Hôtellerie - Restauration

La dématérialisation des factures

comme levier de performance

avec les retours d’expériences de

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La dématérialisation des factures comme levier de performance

Table des matières

préambule..................................................................................................................... 3

La dématérialisation pour retrouver des marges de manœuvre........... 4

Circuit demandes d’achat................................................................................................ 4

Circuit factures fournisseurs.......................................................................................... 5

Des bénéfices concrets et mesurables............................................................. 6

Dématérialisation des achats et des factures pour optimiser

les processus de gestion................................................................................................. 6

Retours d’expériences...................................................................................................... 7

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La dématérialisation des factures comme levier de performance

1. préambule

Le secteur de l’hébergement et de la restauration représente, selon l’INSEE, environ 260 000

établissements et emploie près de 800 000 salariés en équivalent temps plein. La tendance
est plutôt à la décroissance, à la fois du nombre d’établissements et du chiffre d’affaires,
avec un recul de 3,5 % en 2015, après une baisse de 3 % en 2014, selon le Groupement
National des Indépendants, organisation professionnelle qui fédère les acteurs du secteur.

Cette tendance s’explique, d’une part, par la conjoncture économique difficile, et d’autre part, par la
mutation numérique à laquelle ce secteur est confronté : montée en puissance des ETA (Ebooking,
Expedia…), nouveaux modes de consommation (Trip Advisor, RB’B…).

Dans ce contexte, seuls les établissements réactifs, dynamiques et innovants, qui sauront évoluer
dans leurs pratiques commerciales, leur politique de service ou leurs modes de gestion, pourront
tirer leur épingle du jeu.

Cette évolution vitale doit nécessairement s’envisager d’un point de vue global : tous les aspects
du métier doivent en effet être repensés à travers le prisme du nouveau mot d’ordre « innovation ».
Innover d’un point de vue marketing et commercial est déterminant : c’est la garantie de l’attractivité.
Ce n’est néanmoins pas suffisant. L’innovation doit aussi permettre de repenser ses modes de gestion
pour les rendre plus efficients, réduire les coûts, accélérer et fiabiliser les processus, maîtriser ses
dépenses.

Dans ce contexte, la mise en place d’une solution de dématérialisation des processus achats et
factures constitue typiquement une approche innovante et pertinente au service de l’efficacité et
de la rentabilité des HORECA. En effet, ce type de solution contribue à la productivité, permet une
accélération et une fiabilisation des processus de validation, assure une meilleure maîtrise des
postes de dépenses, et donc in fine une réduction significative des coûts. « Nos clients sur ce secteur
constatent en moyenne une augmentation de 0,5% de leur profitabilité.» commente Magali Michel,
Directrice Yooz.

La vocation de ce document est de fournir un éclairage aux dirigeants et dirigeants financiers des
établissements du secteur sur les apports de la dématérialisation des processus achats et factures
au sein de leur organisation. Afin d’être extrêmement pragmatique, ce Livre Blanc propose également
des extraits de retours d’expériences utilisateurs, qui décrivent les gains concrètement obtenus via
la mise en place de ces solutions.

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2. La dématérialisation pour retrouver des marges de manœuvre

Entre un traitement essentiellement manuel des achats et des factures (ou un traitement basé sur
des outils peu évolués tels qu’un simple tableur) et un traitement totalement dématérialisé, les coûts
peuvent varier du simple au triple, selon le « Guide des bonnes pratiques de la facturation électronique »,
publié en 2015 par GS1 France. Même pour un établissement de petite taille, l’économie s’avère
substantielle.

Concrètement, une solution de dématérialisation du processus Purchase To Pay permet de gérer

automatiquement et électroniquement les étapes clés des processus de gestion d’achats et de
gestion des factures.

Le schéma ci-dessous récapitule les différentes étapes de traitement du processus Purchase to Pay
dématérialisé dans son intégralité :

Circuit demandes d’achat

Expression du Validation du Formalisation de Validation Génération de Gestion de la réception

besoin besoin la commande budgétaire la commande de la commande

Pilotage et Recherche et
suivi temps réel consultation

Capture des documents

reçus par mail et courrier Enregistrement des Validation des Export vers le SI
ou via le portail fournisseurs factures / Rapprochement factures (comptabilité, achats, GED...)

