Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar de la

Administración de Castilla y León

TEMA 5
 Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar TEMA 05 2
de la Administración de Castilla y León

ÍNDICE

1. ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA. ............................................................................................................ 3

1.1. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA .................................................................................. 3
1.2. EL MARCO NORMATIVO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA ......................................................... 4
1.2.1 El marco normativo de la administración electrónica en la Administración de la Comunidad de
Castilla y León. ....................................................................................................................................... 5

2. SEDE ELECTRÓNICA .................................................................................................................................. 7

2.1. CONCEPTO DE SEDE ELECTRÓNICA........................................................................................................ 7
2.2. LOS CONTENIDOS DE LA SEDE ELECTRÓNICA ........................................................................................ 8
2.3. EL PORTAL DE INTERNET ........................................................................................................................ 9

3. LOS SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN Y FIRMA. ..........................................................................................10

3.1. LOS CONCEPTOS DE IDENTIFICACIÓN Y FIRMA ................................................................................... 10
3.2. LOS SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN DE LOS INTERESADOS EN EL PROCEDIMIENTO ........................... 11
3.3. LOS SISTEMAS DE FIRMA ADMITIDOS POR LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS ................................ 12
3.4. SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN Y FIRMA DE LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS ................................ 13

4. EXPEDIENTE Y ARCHIVO ELECTRÓNICOS UNICO. .....................................................................................15

4.1. EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO ............................................................................................................. 15
4.2. EL ARCHIVO ELECTRÓNICO UNICO ...................................................................................................... 16

5. REGISTRO ELECTRÓNICO GENERAL. ........................................................................................................17

5.1. DEFINICIÓN DEL REGISTRO ELECTRÓNICO GENERAL .......................................................................... 17
5.2. FUNCIONES DEL REGISTRO ELECTRÓNICO GENERAL........................................................................... 18
5.3. EL REGISTRO ELECTRÓNICO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNIDAD DE CASTILLA Y LEÓN ...... 19

6. COPIA AUTENTICA. .................................................................................................................................20

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LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA: SEDE

ELECTRÓNICA, SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN
Y FIRMA. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Y
ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO. REGISTRO
ELECTRÓNICO GENERAL. COPIA AUTENTICA.

La constante penetración de las nuevas tecnologías, el acceso a internet y el auge de la sociedad

de la información han supuesto un cambio fundamental en la manera de entender las relaciones entre la
Administración y los ciudadanos. Las Administraciones Públicas ya desde hace años comenzaron un
proceso de modernización, adoptando e invirtiendo en las herramientas necesarias para dar respuesta a
estas necesidades.

Es en este contexto en el que surge la administración electrónica. La “e-Administración” o

“Administración electrónica” hace referencia a la incorporación de las tecnologías de la información y las
comunicaciones en dos vertientes: desde un punto de vista intraorganizativo transformando las oficinas
tradicionales, convirtiendo la tramitación de los procedimientos en papel en procesos electrónicos, y
desde una perspectiva de las relaciones externas, habilitando la vía electrónica como un nuevo medio
para la relación con el ciudadano y las empresas.

1. ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA.
1.1. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

Hay muchas definiciones sobre administración electrónica, sin embargo, existe una unanimidad
en la definición dada por la Comisión Europea de la UE en su comunicación “The Role off eGovernment
for Europe´s Future (2003).

“La administración electrónica es el uso de las tecnologías de la Información y Comunicación (TIC)

en las AAPP, combinado con cambios organizativos y nuevas aptitudes, con el fin de mejorar los servicios
públicos y los procesos democráticos y reforzar el apoyo a las políticas públicas”.

Esta definición nos aporta, por un lado, los objetivos de la administración electrónica:

▪ Mejorar los servicios públicos

▪ Mejorar las políticas públicas
▪ Mejora de los procesos democráticos

Y los medios de los que disponemos para alcanzarlos son:

▪ El uso de las TIC

▪ Cambios organizativos
▪ Adquisición de nuevas habilidades en los empleados públicos
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Las principales ventajas que tiene la Administración electrónica vienen dadas por:

- Disponibilidad: Se puede interactuar con las organizaciones las 24 horas del día. No es necesario
ceñirse a un horario de oficinas, ni a días laborables.

- Facilidad de acceso: Ya no es necesario acudir a la oficina presencial de la organización para

realizar las gestiones, se puede hacer desde cualquier parte del mundo. Las oficinas están
disponibles para los usuarios en cualquier lugar.

- Ahorro de tiempo: Se puede realizar una gestión desde casa o desde cualquier otro sitio, sin la
necesidad de tener que desplazarse a la oficina presencial, esperar para ser atendido, etc.

1.2. EL MARCO NORMATIVO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común1, se propuso aprovechar las posibilidades de la informática en las
actividades administrativas. Mucho antes incluso, la Ley de Procedimiento Administrativo de 1958 avanzó
tales previsiones, teniendo presentes las rudimentarias técnicas de su momento histórico.

Por otra parte, hace más de una década se aprobó la Ley 11/2007, de 22 junio, de acceso
electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (en adelante LAESP)2, pero su desarrollo
reglamentario principal se demoró dos años, y otro más para la aprobación de normas tan necesarias
como los Reales Decretos de Seguridad e Interoperabilidad, cuyas instrucciones técnicas llegarían
después.

Si bien, la mencionada Ley 11/2007, de 22 de junio, estableció el derecho de los ciudadanos a

relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, así como la obligación de éstas de
dotarse de los medios y sistemas necesarios para que ese derecho pudiera ejercerse, era necesario
disponer de un instrumento jurídico que considerara la tramitación electrónica no como una forma
especial de gestión de los procedimientos, sino que debía constituirse como la actuación habitual de las
Administraciones Públicas. Este paso lo vino a dar la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento
Administrativo Común de las Administraciones Públicas (en adelante LPAC).

