A.

Técnica de control presupuestal

 Definición
El presupuesto es el elemento principal y básico en la planificación de las cuentas de una
organización o administración, de tal forma que a partir de éste es posible prever los
gastos que vamos a tener en un ejercicio a partir de las acciones que se tengan
planificadas y la forma en la que éstas van a ser financiadas, vía impuestos y otros ingresos
de tipo tributario, recurrente o extraordinarios.

A partir del control presupuestario, es posible anticipar y estudiar las desviaciones que
puedan surgir en la ejecución del presupuesto, tomando medidas periódicamente cuando
se vayan produciendo desequilibrios e inestabilidades en la obtención de ingresos o en
gastos que se hayan disparado.

Utilidades del control presupuestario

La posibilidad y oportunidad de comparar, de forma total en un ejercicio o por periodos,

los datos reales de ejecución con los objetivos planteados inicialmente.

Flexibilidad en la toma de decisiones, derivadas de la marcha de las actividades, de modo

que es posible alterar las previsiones y cambiar tareas y partidas en función del estado del
presupuesto.

Control y efectividad de las medidas adoptadas durante el presupuesto así como

cuantificar las posibles diferencias.

El control presupuestario es de vital importancia para cualquier organismo, ya que nos

sirve como seguimiento y análisis de las posibles desviaciones en la planificación del
ejercicio, y además, supone la actualización continua de la planificación y reorganización
de las cuentas y sostenibilidad financiera de cualquier centro.

Antecedentes y evolución.
Los orígenes del presupuesto: “Los fundamentos teóricos y prácticos como herramienta
de planificación y control se remontan hacia finales del silgo XVIII, cuando en el sector
público, el Parlamento Británico, presentaba los informes de gastos gubernamentales para
su ejecución y posterior control” (Burbano, 2005).

En 1820, Francia y su sector público adoptaron el método de presupuestar y al año

siguiente Estados Unidos implantó un estricto control del gasto para presupuestar y
asegurar las actividades estatales.
Después de finalizada la primera guerra mundial en 1918, Estados Unidos, aplica el control
de los gastos por utilizar mediante la herramienta del presupuesto.

Posteriormente entre 1921 y 1925, con el auge de las empresas privadas se empiezan a
implementar controles en los gastos y se establece una adecuada planeación empresarial
con la finalidad de obtener márgenes de rendimientos apropiados y en donde las
empresas crecen vertiginosamente. Ante este crecimiento del las instituciones públicas y
el gasto público el gobierno USA autorizará la creación de la Ley del presupuesto nacional.

En 1930 en Ginebra Suiza se lleva a cabo el primer Simposio Internacional y se determinan

los principios básicos del sistema presupuestario.

En los años 30s en México, empresas grandes como General Motors Co. y después Ford
Motors Co. adoptaron las técnicas presupuestales y el resultado fue un éxito, se
maximizan utilidades y se optimizaron los costos.

Al finalizar la segunda guerra mundial, el departamento de defensa de Estados Unidos

entrega dos sistemas de clasificación, uno por el objeto gastos y el otro por programas, y
más tarde se presentó un presupuesto que incluyen los gastos del gobierno federal,
proyectados y comparables.

Entre 1960 y 1970, El departamento de Agricultura de USA elaboró el presupuesto base

cero, sin éxito alguno. A finales de 1965, El Presidente de los Estados Unidos creó el
departamento de presupuesto y consecuentemente se elaboró un presupuesto con la
base en los resultados del departamento de la defensa y se introducen en todo el
gobierno por cada operación en función de sus gastos, realizados por especialistas,
técnicos y administradores, formulaban los presupuestos por programas basados en los
antecedentes. A inicios de los años setenta en E.U.A. Texas por medio de Peter A. Pyhrr
hace una nueva y mejorada versión del presupuesto base cero, instrumentado por medio
de decisión que fue aplicado solo en el Estado de Georgia.

Actualmente, el rápido crecimiento de las economías a escala mundial, los nuevos

paradigmas de la globalización, tecnología y cultura ha incidido directa o indirectamente
en los enfoques de las organizaciones, constantes cambios implica retos para las empresas
como satisfacer las necesidades de los clientes, accionistas, empleados, proveedores o las
entidades estatales.

El control presupuestal en México.

