Módulo:

Operación de
sistemas
administrativos
de la empresa
Sexto semestre ASDI

Docente: María Esperanza

Hernández Reyna
 1

Unidad 1 Selección de los métodos de operación

Resultado de Aprendizaje 1.1. Distingue los métodos de operación de un área de la organización de

acuerdo con el manual de organización, las características, tipo y giro de la empresa

Conceptos de sistema

La palabra sistema tiene muchas connotaciones: una de ellas lo considera

como un grupo de unidades combinadas que forman un todo
organizado. Según Von Bertalanffy “el sistema es un conjunto de unidades
recíprocamente relacionadas”.

Otras definiciones que podemos considerar son las siguientes:

 Un sistema es “una red de procedimientos relacionados entre sí y desarrollados de acuerdo con un

esquema integrado para lograr una mayor actividad de las empresas”.
 Un sistema es “un ensamble de partes unidas por inferencia y que se lleva a cabo por las empresas
para lograr así los objetivos de la misma”.
 Un sistema es “una serie de objetos con una determinada relación entre ellos mismos y entre sus
atributos.”
 Un sistema es “un arreglo ordenado de elementos o rutinas de un todo”.
El aspecto más importante del concepto sistema es la idea de un conjunto de elementos interconectados
para formar un todo que presenta propiedades y características propias que no se encuentran en ninguno
de los elementos aislados. Es lo que denominamos emergente sistémico: una propiedad o característica que
existe en el sistema como un todo y no en sus elementos particulares.

Tipos de sistemas
Existen diversos tipos de sistemas:
 Vivientes y no vivientes
 Abstractos
 Concretos
 Abiertos y cerrados
 Naturales
 Hechos por el hombre

Sistemas vivientes y no vivientes. Se consideran los vivientes aquellos que tienen ciclo de vida: nacen,
crecen, se reproducen y mueren, los no vivientes no realizan estas funciones.
Sistemas abstractos. Compuestos de conceptos, planes, hipótesis e ideas. Los símbolos representan atributos
y objetos que muchas veces sólo existen en el pensamiento de las personas.
Sistemas concretos. Están compuestos de equipos, maquinaria, objetos y elementos reales. Pueden
describirse en términos cuantitativos de desempeño.
1
 2

Sistemas abiertos y cerrados. Los sistemas abiertos presentan relaciones de intercambio con el ambiente a
través de entradas (insumos) y salidas (productos); intercambian materia y energía con el ambiente
continuamente; son eminentemente adaptativos, pues para sobrevivir deben readaptarse constantemente
a las condiciones del medio. Por su parte, los sistemas cerrados, no presentan intercambio con el ambiente
que los rodea, no reciben ninguna influencia del ambiente ni influyen en éste. Algunos autores consideran
que no existe el sistema cerrado propiamente dicho, ya que, todos los sistemas de alguna forma cuentan
con la intervención del ser humano para su funcionamiento.
Sistemas naturales. Son los que surgen de procesos naturales, como el clima, el suelo, etc., se consideran
difíciles de controlar y sus límites los establece el comportamiento de la propia naturaleza.
Sistemas hechos por el hombre. Estos sistemas tienen que ver con aquellos que el ser humano crea, con
condiciones de adaptabilidad al entorno, cuyo comportamiento está determinado por los objetivos de las
organizaciones. Se consideran, las entradas, el proceso, las salidas y la retroalimentación con un grado alto
de influencia y conducción del que toma las decisiones, se disminuye la incertidumbre, pero no se elimina
por compartir algunas de las características del sistema abierto.

Analista de sistemas

El analista de sistemas es la persona que planea sistemas de información para la administración, analiza su
funcionamiento y diseña el mejoramiento de éstos. Aunque el analista provee a la administración operativa
de elementos de desarrollo, raramente tiene responsabilidad por esas operaciones; además, en la práctica
usual de los negocios, los responsables de esta función tienen una experiencia y preparación tal que, por lo
común, tienen poco o ningún conocimiento teórico-práctico sobre cómo manejar o administrar una unidad
de organización.

Se había expresado que el analista de sistemas era una persona que diseña sistemas de información para
mejorar hasta un punto óptimo las relaciones recíprocas entre hombres, materiales, máquinas y recursos
económicos, y un administrador es una persona que escoge procedimientos de acción para que sean
óptimas las relaciones entre hombres, materiales, máquinas y servicios económicos, con el fin de lograr la
sobrevivencia y el crecimiento de una organización. Con tal similitud, el administrador es un operador de
sistemas y puesto que es el responsable de establecer especificaciones críticas al sistema es también, en
realidad, un analista de sistemas.

Cualidades personales

Es necesario que el analista posea el suficiente grado de inteligencia para compenetrarse en la lógica
fundamental de un sistema para realizar planes claros y eficientes, así como para apreciar en su
planteamiento los efectos de nuevos hechos. Debe ser perceptivo, debe ser perseverante, para así superar
dificultades y obstáculos y, además debe mantener un método de trabajo planificado. El analista debe
poseer las cualidades siguientes: tener inclinación al trabajo de análisis, ser capaz de expresar sus
2
 3

pensamientos, ideas y propuestas en forma clara y sencilla; ser atento, conversador claro y preciso en sus
opiniones, y tener la capacidad necesaria para manejar las relaciones humana.

Es aconsejable los siguientes tipos de experiencia.

1. Trabajo analítico en el área de administración.

2. Entrenamiento en computación con alguna experiencia en programación.

Diferencia entre métodos, sistemas, procesos, procedimientos, funciones y tareas

El grado de especificidad determinará la denominación al conjunto de pasos que se tiene que realizar para
llevar a cabo un objetivo.

Conjunto de acciones que constituyen un Sistema

La Operación es la división mínima de trabajo, el

conjunto de operaciones son una tarea, el conjunto
de tareas son una actividad, el conjunto de
actividades son un procedimiento, el conjunto de
procedimientos son un proceso, el conjunto de
procesos son un método, el conjunto de métodos son
una función, y el conjunto de funciones integran un
sistema.

Entonces ¿qué es lo que determina la diferencia entre cada uno de ellos? El grado de especificidad o de
detalle que tenga el conjunto de pasos.

Concepto de operación: es la división mínima del trabajo. Las operaciones pueden ser físicas o mentales; en
conjunto conforma.

Concepto de tarea: es una actividad que debe ser completada dentro de un periodo de tiempo definido.
Concepto de actividad: conjunto de actos o labores específicas a realizar por un individuo, departamentos,
unidad. También puede definirse como una o más operaciones afines y sucesivas que forman parte de un
procedimiento ejecutado por una misma persona o una misma unidad administrativa.

Concepto de procedimiento: Un procedimiento puede considerarse como la sucesión cronológica y

secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen una unidad, en función de la
realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.
Concepto de proceso: un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se
enfoca en lograr algún resultado específico.

Concepto de método: un método de trabajo se identifica como la manera de efectuar una operación o
una secuencia de operaciones.

3
 4

Concepto de función: conjunto de actividades afines y coordinadas para alcanzar los objetivos de un
organismo social. Una función se puede definir como una sola actividad, pero en las organizaciones
modernas a menudo significa un grupo de actividades.

Tarea 1. Realiza un mapa mental de las págs. 1-3

Manual de organización

Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de

los objetivos, relaciones, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos.

