Planeació n

La administración es una actividad que se divide en etapas que

conocemos como proceso administrativo, el cual contiene cuatro etapas:
planeación, organización, dirección y control. Comencemos hablando de la
planeación.

1. ¿Qué es la planeación?
La planeación es la primera etapa del proceso administrativo. Su finalidad
es anticipar el futuro y determinar las estrategias y líneas de acción
necesarias para el logro de las metas de una organización.

La planeación es importante en las empresas porque por medio de ella se

diseña una visión, se analiza el entorno de la organización y se
seleccionan estrategias y tácticas para lograr el objetivo general de la
empresa.

La planeación representa el inicio y la base del proceso administrativo Sin

esta, lo que se realice en la organización, dirección y control no tiene razón
de ser, dado que funcionaría sin haber determinado los resultados que
persigue todo organismo social y esto sería poner en peligro su futuro

La planeación determina qué quiere ser la empresa, dónde se va

establecer, cuándo va a iniciar operaciones y cómo lo va a lograr Estas
palabras representan y deben tener las respuestas correctas para no
poner en riesgo al grupo social en el futuro, que siempre es el enfoque de
la planeación.

La planeación es parte de un objetivo, después se hacen planes de acción

y se determinan estrategias.
2. Importancia de la planeación en las
organizaciones
Es un hecho que la administración en las empresas vive un proceso de
cambios originado por diversos aspectos, los cuales muchas veces son
ajenos a la organización. Debido a ello, la importancia de la planeación
cada vez es más grande.

Antiguamente, se iniciaba una empresa a partir de lo que el empresario

sabía hacer, pero hoy en día es importante planear cuestiones como las
siguientes antes de iniciar un negocio:

 ¿Qué es lo que el cliente pide?

 ¿Cuánto está dispuesto a pagar por el producto?
 ¿Qué calidad busca en el producto?

Una vez identificadas las necesidades del cliente se puede analizar:

 ¿Qué se está dispuesto a producir?

 ¿Qué recursos se tienen para iniciar el proyecto o cuáles se necesitan
adquirir?

Algunos de los beneficios que reflejan la importancia de la planeación son:

 Promover el desarrollo de la empresa

 Reducir los niveles de incertidumbre
 Identificar las condiciones del medio ambiente
 Establecer esquemas de trabajo (planes)
 Tomar decisiones basadas en hechos y no en emociones
La planeación es el patrón para que inicie correctamente sus funciones las
empresas. Entre otros puntos la planeación es importante porque:

 Es la base para que el proceso administrativo tenga un sentido

adecuado en la consecución del mismo.
 Se aplican las investigaciones que se requieren para definir las bases
correctas.
 Prepara a la empresa con fortaleza para hacer frente a sus problemas.
 Toma en cuenta todo el medio ambiente interno de la empresa para su
definición.
 Tiene un enfoque hacia el futuro de mejoramiento y progreso.
 Estudia el medio ambiente externo para aprovechar las oportunidades.
 Permite al ejecutivo evaluar alternativas para tomar la mejor decisión.
 Programa correctamente el tiempo y los recursos en toda la estructura
de la empresa.
 Trabaja con efectividad para que el plan resulte exitoso.
 Establece las bases para que se dé el control.
 Establece las bases para que se realice la organización.
 Es base para que se lleve a cabo la dirección correcta.

3. Toma de decisiones
Dentro de la planeación se toman decisiones y por ello es importante que
conozcas el proceso, la detección de problemas y los criterios en la toma
de decisiones.

Daft (2004) define la toma de decisiones como “la selección de un curso de

acción entre varias alternativas”. La toma de decisiones es una etapa del
proceso de planeación y también una de las actividades principales de los
administradores en la empresa.

El proceso de toma de decisiones se da de acuerdo con el tipo de

liderazgo que el gerente aplique en la organización. Habrá gerentes que
tomen decisiones sin previa investigación, con un grado alto de
incertidumbre; habrá otros que realicen una investigación concienzuda
antes de tomar cualquier decisión (éstos las toman con un alto porcentaje
de certidumbre).

Por otro lado, habrá también la necesidad de aplicar decisiones en un

proceso que se da constantemente en la empresa; a este tipo de
decisiones se le conoce como decisiones programadas.