Existe un factótum de poder en el país y ese es la Secretaría de Hacienda (SHCP). Lo ha
sido por años y especialmente a partir de que se decidió cerrar a su contrapeso natural en
el balance horizontal de poder intergubernamental, la llamada Secretaría de
Programación y Presupuesto.

La Secretaría de Hacienda es poderosa por distintas razones, pero lo es particularmente

por el manejo del presupuesto. Dicen que quien paga, manda, y quien controla la
chequera, también puede controlar conductas o privilegiar carreras políticas. Por el poder
que ostenta la Secretaría de Hacienda es difícil hablar de un debilitamiento del Ejecutivo
vis a vis otros poderes.

La Secretaría de Hacienda en esta administración se fortalece aún más con los procesos de
recentralización en marcha en materia educativa y de salud y con el proyecto de extinción
de la Secretaría de la Función Pública de la que tomó algunas atribuciones. La SHCP es,
pues, un superjugador que necesita un contrapeso del mismo calibre.

1.- La primera recomendación que plantean es respetar el proceso presupuestario y

promover una programación de los ingresos públicos más realista. Esto lo concluyen luego
de observar que de manera sistemática la SHCP subestima ingresos, por lo que también
sistemáticamente obtiene ingresos excedentes cuya aplicación no es fácil de seguir. Por
ello, proponen que los estimados de Hacienda se sometan a la opinión de un cuerpo
independiente, tal como lo hace Banxico con el sector privado para sus estimados
económicos y se haga pública la metodología con la que realiza estas estimaciones.

2.- Como complemento de lo anterior, la segunda recomendación se relaciona con las

adecuaciones que se realizan al presupuesto aprobado durante el ejercicio del gasto.
Recortes y ampliaciones son frecuentes y son grandes, en algunos casos muy grandes. Por
eso, proponen regular el uso del presupuesto adicional o suplementario y que se rindan
cuentas de manera más amplia sobre el mismo, pero siempre promoviendo la idea de que
es mejor presupuestar de una manera realista para evitar el galimatías posterior aunque
éste estuviera mejor normado.

3.- Proponen también que se establezca alguna regla: si las adecuaciones al presupuesto
superan cierto umbral, deben ser aprobadas por el Legislativo. Esto motivaría a un uso
más racional de este mecanismo y a una planeación y programación más realista.
Resultaría costoso no hacerlo.

4.- Cualquier esfuerzo de control y vigilancia del presupuesto, requiere de transparencia,

mucha más de la que hoy existe en cuanto a ingresos y a gastos públicos. Por eso, propone
que la SHCP genere una base de datos con la información completa del presupuesto, de
los ingresos y los gastos en cada fase del ciclo presupuestal. La información existente está
fragmentada y es insuficiente. También recomiendan que la información sobre los
ingresos se desagregue de manera suficiente y se especifique en un informe por separado
qué programas y proyectos de inversión se financian con ingresos excedentes.

5. El papel de la Auditoría Superior de la Federación (ASF) es crucial en el control del

ejercicio del gasto. Sin embargo, el principio de anualidad y posteridad hace que el trabajo
del órgano se desfase y pierda su potencia. Por ello, proponen fortalecer a la ASF,
modificando los principios que ahora rigen su actuación.

6. Por último, el estudio pone una alerta sobre el Fondo de Estabilización de Ingresos
Petroleros (FEIP). Las autoras encontraron inconsistencias en las diferentes disposiciones
fiscales sobre el uso que se le debe dar a este fondo. Lo que es un hecho es que con los
años se ha convertido en un fondo para gastar en programas y proyectos del Presupuesto
de Egresos de la Federación y ha abandonado su misión compensatoria original. Siendo
así, entonces ¿para qué triangular?

Utilidad del control presupuestal.

El control presupuestal facilita la toma de decisiones oportunas en cuanto al rumbo que
debe seguir la empresa, ayudándole en gran parte a la función financiera, ya que la
empresa puede saber anticipadamente cuándo y cuánto dinero necesitará , permitiendo
recurrir a las fuentes de financiamiento que convengan más y salgan más baratas, sin
tener que aceptar lo que le ofrezcan por tomarla desprevenida.

Por otra parte, el control presupuestal busca el trabajo armónico de todos, es decir, la
coordinación de todas las funciones de la empresa en un esfuerzo común, logrando así
una mayor eficiencia con el mínimo esfuerzo, como se menciona en la definición anterior.

