TERMES DE REFERENCE POUR LE

RECRUTEMENT D’UN CABINET CHARGE

D’ACQUERIR ET D’IMPLEMENTER UN
LOGICIEL DE GESTION ELECTRONIQUE DES
DOCUMENTS AU SECRETARIAT GENERAL
DU GOUVERNEMENT
 1. CONTEXTE ET JUSTIFICATIONS
Les objectifs des réformes visent à permettre au Togo d’aligner sa gestion publique sur les normes
internationales dans un contexte de lutte contre la pauvreté et l’atteinte des ODD. Il s’agit aussi de la
modernisation des pratiques administratives et la mise à disposition de l’administration togolaise de
moyens adéquats pour la réalisation des missions. Le renforcement des capacités du personnel et la
mise en place d’un cadre cohérent au sein duquel évolueront les acteurs économiques.
Les axes des réformes conduites par le gouvernement découlent des différents diagnostics élaborés
dans les différents secteurs de l’administration publique togolaise. Pour une meilleure coordination
de l’action gouvernementale, la Primature doit disposer d’informations en temps réel pour des prises
de décisions rapides. Pour ce faire, un système d’archivage numérique permettant de retrouver des
informations pertinentes en un temps record s’avère nécessaire. De plus, pour une exploitation
efficace et efficiente du système d’archivage numérique à mettre en place, une masse critique de
cadres de la Primature doit être formée pour disposer de capacités réelles à cet effet.
Les présents termes de références sont relatifs au recrutement d’un Cabinet spécialisés en vue de la
mise en place d’un système d'archivage numérique à la Primature.

2. PRESENTATION DU PROJET
Engagé dans une démarche d’archivage électronique, la Primature souhaite mettre en œuvre une
solution SAE et GED au Secrétariat Général du Gouvernement, répondant à des objectifs de
conservation dans le respect des contraintes règlementaires et probatoires permettant :
 de disposer d’une plateforme de numérisation (scanner) + le matériel informatique
nécessaire, d’une part au stockage des fichiers numérisés, et d’autre part à leur exploitation ;
 de scanner les documents ;
 de traiter les documents scannés par OCR ;
 d’indexer les documents numérisés par des métadonnées ;
 de partager des documents numérisés,
 etc.
Dès lors, il apparaît de manière évidente que la réussite de la mise en œuvre du projet d’archivage
électronique des documents étant un domaine de pointe c'est-à-dire la nouvelle technologie de
l’information, exigera une nouvelle approche des renforcements des capacités des informaticiens au
Secrétariat Général du Gouvernement pour son pilotage.
 3. OBJECTIFS
3.1.Objectif général
Le présent projet a pour objet l'acquisition et la mise en place d'un système d’archivage électronique
et de gestion électronique de documents (GED) pour le compte du Secrétariat Général du
Gouvernement ;
3.2.Objectifs Spécifiques
Le présent projet doit répondre aux objectifs spécifiques suivants :
Mettre en place un système d’archivage électronique et de Gestion Electronique des Documents
permettant de :
 optimiser la gestion du patrimoine informationnel et documentaire au Secrétariat Général du
Gouvernement;
 numériser les documents produits et/ou reçus par les différents services de la Primature et
de les indexer selon une nomenclature et des métadonnées adaptées ;
 de parafer et dispatcher le courrier entrant, sortant et interne a la Primature ;
 mettre à la disposition des utilisateurs un outil de GED sécurisé, convivial, modulaire et
ouvert ;
 intégrer tous les documents existants dans la solution GED ; faciliter l'archivage et la
recherche de l'information en offrant plus d'autonomie aux utilisateurs ;
 avoir un accès illimité aux utilisateurs, sans licence à la recherche sur les documents publics ;
 sécuriser les documents physiques et numérisés ;
 améliorer la recherche et la localisation des documents ;
 permettre le partage simultané et contrôle des documents ;
 éviter la duplication inutile des documents et de l'information ;
 effectuer l'interfaçage par web service des applications existantes ;
 prendre en charge les processus métiers (fiscaux, douaniers, cadastraux et administratifs) ;
 échanger des données via Web Service avec les autres solutions informatiques existantes.

4. MISSIONS DU CABINET ET CONDUITE DES ACTIVITES

4.1.Missions
Le cabinet aura pour missions de :
 faire une étude préalable afin de définir l’architecture globale de la solution SAE ;
 faire une étude analytique du système fonctionnel des différents services afin de définir
l’architecture globale de la solution GED ;
 concevoir, installer, paramétrer et mettre en exploitation la solution SAE et GED demandée ;
  mettre en place un système de prise en charge et d’intégration des archives existantes en
respectant les règles de l'art en matière de gestion électronique des documents ;
 produire la documentation nécessaire à la connaissance et à la maîtrise du système
implémenté ;
 transférer les compétences techniques au service Informatique et les compétences
fonctionnelles à l’ensemble des utilisateurs;
 faire le déploiement ;
 assurer l’assistance à la maintenance ;
 proposer une méthodologie appropriée à même de garantir des résultats de qualité.