En el preámbulo de la LPAC se dice:

“…La tramitación electrónica no puede ser todavía una forma especial de gestión de los
procedimientos, sino que debe constituir la actuación habitual de las Administraciones. Porque una
Administración sin papel basada en un funcionamiento íntegramente electrónico no sólo sirve mejor a los
principios de eficacia y eficiencia, al ahorrar costes a ciudadanos y empresas, sino que también refuerza
las garantías de los interesados...”

Al mismo tiempo que la Ley 39/2015, de 1 de octubre, se aprobó también la Ley 40/2015, de 1
de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (en adelante LRJSP), que en materia de administración
electrónica se centra en el uso de las TIC en la vertiente intra, es decir, las actuaciones dentro de la
Administración.

1 Derogada por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones
Públicas.
2 Derogada por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones

Públicas.
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Las Leyes 39/2015 y 40/2015 asientan la utilización de medios electrónicos como una forma
habitual en el funcionamiento las Administraciones Públicas, lo que favorece la transformación digital de
las mismas. Varios aspectos de estas Leyes han sido desarrollados en el Real Decreto 203/2021, de 30 de
marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios
electrónicos.

1.2.1 El marco normativo de la administración electrónica en la Administración de

la Comunidad de Castilla y León.

Nuestra Administración viene desarrollando numerosas iniciativas para conseguir una

Administración cercana, transparente y accesible. La publicación de la Ley 2/2010, de 11 de marzo, de
Derechos de los Ciudadanos en sus relaciones con la Administración de la Comunidad de Castilla y León y
de Gestión Pública, incorporaba en su articulado los derechos reconocidos en la Ley 11/2007 (LAESP). En
este sentido el Título II de la Ley está dedicado a la gestión pública y a las medidas de modernización y
mejora de la Administración de la Comunidad Autónoma (modificado en algunos de sus artículos por la
Ley 2/2017, de 4 de julio de medidas tributarias y administrativas).

Con estos antecedentes se aprobó el 15 de febrero de 2013, el Decreto 7/2013, de 14 de febrero,

de utilización de medios electrónicos en la Administración de la Comunidad de Castilla y León (en vigor).
Su aprobación supuso dar soporte jurídico al conjunto de las actuaciones que ya se estaban realizando
desde el punto de vista técnico, además incorporaba de manera efectiva los derechos que la Ley 2/2010,
de 11 de marzo, y la 11/2007, de 22 de junio (entonces en vigor), otorgaban a los ciudadanos para
relacionarse con la Administración de la Comunidad de Castilla y León, a través de medios electrónicos.

En este Decreto 7/2013, de 14 de febrero, se establecen además las condiciones necesarias para
la definición y coordinación de las políticas de la Junta de Castilla León, en los ámbitos de las tecnologías
de la información y comunicaciones, y de la modernización y mejora administrativa, adoptando soluciones
corporativas con plataformas, sistemas, módulos o elementos funcionales, que integrados conjuntamente
redundarán en una eficacia y eficiencia de los servicios públicos.

Para la consecución de estos objetivos, este Decreto 7/2013 establece las siguientes medidas y
soluciones:

Política de seguridad y protección de datos.

Reutilización de sistemas de información y transferencia de tecnología

Sede electrónica.

Tablón de Anuncios electrónico

Sistema de sello electrónico.

Sistema de Código Seguro de Verificación como sistema de firma.

Firma electrónica de autoridades y personal al servicio de la Administración de la Comunidad de Castilla

y León.

Identificación electrónica de los ciudadanos.

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Registro electrónico de representantes.

Identificación y autenticación de ciudadanos por personal funcionario.

Registro electrónico.

Comunicaciones y notificaciones electrónicas.

Expedición de copias electrónicas.

Archivo electrónico: Depósito de Originales Electrónicos.

Acceso de las personas interesadas al estado de la tramitación de los procedimientos gestionados

electrónicamente.

Herramientas para la gestión electrónica de los expedientes

Más recientemente, hay que destacar varios Acuerdos que han contribuido al impulso de la
administración electrónica, teniendo especial incidencia en todo lo referente a su implantación:

➢ El Acuerdo de 25 de marzo de 2021, de la Junta de Castilla y León, por el que se aprueban medidas
para la efectiva aplicación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo
común de las administraciones públicas, en cuanto a la implantación y uso de medios
electrónicos en la Administración de la Comunidad de Castilla y León:

o Inclusión de todos los procedimientos catalogados en el Inventario Automatizado de

Procedimientos Administrativos (IAPA) en la sede electrónica y situarlos a nivel 3 y 4 de
tramitación electrónica.
o Implantación y uso efectivo de la plataforma de intermediación (SUFO) en todos los
procedimientos.
o Generalización del uso de la firma digital y del portafirmas electrónico por los titulares
de órganos superiores y directivos, y por los empleados públicos.
o Generalización del uso de las comunicaciones interiores electrónicas (HERMES).
o Generalización del nuevo módulo de notificaciones electrónicas (NOTI) e implantación
progresiva en las aplicaciones.
o Implantación del proyecto ELI.
o Gestión delegada de permisos de acceso a aplicaciones
o Implantación de IAPA 2
o Implantación del Registro Electrónico de Apoderamientos (REA).
o Formularios Web.
o Uso de Cl@ve como medida de identificación, autenticación y firma en la nube del
ciudadano en los procedimientos y servicios de la Administración Autonómica, y como
complemento a la firma electrónica basada en certificados instalados localmente.
o Aplicación para la asistencia electrónica al ciudadano por las oficinas de asistencia en
materia de registro de la Administración de la Comunidad de Castilla y León.
o Registro común de aplicaciones para dispositivos móviles de la Administración de la
Comunidad de Castilla y León.
o Punto único de información de estados de tramitación.
o Implantación del Archivo Electrónico Único.
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2. SEDE ELECTRÓNICA
2.1. CONCEPTO DE SEDE ELECTRÓNICA

Una de las novedades que introdujo la LAESP consistió en el establecimiento de un régimen

jurídico específico para la oficina virtual de las Administraciones Públicas, que se denominó sede
electrónica. Testigo que ha sido recogido en las disposiciones contenidas en la Ley 40/2015, de 1 de
octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (LRJSP).