Circuit factures fournisseurs

2.1. Circuit demandes d’achat

Il permet d’encadrer le processus de gestion des achats, depuis l’expression d’un besoin jusqu’à la
transmission de la commande au fournisseur.

Ainsi, un utilisateur peut exprimer un besoin, son manager le valider, un acheteur (ou autre) le
valoriser (soit définir le fournisseur, le site de livraison, les prix d’achats, les imputations comptables
et analytiques éventuelles…).

Une fois la Demande d’Achat validée, la solution générera un bon de commande qui pourra être
transmis au fournisseur (par mail ou par courrier). Cet exemple de circuit peut bien évidemment
s’adapter totalement aux règles de gestion en place dans l’établissement.

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2.2. Circuit factures fournisseurs

Il permet d’encadrer le processus de traitement des factures, qu’elles aient été précédées de
commandes ou non, depuis la réception de la facture jusqu’à l’intégration des écritures comptables
dans l’outil de comptabilité, en passant par les étapes de rapprochement factures / commandes et
de validation du bon à payer.

La capture et la numérisation de tous les types de factures

Les factures fournisseurs reçues sont numérisées lorsqu’elles arrivent sous forme papier
ou « capturées » automatiquement lorsqu’elles arrivent par mail. Cette capture multi-
canale automatique rend un service important aux établissements multi-sites puisque,
quel que soit le site d’arrivée du document, tous les documents seront centralisés sur
une seule et même plate-forme, à laquelle tous les utilisateurs habilités pourront accéder,
indépendamment de leur localisation géographique.

L’enregistrement comptable et le rapprochement automatique factures / commandes

La reconnaissance automatique des factures permet d’extraire automatiquement toutes

les données pertinentes de la facture (fournisseur, date, montants, devise…) évitant ainsi
leur saisie manuelle. Un mécanisme de mémorisation des modèles d’écriture permet
d’associer automatiquement une imputation à chaque facture (comptable voire
analytique). Les factures ayant fait l’objet d’une commande préalable seront rapprochées
automatiquement des commandes ou réceptions afin d’assurer la cohérence des montants
réceptionnés et facturés. Toutes les factures génèrent une écriture comptable qui est transmise
automatiquement au système de comptabilité en place.

Le circuit de validation électronique et sécurisé des factures

Les circuits de validation encadreront également les différentes étapes de validation

électronique des factures. Selon le montant des factures, l’établissement concerné, le
fournisseur ou la nature de la facture, le circuit de validation peut être plus ou moins
complexe, et faire intervenir plus ou moins de valideurs. Chaque intervenant dans le
circuit de validation sera notifié par mail de la présence de factures à valider. Il pourra
alors très simplement valider ou rejeter les factures, directement en ligne via l’application ou depuis
un smartphone. Là encore, la distance entre les différents sites est totalement supprimée.

L’alimentation automatique du logiciel comptable existant, ou de celui de l’expert-comptable

Les écritures comptables, le bon à payer, les données et l’image PDF des factures
alimenteront les différents logiciels métiers et comptables (Sage, CEGID, EBP, MicroSoft…)
en place de manière automatique.

L’archivage électronique – la recherche et la consultation numérique des factures, commandes,

livraisons, pièces jointes…

Ces solutions assurent également un archivage sécurisé des documents et bénéficient

de fonctions de recherche très avancées permettant de retrouver instantanément
n’importe quel document, sous forme numérique, où que l’on se trouve.

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3. Des bénéfices concrets et mesurables

Au-delà des gains de productivité évidents sur la saisie comptable, les bénéfices apportés par la
mise en place d’une solution de dématérialisation sont multiples :

 Fluidifier, faciliter et accélérer le circuit de validation, et ceci est d’autant plus vrai dans le contexte
d’un environnement multi-sites

 Réaliser des économies substantielles grâce à un meilleur suivi des dépenses

 Sécuriser l’archivage des documents et en faciliter l’accès

 Se mettre en conformité avec la nouvelle règlementation fiscale (piste d’audit fiable)

 Réduire les délais de paiement…

Pour le secteur HORECA, la dématérialisation des factures répond donc parfaitement à l’enjeu
général de réduction des coûts, qui se décline principalement à travers cinq besoins fondamentaux :
gagner du temps, réduire les postes administratifs, s’adapter aux variations de l’activité, améliorer le
contrôle et le reporting, et gagner en autonomie.