4.2.Conduite du projet
Etape 1 : cadrage du projet, analyse fonctionnelle et analyse technique
Cette étape consiste à effectuer la réunion de démarrage ainsi que les ateliers de cadrage du
périmètre du projet et d'analyse des besoins des services concernés.
Le prestataire est tenu d'établir, suite à une analyse fonctionnelle, les différents processus de mise en
place de la solution adoptée.
Il est tenu aussi de définir les interfaces qui vont lier la solution SAE et GED proposée et les systèmes
d’information et informatiques existants.
Livrables 1:
 rapport d'analyse fonctionnelle contenant, les procédures de record management et les
Workflows de gestion des documents ;
 rapport d'analyse décrivant l'architecture technique de la solution et des interfaces ;
 liste des processus qui seront intégrés dans le système GED ;
 liste des classes (Coffrets) ou classement, les types de dossiers et les pièces contenues dans
chaque dossier produit par chaque entité en conformité des plans de classement existants.
 des circuits de validations pour une bonne gestion de courriers ;
 les outils documentaires tels que le plan de classement, le calendrier de conservation, le plan
de nommage et les chronogrammes de courriers ;
 le plan opérationnel du schéma global retenu
 les Workflows de validation pour la gestion de courriers au Secrétariat Général du
Gouvernement.
Etape 2 : Mise en place de la solution GED, Test et Recettes
L'objectif de cette étape est la mise en place de la solution GED selon l'architecture retenue dans
l'étape. Cette étape consiste à :
  installer la solution pour tous les utilisateurs désignés selon les prérequis techniques arrêtés
lors de l'analyse technique ;
 effectuer les paramétrages selon les processus arrêtes lors de l'analyse fonctionnelle ;
 développer les tableaux de bord nécessaires au suivi des documents ;
 réaliser les tests internes et les tests recette en collaboration avec les équipes du Secrétariat
Général du Gouvernement ;
 assurer les formations et transferts de compétences fonctionnelle et technique nécessaires à
l'utilisation de la solution GED et son administration.
Livrables 2 :
 un système intégré prenant en compte la GED/SAE/Moteur de Workflow ;
 un rapport d'installation de la solution GED :
 un rapport de spécifications techniques relatives aux développements spécifiques ;
 un cahier des tests internes ;
 un rapport de validation des tests recette ;
 un manuel d'utilisation de la solution SAE et GED paramétrée ;
 un manuel d'administration.
Etape 3 : Formation des administrateurs et utilisateurs
Le cabinet doit former les administrateurs à l'administration du système et les utilisateurs à son
utilisation. La formation sera faite selon les profils. Les guides utilisateurs seront produits par profil. Il
fournira pour chaque participant le support de formation en format papier et électronique en langue
française.
Le cabinet fournira une formation certifiant sur le langage de programmation cœur de la solution
proposée aux chargés de l'administration du système.
Livrables 3 :
 le guide utilisateur par profil ;
 les supports de formation ;
 un support d’assistance ;
 le rapport de la formation des administrateurs et des utilisateurs.
Etape 4 : Support
(Optionnel) Il s'agit à cette étape de :
 proposer un contrat de maintenance curative, adaptative, perfective et évolutive de la
solution à acquérir pendant trois (03) ans après expiration de la période d'un (01) an de
garantie contractuel du produit.
Livrables 4 :
  un projet de contrat de maintenance curative prenant en compte les conditions techniques,
financières et de normes de qualité à respecter pour le fonctionnement en permanence de la
solution intégrée.
Au terme de ce projet, les résultats suivants sont attendus :
 les fonctionnalités du module gestion des courriers sont implémentées ;
 les fonctionnalités du module gestion documentaire sont implémentées ;
 les fonctionnalités du module gestion des archives sont implémentées ;
 les fonctionnalités du module gestion des performances, reporting / statistiques sont
implémentées ;
 le système web de la solution est fonctionnel et déployé.
La solution doit intégrer les aspects suivants :
 qualité : ergonomie et convivialité ;
 sécurité : disponibilité, intégrité et confidentialité
 montée en charge : prise en compte, appropriation et industrialisation
 interopérabilité avec les applications des systèmes des différents ministères ;
 performance et fiabilité ;
 ouverture : Intégration et extension.

