Code :PRO.PS.

01
Procédure de gestion de la Version :00
documentation Date : 06/01/2024
Page :1/13

Date de 25/01/2024
vérification
Par
Sara
KAMAL

SOMMAIRE
1 Objet / domaine d'application.....................3

1.1 Objet............................................................................................................................3

1.2 Domaine d'application...............................................................................................3

2 Documents de références...................................................................................................3

3 Responsabilités...................................................................................................................3

4 Définition............................................................................................................................4

5 Structure des documents...................................................................................................5

5.1 Homogénéisation........................................................................................................5

5.1.1 Charte graphique................................................................................................5

5.1.2 Logigramme.........................................................................................................6

5.2 Identification...............................................................................................................7

1
 5.3 Approbation................................................................................................................8

6 Maîtrise de la Documentation..........................................................................................8

6.1 Liste des documents internes.....................................................................................8

6.2 Liste des documents externes....................................................................................8

7 Maîtrise des Enregistrement.............................................................................................9

7.1 Liste des enregistrements qualité..............................................................................9

7.2 Liste des enregistrements techniques.......................................................................9

8 Diffusion des documents...................................................................................................9

8.1 Diffusion des documents internes.............................................................................9

9 Revue et modification......................................................................................................10

9.1 La revue.....................................................................................................................10

9.2 La modification.........................................................................................................10

10 Stockage et archivage des informations et des données...........................................11

10.1 Conservation des informations et des données électroniques..............................11

10.1.1 Protection contre tout accès non autorisé.......................................................11

10.1.2 Garantir des données du laboratoire..............................................................11

10.1.3 Gestion et manutention des ordinateurs et système d’automatisation........11

10.2 Conservation des informations et des données sous forme papier......................12

10.3 Archivage..................................................................................................................12

10.3.1 Critéres d’archivage.........................................................................................12

10.3.2 Durée de conservation :....................................................................................12

10.4 Destruction sécurisée des informations et des données........................................12

10.4.1 Destruction des informations et des données sous forme papiers................12

10.4.2 Destruction des informations et des données électroniques..........................13

2
1 Objet / domaine d'application
1.1 Objet
La présente procédure a pour objet de définir les règles de traitement des tous
documents et données qualité en définissant en détail le procédé d'écrire, de
réviser, d'approuver, d'informer et d'archiver les documents. Et définie aussi la
méthode de mise à jour de la documentation et d'empêchement de l'utilisation de
documents désuets ("obsolète").
1.2 Domaine d'application
Cette procédure concerne tous les documents mis en place dans le laboratoire
sauf la fiche technique.

2 Documents de références
Le document ci-après se réfère aux parties concernées de la norme
ISO/IEC 17025.

3 Responsabilités
Document Création Vérification Approbation
Document lié au DG, RQ RQ DG
management
Manuelle qualité DG, RQ RQ DG
Procédure RQ, PP RQ DG
Modes opératoires RA RQ DG

DG : directeur général
RQ : responsable qualité
RS : responsable de service
RA : Responsable d’analyse

3
PP: Pilote de processus

4 Définition
 Gestion documentaire :

La gestion documentaire est l'ensemble des processus dans un environnement

donné qui permettent de gérer un document, sur un support solide ou
dématérialisé, de sa création à sa destruction, en passant par une phase de
conservation.
 Système de gestion documentaire :
Le système de gestion documentaire d’un établissement est sa mémoire : c’est
ce qui permettra de transmettre un cumul d’expériences et un savoir-faire sur
lequel s’appuyer pour les nouveaux arrivants. Un outil de travail permettant
d’avoir la bonne version du document, au bon moment, avec une accessibilité
importante. C’est aussi un outil qui aide à la découverte de l’établissement, à
l’initiation aux pratiques locales et à l’auto-formation, permettant :
 d’influencer le comportement interne
 de créer, d’améliorer la culture d’entreprise à travers la formalisation
 à chacun et en toute occasion d’avoir un guide pour s’orienter dans les
démarches et prendre les bonnes décisions en suivant les bons gestes Un
bon système de gestion documentaire, correctement communiqué à
l’ensemble des professionnels est donc un outil nécessaire au bon
fonctionnement de l’établissement.
 Un enregistrement qualité :
Est un enregistrement apportant la preuve objective de l’étendu de la conformité
aux exigences pour la qualité ou de l’efficacité du fonctionnement du système de
management.
 Enregistrement technique :
Accumulation de données et d’informations qui résultent de réalisation de
l’activité de laboratoire et qui indiquent si la qualité ou les paramétres de cette
activité sont réalisés.
 Un document :

4
C’est un ensemble formé par un support et une information, généralement
enregistré de façon permanente, et tel qu'il puisse être lu par l'homme et la
machine.