Podemos concluir diciendo que los propósitos básicos del control presupuestal son:

- Planear: Determinar el rumbo que van a seguir las operaciones de la empresa para lograr
el máximo rendimiento.

- Coordinar. Elaborar un plan para seguir el camino escogido.

- Motivar: Dar un objetivo, que es el presupuesto, para que el personal de la empresa

cumpla con su cometido.

Clasificación del presupuesto

 B. Principios de control presupuestal
Previsión

Principio de la Predictibílidad.

Este principio consiste en prever lo que sucederá en el período sujeto a control

presupuestal, lo cual debe comprender todos los aspectos de la organización.

Principio de Determinación Cuantitativa.

Es importante que las causas y efectos en los presupuestos no sólo se determinen

cualitativamente, sino también cuantitativamente, es decir, cada uno de los planes de la
empresa para el período presupuestal debe valuarse en términos monetarios.

Principio del Objetivo.

Los objetivos de la organización deben estar perfectamente establecidos y coordinados

entre sí.

Principios de planeación

De precisión.- los presupuestos son planes de acción y como tales deben expresarse en
forma precisa y concreta.

De costeabilidad.- el beneficio de instalación del sistema de control presupuestal ha de

superar el costo mismo de instalación y funcionamiento del sistema.

De flexibilidad.- todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en razón de la
parte totalmente imprevisible y de las circunstancias que hayan variado después de la
previsión.
 ACTIVIDAD CUESTIONARIO 1.1.1

¿Qué es un presupuesto? Un presupuesto es un plan operaciones y recursos de una

empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se
expresa en términos monetarios.

¿Cuál es el periodo que debe cubrir? Hay distintos periodos de tiempo para los que se
puede hacer un presupuesto. Normalmente, se hacen con una base anual, semestral o
trimestral; es decir, con un plan para los próximos 3 o 6 meses o para el próximo año,
aunque algunas empresas prefieren hacer un presupuesto continuo.

¿Qué es un presupuesto maestro o manual de control de presupuestos? Un presupuesto

maestro es el principal presupuesto de tu empresa, es decir, la culminación de todo un
proceso de planeación y, por lo tanto, comprende todas las áreas de tu negocio, como son
ventas, producción, compras, etc., y, por eso, se llama maestro.

¿Cuál es el esquema de un manual de control presupuestal o presupuesto

maestro?
¿Cuáles son sus ventajas?

1. Define objetivos básicos de la empresa.

2. Determina la autoridad y responsabilidad para cada una de las divisiones.
3. Es oportuno para la coordinación de las actividades de cada unidad de la empresa.
4. Facilita el control de las actividades.
5. Permite realizar un auto análisis de cada periodo.
6. Los recursos de la empresa deben manejarse con efectividad y eficiencia.

¿Cuáles son sus limitaciones?

1. El Presupuesto solo es un estimado no pudiendo establecer con exactitud lo que

sucederá en el futuro.
2. El presupuesto no debe sustituir a la administración sino todo lo contrario, es una
herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la empresa.
3. Su éxito depende del esfuerzo que se aplique a cada hecho o actividad.
4. Poner demasiado énfasis a los datos provenientes del presupuesto puede
ocasionar que la administración trate de ajustarlo o forzarlo a hechos falsos.

Compara el enfoque de alta gerencia con el enfoque de la base de preparación de

presupuesto ¿Qué enfoque parece mejor?

a) Enfoque d alta gerencia: deben pronosticar las ventas sobre la base de experiencia
y conocimiento de la empresa y el mercado.
b) Enfoque sobre la base: lo que pronostica se inicia desde abajo con cada uno de los
vendedores.

La ventaja radica que todo el nivel de la empresa participa de alguna manera en el

desarrollo de la estimación presupuestal (enfoque base)

Decisiones claves para la preparación de un presupuesto.

1. Datos macroeconómicos

Debido a que vivimos en un mundo globalizado donde la competencia es cada vez más
feroz, no debemos olvidar las principales variables macroeconómicas, pues el crecimiento
esperado podría estar directamente relacionado al PIB, a la inflación, a la tasa de interés
promedio de CETES a 28 días, al precio del barril de petróleo crudo, al tipo de cambio
promedio estimado y al porcentaje de deuda pública que puede contraer el país.