En cuanto a las decisiones que se toman en respuesta a un problema que

ocurre eventualmente, se les conoce como toma de decisiones no
programadas.

3.1 Condiciones en la toma de decisiones

Condiciones de certidumbre: Cuando tenemos la certeza de lo ocurrido,
las decisiones que se tomen serán basadas en los pros y contras del
problema. Estas condiciones son las preferidas de los gerentes.

Condiciones de riesgo: Montana y Charnov (2004) definen “riesgo como

una condición en la que los resultados de cualquier decisión o acción no se
conocen en definitiva, pero seguramente caerán dentro de un rango
conocido como probabilidad”.
Cuando realizamos un estudio de mercado para lanzar un nuevo producto,
trabajamos con posibilidades, pero siempre habrá un rango de error.
Cuando este rango es importante, se cree que las condiciones con las que
toma las decisiones son de riesgo.

Condiciones de incertidumbre: Se dan cuando no se tiene la capacidad

para predecir un resultado, ya sea porque:
a) Existen muchas variables en la situación.
b) Hay pocas variables en la situación, pero es insuficiente el conocimiento
que se tiene de ellas.
c) Se combinan los incisos a y b.
Por ejemplo, en nuestra actividad profesional es recomendable la toma de
decisiones bajo condiciones de certidumbre para no poner en riesgo la
seguridad de la empresa y de los trabajadores. Las condiciones de riesgo
se aplican en momentos que no hay alternativas viables.

3.2 Proceso en la toma de decisiones

Las decisiones racionales son tomadas por los líderes mediante el uso de
diferentes alternativas o cursos de acción (reconociendo sus alcances y
limitaciones) para llegar a la meta. Esto representa una investigación
profunda de los diferentes factores que puedan interponerse en nuestros
objetivos, por ello se debe evaluar cada uno de estos factores y tener claro
que debemos llegar a la meta.

El proceso racional para la toma de decisiones es el siguiente:

1. Investigar la situación. Se debe definir el problema, realizar un
diagnóstico de las causas e identificar las variables de decisión.
2. Desarrollar alternativas. Identificar las alternativas creativas (no
evaluarlas, sólo reconocerlas).
3. Evaluar alternativas y elegir la mejor la mejor disponible. En esta
etapa sí evaluamos la alternativa y elegimos la mejor.
4. Implantar la decisión y monitorearla. La parte más complicada de
tomar una decisión es conseguir los recursos necesarios para realizarla,
calendarizar y establecer presupuestos, nombrar responsables, además
de dar seguimiento y correcciones.

Daft identifica los modelos en la toma de decisiones como: clásico,

administrativo y político.
 Modelo clásico: Abarca los problemas y metas bien definidas, con
certidumbre y decisión racional para optimizar los recursos.
 Modelo administrativo: Incluye problemas y metas administrativas, en
donde lo correcto es que el líder analice el contexto del problema y
tome decisiones con un alto grado de certidumbre.
 Modelo político: Presenta metas populares y antagónicas, condición
de incertidumbre/ambigüedad, puntos de vista contradictorios,
negociación y discusión entre los miembros de la coalición.

Hay estilos en la toma de decisiones. Todos los ejecutivos tienen un estilo

en la toma de decisiones. Es válido que los líderes adopten uno de
acuerdo con las circunstancias.
 Estilo directivo: Lo utilizan los gerentes que prefieren soluciones
simples, que deciden de manera rápida, analizando una o dos
alternativas. En general, estas soluciones son a corto plazo, eficientes y
racionales, tomadas con base en reglas y procedimientos. Se dan
cuando el líder no tiene toda la información necesaria o tiene la
información, pero de manera equivocada. Esto no permite la toma de la
decisión adecuada. Un ejemplo puede ser cuando un jefe llama la
atención al empleado sin tener el contexto del problema.

 Estilo analítico: Los gerentes que los utilizan prefieren tomar

soluciones basadas en un análisis de la mayor parte de los datos con
los que se cuentan. Cada alternativa es examinada concienzudamente.

Las decisiones se toman de manera racional, usando sistemas de

control. Éstas se deben acatar cuando representen cambios
estructurales importantes, como abrir una nueva empresa o sucursal,
cambiar la imagen corporativa, introducir o sacar un producto del
mercado.

