Diapositivas Modulo 1 y 2
Diapositivas Modulo 1 y 2
Diapositivas Modulo 1 y 2
ASPECTOS PRELIMINARES
Horario
Refrigerio
Telfonos celulares
Material
Participacin
Evaluacin
MDULO 1: PLANEAMIENTO
Alcance del SGCS BASC
Mapa de procesos
Caracterizacin de procesos
Gestin de Riesgos
Mdulo 6
Mdulo 1
Mdulo 2
Mdulo 3
Mdulo 5
Mdulo 4
Cul es el alcance
de mi SGCS BASC?
Dnde debo
documentar mi alcance?
Personas
SGCS BASC
EMPRESA
Procesos
Producto
Servicio
Instalaciones
Qu es un PROCESO?
ENTRADA
PROCESO
SALIDA
MECANISMO, (recursos)
Indicadores o
mediciones
Qu es un PROCESO?
las
interrelaciones
responsabilidades
con
otros
respecto
al
COMPARACIN
FUNCIONAL
POR PROCESOS
Es aquella en la
cual el que
hacer lo define
una estructura
jerrquica y se
distribuye por
reas
especializadas e
subdividen el trabajo por
independientes
personas
y
se
controla
mediante un flujo de rdenes,
decisiones,
acciones
e
informaciones
permanentes
en sentido vertical.
COMPARACIN
FUNCIONAL
POR PROCESOS
Organizacin
Por procesos
Autoridad
Jefe de departamento
Principio
Jerarqua y control
Coordinacin y autocontrol
Orientacin
Coordinacin
Vertical
Horizontal
Evaluacin
Al empleado
Al proceso
Satisfaccin
Jefe
Cliente
Transportista
Exportador
Operaciones
Seguridad
PROVEEDOR
ENTRADAS
ENTREGA
Seccin Seguridad
Seccin Despacho
Intervinientes
controles
PROCESO
Llenado del Contenedor
Actividades
Recursos
Contenedor vaco
Carga
Precinto de seguridad
Elementos de Seguridad
Elementos de registro
CLIENTE
SALIDAS
RECIBE
Contenedor
lleno, precintado
e inspeccionado
IDENTIFICAR
(Mapa de procesos)
CARACTERIZAR
(Actividades)
DOCUMENTAR
(Procedimientos)
MACROPROCESO
S
Cadena de Valor
de 1 Nivel
Cadena de Valor
de 2 Nivel
PROCESOS
Cadena de Valor
de 3 Nivel
Subprocesos
Procesos
de Piso
Actividades
MAPA DE PROCESOS
DEFINICIN
El mapa de procesos ofrece una visin general del sistema de
gestin. En el se representan los procesos que componen el
sistema as como sus interrelaciones principales. Dichas
relaciones se indican mediante flechas y registros que
representan los flujos de informacin
CLASIFICACIN DE PROCESOS
MAPA DE PROCESOS
Procesos Estratgicos
Procesos de Soporte
Impactan
directamente
sobre
la
satisfaccin del cliente y cualquier otro
aspecto de la misin de la organizacin.
Son procesos operativos tpicos como los
de venta, produccin y servicio postventa. Sustentan la razn de ser del
negocio.
CARACTERSTICAS DE UN PROCESO
1
RESPONABLE
A-1
10
ENTRADA
11
ACTIVIDADES
A-3
SALIDA
A-4
A-2
INSUMOS
PRODUCTO
SERVICIO
6
INICIO
REGISTROS/DOCUMENTOS
RECURSOS
8
INDICADORES
9
Requisitos a
cumplir
FIN
CARACTERIZACIN DE PROCESOS
DEL SGCS BASC
Quin es el Responsable
del Proceso?
Qu busca conseguir el proceso
(objetivos, metas e indicador)?
Cmo se realiza la
actividad?
