Organisation Et Gestion D'une Pharmacie - Guides Médicaux MSF
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28/12/2023 13:42 Organisation et gestion d'une pharmacie | Guides médicaux MSF
Sommaire
Informations préliminaires
Niveaux d'utilisation
Locaux
Caractéristiques de l'entrepôt
Gestion de stock
Tout principe actif a une dénomination commune internationale (DCI). Les médicaments sont désignés
par leur DCI dans toutes les listes standardisées. Il doit en être de même pour les protocoles
thérapeutiques et les documents de gestion, afin d’éviter les confusions car les médicaments peuvent
être commercialisés sous leur DCI ou sous des noms de marques variant selon les fabricants (p. ex.
l'ampicilline peut être Britapen®, Penbritin®, Pentrexil®, Totapen®, etc.).
Les médicaments génériques sont des copies de médicaments dont le brevet est arrivé à expiration.
Ils peuvent alors être fabriqués par tout laboratoire pharmaceutique et sont commercialisés le plus
souvent sous leur DCI ou parfois sous un nouveau nom commercial.
Il faut éviter de choisir de multiples dosages ou formes pour un même médicament. Dans la majorité
des cas, il faut se limiter à une forme/dosage pour adulte et une forme/dosage pédiatrique. Cela
facilite la gestion et évite les confusions lors de la prescription.
Il faut parfois tenir compte de certaines habitudes locales de prescription : p. ex. en Afrique
francophone, on utilise des comprimés d'aspirine à 500 mg ; en Afrique anglophone, des comprimés
à 300 mg.
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lesstockage
consommables (matériel
de cookies de pansement,
sur votre injection,
appareil. Pour suture, etc.) sont
plus d’informations, également
consulter notreà
limiter aux
politique essentiels et doivent faire l'objet de listes standardisées.
de confidentialité.
Classement
Strictementdes médicaments
nécessaire
Strictement nécessaire
Dans la liste de l’OMS, les médicaments sont classés selon leur action thérapeutique, ce qui présente
unCookies
avantage de performance
pédagogique certain mais ne permet pas d’élaborer un système de rangement (p. ex. un
même médicament peut figurer dans plusieurs groupes).
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Médecins Sans Frontières recommande un rangement par voie d'administration et par ordre
alphabétique.
Les médicaments sont répartis en 6 groupes et classés par ordre alphabétique à l'intérieur de chaque
groupe :
médicaments oraux
médicaments injectables
solutés de perfusion
vaccins, immunoglobulines et sérums
médicaments à usage externe et antiseptiques
désinfectants
Cette classification doit se retrouver à tous les niveaux du système de gestion (feuilles de commande,
fiches de stock, listes d’inventaire, etc.) afin de faciliter l'ensemble des procédures.
Niveaux d'utilisation
Des listes plus restreintes sont à établir en fonction du niveau de la structure de soins et de la
compétence des prescripteurs. La détermination des listes restreintes et la désignation des niveaux
de prescription et de distribution sont à adapter à la terminologie et au contexte de chaque pays.
Plusieurs méthodes sont proposées (se référer au document de l’OMS Comment estimer les besoins
en médicaments). Les quantités calculées peuvent différer de celles correspondant aux véritables
besoins ou à la demande (ce peut être le cas lorsque la fréquentation d'un établissement de soins
augmente ou lorsque les prescripteurs ne suivent pas les protocoles thérapeutiques proposés).
Dans les situations d’urgence, principalement lors de déplacement de populations, le kit sanitaire
d'urgence (liste commune OMS, HCR, MSF, etc.) est conçu pour répondre aux besoins de soins de
santé (médicaments et matériel) d’une population de 10 000 personnes pendant 3 mois. Par la suite,
les besoins locaux spécifiques doivent être évalués pour mettre en place un approvisionnement
Ceadapté.
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L'évaluation
politique systématique des besoins et consommations permet par ailleurs de vérifier le respect
de confidentialité.
des protocoles thérapeutiques et de prévenir d’éventuelles ruptures de stock.
Strictement nécessaire
Agencement d’une pharmacie
Strictement nécessaire
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Qu'il s'agisse de locaux à construire ou à aménager, d'une pharmacie centrale ou de la pharmacie
d'un centre de santé, les objectifs sont les mêmes, seuls diffèrent les moyens mis en œuvre.
