proses karena harus menunggu tindakan atau penyelesaian lebih lanjut.
g. Lingkaran Kecil
11
h. Anak Panah
Anak Panah untuk menunjukan arah jalannya atau arus suatu dokumen melalui
sesuatu proses pengerjaan.
12
BAB III
ANALISIS PEMBAHASAN
MANAJEMEN PERKANTORAN
MANAJAMEN PERKANTORAN DAN PERUMUSAN ORGANISASI
Manajemen kantor dapat ditinjau dari dua sudut penglihatan yang berbeda,
yaitu dari sudut manajemen dan dari sudut sasaran :
Dari sudut manajemen, manajemen kantor merupakan kegiatan untuk
merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengendalikan,
mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan
ketatausahaan kantor.
Dari sudut sasaran, manajemen kantor merupakan segala kegiatan penataan yang
ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha
dalam sistim perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.
13
Dari sudut sasaran: manajemen kantor adalah segala kegiatan penataan yang
ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tata usaha
dalam sistem perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.
Untuk mengelola suatu pekerjaan agar dapat mencapai hasil yang sesuai dengan
tujuan yang ditentukan, sangat memerlukan keahlian khusus, bukan saja keahlian
tekhnis, melainkan juga keahlian dalam memimpin orang – orang. Artinya,
memotivasi orang lain agar mau bekerja dengan giat dan kreatif. Oleh karena itu,
seorang manajer yang berhasil ialah yang mampu menggerakan bawahannya agar
berhasil. Dengan kata lain, manajer yang berhasil adalah seseorang yang senantiasa
mendorong dan memberi kesempatan kepada bawahannya untuk maju, dalam arti
mampu meningkatkan dan mengembangkan keahlian serta pengabdiaan bawahannya
14
Menetapkan arti perbedaan – perbedaan dan kekecualian – kekecualian dengan
cara membandingkan hasil pekerjaan yang sebenarnya dengan ukuran hasil
pekerjaan.
d. Taking corrective action
Meluruskan dan mengadakan perbaikan terhadap penyimpangan –
penyimapangan yang terjadi. Fungsi pokok manajemen dalam perkantoran yang
merupakan pekerjaan manajer seperti berikut:
2. Perencanaan (pleaning)
Menjelaskan, memantapkan dan memastikan tujuan yang dicapai.
Meramalkan peristiwa atau keadaan pada waktu yang akan dating.
Memperkirakan kondisi – kondisi pekerjaan yang dilakukan.
Membuat kebijaksanaan, prosedur, standard dan metode – metode untuk
pelaksanaan kerja.
Memikirkan peristiwa dan kemungkinan akan terjadi.
Mengubah rencana sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan.
3. Pengorganisasian (organizing)
Membagi pekerjaan kedalam tugas – tugas operasional.
Mengelompokan tugas – tugas kedalam posisi – posisi secara
operasioanal.
Menggabungkan jabatan – jabatan operasional kedalam unit – unit yang
saling berkaitan.
Memilih dan menetapkan orang untuk pekerjaan yang sesuai.
Menjelaskan persyaratan dari setiap jabatan.
Menyesuaikan wewenang dan tanggung jawab bagi setiap anggota.
Menyediakan berbagai fasilitas untuk pegawai.
Menyelaraskan organisasi sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan.
4. Penggerakan (Actuating)
Melakukan kegiatan partisivasi dengan senang hati terhadap semua
keputusan, tindakan atau perbuatan.
Mengarahkan dan menantang orang lain agar bekerja sebaik – baiknya.
Memotivasi anggota.
Berkomunikasi secara efektif.
Meningkatkan anggota agar memahami potensinya secara penuh.
Memberikan imbalan penghargaan terhadap pekerja yang melakukan
pekerjaan dengan baik.
15
4. Pengendalian (controllig)
Berupaya memperbaiki pengarahan sesuai dengan petunjuk
pengawasan.
Membandingkan hasil – hasil pekerjaan dengan rencana secara
keseluruhan.
Menilai hasil pekerjaan dengan standard hasil kerja.
Membuat media pelaksanaan secara tepat.
Memberitahukan media pengukur pekerjaan.
Memindahkan data secara terperinci agar dapat terlihat perbandingan
dan penyimpangan – penyimpangannya.
Membuat saran tindakan – tindakan perbaikan jika dirasa oleh anggota.
Memberitahu anggota – anggota yang bertanggung jawab terhadap
pemberian penjelasan.
Melaksanakan pengawasan sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan.
c. Pengoordinasian kantor
Merupakan suatu kegiatan untuk menjamin kerja sama dan partisipasi sejumlah
kegiatan kantor Pengawasan kantor (Pengendalian).
d. Tujuan kantor
Penerimaan Informasi.
Pencatatan informasi.
Penyusunan informasi.
Pemberian Informasi.
16
Perawatan aktiva.
e. Aspek manajemen kantor
Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan
mengarahkan dan mengkoordinasian elmen-elemen manajemen.
Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf
tersebut.
Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana pelaksanaan
manajemen dilangsungkan.
Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan pengehntian
karyawan.
Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam
kantor.
f. Harapan manajemen kepada manajemen kantor
Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pengorganisasi.
Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pemimpin dinamis.
Manajer kantor hendaknya dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja
kunci dan asisten-asisten untuk mengawasi pekerjaan di bawah
pengawasannya.
Manajer kantor hendaknya menyisihkan waktu untuk mengembangkan dirinya
dan mengembangkan sifat-sifat kepribadiannya yang merupakan karanter
eksekutif yang berhasil.
Manajer kantor hendaknya dapat mermalkan, membayangkan dan
merencanakan pemecahan masalah kantor yang akan terjadi hari esok.
g. Peranan manajemen kantorMenyiapkan informasi agar manajemen puncak dapat
membuat keputusan Informasi tersebut harus :
Ringkas (concise).
Cermat (accurate).
Dalam bentuk yang tepat (in the correct form).
Tepat waktu (right time).
Biaya rendah (low cost).
4. Perumusan Organisasi
Organisasi yang merupakan usaha dari manusia itu segala kebutuhannya tidaklah
mungkin ada bila tidak ada intraksi antara anggota – anggota karyawan atau
masyarakat yang mewujudkan organisasi kerja itu.
a. Struktur Organisasi – Organisasi Sederhana
Manajer Umum.
Petugas Pembeliaan.
Manajer Produksi.
17
Manajer Pemasaran.
b. Manajer kantor organisasi yang telah berkembang
Direktur Pengelola.
Petugas Pembeliaan.
Manajer Produksi.
Manajer Pemasaran.
5. Pendekatan Fungsional dalam organisasi
a. Sentralisasi
Untuk meningkatkan efisiensi, semua pekerjaan kantor harus dikoordinasi
oleh seorang manajer kantor, walaupun beberapa bagian darinya dapat dikerjakan
di dalam kantor-kantor departemen yang tidak berada di bawah pengawasannya.
Didalam beberapa organisasi, manajer kantor utama diberi tanggung jawab penuh
atas semua kantor, termasuk yang terkait dengan departemen operasi. Ia diminta
untuk mengorganisasi, memperlengkapi, mengangkat staf dan memanajemenkan
kantor-kantor ini dengan memberikan pelayanan seperti yang mungkin diminta
oleh manajer departemen atau fungsional.
b. Desentralisasi
contoh organisasi paling sederhana di bawah ini. Garis terputus-putus
menunjukkan tanggung jawab untuk memberikan pelayanan.
c. Manajer Umum.
d. Petugas Pembelian.
e. Manajer Produksi.
f. Manajer Pemasaran.
g. Manajer kantor.
h. Kantor pembelian.
i. Kantor pabrik sio.
6. Pembagian Kerja dan Penugasan Kerja
a. Delegasi
adalah proses dimana individu atau kelompok memindahkan kepada
individu atau kelompok lain tugas untuk menjalankan aksi tertentu dan sekaligus
mengambil keputusan tertentu. Delegasi dapat dinyatakan secara ringkas sebagai
suatu proses dimana seorang manajer :
Menyerahkan tugas kepada bawahannya.
Memberi mereka wewenang untuk membuat komitmen sampai batas yang
dianggap perlu untuk memungkinkan tugas dikerjakan.
Menciptakan kewajiban pada pihak setiap bawahan untuk melaksanakan
pekerjaan secara memuaskan.
18
b. Analisis pekerjaan
adalah Proses penelitian tugas kantor
Langkah-langkahnya :Menentukan pembagian pekerjaan secara umum di
dalam kantor.
Pembagian tugas : Menurut fungsi dan menurut proses.
19
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Manajemen Kantor adalah kegiatan yangdilakukan untuk mengelola,
merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimanahasil akhir
kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada berbagai pihak.
Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan
catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip),
pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lainsebagainya.
2. Manajemen Perkanotran dapat di nyatakan sebagai “ Kekuatan yang tidak
berwujud, yang merencanakan, mengorganisasikan da mengkoordonasikan
manusia,
bahan-bahan, mesin-mesin, uang dan pasar-pasar dalam bidang pekerjaan
kantor
dan mengarahkan dan mengawasi aneka macam hal demikian rupa, hingga di
capai
sasaran perusahaan”.
B. Saran
Kami menyadari masih banyak sekali kesalahan dalam pembuatan tugas kami pada
kali ini untuk itu kami mohon maaf jika ada kesalahan dan ketidak benaran dari
pembahasan kami serta penulisan kami yang kurang dapat di mengetri, oleh sebab itu
untuk memperbaiki dalam pembuatan tugas kami selanjutnya kami minta kritik dan
saran.
20
DAFTAR PUSTAKA
http://mbegedut.blogspot.com/2012/06/pengertian-manajemen-perkantoran.html
wartawarga.gunadarma.ac.id/.../pengertian-manajemen-perkantoran/
http://www.artikelekonomi.net/2011/pengertian-manajemen-perkantoran/
http://bebekaja-funie.blogspot.com/2007/07/informasi-dan-artikel-tips-tentang.html
http://thisismeyunus.wordpress.com/2012/01/09/pendekatan-pendakatan-manajemen-
perkantoran/
http://30agustus2003.blogspot.com/2012/04/manajemen-perkantoran.html
21