Contenido de un manual de organización

 Identificación.
 Índice.
 Introducción.
 Objetivo del manual
 Ámbito de aplicación.
 Autoridad.
 Cómo usar el manual.
 Directorio
 Antecedentes históricos.
 Base legal (en caso de organismos públicos)
 Organigrama
 Estructura funcional.
 Identificación: En este apartado del manual se deberá indicar, en primer término, los datos siguientes:
 Nombre del organismo o unidad orgánica correspondiente.
 Título y extensión del manual (general o específico).
 Lugar y fecha de publicación.
 Unidad orgánica responsable de su expedición.

Índice: Consiste en una relación de las partes que conforman el documento; es decir, la versión pulida de su
esquema, en la que se incluyen los números de formato de referencia.

Introducción: En esta sección se explica al usuario qué es el documento, cuándo se elaboró o se efectúo la
última revisión y los objetivos que se pretenden cumplir con él.

4
 5

Se incluye también información sobre el ámbito de su aplicación, a quién va dirigida, cómo se usará, y cómo
cuándo se harán las revisiones y actualizaciones.

Es importante que la introducción sea breve.

Aspectos que se deben de considerar en un manual de este tipo:

 Objetivo del manual.

 Ámbito de aplicación
 Autoridad
 Cómo usar el manual.

Directorio: Este apartado debe de contener una relación de los funcionarios principales comprendidos en el
área descrita en el manual, así como los respectivos cargos que ocupan cuando se trata de un manual
general, pueden incluirse los miembros que integran el consejo de administración o su equivalente.

Antecedentes históricos: En esta sección se debe describir la génesis del organismo o la unidad orgánica
descrita en el manual, se debe indicar la ley o decreto por el que éste se creó (en caso de organismos
públicos) e incluir una mención de la información sobresaliente acerca de su desarrollo histórico.

Base legal (en caso de organismos públicos): Este apartado debe contener una relación de títulos de los
principales ordenamientos jurídicos, de los cuales se derivan las atribuciones de la entidad de un manual
general o de las unidades administrativas que comprende si es uno específico, así como las demás
atribuciones aplicables al organismo en función de sus actividades.

Organigrama: Este apartado debe de representar gráficamente la estructura orgánica y reflejar de manera
esquemática la posición de las unidades administrativas que la componen, así como sus respectivas
relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad y asesoría.

Estructura funcional: En este apartado se deben de describir las actividades inherentes a cada uno de los
cargos y/o unidades administrativas contenidas en la estructura orgánica que le permitan cumplir con sus
responsabilidades y deberes.

Tarea 2. Realiza un cuadro sinóptico del tema: “Manual de Organización .

A. Métodos de implantación

Existen varias formas para implementar mejoras en un sistema o ciclo integral, y cada una responde al
problema del que se trata o al grado de complejidad del sistema puesto en marcha, los métodos más
comunes son:

5
 6

 El método instantáneo.
 El proyecto piloto.
 La implementación en paralelo.
 El método parcial o por aproximaciones sucesivas.
a) El método instantáneo.

Por lo general si el nuevo sistema es relativamente sencillo y no implica gran volumen de operaciones o un
número excesivo de estaciones de trabajo, el método de implantación instantánea es el más aconsejable y
el más aceptado en la práctica.

Se tiene que haber adiestrado al personal usuario en su funcionamiento y las instrucciones de operación del
nuevo sistema se deben distribuir entre los responsables de la operación.

Se trata, desde luego, de una forma sencilla de implantar un nuevo sistema a menos que algunos de los
factores siguientes estén presentes:

1. Se trata de un cambio radical, que implique el uso de equipo diferente.

2. Si el cambio requiere de la gran utilización de locales separados entre sí por una gran distancia y no se
cuenta con medios adecuados que permitan un fácil y oportuno desplazamiento.
3. Si la gran mayoría del personal que habrá de operar el nuevo sistema no está convencido de su validez.

b) El proyecto piloto

Consiste en realizar un ensayo del nuevo sistema en sólo una parte del campo funcional en donde habrá de
operar, con la finalidad de medir su eficacia.

Debe entenderse que esto sólo es posible cuando existe una relativa semejanza entre las condiciones que
imperan en el campo funcional como un todo.

Su principal utilidad radica en que permite introducir los cambios en una escala reducida, realizando
cuantas pruebas sean necesarias para averiguar la validez y la efectividad del sistema propuesto, antes de
operar en forma integral.

Una posible desventaja radicará en que no siempre es posible asegurar que lo que es válido, para una parte
del todo, lo es también para las partes restantes.

Además, a los piloto se destinan recursos fuera de lo normal, así como una atención especial que no puede
ampliarse posteriormente al campo funcional.

c) Implantación en paralelo.

Cuando se trata de realizar proyectos de gran importancia o que implican procedimientos complejos, es
recomendable el método en paralelo. Este método consiste en la operación simultánea, por un período
determinado, tanto del sistema tradicional como del que se va a implantar. Esto permite realizar

6
 7

modificaciones y ajustes sin crear graves

problemas, al mismo tiempo que permite el
funcionamiento normal del nuevo sistema
antes de suspender la operación del anterior.

Este método garantiza una mayor seguridad

en las operaciones que se realizan durante el
cambio, ya que cualquier contingencia puede
afrontarse sin precipitaciones. También permite
que el personal encargado del
funcionamiento del nuevo sistema pueda irse
familiarizando con su operación sin la presión
que significa estar trabajando en vivo con la
posibilidad de causar efectos irreversibles.

Al iniciarse la etapa de implantación en

paralelo, será necesario contar de antemano
con los manuales, formas, reportes, circulares,
etc. que permitan dar a conocer el nuevo
sistema a los usuarios. También se debe
adiestrar con oportunidad al personal y dotarlo con los elementos necesarios para que cumpla con
eficiencia las funciones que se le atribuye.

Debe advertirse que no en todos los casos es conveniente establecer la implantación en paralelo, sino sólo
en aquellos sistemas cuyo funcionamiento inicial pudiera descontrolar a los usuarios habituados al sistema
anterior.

d) Método de implantación parcial o de aproximaciones sucesivas.

Este método es, con mucho, el más adecuado para poner en marcha sistemas de gran magnitud. Podría
afirmarse que en estos casos es el único que permite realizarlo con éxito.

Consiste en seleccionar parte del nuevo sistema, pequeñas porciones del mismo e implantarlas procurando
no causar grandes alteraciones; avanzar al siguiente paso sólo hasta que se haya consolidado
suficientemente el anterior. Se trata de un método más lento y cómodo que los anteriores, por lo que, en
ocasiones, requerirá más tiempo que el previsto al principio. Sin embargo, esta aparente desventaja se
compensa, ya que permite un cambio gradual y perfectamente controlado.

Tarea 3. Realiza un cuadro comparativo del tema: “Métodos de implantación”.

7
 8

B. Identificación de las acciones de la alta gerencia.

Integración de recursos humanos y materiales.

Una vez que el programa de implantación ha sido elaborado y aprobado, el siguiente paso consistirá en
reunir los recursos humanos y materiales que previamente se estimaron necesarios para la operación del
nuevo sistema.

Se procederá a imprimir los manuales, libretos y diagramas de procedimientos, las formas y reportes, integrar
el mobiliario, equipo y suministro requerido para operar el nuevo sistema. Se procederá también a disponer
los arreglos físicos en cuanto al local, distribución de espacio y acondicionamiento de las estaciones de
trabajo en donde se desarrollará el nuevo sistema.