2. Definir los objetivos de ventas

Para definir los objetivos de ventas es fundamental organizar reuniones con Dirección
General y con los Directores de Área que sean responsables de generar ingresos para la
compañía, con el propósito único de llegar a una cifra de ventas que genere un
crecimiento adecuado de ingresos para la compañía, que sea un objetivo de ventas
alcanzable y que contemple nuevos proyectos y nuevos productos.

Es también muy importante al momento de hacer el presupuesto de ventas, definir si

haremos algunos ajustes a los precios o los mantendremos como están y esto dependerá
si estamos en un período inflacionario, si las reformas a nivel fiscal afectan el precio del
producto y el bolsillo del consumidor o si hay variaciones en precios a nivel de mercado.

3. Determinar los gastos departamentales

Toda vez que tenemos los ingresos con los que creemos que podrá contar la compañía
para el próximo ejercicio, tenemos que hacer una evaluación de los gastos en los que va a
incurrir cada departamento para obtener la meta de ventas.

Cuando estemos en este punto en muy importante considerar cuáles son los gastos fijos y
cuáles los variables.

4. Debemos considerar los gastos de administración y operación

Dentro de los gastos de administración y operación hay que considerar todos aquellos
gastos que son necesarios para la marcha del negocio, como lo es la renta de la oficina,
luz, agua, mantenimiento, gastos del departamento de contabilidad, seguridad social,
impuestos sobre nóminas, vigilancia, etc.

5. Obtener la utilidad esperada

Una vez que sabemos cuánto vamos a vender y gastar en el próximo ejercicio, ya podemos
calcular la utilidad o pérdida de la empresa, que en la mayoría de los casos y hablando de
negocios, el objetivo será obtener una utilidad para que el negocio pueda seguir en
marcha sin ningún problema.

6. No olvides hacer comparaciones

Una vez que hemos concluido el presupuesto global de la compañía, es necesario ir

comparando mes con mes los resultados reales que está obteniendo la compañía contra
lo presupuestado y en caso de existir variaciones hacer un análisis de las mismas para
efectuar los ajustes necesarios al presupuesto, pues la ventaja de los presupuestos es que
son un medio de control financiero que no deben ser rígidos, tienen que ser flexibles de
tal forma que se vayan adecuando al entorno financiero en el que se desarrolla la
compañía.

Señala dos requisitos para una presupuestación exitosa.

1. Conocimiento de la empresa
2. Exposición del plan o política
3. Coordinación para la ejecución del plan o política
4. Fijación del periodo presupuestal
5. Dirección, Vigilancia
6. Apoyo directivo.

¿Qué es un presupuesto continuo? son aquellos que se actualizan constantemente. Por

ejemplo, si tienes un presupuesto anual y extenderlo por uno, dos o los meses que
quieras, según te convenga.

¿Qué información básica debe incluirse en el paso inicial de la preparación de un

presupuesto maestro?

El primer paso en el desarrollo del presupuesto maestro es el pronóstico de ventas, el

proceso termina con la elaboración del estado de ingresos presupuestados, el
presupuesto de caja y el balance general presupuestado.

Distingue entre un presupuesto fijo y un presupuesto flexible.

Rígidos, estáticos, fijos o asignados

Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar
ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de
la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban
anteriormente en el sector público.

Flexibles o variables

Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las
circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la
presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos.

Explica por qué un pronóstico de ventas acertado es básico en la preparación de un

presupuesto maestro.

La base sobre la cual descansa el presupuesto de venta y las demás partes del
presupuesto maestro, es el pronóstico de ventas, si este pronóstico ha sido
cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serian
muchos más confiables, por ejemplo:

Él pronostico de venta empieza con la preparación de los estimados de venta, realizado

por cada uno de los vendedores, luego estos estimados se remiten a cada gerente de
unidad.

Explica porque un pronóstico de ventas acertado es básico en la preparación de un

presupuesto maestro

Permite evaluar el flujo de efectivo.

Como se realiza un presupuesto maestro.

El proceso de elaboración requiere de varios pasos necesarios que no se deben desestimar

y mucho menos omitir. En este apartado te explicaremos la elaboración del presupuesto
maestro de forma bastante teórica ya que no haremos números. Los pasos para la
elaboración de un presupuesto maestro son los siguientes:

1. Determinación del equipo presupuestal

Lo más conveniente para elaborar un presupuesto confiable y altamente verídico, es

involucrar en su determinación la participación directa y compromiso formal de todas las
áreas que encabezan la empresa. Es preferible no caer en el común error de asignar su
determinación al área contable y financiera.

