El Procedimiento Administrativo.

Principios y Formalidades
VI. Conservación y destrucción de Documentos

CURSO
EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO.
PRINCIPIOS Y FORMALIDADES

VI.- Conservación y Destrucción de documentos

Actualizado con la normativa vigente

utilizando como fuente el Boletín Oficial

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 El Procedimiento Administrativo. Principios y Formalidades
VI. Conservación y destrucción de Documentos

Conservación y destrucción de documentos

Documentos históricos

A efectos de la preservación de las fuentes de la historia argentina, mediante Ley Nº 15.930

de fecha 10/11/61 el Congreso de la Nación dispuso que el Archivo General de la Nación,
dependiente del Ministerio del Interior, sería el organismo encargado de la tenencia,
clasificación y conservación, de toda la documentación pública perteneciente al Estado
nacional, como así también la documentación privada que le fuera entregada para su custodia.

Dicha ley determina que toda aquella documentación, sellos, libros y registros expedidos por
oficinas públicas, autoridades militares o eclesiásticas que estuvieran relacionados con
asuntos públicos y tuvieran una antigüedad mayor de 30 años deben ser considerados
―documentos históricos‖, y reguló a su vez la tenencia, transferencia y comercialización de
dichos documentos, mediante la intervención obligatoria del Archivo General de la Nación.

La Ley Nº 15.930 considera como "documentos históricos":

a. Los de cualquier naturaleza relacionados con asuntos públicos expedidos por

autoridades civiles, militares o eclesiásticas, ya sean firmados o no, originales,
borradores o copias, como así también sellos, libros y registros y, en general, todos los
que hayan pertenecido a oficinas públicas o auxiliares del Estado y tengan una
antigüedad no menor de treinta (30) años;

b. Los mapas, planos, cartas geográficas y marítimas con antigüedad de, por lo menos,
cincuenta (50) años;

c. Las cartas privadas, diarios, memorias, autobiografías, comunicaciones y otros actos

particulares y utilizables para el conocimiento de la historia patria;

d. Los dibujos, pinturas y fotografías referentes a aspectos o personalidades del país;

e. Los impresos cuya conservación sea indispensable para el conocimiento de la historia

Argentina, y

f. Los de procedencia extranjera relacionados con la Argentina o hechos de su historia,

similares a los enumerados en los incisos anteriores.

Los documentos de carácter histórico se consideran:

 De interés público,

 No pueden extraerse del territorio nacional, sin previo dictamen favorable del Archivo
General de la Nación.

 La introducción de documentos históricos en el país no puede ser gravada ni

dificultada, debiendo la Dirección Nacional de Aduanas comunicar el hecho al Archivo
General de la Nación.

Los documentos de carácter histórico en poder de particulares:

 Deben ser denunciados por sus propietarios al Archivo General de la Nación o al

Archivo General de la provincia que corresponda, para el conocimiento de su existencia
e incorporación al inventario.

 Podrán continuar en tenencia de sus poseedores siempre que los mantengan en

condiciones que garanticen su conservación.

 Podrán ser entregados en depósito y custodia al Archivo General de la Nación o a un

archivo general provincial, en las condiciones que se estipulen inclusive la de no ser
consultados sin autorización de sus propietarios. Su entrega podrá ser revocada.

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Archivos de la Administración Pública Nacional

En relación a los archivos administrativos nacionales, la Ley Nº 15.930 dispuso la entrega por
parte de los ministerios, secretarías de estado y organismos descentralizados, de toda la
documentación que tuvieran archivada, reteniendo la documentación de los últimos 30 años,
que luego deberían ir remitiendo cada 5 años.

Quedan exentas de estas disposiciones las instituciones especializadas en determinados

temas históricos y/o que evoquen próceres.

Lo cierto es, que si bien la Ley Nº 15.930 estableció la supervisión del Archivo General de la
Nación sobre todos los archivos administrativos de la Nación, no regulaba los plazos de guarda
ni la posibilidad de destrucción de los papeles inútiles.

Asimismo, tampoco existían normas generales que establecieran los criterios para la guarda,
temporaria y/o definitiva de los documentos, que previeran los casos en que podían ser
destruidos, ni que determinaran a quienes competía la responsabilidad de decidir esa
destrucción.

Que la eliminación de documentos inútiles y la conservación de aquellos útiles para la

administración o de valor histórico, no podía quedar librado al arbitrio de funcionarios
pudiendo conducir a la pérdida de documentos valiosos, mediante Decreto N° 232/79 el
PEN estableció las “Normas para la Conservación de archivos en la Administración Pública
Nacional”, de alcance a todos los organismos de la administración centralizada y
descentralizada, empresas y sociedades del Estado, servicios de cuentas especiales y obras
sociales.

Este Decreto dispuso que previo al trámite de todo proyecto de acto relacionado con el
descarte de documentos, microfilmación, conservación o traslado de sus respectivos archivos,
debían contar con dictamen previo de la Dirección General del Archivo General de la Nación a
través de la Secretaría General de la Presidencia de la Nación (Subsecretaría de la Función
Pública).