3.1. Dématérialisation des achats et des factures pour optimiser les processus de gestion

Bénéfice principal Autres atouts constatés d’une solution Exemples proposés

de dématérialisation

 Raccourcissement des délais

de traitement
Le temps et
 Collaboration
l’autonomie Quick Palace
 Mobilité
des managers
 Moins de sollicitations de
l’expert-comptable

La bonne gestion  Mode Cloud (ou SaaS)

de la saisonnalité  Facturation à l’usage Villages Clubs du Soleil
de l’activité  Exploitation multisites

 Pilotage optimisé
Le contrôle et  Suivi en temps réel
Hôtel du Golf d’Etiolles
le reporting  Sécurité des processus
 Tableaux de bord

 Suppression des échanges papier

Les gains de
 Consultation et validation en
productivité
situation de mobilité Hôtel Maurice Hurand
et la réduction
 Gains de temps pour la saisie
des coûts
des informations

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3.2. Retours d’expériences

3.2.1. 30% de temps gagné : l’exemple de Quick Palace

Quick Palace est une chaîne d’hôtellerie possédant 24 établissements

en France, dont 17 détenus par le Groupe Bajen. Dominique Landais,
Responsable Comptable, est en charge de ces derniers : « Nous traitons
chaque mois entre 20 à 30 factures par établissement, ce qui représente, au
total, 5 000 factures par an », explique-t-elle.

 Le projet : automatiser l’imputation et la recherche

En 2012, le cabinet d’experts-comptables PwC leur conseille de dématérialiser le

traitement des factures avec la solution Yooz. Après une démonstration, Quick
Palace décide de mettre celle-ci en place. « Nous avons réorganisé le traitement
des factures au sein du Groupe : avant le projet, celui-ci mobilisait deux personnes,
désormais il n’en nécessite plus qu’une », indique la Responsable Comptable.

Auparavant, les factures devaient être envoyées au siège sous forme papier pour être traitées. Elles
sont maintenant scannées et importées dans la solution Yooz dès leur réception par les hôteliers,
par le biais de d’imprimantes multifonctions. Après le contrôle des bons de livraison et des bons de
commande correspondant, les factures sont classées par établissement. Un workflow automatise
les étapes de validation, comme, par exemple, la délivrance du bon à payer par les directeurs d’hôtels
ou le paiement par le responsable financier du Groupe.

 Les bénéfices : un temps de traitement réduit de 30 % !

La dématérialisation a permis d’alléger la tenue des comptes courants, les

factures étant à présent imputées automatiquement. « Nous avons également
gagné du temps pour la recherche de factures : il n’y a plus besoin d’aller les rechercher
dans les classeurs, elles peuvent être directement récupérées dans notre logiciel de
gestion Sage et visualisées à l’écran. »

Au total, le passage à la dématérialisation a permis de réduire le temps de

traitement des factures de près de 30 %. Le Groupe subit également moins de
relances de la part des fournisseurs : les factures sont désormais traitées au
fil de l’eau, alors qu’auparavant elles étaient réceptionnées au siège tous les dix jours. L’arrêt des
envois décadaires de factures par les hôtels a également permis de réaliser des économies sur les
frais postaux.

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3.2.2. Absorber la croissance de l’activité sans recours à des

ressources supplémentaires : l’exemple des Villages
Clubs du Soleil

Initialement, Villages Clubs du Soleil gérait dix villages vacances

basés en montagne. En 2014, Villages Clubs du Soleil a fusionné
avec Renouveau Vacances, prenant ainsi en charge 17 villages vacances supplémentaires et
exploitant désormais un total de 10 000 lits pour l’ensemble de la France.

Avant le rapprochement avec Renouveau Vacances, deux comptables traitaient 2  000 à 3  000 factures
par mois. Pour réussir à absorber l’activité des 17 villages supplémentaires, tout en respectant les
normes de qualité ISO 9901, le Groupe a choisi d’automatiser ce processus.

