UNIDAD 2: COORDINACIÓ N DE LA INFORMACIÓ N EN EL DEPARTAMENTO DE RRHH

1. La comunicación en el departamento de Recursos Humanos

La comunicación es fundamental en cualquier área de la empresa. Para poder

realizar nuestro trabajo, debemos comunicarnos constantemente. Unas veces
para recibir o transmitir órdenes, otras para preguntar o resolver dudas, negociar,
etc. Nos comunicamos con nuestros superiores, con los compañeros, con
nuestros subordinados, con distintos colaboradores externos de la empresa y
también con los clientes.
Comunicación empresarial
Comunicación vertical Comunicación descendente: el emisor es la dirección y
la información va descendiendo, siguiendo las líneas del
organigrama, hasta llegar a la base operativa. Se
comunican órdenes, estrategias o procedimientos a
través de notas internas, correos electrónicos,
conferencias, reuniones, etc.
Comunicación ascendente: el emisor es la base
operativa y la información va ascendiendo, siguiendo las
Interna líneas del organigrama, hasta llegar a la dirección. Se
comunican peticiones, opiniones, sugerencias y quejas
mediante entrevistas, encuestas o buzones de
sugerencias.
Comunicación El emisor y el receptor ocupan el mismo nivel dentro del
horizontal organigrama y pueden ser del mismo o de distinto
departamento. Se trata de coordinar actividades o tareas
para que el resultado final sea lo más eficiente posible.
La comunicación en este caso tiene lugar mediante
reuniones informativas o deliberativas.
Comunicación Surge espontáneamente de las relaciones
informal interpersonales y supera a veces las barreras
jerárquicas. Permite la transmisión de información fuera
de los canales oficiales, pero en ocasiones puede ser
fuente y vehículo de transmisión de rumores.
Ambiental La empresa es receptora de información, por ejemplo,
normativa, consulta de indicadores sobre la situación del
Externa mercado, necesidades de los clientes, etc.
Corporativa La empresa es quien transmite la información al exterior:
a la sociedad, proveedores, clientes, etc. Por ejemplo, la
publicidad.

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1.1 Tipos y medios de comunicación en el departamento de Recursos Humanos.

En el departamento de Recursos Humanos, la realización de todas las tareas que

conlleva la administración de personal supone un contacto directo y prácticamente
diario con el resto de los trabajadores de la empresa.

En general, el departamento de Recursos Humanos debe transmitir a los

trabajadores informaciones relacionadas con sus funciones y tareas y resolver
dudas sobre cuestiones administrativas, sin olvidar la relación que hay que
mantener con las distintas Administraciones para el cumplimiento de las
exigencias legales en materia de contratación y nóminas.
La comunicación en el departamento de Recursos Humanos
Con los trabajadores de la empresa
Para:
- Transmitir informaciones relacionadas con procesos
de selección o promoción o con acciones formativas,
comunicar sanciones y despidos, etc.
Interna (dentro del - Resolver dudas de los trabajadores relacionadas con
ámbito de la su contrato de trabajo, sus nóminas o sus
empresa) cotizaciones a la Seguridad Social.
Medios: tablón de anuncios, circulares, notas de servicio
interior, avisos, correo electrónico, teléfono, burofax,
atención directa, etc.
Con posibles candidatos.
Con el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), la
Seguridad Social, la Agencia Tributaria, etc.
Para:
- Procesos de selección.
- Cumplir con las exigencias legales de las
Administraciones Públicas, principalmente:
. Comunicación de las contrataciones al SEPE.
. Ingreso de las cotizaciones a la Seguridad Social.
Declaración-liquidación de retenciones e ingresos a cuentas
Externa (fuera del del IRPF.
ámbito de la Medios:
empresa) - Teléfono, correo electrónico, atención directa, etc.
- Internet:
. SEPE: servicio Contrat@, www.sepe.es
.Seguridad Social: sistema RED,
www.seg- social.es
. Agencia Tributaria: oficial virtual, www.aeat.es.