5 Structure des documents

5.1 Homogénéisation
5.1.1 Charte graphique
Tous les documents internes et enregistrements au sein de HMAC
LABORATOIRE doivent respecter la charte graphique suivante :
Police des titres, des sous-titres et du Times new roman
corps de texte
Taille de police pour les titres 16 en gras
Taille de police pour les sous-titres 14 en gras
Taille de police pour le corps du texte 14
Couleur des titres Noir, souligné
Couleur des sous-titres Noir, souligné
Marge et espacement 1,5 entre les titres et le sous-titre
1,15 entre les lignes de corps du texte
Renvois vers autres documents (Voire code de document)
Langue de rédaction des documents La langue Française

5
5.1.2 Logigramme
 Dans le logigramme le rédacteur décrit l’enchainement des actions en
motionnant les points clés de l’activité et les acteurs.
 La signification des symboles utilisés dans nos logigrammes :
Début/fin

Décision ou choix

Action

Enregistrement

Données d‘origine interne

Données d‘origine externe

Forme de logigramme utilisé dans notre laboratoire :

Qui Quoi Comment

6
 Elément
d’entrée

Point de
Personnes décision Documentation
concernées associée

Opération ou Opération ou
tache tache

Elément
de sortie

5.2 Identification
Pour identifier nos documents on utilise une cartouche dans l’en-tête de
toutes les pages, qui contient : logo de l’organisme, titre du document, le code
de document, version du document, la date de création du document, numéro de
page.
Code :
Titre de document Version :
Date :
Page :

 Le code
Chaque document doit avoir une référence unique qui permet de l’identifier sans
ambiguïté.
Les codes de références utilisées dans nos documents sont les suivants :

7
 Type de document Code
Procédure PRO.PX.N° du classement
Mode opératoire MO.PX. N° du classement
Enregistrement technique ENT.PX. N° du classement
Enregistrement qualité ENQ.PX. N °du classement
Autre document DM.PX. N° du classement

 Annotation
la lettre P signifie le mot processus et la lettre X signifie la première lettre du
nom de processus concerné par le document (soit management, réalisation ou
support).
PROCESSUS DE MANAGEMENT PROCESSUS DE REALISATION PROCESSUS DE SUPORT

PM PR PS

 La Version :
La version commence par 00 et est incrémentée d’une unité à chaque
modification ou mise à jour du document.

 La pagination :
La pagination du document est du type X sur Y tel que :
X = numéro d’ordre de la page, en commençant par 1 pour la page de garde
Y = nombre total du page de document

5.3 Approbation
Dans la première page des documents (sauf les enregistrements) se trouve la
cartouche suivante :

8
Date de Date de Date
création vérification d’approbation
Par : Par : Par :

Remarque : La vérification et l’approbation sont effectuées lors de la création

des documents.

6 Maîtrise de la Documentation
6.1 Liste des documents internes
Les documents internes sont des documents rédiger et créer par le
laboratoire. Ces documents sont classés dans une « liste des documents
internes » qui contient : le processus, le nom de document, la date de création,
le code et le mode de classement.(Voir ENQ.PS.01)
6.2 Liste des documents externes
Les documents externes sont les documents provenant de sources externes et
ne sont pas rédiger par le laboratoire. Ils sont classés dans une « liste des
documents externes » qui contient : le processus, le nom de document, version
de document, et le code et le mode de classement. (Voir ENQ.PS.04)

7 Maîtrise des Enregistrement

7.1 Liste des enregistrements qualité
Les enregistrements qualité de laboratoire sont classés dans une « liste des
enregistrements qualité » qui contient : le processus, le nom de l’enregistrement,
le code, la version, le classement en mentionnant l’identité de responsable et le
mode de classement plus l’accès.(Voir ENQ.PS.02)
7.2 Liste des enregistrements techniques
Les enregistrements technique de laboratoire sont classés dans une « liste des
enregistrements techniques » qui contient : le processus, le nom de

9
l’enregistrement, le code, la version , le classement en mentionnant l’identité de
responsable ainsi que le mode de classement plus l’accès.(Voir ENQ.PS.03)
 Annotation
L’activité de notre laboratoire se servir des analyses et des résultats fiables,
notamment les valeurs et les résultats calculés, afin de valider une feuille de
calcul sur le logiciel (Excel) on recalcule par une calculatrice et on compare les
résultats. Le système est considéré validé s’il est conforme à la calculatrice.

Or si le laboratoire possède déjà une feuille de calcul validé, on la remplace par

les nouvelles données. Le système, de même résultat que la feuille de calcul
validé, est considéré validé.