 Le projet : absorber 17 établissements supplémentaires

« Nous avons découvert la solution Yooz par l’intermédiaire de notre intégrateur Absys
Cyborg, et nous l’avons mise en concurrence avec deux autres solutions », explique
Jean-Paul Gourmelen, Responsable Comptabilité du Groupe. À l’issue de cette
évaluation, la solution Yooz a été retenue. Ce choix a été motivé par sa mise
en œuvre très simple, son intégration avec l’ERP du Groupe (Sage 1000), ainsi
que par son mode de facturation adapté au volume de factures à traiter et permettant de ce fait la
maîtrise des coûts.

La mise en place s’est effectuée en septembre 2014. Les premières numérisations de factures
ayant démarré en octobre. Dès décembre 2014, la solution était complètement opérationnelle pour
l’ensemble des établissements.

 Les bénéfices : gérer le double de factures sans alourdir les effectifs

Depuis le déploiement de Yooz, les factures sont reçues et numérisées au siège et un workflow
permet de gérer les validations de manière électronique entre les 27 sites. Elles sont ensuite intégrées
automatiquement dans l’ERP Sage, puis archivées.

« Le projet a permis un gain de temps énorme grâce à une reconnaissance de données
(OCR) très performante », se réjouit Jean-Paul Gourmelen. Une seule embauche a
été nécessaire alors que le volume de factures a doublé, passant à plus de 900
factures par semaine. Villages Clubs du Soleil a également apprécié la simplicité
de connexion avec son système de GED existant, la rapidité de la recherche de
documents et l’accès Web qui facilite l’utilisation décentralisée.

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3.2.3. Fiabiliser les contrôles et le reporting : l’exemple de l’Hôtel du Golf d’Etiolles

L’Hôtel Etiolles Country Club, situé dans le cadre du Golf d’Etiolles,

accueille chaque année près de 700 événements. Séminaires,
réunions et sessions de team building organisés par de grandes
entreprises représentent 80 % de son activité.

Le service commercial et administratif de la société est situé à l’étranger. En raison de cet éloignement,
l’établissement envisageait de dématérialiser le traitement de ses factures, au nombre de 120 par
mois. « Nous recherchions également une solution permettant de favoriser un contrôle des factures plus
poussé et d’améliorer nos reportings », précise Cyril Abou, Directeur Financier de la société.

 Le projet : fluidifier le processus de gestion de factures

« Après avoir assisté à une présentation sur Internet de la solution Yooz, nous avons
évalué l’outil gratuitement pendant 15 jours », raconte le Directeur Financier. À
l’issue de cet essai, en novembre 2013, l’entreprise choisit de mettre en place
la solution. « Celle-ci s’adaptait parfaitement à notre organisation délocalisée et à
notre volume de factures mensuel. » La simplicité et la rapidité de mise en œuvre,
ainsi que la performance de la technologie de reconnaissance automatique des
caractères ont également motivé ce choix.

Après quelques heures de formation des utilisateurs, dès décembre 2013 la

totalité des factures sont dématérialisées. Elles arrivent désormais à la comptabilité par courrier ou
au format PDF. Elles sont numérisées avec la YoozBox puis enregistrées par la comptable, basée à
l’étranger. Le workflow de validation tient compte de la nature des dépenses (achats alimentaires,
travaux, commissions d’agences de voyage…). Ensuite, les factures sont transmises au Directeur
Financier pour la validation finale, puis exportées dans l’outil comptable EBP.

 Les bénéfices : 30 000 euros d’économies

Le passage au traitement dématérialisé des factures a permis à l’hôtel d’avoir une meilleure vision
de ses dépenses. « Yooz m’a permis de prendre le temps d’étudier nos dépenses et
ainsi d’économiser immédiatement 30 000 euros », estime Cyril Abou. L’objectif de
suppression totale du papier a été atteint : « plus aucune photocopie, plus aucun
classeur. Yooz permet de libérer de l’espace au profit de m² supplémentaires ». Grâce
à l’application YoozMobile de Yooz, les factures peuvent être validées depuis
un Smartphone, depuis les USA. La solution Yooz est également utilisée par les
commissaires aux comptes de la société qui apprécient particulièrement les
fonctionnalités d’accès aux documents numériques en un clic.

