Política de Viáticos: Coordinadores Alimentacion Y Hospedaje ( )

POLÍTICA DE VIÁTICOS
Código: F-GF-03-06 Fecha: 16 Diciembre de 2017 Versión: 4 Página 1 de 4
POLITICA DE VIÁTICOS – ALBEDO SAS ESP
ALCANCE
Esta política aplica a todo el personal de la empresa en el área Administrativa y Operativa de la
empresa ALBEDO S.A.S E.S.P
OBJETIVO
Proporcionar a los empleados de ALBEDO SAS ESP, las normas que rigen los gastos de viaje y
representación para facilitar su administración, control y reintegro de los mismos.
CONCEPTOS
1. GASTOS REPRESENTACIÓN (EXCLUSIVO PARA GERENTES)
Incluyen aquellos gastos efectuados por las siguientes causas:

 Almuerzos o invitaciones por cuestiones laborales y que involucren a clientes y/o posibles
clientes
 Entrega de obsequios a gerentes por navidad o cumpleaños.
2. GASTOS DE VIAJE
Incluyen aquellos gastos vinculados a viajes de trabajo, viajes de prestación del servicio y/o
asociados a atender los diferentes servicios contratados por los clientes por los cuales los
empleados deban trasladarse dentro y fuera de la ciudad en donde fue contratado.
POLÍTICA DE GASTOS DE VIAJE:
RESPONSABILIDADES DEL GENERADOR DEL GASTO:
- Es responsabilidad del personal que incurrirá en los gastos de viaje el debido cumplimiento
de la política de gastos de viaje.
- Los gastos autorizados y sus respectivas tarifas son únicamente los siguientes :
CONCEPTO UNIDAD ADMINISTRATIVOS OPERATIVOS OBSERVACIONES

Hospedaje Noche $ 50.000 $ 25.000 Valor máximos más
impuestos
Hospedaje (cuando Noche $ 25.000 $ 25.000 Se deberá especificar
se aloja en casa de que se hospedo con un
un familiar) familiar
Alimentación Diario $ 25.000 $ 20.000
COORDINADORES Diario 10.000 desayuno Para el caso de los
ALIMENTACION Y 15.000 Almuerzo coordinadores estos
HOSPEDAJE (*) 10.000 Cena conceptos deberán
estar soportados con
80.000 Hospedaje facturas, no será
aceptado recibos
equivalentes.
Transporte Urbano Recorrido Valor pasaje del bus Valor pasaje
(**) del bus
Taxis Madrugada Se debe especificar $ 15.000 máx. Los taxis en horarios o
en la legalización la El conductor condiciones diferentes