Locaux
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Caractéristiques de l'entrepôt
Les dimensions de l'entrepôt seront déterminées par les besoins de stockage qui dépendent :
du nombre des médicaments et consommables retenus ;
du nombre et de l'activité des structures approvisionnées ;
de la périodicité de l'approvisionnement et des livraisons : plus les approvisionnements et
livraisons sont espacés, plus les stocks sont volumineux et plus l'espace nécessaire est important.
Mieux vaut un entrepôt trop grand que trop petit. Dans un entrepôt exigu, les rangements et
opérations sont difficiles, de même que l'extension éventuelle des stocks en cas d’augmentation des
activités. Il faut compter environ 3 m2 de surface au sol pour 1 m2 de surface de rangement.
La sécurité des marchandises stockées exige que les portes, serrures, fenêtres et plafonds soient
solides.
Etagères et palettes
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Des étagères solides et stables sont indispensables. Dans les pays tropicaux où les termites
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s'attaquent au bois, il est recommandé d'utiliser des structures métalliques. Celles-ci étant
politique de confidentialité.
démontables, il est facile d'adapter les intervalles entre les rayonnages à la taille des produits à
entreposer.
Strictement nécessaire
Des espaces entre les étagères et les murs améliorent la ventilation.
Strictement nécessaire
Aucun produit, aucun emballage même volumineux ne doit être stocké à même le sol mais déposé
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des palettes qui permettent la circulation de l'air et protègent de l’humidité.
Aires de stockage
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Prévoir des aires de stockage à l'intérieur du local ou, à défaut, dans un local attenant.
Aire de stockage « arrivée » : pour le stockage des colis, avant le déballage et le contrôle de la
livraison et de la qualité physique des produits effectués sur le plan de travail.
Aire de stockage « départ » : pour le stockage des commandes périphériques avant l'enlèvement.
Chaque destination aura son aire assignée où l'on pourra entreposer les colis jusqu'à la
distribution.
Ces deux aires de stockage doivent être situées à proximité des voies d'accès pour faciliter la
manutention.
Il est également recommandé de prévoir une aire de stockage pour les cartons vides qui serviront à
l'emballage des commandes des structures périphériques.
Plan(s) de travail
Des plans de travail doivent être prévus pour contrôler les livraisons et préparer les commandes.
Bureau
Un bureau, installé près de la lumière, servira au travail administratif du responsable de la pharmacie
et au rangement des documents de gestion.
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La disposition des étagères, tables ou autres meubles, varie suivant la disposition des locaux.
Pour les stocks plus importants (ou pour une pharmacie centrale), prévoir plusieurs pièces et
appliquer les mêmes principes en adaptant l'agencement aux besoins : administration, chambre
froide ou réfrigérateurs, etc.
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Chaque produit doit avoir une place bien délimitée, identifiée par une étiquette solide indiquant la DCI,
la forme et le dosage. L’attribution d’une place précise pour chaque produit permet de visualiser
immédiatement la quantité disponible et d’attirer l’attention sur une éventuelle rupture de stock.
Indiquer sur les boîtes la date de péremption de manière très visible (gros marqueur). Ranger les
produits ayant la date de péremption la plus lointaine derrière ceux devant être utilisés en premier.
Cette organisation est indispensable pour éviter la péremption des produits durant le stockage.
Pour permettre aux personnes non familiarisées avec les DCI de retrouver les produits en cas
d'urgence ou de remplacement, on peut afficher une liste des noms commerciaux et les DCI
correspondantes, p. ex. :
Bactrim® voir co-trimoxazole
Clamoxyl® voir amoxicilline
Flagyl® voir métronidazole
Valium® voir diazépam
Strictement nécessaire
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Les tâches et responsabilités de chacun doivent être clairement définies. Une personne doit être
désignée et formée pour remplacer le responsable si nécessaire.
Le calendrier des activités (commandes, distributions, inventaires, gestion des périmés, etc.) est
programmé afin de répartir la charge de travail le plus régulièrement possible.