8 Diffusion des documents

8.1 Diffusion des documents internes
Lorsque le document est approuvé et donc applicable, le document doit être
distribué à toutes les personnes concernées pour les informer de l’applicabilité
du document et sa mise à disposition en utilisant une liste de diffusion pour
chaque document. (Voir ENQ.PM.01)
Les documents originaux sont identifiés par leur signature originale et conserver
par le responsable qualité et on diffuse une copie.
 Annotation
Pour la diffusion de la fiche technique et la politique qualité on utilise une
diffusion non maitrisé.

9 Revue et modification
9.1 La revue
Les documents sont revus périodiquement. Cette revue consiste à vérifier les
versions et les révisions appliquées. Afin d’identifier les documents à garder et à
retirer et les documents à modifier et pour ça on utilise une liste de revue. (Voir
ENQ.PS.08)
Type de document Durée de la revue Responsable de
revue
Externe 6 mois RQ
Interne 1 an PP

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9.2 La modification
Une modification d’un document nécessite :
 un changement du numéro de version
 une nouvelle vérification et approbation
 une nouvelle diffusion.
Pour la modification à l’intérieur du document en utilisant un trait vertical à côté
du paragraphe qui a été modifié.
Les dernières modifications apportées au document mis à jour sont résumées
dans la liste des modifications qui peut apparaitre sur la première page du
document.
Liste des mises à jour
Version Date Page Objet

 Annotation
En cas de modification, les documents périmés sont identifiés par un cachet
«PERIME » en rouge.
Pour les enregistrements techniques :
Il faut Tracer un nouveau résultat en gardant l’ancienne et on ajoute une case
contient la vraie valeur.

La valeur Modification de la valeur

Valeur ancienne Valeur modifiée

 Annotation
Les crayons et les stylos effaçables doivent être interdis.
 Annotation
Les modifications des systèmes doivent être autorisées, documentées et validées
avant leurs mises en œuvre.
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10 Stockage et archivage des informations et des données
10.1 Conservation des informations et des données électroniques
10.1.1Protection contre tout accès non autorisé
Un mot de passe est utilisé pour accéder à tous les ordinateurs du laboratoire,
un autre est utilisé pour la salle où les documents sont stockés, et un troisième
est utilisé pour les cellules qui ne doivent pas être modifiées dans la feuille de
calcul développée.
Pour assurer la gestion des mots de passe, une liste de mots de passe doit être
établit pour chaque accès spécifique. (Voir DM.PM.04)

10.1.2Garantir les données du laboratoire

Pour garantir la confidentialité et l'intégrité des informations tout en
permettant un accès contrôlé et autorisé, nous utilisons un serveur distant
sécurisé pour stocker et fournir les données de laboratoire de manière sécurisée.
En complément, nous utilisons des passerelles comme des points de contrôle
sécurisés pour renforcer la sécurité de l'accès à nos données.

10.1.3Gestion et manutention des ordinateurs et système d’automatisation

Nous maintenons une liste complète répertoriant chaque ordinateur avec ses
spécifications matérielles et logicielles, et une fiche de suivi détaillée
enregistrant toutes les interventions effectuées sur ces machines. (voir
ENQ.PS.05)
10.2 Conservation des informations et des données sous forme papier
Pour préserver les documents physiques, il est essentiel de respecter ces
conditions de stockage rigoureux :
Condition de stockage Caractéristique
Environnement Sec, sans humidité
Température Stable et modérée (18-22°C)
Lumière Protégé contre la lumière directe du soleil
Chaleur A l’abri de toute source de chaleur
excessive

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On effectue une mesure quotidienne de ces paramètres. (Voir ENQ.PS.07)
10.3 Archivage
10.3.1Critères d’archivage
Les documents seront archivés en fonction de leur pertinence opérationnelle,
de leur utilité future potentielle, ainsi que des exigences légales ou
réglementaires applicables.
Les documents obsolètes, inutilisés ou dont la période d'utilité opérationnelle est
expirée seront considérés pour l'archivage. (Voir ENQ.PS.06)
10.3.2Durée de conservation :
La durée de conservation des documents archivés sera déterminée en fonction
des exigences légales ou normatives ou des clients.
Si les exigences légales, normatives et des clients ne spécifient pas une durée de
conservation particulière, nous fixons une durée standard de conservation de 25
ans pour les documents archivés. (Voir ENQ.PS.06)
10.4 Destruction sécurisée des informations et des données
10.4.1 Destruction des informations et des données sous forme papiers
Nous utilisons un déchiqueteur de papier de qualité pour découper les
documents en petites particules, assurant ainsi une destruction sécurisée des
informations. Les déchets sont ensuite éliminés de manière sécurisée pour éviter
toute fuite d'informations.
10.4.2Destruction des informations et des données électroniques
Nous utilisons le logiciel Eraser pour effacer de manière sécurisée les données
sur divers supports électroniques, garantissant une destruction complète et
irréversible des informations sensibles.

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