POLÍ

TICA
DE
GAST
OS
“MAINBIT”,
DE C.V. S.A.
ÍNDICE

• OBJETIVO

El objetivo de la Política es determinar cuáles son los lineamientos que rigen los
Gastos en la sociedad MAINBIT con el fin de facilitar su control, y de esta
manera sean determinables y comprobables.
• ALCANCE

La presente política se aplica a Mainbit, S.A. de C.V. (en adelante “MAINBIT”),

sus partes relacionadas, así como a todos los colaboradores de Mainbit.

• REQUISITOS DE COMPROBACIÓN DE GASTOS

La comprobación de gastos de viaje, deberá sujetarse a lo siguiente:

Solicitud de Anticipos para Gastos de Viaje

 • Todo anticipo para gastos de viaje deberá ser solicitado mediante el
formato oficial para Autorización de Pago (Ver Anexo 1).

• La Autorización de Pago deberá especificar:

• Fecha de Solicitud.
• Departamento.
• El nombre del Viajero.
• Número de cuenta bancaria para depósito, misma que será
verificada y confirmada antes del pago.
• Destino.
• Período del viaje (inicio y final).
• Motivo del viaje (Breve descripción del proyecto o asunto a tratar en el viaje).
• Nombre y firma de quien lo solicita.
• Nombre y firma de autorización del jefe inmediato del departamento.

• Es responsabilidad del Jefe Inmediato del Viajero, revisar que el anticipo

sea adecuado a la duración del viaje, que los gastos sean estrictamente
indispensables y que estén relacionados al giro (actividad) del área a la
que pertenece.

• La Solicitud de Pago de anticipos para viajes nacionales deberá

expresarse en pesos mexicanos y estar autorizada, mediante firma, por el
Jefe Inmediato.

• La Solicitud de Pago de anticipos para viajes al extranjero, según sea el

caso se podrá expresar en dólares y deberá estar autorizada, mediante
firma, por el Jefe Inmediato.
• No se autorizarán anticipos a personal que tenga saldos pendientes de
comprobar de anticipos otorgados anteriormente.
• Todos los anticipos deberán ser solicitados 4 (cuatro) días hábiles antes
de la realización del viaje
• Los anticipos NO SON TRANSFERIBLES, y deberán ser solicitados de
forma individual por cada Viajero, aún en el caso de viajes en grupo.
Cada Viajero será el responsable de la comprobación del anticipo
otorgado.
• Los anticipos NO SON ACUMULATIVOS, por lo que el sobrante NO erogado al

regreso del empleado, debe regresarse a la empresa, aunque éste tenga

otro viaje programado para un motivo o proyecto diferente, para el cual
deberá solicitar un nuevo anticipo con un nuevo concepto de viaje.

• Cuando el viaje sea cancelado y el anticipo ya hubiese sido entregado, se

deberá depositar éste inmediatamente a la cuenta bancaria de la empresa
que realizó el anticipo.

• Antes del viaje es indispensable solicitar a la Administración, la cedula

de identificación fiscal de la empresa de donde se solicita el anticipo, con
los datos fiscales que deberán incluirse en los comprobantes de gastos.

Comprobación de Anticipos de Gastos de Viaje

• Toda comprobación de Gastos deberá ser entregada en el formato

 oficial, debidamente autorizada (Ver Anexo 2).

• Deberá hacerse una comprobación de gastos por cada uno de los

traslados, de tal manera que en la misma comprobación se puedan
relacionar los gastos de Transportación en su caso, hospedaje y
alimentación de una misma localidad.

• Todos los comprobantes deberán soportar gastos estrictamente

indispensables para la organización y no exceder de los topes máximos
establecidos en esta política como sigue, (Los topes establecidos en esta
política son promedios máximos a la fecha de su publicación,
por lo que éstos deberán actualizarse y/o ajustarse dependiendo las
fechas del viaje y las circunstancias particulares de cada localidad,
previa autorización de Dirección)

• Por lo anteriormente señalado, se establecen a continuación los topes y

requisitos en tratándose de comprobación de gastos:

IMPORTE
DIARIO X
PERSONA
(M.N.)
CONCEPTO PROMEDIO COMPROBANTE REQUERIDO OBSERVACIONE
Bitácora detallada de cada traslado y/o Factura con
TAXIS $600.00 Requisitos Fiscales Firmados ambos documentos No topado Fiscalmen
con la autorización del Director de Área.