Con base en los requerimientos del nuevo sistema y en el programa de implantación, deberá seleccionarse y
capacitarse al personal que vaya a operar los nuevos procedimientos, tomando en consideración que
deberán participar en todos los pasos de la elaboración del programa y de la implantación de la misma.

Ejecución del programa de implantación

Cumplidos los pasos anteriores se procede a poner en operación el nuevo sistema, aplicando el método de
implantación que previamente se haya seleccionado, realizando las actividades programadas al efecto y
siguiendo los lineamientos fijados en los manuales y diagramas.

Al principio será necesario elaborar circulares o memorándums con el fin de darlo a conocer a los usuarios y,
en caso necesario, deberá continuarse con la labor de información, orientación y fomento de la
participación de quienes se vean implicados en el cambio.

Como se indicó en un principio, la participación de los usuarios constituye un requisito esencial, ya que son
quienes deberán manejar el cambio que se suscite y quienes harán operar de modo eficiente el sistema
implantado.

Comunicar a la gente

Este punto es de suma importancia, ya que al comunicar por escrito a las áreas que afecta el sistema, la
gente se hace partícipe del programa de implantación, cree en él, sabe que ha sugerido cambios y que lo
puesto en marcha, es algo en que se tomaron en cuenta sus inquietudes.

Por lo tanto, se debe poner especial atención en comunicar:

a) Cambios en la estructura de la organización.

b) Movimientos del personal.
c) Nuevos requerimientos físicos del sistema.

Y además en:

a) Sensibilizar al personal para el cambio.

8
 9

b) El entrenamiento detallado y en la descripción de puestos para los trabajadores que van a operar el
sistema.
c) Las pruebas de instalación.

Durante la implantación es necesario elaborar informes periódicos del avance y de los resultados que se
están obteniendo con los cambios.

C. Identificación de los elementos que componen los sistemas administrativos.

El enfoque de los sistemas administrativos en las organizaciones.

La política actual del empresario mexicano es de contar con sistemas administrativos más eficientes para su
operación y presentación de servicios que le permitan afrontar adecuadamente las amenazas a la
sobrevivencia y lograr el aprovechamiento de oportunidades con que se encuentren sus empresa; obtener
la capacidad del empresario para adaptarse al entorno en que se mueve la empresa; satisfacer la
necesidad de contar con nuevos métodos y procedimientos de trabajo, que también le permitan
anticiparse a los constantes cambios, tomar iniciativas y alcanzar cambios en productividad; para lograr una
situación óptima para su empresa en el corto, mediano y largo plazo.

Los sistemas administrativos serían los siguientes:

a) Sistema de planeación.
b) Sistema financiero.
c) Sistema de recursos humanos o personal.
d) Sistema de recursos materiales.
e) Sistema de organización, procedimientos y métodos.
f) Sistema tecnológico.

Un sistema se compone:

Elementos físicos: Elementos de información: Elementos humanos:

a) Formas a) Datos a) Quién
b) Reportes b) Archivo de datos (memoria) b) Acciones tomadas
c) Equipo c) Instrucciones, ¿Cómo hacerlo? c) Conexiones-
d) Material d) Procedimientos, ¿qué hacer y cómo interrelaciones
e) Papel hacerlo? (método)
e) Medidas evaluaciones-comparaciones

Procedimientos. Un procedimiento puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de

operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad en función de la realización de una
actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

9
 1

Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización,
el uso de recursos materiales y tecnológicos y la aplicación de métodos de trabajo y de control para
lograrlo.

Un procedimiento es una serie de actividades u operaciones ligadas entre sí ejecutadas por un conjunto de
empleado, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias dependencias para obtener el
resultado que se desea.

Manuales de organización. Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la

descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que
componen su estructura.

Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones,
estructura orgánica, funciones organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así
como canales de comunicación y coordinación de una organización.

También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere.

Concepto de Forma: Una forma de oficina es un papel impreso que proporciona un espacio para
información que debe ser trasmitida a otros individuos, departamentos o empresas.

Es la herramienta o medio de comunicación escrito normalmente impreso a través de un instrumento de

reproducción gráfica, que por lo general contiene información fija escrita y espacio para información
variable.

Formatos: Los formatos son todas aquellas formas o documentos que se utilizan periódicamente para
registrar información y evidencia relacionada con el sistema de trabajo de la organización, forman parte de
la normalización de la organización.

Informes o reportes: El informe o reporte es un medio para remitir información a otras personas. Esta
información por lo general expresa los hechos en forma cuantitativa y su principal propósito es constituirse en
elementos de juicio para medir la eficiencia y tomar decisiones.

Los reportes se usan para informar a varias unidades administrativas y por ello se elaboran con varias copias.

D. Identificación y descripción de documentos que enmarcan las actividades diarias

Estructura orgánica: Es la forma en que están ordenadas las unidades que componen una organización
conforme a criterios de jerarquía. Dentro de la estructura orgánica se consignan: principales puestos y
unidades, líneas de autoridad y responsabilidad y niveles jerárquicos.

Organigrama: Conocidos también como gráficas de organización o cartas de organización, los

organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las
interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.

1
 2

Diagrama de flujo: el diagrama de flujo es la representación gráfica de un proceso o procedimiento.

También se le conoce como “Fluxograma”, “Flujograma”, “Gráfico de un diagrama” o “mapeo de
procesos”.

Manual de procedimientos: Son aquellos instrumentos de información en los que se consignan, en forma
metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad
administrativa.

Reglamento interno: Es un instrumento de origen jurídico que constituye gran ayuda para la administración
de recursos humanos, puesto que contiene disposiciones que obligan tanto a los trabajadores como a los
patrones y tienden a normar el desarrollo de los trabajos dentro de la organización.

Diagrama: Representación gráfica de un proceso (cualquiera) de una unidad administrativa o de la

organización que nos muestra los pasos para realizarlos y/o conocerlos, en un esquema de símbolos y líneas
que se relacionan unos a otros.

Tarea 4. Investiga los tipos de organigramas

Tarea 5. Realiza un mapa de conceptos de los apartados B, C y D.

2
 3

1.2 Analiza los métodos de operación de un área de la organización de acuerdo al

manual de organización y las características del sistema administrativo.

Manual de procedimientos

Es muy importante que los procedimientos de operación se registren por escrito y se pongan a disposición
del personal en un documento (manual).

Éste viene a ser una guía del trabajo que resultará muy valiosa.

Los procedimientos administrativos son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica

que precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo rutinario.

Los manuales de procedimientos son aquellos instrumentos de información en los que se consigna, en forma
metódica los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad
administrativa.

En el manual de procedimientos se describen, además, los diferentes puestos o unidades administrativas que
intervienen en los procedimientos y se precisa su responsabilidad y participación: suelen contener una
descripción narrativa que señala los pasos a seguir en la ejecución de un trabajo, e incluyen diagramas
basados en símbolos para aclarar los pasos.

Tipos de manuales de procedimientos

Pueden clasificarse en: manuales de procedimientos de oficina y manuales de procedimientos de fábrica.

También pueden clasificarse de acuerdo con su ámbito de aplicación y alcances en manual de:

 Procedimiento general.
 Procedimiento específico.

