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 Agenda
• Presupuesto de ventas
• Métodos para presupuestar
• Plan de producción
En el proceso presupuestal, transmitir en una compañía la importancia y conveniencia de
manejarlo, es labor que todo gerente financiero debe impartir en el grupo que ayudará a su
construcción; de una adecuada comunicación y transparencia en el manejo de la
información depende la definición de estrategias por emprender, para alcanzar lo
establecido o definido en la planeación estratégica de la organización.
Este proceso debe adelantarse con el grupo de personas que participan en las etapas de
preiniciación, control y evaluación operativa y administrativa. En lo operativo, es vital que
el grupo de personas de esta área participe en la estructuración del plan de producción, del
presupuesto de materiales, costos indirectos de fabricación, y ventas (suministrando la
cantidad de unidades por producir, dato que define el presupuesto de ventas).
En lo administrativo, se definen los recursos de apoyo y/o funcionamiento que demandará
el negocio para atender el nivel de ingresos deseado; en este sentido, son los encargados de
definir el presupuesto de gastos operativos y los presupuestos de capital o de inversiones.
En este primer paso, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
• Las metas u objetivos definidos por la gerencia general en la planeación estratégica deben
ser medibles, cuantificables, claros y alcanzables.
• Transmitir o comunicar las metas u objetivos al grupo de personas que intervendrá en la
construcción de los presupuestos.
• Dar a conocer la flexibilidad, políticas y/o limitaciones en la ejecución presupuestal.
• Las metas u objetivos, deben ser el compromiso de los estructuradores y ejecutores del
presupuesto, de manera que logren la participación activa de todo el personal que labora en
una compañía.
En la estructuración presupuestal del sector público, los primeros recursos que se
proyectan son los gastos, los planes de inversión y por último, los ingresos.
En el sector privado, de acuerdo con las metas, objetivos y planes trazados, las políticas,
la información histórica de la compañía, el orden que suele seguirse en la estructuración
de los presupuestos es la siguiente
Primero, los ingresos; estos se muestran en el presupuesto de ventas, teniendo un claro
conocimiento de la cantidad de unidades y el monto que representan dichas recursos por vender,
entonces se procede a estructurar el plan de producción o presupuesto de producción. La
estructuración de estos recursos depende de la cantidad de unidades por vender, determinadas en
el presupuesto de ventas; cabe resaltar que el plan de producción necesita que se estructure
previamente el presupuesto de ventas, porque con base en las unidades identificadas se produce.
Definidas las unidades por vender y a producir, el siguiente presupuesto es el presupuesto de
compras: materias primas, mercancías o insumos según sea la actividad desarrollada por la
empresa; conociendo los materiales, es necesario definir el personal que intervendrá en el
desarrollo del ciclo productivo y este se define en el presupuesto de personal o mano de obra. Con
la definición de los recursos anteriormente descritos, la gerencia financiera procede a estructurar
los demás recursos de apoyo a la producción: presupuesto de costos indirectos de fabricación, y al
funcionamiento de la empresa: presupuesto de gastos operativos: de administración, ventas y otros
gastos.
 PRESUPUESTOS DE VENTAS
Presupuestos de ventas Todo presupuesto se elabora tomando como punto de referencia los
objetivos planes y/o objetivos determinados en la planeación estratégica.
Para estructurar el presupuesto de ventas es necesario elaborar previamente un estudio de
mercado que permita determinar las cantidades o unidades que la empresa estima vender,
identificar la oferta y demanda de producto, su comportamiento histórico, sus características,
establecer precios de venta que permitan cubrir necesidades operativas, administrativas y de
inversionistas; este estudio, se convertirá en el punto de partida en la elaboración de un
presupuesto de ventas, en la determinación del consumo de materias primas, insumos o
mercancías, la capacidad instalada que requiere o demanda la producción, el funcionamiento,
la administración y la situación financiera de la compañía en el futuro .
 Objetivos del presupuesto de ventas
Entre estos se pueden mencionar:
• Conocer los productos que serán vendidos.
• Determinar el método que se va a utilizar para proyectar las ventas.
• Determinar el precio de venta.
• Facilitar actividades de seguimiento y control.
Un presupuesto o pronóstico de recursos, se puede definir como la identificación cuantificada
de recursos, considerando condiciones futuras que pueden afectar una situación. Por lo
anterior es necesario que todo presupuesto debe dar a conocer y de forma explícita, los
supuestos sobre los que se basa la proyección. Estos pronósticos se convierten en un medio en
la ejecución de la planeación estratégica al permitir cuantificar o evidenciar el cumplimiento
de metas propuestas. Con base en esta información la gerencia general de una compañía
puede aceptar, modificar o rechazar el presupuesto
Los factores que pueden afectar la proyección de ventas pueden ser: específicos, fuerzas
económicas generales e influencias de la gerencia.
1.3. Factores específicos
Se consideran las variaciones temporales que afectan la proyección; se distribuyen en tres
grupos: Factores de ajuste, de cambio y de crecimiento.
• Factores de ajuste: afectan el volumen de ventas y brindan información acerca de cuáles
son las ventas que se pudieron haber realizado si no hubieran variaciones. Son los que, por
causas fortuitas o no controlables, influyen en el presupuesto de ventas, y pueden tener un
efecto favorable o desfavorable. Como factores de ajuste favorable, es decir los que
beneficiaron al periodo anterior y que es posible que no vuelvan a ocurrir; se pueden
mencionar los siguientes: pedidos no habituales, productos que no tuvieron competencia,
ventas en un mercado donde actualmente no se hay mercado, contratos o pedidos
especiales, etcétera
Y como factores de ajustes desfavorables se pueden mencionar: desastres naturales, paros o
huelgas, incendios, fallas en el abastecimiento de materiales, insumos o mercancías que
retrasan la entrega de productos vendidos; demandas, juicios o litigios en contra de la
compañía; que afectan las actividades desarrolladas; renuncia o despidos de personal.