4.3.QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES DU PRESTATTAIRE

La mission sera réalisée par un Cabinet ayant des compétences suivantes :
 une expertise confirmée d'au moins cinq (05) dans les domaines et disciplines concernés par
le projet ;
 une bonne expérience dans l’implémentation d’un Système d’archivage et de Gestion
Electronique des documents ; la maîtrise de description et analyse des documents ;
 avoir réalisé, avec succès, au moins trois (03) projets similaires au cours des cinq (05)
dernière années ;
 une expérience confirmée dans le développement d’applications GED et web et une maîtrise
des outils de travail collaboratif ;
 des références dans les domaines du développement d’applications GED ;
 la maitrise de la sécurisation des systèmes informatique et le chiffrement des données ;
 la flexibilité dans l’implémentation de la stratégie, la méthodologie et le calendrier ;
 l'esprit de rigueur, d'analyse et de synthèse.

4.4.COMPOSITION DE L’EQUIPE D’INTERVENANT

De façon indicative, la mission comprendra un chef de mission, un archiviste ou documentaliste, des
ingénieurs informaticiens ayant des compétences en administration des réseaux, conception de
systèmes d’informations, des développeurs d’applications et des administrateurs de base de
données. La mission et les tâches spécifiques de chaque membre de la mission devront être
clairement définies.
 Un chef de mission: diplômé en sciences et techniques de l’information documentaire
(niveau BAC+5ou 8) ayant la maitrise du fonctionnement des systèmes d’information, avec
une expérience avérée en Gestion Electronique des documents ;
 Un archiviste documentaliste, diplômé en sciences et techniques de l’information
documentaire (niveau BAC+3/5), ayant la maitrise du fonctionnement des logiciels GED et
SGIB ;
 Un informaticien-développeur d’application, diplômé en Architecture des Logiciels,
Développement Web et Administration système et réseaux (niveau BAC+5). Il doit aussi
maîtriser les Technologies de l’Information et de la Communication (T.I.C) appliquée à la
Gestion Electronique des Documents (GED) ; il doit avoir travaillé sur des projets similaires et
donner la preuve de sa capacité à conduire des travaux d’organisation d’implémentation des
systèmes d’archivage électronique ;
 Un Technicien en ingénierie informatique (BAC+2/3), maîtrisant les Solutions Managers de
l’ERP SAP.