Contenido de un manual de procedimientos

1. Índice.
2. Introducción.
 Objetivos del manual.
 Alcance.
 Cómo usar el manual.
 Revisiones y recomendaciones.
3. Organigrama.
 Interpretación de la estructura orgánica, en la cual se explican aspectos como:
 Sistema de organización (lineal, funcional, etcétera).
 Tipo de departamentalización (geográfica, por producto, etcétera).

3
 4

 Amplitud de la centralización y descentralización.

 Relación entre personal con autoridad de línea y asesoría.
4. Gráficas.
 Diagramas de flujo.
5. Estructura procedimental.
 Descripción narrativa de los procedimientos.
6. Formas.
 Formas empleadas (por lo general planeadas).
 Instructivo.

1. Índice
El índice es una lista de los apartados en un manual. Es decir, es un esquema al que se le pueden añadir
números o letras del alfabeto como referencia.
2. Introducción
Este apartado debe incluir una breve introducción al manual. Su propósito es explicar al usuario qué es el
documento, cuál es el objetivo que se pretende cumplir a través de él, cuál será su alcance, cómo se debe
usar este manual y cuándo se harán las revisiones y actualizaciones.
 Objetivos del manual.
 Alcance.
 Cómo usar el manual.
 Revisiones y recomendaciones.
3. Organigrama
En este apartado se representará gráficamente la estructura orgánica. Debe indicar aspectos como:
sistemas de organización, tipo de departamentalización, tipo de la centralización y descentralización;
relación entre personal con autoridad de líneas y asesoría.

 Sistemas de organización. En esta sección se describirá el tipo de estructura organizacional que el

organismo social ha adoptado.
 Método de departamentalización. Es aquí donde debe mencionarse el tipo de
departamentalización.
 Tipo de centralización y descentralización. En esta sección se indicarán detalles sobre la
prolongación de la delegación. Por ejemplo “El departamento A adopta el tipo de centralización
funcional”.

4. Gráficas
En este apartado se representan los procedimientos de manera gráfica, siguiendo la secuencia en que se
representan las operaciones de un determinado procedimiento y/o el recorrido de las formas o los
materiales.

4
 5

 Diagramas de flujo. La técnica que utilizada para representar gráficamente los procedimientos se
denomina diagramas de flujo. Éstos son idóneos para representar el flujo de los pasos de un
procedimiento.
5. Estructura procedimental
En este apartado se deberán presentar por escrito, de manera narrativa y secuencial, cada uno de los pasos
que hay que realizar dentro de un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, con qué,
dónde y en qué tiempo se llevan a cabo, e indicando las unidades administrativas responsables de su
ejecución.
6. Formas
Las formas que se utilizan en un procedimiento deben también formar parte del manual de procedimientos,
ya sea intercalándolas en el procedimiento en que se originan o incluyéndolas como apéndices de éste.

Tarea 5. Realiza un cuadro sinóptico del tema: “Manual de Procedimientos.

Metodología de trabajo para el estudio de procedimientos

La metodología propuesta para el estudio de procedimientos comprende las siguientes etapas:

 Planeación del estudio.
 Investigación de situación actual.
 Análisis y crítica de la información.
 Diseño gráfico y descriptivo de procedimientos.

La breve exposición de la metodología que se propone, tiene por objeto establecer una base normativa
para el estudio de procedimiento. Debe destacarse que este documento contiene algunos aspectos para la
identificación, análisis y diseño de procedimientos, así como también un mínimo de criterios generales para
la elaboración, manejo y control de los manuales de procedimientos.
La metodología que se propone pretende una disposición lógica de pasos tendientes a conocer y resolver
problemas administrativos por medio de un análisis ordenado, comenzando por una cuidadosa
identificación y definición del problema, avanzando sistemáticamente hasta alcanzar su solución, mediante
la documentación e implantación de los procedimientos.

Planeación del estudio

El primer paso en la planeación del estudio será definir la naturaleza del problema en cuestión. Esto permitirá
fijar las bases para determinar el objetivo del estudio y para una investigación preliminar que proporcione
elementos de juicio para decidir la formulación y ejecución de un plan de trabajo.
 Definición del objetivo de estudio.

5
 6

En esta fase es conveniente precisar con toda claridad los problemas que hayan sido detectados,
para definir correctamente el objetivo del estudio, con el fin de evitar malos entendidos que
obstaculicen o dispersen el trabajo posterior.
 Formulación del inventario de procedimientos.
Resulta conveniente que durante el estudio preliminar en las áreas administrativas se identifiquen y
tipifiquen los procedimientos que afecten los trámites y servicios de la organización, con el fin de
contar con una visión integral de las labores que se realizan en las áreas de estudio. Para ello es de
gran ayuda levantar un inventario general de los procedimientos de trabajo.
 Formulación del plan de trabajo.
Una vez definidos los objetivos del estudio e identificados los procedimientos con el usuario, el analista
deberá formular el plan de trabajo requerido por la investigación, diseño e implantación del manual
de procedimientos. Esta documentación además de servir como elemento de control para el
desarrollo del trabajo a realizar, indica a los responsables del estudio el momento en que éste irá
obteniendo los resultados que se hayan proyectado.

El programa de trabajo es la incorporación de tiempos estimados de realización de cada una de las

actividades que componen el plan, e indica las fechas de iniciación y terminación de cada una de ellas. Por
otro lado, el programa nos indica la fecha de implantación del sistema y el tiempo total de duración de los
trabajos.

Investigación de la situación actual

Cubre la finalidad de obtener una visión del procedimiento tal y como se desarrolla en la actualidad. Esta
fase incluye básicamente:
 Recopilación de la información.
 Registro y documentación del procedimiento actual.
 Obtención de la aprobación correspondiente.

Recopilación de la información
Consiste en obtener una descripción lo más detallada y exacta posible de cómo se desarrollan las
operaciones que integran el procedimiento, y el tiempo de ejecución de las mismas, tomando nota del
número de personas asignadas a cada operación.
Se trata de comprender y no de reunir una extensa colección de hechos que desafían cualquier tipo de
análisis.
A los métodos y técnicas para el levantamiento de la información los constituyen: la investigación
documental, la observación directa y la encuesta.
Según sea el caso se definirá que método es más conveniente aplicar para lograr una mayor eficacia de los
fines que se persiguen. Sin embargo, la aplicación del método va en función directa al tipo de información
6
 7

que se requiera, lo cual puede ser: información general, información estructural e información operacional,
así como las fuentes de información que se precisen en el estudio.

Tarea 6. Investiga lo siguiente: ¿Qué es la investigación documental? ¿Qué es la

observación directa? Y ¿Qué es una encuesta?

Fuentes de información
En el ámbito institucional se identifican tres fuentes principales a las que se puede recurrir para obtener
información sobre procedimientos ya establecidos o por implantarse. Estas son:
 Los archivos de la institución
 Los funcionarios y los empleados.
 Las áreas de trabajo.

Los archivos de la institución son los bancos de información oficial de la organización y en ellos es posible
obtener en mayor o menor grado información sobre procedimientos de trabajo.
De ellos podrán obtenerse las bases jurídico-administrativas que rigen el funcionamiento y actividades de la
empresa, como leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, órdenes, circulares internas y manuales
administrativos.
Cuando la captación de información no es suficiente y adecuada al objetivo del estudio, es recomendable
acudir directamente a los funcionarios responsables de las áreas de investigación. Las opiniones y
comentarios que emiten los empleados son de gran ayuda, puesto que son ellos quienes realizan las
actividades rutinarias.
Por último, como complemento a cualquiera de las fuentes de información anteriores, ésta la observación
directa en las oficinas donde se labora.