• Factores de cambio: se consideran cambios en el producto, en la producción, en las
condiciones del mercado, en las políticas de ventas.
• Cambio en el producto: los que cambian la calidad, imagen y diseño del producto y dentro
de ellos podemos encontrar: rediseño de productos, cambio de imagen, redefinición de
tamaño y eficiencia en producción o comercialización o prestación de servicios, entre otros.
• Cambio en la producción: relacionados con ajuste en el volumen o unidades de
producción, optimización de recursos, implementación de sistemas de calidad, de
responsabilidad social, y conservación de medio ambiente.
• Cambios en las condiciones del mercado: están relacionados con los gustos, preferencias
de los clientes, tendencias de moda, actitudes de la competencia y/o del sector, situación de
la economía local o internacional, situación por la que atraviesa el sector.
Cambios en la política de ventas: se consideran aspectos que cambian las condiciones y
forma en la que se realizan las ventas; entre estos encontramos: cambio en los precios de
ventas, desarrollo de estrategias tendientes a aumentar las ventas, mejoras en logística del
negocio convirtiéndose en un factor diferencial, tercerización de actividades o procesos,
incentivos para la fuerza de ventas, exploración de nuevas formas de pago y políticas de
crédito.
• Factores de crecimiento: su afectación se deriva en estrategias empresariales, en el desarrollo de las
ventas, en la expansión de la empresa, y se pueden causar, entre otros, por los siguientes aspectos:
• A medida que la empresa desarrolla sus actividades, adquiere participación, reconocimiento y permanencia
en el mercado; las ventas tienden a crecer año tras año, derivadas de la calidad de sus productos, de la relación
calidad-precio, de sus tipo de productos, etcétera.
• Un cliente satisfecho se convierte en la mejor publicidad para todo negocio, de tal manera que, a mayor
número de clientes satisfechos, mayor volumen de ventas.
• Si aumenta la densidad poblacional, aumenta la demanda de productos y las posibilidades de aumentar
ventas.
Fuerzas económicas generales Como se mencionó en la unidad anterior, un diagnóstico
previo a la estructuración de un presupuesto que abarque factores internos y externos de la
compañía, permite identificar posibles variables cualitativas y cuantitativas a las que se
enfrenta la empresa en un determinado período. Con estas variables se evalúa la situación
económica nacional e internacional en lo que pueden llegar afectar las finanzas y la
planeación estratégica.
En este proceso es conveniente considerar los siguientes aspectos:
• Fuerza económica general: determina indicadores o parámetros que se deben considerar en
la proyección como: índice nacional de precio al consumidor –IPC-, producto interno bruto
–PIB-, ingreso per cápita, fuentes de financiación, tasas de financiación local e
internacional, devaluación, inflación del país y de los países donde la empresa tenga su
mercado. Con base en estos indicadores, es posible determinar la tendencia del ciclo
económico de la empresa y el movimiento o variación que puede darse.
 Métodos para presupuestar ventas
Anteriormente el presupuesto de ventas se estructuraba por la fuerza de ventas y la habilidad
de las personas para vender; este proceso creaba diferencias importantes entre ejecuciones y
valores presupuestados; hoy se cuenta con técnicas o métodos que permiten calcular las
ventas a futuro de manera más acertada, entre otros encontramos los siguientes:
Método económico administrativo
Se basa en los factores anteriormente estudiados y que influyen en las decisiones de ventas
para años futuros, apoyados en una visión más objetiva y analítica, gracias a la
identificación y estudio de factores de ajuste, de cambio y de crecimiento.
 Plan de producción
Se basa en el presupuesto de ventas, y busca determinar el número de unidades por producto o línea de
producción que debe fabricarse para cumplir con las ventas estimadas en los inventarios necesarios, y los costos
y gastos que permitan cumplir con los objetivos esperados.
Por lo anterior, es importante lograr un equilibrio entre las ventas, los inventarios, y las unidades de producción
para que el presupuesto cumpla con el objetivo de satisfacer las metas establecidas en la planeación estratégica.
El plan de producción comprende el proceso desde la compra de materia prima o insumos hasta la
transformación o producción, mediante la utilización de recursos tecnológicos, técnicos, humanos y
administrativos.
Este proceso termina con el almacenamiento.
El plan de producción es una estimación que busca definir la cantidad de recursos necesarios para producir
durante un determinado periodo presupuestal.
Para estructurar el plan de producción es necesario considerar los siguientes aspectos:
• Capacidad instalada de la planta de producción.
• Cantidad de materiales que requiere la producción.
• Capacidad del personal de producción.
• Necesidad del capital de trabajo que demanda la operación.
• Limitaciones técnicas.
• Limitaciones de inversión.
En la estimación del plan de producción se deben llevar a cabo los siguientes
pasos:
• Definir el nivel de inventario de producto teniendo como base el presupuesto
de ventas.
• Determinar la necesidad de producción total y por línea de producto.
• Determinar la capacidad de producción.
• Determinar tiempos y movimientos en la planta de producción.
• Elaborar el presupuesto de compras o insumos.
• Elaborar el presupuesto de mano de obra.
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¡GRACIAS
!
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