INSTRUCCIONES LOCALES DE TRABAJO

Elaborado por: SOLICITUD Y LEGALIZACIÓN DE ANTICIPOS CÓDIGO:

Keila V. Miranda
Revisado por:
PARA GASTOS DE VIAJE. ILT-019-CO
Julia Oropeza POLÍTICAS
Aprobado por: FECHA EFECTIVA: REVISIÓN: PÁGINA:
Diana Riaño 2021-10-27 05 (2021-10-27) 1 de 10

Distribución: Todo el personal

ÍNDICE DE CONTENIDO

Sección 1.0 Objetivo

Sección 2.0 Alcance
Sección 3.0 Documentos de Referencia
Sección 4.0 Definiciones
Sección 5.0 Responsabilidades
Sección 6.0 Equipos, Materiales y reactivos
Sección 7.0 Procedimiento
Sección 8.0 Seguridad industrial
Sección 9.0 Medio ambiente
Sección 10.0 Archivos de registros
Sección 11.0 Historial de cambios
Sección 12.0 Anexos
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1.0 OBJETIVO

Proporcionar un procedimiento de solicitud, destinación y legalización de anticipos para gastos de viaje.

2.0 ALCANCE

Este procedimiento aplica a las compañías Intertek Colombia S.A Co 134, Consulting and training Ltda. Co 420,
Intertek industry services Ltda. Co 421 y Proasem S.A.S Co 534 que, con el fin de los lineamientos para solicitar
anticipos de gastos de viaje.

3.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

3.1 Política uso tarjetas de crédito corporativas.
3.2 PTC-010 Instructivo para gastos Proasem
3.3 Instructivo para gastos BA

4.0 DEFINICIONES

No aplica.

5.0 RESPONSABILIDADES
5.1 Es responsabilidad de cualquier Colaborador, antes de realizar un viaje, establecer la logística de este en
coordinación de su jefe o supervisor inmediato, a fin de realizar el trámite de los recursos correspondientes y
ejercer su buen juicio en todas las situaciones teniendo en cuenta los intereses de la empresa y siendo diligente
con la entrega de la legalización de anticipos con los respectivos soportes.

5.2 El Colaborador debe presentar, el reporte de gastos con su firma y la autorización del gerente de línea o el
designado por el, así como los documentos físicos como soporte de los pagos realizados, legalizando dicho
reporte y dando fe de que es preciso y que es reembolsable como un gasto de negocio de acuerdo con las
políticas de la empresa (con la entrega de la legalización, se debe enviar el formato de Excel diligenciado al área
financiera como lo especifica en las instrucciones del FIN-005-CO “Legalización de tarjetas y/o gastos”).

5.3 Es responsabilidad del jefe inmediato; (jefe Dptos.), verificar que la solicitud de anticipo haya sido
complementada adecuadamente para otorgar las aprobaciones correspondientes, tanto en la solicitud de
anticipo como posteriormente en la legalización de este.

5.4 Es responsabilidad del Colaborador asegurar el cumplimiento de esta política y la aprobación gerencial. No
podrá ser aprobado ningún gasto que no cumpla los requisitos establecidos. Lo anterior para controlar los gastos
de la mejor manera tanto en cumplimiento de las políticas de la empresa como de las leyes hacendarias
establecidas.

5.5 Es responsabilidad del Departamento de Administración y Finanzas, después de haber recibo las solicitudes
relacionadas, firmadas y aprobadas por los titulares de las áreas operativas, autorizar la provisión de los recursos
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descritos en las solicitudes correspondientes.

5.6 El departamento Financiero revisará los reportes de gastos, a fin de asegurar que cumplan con todos los
requerimientos antes de ser reembolsados. Todas las inconsistencias deberán ser resueltas de lo contrario el
reembolso o pago puede ser retrasado hasta su resolución. Cualquier notificación especial al reporte de gastos
deberá hacerse a la brevedad a fin de no demorar el reembolso de los dineros. Por lo tanto, deberá ser el
Colaborador quién sea el más interesado en resolver cualquier situación a la brevedad.

6.0 EQUIPOS, MATERIALES Y REACTIVOS

No aplica.