Finalmente, mediante Decreto N° 1571/81, el PEN dispuso aprobar la "Tabla de Plazos

Mínimos de Conservación de los Documentos de Personal y de Control" con el mismo alcance
anterior.

Esta normativa estableció una distinción entre los documentos que cumplen una función
administrativa (operativos) y aquellos creados en cumplimiento de los objetivos del
organismo (sustantivos), y uniformó los plazos mínimos de conservación de todos los
documentos relativos a la administración del personal, como así también a aquellos
documentos de control de la documentación en general.

Estos Decretos mencionados anteriormente fueron sancionados en una época donde

todos los trámites se realizaban en soporte papel.

Si bien desde el año 1998 (1) se venía regulando la validez de la documentación digital, el uso
y eficacia de la firma digital y firma electrónica, la emisión de certificados digitales y el
proceso de despapelización, lo cierto es que al año 2015 el uso de estas herramientas
tecnológicas se había implementado en pocos organismos, y en forma parcial dado que no
alcanzaba a todos los procesos y procedimientos.

(1)
Puede encontrar el listado completo de normas en los siguientes links:
http://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/verVinculos.do?modo=2&id=50410
http://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/verVinculos.do?modo=2&id=70749

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La Ley de Firma Digital N° 25.506 sancionada en 2001, dispuso en su artículo 12 que la

exigencia legal de conservar documentos también queda satisfecha con la conservación de los
correspondientes documentos digitales firmados digitalmente, siempre que estos sean
accesibles para su posterior consulta y permitan determinar fehacientemente el origen,
destino, fecha y hora de su generación, envío y/o recepción.

Archivo y Digitalización de Expedientes

Decreto N° 1131/2016

El gobierno asumido el 10/12/2015, como parte del Plan de Modernización del Estado,
mediante Decreto N° 561/2016 implementó a través del Ministerio de Modernización, el
Sistema de Gestión Documental Electrónica —GDE—, plataforma para la gestión de
expedientes electrónicos con obligatoriedad de uso en todo el Sector PúblicoNacional.

De esta manera se tornó necesario adaptar la normativa a los avances tecnológicos

implementados, por lo cual el Poder Ejecutivo Nacional mediante Decreto N° 1131/2016
dispuso los nuevos procedimientos para la digitalización y archivo de los expedientes y la
consecuente derogación de los Decretos N° 232/79 y 1571/81.

Esta normativa es de alcance a todo el Sector Público No Financiero, esto es a todas las
entidades y jurisdicciones contempladas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156: Administración
Central, Organismos Descentralizados, Instituciones de Seguridad Social, Empresas y
Sociedades del Estado, Entes públicos excluidos de la administración nacional y Fondos
fiduciarios, quienes deben digitalizar los documentos y expedientes en soporte papel
siguiendo el procedimiento determinado por Ministerio de Modernización.

El Decreto N° 1131/2016 dispone:

 ―Los documentos y expedientes generados en soporte electrónico y los

reproducidos en soporte electrónico a partir de originales de primera generación
en cualquier otro soporte, son considerados originales y tienen idéntica eficacia y
valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel‖, en los términos del artículo
293 y concordantes del Código Civil y Comercial de la Nación. (artículo 1°) (2)
(2)
Artículo en concordancia con el artículo 12 de la Ley N° 25.506 de Firma digital (2001)

 La Secretaría de Modernización Administrativa del Ministerio de Modernización será

la encargada de dictar las normas operativas, aclaratorias y complementarias
dictadas por relativas a la conservación y plazos de guarda de los documentos
electrónicos y expedientes en el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE),
así como para el proceso de digitalización, archivo y conservación de documentos de
gestión en soporte papel en el ámbito del sector público nacional. (artículo 4°)

 Los organismos, siguiendo el procedimiento que fije la Secretaría de Modernización

Administrativa, deberán digitalizar los documentos y expedientes producidos en
primera generación en soporte papel, perdiendo así su condición jurídica de original,
pudiendo ser destruidos u otorgarse a los mismos el destino que la autoridad
competente determine. (artículo 2°)

 La Secretaría Legal y Técnica de la Presidencia de la Nación intervendrá en el

proceso de registro y digitalización de archivos correspondientes a la Administración
Pública Nacional. (artículo 6°)
 La Dirección General del Archivo General de La Nación definirá los documentos y
expedientes digitalizados que deberán conservarse en soporte original debido a su
valor histórico. (artículo 7°)

 Apruébase la implementación del ―Repositorio Único de Documentos Oficiales‖

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(RUDO) como parte integrante del Sistema de Gestión Documental Electrónica

(GDE), con la función de centralizar, contener y conservar la totalidad de
documentos electrónicos obrantes en dicho sistema, asegurando su integridad,
accesibilidad y disponibilidad. (artículo 3°)

 La Dirección General del Archivo General de La Nación intervendrá operativamente

en la rehabilitación de expedientes electrónicos alojados con guarda temporal en el
Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE). (artículo 8°)

Nota: El contenido de las normas descriptas ha sido ordenado siguiendo un orden lógico
y no el numeral.