TALLER 4: CARACTERIZACIONES DE
PROCESO
1) Establecer Contexto
Establecer el contexto
Establecer el contexto estratgico, organizacional, y de gestin
del riesgo en el cual ocurrir el resto del proceso. Es
conveniente que se establezcan criterios contra los
cuales va a evaluar el riesgo, y se debe definir la
estructura del anlisis.
Indicar que se gestionara riesgos de seguridad
(Prevencin de Ilcitos), y a partir de procesos. Se busca
que la empresa defina primero su polticas y procedimiento de
Gestin de Riesgo, y sobre esa base trabajar.
NARCOTRAFICO
CONTRABANDO
TERRORISMO
CRIMEN ORGANIZADO
LAVADO DE DINERO
CONSPIRACIONES INTERNAS
INCUMPLIMIENTO O INEXISTENCIA EN LOS
CONTROLES OPERATIVOS DEL SGCS BASC
POCA TOMA DE CONCIENCIA
EMPRESA
AMENAZAS
(EXTERNAS)
VULNERABILIDADES
(INTERNAS)
EFECTO
Camuflaje
de Drogas
ESCENARIO NEGATIVO
(dao o
Criterios de Probabilidad
Nivel
Descripcin
Descripcin detallada
Casi certeza
Probable
Posible
Improbable
Raro
Puede ocurrir
excepcionales.
solo
en
ocasiones
Criterios de Consecuencia
Nivel
Descripcin
Insignificante
Menor
Moderado
Mayor
Catastrfico
Descripcin detallada
Sin perjuicios a la imagen de la
empresa, baja prdida financieras.
Perjuicios mnimos a la imagen interna
de la empresa, prdida financiera
media.
Perjuicios mnimos a la imagen externa
de la empresa al verse relacionada a
actividades ilcitas, prdida financiera
alta.
Perjuicio moderados a la imagen
externa de la empresa al verse
relacionada a actividades ilcitas,
prdida financiera mayor.
Perjuicios altos a la imagen externa de
la empresa, al verse involucrada en
actividades ilcitas, enorme prdida
financiera.
Probabilidad
5 (Casi certeza)
4 (Probable)
3 (Posible)
2 (Improbable)
1 (Raro)
1
(Insignificante)
5
4
3
2
1
2 (Menores)
3 (Moderadas) 4 (Mayores)
10
8
6
4
2
15
12
9
6
3
20
16
12
8
4
5
(Catastrficas)
25
20
15
10
5
de
riesgos
contra
los
Critico
1-8
Tolerable
Nivel
del
Evaluado
Probabilidad
5(Casicerteza)
4(Probable)
3(Posible)
2(Improbable)
1(Raro)
1 (Insignificante)2(Menores)
5
10
4
8
3
6
2
4
1
2
Riesgo
Consecuencia
3(Moderadas)
15
12
9
6
3
4(Mayores)
20
16
12
8
4
5(Catastrficas)
25
20
15
10
5
6) Monitoreo y Revisin
7) Comunicacin y Consulta
Es necesario tener un
procedimiento documentado?
Qu riesgos se deben
gestionar?
Cuntas etapas debo
incluir en el
procedimiento?
MDULO 2: PLANEAMIENTO
Poltica del SGCS BASC
Objetivos del SGCS BASC
Requisitos legales
Previsiones
Documentacin del SGCS BASC
PREVISIONES
REGLA DE ORO
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN
MDULO 3: IMPLEMENTACIN
Estructura, responsabilidad y autoridad
Competencias y toma de conciencia
Comunicacin
Control de documentos
Preparacin y respuestas a eventos crticos
ESTRUCTURA, RESPONSABILIDAD Y
AUTORIDAD
Gerencia General:
La responsabilidad final por el control y seguridad de la
organizacin, recae en el ms alto nivel de la Direccin
Representante BASC
Designar un representante de la Alta Direccin con el
nivel de autoridad y responsabilidad para asegurar que el
SGCS
se
implemente,
mantenga
y
mejore
continuamente.
Modelo Organizacional Funcional.