7.0 PROCEDIMIENTO

7.1 Aspectos Generales de la política

Los anticipos de gastos de viaje son erogaciones de dinero que todas las entidades jurídicas de INTERTEK otorgan
a los Colaboradores para trasladarse a destinos fuera de la ciudad, con el fin de cumplir funciones en
representación de la Empresa. Por lo tanto, se hace necesario establecer los términos y condiciones relacionados
con los gastos de viaje de los Colaboradores de las compañías Intertek Colombia S.A Co 134, Intertek Consulting
and training Ltda. Co 420, Intertek industry services Colombia Limited Co 421 y Proasem S.A.S Co 534, a efectos
de garantizar el cumplimiento de los lineamientos corporativos, financieros y administrativos establecidos para
dicho proceso

A. Todo viaje debe ser solicitado y aprobado por el jefe directo por medio del formato FIN-010-CO
“Solicitud anticipo empleados”. Este deberá incluir la siguiente información: nombre del beneficiario
o persona que realiza el viaje, Cantidad, Motivo de viaje y duración, Nombre del cliente, servicio y
producto, centro de costos, proyecto y firmas autorizadas.

B. El anticipo deberá solicitarse mínimo con un día hábil de anticipación a la fecha esperada del
desembolso.

C. Es idóneo que ningún anticipo por concepto de gastos de viaje sea consignado a la cuenta de
nómina del trabajador, sin embargo, si la compañía no ha establecido un método diferente que sea
de utilidad se debe proceder de esta manera.

D. Los anticipos se podrán otorgar a través de tarjetas prepago-emitidas por entidades bancarias. E.
Consultar con las personas de contabilidad la liquidación valor neto a pagar en todos los servicios o
compras que superen la base para practicar retenciones.

E. La compañía asumirá la retención por concepto de combustible, taxis y buses en los pagos
menores de estos viajes, sin embargo, es responsabilidad del Colaborador especificar el lugar donde
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se tomó el servicio.

F. Los gastos diferentes a transporte, combustible, peajes, Pruebas COVID o similares que sean
necesarias para el viaje, alojamiento y manutención no serán reconocidos (Ejemplo: minibar, licores,
cigarrillos, entre otros.) Los gastos menores de insumos que sean requeridos para la prestación del
servicio también se tendrán en cuenta siempre y cuando tenga las aprobaciones correspondientes.

G. En ningún momento se legalizarán valores superiores a los asignados por concepto de gastos de
viaje previa solicitud. Cualquier valor adicional gastado deberá ser asumido en cabeza del viajero.

7.2 LEGALIZACIÓN DE GASTOS DE ANTICIPO DE GASTOS DE VIAJE

El formato FIN-005-CO “Legalización tarjeta y/o gastos” debe estar totalmente diligenciado (prestar especial
cuidado a los números de NIT relacionados, centros de costos, impuestos y los conceptos correctos) y aprobado
por el Gerente de Línea de negocio y/o área correspondiente. Este deberá ser radicada en la recepción con
todos sus soportes originales y las aprobaciones, para el caso de las compañías 134-420-421 y para la Co 534 se
debe radicar en el área de Contratos y ofertas quien posterior a revisión radicará en el área de contabilidad.

A. Una vez se radique la legalización, la recepcionista envía el archivo Excel diligenciado a

causaciones. A partir de la fecha de radicación de la legalización con todos los soportes, finanzas
tendrá 15 días calendario como tiempo máximo para el pago.

B. Toda factura o cuenta de cobro deberá estar a nombre de la compañía con su respectivo NIT.

C. Si el gasto se realiza con una persona natural perteneciente al régimen simplificado y/o régimen
común, se deberá anexar el RUT (Registro Único Tributario). si este documento no está anexo los
gastos no serán reconocidos dado que constituyen un no deducible en los impuestos para la
compañía.

D. La fecha de los documentos soporte deben corresponder al periodo de realización del viaje, así
como a las ciudades de destino.

E. Los recibos de combustible (será indispensable la factura electrónica que expide la estación de
servicio con el número de placa y la cantidad de galones) y peajes deben indicar la fecha en que se
realizó la compra el servicio. Para los parqueaderos, se debe identificar la fecha y placa del vehículo.

