Budgétisation

et planification
stratégiques
Un guide pour les directeurs financiers
Introduction
Avec des entreprises qui
fusionnent et se développent à
un rythme sans précédent, la
pandémie de COVID a mis en
évidence les faiblesses des outils
traditionnels de budgétisation et de
planification. Les outils génériques
comme Excel, qui sont sujets à
l’erreur humaine et ne favorisent
pas la collaboration, se sont révélés
limités dans leurs capacités de
modélisation, d’adaptation et de
simulation (scénarios «What if»).
Pourtant, une bonne planification et
budgétisation dépendent énormément de
la collaboration, de la fiabilité et de la qualité
de l’information.

Les évènements récents ont prouvé que

les entreprises les plus performantes
sont celles qui ont une approche
budgétaire globale. Cette approche étant
plus adaptable qu’une vision détaillée,
elle permet au directeur financier et à
l’équipe financière d’identifier et d’alerter
rapidement la direction des opportunités
émergentes.
Ce guide aborde les points suivants :

1
Explorer l’importance stratégique de la budgétisation
et de la planification, en donnant des exemples de
différents types de budgétisation stratégique

2
Examiner la relation entre la budgétisation,
la planification stratégique et la stratégie
opérationnelle

3
Fournir une meilleure
compréhension des processus
et logiciels disponibles

4 Donner des astuces sur

l’amélioration de processus
Comment le budget peut aider les
responsables financiers à améliorer
la stratégie de l’entreprise ?
De nos jours, les dirigeants attendent des directeurs financiers qu’ils jouent
un rôle plus stratégique dans leurs entreprises. Bien qu’il s’agisse d’un outil
très performant, Excel est assez basique et peu fiable face aux autres options
disponibles aujourd’hui. Les directeurs financiers s’appuyant sur cet outil vont
restreindre leurs capacités de simulation en raison des limites d’Excel.
Les outils de gestion de performance permettent aux entreprises d’être bien plus agiles et
proactives, de mieux gérer leurs finances, d’atteindre plus facilement leurs objectifs et ainsi
de croître plus rapidement.

Le budget est essentiel pour orienter la stratégie d’une entreprise. Les directeurs financiers
disposant des données et des informations nécessaires sur les éléments pouvant créer
de la valeur vont pouvoir assumer un rôle plus important dans l’orientation de la stratégie
d’entreprise. Utiliser la bonne solution va leur permettre de réaliser des prévisions précises
et de déterminer en amont les meilleurs ROI des projets et opportunités à venir et donc
accroître l’importance de leur rôle dans la stratégie d’entreprise.

Ne pas analyser un budget peut conduire les entreprises à rater des opportunités de
croissance potentielle voire même de transformation. C’est pourquoi les directeurs financiers
sont des acteurs cruciaux pour élaborer efficacement des stratégies d’entreprises. Ils peuvent
prôner une transformation de la budgétisation et de la planification en fixant des objectifs
d’amélioration continue, en plaçant les objectifs de performance au premier plan du budget
et en utilisant des scénarios pour planifier et mesurer des changements potentiels.
Qu’est-ce que la budgétisation stratégique ?
La budgétisation stratégique tient compte des objectifs et des coûts
à long terme. Le processus comprend la préparation de divers
budgets et prévisions de dépenses à court terme qui vont contribuer
à l’objectif à long terme. Une fois qu’un budget stratégique est défini,
une entreprise peut allouer des fonds spécifiques à diverses activités.
Un plan stratégique à long terme s’étend généralement sur cinq ans et est
décomposé en objectifs annuels. La budgétisation stratégique consiste à
mettre des valeurs financières en face des objectifs du plan stratégique. Une
budgétisation éclairée est essentielle pour réaliser avec succès les projets et
atteindre les objectifs qu’elle s’est fixés.

Pourquoi le budget est-il important dans la Planification

stratégique
Bien qu’il ne soit pas essentiel d’inclure un budget lors de la création d’un plan
stratégique, cela fournit une approche financière réaliste de ce qu’une entreprise
peut réaliser.

Le budget va permettre de relativiser le coûts des actions à réaliser et ainsi réduire

le risque de gaspiller des ressources précieuses sur des projets à court terme
ne contribuant pas aux objectifs à long terme. Intégrer le budget dans le plan
stratégique permet également de modifier les deux en même temps.

La budgétisation stratégique en trois éléments clés :

1. Permet à une entreprise de dessiner une carte des objectifs à plus
ou moins long terme
2. Rend la prise de décision crédible

3. Renforce la collaboration dans l’entreprise

Quelle est la relation entre la budgétisation,
la planification stratégique et la planification
opérationnelle ?
La planification stratégique correspond à ce que l’entreprise
espère réaliser, et la planification opérationnelle est la façon dont
l’entreprise y parviendra.
Une entreprise définit ses objectifs et réfléchit aux moyens de les atteindre. Une fois
le plan tracé, l’entreprise budgétise les projets.