Documentar las responsabilidades, funciones y autoridad
del personal que afecta la seguridad de la organizacin,
identificadas en el anlisis de criticidad del recurso
humano, producto de la gestin de riesgos de la cadena
de suministro y las actividades relacionadas con el
comercio internacional.
COMPETENCIA Y TOMA DE
CONCIENCIA
COMPETENCIA
Implemen
tar y
mantener
el SGCS
NORMA BASC
Requisitos de
gestin
ESTNDAR
BASC
Requisitos
Operacionales
Personal
con las
competen
cias para
el SGCS
COMPETENCIA Y TOMA DE
CONCIENCIA
Cmo se puede cumplir?
Lo que pide la norma
Identificar las competencias del personal Se puede definir una Tabla de perfiles de puestos
Proporcionar formacin o otras acciones Seguimiento de un Plan de formacin/capacitacin
Evaluar la eficacia de las acciones Mediante
SUPERVISIONES,
ENTREVISTAS,
tomadas
EVALUACIONES DE DESEMPEO, ETC
Asegurarse que el personal tomeSe debe INFORMAR por algn medio de
interna
(boletines,
tablones,
conciencia de la importancia de suscomunicacin
actividades y como contribuyen alpizarras, etc.) que el objetivo de esta capacitacin
es para que se cumplan con los objetivos de
logrodelosobjetivos
organizacin o tambin informar la importancia de
sus actividades mediante la induccin al ingreso
del personal nuevo.
Mantener los registros apropiados
COMPETENCIA Y TOMA DE
CONCIENCIA
TOMA DE CONCIENCIA
Las sesiones de sensibilizacin y las acciones formativas ayudan a tomar conciencia de:
La importancia de la conformidad con la Poltica BASC, los procedimientos y requisitos del
SGCS.
Los riesgos relacionados a las actividades ilcitas asociados con su trabajo y los beneficios
de un mejor desempeo personal.
Sus funciones y responsabilidades para lograr la conformidad con los requisitos del SGCS.
Consecuencias de desviarse de los procedimientos de controles establecidos.
Su accin
Su inaccin
COMPETENCIA Y TOMA DE
CONCIENCIA
Perfil del puesto:
Informacin estructurada
respecto a la ubicacin
de un puesto dentro de la
estructura
orgnica,
misin, funciones,
as
como
tambin
los
requisitos
y exigencias
que demanda para que
una
persona
pueda
conducirse
y
desempearse
adecuadamente en un
puesto
1.
2.
5. FUNCIONES ESPECFICAS:
1.Obedecer y realizar instrucciones que le sean asignadas por la gerencia
2.Mantener discrecin sobre todo lo que respecta a la empresa.
3.Responsable de elaborar las rdenes de servicio y remitirlos al dpto. de facturacin,
verificando la conformidad de todos los documentos involucrados.
4.Supervisar y controlar el combustible de las unidades.
5.Llevar registro de mantenimiento de las unidades.
6.Emitir rdenes de pedido, para realizacin de una compra.
7.Responsable del control de asistencia del personal operativo.
8.Llevar un control documentario de las unidades e informando de manera oportuna
administracin para su renovacin.
9.Coordinar y programar el transporte de la carga con clientes y terminales, manteniendo
informado al cliente con datos fehacientes sobre retiro y entrega de la carga(va email y/o
nextel)
10.Realizar constantemente monitoreo a las unidades transporte que se encuentren en
viaje.
PUESTOS:
GERENTE GENERAL
REPRESENTANTE BASC
AUDITOR INTERNO BASC
JEFE DE SEGURIDAD
RESPONSABLE DE LOS PROCESOS
------
COMUNICACIN
QU SE COMUNICA?
QUIN COMUNICA?