Plazos Mínimos de conservación de los Documentos

Resolución N° 44 - E/2016 (s/modificación Resolución N° 32 - E/2017)

El 30/12/2016 la Secretaría de Modernización Administrativa del Ministerio de Modernización,

dictó la Resolución N° 44 - E/2016, la cual consta de tres Anexos:

Anexo I:
Tabla de Plazos Mínimos de Conservación y Guarda de Actuaciones Administrativas.
(artículo 1°)

Los plazos mínimos de conservación y guarda estipulados por la Tabla de Plazos

Mínimos serán de aplicación obligatoria en las entidades y jurisdicciones contempladas
en el artículo 8° de la Ley Nro. 24.156 que integran el Sector Público Nacional.
(artículo 3°)

Los expedientes que tramitan en soporte papel se archivan por el organismo de origen
según el plazo de guarda establecido en la Tabla de Plazos Mínimos. (artículo 7°)

Vencidos los plazos de guarda de las actuaciones administrativas, conforme a la Tabla

aprobada por la Tabla de Plazos Mínimos se deberá proceder a su depuración.

Esta acción deberá ser autorizada previamente por un funcionario con rango no
inferior a Director General o Nacional perteneciente al organismo o jurisdicción donde
se hubiera archivado el expediente, mediante la firma por sistema GEDO de un ―Acta
de Depuración de Expedientes‖, donde deberán constar todos los datos de
identificación del expediente (carátula, número, fojas, organismo de origen, asunto).
(artículo 8°)

Los expedientes con plazo de guarda vencido, que a criterio del funcionario
autorizante tengan valor histórico, deberán remitirse a la Dirección General del
Archivo General de La Nación. Previo a dicha transferencia, el funcionario con rango
no inferior a Director Genera lo Nacional, deberá confeccionar un ―Acta de
transferencia de Expedientes‖ utilizando el módulo GEDO, en la que conste el motivo
de la transferencia. (artículo 9°)

Anexo II: Procedimiento de Guarda Temporal, Archivo u Recuperación de Expedientes

Electrónicos. (artículo 2°)

Los expedientes que tramitan en el sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE),

se archivan según el procedimiento de Guarda Temporal, Archivo y Recuperación
descripto en el Anexo II. (artículo 7°)

Anexo III: Protocolo de Digitalización de documentos y de expedientes en soporte papel para

su archivo electrónico e incorporación al Repositorio Único de Documentos Oficiales (RUDO).
(artículo 5°)
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Los documentos creados utilizando el módulo GEDO son automáticamente archivados

en el Repositorio Único de Documentos Oficiales (RUDO) del sistema de Gestión
Documental Electrónica (GDE). (artículo 4°)

Los expedientes en soporte papel, cualquiera sea su estado de tramitación, podrán

ser digitalizados conforme el procedimiento que se aprueba en el Artículo 5°, y su
tramitación continuará por expediente electrónico, habilitándose el procedimiento de
depuración del expediente en soporte papel. (artículo 6°)

Tabla de Plazos Mínimos de Conservación de documentos

Resolución SMA N° 7 - E/2018

Mediante Resolución SMA N° 7 –E/2018 se aprobó una nueva ―Tabla de Plazos Mínimos de
Conservación y Guarda de Actuaciones Administrativas‖, de aplicación a los procedimientos
que tramiten tanto por expedientes en soporte papel como electrónico.

Los plazos mínimos de conservación y guarda estipulados por la Tabla serán de aplicación
obligatoria en las entidades y jurisdicciones contempladas en el artículo 8° de la Ley N°
24.156 que integran el Sector Público Nacional.

Los documentos creados utilizando el módulo GEDO son automáticamente archivados en el

Repositorio Único de Documentos Oficiales —RUDO— del sistema de Gestión Documental
Electrónica - GDE.

Resolución SMA N° 10 - E/2018

Mediante Resolución SMA N° 10 –E/2018 se aprobó la ―Tabla de Plazos Mínimos de

Conservación y Guarda de Documentos‖, de aplicación a los memos, notas y remitos que no
estén incorporados a procedimientos que tramiten tanto por expedientes en soporte papel
como electrónico.

Los plazos mínimos de conservación y guarda estipulados por la Tabla serán de aplicación
obligatoria en las entidades y jurisdicciones contempladas en el artículo 8° de la Ley N°
24.156 que integran el Sector Público Nacional.

Nota: En la solapa ―Material Complementario‖ encontrará las Tablas de Conservación y

Guarda de actuaciones administrativas

Nota 2: En la solapa ―Bibliografía‖ encontrará todos los links de acceso a la normativa

completa explicada durante la cursada.