Frente a los gastos de viaje, los plazos máximos para legalizarlos están sujetos al calendario de cierre contable
que es publicado mensualmente, mismo que incluye la fecha específica para recepción de legalización de gastos
de viaje. Es responsabilidad del Colaborador ser diligente con la entrega de estos soportes de legalización y
revisar las fechas dispuestas para ello. En caso de que el viaje sea hecho posterior a las fechas de cierre
establecidas para un mes, deberá tener en cuenta las fechas del mes siguiente legalizando a brevedad una vez
terminado su viaje nacional o internacional.
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Si el colaborador no ha legalizado los gastos de sus 2 últimos viajes, no podrá realizar otros anticipos de viajes
hasta no cumplir con el requisito faltante. forma

La legalización de los gastos de viaje debe ser aprobada y firmada por el gerente de la línea y/o área, debe existir
una previa revisión del responsable en cada área garantizando el cumplimento de la política y los montos
establecidos para dichos gastos.

Los dineros no utilizados o no legalizados correctamente deben ser reintegrados a la cuenta bancaria de la
compañía y el soporte de dicha consignación se adjuntará a la legalización.

La legalización de gastos se debe presentar/ legalizar máximo al mes siguiente de concretado el viaje. Si luego de
trascurrido este tiempo se presenta alguna de las siguientes situaciones:

A. No se entrega a contabilidad el formato de legalización con sus soportes.

B. Algunos de los soportes no cumplen con los requisitos de Ley.
C. Queda un faltante en dinero por legalizar.
D. No se realizaron las retenciones del caso.

El valor pendiente de legalizar será descontando de la nómina del Colaborador en el mes correspondiente; Para
ello, el área de contabilidad procederá a enviar un listado de las personas y los valores al área de nómina para
ser descontados, previa notificación al Colaborador y/o jefe inmediato. Si transcurrido 30 días el Colaborador no
ha efectuado la legalización de los anticipos por gastos de viaje, el incumplimiento será informado al jefe
inmediato, Gerencia de RRHH y Gerencia Financiera, quienes de acuerdo con su competencia podrán tomar las
medidas disciplinarias correspondientes según los términos establecidos en la presente política, así como lo
indicado en el contrato de trabajo y reglamento interno de trabajo.

Las legalizaciones de gastos en moneda extranjera deben contener el valor en la moneda origen y su equivalente
en pesos como aparezca en el extracto o el equivalente con el tipo de cambio usado.

• Las reservas de tiquetes y transportes se realizan por medio del sistema definido por la Organización. El área
de compras, personal autorizado de cada Gerencia de línea y/o área a la cual pertenece el colaborador será el
encargado del respectivo trámite de acuerdo con las solicitudes. Procurando los costos más favorables para la
compañía, todos los colaboradores deberán realizar los requerimientos de transporte aéreo con mínimo cinco
días de antelación para viajes nacionales y ocho días para viajes internacionales.

• Para los boletos aéreos, se debe utilizar la clase económica para todos los vuelos, a menos que el vuelo sea de
más de 6 horas continuas en un solo vuelo. Otras opciones como Economy Plus, Business, o primera clase deben
ser aprobados por escrito por el Gerente / Supervisor o designado del Empleado.

• La solicitud del transporte terrestre para los trayectos entre la residencia del colaborador y/o oficina-
aeropuerto y viceversa debe realizarse en conjunto con la solicitud del viaje. De igual forma, se deben incluir en
la solicitud los desplazamientos terrestres a realizar con ocasión de viajes a plantas, sedes o proyectos por fuera
del área urbana. Siempre se debe priorizar el uso de la empresa de transporte con convenio con la compañía en
caso contrario se debe solicitar aprobación, se debe soportar la razón por la cual no se uso está y deberá
legalizarse a través de soportes de aplicaciones (Uber, Beat, Didi, Cabify, etc.) de no ser así, el Colaborador debe
demostrar que por la zona no aplica el requerimiento anterior.
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• Los colaboradores, sin importar el nivel jerárquico, deben hospedarse en los hoteles con los cuales la
Organización tiene establecidos convenios corporativos o elegir un hospedaje que cumpla con la tarifa de gasto
establecida para este rubro. Se debe informar, al momento de realizar la solicitud del viaje, los requerimientos
de alojamiento, los cuales serán suministrados de acuerdo con estos convenios, la tarifa máxima a pagar y/o la
disponibilidad de los inmuebles que de manera permanente tiene rentada la compañía. Estas 3 opciones según
sea el caso y aplique a cada línea de negocio.

