DOCUMENTACION DE FUNCIONAMIENTO DE LAS SOCIEDADES

1. DOCUMENTOS SOCIETARIOS

Las empresas son una fuente constante de documentación jurídica. La actividad

administrativa de las sociedades genera un importante número de documentos necesarios
para su funcionamiento y cuyo objetivo es diverso: transmitir información, plasmar los
acuerdos adoptados o registrar las operaciones realizadas. Destacan los siguientes
documentos: convocatorias, actas, libros y escrituras.

1.1.Convocatorias

las convocatorias son anuncios o escritos mediante los que se convoca a los miembros de
la sociedad a participar en actividades comunes, como reuniones o juntas ordinarias y
extraordinarias.

Es necesario que se informe del lugar, día y hora de la reunión, así como de su orden del
día, que es la relación detallada de los asuntos que se van a tratar. Esta orden suele
comenzar con la lectura y aprobación de lo acordado en la sesión anterior y termina con
un apartado denominado “ruegos y preguntas”.

1.2 Actas

Las actas son documentos que sirven para certificar o dejar constancia oficial de todo lo
que se ha tratado y acordado en una junta.

Las mas utilizadas en las sociedades son las actas de reuniones: las del Consejo de
Administración y las de la junta de accionistas.

En todas las reuniones debe haber una persona encargada de redactar el acta, que recibe
el nombre de secretario. Esta persona autorizará el acta con su firma, dando fe de lo que
en ella se recoge. Para su redacción se deberá utilizar un lenguaje formal pero sencillo, ya
que debe ser un resumen de la reunión.

Las actas deberán transcribirse en un libro de actas, que deberá ser legalizado, antes de su
uso, por el registrador mercantil. Su estructura es la siguiente:

Estructura de las actas

Encabezamiento

Titulo del acta, nombre de la sociedad, reunión a que se refiere, fecha y, en su caso, lugar
de celebración.

Asistentes

Listado de los convocados presentes y ausentes

Orden del día

Enumeración de los puntos que se van a tratar

Acuerdos

Decisiones adoptadas, votaciones realizadas, propuestas presentadas, participantes y

resoluciones aprobadas.
 Cierre

Hora de finalización de la sesión

Pie

Firma del secretario. En determinados casos deberán firmar, además, todos los asistentes.

1.3 Libros de registro

Además de los documentos que se generan en el desarrollo de su actividad económica, la

normativa exige a los empresarios la llevanza de distintos libros de registro, entre los que
podemos distinguir los siguientes:

Libros exigidos por el Código de Comercio

El Código de Comercio establece la obligatoriedad para todas las sociedades de anotar sus
operaciones en determinados libros, que deben ser llevados con claridad, sin espacios en
blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras.

Los empresarios deberán presentar los libros obligatorios en el Registro Mercantil antes de su
utilización para su legalización.

La ley 14/2013, de Apoyo a los Emprendedores y su Internacionalización, hace obligatorio el

uso del formato electrónico y la vía telemática para proceder a la legalización de los libros de
los ejercicios iniciados desde el año 2014.

Libros exigidos por el CODIGO DE COMERCIO

El Código de Comercio establece la obligatoriedad para todas las sociedades de anotar sus
operaciones en determinados libros, que deben ser llevados con claridad, sin espacios en
blanco, interporlaciones, tachaduras ni raspaduras.

Los empresarios deberán presentar los libros obligatorios en el Registro Mercantil antes de su
utilización para su legalización.

La ley 14/2013, de apoyo a los Emprendedores y su Internacionalización, hace obligatorio el

uso del formato electrónico y la vía telemática para proceder a la legalización de los libros de
los ejercicios iniciados desde el año 2014.