5. PRINCIPALES FONCTIONNALITES ATTENDUES (GED)

ACCES A L’INTERFACE GENERALE
L’interface de la solution pour tous les utilisateurs quelques soient leurs droits (administrateur ou
simple utilisateur) est une interface full web, c’est-à-dire accessible via un navigateur Internet.
La solution doit être supportée par les navigateurs web Mozilla Firefox, Internet Explorer et Safari.
GESTION MULTILINGUE
L’interface doit être disponible en langues française et anglaise au minimum.
Par défaut, la langue de l’interface doit être le français.
Le choix de la langue de l’interface est déterminé à la connexion selon les préférences associées au
compte utilisateur (stockés sur un serveur LDAP)
STRUCTURE ET ARBORESCENCEGENERALE
Il doit être possible de créer un nombre illimité de bases documentaires correspondant aux projets
des différents services de la Primature (ajout possible sans restriction).
Il doit être possible de créer un nombre illimité de dossiers et documents à l’intérieur de chaque base
documentaire.
L’arborescence du portail documentaire doit être comme suit
- 1er niveau : Accueil portail : page d’accueil du portail,
- 2ème niveau : Espaces PRIMATURE auxquels l’utilisateur a le droit d’accéder, il s’agit des
espaces dédiés à une équipe de la Primature
- 3ème niveau : Espaces Projets, auxquels l’utilisateur a le droit d’accéder et liés à l’espace
Primature sélectionné,
- 4ème niveau : Base documentaire (et services liés) correspondant au projet sélectionné,
- 5ème niveau : Thèmes : arborescence thématique des dossiers de la base documentaire
sélectionnée,
- 6ème niveau : Documents : notice du document comprenant métadonnées et fichiers
attachés.
PAGES D’ACCUEIL ET DESIGN
La bannière du portail documentaire est personnalisable (logo, choix de couleurs et nom du portail
personnalisé).
La page d’accueil du portail est personnalisable par les administrateurs et les utilisateurs (agrégation
des espaces de travail auxquels l’utilisateur a accès)
Les pages d’accueil des espaces Primature et des espaces projets sont personnalisables par les
gestionnaires d’espace (texte et choix des blocs/widgets à afficher).
ERGONOMIE GENERALE
L’arborescence générale du portail (niveaux 2 à 5) doit toujours être visible et donner accès aux
dossiers et bases documentaires par liens hypertextes.
Un fil d’Ariane (avec liens hypertextes) est toujours visible sur le portail pour permettre un retour en
arrière vers la page ou la section précédente.
Un hyperlien sur la bannière du portail doit permettre un retour à la page d’accueil. La bannière du
portail est toujours visible.
La fonction de recherche de document doit être accessible sur toutes les pages du portail. Elle doit
permettre une recherche simple ou avancée.
Une aide en ligne incluse dans la solution est accessible sur toutes les pages du portail.
Le nombre d’utilisateurs connectés est visible
GESTION DES DROITS D’ACCES
L’accès au portail doit nécessiter une authentification de l’utilisateur c’est-à-dire la création d’un
compte utilisateur avec des droits associés. La connexion au portail s’effectue par identifiant et mot
de passe individuels (stockés pour le personnel de la Primature sur un annuaire LDAP).
Les droits des utilisateurs doivent être paramétrables et modifiables par les ADMINISTRATEURS ou
GESTIONNAIRES D’ESPACE.
UTILISATEURS
Le système doit permettre de créer des groupes (ou profils) d’utilisateurs ayant les mêmes droits
dans les mêmes espaces Primature (et comprenant à la fois des à la Primature et hors-Primature).
Les droits doivent permettre de différencier pour chaque utilisateur
Les ACTIONS qu’il a le droit d’effectuer :
o Consultation o Validation (=publication)
o Création o Suppression
o Modification o Administration de l’espace
Les NIVEAUX sur lesquels il peut agir :
o Portail o Documents
o Dossiers o Fichiers
- Les MASQUES d’affichage des notices (de saisie) de documents à la création. « Numérotation
chronologique » accessible aux utilisateurs (DEPOSANT).
Typologie des utilisateurs envisagée :
L’ADMINISTRATEUR doit avoir accès à toutes les fonctionnalités de l’outil. Il doit pouvoir administrer
l’ensemble du portail : paramétrer les interfaces, la structure de l’outil et gérer les évolutions
fonctionnelles et techniques
LE GESTIONNAIRE D’ESPACE doit pouvoir à l’intérieur d’un espace donné :
o Rechercher et consulter les informations, documents et fichiers (téléchargement),
o Créer, modifier, déplacer, dupliquer et supprimer des services, des dossiers, des documents,
des fichiers, des formulaires, des masques de saisie
o Valider (=publier) un document o Gérer les droits d’accès o Personnalisation de la page
d’accueil de l’espace o Sélection des fonctionnalités disponibles
LE DEPOSANT A doit pouvoir à l’intérieur d’un espace/dossier/document donné :
o Rechercher et consulter les informations, documents et fichiers (téléchargement)