La LRJSP, se refiere a ella como (Artículo 38):

“La sede electrónica es aquella dirección electrónica, disponible para los ciudadanos a través de
redes de telecomunicaciones, cuya titularidad corresponde a una Administración Pública, o bien a una o
varias organismos públicos o entidades de derecho Público en el ejercicio de sus competencias.”

En efecto, la sede electrónica no es más que una prolongación de naturaleza virtual de las
tradicionales oficinas administrativas de atención a los ciudadanos.

Las principales diferencias entre ambas modalidades de oficinas administrativas radican, por un
lado, en la automatización de la actuación que se lleva a cabo por medios electrónicos, puesto que la
atención al ciudadanos no recae, por lo menos de forma directa, en el personal al servicio de las
Administraciones Públicas, sino en sistemas de información, aplicaciones, servidores y otros medios
informáticos; y, de otro lado, en que se ofrece la posibilidad de acceder a la información y los servicios
administrativos más allá de las limitaciones propias de las oficinas presenciales que tienen un horario
limitado.3

En este sentido, el art. 38 de la LRISP fija una serie de principios que habrán de ser observados
por las sedes electrónicas:

Transparencia, publicidad, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad,

neutralidad e interoperabilidad, identificación del órgano titular de la Sede y medios para la
formulación de quejas y sugerencias.

Se consagra por tanto el principio de responsabilidad del titular de la sede respecto a la

integridad, veracidad y actualización de la información y los servicios que contenga, y además las Sedes
electrónicas utilizarán para identificarse y garantizar una comunicación segura certificados reconocidos o
cualificados de autenticación de sitio web o medio equivalente.

En nuestro caso, la sede electrónica de la Administración de la Comunidad de Castilla y León está

disponible en la dirección https://www.tramitacastillayleon.jcyl.es.

3Javier Guillén Caramés. La administración electrónica: ¿Mito o realidad para los ciudadanos del siglo XXI? Centro
PwC & IE del Sector Público. 2010
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2.2. LOS CONTENIDOS DE LA SEDE ELECTRÓNICA

El Capítulo III del Decreto 7/2013, de 14 de febrero, de utilización de medios electrónicos en la

Administración de la Comunidad de Castilla y León (artículos 7 a 10), especifica los requisitos de la sede
electrónica, la responsabilidad de la información que se ofrece y los contenidos mínimos que forman parte
de esta, de tal manera que tiene que contener:

• Identificación de la sede y su titular.

• La relación actualizada de los servicios y trámites administrativos que pueden realizarse

por medios electrónicos.

• Información necesaria para la correcta utilización de la sede, incluyendo tanto el mapa

de la sede electrónica o información equivalente, así como la inclusión de aviso legal, si
procede, sobre propiedad industrial e intelectual y jurisdicción competente.

• Fecha y hora oficial de la sede electrónica.

• La normativa de aplicación a la sede electrónica.

• Servicios de asesoramiento electrónico al usuario, de acuerdo con lo que establezca la

normativa específica de información al ciudadano.

• Sistema de verificación de los certificados de sede, que estará accesible de forma directa
y gratuita.

• Relación de sistemas de firma electrónica que sean admitidos en la sede electrónica.

• Servicio de verificación de sellos electrónicos empleados en el ámbito de esta

Administración.

• Servicio de comprobación de autenticidad e integridad de los documentos electrónicos

empleados por la Administración de la Comunidad de Castilla y León, así como el acceso
al Depósito de Originales Electrónicos.

• Medios disponibles para la formulación de quejas y sugerencias.

• Acceso al «Boletín Oficial de Castilla y León».

• Acceso al Catálogo de simplificación documental.

• Buzón electrónico del ciudadano.

• Acceso al Tablón de anuncios electrónico.

• Acceso al servicio de información sobre la fase o trámite en la que se encuentran los

procedimientos electrónicos tramitados por la Administración de la Comunidad de
Castilla y León.

• Perfil de Contratante

En relación con los contenidos de la sede, nuestra Administración se ha adaptado a lo regulado sobre la
misma en la LPAC, incorporando otros apartados como:
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• Un directorio geográfico de las oficinas de asistencia en materia de registro más próxima a su

domicilio (disposición adicional cuarta de la LPAC)
• Códigos de identificación de las unidades administrativas (artículo 66 de la LPAC)
• Calendario de días inhábiles (artículo 31 de la LPAC)

Mención destacada merece el artículo 8 del Decreto 7/2013, de 14 de febrero, de utilización de

medios electrónicos en la Administración de la Comunidad de Castilla y León, respecto a la responsabilidad
de los contenidos publicados en la Sede:

“1. Dentro del ámbito de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, las consejerías,
organismos autónomos y entes públicos de derecho privado, éstos últimos en cuanto ejerzan potestades
públicas, serán responsables, en el ámbito de sus respectivas competencias, de la veracidad y actualización
de los datos publicados y de los servicios que incluyan información sobre el estado de tramitación de los
procedimientos puestos a disposición de los ciudadanos en la sede electrónica.

2.- En el caso de que la sede electrónica de la Administración de la Comunidad de Castilla y León

contenga un enlace o vínculo a una sede electrónica cuya titularidad corresponde a otra administración
pública, esta última será la responsable de la integridad, veracidad y actualización de la información a la
que se acceda.”

Por tanto, una sede electrónica es un sitio web que está a disposición de la ciudadanía en internet
y del cual es titular una Administración Pública encargada de gestionarla, por medio de la cual se puede
acceder a la información, a los servicios y trámites electrónicos de una Administración en cualquier
momento y cualquier lugar, con las mismas garantías que si lo hicieran presencialmente.