Registro y documentación del procedimiento actual

Es importante la adopción de un método mediante el cual se registrarán los hechos del estudio. Registrar
ordenadamente la información recopilada de cualquier investigación que se realice es de exigencia
general.
Una regla general que debe tomarse en cuenta al realizar los registros, es hacerlo con la debida claridad
para que cualquier persona pueda entenderlos. Es esencial que se obtengan copias de todos los
documentos utilizados en el procedimiento. Es preferible la recopilación de copias usadas y no en blanco.

Existen fundamentalmente para los propósitos de este estudio dos tipos de diagramación:
a) Organigramas
b) Flujogramas de procedimiento

7
 8

Los organigramas muestran la estructura orgánica y/o funcional de una organización. Señalan las funciones
de línea y dan idea general de las responsabilidades del personal de esa organización. El valor de los
organigramas reside en que destacan los niveles de autoridad.

El flujograma de procedimientos. Como su nombre lo indica representa gráficamente el flujo de información

de un procedimiento.

Los flujogramas de procedimientos, conocidos también como diagramas de flujo, satisfacen tres funciones
principales:
 Permiten al analista asegurarse que ha cubierto todos los pasos de un procedimiento.
 Da las bases para escribir un informe claro y lógico (descripción literaria del procedimiento)
 Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operará el nuevo
procedimiento.

Una vez que se ha reunido toda la información relativa a la forma actual de operar el procedimiento, el
analista o grupo de analista o grupo de analistas procederán a organizar y documentar todo el material
escrito.
Como último paso en el proceso de investigación sobre la forma actual de operar un procedimiento, el
responsable del estudio presentará a sus usuarios un documento final, con el objeto de ultimar detalles que
no hayan sido comprendidos por el analista.

La presentación del documento debe ajustarse a la siguiente estructura:

 Introducción.  Apéndices:
 Objetivos del procedimiento. Hojas de operaciones,
 Diagramas de flujo de actividades. cuadros comparativos,
 Descripción literaria del procedimiento. conclusiones generales
 Formas e instructivos.

Obtención de la aprobación correspondiente

Una vez documentado el procedimiento actual se procederá a obtener la aprobación de los responsables
de su operación.

Análisis y crítica de la información

Una vez concluida la fase de investigación de la situación actual, se procederá a la realización de un
examen crítico, aplicando el análisis y diagnóstico.

8
Análisis
El análisis consiste en separar las funciones esenciales, es decir, diferenciar entre lo que se debe hacer y lo
que se hace. Es conveniente invitar a todos aquellos interesados a hacer comentarios sobre el
procedimiento.
El análisis y crítica de la información debe realizarse desde diversos puntos de vista:
¿Las operaciones que lo integran siguen un orden lógico y constante?
¿Es lo más sencillo y claro?
¿Pueden mejorarse, combinarse o eliminarse las operaciones?
¿Es posible eliminar demoras?
¿Existen cuellos de botella que deben eliminarse?
¿Tiene la flexibilidad necesaria?
¿La información que proporciona, es la necesaria y se obtiene con oportunidad?
¿Permite cumplir los objetivos, con el mínimo costo posible?

Diagnóstico
La finalidad del diagnóstico resultante del análisis y crítica del procedimiento actual lo constituye la
identificación de las deficiencias e irregularidades del procedimiento, deberá presentarse en un
documento que señale las causas y sugerencias a las fallas que entorpecen el buen funcionamiento del
procedimiento.
El diagnóstico es el medio que deberá utilizar el analista para dar a conocer a los afectados y/o usuarios
del procedimiento, los resultados del análisis y crítica de la información recabada.
La etapa del diagnóstico es la más importante del estudio de procedimientos y comprende básicamente:
 Revisión del procedimiento actual.
 Un breve estado de problemas. El análisis de los verdaderos problemas que se hayan encontrado.
 Una lista de información adicional que se requiera para la fase de diseño. “El diagnóstico es un
resumen de síntomas y su solución”.
El trabajo del analista en esta etapa debe proporcionar soluciones efectivas a los problemas detectados en
la fase de análisis. El diagnóstico tiene como objetivos principales exponer a los funcionarios responsables
las condiciones de operación y las prácticas inadecuadas; las deficiencias e irregularidades del
procedimiento, así como las bases que fundamentan los cambios.

Técnicas de representación y análisis de procedimientos.

Algunas técnicas para la representación de procedimientos administrativos llegan a un nivel de análisis tan
detallado que en ciertos casos el analista tiene que hacer uso de todos sus conocimientos para realizar un
análisis lógico para descubrir fallas y sugerir mejoras en el procedimiento en estudio.

En esta fase de elaboración de manuales de procedimientos el analista puede auxiliarse de los siguientes
instrumentos de análisis:

9
  Cuadro de análisis del proceso. Se utiliza para exponer con detalles claros los pasos de operaciones
de registro temporal y permanente y el transporte que el procedimiento requiere.
 Cuadro de análisis de formas con datos que se repiten. Se emplea para determinar todos los datos
que se registren en una forma o grupo de formas; por lo general, casi siempre se utiliza para analizar
la posibilidad de combinar dos o más formas.
 Cuadro de procedimientos. Por medio de este cuadro se presenta la afluencia de documentos y los
pasos de operación que se necesitan para un proceso. Este cuadro no solamente presenta la
afluencia completa y el curso de los documentos, sino también asegura al analista que todas las
copias fueran llevadas al término final de un procedimiento lógico.
 Cuadro de distribución de formas. Muestra la afluencia de formas por medio de columnas que
representan unidades de la organización o empleados de oficina, sin anotar los detalles del
proceso. Es una manera de contar todas las copias de una forma, e indicar las unidades que estén
relacionadas con ellas.
 Fluxogramas. Este medio de análisis es uno de los más importantes, por las muchas ventajas que
ofrece, es la forma más sencilla y lógica de representar un procedimiento con todas sus
operaciones y documentos que involucra, desde su conocimiento hasta su terminación.

Tarea 7. Realiza un resumen del tema: “Metodología de trabajo para el estudio de

procedimientos.”

10
Unidad 2. Planeación y ejecución de métodos de operación.

R de A. 2.1 elabora un plan de acción para implementar los procedimientos administrativos de un área de
acuerdo a lo establecido en la documentación técnica. 30%

A. descripción de la estructura organizacional lineal

Toda empresa cuenta en forma implícita o explícita con cierto juego de jerarquías y atribuciones asignadas
a los miembros o componentes de la misma. En consecuencia, se puede establecer que la estructura
organizativa de una empresa es el esquema de jerarquización y división de las funciones o componentes
de ella. Jerarquizar es establecer líneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a través de los diversos niveles
y delimitar la responsabilidad de cada empleado ante solo un supervisor inmediato. Esto permite ubicar a
las unidades administrativas en relación con las que le son subordinadas en el proceso de la autoridad.