Le budget alloue des fonds aux projets sur une base mensuelle ou trimestrielle et tient
compte des revenus et dépenses futurs.

Les entreprises révisent le budget chaque année pour s’assurer qu’elles sont sur la bonne
voie et vont apporter des modifications lorsqu’elles sont nécessaires.
Exemples de budgétisation stratégique

Budgétisation stratégique pour le développement produit

La planification du développement et du lancement d’un produit comprend
souvent de la recherche et développement et une stratégie de déploiement.
L’inclusion d’un budget stratégique à long terme permet aux entreprises de
prévoir et d’allouer avec précision leurs fonds au produit.

Budgétisation stratégique pour les programmes de développement

Ceci consiste généralement en un nombre défini d’évènements à court terme
qui contribuent à un objectif à long terme. La budgétisation stratégique donne
un aperçu des programmes qui ont besoin d’un certain niveau de financement,
permettant ainsi à l’entreprise d’éviter des dépenses excessives ou insuffisantes
et de s’assurer qu’elle contribue avec succès à l’objectif final de l’entreprise.

Budgétisation stratégique pour les infrastructures

Les entreprises qui développent par exemple des bâtiments ou des
infrastructures ont besoin d’un plan qui inclut le budget. Ce type de
projets à grande échelle prend plusieurs années, il est donc essentiel
d’avoir un budget en place pour une planification précise.

Budgétisation stratégique pour la productivité

Un budget et un plan à 5 ans peuvent changer radicalement si par exemple,
une avancée technologique révolutionnaire apparait au cours de la
troisième année. Avec un budget stratégique déjà en place, une entreprise
peut facilement adapter ou réorganiser son plan en fonction des données
recueillies au cours des trois premières années du plan initial.
Méthodes de budgétisation
stratégique
Les directeurs financiers adoptent généralement l’une
des quatre méthodes de budgétisation suivantes :

Budgétisation par reconduction

C’est l’une des méthodes de budgétisation les plus courantes en
raison de sa simplicité. Les budgets par reconduction tiennent
compte des chiffres réels de l’année précédente et calculent le
budget de l’année en cours en ajoutant ou en soustrayant un
pourcentage. La budgétisation progressive est idéale pour les
entreprises dont les principaux inducteurs de coûts ne varient pas
beaucoup d’une année à l’autre.

Les inconvénients de cette méthode sont nombreux. D’une part,

il s’agit d’une méthode plus « introvertie » qui se concentre sur
la performance de l’entreprise, ignorant les moteurs externes de
l’activité et de la performance tels que l’inflation.

Elle peut également favoriser les inefficacités et les solutions à

court terme, en particulier les dépenses inutiles. Si un budget est
augmenté d’un certain pourcentage chaque année, cet argent sera
simplement dépensé en vue de maintenir l’augmentation d’année en
année, quelle que soit la façon dont il est dépensé.

Budgétisation basée sur l’activité

Il s’agit d’une approche descendante qui permet aux plans
stratégiques d’une entreprise d’influencer le budget en calculant le
financement nécessaire pour soutenir une cible ou un objectif de
résultat. Par exemple, si une entreprise fixe un objectif de production
de 100 millions d’euros, l’équipe de direction décide alors des étapes
nécessaires pour atteindre les objectifs et le coût de chaque activité.
Le coût prévisionnel des activités détermine le budget.
Budgétisation par la proposition
Le but de cette méthode est de garantir que chaque coût inscrit
dans le budget ajoute de la valeur à l’entreprise. Pour chacune de
leurs saisies, les contributeurs peuvent avoir à répondre à ce type de
questions :

• Pourquoi ce montant est-il utilisé ?

• Pour qui cela crée-t-il de la valeur – les clients, le personnel ou les

parties prenantes ?

• Sa valeur l’emporte-t-elle sur son coût ? Si non, est-ce justifié ?

L’objectif de la budgétisation par proposition est d’éliminer les

dépenses inutiles et d’augmenter le retour sur investissement d’une
entreprise.

Budgétisation à base zéro

Il s’agit d’une approche ascendante qui suppose que le budget
est remis à zéro chaque année. Ces budgets sont très serrés et
ne permettent pas de dépenses superflues. C’est une méthode
courante car elle évite toutes les dépenses qui ne sont pas jugées
nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise.