• En los lugares donde la Organización tiene presencia se cuenta con convenios corporativos en hoteles de alto
nivel de cada ciudad. En aquellos sitios donde no exista convenios, el responsable de hacer la solicitud debe
escoger el alojamiento de acuerdo con las tarifas establecidas en los convenios corporativos.

• Los colaboradores de la Organización deben procurar programar sus reuniones de trabajo de tal manera que se
realicen durante un mismo día, con el fin de minimizar la estadía en hoteles.

• Se considerará como larga estadía aquellos viajes que superen los diez días. En estos casos, la compañía podrá
tomar la decisión de utilizar el servicio de apartahoteles.

• La Organización asume los siguientes gastos por servicios hoteleros:

I. Alojamiento.
II. Impuestos hoteleros.
III. IVA.
IV. Desayuno en hotel.

• Los gastos por servicios de lavandería se reconocen solo cuando la estadía es superior a cinco días en los cargos
como personal administrativo o contratistas y dos días para todos aquellos colaboradores operativos (tarifa
diaria Max. $20.000).

• Los servicios adicionales como minibar corren por cuenta del colaborador, quien debe cancelarlos
directamente en el hotel. La Organización no asume los gastos asociados a consumo de licores.

• La Organización se hace cargo de la alimentación de sus colaboradores durante los viajes de trabajo. La
alimentación (desayuno, almuerzo y cena) cuando son realizadas fuera del área de trabajo, debido a
requerimientos de viaje, o por trabajo extra, serán reembolsables, presentando los soportes correspondientes.
Las comidas no comerciales no son reembolsables. Los detalles del informe de gastos deben incluir el objetivo
comercial, (la descripción "Almuerzo de negocios" no será aceptado) ubicación, asistentes, nombre, firma y
fecha.
• La propina normal máxima se considera que es 10% a menos que el restaurante cobre una tarifa obligatoria
más alta. No se reembolsará ninguna propina pagada además de la propina normal. No se reembolsará ninguna
propina si no está anotada en la factura, cuando se anota manualmente, el Colaborador deberá colocar su firma
al lado.
• La tarifa nacional diaria por concepto de alimentación e hidratación es hasta un máximo de $65.000 diarios de
acuerdo con lo acordado con las gerencias de líneas de negocio conceptos de desayuno, almuerzo y cena para
viajes dentro ó a los alrededores de la ciudad está sujeto a aprobación de la gerencia de línea. El personal
administrativo también deberá alinearse a las tarifas establecidas, cualquier gasto no sujeto a estas tarifas
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deberá estar previamente aprobado por la Gerencia de línea de negocio y la Gerencia financiera y
administrativa.

• La tarifa internacional de alimentación sujeta a los precios de cada país y la aprobación de las gerencias
regionales sobre estos costos.

• Todos los consumos por alimentación deben estar soportados con la respectiva factura. Los valores que
sobrepasen las tarifas mencionadas anteriormente o que no tengan factura que lo soporten, serán cancelados
por cada colaborador y se descontarán en la nómina del mes siguiente a la legalización de los gastos (este punto
tendrá como excepción los viajes a zonas aledañas en donde no es posible obtener el documento equivalente).

• Como regla general a los Colaboradores, de manera individual, no les serán autorizados como
“Entertainment”, comidas o cenas a excepción de los gastos relacionados con reuniones de negocios, donde
están incluidos Colaboradores, accionistas, agentes o directores. Si el objetivo principal de la reunión es social,
no necesario para una transacción el negocio de la empresa, el gasto no será permitido ni reembolsado.

• En caso de que el colaborador necesite modificar o cancelar su reserva debe hacer el respectivo tramite en la
herramienta on-line de cada aerolínea disponible para ello o hacer la debida comunicación al departamento de
compras. informar oportunamente al responsable para que proceda con el trámite respectivo. Si un colaborador
no informa oportunamente o pierde el vuelo por razones distintas a su labor, deberá asumir los costos
generados por este evento, salvo que estas modificaciones se deban a requerimientos de la Organización y los
cambios queden plenamente justificados.