o Créer, modifier un document et déposer un fichier, soumis à validation par un GESTIONNAIRE
D’ESPACE ou ADMINISTRATEUR
LE DEPOSANT B doit pouvoir à l’intérieur d’un espace/dossier/document donné :
 o Rechercher et consulter les informations, documents et fichiers (téléchargement)
o Créer, modifier un document et déposer un fichier
LE LECTEUR doit pouvoir (uniquement à l’intérieur d’un espace/dossier/document donné) :
o Rechercher et consulter les informations, documents et fichiers (téléchargement), faire des
commentaires sur les documents et envoyer des notifications.
ALIMENTATION CREATION ET MODIFICATION DE DOCUMENT
A la création de document, l’utilisateur doit :
- Sélectionner la base documentaire projet dans laquelle créer son document (selon ses
droits),
- Sélectionner le dossier thématique dans lequel créer son document (selon ses droits),
La création et la modification d’un document doit donner droit à la saisie d’un formulaire de
métadonnées.
Le système doit permettre à l’ADMINISTRATEUR ou au GESTIONNAIRE D’ESPACE de déplacer un
fichier dans des documents différents (fonction« couper-coller »).
Le système doit permettre à l’ADMINISTRATEUR ou au GESTIONNAIRE D’ESPACE de déplacer un
document (« couper-coller ») dans un autre dossier n’importe où dans l’arborescence du portail
(selon ses droits).
Le système doit permettre à l’ADMINISTRATEUR ou au GESTIONNAIRE D’ESPACE de copier un
document (« copier-coller ») dans un autre dossier n’importe où dans l’arborescence du portail
(selon ses droits) sans doublonner le document, c’est-à-dire sans créer un nouveau document (˜
création d’un lien vers le document d’origine).
Le masque de saisie (affichage de certains champs ou de tous les champs du formulaire) est
différentiable en fonction des droits des utilisateurs et des types de document:
- LES ADMINISTRATEURS et GESTIONNAIRES D’ESPACE doivent pouvoir saisir tous les champs
existants,
- Les DEPOSANTS ne peuvent saisir qu’un nombre restreint de champs selon les types de
document et les masques de saisie définis pour ces types de document.
VERROUILLAGE DE DOCUMENT
Le verrouillage de document doit permettre de bloquer automatiquement la consultation d’un
document (formulaire + fichier) par les autres utilisateurs lorsque le document n’est pas validé
(=publié) et lorsque le document est en cours de modification.
L’utilisateur doit pouvoir identifier sur la notice du document (format affichage des résultats et
format notice détaillé) s’il s’agit d’un document en modification ou non validé.
Tout utilisateur doit pouvoir réserver un document, c’està-dire signaleraux autres utilisateurs que le
document en question est en cours de relecture ou en cours de traitement par l’utilisateur.
PROCESSUS DE VALIDATION
Les documents créés et modifiés par les DEPOSANTS A doivent être soumis à validation par un
GESTIONNAIRE D’ESPACE ou ADMINISTRATEUR.
Soit le GESTIONNAIRE D’ESPACE ou ADMINISTRATEUR valide le document :
- il complète les métadonnées de la notice,
- il valide la notice, c’est-à-dire publie le document dans un dossier thématique (déplacement),
- il notifie par email le DEPOSANT A de la validation du document (lien vers le document créé)
avec en commentaires la notification des corrections effectuées.
STOCKAGE DE FICHIER
Il doit être possible d’attacher plusieurs fichiers à un même document.
Les formats de fichier acceptés doivent être :
 Classiques : .doc, .odt, .xls, .ods, .pdf, .txt, .dot, .ppt, .odp, .rtf,
 Multimedia: .jpg, .gif, .tiff, .png, .bmp, .avi, .mpeg, .mov,
 Web : .htm/html, .xml,
 Spécifiques : unix (tar, bzip2), LaTex, .mpp, .log, .ps, .dkl, .dma,.emf, .flw, .bak, EndNote
Préciser quels formats de fichier peuvent être acceptés par la solution.
Le système doit pouvoir stocker des fichiers volumineux
Préciser quelle limite de taille est imposée par la solution.
Un fichier est transformable en .pdf après la validation du document. L’option est à déclencher ou
non au choix de l’utilisateur au cas par cas.
Il existe une fonction glisser-déposer (drag and drop) dans l’outil.
INDEXATION
L’indexation doit se décliner sur deux modes :
- L’indexation manuelle à la saisie des métadonnées de description des documents,
- L’indexation du texte intégral du portail et du contenu des fichiers (texte et métadonnées).
Tous les champs créés doivent pouvoir être indexés.
Le système doit permettre à l’ADMINISTRATEUR ou au GESTIONNAIRE D’ESPACE de définir des types
(ou familles) de document avec des formulaires de saisie correspondants.
Exemple pour le type de document projet SEIS (liste des champs) : auteurs, titre, sous-type, projet,
instrument, émetteur, numéro chronologique, référence, classement, mots clés, résumé, version,
révision, statut (draft, pour relecture, diffusé), date, nom du fichier, date de création de la notice,
Le nombre de types de documents (et donc de formulaires) à créer ne doit pas être limité.