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1.2 Estrategias y técnicas en la comunicación oral

Estrategias y técnicas para una comunicación efectiva

Expresar nuestras opiniones o deseos de una manera
amable, clara, directa y adecuada, con el fin de decir lo
que queremos sin violentar a los demás
Ventajas: favorece la confianza en uno mismo y nos granjea
Asertividad el respeto y la consideración de los demás
(como emisor) Técnicas:
- Disco rayado: reiteramos nuestros deseos, sin
alterarnos, ante la insistencia de nuestro interlocutor
por lograr los suyos. Por ejemplo,” entiendo, pero no
estoy interesado”.
- Banco de niebla: aceptamos una parte de verdad
en lo que nos están diciendo, pero mantenemos
nuestra postura. Por ejemplo, “es posible que tengas
razón en eso, pero…”.
- Aserción negativa: ante una crítica negativa cierta,
expresamos nuestro acuerdo y mostramos nuestra
voluntad de corregirnos. Por ejemplo, “tienes razón,
siempre llego tarde. Tengo que salir de casa con
más tiempo”.
Asertividad confrontativa: ponemos de manifiesto
la incongruencia entre lo que nuestro interlocutor dijo
y la realidad de sus actos. Por ejemplo, “me temo
que esto no es lo que habíamos acordado”.
Escuchar con atención y cuidado, tratando de
comprender el mensaje completo que recibimos del
interlocutor.
activ
Escucha Ventajas: favorece la relación positiva, ayuda a crear un
a
(como clima de confianza y facilita la eliminación de tensiones.
)
receptor Técnicas: crear un clima adecuado, escuchar con empatía
(poniéndonos en el lugar del otro), evitar las distracciones,
no prejuzgar ni adelantar conclusiones, etc.
Para que la comunicación sea más eficaz, debemos cuidar
también la comunicación no verbal.
Consejos:
Conductas no - Adoptar una postura correcta y relajada.
verbales (como - Mirar a los ojos, pero siempre procurando no
emisor o intimidar.
receptor) - Utilizar la gesticulación con las manos para apoyar
nuestras explicaciones, pero sin exagerar.
- Evitar los tics.

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2. Sistemas de control de personal

2.1 Control del absentismo

El absentismo laboral es toda ausencia de un trabajador de su puesto de trabajo, dentro

de su jornada laboral, en las horas correspondientes a un día laborable.

Estas situaciones suponen un coste importante para las empresas, por lo que
tratarán de controlarlo y, en la medida de lo posible, reducirlo. Debemos
diferenciar entre:

- Absentismo laboral justificado: se corresponde con determinados derechos

que tienen los trabajadores en cuanto a permisos retribuidos (15 días por
matrimonio, un día por cambio de domicilio habitual, etc.,) y bajas por
maternidad, paternidad e incapacidad temporal (enfermedades o accidentes).
El trabajador, en cualquier caso, seguirá percibiendo una remuneración, bien
procedente de la empresa o bien de la Seguridad Social.

Este tipo de absentismo siempre ha de estar avalado por el correspondiente

justificante

Absentismo laboral injustificado: se corresponde con determinadas

ausencias a las que no tiene derecho el trabajador o, simplemente, no están
justificadas. Los casos más frecuentes suelen ser:

o Faltas de puntualidad.
o Ausencias al trabajo injustificadas.
o Ausencias al trabajo justificadas de forma fraudulenta.

Este tipo de absentismo se caracteriza porque el trabajador, por estas

circunstancias, no percibiría remuneración alguna y, además, en algunos
casos, podría ser objeto de sanción e incluso de despido procedente.

Cálculo de los índices de absentismo

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Medidas de control y prevención del absentismo

- Medidas de control: consisten en establecer una serie de mecanismos para

monitorizar la hora exacta de acceso al centro de trabajo, así como la hora de
salida.
o Mediante observación directa: no suele registrar la hora exacta de
llegada ni de salida. Además, depende tanto del horario como de la
relación personal del supervisor o responsable con el subordinado.
o Mediante elementos de control (fichas, tarjetas, etc.): determina el
tiempo exacto que el trabajador permanece en la empresa y no
depende de ninguna otra persona. El único inconveniente es el riesgo
de fraude, porque un trabajador podría “fichar” en lugar de otro si
dispone de su elemento de control.
o Mediante huella digital: es un sistema muy cómodo para el trabajador,
pues siempre se lleva encima, muy seguro, pues evita que acceda
personal ajeno a la organización, y además se elimina el riesgo de
fraude posible con los métodos anteriores.

o Mediante otros métodos: en algunas organizaciones no se registra

la hora de acceso ni de salida de la empresa, sino la puesta en marcha
y detención de las herramientas de trabajo; este método es más
discreto y evita la sensación de excesivo control del trabajador.