Libros exigidos por el Código de Comercio

Todas las empresas - Libro de Inventarios y cuentas anuales: se abrirá con el

balance inicial detallado de la empresa. En él se transcribirán
trimestralmente los balances de comprobación de sumas y
saldos, y anualmente el inventario de cierre del ejercicio y las
cuentas anuales.
- Libro diario: registrará día a día todas las operaciones de la
empresa, si bien será válida la anotación conjunta de los
totales de las operaciones por periodos no superiores al mes.
Sociedades Además de los anteriores llevará:
mercantiles - Libro de actas: en el que constarán todos los acuerdos
tomados por las juntas generales y especiales, y los demás
órganos colegiados de la sociedad.
 -Libros de socios: según de que tipo sean las sociedades, estas
llevarán los siguientes libros, que deberán diligenciarse en el
Registro Mercantil antes de su uso: libro registro de acciones
nominativas para sociedades anónimas y comanditarias por
acciones, y libro registro de socios para sociedades de
responsabilidad limitada.
Libros exigidos por la normativa tributaria

La normativa tributaria exige a los empresarios o profesionales sujetos pasivos del IVA llevar,
además de los anteriores, los siguientes libros:

Libro registro de facturas Registrará las facturas emitidas por los sujetos y reflejará el
emitidas número, fecha, destinatario, base imponible o importe de las
operaciones, y en su caso el tipo impositivo y cuota tributaria.
Libro registro de facturas Registrará las facturas recibidas correspondientes a bienes
recibidas adquiridos y a los servicios recibidos en el ejercicio de su
actividad y reflejará su número de recepción, fecha, nombre y
apellidos o razón social del expendedor, base imponible y en
su caso el tipo impositivo y cuota tributaria.
Libro registro de bienes de En el se registrarán individualizados cada uno de los bienes de
inversión inversión, sus facturas, la fecha de comienzo de su utilización,
prorrata y regularización anual, si procede, de las
deducciones.
Libro registro de En este libro deberán constar la operación y la fecha de
operaciones realización, la descripción de los bienes objeto de esta, el
intracomunitarias destinatario y el Estado miembro de origen o destino de los
bienes.
1.4 Escrituras públicas

Determinados actos jurídicos de las empresas han de quedar registrados para poder ser
consultados en el Registro Mercantil.

La inscripción en el Registro Mercantil deberá llevarse a cabo en virtud de documento público,

y solo podrá practicarse en virtud de documento privado en los casos expresamente previstos
legal y reglamentariamente.

Como los documentos en los que se acreditan los hechos inscribibles se emiten en documento
privado, se deben llevar al notario, quien, a partir de estos, redactará un documento público.
Esto es lo que se denomina elevación a publico de documentos.

La elevación a instrumento público de los acuerdos sociales corresponde a la persona que

tenga facultad para certificarlos.

2. DOCUMENTOS CONTABLES

Las empresas y los responsables de las sociedades tienen la obligación de registrar los hechos y
sucesos contables generados, así como de inscribirlos en el Registro Mercantil para darles
publicidad frente a quien esté interesado en conocer la situación de la empresa.

La forma de anotar los hechos contables es la realización de asientos o anotaciones en las

diferentes cuentas contables existentes.
Los documentos contables se elaboran aplicando el denominado método contable, que
consiste en un conjunto de principios e hipótesis que permiten garantizar el cumplimiento de
los objetivos de la contabilidad. Los principios mas importantes son:

- Principio de partida doble: supone que todo suceso contable afecta como mínimo a
dos cuentas (debe y haber), ya que, contablemente, no puede haber partida sin
contrapartida (por ejemplo, si se vende algo debe entrar dinero o un valor
representativo del crédito).
- Principio de valoración: todas las operaciones contabilizadas deben expresarse en
unidades monetarias para poder ser valoradas.

La información contable deberá ser representada de forma uniforme y accesible. Por ello, la
legislación determina que, a lo largo del ejercicio, se vayan elaborando los libros de
contabilidad (Diario, Mayor e Inventarios y balances) con las operaciones que se realizan.