2.3. EL PORTAL DE INTERNET

No debe confundirse sede electrónica con el portal de internet de cada una de las
Administraciones Públicas. El portal de internet está definido en el artículo 39 de la LRJSP:

“Se entiende por portal de internet el punto de acceso electrónico cuya titularidad corresponda a
una Administración Pública, organismo público o entidad de Derecho Público que permite el acceso a
través de internet a la información publicada y, en su caso, a la sede electrónica correspondiente”

Vista del Portal de internet de la Junta de Castilla y León.

https://www.jcyl.es/web/jcyl/Portada/es/Home/1246890364336/_/_/_
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Normalmente los portales de internet informan en sus avisos legales de textos parecidos al que figura en
nuestra página:

“A través de este portal, la Junta de Castilla y León pretende fomentar el acceso del público a la
información relativa a sus servicios e iniciativas y facilitar a los ciudadanos sus relaciones con la
Administración de la Comunidad de Castilla y León. Con carácter general, la información contenida en
este sitio web tiene únicamente carácter informativo. No obstante, en lo que se refiere a la sede
electrónica y, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 38.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, la
información contenida en la citada sede deberá ser integra, veraz y estar actualizada, derivando la
responsabilidad de la Administración de la Comunidad de Castilla y León en caso contrario. Además, los
documentos objeto de publicación oficial en el Boletín Oficial de la Comunidad de Castilla y León gozarán
de plena validez jurídica, garantizándose su autenticidad a través de la página web oficial ubicada en la
sede electrónica de la Administración de la Comunidad de Castilla y León”

Por tanto, dadas las características de ambas herramientas, la información contenida en la Sede
Electrónica podría ocasionar responsabilidad para la Administración Pública titular de la misma si no fuera
veraz, íntegra y actualizada, no ocurriendo lo mismo con respecto al portal de internet de cada
Administración, puesto que esa responsabilidad no existe de cara a las información o servicios contenidos
en el mismo.

3. LOS SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN Y FIRMA.

3.1. LOS CONCEPTOS DE IDENTIFICACIÓN Y FIRMA

La identificación, en términos jurídicos, puede definirse como la acreditación de la personalidad del

interviniente. En cambio, la firma no consiste únicamente en una constatación de tal personalidad sino
en la acreditación fehaciente de la voluntad manifestada como atribuible a un sujeto particular. Si bien
entrañan conceptos diversos, lo cierto es que la firma lleva en buena lógica la identificación del
interesado.4 De hecho el artículo 10.5 de la LPAC especifica lo siguiente:

“Cuando los interesados utilicen un sistema de firma de los previstos en este artículo, su identidad se
entenderá ya acreditada mediante el propio acto de la firma.”

La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a un
documento electrónico y cuyas funciones básicas son:

▪ Identificar al firmante de manera inequívoca.

▪ Asegurar la integridad del documento firmado.

4 Economic & Jurist. Artículos Jurídicos

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▪ Asegurar el no repudio del documento firmado. Los datos que utiliza el firmante para realizar la
firma son únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente, no puede decir que no ha firmado el
documento.

Con el término identificación se hace referencia a la comprobación de la identidad del firmante,

mientras que la firma se relaciona con el documento, que en el caso de documentos emitidos por las
AA.PP. se asocia al ejercicio de la competencia del órgano actuante.

La firma electrónica, entendida en sentido amplio, cumple ambas exigencias:

• Queda comprobado que el firmante electrónico es quien dice ser,

• y se constata que su voluntad es la plasmada en el documento electrónico.

De este modo, en función del concreto tipo de operación que desee realizarse por medios
electrónicos, se necesitará mostrar la identidad o, además, autenticar la voluntad mediante la firma
electrónica.

Esta diferencia será necesariamente uno de los criterios que se tengan en cuenta a la hora de
determinar el tipo de sistema de identificación y firma exigibles en cada procedimiento o trámite
concreto. Desde la perspectiva del acceso a las Administraciones Públicas, no es lo mismo que para la
sustanciación del trámite simplemente se necesite conocer la identidad de quien quiere realizarlo, a que
sea preciso, además, manifestar la propia voluntad. La razón de la diferenciación radica en permitir a las
Administraciones una mayor flexibilidad a la hora de determinar el nivel de seguridad que van a exigir
para la gestión del trámite o del procedimiento, en función de la entidad de este, y de las consecuencias
que puedan derivarse, todo ello en aplicación del principio de proporcionalidad.5

En esta línea, la propia Ley 39/2015, de 1 de octubre, establece en su artículo 11 que con carácter
general será suficiente identificarse, pero se requerirá el uso obligatorio de la firma para:

▪ Formular solicitudes.
▪ Presentar declaraciones responsables o comunicaciones.
▪ Interponer recursos.
▪ Desistir de acciones.
▪ Renunciar a derechos.

3.2. LOS SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN DE LOS INTERESADOS EN EL

PROCEDIMIENTO

Con la publicación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de

las Administraciones Públicas, se introduce como dijimos anteriormente una de las novedades más
importantes en esta materia: la separación entre identificación y firma electrónica.

5
Isaac Martín. Algunos aspectos problemáticos de la nueva regulación del uso de los medios electrónicos por las
administraciones públicas. Universidad de Castilla-la Mancha
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Examinaremos a continuación las principales cuestiones al respecto abordadas por la LPAC, con
inclusión de los detalles que los interesados necesitan para sus relaciones electrónicas con la
Administración.

La identificación y firma de los interesados en el procedimiento administrativo se regula en los

artículos 9 al 12 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

La LPAC estable en su artículo 9.1 la obligación de las Administraciones Públicas de verificar la

identidad de las personas interesadas en el procedimiento administrativo. Para ello se comprobará el
nombre, apellidos o denominación o razón social que conste en el DNI o documento identificativo
equivalente.