Gestion de stock
Fiche de stock
La fiche de stock est le principal outil de gestion. Une fiche de stock est établie pour chaque article
(médicament et matériel) et mise à jour à chaque mouvement. Les fiches permettent de :
identifier les mouvements de stock : entrées et sorties ;
connaître à tout moment le niveau théorique des stocks ;
suivre la consommation des différents utilisateurs ;
planifier et réaliser correctement les commandes ;
déterminer les pertes (différence entre stock théorique et stock physique).
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Les quantités entrées et sorties sont notées en nombre d’unités (p. ex. 5 000 comprimés, 80
ampoules) et non en nombre de boîtes.
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Remarque : la gestion de stock à l’aide d’un ordinateur ne dispense pas de l’utilisation des fiches de
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stock.
Strictement nécessaire
Quantités à détenir en stock et à commander (niveaux de stock)
Strictement nécessaire
Consommation moyenne mensuelle (CMM)
Cookies de performance
La CMM est calculée à partir des sorties enregistrées sur les fiches : additionner les sorties de
plusieurs mois (3, 6 ou 12) et diviser le total par le nombre de mois pris en compte pour obtenir la
CMM.
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Stock de sécurité
Ce stock est prévu pour pallier d'éventuels retards de livraison, une augmentation de la
consommation ou des pertes possibles. Il est calculé en fonction du délai de livraison des
commandes.
La quantité du stock de sécurité est généralement évaluée à la moitié de la consommation
correspondant au délai de livraison. Elle dépend des risques que peut courir un programme : celui des
ruptures de stock et celui des produits périmés, dans un contexte précis (ressources, difficultés
d'approvisionnement saisonnier, etc.).
Par exemple, si le délai de livraison est de 2 mois, le stock de sécurité correspond à la quantité
consommée en moyenne pendant 1 mois.
Quantité à commander
La quantité commandée est basée, pour chaque article, sur les données de la fiche de stock :
stock réel (inventaire) le jour de la commande
stock de sécurité
stock de roulement
délai prévu entre commande et livraison
quantités déjà en commande
Commande = (stock de roulement + stock de sécurité + consommation probable durant le délai de
livraison) – (stock existant au jour de la commande + quantité déjà en commande s’il y a lieu).
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28/12/2023 13:42 Organisation et gestion d'une pharmacie | Guides médicaux MSF
Exemple :
Feuille de commande d'un centre approvisionné tous les 3 mois, avec un stock minimum de 3 mois (2
mois de délai d’approvisionnement + 1 mois de stock de sécurité)
Puis, les produits sont rangés à l'emplacement qui leur est attribué. Les quantités reçues sont
enregistrées sur les fiches de stock.
Les bordereaux de livraison, les factures et les listes de colisage sont à classer avec les bons de
commande dans un dossier "commandes" à conserver durant trois ans ou plus suivant la
Ceréglementation
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Avant chaque commande, faire l’inventaire des quantités réellement en stock et vérifier les dates de
péremption.
Les fiches de stock donnent un stock théorique mais il faut vérifier produit par produit les quantités
réellement disponibles (stock physique). Les différences peuvent s'expliquer par des erreurs de
transcription ou par des vols. Il faut dans tous les cas éclaircir ces différences.
Un inventaire n'est facilement réalisable que dans une pharmacie correctement rangée. C'est une
opération absolument indispensable.
Durant l'inventaire, la pharmacie doit s'organiser pour qu'il n'y ait aucun mouvement de stock.
Distribution
Distribution aux structures de soins
Chaque structure de soins adresse à la pharmacie centrale une feuille de commande en double
exemplaire.
Sur les deux exemplaires, les quantités préparées par la pharmacie centrale sont indiquées dans la
colonne «quantité livrée».
Un des deux exemplaires accompagne la livraison.
Le second exemplaire, destiné à la pharmacie centrale, est classé dans un dossier établi pour chaque
structure de soins, après avoir vérifié que toutes les sorties ont été enregistrées sur les fiches de
stock. La date d’enregistrement de sorties sur la fiche de stock doit être la même que la date figurant
sur la feuille de commande.
Très souvent, il s'agit de spécialités inconnues des prescripteurs et inadaptées aux pathologies
locales. La multiplicité des spécialités fournies perturbe la mise en place de protocoles thérapeutiques
standardisés et rend impossible toute forme de gestion.
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