Al final del ejercicio los datos recogidos en esos libros deben agregarse para obtener una visión
global de la empresa. Esta agregación se lleva a cabo a través de las cuentas anuales, que han
de reflejar fielmente el patrimonio, la situación financiera y de los resultados de la empresa.
Los documentos que forman parte de las cuentas anuales son una unidad y deben ser
redactados con claridad.

Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil

Los administradores de las sociedades han de presentar las cuentas para su depósito en el
Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación. Las cuentas
pueden presentarse en soporte papel y por vía telemática, mediante el programa D2, desde la
página web de Registradores de España www.registradores.org

Documentos que deben presentarse para depositar las cuentas anuales

Instancia de presentación Solicitud de presentación de las cuentas anuales que facilitan

los registros mercantiles.
Hoja de datos generales de Documento que recoge información sobre los datos
identificación identificativos de la empresa y los representantes legales
Certificación de aprobación Certificado que acredita que se ha llevado a cabo la
de cuentas aprobación de las cuentas anuales de la sociedad
Balance Recoge el activo, el pasivo y el patrimonio neto de la empresa
Cuenta de Pérdidas y Recoge el resultado del ejercicio, separa los ingresos y gastos
Ganancias imputables a este, y distingue los resultados de explotación de
los que no lo son.
Estado de cambios en el Tiene dos partes:
Patrimonio neto -la primera refleja los ingresos y gastos generados por la
actividad de la empresa durante el ejercicio
-la segunda contiene todos los movimientos del patrimonio
neto
Estado de flujos de efectivo Pone de manifiesto los cobros y los pagos realizados por la
empresa para informar acerca de los movimientos de efectivo
producidos en el ejercicio.
Informe medioambiental Documento que proporciona información de los elementos
presentes en las cuentas que tienen impacto medioambiental,
y está expresado en términos monetarios.
Informe de acciones / Información sobre las acciones y participaciones propias
participaciones propias adquiridas por la sociedad
Memoria Documento que amplia y comenta la información contenida
en el resto de los documentos que forman parte de las
cuentas anuales.
3. Conservación de la documentación

Las diferentes normas reguladoras de la actividad empresarial determinan que los

documentos producidos por la empresa en el ejercicio de sus actividades deben
custodiarse durante unos determinados plazos, por si necesitan ser consultados. Estos
plazos varían según la norma que los establece:

DOCUMENTACION LEGISLACION DOCUMENTOS PLAZO

Contable Codigo de comercio Libros de comercio e Mínimo 6 años
informes, en general
Laboral Ley sobre Documentación en Mínimo 4 años
infracciones y materia de
sanciones en el Seguridad social
orden social
Fiscal Ley General Todo tipo de Mínimo 4 años
Tributaria documentos y
declaraciones
fiscales
comercial Codigo de comercio Contratos,facturas y Mínimo 6 años
documentos
comerciales en
general
No obstante la Ley 10/2010 de 28 de abril, de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la
Financiación del Terrorismo, establece que los sujetos obligados conservarán todos los
documentos de sus operaciones durante un periodo mínimo de 10 años desde la ejecución
de la operación o la terminación de la relación de negocios; y la Ley Orgánica 7/2012, de
27 de diciembre, de Reforma del Codigo Penal, ha introducido un nuevo tipo agravado que
castiga los delitos mas graves contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social con una
pena de prisión de dos a seis años.

4. Protección de datos de carácter personal.

La documentación generada por las empresas durante su funcionamiento se elabora a

partir de datos que en muchos casos son personales, que es toda información sobre una
persona física identificada o identificable (interesado).

Por ello es necesario que las normas protejan el derecho a la intimidad personal y familiar
de los ciudadanos y el adecuado tratamiento de la información referente a las personas
físicas.