 Estilo conceptual: El gerente conceptual tiene una inclinación social,

prefiere delegar y compartir con otros el problema, aceptan la
colaboración en la toma de decisiones, generalmente la solución es a
largo plazo y muy creativa. Se aplica para resolver un conflicto
interdepartamental.

 Estilo conductual: El gerente que toma decisiones bajo el estilo

conductual tiene una amplia inclinación social, prefiere hablar del
problema con las personas, acepta sugerencias, convoca a reuniones y
 evita conflictos. Las decisiones que toma están basadas en el desarrollo
personal de los demás.

Los prejuicios en la toma de decisiones son los siguientes:

1. Exceso de confianza 7. Disponibilidad

2. Satisfacción inmediata 8. Representación
3. Efecto del ancla 9. Casualidad
4. Percepción selectiva 10. Costos incurridos
5. Confirmación 11. Egoísmo
6. Contextualización 12. Percepción retrospectiva

4. Métodos y técnicas utilizados en la planeación

y control
Para que un administrador haga su labor existen diferentes métodos y
técnicas que se aplican en una organización. Puede utilizar estas
herramientas no sólo en la etapa de planeación, sino también en todas las
etapas del proceso administrativo. Entre las más conocidas están:

 Gráfica de Gantt: sirve para mostrar gráficamente los tiempos y

actividades que se realizarán a lo largo de un proyecto; es aplicable en
todos los procesos de la organización, pero cobra mayor importancia en
el área de producción.
 Herramientas para la toma de decisiones:
a) Cuantitativas: investigación de operaciones, redes CPM (Critical
Path Metod), PERT (Program Evaluation and Review Technique),
RAMPS (Simulation Software for Modelling Reliability, Availability
and Maintainability) modelos de inventarios, teoría de juegos,
árboles de decisión.

b) Técnicas de ingeniería económica: el valor presente neto, la Taza

Interna de Retorno (ROI), el análisis de recuperación y el punto de
equilibrio son técnicas que nos ayudan a tomar decisiones en las
finanzas de la empresa, sobre todo dónde invertir o cuántos días
se le darán a los clientes para que paguen sus facturas.

c) Métodos cualitativos: Delfo, lluvia de ideas, técnicas de grupo.

 El benchmarking: Es un análisis comparativo en el cual una empresa

analiza a sus principales competidores para detectar aquellas
estrategias que están siguiendo y que les resultan exitosas.

 Las herramientas de calidad, como el diagrama de Pareto, la gráfica

de Ishikawa, el diagrama de dispersión, la hoja de verificación, el
histograma y el muestreo estratificado son útiles en los procesos
normales de la organización y ayudan a tomar decisiones en la
producción para determinar la calidad.

La planeación se aplica en todas las actividades que realiza una empresa,

aunque también se puede implementar en nuestra vida cotidiana.
5. Proceso de planeación
El proceso de planeación contiene los siguientes elementos: propósitos,
investigación, premisas, objetivos, estrategias, programas, políticas,
procedimientos y presupuestos. Cada uno de ellos tiene una finalidad y
características propias que orientan al administrador en la toma de
decisiones.

1. Propósitos: Son los deseos o fines necesarios para la empresa que

ayudan a formar los cimientos de la misma. Constituyen la esencia para
formular un plan y son fundamentales porque proporcionan las pautas
para el diseño de un plan estratégico.
Características de los propósitos: ser básicos, genéricos o
cualitativos (no se expresan en cantidad) y permanentes.

2. Investigación: Es el proceso en el que mediante métodos científicos se

obtiene información relevante de la conducta o de fenómenos que
pueden afectar o beneficiar a la organización.
Proceso de la investigación:
a) Definición del problema
b) Obtención del problema mediante la observación,
experimentación, encuesta y muestreo
c) Determinación de la hipótesis
d) Comprobación de la hipótesis
e) Presentación del informe

3. Premisas: Son circunstancias que pueden presentarse en situaciones

futuras y pueden afectar el curso de acción de la empresa directa o
indirectamente. Debemos tener presente que si queremos realizar un
plan, puede haber eventos que cambien el rumbo de acción de la
organización y por ello es importante preverlos.
Tipos de premisas: Internas (dentro de la organización) y externas
(factores del medio ambiente que pueden afectar o beneficiar a la
organización).
4. Objetivos: Los objetivos representan los resultados que la organización
espera obtener. Son metas por alcanzar.