Chaque type de document doit pouvoir être associé à un espace projet, c’est-à-dire accessible en
création et en modification par les utilisateurs ayant les droits à l’intérieur de cet espace projet. Un
formulaire de métadonnées (et des masques de saisie si besoin) est défini et associé à chaque type
de document.
Les formulaires de saisie (métadonnées) doivent être paramétrables par les ADMINISTRATEURS et
GESTIONNAIRES D’ESPACE. Le système doit ainsi permettre la création et la modification de
formulaires et des champs de métadonnées associés : choix parmi des champs prédéfinis, création de
champs dont la valeur et l’intitulé sont à définir par l’utilisateur, création de champ qui s’auto-
incrémente.
Le paramétrage des champs de métadonnées liés à un formulaire doit permettre à
l’ADMINISTRATEUR ou au GESTIONNAIRE D’ESPACE de définir :
- Le format de valeur à saisir (liste déroulante, libre, alphanumérique, alphabétique, date,
numérique, auto-incrémenté),
- Les relations conditionnelles entre des champs (listes de valeurs conditionnelles)
- L’intitulé du champ (« titre », « auteur »),
- Le nombre de valeurs acceptées : multivalué (et le nombre de valeurs admises), monovalué,
le nombre de caractères admis pour les champs libres,
L’importance du champ (obligatoire, facultatif) avec un système de conditionnement pour
l’enregistrement du document (enregistrement de la notice uniquement si tous les champs
obligatoires sont saisis).
Il doit être possible de saisir des métadonnées de description spécifiques à chaque fichier attaché.
Le nombre de champs de métadonnées à ajouter aux formulaires ne doit pas être limité. Sinon dire
dans quelle limite.
Des masques de saisie sont paramétrables par l’ADMINISTRATEUR ou le GESTIONNAIRE D’ESPACE et
associés à des types de document. Ces masques de saisie doivent permettre de définir quels champs
seront accessibles en création (en écriture) par les DEPOSANTS.
Des listes déroulantes doivent pouvoir être créées par l’ADMINISTRATEUR et le GESTIONNAIRE
D’ESPACE.
Des listes de valeurs conditionnelles doivent pouvoir être créées et paramétrées par
l’ADMINISTRATEUR et le GESTIONNAIRE D’ESPACE, dans le cas de champs liés. (Exemple : affichage
de la liste des valeurs "sous-type de documents" en fonction de la valeur "type de documents" saisie)
Le champ dédié aux mots-clés est régi par un index. Cet index est alimenté à la saisie, formant un
lexique qui va s’enrichir au fur et à mesure de la création de nouveaux mots-clés. Cet index sera
modifiable pour être corrigé par l’ADMINISTRATEUR (correction des erreurs de frappes, suppression
des synonymes et remplacement par le terme le plus utilisé…)). La correction de l’index met à jour
automatiquement les mots clés saisis dans les notices de documents.
Le système doit permettre à l’utilisateur de choisir de lier des documents, c’est-à-dire de faire des
associations sémantiques entre documents (fonction « voir aussi »). Le lien doit être affiché sur la
notice du document sous forme de lien hypertexte renvoyant au document lié.
Un système permet de lier automatiquement des documents dont les mots-clés d’indexation sont
similaires (sur le modèle des tags).
Un plan de classement transverse, hiérarchique et thématique (taxonomie) doit pouvoir être créé et
paramétré par l’ADMINISTRATEUR ou le GESTIONNAIRE D’ESPACE.
Ce plan doit être accessible à l’indexation pour classer les documents.
Plusieurs plans de classement peuvent éventuellement être créés pour être associés à un espace SGG
(un plan de classement par espace).
Un document peut être classé à plusieurs endroits du plan de classement (taxonomie).
Le système doit permettre à l’utilisateur qui saisit un document d’identifier visuellement les champs
Le système permet à l’ADMINISTRATEUR ou au GESTIONNAIRE D’ESPACE de saisir des informations
sous les champs de métadonnées pour préciser comment les saisir. (Ex : important, procédure
explicitée pour le titre de document)
Le système doit permettre de créer et de mettre en forme des documents textuels :
- Champ en texte libre autorisant un nombre important de caractères,
- Assistant d’édition WYSIWYG.
Un champ doit être dédié à l’attribution automatique (par le logiciel) d’un numéro chronologique
unique s’auto incrémentant. Ce champ doit être activé ou non, uniquement par l’ADMINISTRATEUR
ou le GESTIONNAIRE D’ESPACE, à la création ou à la validation de publication du document. Ce
champ ne figure pas sur toutes les notices/formulaires (choix selon le type de document). Ce champ
n’est pas présent dans le masque de saisie du DEPOSANT.
Le système doit permettre l’intégration des documents existants dans la solution, c’est-à-dire la
reprise des numéros chronologiques déjà existants.
SUPPRESION
Tout document ou fichier supprimé doit être stocké dans un espace tampon (corbeille) avant
suppression définitive.