• Cuando el colaborador no requiera utilizar el hotel reservado o exista alguna modificación en la reservación,
debe informar al responsable de gestionar la solicitud, la cancelación o modificación requerida. En caso de no
hacer la gestión oportunamente, la compañía cobrará la factura al colaborador, salvo que estas modificaciones
se deban a requerimientos de la Organización y los cambios queden plenamente justificados. Si un Colaborador
permanece después del sábado por la noche innecesariamente, estos costos no serán asumidos por la empresa.
• El personal administrativo siempre debe dar prioridad al uso de hoteles con negociación previa por la
compañía.
• Para el personal operacional la tarifa máxima permitida por noche será de $80.000 a $150.000
• Para las líneas de BA y Proasem se deben consultar tarifas específicas de acuerdo a la operación (PTC-010 para
Proasem), en cualquier caso, contrario a lo establecido en estos anexos o la presente política debe tener
aprobación del Gerente de línea y Gerente administrativa y financiera.

• No es permitido la legalización por concepto de mantenimiento de vehículos, esto debe tener tratamiento de
negociación de proveedores, solo serán válidas las excepciones que tengan previa aprobación de la Gerencia
Administrativa y Financiera.
• Los Colaboradores que renten vehículos deberán tomar la opción más económica disponible de acuerdo con el
propósito del viaje de negocio que se realiza
• Todos los vehículos deben ser rentados con seguro contra robo, incendio, daños a terceros y accidentes; el
Colaborador deberá reportar número de placa del vehículo rentado. En el caso de accidentes automovilístico o
daños durante la renta del vehículo, el accidente deberá ser reportado al jefe inmediato, quien a su vez
informará al Gerente General, igualmente el funcionario implicado deberá complementar el reporte de
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accidente solicitado por la agencia arrendadora de vehículos y el formato de Intertek correspondiente (esto
aplica para la renta de vehículos ocasionales, los permanentes deben tener contrato de respaldo y cumplir con
otras características ya definidas por el área laboral).

El conductor designado será responsable por las multas que involucren un vehículo de la compañía o rentado.
Cuando se asigne un vehículo oficial de la empresa para realizar el viaje; deberá asegurarse de lo siguiente:

1. Se debe verificar certificado de manejo defensivo y licencia de conducción.

2. Antes de recibir el vehículo deberá verificar las condiciones físicas y funcionales, inspección visual de
interiores y exteriores (comunicar cualquier anomalía).
3. Los certificados actuales del seguro deberán estar siempre en el vehículo.
4. Todos los daños o accidentes deberán ser reportados al jefe inmediato y al gerente general.
5. Revisar y seguir instrucciones especificadas en el Certificado de Seguro en el caso de cualquier
accidente.
6. El manejo de vehículos de la Compañía bajo la influencia de drogas, alcohol o bajo medicación que
puede disminuir la capacidad queda estrictamente prohibido.
7. El uso de vehículos de la compañía para temas personales queda totalmente prohibido, en caso de
un accidente durante un viaje personal, entre semana o fin de semana, el pago de los daños
ocasionados al vehículo de la compañía como a terceros, será por cuenta del Colaborador involucrado.
8. Está prohibido movilizar personal ajeno a la empresa.

• Los siguientes gastos serán tenidos en cuenta en las legalizaciones de viajes:

Combustibles, transportes, pruebas COVID o similares requeridas para el viaje, hospedaje, manutención,
compras de gastos menores como es (des pinchadas de vehículos, lavado de vehículos, válvulas. Tubos, filtros,
envases, y demás compras menores para el buen cumplimiento en la prestación del servicio al cliente), Pago de
peajes, facturas y/o Recibos de estacionamiento, ya sea en el día o en la noche (incluyendo servicios de valet
parking si estos son necesarios), gastos de taxi para viajes en la ciudad, estos deben ser relacionados en el
formato de legalización, gastos de pasaporte en el caso de viajes al extranjero, cuotas de entrada y salida
migratorio.