Representante de la Direccin
Equipo BASC
Administrador
Manuales, Directivas,
Instrucciones Operativas y otros
documentos
Situaciones de emergencias y
contingencias
Actividades o sospechas de
actividades ilcitas
Reclamos
Representante de la Direccin
Gerente General
Sugerencias, opiniones,
consultas, acuerdos, e
informaciones pertinentes del
Sistema de Gestin
QUIN RECIBE LA
COMUNICACIN?
(responsable de tomar
accin)
Superintendencia y
Coordinador del Sistema de
Gestin
Trabajadores y ASOCIADOS
DE NEGOCIO que se
relacionen con el riesgo
identificado de acuerdo a su
actividad
Equipo de Gestin Integrada
CUNDO?
CMO?
REGISTROS DE LA
COMUNICACIN
Cada modificacin
Va Correo electrnico o
cualquier otro documento
Va correo electrnico o
cualquier otro documento
De manera anual y
cuando se identifique un
nuevo riesgo
Capacitaciones
Correos electrnicos
Comunicaciones escritas
Correos
Lista de Asistencia
Actas
En cada identificacin y
actualizacin /
modificacin
Va Correo electrnico o
cualquier otro documento
Correos
Actas
reas responsables de su
ejecucin y aplicacin
Cada modificacin
Reuniones, Capacitaciones,
charlas
Correos
Red
Lista de Asistencia
Actas
Cuando ocurra
No es aplicable
Representante de la Direccin
y autoridades externas
Cuando ocurra o se
sospeche de la actividad
Mail
Reporte de la actividad
sospechosa
Aviso de Carga
Cuando ocurra
Va electrnica, papel,
telefnica o verbal
Reunin
Ninguno
Administrador
Contadora
Personal del rea Comercial y
Operaciones
Gerencia General
Comit de Gestin
Directivos
Personal Interesado
Cuando se generen
Gerente General
Equipo BASC
Personal Involucrado /
Responsable del Sistema de
Gestin Integrada
Gerente General
Administrador
Jefe de Planta
Gerencia General
Representante BASC
Responsable de Seguridad
Acuerdos o Compromisos de
Seguridad, Cartas de difusin
del Sistema de Gestin
Integrada, Va electrnica, fax,
carta, memorando, papel
Va electrnica, fax, carta,
memorando, papel, vitrinas,
revistas
Va electrnica, fax
CONTROL DE DOCUMENTOS
CONTROL DE DOCUMENTOS
CONTROL DE DOCUMENTOS
Tipo de
Documento
COPIA DE SEGURIDAD
DATOS
P-SI-01
PROCED.
ADMINISTRACIN DE
USUARIOS
P-SI-02
PROCED.
MANTENIMIENTO DE
HARDWARE YSOFTWARE
P-SI-03
PROCED.
Cmo estructurar el
Manual del SGCS BASC?
Qu no puede dejar de
contener el Manual?
Cuntas paginas
debe tener el
Manual?
GENERAR EL
MANUAL DE
SEGURIDAD
QU ES UN EVENTO
CRTICO?
* Consolidacin amenazas riesgos
(Matriz de evaluacin de riesgos)
PARA QU
PREPARARME?
CMO RESPONDO
ANTE UN EVENTO
CRTICO?
LA
RESPONSABILID
AD RECAE EN LA
ALTA DIRECCIN
Y
LA
ORGANIZACIN
SE AFECTA
MDULO 4: IMPLEMENTACIN
Control operacional
ASOCIADO DE NEGOCIO
CLIENTES, PROVEEDORES Y TERCERAS PARTES VINCULADAS
EN LA CADENA DE SUMINISTRO
PROVEEDOR DE
INSUMOS
CLIENTE
TIPO DE
ASOCIADO
DE NEGOCIO
PROVEEDOR DE
SERVICIO
1.1.1
Procedimientos
documentados
Solidez
financiera
Cap.
cumplimiento
Indicadores de
seguridad
1.1.4
1.1.5
Asociados NO
certificados
Acuerdo de seg.