Même si les équipes financières n’utilisent pas la budgétisation à

base zéro tous les ans, cela peut être une mesure temporaire en cas
de coup dur, comme lors d’une restructuration financière ou d’un
ralentissement économique généralisé. La budgétisation à base zéro
se concentre principalement sur les coûts discrétionnaires plutôt
que sur les dépenses de fonctionnement fondamentales. Bien que
le processus prenne du temps et soit minutieux, il offre la meilleure
option pour réduire des coûts au maximum.
Le processus de budgétisation stratégique
Le processus de budgétisation stratégique suit quatre étapes :

Objectifs Les mesures

Définir ce qu’il faut réaliser pour un projet Mise en place de la stratégie et suivi
ou un programme spécifique, ou pour des processus. Les services concernés
l’entreprise dans son ensemble. Une collectent, compilent et analysent toutes
entreprise peut avoir une liste d’objectifs les données pertinentes pour évaluer
généraux qui est décomposée en objectifs l’efficacité du plan.
plus réduits pour chaque département.
Les cinq mesures de performance
Les objectifs doivent être spécifiques, mesurables sont : la performance
quantifiables et mesurables, afin qu’une financière, les processus internes, les
entreprise puisse suivre les progrès et relations avec la clientèle, la formation
l’efficacité de son plan. La plupart des et la croissance. Chaque mesure a sa
entreprises établissent cinq à sept objectifs. propre liste d’indicateurs allant du retour
sur investissement à la durée du cycle
Stratégie d’exploitation en passant par l’indice
de satisfaction client et la motivation
Développer une stratégie pour atteindre des employés.
les objectifs fixés, tout en déterminant
l’importance de chaque partie du plan et en Cible
définissant qui fait quoi.
Évaluer si les objectifs ont été atteints. Les
Indiquer à quelle fréquence mesurer la données sont consolidées et mesurées pour
croissance de l’entreprise afin d’évaluer si la évaluer quels sont les éléments du plan qui
stratégie est efficace et respectée. ont bien fonctionné et ce qui doit
Mettre en place des mesures de sécurité être amélioré.
pour les évènements ou risques inattendus. Une évaluation régulière va permettre
Une fois le plan terminé et les budgets de mettre en œuvre rapidement ces
alloués à chaque projet, tous les services améliorations. Ainsi, en fin de période,
de l’entreprise doivent l’examiner. Lorsque les informations recueillies vont permettre
tout le monde est satisfait, la mise en œuvre de définir de nouveaux objectifs et un
peut commencer. nouveau plan.
La construction du budget en 5 étapes :
Voici, en cinq étapes, comment établir un budget qui permet
de décider de la stratégie à long terme de l’entreprise et aide à
prendre de meilleures décisions.

Décompartimenter le budget et la stratégie

Combiner budget et stratégie au lieu de les utiliser de façon indépendante
permet aux entreprises d’avoir une vue d’ensemble et facilite une prise de
décision plus rapide.

La manière la plus efficace de combiner budgétisation et stratégie est

d’automatiser les processus. Une plateforme intégrée qui répond à chaque
utilisation et utilisateur fournit des données en temps réel pour une prise de
décision plus précise.

Créer un processus et un flux de travail (workflow) clairs

Les logiciels d’automatisation et de budgétisation créent de la
transparence dans les processus et le flux de travail, garantissant ainsi que
chacun comprend facilement ses responsabilités, périmètres et délais.

Ils donnent également aux directeurs financiers et aux superviseurs

du budget une visibilité sur le nombre de contributeurs qui travaillent,
combien ont soumis leurs données et qui a besoin d’aide. Ces solutions
permettent en outre d’accepter ou de rejeter les saisies de données ou
d’y apporter des modifications.

Les entreprises ayant plusieurs sites ou filiales privilégient en général

une solution cloud ou hybride qui permet aux contributeurs – où qu’ils
se trouvent- d’être acteur du budget.
Construction du budget
L’entreprise peut commencer à élaborer le budget en se basant sur des
indicateurs et des données financières historiques. Les indicateurs permettent
aux entreprises de se concentrer sur les domaines qui améliorent les
performances de l’entreprise. Les entreprises peuvent utiliser la méthode de
budgétisation qu’elles préfèrent, mais doivent se concentrer sur la cohérence
entre montants et objectifs.

Lorsque le directeur financier ou le superviseur du budget rédige le budget,

il doit tenir compte des contributions et des commentaires de son équipe,
de manière à pouvoir joindre une explication à chaque chiffre. En même
temps, il est essentiel de trouver un équilibre entre les détails nécessaires et la
surcharge de détails.

De plus, il peut être avantageux de prendre en compte des données non

financières lors de l’élaboration du budget. Des éléments tels que les mesures
d’efficacité, les taux de fidélisation des clients, les taux de conversion des
clients, les taux de productivité des employés, les tickets d’assistance client,
le délai moyen d’embauche, etc., peuvent aider les dirigeants à élaborer des
budgets plus constructifs.