Clase
TRANSPORTE Factura con requisitos fiscales, firmada por el No topado
Económica /
TERRESTRE / colaborador. Fiscalmente.
Clase Turista
AEREO

Factura con requisitos fiscales, firmada por el No topada en

HOSPEDAJE $1,200.00
colaborador. localidades Nacionales

Topado en el art. 28 de
ALIMENTACIÓN $750.00 Factura con requisitos fiscales, firmada por el
LISR
colaborador.

$200.00 Topado en el art. 28 de

RENTA AUTO Factura con requisitos fiscales, firmada por el
DIARIOS LISR
colaborador.

*Colaborador: Persona que labora en Mainbit, o persona contratada por un tercero.

 • Todos los comprobantes de los gastos descritos en tabla anterior,
deberán contener los datos fiscales de la empresa que otorgó el anticipo
(contenidos en la cédula Fiscal de la misma) como:
• Razón Social.
• Domicilio Fiscal.

• Todos los gastos de Transportación, Hospedaje, Alimentación, Taxis y

Renta de Auto (En caso de estar autorizados), deberán estar amparados
con un Comprobante Fiscal Digital (CFDI) y deberán reunir los
requisitos fiscales mínimos establecidos en las leyes vigentes al
momento del viaje. (Solicitar lista de requisitos a la Administración y/o
Área Contable)

• En el caso de los comprobantes por concepto de Taxis, éstos deberán

estar siempre acompañados con la Bitácora detallada de cada traslado.
En el caso particular del concepto de taxis, que, por las circunstancias
de la localidad, no sea posible obtener un comprobante Fiscal (CFDI),
se llenará un vale azul, el cual deberá ser firmado de autorizado por el
jefe inmediato y ser acompañado también por la Bitácora de traslados
estipulada.

• Adicionalmente a la entrega de los comprobantes impresos, se deberá

exigir al proveedor él envió de los PDF y XML a la dirección de correo
electrónico personal, para posteriormente enviarlos también por correo
electrónico al área de Cuentas por Pagar para su archivo.

• Todos los comprobantes sin excepción deberán estar firmados por el

empleado que comprueba.

• La comprobación de los Anticipos de Viaje, incluyendo la evidencia

del depósito del sobrante del anticipo no gastado (en cuenta bancaria de
la empresa), deberá ser entregada a contabilidad ya con autorizaciones
dentro de los 5 (cinco) días hábiles siguientes al regreso del
viaje, de lo contrario se descontará el total del anticipo de viaje vía
nómina al receptor del mismo.

• Los importes y datos de los comprobantes de Gastos de viaje, deberán

estar impresos de forma clara, sin tachaduras, ni enmendaduras y/o
cualquier otra alteración, que pudiera hacer cuestionable su autenticidad
y/o veracidad.

• Los comprobantes de Gastos de viaje, que no se apeguen a lo

estipulado en esta política, le serán devueltos al responsable del
anticipo, y por consiguiente se descontara su importe vía nómina.

• AUTORIZACIONES

Para que procedan los reembolsos de los gastos, los colaboradores de MAINBIT
deberán cumplir con las autorizaciones siguientes:
 AUTORIZACIONES DIRECCIÓN DE ÁREA
FORMATO DE COMPROBACIÓN DE GASTOS
FIRMADA desglosando cada gasto por día, con los
siguientes requisitos:

a) Firmada por colaborador que viaja

b) Firma de autorizado por Director de Área

c) Motivo y/o plan de trabajo del viaje

REQUISITO GENERAL
d) Periodo del viaje

e) En cada formato debe comprobarse los gastos de un solo

viaje (es decir no mezclar gastos de varios viajes en una sola
comprobación)

f) Antigüedad de gastos no mayor a 5 días de la fecha de

terminación del viaje.