Verificacin de
procedimientos
implementados
1.1.8
Criterios de
verificacin
Ingresos nuevos
1.1.9
Contratos para
asegurar
cumplimiento de
requisitos BASC
1.1.2
1.1.3
Certificacin
BASC
Asoc. Negocio
Informa
Certificacin
BASC
1.1.6
1.1.7
Lista de
asociados
Mtodos de
difusin:
seminarios,
capa.
CRITERIOS DE SEGURIDAD
INSPECCION
SELLOS Y CONTROLES DE
SEGURIDAD
ALMACENAR
OBJETIVO
La inspeccin de contenedores se refiere a la revisin fsica de las
unidades en su estructura interior y exterior con el fin de verificar las
condiciones mismas de este, verificar si tiene reparaciones adecuadas
o no.
Detectar si hay diferenciacin de las medidas o si las reparaciones
fueron hechas recientemente.
1. AFUERA/DEBAJO
Antes de entrar al
contenedor
Las vigas de soporte,
visibles
3. LADO DERECHO
4. LADO IZQUIERDO
Reparaciones inusuales,
deben ser visibles por
fuera.
Reparaciones inusuales,
deben ser visibles por
fuera.
5. PARED FRONTAL
6. TECHO
Pernos y tornillos
7. SUELO
ISO 17712
Empleados
Inspecciones
RETIRAR
INFORMACIN
RETIRAR
CLAVES
Garantizar la coherencia de la
informacin transmitida.
Proteccin de la informacin.
etiquetas,
Discrepancia en la Carga
Anomalas de carga
SI
Requisitos
de
autoridades
BENEFICIO
Perfil
de
Riesgo
Menores
inspecciones
Puertas y Casetas
Acceso de personal y vehculos.
Estacionamiento de Vehculos
reas de estacionamiento de
vehculos privados alejadas reas
criticas.
Inspecciones y
reparaciones
peridicas.
Iluminacin
Adecuada iluminacin dentro y fuera
de las instalaciones.
Sistemas adecuados de
comunicacin oportuna.
Procedimientos
documentados y
dispositivos de alerta.
Jefe o Responsable
de Seguridad.
Garantizar una
accin de
respuesta
oportuna.
Servicio de Seguridad
Competente,
Responsabilidad
Responsabilidad
Capacitacin
Capacitacin
MDULO 5: VERIFICACIN
Control de registros
Seguimiento y medicin
Auditora interna
CONTROL DE REGISTROS
1. Control de Registros.Registro.- Documento que presenta resultados
obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeadas.
*Procedimiento de Control de
Registros
*Listado Maestro de Registros
Se encuentra
Caracterizacin de
cada Proceso
Almacenamiento
Localizacin
Tipo de
Documento
Electrnico
Fsico
Versin
Aprobacin
Revisin
Disposicin
Final
Ruta / Acceso
F-SG-01
FORMATO
SI
SI
00
02/07/2012
02/07/2012
Destruccin a
los 2 aos
F-SG-02
FORMATO
SI
SI
00
02/07/2012
02/07/2012
Destruccin a
los 2 aos
F-SG-03
FORMATO
SI
SI
00
02/07/2012
02/07/2012
Destruccin a
los 2 aos
PLAN DE AUDITORIA
F-SG-04
FORMATO
SI
SI
00
02/07/2012
02/07/2012
Destruccin a
los 2 aos
F-SG-05
FORMATO
SI
SI
00
02/07/2012
02/07/2012
Destruccin a
los 2 aos
INFORME DE AUDITORIA
F-SG-06
FORMATO
SI
SI
00
02/07/2012
02/07/2012
Destruccin a
los 2 aos
F-SG-07
FORMATO
SI
SI
00
02/07/2012
02/07/2012
Destruccin a
los 2 aos
F-SG-08
FORMATO
SI
SI
00
02/07/2012
02/07/2012
Destruccin a
los 2 aos
F-SG-09
FORMATO
SI
SI
00
02/07/2012
02/07/2012
Destruccin a
los 2 aos
10
F-SG-10
FORMATO
SI
SI
00
02/07/2012
02/07/2012
Destruccin a
los 2 aos
Es necesario tener un
procedimiento documentado?