Cada Administración Pública determinará qué sistema de identificación electrónica admite de entre
los siguientes: (Art. 9.2)

a) Sistemas basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica expedidos por

prestadores incluidos en la ‘‘Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación’’.

b) Sistemas basados en certificados electrónicos cualificados de sello electrónico expedidos por

prestadores incluidos en la ‘‘Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación’’.

c) Cualquier otro sistema que las Administraciones públicas consideren válido en los términos y
condiciones que se establezca, siempre que cuenten con un registro previo como usuario que permita
garantizar su identidad y previa comunicación a la Secretaría General de Administración Digital del
Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. Esta comunicación vendrá acompañada de
una declaración responsable de que se cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa
vigente. De forma previa a la eficacia jurídica del sistema, habrán de transcurrir dos meses desde dicha
comunicación, durante los cuales el órgano estatal competente por motivos de seguridad pública podrá
acudir a la vía jurisdiccional, previo informe vinculante de la Secretaría de Estado de Seguridad, que deberá
emitir en el plazo de diez días desde su solicitud.

Aunque cada Administración pude determinar qué sistema de identificación admite, siempre deberá
garantizar la utilización de uno de los sistemas previstos en las letras a) y b), aun cuando se admita para
ese mismo procedimiento alguno de los dispuestos en la letra c).

3.3. LOS SISTEMAS DE FIRMA ADMITIDOS POR LAS ADMINISTRACIONES

PÚBLICAS

En el artículo 10 de la LPAC se recogen los sistemas de firma electrónica, los cuales conllevarán la
autenticación de los interesados, es decir, la acreditación de la voluntad y consentimiento de estos,
además de la inalterabilidad e integridad del documento que se esté firmando.

En general, bastará con identificarse ante la Administración, no obstante, si se quiere llevar a cabo
determinadas gestiones o trámites se exigirá la firma electrónica (artículo 11 LPAC), puesto que hay
actuaciones que requieren una mayor exigencia desde la perspectiva de la seguridad técnica y jurídica.
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A efectos de firma se considerarán válidos los siguientes sistemas (art. 10 LPAC):

a) Sistemas de firma electrónica cualificada y avanzada basados en certificados electrónicos

cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la ‘‘Lista de confianza de
prestadores de servicios de certificación’’.

b) Sistemas de sello electrónico cualificado y de sello electrónico avanzado basados en certificados

electrónicos cualificados de sello electrónico expedidos por prestador incluido en la ‘‘Lista de confianza de
prestadores de servicios de certificación’’.

c) Cualquier otro sistema que las Administraciones públicas consideren válido en los términos y
condiciones que se establezca, siempre que cuenten con un registro previo como usuario que permita
garantizar su identidad y previa comunicación a la Secretaría General de Administración Digital del
Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. Esta comunicación vendrá acompañada de
una declaración responsable de que se cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa
vigente. De forma previa a la eficacia jurídica del sistema, habrán de transcurrir dos meses desde dicha
comunicación, durante los cuales el órgano estatal competente por motivos de seguridad pública podrá
acudir a la vía jurisdiccional, previo informe vinculante de la Secretaría de Estado de Seguridad, que deberá
emitir en el plazo de diez días desde su solicitud.

Al igual que ocurría con la identificación, cada Administración pude determinar qué sistema de firma
admite, aunque siempre deberá garantizar la utilización de uno de los sistemas previstos en las letras a) y
b) para todos los procedimientos en todos sus trámites. Adicionalmente se podrá permitir alguno de los
contemplados en la letra c).

Además, la LPAC establece una obligación adicional en materia de identificación y firma electrónica
en el procedimiento de aquellos interesados que, por no venir obligados a relacionarse por medios
electrónicos, carezcan de medios para ello. En este caso, la Ley prevé que su identificación o firma
electrónica en el procedimiento administrativo pueda ser válidamente realizada por un funcionario
público mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado para ello. (Artículo. 12). 6

Y de ahí nace la siguiente obligación: Mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente,
donde constarán los funcionarios habilitados. Estos registros o sistemas deberán ser plenamente
interoperables y estar interconectados con los de las restantes Administraciones Públicas, a los efectos
de comprobar la validez de las citadas habilitaciones. En ellos, al menos, constarán los funcionarios que
presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros. (Artículo. 12 LPAC).

3.4. SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN Y FIRMA DE LAS ADMINISTRACIONES

PÚBLICAS

Los diferentes sistemas de identificación y firma electrónica de las Administraciones se recogen en

la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Púbico. En dicha Ley se regula entre otros

6 En este caso, será necesario que el interesado que carezca de los medios electrónicos necesarios se identifique
ante el funcionario y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para
los casos de discrepancia o litigio.
Los funcionarios habilitados también lo estarán para la presentación de solicitudes a través del registro electrónico
general y obtención de copias auténticas.
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aspectos, el funcionamiento interno de cada Administración, y de las relaciones entre ellas, estableciendo
los principios generales de actuación y las técnicas de relación entre los distintos sujetos públicos.

Para el tema que nos ocupa el artículo 3 hace una mención expresa al principio general de actuación
por el que tienen que regirse las Administraciones Públicas:

“Las Administraciones Públicas se relacionarán entre sí y con sus órganos, organismos públicos y
entidades vinculados o dependientes a través de medios electrónicos, que aseguren la interoperabilidad y
seguridad de los sistemas y soluciones adoptadas por cada una de ellas, garantizarán la protección de los
datos de carácter personal, y facilitarán preferentemente la prestación conjunta de servicios a los
interesados”

Para hacer posible esas relaciones electrónicas, al igual que ocurría con los interesados, las
Administraciones deben disponer de medios para identificar y firmar las actuaciones y documentos que
de ella emanen. (Artículos 40 a 45 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre).