hora. acercara al serán autorizados por el
auxiliar. jefe inmediato.
Para administrativos
solo será autorizado
el taxi al hotel y/o
aeropuerto los
demás
desplazamientos
serán en transporte
urbano.
Parqueadero Diario $0 $ 6.000 Máximo
Combustible (***) X Galón El personal que viaje De acuerdo a
en su carro el valor Factura
autorizado para
combustible deberá
ser acordado con el
jefe inmediato
Disposición de Tecniamsa $ 10.000 máx.
Residuos (****)
Lavado de semanal $ 50.000 máx Los lavados que
Vehículo superen este valor
serán autorizados por
Gerencia.
(*) Los viáticos de los coordinadores deberán estar soportados con facturas legales ya que los
montos de sus consumos son mayores
10.000 desayuno
15.000 Almuerzo
10.000 Cena
80.000 Hospedaje
(**) Si se requiere un transporte que no sea bus urbano, deben solicitarlo con un día de
anticipación al Coordinador Logístico quien revisara la disponibilidad de vehículos de la empresa
para poder cubrir este transporte sin gastar en taxi.
Los taxis del personal administrativo se deberán especificar los horarios y las rutas estos serán
autorizados por el jefe inmediato.
(***) Para legalizar el gasto de combustible, deben traer tirilla electrónica, solo en las EDS
autorizadas y siempre venir diligenciado la cantidad de galones, el precio por galón, el valor total y
los kilómetros del vehículo.
(****) Para disponer residuos en las diferentes zonas debe traer el peso de báscula.
Si el trabajador viaja en su vehículo personal, esto deberá estar autorizado por su jefe inmediato y
aprobado el valor del combustible.
- EL personal operativo cuenta con un plante semanal según la ruta, el cual se ira
reembolsando de acuerdo a lo legalizado, deberán legalizarlo cuando tenga máximo el
70% del dinero ya que es responsabilidad del mismo el no quedarse sin dinero para
operar.
- El personal administrativo debe legalizar en máximo 5 días hábiles a la finalización del
viaje.
- Si al legalizar los viáticos por parte de los funcionarios de ALBEDO SAS ESP queda un
saldo en contra este debe ser devuelto en su totalidad y si tienen saldo a favor será
consignado en la cuenta bancaria de nómina.
- Para solicitar los viáticos deben venir con el VoBo del jefe inmediato sin esto no serán
aprobados por el área tesorería.
- Para el área comercial debe solicitar con mínimo 2 días de anterioridad del viaje los
viáticos.
- Si al llegar el pago de la nómina no han legalizado los viáticos, esta no será consignada
hasta ponerse al día con esta legalización.
- Todos los gastos deberán estar debidamente soportados con los comprobantes que
reúnan los requisitos legales exigidos por la DIAN tales como:
 Factura legal con numeración
 Rut del proveedor
 Si no es factura y es recibo de caja menor con sello y datos completos
(NIT, teléfono, nombre del establecimiento, dirección y nombre)
- La solicitud de los viáticos por parte del personal administrativo, técnico y comercial se
debe hacer bajo el formato F-GF-03-01 Solicitud de Viáticos y se debe diligenciar en su
totalidad deben estar firmados por el jefe inmediato. Si estos viáticos se solicitan desde
otra ciudad lo deben enviar vía correo electrónico diligenciado el formato para poder hacer
el desembolso.
- La legalización de los viáticos se hará bajo el formato F-GF-03-02 Legalización de
viáticos será verificada por el departamento contable así como el cumplimiento de los
requisitos legales de los comprobantes y del presupuesto asignado. Si el presupuesto se
sobrepasa será asumido por el funcionario que realizo el gasto.
- El giro de viáticos por parte del personal administrativo, técnico y comercial se realizara
preferiblemente los días sábados, esta solicitud se debe pasar al auxiliar de tesorería
por lo menos con 2 días de anticipación para programar el giro.
- El valor autorizado para el hospedaje cuando se queda donde un familiar o amigo es de
$25.000 la noche.
- Todos los mantenimientos deben venir autorizados por el jefe de mantenimiento.
- En las facturas de alimentación y hospedaje se deben escribir las fechas de los días
correspondientes al gasto.
- Los lavados del furgón tendrán VoBo del jefe de mantenimiento serán semanales y no
deberán pasar de $ 50.000 máximos si este valor se excede o se necesitan más lavados a
la semana deberán ser autorizado por la coordinación logística.
Estos servicios deberán ser legalizados con factura.
QUE NO INCLUYE:
- Onces, meriendas, hidratación, gaseosas, aguas, tinto, café.
- Transportes de hoteles a restaurantes
- Internet y recargas de celulares

- Arreglos mecánicos de los vehículos, y mantenimientos, estos se harán previa autorización
de la coordinación logística.
- Lavado y planchado de ropa.
- Multas de tránsito.
- Implementos de uso y aseo personal
- Compra de ropa o dotaciones
- Entrega de incentivos a personal de apoyo del cliente
Las excepciones en estos puntos solo podrán ser autorizadas por el jefe inmediato.

Política de Viáticos: Coordinadores Alimentacion Y Hospedaje ( )

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Política de Viáticos: Coordinadores Alimentacion Y Hospedaje ( )

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Política de Viáticos: Coordinadores Alimentacion Y Hospedaje ( )

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

POLÍTICA DE VIÁTICOS

Código: F-GF-03-06 Fecha: 16 Diciembre de 2017 Versión: 4 Página 1 de 4

POLITICA DE VIÁTICOS – ALBEDO SAS ESP

1. GASTOS REPRESENTACIÓN (EXCLUSIVO PARA GERENTES)

Incluyen aquellos gastos efectuados por las siguientes causas:

POLÍTICA DE GASTOS DE VIAJE:

RESPONSABILIDADES DEL GENERADOR DEL GASTO:

CONCEPTO UNIDAD ADMINISTRATIVOS OPERATIVOS OBSERVACIONES

Código: F-GF-03-06 Fecha: 16 Diciembre de 2017 Versión: 4 Página 2 de 4

en la legalización la El conductor condiciones diferentes

Código: F-GF-03-06 Fecha: 16 Diciembre de 2017 Versión: 4 Página 3 de 4

Código: F-GF-03-06 Fecha: 16 Diciembre de 2017 Versión: 4 Página 4 de 4

- Internet y recargas de celulares

También podría gustarte