Qu frecuencia debo
establecer para el
seguimiento?
AUDITORA INTERNA
Qu es
una
Auditora?
Para
qu me
sirve?
AUDITORA INTERNA
Sistemtico: No aleatorio,
las auditoras usualmente
son
una
actividad
planificada y programada.
Objetivo: Requiere de
una opinin independiente
del auditor respecto a la
situacin bajo anlisis
Independiente:
Est
fundada en la autonoma
funcional
del
auditor.
Independencia
de
cualquier inters o de
cualquier otro orden que
podra influenciar en su
opinin
Auditor
Auditado
Cliente
Cliente
A
ACTUAR
P
PLANEAR
Definir los
Objetivos
Actuar
Correctivamente
Verificar los
resultados
de la tarea
ejecutada
V
VERIFICAR
Definir
los mtodos
que permitirn
alcanzar las metas
propuestas
Educar y
Entrenar
Ejecutar
la tarea y
recoger
los datos
H
HACER
Es la concepcin
gerencial bsica
que dinamiza la
relacin entre el
Hombre y los
Procesos y entre
los Procesos y los
Resultados.
Ciclo P-H-V-A
PROCESO
ENTRADAS
VALOR
AGREGADO
EFICIENCIA
SALIDAS
EFICACIA
EFECTIVIDAD
AUDITORAS
SEGUIMIENTO Y MEDICIN
ACTIVIDADES
ESTRATEGICAS
ACTIVIDADES DE
CORE BUSINESS
ACTIVIDADES DE SOPORTE
REVISIN POR LA
ALTA DIRECCIN
ACCIONES CORRECTIVAS
Y PREVENTIVAS
DETERMINACIN DE LOS
CONTROLES OPERATIVOS
PLANIFICACIN DE PROCESOS
DETERMINACIN DE LOS
RIESGOS
ACCIONES CORRECTIVAS
Accin Correctiva
Seguimiento
6
y Medicin
Auditoras
1 Procesos
Fuentes de Informacin
Operaciones
de trabajo
Indicadores
5
Anlisis
4
de Datos
Registros
ACCIONES PREVENTIVAS
Accin Preventiva
Emergencias y
Contingencias
6
Planificacin del
SGCS BASC
Tendencias
1 del mercado
Fuentes de Informacin
Benchmarking
5
Evaluacin
competencia
4
Gestin de
Riesgos
Sugerencias
Correccin
No
Conformidad
COMPROMISO DE LA DIRECCIN
CONCIENTIZACIN
DE LA ALTA
DIRECCIN
REVISIN DE LA DIRECCIN
REVISIN DE LA DIRECCIN
Los
aspectos
Entrada
siete
de
dos
de
Resultados:
Toma de Decisiones
El sistema de gestin
en control y seguridad
debe estar diseado
para
adaptarse
a
factores tanto internos
como externos.
La revisin por parte de
la gerencia tambin
brinda una oportunidad
de tener una visin
para el futuro.
Asignacin de
Recursos
ELEMENTOS
DE ENTRADA
A)
B)
C)
D)
Desempeo Global
Desempeo Individual
Resultados de Auditoria
Resultados de AC, AP y
AM,
E) Cambios Externos e
Internos
F) Resultados de Gestin
de Riesgos
G) Revisiones Anteriores
ELEMENTOS
DE SALIDA
REVISIN POR
LA DIRECCIN
DEL SGCS BASC
A) Toma de Decisiones
B) Asignacin de Recursos
ELEMENTOS DE
ENTRADA
Detallar la Informacin
especifica para poder
realizar una revisin
eficaz del SGCS BASC
A
B
C
D
E
F
G
REVISIN POR
LA DIRECCIN
DEL SGCS BASC
ELEMENTOS DE
SALIDA
A
B