OFIMATICA

OFIMATICA
La ofimática es el conjunto de métodos, aplicaciones y herramientas informáticas que se usan en

labores de oficina con el fin de perfeccionar, optimizar, mejorar el trabajo y operaciones
relacionados. La palabra ofimática es un acrónimo compuesto de la siguiente manera ofi
(oficina) y mática (informática).
Las herramientas o medios ofimáticos permiten idear, elaborar, ceder, guardar todas las
informaciones necesarias en una oficina. Las herramientas de ofimática son: procesamiento de
texto, base de datos, hojas de cálculo, programas de correo electrónico, suite ofimática,
calculadora, agendas, entre otros programas.
Asimismo, suite ofimática o paquete ofimático es la compilación o el conjunto de programas
informáticos que son de uso frecuente en las oficinas con el fin de editar textos, realizar
presentaciones, realizar cálculos, es decir, facilita el proceso y permite realizar un buen trabajo.
En la actualidad, el paquete ofimático más dominante en el mercado es el de Microsoft Office
que goza de sus propios formatos para cada uno de sus programas.
ESTRUCTURA DE LA OFIMATICA
La ofimática se compone de herramientas como computadores, impresoras, escáneres, teléfonos,
equipos de fax, paquetes, aplicaciones y más.
A continuación, se presentan los ejes de integración que la constituyen:
Integración horizontal
La integran la hoja de cálculo, bases de datos, agendas, gráficos y módulos de comunicación.
Integración vertical
Se ejemplifica mediante la interconexión entre un servidor donde reside la base de datos que se
está utilizando y un ordenador personal o PC en el que reside una hoja de cálculo que necesita
esos datos.
Integración humana
Proporciona herramientas útiles y prácticas para los trabajadores como: íconos, ventanas,
mensajes más significativos, ayudas, menús configurables por el usuario, menús auto
configurables y programas inteligentes que pueden evitar errores del usuario.
¿Para qué sirve la ofimática?

En referencia a lo anterior, podemos decir que la principal ventaja de la ofimática es que
nos ayuda a automatizar y optimizar las tareas habituales en una oficina. Además de
que, son las herramientas o medios ofimáticos nos permiten idear, elaborar, manipular y
transmitir la información.
Toda actividad que pueda realizarse de forma manual en un complejo de oficinas puede
hacerse con la ofimática de manera mucho más simple, rápida y mejor.
Por ejemplo, la comunicación interna o externa nos permite compartir de manera veloz
y eficiente, los informes que hoy podemos realizar con Excel de manera semiautomática
o automática, en cuestión de segundos.
En nuestro ejemplo, vemos que podríamos estar utilizando unas herramientas que tienen
mucho que ver con el software (programas, redes, etc.) y el hardware (computadora,
teléfonos y equipos), lo cual son efectos naturales que rodean a lo que es la ofimática en
sí.
HERRAMIENTAS DE OFIMATICA
Procesador de texto
Los procesadores de texto permiten redactar todo tipo de documentos con el teclado de un
ordenador o incluso desde un dispositivo móvil. Además, estos incluyen herramientas que
permiten modificar varios aspectos como el tamaño o la tipografía de la letra, el color, la
alineación del texto, aplicar un corrector ortográfico, etc.
Hojas de cálculo
Las hojas de cálculo son una de las herramientas ofimáticas más utilizadas del mundo.
Permiten organizar en tablas un gran volumen de datos, así como realizar todo tipo de cálculos
contables. También es posible crear gráficos a partir de los datos, utilizar complejas ecuaciones,
crear facturas y un sinfín de opciones más.
Presentación de diapositivas
Otra de las herramientas más utilizadas son las que permiten realizar presentaciones de
diapositivas de una forma sencilla. Estas incluyen un gran número de recursos gráficos que
permiten construir cualquier tipo de presentación.
Bases de datos
Las herramientas ofimáticas también han facilitado a los usuarios la creación de bases de datos.
Estos programas permiten agrupar datos de forma lógica, así como actualizarlos, eliminarlos o
modificarlos de manera fácil. Se puede decir que han democratizado el uso de bases de datos en
las oficinas, ya que reduce la complejidad de su creación y gestión a su mínima expresión.
Correo electrónico
El correo electrónico es también considerado como una herramienta ofimática. Sin duda, en la
actualidad, es algo vital para las empresas. Cada usuario dispone de su propia dirección y gestor
de emails, con el cual puede comunicarse con sus compañeros y clientes de forma casi
instantánea.
Calculadora
Aunque pueda parecer una herramienta menor, la calculadora es de gran utilidad en los trabajos
de oficina. Sea cual sea el sector, siempre hay algún tipo de cálculo que realizar. Por ello, tener
a mano una calculadora digital para realizarlos de manera rápida es de gran ayuda, ya que no
solo nos ahorra mucho tiempo, sino que también evita posibles fallos humanos.
Agenda o calendario
Por último, gracias a la agenda o calendario es posible organizar nuestro tiempo de una forma
fácil y eficiente: incluyen alertas, tareas compartidas, programación de reuniones o citas
laborales, etc. Además, permite sincronizarlos entre distintos dispositivos para así tener siempre
nuestro planning de trabajo a mano.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar la ofimática?
Una vez que se conoce de la ofimática qué es y para qué sirve es esencial conocer las ventajas
que proporciona a las empresas el uso de este tipo de herramientas. Así nos muestran
la automatización y optimación de las tareas habituales en una oficina, pudiendo aplicarse a
cualquier labor que previamente se hiciera de forma manual; se podrán automatizar dictados,
archivados, microfilmados, gestión de archivos, documentos, etc.
Además la ofimática web nos proporciona otros beneficios como la menor saturación del uso
del disco duro en el PC, debido a que la información se almacena en línea, permite modificar y
compartir los documentos en tiempo real y con varios usuarios.

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