Para adaptar el ordenamiento jurídico español al Reglamento (UE) 2016/679 del

Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de
datos personales y a la libre circulación de estos datos, y para garantizar los derechos
digitales de la ciudadanía, se ha dictado la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de
Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

4.1.Obligaciones de las empresas

 La mencionada ley establece la obligación de informar a los ciudadanos sobre el
tratamiento de sus datos y sobre el ejercicio de sus derechos. Las organizaciones quedan
obligadas a informar a los ciudadanos de forma clara y sencilla sobre los aspectos mas
importantes del tratamiento de sus datos, identificando quien los trata, con que base
jurídica, para que finalidad y la forma en que pueden ejercer los derechos de acceso,
rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición. La ley
distingue entre:

- El responsable del tratamiento: es la persona física o jurídica, autoridad publica,

servicio u otro organismo que, solo o junto con otros, determine los fines y medios del
tratamiento.
- El encargado del tratamiento: es la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio
u otro organismo que trate datos personales por cuenta del responsable del
tratamiento.

Al tratar los datos personales, la empresa debe observar los principios de exactitud de los
datos, deber de confidencialidad y tratamiento basado en el consentimiento del afectado.

Los organismos encargados de vigilar el cumplimiento de estas obligaciones son la Agencia

Española de Protección de Datos y las distintas agencias de protección de datos
existentes en las comunidades autónomas.

Prohibición de determinados ficheros de datos

Quedan prohibidos:

- El tratamiento de datos personales que revelen el origen étnico o racial, las opciones
políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, o la afiliación sindical.
- El tratamiento de datos genéticos y datos biométricos dirigidos a identificar de manera
unívoca a una persona física, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual
o la orientación sexual de una persona física.

4.2 Derechos de las personas

Las personas cuyos datos estén sometidos a tratamiento tienen los siguientes derechos:
derecho de acceso, derecho de rectificación, derecho de supresión (derecho al olvido),
derecho a la limitación del tratamiento cuando el tratamiento sea lícito o ya no se necesiten,
derecho a la portabilidad (transmisión de sus datos a otra empresa) y derecho de oposición
cuando el tratamiento de datos tenga por objeto la mercadotecnia directa. El ejercicio de
estos derechos es gratuito y las reclamaciones deben resolverse en un mes.

4.3 Tratamiento de los datos

Se entiende por tratamiento de datos cualquier operación o conjunto de operaciones

realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos
automatizados o no, como la recogida, el registro, la organización, la estructuración, la
conservación, la adaptación o la modificación, la difusión o cualquier otra forma de
habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción.

Para que se puedan tratar los datos personales, se precisa el consentimiento del interesado
mediante una declaración o una clara acción afirmativa.
Las autoridades de protección de datos recomiendan adoptar un modelo de información por
capas o niveles, presentando una información básica en un primer nivel, de forma resumida,
en el mismo momento y en el mismo medio en que se recojan los datos, y remitir la
información adicional en un segundo nivel, donde se presentarán detalladamente el resto de
informaciones, en un medio mas adecuado para su presentación, comprensión y archivo.

5. NORMATIVA DE PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE

En desarrollo del artículo 45 de la constitución se dictó la Ley 26/2007 de 23 de octubre de

Responsabilidad Medioambiental, que regula la responsabilidad de las empresas de prevenir,
evitar y reparar los daños medioambientales. La ley se basa en los principios de prevención y
de responsabilidad del causante del daño y establece las principales obligaciones que se deben
cumplir, que son estas:

- Comunicar de forma inmediata a la autoridad competente la existencia de daños

medioambientales o la amenaza inminente de dichos daños.
- Adoptar y ejecutar las medidas de prevención, de evitación y de reparación de daños
medioambientales y sufragar los costes de dichas medidas.
- Restituir el medio ambiente a su estado básico
- Los operadores que realicen actividades con sustancias consideradas peligrosas o
contaminantes deberán disponer de una garantía financiera que les permita hacer
frente a su responsabilidad medioambiental.

La preocupación de las empresas por el impacto de sus actividades en el medio ambiente

forma parte de la RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA, que es el conjunto de
acciones que pone en marcha la empresa para minimizar el impacto de su actividad en el
medioambiente.