En este punto cabe señalar que los objetivos se diferencian de los

propósitos porque en los primeros se especifican distintas
características de la meta por cumplir, mientras que los segundos
solamente son ideas que se pretenden cumplir. Por ejemplo:
 Un propósito sería: quiero bajar de peso el año que entra.
 Un objetivo sería: en el 2015 bajaré cinco kilos de los 60 que peso
actualmente, siguiendo una dieta recomendada por un nutriólogo.

Una manera de recordar todas las características de los objetivos es

con el acrónimo en inglés SMART, que significa Specific, Measurable,
Achievable, Realistic and Time-bound.
Estas palabras se traducen al español como: eSpecíficos, Medibles,
reAlizables, Realistas, limitados en Tiempo. En este sentido, los
objetivos deberán ser:

 Específicos porque son claros en relación al qué, dónde, cuándo y

cómo lograr o cambiar una situación.
 Medibles porque deben cuantificar los fines y beneficios.
 Realizables porque se debe tomar en cuenta la disposición de los
recursos y las capacidades disponibles para lograr el objetivo.
 Reales porque se tienen los medios para realizarlos.
 Limitados en tiempo porque tienen fecha de vencimiento.

Estas características son importantes porque permiten evaluar el

objetivo en un tiempo determinado.

5. Estrategias: Son el camino que habrá de seguir para llegar a la meta,

tomando en cuenta los recursos, tiempo y esfuerzos para realizarlos de
manera más favorable.
 Características de las estrategias: su vigencia está relacionada con
los objetivos de la organización, pero se establecen por áreas
funcionales de la organización y por niveles jerárquicos.

6. Políticas: Son una guía de acción que ayuda a tomar decisiones en

situaciones que se dan constantemente en la empresa.
Características e importancia: facilitan la delegación de autoridad,
motivan y estimulan al personal, evitan pérdidas de tiempo, otorgan
márgenes de libertad en la toma de decisiones, indican al personal
cómo actuar en sus operaciones.

7. Programas: Son el listado y cuantificación del tiempo en cada uno de

los procesos y actividades necesarios para lograr un objetivo.
Características de los programas: son tácticos (para un área de
actividad) y operativos (en cada sección de un área de actividad).

8. Procedimientos: Münch y García (2004) los definen como “el orden

cronológico y las secuencias de actividades que deben seguirse en la
realización de un trabajo repetitivo”. Por lo tanto, gracias a ellos se
pueden definir tiempos y acciones a seguir para lograr un proceso de la
empresa. La diferencia entre programa y procedimiento es que el
primero indica qué hacer y el segundo cómo hacerlo.
Características e importancia: los procedimientos son específicos,
detallados e importantes porque determinan un orden cronológico para
realizar las actividades, promueven la eficacia y la especialización,
delimitan responsabilidades, evitan duplicidad y determinan la manera
en que deben ejecutarse las actividades, el tiempo para hacerlo y quién
es el responsable.

9. Presupuestos: Son el conjunto de actividades que deberán realizarse

para alcanzar la meta, expresado en términos económicos.
Importancia y tipos: los presupuestos son un elemento necesario para
planear porque de esta manera se vuelven cuantificables las
proyecciones, ya que ayudan a evaluar el desempeño de las áreas
administrativas y es un tipo de control. Entre los principales tipos de
 presupuestos están los estratégicos o corporativos, los tácticos o
departamentales y los operativos.

La planeación también tiene principios que ayudan a tomar decisiones de

manera racional:

 Factibilidad: Los planes deben tener las condiciones adecuadas para

poder ejecutarse, es decir, los recursos, el equipo, las personas y las
condiciones, entre otros elementos.
 Objetividad y cuantificación: La planeación debe basarse en hechos
reales, razonamientos precisos y exactos, nunca en opiniones
subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios. La confianza de la
planeación debe ser expresada en tiempo-dinero, resaltando las
cantidades.
 Flexibilidad: Se debe mantener un margen de holgura para afrontar
situaciones imprevistas.
 Unidad: Todos los planes específicos deben nacer del plan general de
la organización.
 Del cambio de estrategias: Cuando un plan abarca más tiempo de lo
planeado se deben hacer ajustes para evitar gastos a la organización.