B. Levantamiento de información para la elaboración de un plan de acción.

Diseño de procedimientos.
Una vez efectuado el análisis, el analista tiene ya conocimiento completo de todas las operaciones que se
realicen en los procedimientos que integran el sistema en estudio; por tanto, a partir de este momento, está
en condiciones de sugerir las modificaciones que se hicieron necesarias, de acuerdo con el resultado de
dicho análisis:

 Rediseño de formas  Creación o supresión de archivos

 Diseño de nuevas formas  Eliminación de operaciones innecesarias
 Reportes  Creación de nuevos controles

Y, en fin, todo aquello que conduzca a la obtención de los objetivos fijados con eficiencia y eficacia.
En esta etapa se sugiere que todas las modificaciones que le hagan al procedimiento se discutan con el
personal involucrado, a efecto de poder justificarlas o hacer las correcciones que resulten pertinentes.

Representación del procedimiento

Una vez analizada la información del o de los procedimientos, es posible proceder a graficarlos y/o
redactarlos.

Identificación de las características de los diagramas de acuerdo al tipo

Diagrama: Representación gráfica de un proceso (cualquiera) de una unidad administrativa o de la
organización que nos muestra los pasos para realizarlos y/o conocerlos; en un esquema de símbolos y líneas
que se relacionan unos a otros.

11
Clasificación de los diagramas. Pueden clasificarse los empleos básicos de los diagramas que, solos o
combinados en la razón fundamental de los numerosos tipos de diagramas que existen.

a) Diagramas de operaciones, para representar el flujo de las operaciones.

b) Diagramas arquitectónicos, para representar un bosquejo de terrenos físicos.
c) Diagramas de las relaciones del personal para indicar las jerarquías de autoridad,
responsabilidad y función.
d) Diagramas estadísticos, para resumir las relaciones numéricas y cronológicas.

Clasificación en función del campo que describe cada tipo.

a) Diagramas de flujo. Se refieren, básicamente, al flujo de operaciones e incluyen gráficas que se
relacionan con el manejo de formas, así como diagramas lógicos relativos a programas de computadoras.
b) Gráficas de organización. Se refieren a las relaciones del personal.
c) Gráficas diversas. Las que no quedan comprendidas en los campos antes mencionados.
Diagramas de flujo. Los diagramas de flujo son los más importantes y los que se emplean con mayor amplitud
en el curso de los sistemas. Brevemente definidos, son la representación simbólica o pictórica de un
procedimiento administrativo.

Diagramas de flujo (fluxogramas). Los fluxogramas nos presentan una imagen panorámica del área que
está siendo estudiada.
Qué es un fluxograma. Un fluxograma, o carta de flujo de procedimientos, es un diagrama
que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o
parte de éste, estableciendo su secuencia cronológica.
Se usa el término fluxograma para designar cualquier representación gráfica de un
procedimiento o parte de éste.
El fluxograma de procedimientos, como su nombre lo indica, representa el flujo de información de un
procedimiento.

Tipos de fluxogramas
a) Formato vertical. Es el flujo o la secuencia de las operaciones va de arriba hacia abajo. Es una lista
ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su
propósito.
b) Formato horizontal. En él el flujo o la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha.
c) Formato panorámico. El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una
sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para
personas no familiarizadas. d) Formato arquitectónico. Describe el itinerario de ruta de una forma o persona
sobre el plano arquitectónico del área de trabajo.

12
 Tarea 8. Realiza un procedimiento con su respectivo flujograma.

Diagramación para el manual de procedimientos

Lo constituye el llamado diagrama de procedimientos el cual representa en forma gráfica la secuencia en
que se realizan las operaciones de un determinado procedimiento y/o el recorrido de las formas o los
materiales.
Debido al extenso uso de los diagramas de flujo y a toda clase de adaptaciones de éstos se recomienda
utilizar el diagrama de flujo tabular, ya que muestra los flujos de información de izquierda a derecha.

Tarea 9. Realiza un mapa de conceptos del apartado B.

Plan de implantación
La introducción de cambios importantes de nuevos métodos y sistemas de administración en una
organización es una de las tareas más difíciles y complejas para cualquier director. Es sorprendente observar
que muchas organizaciones están ocupadas en este tipo de esfuerzo sin tener una planeación adecuada o
tal vez sin ninguna planeación.

Un esquema básico de tal planeación incluirá:

• Necesidades y objetivos del enfoque de la administración de proyectos;
• Política de manejo de proyectos;
• Estructura (s) de la organización:
• Sistemas de manejo de proyectos;
• Implantación en proyectos específicos;
• Administración de proyectos simultáneos al nivel colectivo, y
• Evaluación de la administración del proyecto.

1. Necesidad y objetivos del enfoque de manejo de proyectos.

Exposición de la necesidad
Los intentos para introducir nuevos enfoques de administración encuentran diversos grados de resistencia. Un
factor primordial para minimizar esa resistencia es la creación de una conciencia de la necesidad de un
nuevo enfoque.
Una exposición convincente de la necesidad de conceptos, métodos e instrumentos para administrar el
proyecto convertirá la resistencia potencial en un apoyo activo.

13
Objetivos
Una exposición concisa de los objetivos relacionados con la implantación de las disciplinas, propias de la
administración de proyectos, dará lugar a una mejor comprensión de los gerentes, en todos los niveles, de las
razones de los cambios relacionados con los modos en que opera la organización.

2. Políticas de administración de proyectos.

Tales políticas deben definir lo que a continuación se señala.
• Los tipos de esfuerzo que serán considerados como proyectos formales
• El enfoque de la administración y organización que será utilizado.
• La autoridad y responsabilidad formales del director del proyecto y los directores auxiliares.
• Los medios para solución de un conflicto.
• Las responsabilidades en el desarrollo, implantación y operación de los sistemas de administración de
proyectos, si es que van a utilizarse.

3. Enseñanza y capacitación
Es importante lograr la comprensión de la gente interesada en lo que respecta a los conceptos y sistemas de
esta labor.
No es suficiente la mera distribución de instructivos, manuales e información escrita similar. Se requiere cierta
clase de capacitación en estas áreas. Si está capacitación se efectúa apropiadamente, brindará resultados
considerables al lograr la comprensión del personal principal asignado a algún proyecto en lo que respecta
a los problemas a que se enfrentan diversas partes de la organización.

4. Estructura de la organización
Se debe preparar un plan para llevar a la práctica la política de administración de proyectos que tenga la
organización. Esto incluirá la serie de medidas y la correspondiente programación relacionadas con las fases
del ciclo de duración de los proyectos, para lograr la cabal identificación del proyecto en la organización
desde su comienzo hasta su terminación.

5. Sistema de manejos de proyectos

El plan de implantación debe incluir el diseño, el desarrollo o la obtención, o ambos, de sistemas apropiados
de administración de proyectos. En la mayoría de las organizaciones, se indicará el desarrollo y el
mejoramiento continuo.

6. Implantación de proyectos específicos.

El proyecto inicial que va a ser administrado, según los nuevos enfoques será seleccionado cuidadosamente
para minimizar dificultades y aumentar el grado de éxito inicial. Un plan de implantación detallado también
aumentará las posibilidades de éxito. Se recomienda un enfoque evolutivo para no exceder el número
máximo de cambios que pueda asimilar el medio en que se introducen.

14
7. Funcionamiento del manejo de proyectos
Los procedimientos operativos que llevan a la práctica la política de la administración del proyecto deben
ser establecidos.