* Colaborador: Persona que labora en Mainbit, o persona contratada por un tercero.

• RESPONSABILIDADES DEL COLABORADOR

• Verificar que el establecimiento de consumo de alimentos cuenta con

facturas que se apeguen a las leyes fiscales, evitando gastos “No
Deducibles”.
• Solicitar el desglose de los cargos en factura y revisar que los datos
estipulados (R.F.C. y dirección de la empresa, cargos, subtotal, I.V.A y
Total) en dicho documento sean correctos. En caso de ser incorrectos no
se considerará como valido el comprobante y MAINBIT está facultado a
descontar del total a comprobar o reembolsar según sea el caso.
• Solicitar que el desglose de la propina quede establecido en la nota o
comprobante fiscal que emita directamente el establecimiento.
• Está prohibido el servicio y consumo de Bar en habitaciones, por lo que
cualquier cargo de esta naturaleza en los comprobantes será absorbido
por el colaborador.
• Los desembolsos por concepto de alimentación, hospedaje y otros
gastos, asociados a los viajes de trabajo, deberán estar apegados a la
tabla de límites

máximos que se establece en el apartado III de la presente Política,

titulado “Requisitos de Comprobación de Gastos”
• En el caso particular del concepto de taxis que, por las circunstancias de
la localidad, no sea posible obtener un comprobante Fiscal (CFDI), se
llenará un vale azul, el cual deberá ser firmado de autorizado por el jefe
inmediato y ser acompañado también por la Bitácora de traslados
estipulada.
• Adicionalmente a la entrega de los comprobantes impresos, se deberá
exigir al proveedor el envío de los PDF y XML a la dirección de correo
electrónico personal, para posteriormente enviarlos también por correo
 electrónico al área de Cuentas por Pagar para su archivo.
• Todos los comprobantes sin excepción deberán estar firmados por el
empleado que comprueba.
• La comprobación de los Anticipos de Viaje, incluyendo la evidencia del
depósito del sobrante del anticipo no gastado (en cuenta bancaria de la
empresa), deberá ser entregada a la Gerencia de Contabilidad, dentro de
los 5 días hábiles siguientes al regreso del viaje, de lo contrario se
descontará el total del anticipo de viaje vía nómina al Colaborador.
• Los importes y datos de los comprobantes de Gastos de viaje, deberán
estar impresos de forma clara, sin tachaduras, ni enmendaduras y/o
cualquier otra alteración, que pudiera hacer cuestionable su autenticidad
y/o veracidad.
• Los comprobantes de Gastos de viaje, que no se apeguen a lo estipulado
en esta política, le serán devueltos al responsable del anticipo, y por
consiguiente se descontará su importe vía nómina.

• GASTOS DE FUNCIONARIOS O SERVIDORES PÚBLICOS

Queda estrictamente prohibido a colaboradores y representantes legales de

MAINBIT, efectuar pagos de gastos de funcionarios o servidores públicos.

• SANCIONES

El incumplimiento a lo dispuesto en la presente Política, será sancionado de

conformidad con las indicaciones que realice la Dirección General de Mainbit
de la circunstancia en concreto, la sanción podrá ser desde la reparación del
daño hasta el despido, de conformidad con la legislación en vigor.

• ANEXOS

ANEXO 1: FORMATO PARA SOLICITUD ANTICIPO GASTOS DE VIAJE

 ANEXO 2: FORMATO PARA COMPROBACION DE GASTOS DE VIAJE

ANEXO 2 (COMPLEMENTO): BITACORA PARA COMPROBACIÓN DE TAXIS

07 de octubre de 2022
Versión: 03

ACUSE DE

RECEPCIÓN DE LA POLÍTICA DE GASTOS

He leído y entendido la Política de Gastos de MAINBIT, S.A. DE C.V. En este

acto me comprometo y acepto estrictamente a dar cumplimiento a la presente
Política. En el supuesto de que tenga conocimiento de un caso de
incumplimiento a la misma, lo reportaré inmediatamente a la Dirección General
de Mainbit.
Nombre Completo

Firma

Fecha

Área a la que pertenece

Puesto