Scénarios de test et simulations

Une fois les chiffres en place, l’entreprise peut utiliser son logiciel de
budgétisation pour effectuer des tests afin de voir comment son budget se
déroulerait dans divers scénarios. Selon les résultats, les gestionnaires peuvent
faire des ajustements et décider de tel ou tel scénario.

Reprévoir tout au long de l’année

Si la pandémie de Covid-19 a prouvé quelque chose, c’est qu’il faut
s’attendre à l’inattendu ! Bien que les entreprises créent leur budget pour
un an, un logiciel de budgétisation peut aider les équipes à réaliser des
analyses pour reprévoir et apporter des ajustements mensuels au budget
si nécessaire. À la fin de l’année, le logiciel de budgétisation compile
automatiquement les données de l’année précédente, de sorte qu’elle
puisse servir de base pour un nouveau budget.
Logiciels et outils
Les logiciels de budgétisation, de planification et de prévisions
consolident et centralisent les informations financières et statistiques
d’une entreprise. Dans certains cas, cela peut automatiser
le processus de budgétisation ou simplement fournir une image
plus claire de ce avec quoi l’équipe financière doit travailler.
Ce type de logiciel aide les responsables financiers en leur donnant les outils
nécessaires pour rationaliser les processus de budgétisation et d’analyses de
scénarios hypothétiques. Il permet aux responsables informatiques, opérationnels,
logistiques et commerciaux de définir plus facilement des prévisions.

Comment la technologie peut-elle aider à améliorer la budgétisation ?

La technologie peut rationaliser le processus d’élaboration de stratégies en
agissant comme une base de données centrale pour toutes les informations.
L’utilisation d’un outil permet d’économiser du temps et des efforts précieux
qui pourraient autrement être consacrés à la mise en place du plan.

La technologie permet également d’obtenir l’importation et le traitement

automatiques des informations de cette base de données centralisée.
Les utilisateurs peuvent gérer plusieurs versions et prendre des décisions
immédiates qui s’alignent sur la stratégie à long terme de l’entreprise.

L’utilisation de la technologie optimise également le flux de travail d’une entreprise

avec une collaboration plus interfonctionnelle et une multitude d’interactions
possibles entre utilisateurs. Tout le monde a accès aux mêmes données en
temps réel, favorisant la collaboration interservices.

Que rechercher dans un outil de budgétisation et de planification ?

Un conseil majeur est de faire le choix d’un outil qui va au delà de la simple
budgétisation et planification, car investir dans un logiciel qui rationalise l’ensemble
d’un processus de travail peut permettre à une entreprise de fonctionner de
manière transparente et efficace.
Quelques questions utiles à vous poser pour
choisir votre solution :
Rapidité Cloud, « on-premise » ou hybride
Le logiciel accélérera-t-il le processus de La plateforme est-elle hébergée dans le
budgétisation ? Fournit-il des données en cloud ou sur le site ? Offre-t-elle un modèle
temps réel pour suivre efficacement les hybride avec un serveur central situé au
objectifs stratégiques ? Permet-il d’effectuer siège de l’entreprise et une infrastructure
des simulations, de faire des calculs de cloud, permettant aux équipes d’accéder
scénarios en tenant compte par exemple aux données, quel que soit l’endroit d’où
des taux de change, de créer différentes elles travaillent ?
versions du plan et de définir des critères
pour mesurer l’efficacité de la stratégie ? Transversalité
Peut-il simplifier et accélérer le reporting
Le logiciel peut-il intégrer toutes les
financier?
données de l’entreprise tout en restant
accessible et simple à comprendre ?
Centralisation
Offre-t-il une vue multidimensionnelle et
Le logiciel fournit-il des données
détaillée des activités de l’entreprise et
opérationnelles et financières cohérentes
plusieurs options d’affichage en fonction
et unifiées en un seul endroit ? Peut-il
de critères de sécurité ? Fournit-il une
normaliser les formats d’importation et
fonctionnalité de tableau de bord simple
l’agrégation des données, présenter des
pour faciliter l’interprétation des données
calculs de prévisions flash basés sur les
et le transfert automatique de rapports
chiffres réels et budgétaires ?
personnalisés basés sur les profils des
Multi approches utilisateurs ? Permet-il la gestion de
plusieurs projets, y compris les hypothèses,
Le logiciel propose-t-il plusieurs approches les implications, la rentabilité, l’analyse de
de création de budget en fonction des gestion et les rapports de chaque projet ?
besoins spécifiques d’une entreprise et des
profils d’entités ? Peut-il créer des budgets
avec des approches descendantes/
ascendantes/ basées sur les activités ?
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