8. Administración de proyectos simultáneos a nivel colectivo

En el ambiente de varios proyectos que llevan a la práctica la política de la administración del proyecto
deben ser establecidos.

9. Evaluación de la administración del proyecto.

Si se establece un plan de implantación razonablemente bueno, podrá llevarse a cabo una evaluación
continua para determinar los siguientes factores:

 ¿Se alcanzan los objetivos de la política?

 ¿Funciona realmente el enfoque? En caso negativo, ¿Cuál es la razón?
 ¿Se descubren otros problemas que requieren la atención de la administración?
 ¿Se mantiene el debido equilibrio entre la administración del proyecto y las necesidades ajenas a
ella?

15
16
R de A. 2.2 Diseña y utiliza instrumentos de la distribución de actividades conforme a los procedimientos
establecidos.

A. Integración de los recursos para la implementación de los sistemas.

Identificación de las características del personal.

Los datos necesarios sobre este factor se obtienen mediante una lista de personal; la información puede ser
obtenida en el departamento de personal o en la sección de nóminas.

Esta lista puede ser utilizada para elaborar organigramas, para determinar costo de tareas por unidad
administrativa y tasas de incremento de personal por unidad.

La lista de personal contiene el número de empleado, el puesto que ocupa y alguna otra información.

Análisis del personal

Este análisis se lleva a cabo para estudiar la necesidad y utilización de recursos

humanos en la empresa.

Se trata de aspectos sumamente importantes dentro de la vida de una empresa, ya que normalmente se
busca mantener un nivel ideal, en lo que a funciones de personal se refiere. Se busca:

 Que el personal tenga en cada puesto y nivel, la capacidad necesaria.

 Que todo el personal presente a la empresa su más amplia colaboración.

Hay que hacer contacto con el personal dentro de una unidad administrativa. La lista del personal es
esencial para el análisis sobre todo cuando se estudian las actividades que se desarrollan en la oficina.

Actividades

Este elemento tratado como factor de análisis es de suma importancia, ya que es necesario conocer todo el
trabajo que se ejecuta en una oficina, qué empleados desempeñan las diversas actividades, así como el
tiempo necesario para su realización.

Uno de los principios básicos de una buena administración consiste en mantener una distribución adecuada
del trabajo; de tal forma que sean debidamente utilizadas las habilidades de los empleados.

Gráfica de distribución de actividades

Esta gráfica es una tabulación del trabajo efectuado por cada empleado dentro de un grupo de oficina
determinada. Con objeto de clasificar el análisis, se recomienda clasificar el trabajo para estudiar en
pequeños grupos de empleados. Cada uno de estos grupos debe ser estudiado por separado y tener cada
uno su correspondiente gráfica de distribución de actividades.

La gráfica de distribución de actividades sirve para analizar los aspectos siguientes:

 Explicar cómo está dividido el trabajo.

17
  Determinar si hay homogeneidad en la carga de trabajo.
 Determinar si hay coordinación entre las habilidades del personal y las tareas que desempeñan en
cada actividad.
 Determinar si las tareas realmente corresponden a la actividad a la cual se han adscrito y aun si la
actividad debe desempeñarse en esa unidad administrativa.
 Explicar las relaciones que existen dentro del grupo de trabajo.

Lista de actividades
Este listado nos mostrará las actividades o funciones efectuadas en una oficina. Representa, en realidad, una
enumeración de los aspectos más importantes que se llevan a cabo dentro de un área de trabajo. Se
consignan en esta lista únicamente las actividades principales.

Lista de tareas
Estas listas son entregadas y elaboradas por cada empleado de un área en estudio, y constituye un
documento en el que consignan las tareas que realiza por semana (se pueden incluir tareas quincenales o
mensuales), así como la indicación del número aproximado de horas aplicadas en cada tarea durante el
periodo de una semana. Cada empleado, así como el jefe de la unidad administrativa, prepararán su
propia lista, la cual deberá constatarse completamente con una redacción breve y precisa.

Descripción de la gráfica de distribución de actividades

Esta importante técnica consta de una hoja pequeña o grande, según las necesidades, la cual está dividida
en columnas, que son las siguientes:

Actividades: Considerando la importancia de las mismas, se pondrán en columnas, incluyendo todas las que
se lleven a cabo en el departamento por orden de importancia.
Puestos: contra la columna de actividades que se ponen en sentido vertical, los puestos se enumerarán en
sentido horizontal, tomando en consideración la importancia y jerarquía de izquierda a derecha.
Totales: en la parte inferior de la hoja irá también una columna horizontal donde se pondrán los totales en
horas, en que se haya efectuado cada actividad.

La gráfica de distribución de actividades es sencilla, es una tabulación de las actividades que se realizan, y
el tiempo que cada empleado dedica a las tareas dentro de cada actividad. Contesta a estas tres
preguntas:
 ¿Qué se hace en la oficina?
 ¿Quién lo hace?
 ¿En cuánto tiempo lo hace?

La elaboración de esta gráfica plantea al analista una serie de pasos que cubrir y que son los siguientes:

18
1. Obtener la información directamente de los empleados respecto a sus actividades, incluyendo el tiempo
aproximado de su realización. Esto se hace utilizando las listas de tareas.
2. Entrega para ser contestados un juego de listas de tareas a los empleados de un área objeto de estudio.
3. Revisar estas listas, ya contestadas, asegurándose que se ha incluido a todo el personal y a todas las
actividades.
4. Solicitar al supervisor del área, si no lo ha hecho el analista, que indique sus recomendaciones al reverso
de las listas de tareas.
5. Al contar con todo el material necesario, se procederá a preparar una gráfica de distribución de
actividades.
Este paso consiste en llevar un análisis de la gráfica.

Tarea 12. Realiza una lista de tareas

Tarea 11. Realiza una lista de personal

Tarea 13. Realiza una gráfica de distribución de actividades.

Ejemplo de lista de personal

LISTA DE PERSONAL

Personal adscrito en: ________________________________________

Analizado por: ___________________________Fecha:____________

Sueldos

Nombre Puesto Nivel de sueldos

Quincenal

Semanal

Cantidad
Sexo

Mes

19
Lista de tareas

20
B. Identificación de las características de instalación y equipo de los procedimientos.

Equipo de oficina

Puesto que el equipo de oficina es costoso y ocupa bastante espacio, se debe insistir en que cada unidad
se utilice racionalmente.
La única manera de llevar a cabo una buena investigación, es usando una lista para recoger la información
relativa al equipo utilizado en la oficina que investigamos.
Esta lista nos servirá para seleccionar los muebles y máquinas que deberán ser objeto de un análisis
detallado.

Análisis del equipo

Es importante elaborar registros y diagramas que cubren la utilización de las máquinas para determinar el
tiempo de trabajo, el tiempo de reparación y el tiempo perdido en periodos de una semana o de un mes,
esto para que se puedan preparar itinerarios de trabajo en forma más adecuada, para así incrementar su

21
utilización. Estos registros también ofrecen medios para verificar el tiempo de operación y el tiempo en que
están paradas.

El diagrama de resumen de uso de equipo.

Este diagrama sirve para demostrar gráficamente el porcentaje de tiempo productivo, de tiempo de
reparación y de tiempo ocioso de cada máquina de un departamento. Se puede analizar un periodo
semanal o mensual, utilizando porcentajes para mostrar la producción, la reparación y el tiempo ocioso.

Espacio de oficina.