• Los siguientes gastos No serán tenidos en cuenta:

Gastos de esposa o familia acompañando al Colaborador en el viaje a menos que se haya aprobado antes
cuando se trate de un evento patrocinado por la compañía, Viajes personales y entretenimiento, incluyendo
minibar, películas, paseos, etc., Los gastos de accesorios de oficina o computadora, software, trabajo temporal,
etc. debe ser facturado a la compañía y pagado a través del departamento financiero, cuando sea posible.
Cualquier compra para esta clase de artículos deben considerarse como excepciones y contar con la autorización
del jefe inmediato.
• Las membresías son permitidas solo cuando estén relacionados con el negocio (ejemplo ASTM, membresías de
asociaciones, etc.). Todos los costos por Membresías serán manejados a través de un FIN-014-CO “Reporte de
ingresos – egresos y reporte de gastos-provisiones” para su aprobación. Ningún gasto de membresía será
facturado directamente por el vendedor a la empresa.
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• Tarjetas corporativas: Solamente serán autorizadas tarjetas corporativas a Gerentes. El uso de la tarjeta
corporativa solamente está autorizado para propósitos de negocio, no para otros propósitos que incluye sin
estar limitado a gastos personales, y/o familiares. El uso de la tarjeta corporativa para propósitos diferentes a los
del negocio, es una violación al contrato de tarjeta corporativa de Intertek y posteriormente podrá ser
cancelada. Por lo tanto, esta tarjeta sólo es para Colaboradores responsables, esto de acuerdo con la “Política de
uso de tarjetas de crédito corporativas”.

7.3 DESPLAZAMIENTOS

Si por necesidades del servicio la Organización requiere que el colaborador se desplace de manera temporal a
otra sede, le reconocerá, durante el tiempo que dure la permanencia temporal, caducando las mismas en el
momento de retornar a su lugar de origen de trabajo, las siguientes condiciones:

• Gastos de alojamiento: La Organización reconoce los gastos de hotel o arrendamiento de vivienda causados
durante el tiempo que dure el desplazamiento temporal.

• Gastos de traslado: La Organización asigna al colaborador el medio de transporte a utilizar para su

desplazamiento. Cuando el traslado temporal sea superior a un (1) mes la Organización reconoce el
desplazamiento hasta por dos (2) veces al mes para desplazarse a su ciudad de residencia, siempre y cuando no
se vea afectado la misión del traslado temporal.

8.0 EQUIPOS, MATERIALES Y REACTIVOS

No aplica.

9.0 SEGURIDAD INDUSTRIAL

No aplica.

10.0 MEDIO AMBIENTE

No aplica.

11.0 ARCHIVO DE REGISTROS

Tiempo de Lugar de almacenamiento y

Registro Responsable
almacenamiento recuperación
FIN-005-CO
Gerentes de línea y/o Servidor finalizas y software
Legalización de tarjetas y/o 10 años
área contable
gastos
FIN-010-CO Servidor finalizas y software
Colaborador 10 años
Solicitud anticipo empleados contable
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FIN-014-CO Gerentes de líneas de

Reporte de ingresos- negocio/jefes de Servidor finalizas y software
10 años
egresos-reporte de gastos y operaciones/Coordina contable
provisiones dores

12.0 HISTORIAL DE CAMBIOS

Revisión Descripción del cambio Fecha Efectiva Elaborado Revisado Aprobado

00 Emisión del documento 2017-06-15 J. Oropeza J. Oropeza J. Oropeza
Se modifica de acuerdo con
01 2018-08-14 J. Montalvo J. Oropeza J. Oropeza
nueva imagen corporativa..
Se realizan actualizaciones de
acuerdo con las políticas del área
02 2019-02-28 Y. Gio D. Riaño D. Riaño
de finanzas ítems 5.0, 7.4.2, 7.13,
7.14, 7.15.2/3.
Se modifica todo el ítem
7.0 procedimiento estableciendo
nuevos lineamientos y se actualiza
03 2019-10-30 Y. Gio J. Oropeza D. Riaño
documentos de referencia.
Se cambia nombre del
procedimiento.
Se realiza cambio de nombre de
procedimiento
04 2021-08-06 K. Miranda J. Oropeza D. Riaño
Actualizando sus aspectos
generales.
Se realiza actualización de las
responsabilidades en su ítem 5.1 y
05 2021-10-27 Y. Gio J. Oropeza D. Riaño
5.2. se realiza ampliación del el
ítem 7.2.

13.0 ANEXOS

ÍTEM Nombre del documento No. de control

1 No aplica Anexo 1