ARCHIVAGE - HISTORISATION GESTION DE VERSIONS

La solution doit pouvoir gérer les versions et les révisions des fichiers associés à un document en
conservant un historique complet de toutes les versions de fichier depuis la création jusqu’à la
destruction du document (archivage automatique des versions antérieures de fichier).
La valeur de version de fichier se décline en deux niveaux de valeur : version et révision.
Le choix d’incrémenter le numéro de version ou révision du document doit être laissé à l’utilisateur.
HISTORISATION
Le système doit permettre d’afficher un historique des nouveautés et mises à jour concernant les
documents, les espaces, le portail.
Par exemple : les derniers documents créés ou modifiés (validés), les documents verrouillés pour
modification, le nom de l’utilisateur et la date de modification, la mise à disposition d’une nouvelle
fonctionnalité.
Sur chaque notice de document, le système doit conserver et afficher un historique des actions et
modifications effectuées sur le document (avec la mention de l’utilisateur et de la date de
modification).
DIFFUSION ALERTE E-MAIL
Des notifications par e-mail doivent pouvoir être créées à la demande par tous les utilisateurs, sur
des sujets différents.
Les destinataires (individuel ou groupe) du message doivent pouvoir être sélectionnés par
l’utilisateur qui créé la notification. Un champ texte libre doit permettre d’écrire un message.
La notification e-mail doit pouvoir être envoyée à partir d’un document et doit contenir par défaut
un lien vers le document dont il est question.
Un système d’abonnement à des dossiers thématiques doit pouvoir permettre aux utilisateurs (tous
types) d’être informés automatiquement par e-mail des nouveautés concernant le dossier en
question.
Les utilisateurs doivent pouvoir sélectionner le motif de l’alerte lors de l’abonnement, c’est-à-dire le
type d’action sur lequel va porter l’alerte : création, modification, validation, suppression.
Les utilisateurs doivent pouvoir sélectionner la fréquence de l’alerte lors de l’abonnement.
Pour les actions suivantes, les notifications par e-mail doivent être automatiques (proposées comme
action à l’utilisateur) : demande de validation, acceptation ou refus de validation (=publication) du
document.
COMMENTAIRES
Un champ commentaire doit permettre d’ajouter des informations en texte libre sur le document. Ce
champ doit pouvoir être itéré pour chaque document (plusieurs commentaires possibles).
Le champ commentaire doit mentionner par défaut le nom de l’utilisateur qui a écrit et la date
d’écriture du commentaire.
Note : Le champ commentaire pourra servir à mentionner les relecteurs du document et le statut «
contenu validé » ou non du document.
Le champ commentaire doit être accessible en lecture et en écriture par tous les utilisateurs.
CONSULTATION/ EXPORT RECHERCHE
Le système doit permettre la création de formulaires de recherche avancée paramétrables par
l’ADMINISTRATEUR ou le GESTIONNAIRE D’ESPACE selon le type de document recherché (choix des
champs sur lesquels ces recherches seront possibles).
Les champs proposés comme critères de recherche doivent varier selon le type de document
sélectionné.
Les listes de valeurs conditionnelles doivent également varier en fonction des valeurs saisies dans les
champs liés (Exemple : liste des valeurs "sous-type de documents" en fonction de la valeur "type de
documents" saisie).
La recherche doit pouvoir porter sur tous les champs saisis (formulaires de recherche) et sur le texte
intégral du portail.
La recherche doit pouvoir porter sur le texte intégral et les métadonnées des fichiers attachés.
Deux types de recherche doivent être possibles pour tous les utilisateurs :
- Simple : en texte libre (recherche en texte intégral et dans tous les champs indexés)
- Multicritères : par champs de métadonnées (recherche dans les champs indexés)
La recherche doit être possible dans l’ensemble de la documentation du portail ou sur un groupe
restreint de documents (espaces SGG, espaces projet) selon les droits associés à l’utilisateur.
Les outils usuels d’aide à la recherche doivent pouvoir être disponibles pour pouvoir élaborer des
équations de recherche plus ou moins complexes : opérateurs booléens, troncature, négation,
guillemets.
Les requêtes souvent effectuées par l’utilisateur sont enregistrées.
Le système doit afficher le nombre de résultats de chaque requête.
VISUALISATION
Deux formats de visualisation des documents, pour tous les utilisateurs, doivent être disponibles
dans la solution pour :
- l’affichage des résultats d’une recherche (description abrégée du document),
- la notice complète du document.
Certains fichiers (selon le format) sont directement visualisables (=ouverture du fichier) dans le
navigateur.
Le système doit permettre de trier les résultats d’une recherche selon différents critères. Exemples :
date, pertinence (titre, mots clés), auteur, espace de travail.
Des blocs/widgets permettent d’agréger des informations et de donner directement accès à des
services à partir de pages du portail (par exemple sur les pages d’accueil du portail, des espaces).
IMPORT
Le système doit permettre d’exporter automatiquement ou manuellement les courriers
électroniques des clients de messagerie (Thunderbird requis) vers la solution.
EXPORT
Des formats d’export de données doivent permettre à l’ADMINISTRATEUR ou au GESTIONNAIRE
D’ESPACE de récupérer les données présentes sur le portail.
Le système doit permettre à l’ADMINISTRATEUR l’export de tout ou d’une partie de la base en
conservant l’arborescence.
Le système doit permettre à l’ADMINISTRATEUR l’export des index.
IMPRESSION
Le système doit permettre à tous les utilisateurs l’impression des notices de document et des listes
de résultats d’une recherche.
STATISTIQUES
L’ADMINISTRATEUR a la possibilité d’accéder à des statistiques de consultation de l’outil (nombre de
visiteurs, mots-clés recherchés).
BACK UP
La configuration de l’outil est sauvegardée automatiquement.
Préciser les outils de sauvegarde utilisés et le type de sauvegarde (configuration ?) effectuée.
JOURNALISATION DES ACTIVITES DANS LE SYSTEME
Prévoir un système de journalisation (c’est-à-dire un enregistrement dans des « fichiers journaux »
ou « logs ») des activités des utilisateurs, des anomalies et des événements liés à la sécurité ;
La journalisation doit concerner, au minimum, les accès des utilisateurs en incluant leur identifiant, la
date et l’heure de leur connexion, et la date et l’heure de leur déconnexion ;
Conserver également le détail des actions effectuées par l’utilisateur, les types de données
consultées et la référence de l’enregistrement concerné.
Ces journaux doivent conserver les évènements sur une période glissante ne pouvant excéder six
mois ;