Aunque todos los departamentos tienen que estar involucrados, el departamento

contable tiene que llevar la voz cantante.

2. Identificar los factores críticos del presupuesto base

Los factores clave que conforman el presupuesto maestro están referidos a dos aspectos
esenciales: el volumen de ventas y producción y los ingresos y costos estimados por venta
y por manufactura de productos.

3. Recolección y consolidación de la información

Esta es la fase más intensa del proceso, porque de una manera coordinada, verídica y
oportuna, deberá ser consolidada la información de cada una de las áreas y
departamentos.

En esta fase se deben considerar datos estadísticos, análisis de la competencia, entorno

económico y cualquier otro factor interno o externo que pueda impactar en la correcta
determinación de las cifras.
4. Elaboración del presupuesto maestro

Una vez recolectada la información de todas las áreas, corresponde generalmente al

propio departamento de presupuestos su estructuración formal previa a la presentación.

En esta etapa del presupuesto deberán determinarse otros reportes, como son el Balance
General, Estado de Resultados, Flujo de efectivo proyectado y todos los reportes
complementarios necesarios para una correcta interpretación.

5. Análisis y aprobación del presupuesto

Concluida la determinación de los estados financieros básicos, estos deberán someterse a

la aprobación de la alta gerencia o consejo de administración. En caso de no existir
observaciones se dará por aprobado, o en su defecto deberá procederse a su ajuste y
corrección, que puede incluir decisiones y cambios drásticos en los conceptos
presentados.

Explica por qué es infructuoso manejar inventarios demasiado grandes o

demasiado pequeños. En realidad algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando

menos una parte del inventario de manufactura en proceso es inevitable. Al momento de
llevar a cabo el recuento del inventario, parte de él estará en las máquinas otra parte
estará en la fase de traslado de una máquina a otra, o en tránsito del almacén de materias
primas a la línea de producción o de esta al almacén de artículos terminados. Si vamos a
tener producción es inevitable tener inventarios en proceso

¿Qué información se requiere en la preparación de los siguientes presupuestos,

expresados en cantidad: (a) producción y (b) compras de materiales directos? El
presupuesto de producción es una parte fundamental en el presupuesto global de una
empresa. Sin el presupuesto de producción es prácticamente imposible para una
organización comercial o industrial llevar a cabo sus objetivos.

El presupuesto de producción constituye la base para elaborar los presupuestos

relacionados con la actividad fabril: materias primas, mano de obra directa y gastos
indirectos de fabricación o carga fabril.

¿Cuál es la información necesaria para hacer el plan maestro? El plan maestro de

producción (MPS) es un plan maestro o un programa de producción a un nivel superior,
que se utiliza para fijar el plan de producción en una fábrica.

Es lo que decide qué, cuánto y en qué fecha se fabricará a medio plazo.

¿Qué sirve para evaluar la eficiencia del personal de una empresa? es un proceso para
medir el rendimiento laboral del trabajador, con el objeto de llegar a la toma de
decisiones objetivas sobre los Recursos Humanos

¿Cuáles son las diferencias entre un presupuesto industrial y el de una empresa

comercial y de servicio? Las empresas son organizaciones o instituciones dedicadas
ofrecer un producto o servicio para satisfacer la demanda y deseos de los clientes.
Requiere una razón de ser, una misión, una estrategia, metas, objetivos, tácticas y
políticas de actuación o procedimientos.

¿Con qué información se integra un presupuesto de operación? Un presupuesto es un

plan integrador y coordinador que expresa en términos financieros con respecto a las
operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado,
con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.

¿Con qué información se integra un presupuesto financiero? El presupuesto financiero se refiere

a los recursos económicos y financieros necesarios para desarrollar o llevar a cabo las actividades
o procesos y/o para obtener los medios esenciales que deben calcularse, como el costo de la
realización, el costo del tiempo y el costo de adquirir nuevos recursos.

¿Cuál es la primera planeación que se debe hacer para realizar las demás? La planeación
(planificación o planeamiento) es una función administrativa que comprende el análisis de una
situación, el establecimiento de objetivos, la formulación de estrategias que permitan alcanzar
dichos objetivos, y el desarrollo de planes de acción que señalen cómo implementar dichas
estrategias.