6. El proceso de planeación estratégica

La planeación estratégica se lleva a cabo en la cúpula organizacional y
consiste en la determinación de las metas y objetivos a largo plazo en una
empresa, la adopción de cursos de acción y la distribución de acciones
necesarias para lograr los propósitos desde una perspectiva estratégica.
Lo que la diferencia del proceso de planeación como tal, es el hecho de
que se lleva a cabo desde una perspectiva macro de la organización.

El proceso de planeación estratégica se divide en dos fases:

1. Formular estrategias. En esta fase la empresa debe definir su misión y
visión, así como diagnosticar los elementos del medio ambiente interno
y externo de la organización, con la finalidad de establecer objetivos a
largo plazo y con base en ello definir las estrategias para alcanzarlos.

2. Implementar las estrategias. En esta fase se definen objetivos

anuales, se diseñan políticas y procesos, pero además se debe adaptar
la estructura organizacional a la estrategia seleccionada. En este punto
es importante motivar al personal al hacerlo parte del proceso con la
finalidad de crear una cultura organizacional que ayude a alcanzar el
objetivo o los objetivos de la empresa, según sea el caso.

La formulación de estrategias es el detonador de la estructura que acotará

al plan, debido a que es en esta fase en donde se define con claridad la
misión, la visión, la filosofía, adicionalmente a la realización del análisis
diagnóstico del medio ambiente interno y externo de la empresa; dicho
diagnóstico también es conocido como FODA.

¿Qué es la misión?
Consiste en una definición que señala cuál es la razón de ser o de existir
de la organización. En ella se establece la filosofía, los valores y los
principales objetivos organizacionales, así como la necesidad social que se
desea satisfacer.

Una guía primordial para redactar la misión de cualquier organización es

contestar las siguientes preguntas:
 ¿Qué hace la empresa?
 ¿Cómo lo hace?
 ¿Para qué lo hace?

Es importante que al preguntar el para qué se considere en la respuesta

una clara y sana relación con el bienestar social porque con ello se resalta
una misión más humana de la empresa; en contraposición a intereses de
empresarios que sólo buscan generar beneficios personales. Cuando se
apuesta por un bienestar social se demuestra que la organización piensa
en los demás y no sólo en los beneficios propios.

¿Qué es la visión?
Se refiere al enunciado del principal objetivo o meta de la organización. La
visión esclarece la dirección de la organización a largo plazo y muestra su
intención estratégica.

¿Qué es la filosofía de una empresa?

Es el conjunto de creencias o valores de una organización. Entre los
principales valores instituciones se encuentran: la puntualidad, el respeto,
la tolerancia y el trabajo en equipo, sólo por mencionar algunos. Los
valores son importantes porque determinan la conducta de la empresa en
el entorno, es decir, son el respeto que la empresa debe tener hacia sus
consumidores, el medio ambiente y la sociedad en general.

Análisis del medio ambiente interno y externo: diagnóstico FODA

FODA son las siglas de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y

Amenazas que puede tener una empresa, tal como se describe a
continuación:

 Fortalezas: Son las cualidades o áreas fuertes que la empresa tiene

muy bien desarrolladas y por lo tanto son aspectos que distinguen a una
o más de las áreas funcionales de la compañía. Es importante señalar
que la empresa tiene injerencia sobre estos aspectos, por lo que puede
hacer cambios en el momento que así lo desee.

 Debilidades: Son actividades que se desarrollan dentro de las áreas

funcionales de la empresa y que se deben mejorar. Se dan dentro de
las actividades normales de la organización.

Cabe señalar que en el medio ambiente externo de la empresa, también

existen factores como la economía, el clima, la política, la demografía y la
cultura, en donde ésta no tiene injerencia (es decir, no puede cambiarlos),
pero sí puede aprovecharlos o evitarlos. De esos factores surge el análisis
de las Oportunidades y las Amenazas:

 Oportunidades: Son factores del medio ambiente que afectan de

manera positiva a la empresa.
 Amenazas: Son factores del medio ambiente que afectan de forma
negativa a la empresa.

Por lo tanto, las Fortalezas y Debilidades son aspectos internos (propios

de la empresa), mientras que las Oportunidades y Amenazas son aspectos
externos.