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3.2.4. Supprimer la gestion du papier : l’exemple des Hôtels Maurice Hurand

Le Groupe Hôtels Maurice Hurand exploite cinq établissements situés

à Paris. Ces hôtels génèrent un volume de 7 200 factures annuelles.
Avant le projet de dématérialisation, les factures reçues dans les
établissements étaient envoyées au siège au format papier, traitées
manuellement par le service Comptabilité fournisseurs et enregistrées
dans l’ERP Sage 100.

L’entreprise souhaitait industrialiser le traitement de ces factures afin de gagner du temps sur la
saisie et le classement, tout en réduisant l’usage du papier.

 Le projet : faciliter la gestion en environnement multi-sites

En septembre 2012, la solution Yooz est retenue pour le projet. « Elle correspondait à
nos besoins de gestion multisites et au volume de factures à traiter », explique Marion
Laroche, Directrice Administrative et DRH du Groupe.

L’outil est d’abord déployé sur un site pilote, l’hôtel « Bourgogne et Montana », puis, dès
janvier 2013, il est mis en place dans l’ensemble des hôtels. Depuis cette date, toutes
les factures sont dématérialisées, via une numérisation faite dans l’établissement.
Les factures au format électronique sont ensuite enregistrées grâce à la reconnaissance automatique
de caractères (OCR), puis elles passent à travers un workflow de validation qui permet de vérifier
l’analytique et de gérer d’éventuels litiges. Enfin, elles sont intégrées à l’ERP Sage.

 Les bénéfices : la disparition du papier

Depuis la mise en œuvre de ce projet, le Groupe a constaté des gains de productivité

significatifs sur la saisie des factures et sur l’archivage, le classement des documents
papier ayant disparu.

La fiabilité des écritures s’est accrue (unicité, export de données), ainsi que la
traçabilité de l’information. « Nous apprécions également l’accès simplifié à la
consultation des pièces, grâce à l’archivage électronique couplé aux outils de recherche »,
souligne Marion Laroche. « Grâce à cela, les différents établissements sont autonomes
pour la consultation. » Enfin, la prise en main s’est avérée facile, « avec un outil très
intuitif, qui n’a pas nécessité de formation. »

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A propos de Yooz

Yooz est une société du Groupe ITESOFT - Yooz, acteur internationalement reconnu et leader français
de l’édition de logiciels de dématérialisation des flux d’information. Yooz hérite, ainsi, des 30 années
d’expertise technologique d’ITESOFT dans le monde de la dématérialisation des processus.

La mission de Yooz consiste à mettre à disposition de toute organisation (entreprises, experts-

comptables, collectivités, associations…), quelle que soit sa taille, des solutions logicielles
de dématérialisation et traitement de documents, dans le Cloud, en associant la simplicité et
l’accessibilité à la performance et à l’innovation.

Yooz assure la dématérialisation et l’automatisation du processus Purchase To Pay, depuis la

gestion des achats jusqu’au traitement des factures (numérisation, reconnaissance automatique,
enregistrement et imputations, circuit de validation électronique, export des écritures vers les ERP
ou logiciels comptables et archivage électronique).

Yooz propose trois éditions «On Demand» de son service : Yooz Business Edition, l’édition dédiée aux
entreprises, associations et professions libérales, Yooz Expert Edition, l’édition dédiée aux cabinets
d’expertise comptable et Yooz Public Edition, l’édition dédiée aux collectivités et établissements
publics.

1 500 clients et 20 000 utilisateurs, dans tous les pans de l’économie, « Yoozent » chaque jour leurs
achats et leurs factures.

Les clients de Yooz sont des acteurs de toutes tailles, dans tous les secteurs d’activité, utilisateurs
de centaines de systèmes comptables différents, en Europe et aux Etats-Unis. Citons entre
autres : la DFCG, Médias du Sud, Restaurant Lazare, Hôtel du Castellet, DomusVi, iDTGV, Ski-Shop,
Laboratoire BIOESTEREL, CLF SATREM, Hôtels Maranatha, Fruidor, Écureuil Protection Sociale, April
International…

Quelques exemples de références dans le secteur de l’hôtellerie :

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Pour en savoir plus :
www.yooz.fr
01 73 60 9669