6. FONCTIONNALITES ANNEXES
Le tableau suivant recense des fonctionnalités supplémentaires éventuellement disponibles dans la
solution, qui ne font pas partie du besoin initial de l’SGG.
FONCTIONNALITE DESCRIPTION
FENETRES DE CONTENU
L’outil permet l’édition de fenêtres de contenu libre et leur publication sur des pages du portail.
(Exemple : message de l’administrateur, aide, …)
ANNUAIRE DE SITES WEB
L’outil référence des liens hypertextes externes (signets Internet) dans une page dédiée, associée à
chaque espace projet.
Un agrégateur de fils RSS existe (à la fois pour les liens externes et internes).
AGENDA PARTAGÉ
Un service d’agenda partagé commun est disponible pour la gestion des évènements communs
(réunions, ressources) et des congés. Il permet de créer différents agendas thématiques et d’y
associer des droits différenciés par utilisateur en lecture et en écriture.
L’agenda est interopérable avec les outils de gestion d’agenda classiques utilisés par les utilisateurs :
Google Calendar, Outlook. Il permet d’intégrer les évènements créés sur la plateforme dans ces
outils.
GESTION DE PROJET
Un service de gestion d’actions projet est disponible. Il permet de créer une action associée à un
projet, de lui attribuer un statut (en cours, clos), un délai de traitement (champ date), d’y assigner
des acteurs, d’ouvrir une discussion autour de l’action à traiter (commentaires) et d’alerter par e-
mail les personnes concernées (notification email).
WIDGETS
L’ensemble de ces services est agrégé sous forme de blocs/widgets pour permettre à l’utilisateur de
les afficher en page d’accueil. Le contenu du widget est agrégé en fonction de l’utilisateur (sélection
de l’information qui le concerne à l’intérieur des widgets).
GENERALITE
Ces services sont multipliables par espaces (ajout possible sans restriction).

7. TYPES DE LICENCES
Les solutions proposées doivent répondre à une architecture Client/serveur.
Les licences clients comprendront selon les utilisateurs identifiés:
- des licences nominatives ;
- des licences nomades.
 8. CRITERES D’EVALUATION DES OFFRES
L’évaluation des offres se fera sur la base de la grille d’évaluation technique des consultants. Elle se
fera comme suit :
N° CRITERE D’EVALUATION DES NOTATIONS OBSERVATIONS
OFFRESTECHNIQUES
01 Présentation du cabinet (activités et liste 40 Activités du cabinet en rapport
desréférences des travaux similaires avec la mission/ Liste des
effectués) références (attestations de
bonne fin d’exécution) ou
domaine de
compétence spécifique du
consultant chef de mission
02 Compréhension de la mission 10
03 Présentation de la méthodologie et du 20
chronogramme
- Démarche méthodologique 10
- Chronogramme 10
04 Qualification et compétences de l’équipe des 30
consultants pour l’exécution de la mission
- CV de l’archiviste documentaliste 10
- CV de l’informaticien, développeur
d’applications 10
- CV des autres intervenants 10

TOTAL 100

9. PRESENTATION ET CONSTITUTION DE L’OFFRE

9.1.Présentation
9.2.Constitution
9.2.1. Offre technique
Présentation du cabinet
 Les CV des personnes ressources du cabinet, affectées à la mission avec copie de leurs
diplômes / attestations ;
  Les références du cabinet en matière de conduite de missions similaires (Au moins trois
implémentations de la GED complète (Archivage électronique, Gestion de salle d’archives,
moteurs de workflow) (Liste avec contacts des personnes)
 Les attestations de bonnes fins d’exécution reçues par le cabinet dans l’exécution des projets
similaires durant les cinq dernières années
La soumission doit comporter une offre technique et une offre financière.
L’offre technique et l’offre financière seront présentées comme indiqué dans l’avis.
L’offre technique devra comprendre :
 La méthodologie à mettre en oeuvre (compréhension de la mission, méthodologies de travail
proposées, etc.) .
 Le chronogramme des activités.

9.2.2. Offre financière

 Les honoraires des Consultants ;
 les frais de déplacements à l’intérieur du pays, si nécessaire ;
 tous autres frais si besoin à savoir : communication, rapport, déplacement etc.
 les frais de gestion du cabinet.

9.3.Dépôt des offres

9.4.Méthode d’évaluation
Une lettre de soumission adressée au ………………….

Le Cabinet doit soumettre une pro-forma à un prix forfaitaire pour toute la mission. Ce prix forfaitaire
doit prendre en compte les aspects suivants :
Se référer à l’avis
La sélection se fera en utilisant la méthode combinée (offre technique et offre financière)