Sistemas de identificación de las Administraciones Públicas

• Un sello electrónico basado en un certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna los
requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica. Estos certificados electrónicos incluirán el
número de identificación fiscal y la denominación correspondiente, así como, en su caso, la identidad
de la persona titular en el caso de los sellos electrónicos de órganos administrativos7

Sistemas de firma de las Administraciones Públicas

• Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada8 indicándose el órgano

que debe ser considerado responsable a efectos de impugnación. En el ejercicio de la competencia
en la actuación administrativa automatizada, cada Administración Pública podrá determinar los
supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma:

o Sello electrónico de Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de

derecho público.
o Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano, organismo
público o entidad de Derecho Público9

7 La relación de sellos electrónicos utilizados por cada Administración Pública, incluyendo las características de los
certificados electrónicos y los prestadores que los expiden, deberá ser pública y accesible por medios electrónicos.
Además, cada Administración Pública adoptará las medidas adecuadas para facilitar la verificación de sus sellos
electrónicos.
8Se entiende por actuación administrativa automatizada, cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través
de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo, y en la que
no haya intervenido de forma directa un empleado público.

9 El código seguro de verificación permite la comprobación del documento en la sede electrónica de la administración,

órgano o entidad correspondiente. Es útil tanto para la administración como para el ciudadano. Es un código que
aparece en los documentos emanados de la Administración Pública y firmados electrónicamente. Para comprobar la
validez hay que entrar en la Sede Electrónica del Organismo correspondiente.
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de la Administración de Castilla y León

▪ Firma del personal a servicio de las Administraciones Públicas.10 La voluntad de la Administración

quedará acreditada mediante la firma electrónica del titular del órgano o del empleado público
competente.

Respecto a este último apartado el artículo 23 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que
se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos,
ha clarificado algunos aspectos de estos certificados, de tal manera que cuando el certificado de
empleado público se vaya a utilizar en actuaciones que afecten a información clasificada, a la
seguridad pública, a la defensa nacional o a otras actuaciones para cuya realización esté legalmente
justificado el anonimato, dichos certificados se llamarán “certificados electrónicos de empleado
público con número de identificación profesional”

Por otra parte, en el artículo 26.3 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, se especifica que documentos
no tienen que firmarse:

“No requerirán de firma electrónica, los documentos electrónicos emitidos por las Administraciones
Públicas que se publiquen con carácter meramente informativo, así como aquellos que no formen parte
de un expediente administrativo. En todo caso, será necesario identificar el origen de estos”

4. EXPEDIENTE Y ARCHIVO ELECTRÓNICOS UNICO.

4.1. EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

Toda resolución administrativa va precedida de un procedimiento administrativo, siendo el

procedimiento administrativo el conjunto ordenado de trámites y actuaciones formalmente realizadas,
según el cauce legalmente previsto, para dictar un acto administrativo o expresar la voluntad de la
Administración.

Por tanto, todo procedimiento debe finalizar, como regla general, con una resolución tal y como así
se reconoce implícitamente en el artículo 21.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre (LPAC):

“La Administración está obligada a dictar resolución expresa y a notificarla en todos los
procedimientos cualquiera que sea su forma de iniciación”

Todo ello formará parte de lo que denominamos expediente administrativo. La LPAC, consciente de
la importancia de este, dedica un artículo específico en el capítulo relativo a la "Ordenación del
procedimiento". El artículo 70.1 de la LPAC entiende por expediente administrativo:

10Cada Administración Pública determinará los sistemas de firma electrónica que debe utilizar su personal, los cuales
podrán identificar de forma conjunta al titular del puesto de trabajo o cargo y a la Administración u órgano en la que
presta sus servicios. Por razones de seguridad pública los sistemas de firma electrónica podrán referirse sólo al
número de identificación profesional del empleado público.
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“El conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la

resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla”

Pero es que, además, de acuerdo con lo dispuesto en la LPAC, los expedientes tendrán formato
electrónico y se formarán mediante:

1. Índice numerado, cuando se remitan.

2. La agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos,

notificaciones y demás diligencias deban integrarlos.

3. Copia electrónica certificada de la resolución adoptada.

La LPAC además de indicar que documentos y actuaciones forman parte del expediente
administrativo, establece que no formará parte del expediente administrativo (Art. 70. 4):

"…la información que tenga carácter auxiliar o de apoyo, como la contenida en aplicaciones,
ficheros y bases de datos informáticas, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e
informes internos o entre órganos o entidades administrativas, así como los juicios de valor emitidos por
las Administraciones Públicas",
Pero añade:

"salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución

administrativa que ponga fin al procedimiento".

De la lectura del artículo 70 se desprende, por tanto, qué forma parte del expediente electrónico,
pero además la LPAC hace referencia en diferentes artículos a otros documentos que también deben
integrarse en el citado expediente electrónico:

Artículo 5.5: (...) deberá incorporar al expediente administrativo la condición de representante y de

los poderes que tiene reconocidos en dicho momento.

Artículo 16.5: Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas,
(...) para su incorporación al expediente administrativo electrónico...

Artículo 27.4: Asimismo, las Administraciones Públicas estarán obligadas a expedir copias auténticas
electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a
un expediente administrativo.

4.2. EL ARCHIVO ELECTRÓNICO UNICO

Este mandato ha sido recogido por las leyes de Procedimiento Administrativo Común (LPAC) y de
Régimen jurídico del Sector Público (LRJSP), que establecen entre otros objetivos, la existencia de un
archivo electrónico único para cada Administración Pública, y la necesidad de conservar los documentos
electrónicos.

El archivo electrónico único de cada Administración es el conjunto de sistemas y servicios que

sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos, así como de
otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los procedimientos
administrativos o actuaciones correspondientes.
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de la Administración de Castilla y León

De esta manera el archivo electrónico de documentos en las Administraciones Públicas deberá

responder al mandato legal del qué se archiva —documentos y expedientes administrativos electrónicos
definitivos, cerrados y creados de conformidad con el Esquema Nacional de Interoperabilidad— y del
cómo se conserva y gestiona lo que se archiva, a partir de las directrices aprobadas en la Política de gestión
de documentos de cada organismo o Administración pública, en cumplimiento de la Norma Técnica de
Interoperabilidad de Política de gestión de documentos.11

En nuestra Administración el archivo electrónico de documentos está regulado en el artículo 40 del

Decreto 7/2013, de 14 de febrero, de utilización de medios electrónicos, especificándose lo siguiente:

“…la Administración de la Comunidad de Castilla y León deberá conservar en el Depósito de Originales

Electrónicos todos los documentos electrónicos utilizados en actuaciones administrativas que formen
parte de un expediente administrativo, así como aquellos otros que no formando parte de un expediente
tengan valor probatorio de las relaciones entre los ciudadanos y la Administración.

