GED
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Introduction
Dfinition de la GED
Gestion lectronique de documents ou, en anglais, Electronic Content Management, not ECM ou Electronic Document Management, not EDM, reprsente l'utilisation de moyens informatiss pour l'ensemble de la gestion d'un document lectronique. Cest tout simplement la dmatrialisation des documents.
La mise en place dune GED doit tre mene en mode projet avec une mthodologie et un mode de pilotage appropris.
Gestion du contenu
Le Contenu : Cest linformation qui est destine tre utilise, conditionne, prsente et publie dans un but prcis. Il est constitu par un assemblage dlments formant un tout cohrent. La gestion du contenu est assur selon 3 tapes :
La collecte est linformation acquise ou cre. Elle est convertie au format standard. La gestion est faite dans un rpertoire de donnes, constitu dun ensemble structur de fichiers et/ou denregistrements de Bases de donnes, stockant les composants du contenu ainsi que toutes les donnes dadministration. La publication sert mettre disposition les informations en produisant le contenu sous forme de publications cibles (pages de site web, documents imprimables, emails, newsletters).
Lutilisation ou la diffusion des documents recouvre plusieurs technologies qui peuvent tre combines selon le besoin. Elle comprennent :
laffichage lcran, Limpression, La communication sur le rseau.
Une bonne optimisation du systme qualit doit limiter le nombre de documents, rduire le volume ce qui est ncessaire, viser lutilisation et la gestion optimale de chaque document.
Un double originale est ncessaire et sa prescription lgale est de dix ans. Cest un frein au dveloppement de la GED qui ne remplit pas les conditions dirrversibilit, de non reproductibilit et de localisation caractrisant le document original.
Conclusion
Mettre en place une GED nest pas uniquement une proccupation technique et informatique, cest aussi une remise en question :
de lorganisation, de la culture du partage.
La GED permet aux entreprises damliorer la gestion etle cycle de vie de leurs documents afin de se concentrer sur leur activit mtier et rester comptitives. Un projet GED bien men apporte des avantages non ngligeables :
Matrise des flux des innombrables documents papiers et lectroniques reus et dits chaque jour. Augmente les gains de productivit en rduisant le temps consacr au traitement des processus.
Conclusion
Amliore la traabilit des documents et de leur contenu lors de leur traitement. Amliore la fluidit de circulation et de traitement de l'information. Amliore et dveloppe le partage, la mutualisation et la valorisation des informations. Rpond plus aisment aux exigences des normes de qualit Respecte les supports et les dlais de conservation L'application doit s'adapter la manire de travailler de l'entreprise et non le contraire.
Fin de la Prsentation
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