No obstante, si bien establecer o incrementar medidas de control horario

puede ser efectivo a corto plazo, el clima laboral se resiente y a medio y
largo plazo no es la solución más útil.

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- Medidas de prevención: sustituyen o complementan las medidas de control,

sin la incidencia negativa de estas en el clima laboral.
o Mejorar la comunicación interna: tiene que existir un mecanismo
interno de transmisión de información entre los trabajadores y sus
superiores y viceversa, de forma que el posible malestar ante
determinadas situaciones laborales llegue a oídos de los responsables y
se tomen las medidas oportunas para solucionarlas.

o Mejorar la motivación: esta se suele incrementar siempre que exista

un reconocimiento y valoración de la labor del trabajador (por parte de
sus superiores), un plan de formación, expectativas de promoción e
incluso una buena estrategia de marketing interno.
o Mejorar el clima laboral: la relación e integración de los trabajadores
es fundamental. En la medida en que estos se encuentren a gusto en la
empresa disminuirán los índices de absentismo.

o Mejorar las condiciones de seguridad laboral: las empresas que han

desarrollado un amplio plan de prevención de riesgos laborales tienen
un menor número de accidentes y enfermedades profesionales.

o Mejorar la flexibilidad horaria: muchos de los problemas de

absentismo se producen por la rigidez en los horarios de trabajo. Una
mayor flexibilidad horaria permite conciliar mejora la vida laboral y
personal del trabajador y hace disminuir los índices de absentismo.

Formulario de recogida de datos sobre absentismo laboral

El responsable de cada departamento debe comunicar al departamento de

Recursos Humanos las ausencias que se produzcan en su sección. Normalmente
utiliza un formulario tipo diseñado al efecto en cada empresa.

El departamento de Recursos Humanos archiva el formulario y el justificante en el

expediente del trabajador y, en su caso, toma medidas al respecto
(apercibimiento, sanción, descuento en la nómina, etc.)

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2.2 Evaluación de resultados

La evaluación del rendimiento o de los resultados del trabajador tiene como

finalidad comprobar si se han alcanzado los objetivos inicialmente planteados.

Un seguimiento continuo y sistemático, consensuado en la medida de lo posible

con los trabajadores, resulta motivador y mejora los resultados, tanto
individualmente como de la propia organización.

Existen muchos sistemas, métodos y herramientas para evaluar el desempeño de

los trabajadores.

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2.3 Auditorias

Cuando hablamos de auditoría en el mundo empresarial, normalmente nos

referimos a un proceso de evaluación, revisión o inspección, más o menos
independiente, de los procesos o procedimientos que lleva a cabo una
determinada organización o un departamento dentro de la misma.

Así, clasificaremos las auditorías en internas y externas, dependiendo de que los

auditores encargados de evaluar los procesos y procedimientos pertenezcan o no
a la organización auditada.

Normalmente, la auditoría concluye con la presentación de un informe en el que,

además de detallarse el resultado de la evaluación, se plantean una serie de
recomendaciones y propuestas de mejora.

Auditoría de Recursos Humanos

Como cualquier otro departamento, el de Recursos Humanos puede ser auditado.

La auditoría de Recursos Humanos normalmente se basa en la observación,
medición y comprobación de una serie de procedimientos, indicadores y datos
estadísticos con la finalidad de detectar deficiencias y/o áreas de mejora.

Podemos auditar, en conjunto o por separado, cualquiera de las funciones y

tareas ligadas a la gestión y/o administración de personal.

En definitiva, las auditorías de Recursos Humanos nos permiten detectar a tiempo

los problemas asociados a nuestro departamento y plantear posibles soluciones.
Para que realmente sean efectivas, las auditorías deben realizarse de manera
periódica.