2. El Depósito de Originales Electrónicos12 que será único para toda la Administración de la

Comunidad de Castilla y León, garantizará la calidad y protección de los documentos almacenados, así
como su integridad, disponibilidad y conservación en el tiempo”

Para poder acceder al DOE se deberá tener en cuenta todo lo relativo a la legislación de protección
de datos, asegurando la identificación de los usuarios y el control de los accesos.

5. REGISTRO ELECTRÓNICO GENERAL.

5.1. DEFINICIÓN DEL REGISTRO ELECTRÓNICO GENERAL

El art.16.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre concreta la obligación de cada Administración de

disponer de un Registro Electrónico General.

“Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el

correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano
administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos. También se podrán anotar
en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.”

Los Organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración podrán disponer de su

propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General
de la Administración de la que depende.

El Registro Electrónico General de cada Administración funcionará como un portal que facilitará el
acceso a los registros electrónicos de cada Organismo...”

Por otra parte, se especifica que la creación de los registros electrónicos deberá cumplir una serie de
garantías y medidas de seguridad:

“… cumplirán con las garantías y medidas de seguridad previstas en la legislación en materia de

protección de datos de carácter personal”.

En cierta manera, si la creación de un registro electrónico general es obligatorio para todas las
AA.PP. los registros presenciales como los veníamos entiendo hasta ahora, desaparecerían. Sin embargo,

11 Rosa Martín Rey “El archivo electrónico: concepción e implantación”

12 En abreviatura DOE
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de la Administración de Castilla y León

lo cierto es que, dado que no todos los ciudadanos están obligados a relacionarse electrónicamente con
la Administración, no puede consumarse estrictamente esa desaparición, si no que las tradicionales
oficinas de registros presenciales vienen a ser sustituidas por las oficinas de asistencia en materia de
registros, donde se digitalizan los documentos que presentan los ciudadanos para incorporarlos al
expediente una vez registrados; por tanto, la Administración ya no se queda con los papeles que se
presentan (salvo excepciones). En este sentido el artículo 16.5 de la LPA nos dice:

“ Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser
digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 y demás normativa aplicable, por la oficina de
asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente
administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos
en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte
obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de
digitalización.

Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de presentar

determinados documentos por medios electrónicos para ciertos procedimientos y colectivos de personas
físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede
acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios” 13

5.2. FUNCIONES DEL REGISTRO ELECTRÓNICO GENERAL

A lo largo del artículo 16 de la LPAC se establecen cuáles son las funciones del registro electrónico:

▪ Anotación del correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba
en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a
éstos. También se podrán anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a
otros órganos o particulares.

▪ Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos,
e indicarán la fecha del día en que se produzcan. Concluido el trámite de registro, los documentos
serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes
desde el registro en que hubieran sido recibidas.

▪ Garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo

de su naturaleza, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano
administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su
caso, referencia al contenido del documento que se registra.

▪ Además, se emitirá automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del

documento de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada
de registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo acompañen,
que garantice la integridad y el no repudio de los mismos.

13 Relacionado con el artículo 14. Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las AA.PP. (LPAC)
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de la Administración de Castilla y León

▪ También, podrán hacerse efectivos mediante transferencia dirigida a la oficina pública

correspondiente cualesquiera cantidades que haya que satisfacer en el momento de la
presentación de documentos a las Administraciones Públicas, sin perjuicio de la posibilidad de su
abono por otros medios.

▪ Cuando se presenten documentos de manera presencial ante la Administración, estos deben ser
digitalizados por la oficina de asistencia en materia de registro en la que hayan sido presentados,
devolviéndose los originales al interesado, salvo excepciones (cuando una norma determine la
custodia por parte de la Administración de los documentos presentados, o cuando se trata de
documentos u otros objetos en los que sea imposible su digitalización).

▪ No se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo régimen

especial establezca otra forma de presentación.

5.3. EL REGISTRO ELECTRÓNICO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNIDAD

DE CASTILLA Y LEÓN

En nuestra Administración la primera referencia a la transmisión por medios electrónicos y

telemáticos de documentos la encontramos en el Decreto 2/2003, de 2 de enero, por el que se regulan
los servicios de información y atención al ciudadano y la función de registro (derogado por el Decreto
13/2021, de 20 de mayo, por el que se regulan las oficinas de asistencia en materia de registros de la
Administración de la Comunidad de Castilla y León.)

Por otra parte, el Decreto 7/2013, de 14 de febrero, de utilización de medios electrónicos en la

Administración de la Comunidad de Castilla y León, supuso también un primer intento de regulación para
la presentación de documentación ante la Administración mediante un canal plenamente electrónico,
permitiendo la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del año durante las
veinticuatro horas del día.

En la actualidad cualquier ciudadano puede remitir electrónicamente documentación a nuestra

Administración con las garantías que se han expuesto en los apartados anteriores, bien entrando en
nuestra Sede electrónica y seleccionando el trámite que le interese a través del registro electrónico de
nuestra Administración, o bien desde el Punto de Acceso General del Estado (P.A.G.E), a través del
Registro Electrónico General en el que va poder rellenar una instancia general que remitirá directamente
al organismo que quiera de la Junta de Castilla y León mediante el Sistema de Interconexión de registros
(S.I.R.) de la Administración General del Estado.