7. Planeación y administración estratégica

Dentro de la planeación estratégica existen diferentes planes y metas con
características propias que ayudan al administrador a realizar las
estrategias, por lo que es importante que los conozcas para que
identifiques la diferencia entre unos y otros.

Concepto Clave

Plan es la representación del conjunto de acciones que se desean llevar a

cabo para cumplir con objetivos o metas preconcebidas, regularmente se
plasma por escrito.

Planeación es el proceso a través del cual se construye un plan.

El proceso de planeación se realiza en todos los niveles de la

organización, lo importante es conocer los alcances, limitaciones y el nivel
de responsabilidad que corresponde a cada uno, para comprender mejor el
tipo de planeación que se está analizando, diseñando o ejecutando.
7.1 Planes y metas
La planeación es el primer paso del proceso administrativo. Se define
como la capacidad de ver a futuro y proponer estrategias para
desarrollarse y crecer en un contexto próximo. Implica desarrollar los
objetivos y elegir uno o más cursos de acción para lograrlos.

Es necesario que existan planes en toda organización, ya que constituyen

un esfuerzo con un objetivo bajo la dirección y control de los gerentes, de
lo contrario, ¿cómo se podrían alcanzar la metas?, ¿cómo saber cuándo y
dónde se desvinculan? Por eso es importante que exista la planeación, ya
que proporciona a los miembros de la organización y a las unidades de
trabajo una guía clara a seguir en sus actividades futuras.

En la planeación existen planes y metas.

¿Qué son las metas estratégicas? Son declaraciones generales que la

empresa quiere lograr.

¿Qué son los planes estratégicos? Son aquellos planes que están
diseñados para que los gerentes de niveles altos definan las metas
generales de la organización y las etapas en las cuales se alcanzarán las
metas estratégicas. Generalmente son a largo plazo.

¿Qué son metas tácticas? Son las metas que establecen las principales
áreas de la empresa y que juntas logran la meta general de la
organización.

¿Qué son los planes tácticos? Son los métodos que ayudan a lograr los
planes importantes y a realizar partes específicas de la estrategia,
generalmente tienen un lapso de tiempo de un año o menos. En otras
palabras, son los métodos en los que se fincan las estrategias generales.

¿Qué son las metas operativas? Se puede decir que son los resultados
exactos y ponderables que se esperan de cada departamento.
¿Qué son los planes operativos? Son aquellos que se desarrollan en las
áreas de nivel más bajo de la empresa y que sirven para cumplir con las
metas operacionales que apoyan a la planeación táctica.

Existen algunos criterios para establecer metas, por ejemplo:

a) Específicas y mesurables. Es importante que las metas se puedan
medir, por lo tanto, deben ser cuantitativas. Es normal que algunas
metas no se puedan expresar con números pero sí deben ser tan claras
que permitan su medición dentro de su proceso. Un ejemplo de metas
no cuantificables es Aumentar el bienestar social, para medir el
bienestar intervienen muchos factores económicos, sociales, culturales,
demográficos etc., por eso se requiere un amplio estudio para medir la
magnitud de la meta.

b) Abarcar área más importante. Las metas deben fijarse en áreas

específicas en donde puedan ayudar al logro de los objetivos generales.

c) Reales y flexibles. Las metas deben ser superiores a lo normal, deben

ser viables y flexibles, siempre y cuando no exceden en tiempo, dinero
o recursos del plan original.
d) Temporales. Debe establecerse la línea de tiempo en que habrá de
lograrse.
e) Impacto con la recompensa. La mejor motivación que un líder puede
dar a los empleados es la recompensa y, en este sentido, lo que
propone este criterio es que se recompense a los empleados con
premios, promociones, incrementos salariales.

El proceso de la planeación estratégica parte de las siguientes etapas:

 Análisis del entorno o diagnóstico del problema. Se debe analizar el
medio ambiente interno, en las actividades propias de las áreas
funcionales, y externo a la empresa, como el clima, la cultura, la
economía o la política.

 Determinación o formulación de la estrategia. De acuerdo al análisis

y utilización del análisis FODA, tendrás la oportunidad de seleccionar la
 estrategia adecuada que empate con los intereses de la empresa.

 Pronóstico de resultado por medio de la especificación de las

metas. Se deben formular cada una de las metas.

 Ejecución. Llevar a cabo el proceso básico de la estrategia.