La utilización adecuada del espacio en la oficina es un factor muy importante para una operación eficiente;
el espacio cuesta dinero y hay que racionalizar su utilización. Por lo que se debe usar de tal forma, que
provea las condiciones de trabajo más prácticas.
Cada oficina y cada unidad administrativa tiene sus propios y particulares problemas de distribución. Cada
uno debe de ser estudiado individualmente. Existen varias formas de resolver problemas de espacio:
 Arreglar el área actual para acomodar más  Mejorar el flujo de trabajo.
personal o equipo.  Mejorar la apariencia.
 Expandir el área para eliminar congestiones.  Fijar áreas de trabajo.
 Darle máximo uso al equipo.

Definición de forma

Cualquier documento impreso destinado a que en él se anote datos, o para su uso representativo en
situaciones idénticas de tratamiento de datos.
Análisis de las formas

22
La aprobación y aplicación de una forma es una función del analista de sistemas, quien determina si una
nueva forma propuesta es esencial para llevar a cabo un procedimiento aprobado, antes de turnarla al
encargado de formas para que actué. Esto requiere una importante y detallada labor de análisis por parte
del analista de sistemas.
El analista de sistemas se preocupa sobre todo del análisis de las formas, de su diseño y de su control, debido
a que un programa riguroso para las formas puede:
 Mejorar la eficiencia del procedimiento de información.
 Simplificar el adiestramiento de los empleados.
 Efectuar un control por parte de la administración.
 Proporcionar un medio eficiente para registrar y llevar datos, que son insumos del sistema de información
para la administración.

Procedimientos de análisis de las formas

El análisis de las formas debe abarcar los siguientes aspectos:
1. Todo programa de revisión de formas deberá comenzar por que el analista obtenga información sobre
las formas, mediante inventario de formas, cuestionario y entrevistas a originadores, usuarios y directivos.
2. A las formas se les asignarán sendas clasificaciones, de acuerdo con la actividad a la que pertenecen,
por ejemplo, formas para compras, contabilidad, de personal, etc.
3. Dentro de cada una de las actividades, las formas se clasifican de acuerdo con el tipo de función al que
pertenecen: solicitudes, requisiciones, formas de envío, etc.
4. Para facilitar su análisis, las formas deben también clasificarse en: formas generales, formas de oficina y
formas de interoficina.
5. Puede elaborarse una lista de análisis que refleje las partidas que son comunes a cierto número de
formas, así como las que son únicas. Esto ayuda a que se diseñe una forma tipo que sustituya formas
similares corrientemente en uso.
El paso siguiente a dar en el análisis de las formas debe abarcar un estudio por parte del analista, el cual
deberá entrevistar a usuarios y directivos, debiendo obtener respuestas a las preguntas siguientes:
1. ¿Cuál es el objeto de la forma?
2. ¿Se necesita realmente la forma?
3. ¿Se requieren todos los conceptos que aparecen en la forma?
4. ¿Son necesarias todas las copias?
5. ¿Puede combinarse la forma con otras formas diferentes?
6. ¿Requieren mejoramiento los procedimientos relacionados?
7. ¿Qué redacción ha de utilizarse en la forma?
8. ¿Cómo puede facilitarse la escritura de la forma?
9. ¿Cómo puede facilitarse la transmisión de datos en la forma?
10. ¿Puede hacerse algo para mejorar la eficiencia de archivar?
23
11. ¿Se han revisado todas las formas existentes?
12. ¿Cuál es el costo de las formas de acuerdo con su importancia y uso?

Evaluación de la necesidad de información

 Antecedentes
 Inventario de
formas
Análisis de Determinación del método más eficiente de Diseño
 Catálogo de
formas obtener la información necesaria en la
formas
forma.
 Manuales de
procedimiento Especificación de la secuencia de
procesamiento de la información
Análisis de formas

Diseño de formas
El propósito principal del diseño de formas es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento
de información administrativa. Esto comprende la disposición de la forma y las especificaciones para
realizarla.
El diseño de formas requiere combinar cualidades prácticas y estéticas, así como de la comprensión del
procesamiento respectivo.

Requisitos elementales para diseñar una forma

1. Debe crear una actitud mental favorable entre los que trabajan con la forma.
2. Debe proporcionar la manera más fácil de anotar y usar los datos en el contenido.
3. Debe de ayudar a reducir la tendencia al error.
4. Debe tratar de ser económico en su impresión y papel sin que restrinja la eficiencia del trabajo.

Actitud mental: Toda forma impresiona nuestra vista, esta impresión se debe a la forma como ha sido
diseñada.

Anotación y uso de datos: Los datos deben reflejar claramente qué es lo que desea que sea escrito. Si los
títulos son largos o se requiere mayor uniformidad en el diseño, se recomienda encasillar la información.
Para el rayado horizontal y vertical, se recomienda como norma general usar siempre la línea más delgada
que de él resultado que se busca.
 Introducción. Es la información que prepara la acción inmediata que se va a tomar. Las formas externas
deben de llevar el nombre de la empresa y su dirección de preferencia en la parte superior.
 Cuerpo. Representa la parte principal de la forma y constituye precisamente la acción que tiene lugar
después de la introducción.

24
 Conclusión. Consiste principalmente en espacios para firmas o aprobación u otro dato concluyente que
le de validez formal.

Reducir la tendencia al error. Está directamente relacionado con el diseño y la impresión porque juegan un
papel importante los colores usados, el tipo de imprenta, las distancias entre las líneas, el contraste entre los
datos estadísticos y variables.

Ser económico en impresión y papel. Este requisito es muy importante ya que representa el costo de un
formato y éste debe ser de tal manera que no restrinja la eficiencia del trabajo.

Control de formas
La disponibilidad de las formas en el almacén y el encargo de las mismas son responsabilidad de la unidad
administrativa de administración o de sistemas y procedimientos.
Establecimiento de un programa de control de formas.
El control de las formas va más allá del solo diseño, ello incluye el establecimiento del programa como
política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema.
Es necesario establecer una íntima relación entre el control de las formas y los sistemas y procedimientos.
Debe haber una sincera aceptación del alto nivel ejecutivo de la importancia del programa.
Los componentes básicos del programa de control de formas deben ser:
a) Coordinación del diseño, uso y compra de las formas.
b) Medios para almacenar y distribuir formas.
c) Disposición final de las formas después que han sido utilizadas.

Medios para el control de formas

Para facilitar las funciones de control de formas se pueden utilizar diversos medios como:
a) Un símbolo identificador que indique el elemento que las utiliza, así como un número propio de la forma.
El número de identificación que a veces aparece junto al título de la forma, a esto se le conoce como
clasificación.
 Los números se asignarán en orden correlativo.
 Puede utilizarse un sistema numerador por funciones, en el que el número de la forma indique el tipo
de la misma, tal como para: abastecimiento, tarjeta, etc.
b) El control de existencias de formas incluye la publicación periódica de un índice de las mismas, la
aprobación de requisiciones para la impresión de formas y la determinación de las cantidades que se
pedirán.

25
 LISTA DE FORMAS Y REPORTES

Empresa: ________________________________________________________

Unidad administrativa: ______________________ A. General

Tipos B. Interoficina
Compiló:: ________________________________ C. De oficina

Fecha:__________________________Revisó:____________________________

Forma/ reporte
Título Tipo Información adicional
núm.

26