Además, la publicación del Decreto 13/2021, de 20 de mayo, por el que se regulan las oficinas de
asistencia en materia de registros de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, ha supuesto
pasar de las conocidas tradicionalmente como oficinas de información y registro, a un nuevo modelo de
oficinas de asistencia en materia de registros, enfatizando su servicio de ayuda a las personas que lo
necesiten en el uso de medios electrónicos en sus relaciones con la Administración, digitalizando la
documentación que los ciudadanos presenten para su remisión tanto a la propia Administración como a
otras Administraciones Públicas mediante la aplicación SIRCYL que da soporte al Sistema de Registro Único
de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, y que permite además la transmisión electrónica
de los asientos registrales y de los documentos que se presenten en soporte papel.
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de la Administración de Castilla y León

Por otra parte, siguiendo con lo dispuesto en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento
Administrativo Común de las Administraciones Públicas, estas oficinas cuentan también con las funciones
de inscripción de apoderamientos apud acta mediante comparecencia personal, o la posibilidad de recibir
una notificación o comunicación electrónica cuando comparezcan de forma espontánea en la oficina y
soliciten la comunicación o notificación personal en ese momento.

6. COPIA AUTENTICA.
En sentido estricto, una copia es el duplicado de un objeto, resultado de un proceso de reproducción.
En el ámbito administrativo una copia auténtica es un nuevo documento expedido por una organización
con competencias para ello, con valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documenta,
equivalente por tanto al documento original.

La copia auténtica acredita la autenticidad de la copia desde la perspectiva de su identidad con el

original, y tiene efectos certificantes en cuanto que garantiza la autenticidad de los datos contenidos.
Teniendo en cuenta lo expuesto, la administración electrónica ha dejado atrás una figura muy
arraigada en la gestión administrativa como era la compulsa. A cambio ha introducido la figura de la copia
auténtica, determinando que esta tiene la misma validez que el original si se realiza partiendo de un
original o de otra copia auténtica.

En el artículo 27 y 28 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, se regula el régimen de validez y eficacia de

las copias, se definen los requisitos necesarios para que una copia sea auténtica, las características que
deben reunir los documentos emitidos por las Administraciones Públicas para ser considerados válidos,
así como los que deben aportar los interesados al procedimiento.

El artículo 27.2 de la LPAC establece que copias tienen la consideración de auténticas:

“Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado

las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones
Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.

Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales”.

De la lectura de los primeros apartados del artículo 27 se desprende que:

▪ Las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las
restantes Administraciones.
▪ Cada Administración Pública determinará los órganos que tengan atribuidas las
competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos
administrativos o privados.
▪ Se podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación
administrativa automatizada.
▪ Se considera copia auténtica de un documento público administrativo o privado aquella que
se realice, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las
Administraciones Públicas, pero siempre garantizando la identidad del órgano que ha
realizado la copia y su contenido.

Requisitos de las copias auténticas (Art. 27.3 LPAC):

Para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en papel, y por tanto su carácter
de copias auténticas, las Administraciones Públicas deberán ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional
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de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo, así como a
las siguientes reglas:

“a) Las copias electrónicas de un documento electrónico original o de una copia electrónica auténtica,
con o sin cambio de formato, deberán incluir los metadatos 14 que acrediten su condición de copia y
que se visualicen al consultar el documento.

b) Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico

susceptible de digitalización15, requerirán que el documento haya sido digitalizado y deberán incluir
los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.

c) Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las mismas figure la
condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de
verificación16, que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos
electrónicos del órgano u Organismo público emisor.

d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionarán
mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre en poder de la
Administración o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia auténtica del
documento original.

A estos efectos, las Administraciones harán públicos, a través de la sede electrónica correspondiente,
los códigos seguros de verificación u otro sistema de verificación utilizado.”

Además, el artículo 27.4 de la LPAC, establece el régimen jurídico sobre la emisión por las AA.PP.
de las copias de documentos, así desde la perspectiva de los derechos de los ciudadanos en sus
relaciones con la Administración establece:

“los interesados podrán solicitar, en cualquier momento, la expedición de copias auténticas de

los documentos públicos administrativos que hayan sido válidamente emitidos por las
Administraciones Públicas...”

Asimismo, las Administraciones Públicas estarán obligadas a expedir copias auténticas

electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a
incorporar a un expediente administrativo.”

Aclarando el apartado 1 de dicho artículo 27, que las copias auténticas realizadas por una
Administración Pública tendrán validez en las restantes Administraciones.

14 El ANEXO. Glosario de términos del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional
de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica define el Metadato de gestión de documentos
como “Información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo
largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar,
autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean
gestionan, mantienen y utilizan.”

15Ladigitalización es un proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte
no electrónico, en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.

16 El Código Seguro de Verificación es un término que designa al código único que identifica a un documento
electrónico. Garantiza la integridad del documento mediante el cotejo en la sede electrónica del organismo que
generó dicho documento.
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de la Administración de Castilla y León

Por último, en el artículo 28 se establece además que con carácter general las Administraciones
Públicas no requerirán documentos ya aportados por los interesados, elaborados por las Administraciones
Públicas o documentos originales17, salvo las excepciones contempladas en la Ley.

Solo Excepcionalmente, por exigencias del procedimiento o porque existan dudas derivadas de la
calidad de la copia, las Administraciones podrán solicitar al interesado de manera motivada el cotejo de
las copias mediante a exhibición del documento original.

Todo lo expuesto nos lleva a la conclusión de que la figura de la copia auténtica es la que va a permitir
garantizar en gran medida la tramitación de un procedimiento electrónico, independientemente de que
el punto de partida tenga lugar con documentos en formato papel, puesto que como ya se apuntó al
principio del epígrafe los documentos tienen que ser electrónicos, y disponemos de los criterios
establecidos en la LPAC para dar validez a los cambios de formato, de papel a electrónico, o de electrónico
a papel.

17 Artículo 53. 1 c) (LPAC) Derechos del interesado en el procedimiento administrativo.

..”A no presentar documentos originales salvo que, de manera excepcional, la normativa reguladora aplicable
establezca lo contrario. En caso de que, excepcionalmente, deban presentar un documento original, tendrán derecho
a obtener una copia autenticada de éste.”
www.eclap.jcyl.es