LINEAMIENTOS PARA LA CATALOGACIÓN DE MATERIALES EN LA

ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS Y EL PROCESO DE

ABASTECIMIENTO EN EL SECTOR DE OIL&GAS
UN ESTADO DEL ARTE

AUTOR
ALEXIS VARGAS SARMIENTO
Administrador de Empresas
U9501017@unimilitar.edu.co

Artículo Trabajo Final del programa de Especialización en Gerencia Logística Integral

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA LOGISTICA INTEGRAL

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA
FACULTAD DE INGENIERÍA
JUNIO, 2020
LINEAMIENTOS PARA LA CATALOGACIÓN DE MATERIALES EN LA
ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS Y EL PROCESO DE
ABASTECIMIENTO EN EL SECTOR DE OIL&GAS
UN ESTADO DEL ARTE

GUIDELINES FOR THE CATALOG OF MATERIALS IN THE

INVENTORY MANAGEMENT AND THE SUPPLY PROCESS
IN THE OIL & GAS SECTOR
A STATE OF ART

Alexis Vargas Sarmiento

Administrador de Empresa
U9501017@unimilitar.edu.co

RESUMEN

En el sector de Oíl & Gas y al igual que en otros sectores, la catalogación de los
materiales cumple un papel importante dentro del proceso de la cadena de
abastecimiento, es un eslabón necesario para facilitar y agilizar la identificación de los
materiales en la administración de los inventarios y la fuente de información para la
comunicación asertiva con los proveedores. En la siguiente revisión sistemática de
literatura, se ha analizado la información expuesta por diferentes autores, mediante el
análisis de artículos, libros, tesis de grado e investigaciones, lo cual permitió la
identificar de los lineamientos idóneos y estandarizados para la gestión en el proceso
de la catalogación de los materiales.

Palabras Clave: Catalogación, Administración de Inventarios, Logística, Catalogo,

Revisión de literatura.

ABSTRACT

In the Oil & Gas sector and like in other sectors, the cataloging of materials plays an
important role within the supply chain process, it is a necessary link to facilitate and
expedite the identification of materials in the administration of inventories and the
source of information for assertive communication with suppliers. In the following
systematic review of the literature, the information presented by different authors has
been analyzed, through the analysis of articles, books, thesis and research, which
allowed us to identify the ideal and standardized guidelines for management in the
process of the cataloging of materials.

Keywords: Cataloging, Inventory Management, Logistics, Catalog, Literature Review.

 INTRODUCCIÓN

La catalogación de los materiales es realizada con la finalidad de poder controlar los

inventarios por medio de la codificación, adicionalmente es fundamental para gestionar
la adquisición de materiales necesarios por la compañía ante los proveedores que los
abastecen [1]. Cuando hablamos del registro maestro de materiales se podría definir
como el proceso mediante el cual se genera un registro en un sistema de planificación
de recursos empresariales ERP, para su gestión y control, mediante la inclusión
detallada de la descripción de un material, de acuerdo con su información física y
técnica, mediante el uso de normas o estándares determinados con anterioridad [2].

La catalogación de materiales cumple un papel importante en el proceso logístico, es

el medio de comunicación con el cual diferentes áreas de la compañía como se puede
evidenciar en la Figura 1, gestionan o solicitan los requerimientos de operación al área
de compras [3].

Figura 1. Interacción maestra de materiales con áreas de la compañía

Fuente: Catalogación de materiales y cálculo de niveles óptimos de inventarios, 2018 [1]

Existen diferentes formas de presentar la codificación de los materiales, como ejemplo

se encuentran los códigos de barras, códigos QR o códigos inteligentes, sin embargo,
estos solo se limitan a contener información del producto que fue catalogado, esta
información es la que cobra relevancia dentro del proceso, ya que si no se encuentra
bien definida o estructurada podría llegar a generar códigos inútiles que solo
incrementaran los inventarios o generan reprocesos en la adquisición de los
materiales.

El catálogo de materiales es un eslabón fundamental en el proceso logístico, de este

depende que la información contenida en los códigos para la administración de los
inventarios sea la correcta, al mismo tiempo será la fuente de información que se
proporcionara a los proveedores para la adquisición de materiales, si no existe una
estructura dentro de los maestros de materiales, todos los procesos podrían no
gestionarse de forma adecuada, En el sector de oíl & gas, debido a la distancia que
existen en la mayoría de los campos petroleros con las áreas urbanas, se hace
indispensable contar con inventarios de materiales necesarios para cumplir con la
continuidad de la operación y el mantenimiento de los equipos. En este punto el
catálogo de materiales toma una relevancia importante en el proceso [4]. Si los
materiales no se encuentran debidamente codificados podrían estar incurriendo en
sobre costos al mantener un inventario con poca rotación y en sobre stock. Uno de los
principales problemas en los campos petroleros en muchas ocasiones es que esta
actividad no goza de una importancia relevante, por tal motivo es asignada a personal
no preparado y con poco conocimiento de materiales utilizados en esta industria.
Adicionalmente si no se cuenta con unos linimientos estandarizados sobre cómo
realizar el proceso de catalogación, por lo cual se han identificado deficiencias en el
control de los inventarios. Poca información para la adquisición de bienes, lo que ha
generado reprocesos en el área de compras y sobre costos si se llegara a parar la
producción de crudo al no contar con los repuestos requeridos por la operación, se
podría considerar que el proceso logístico fallo, si se llegara a esta situación, solo por
no contar con un catalogo de materiales organizado y bien estructurado [5].

Con base a lo anterior esta investigación cobra relevancia al identificar ¿Qué normas
se deberían tener presente para la implementación de los lineamientos de la
catalogación?,¿cuáles serían los lineamientos para cumplir con una catalogación de
materiales, de una forma estructurada y estandarizada? y ¿cuáles serían las posibles
limitaciones que se podrían encontrar durante este proceso?

La presente revisión tiene como finalidad analizar e identificar los lineamientos que
deben ser establecidos dentro de la estandarización de la catalogación de los
materiales, esto con el fin de poder establecer a futuro un modelo que permita una
forma estructurada en la creación de materiales en un sistema ERP.

Por ejemplo, cuando se requiere la adquisición de una válvula, se debe tener

conocimiento sobre las características del material solicitado, como por ejemplo cual
es el diámetro, el tipo de válvula, el tipo de material, entre otros aspectos relevantes y
requeridos para poder realizar la solicitud a los proveedores.

En la industrial del oíl & gas es indispensable contar con un lineamiento estandarizado,
debido que en la mayoría de los materiales que requieren esta industria son de tipo
importación, es por ello que los beneficios que se obtendría de una catalogación
estructurada son la reducción del número de ítem duplicados, la identificación y el
control de los artículos y la racionalización de los inventarios, la posibilidad de
intercambios de productos entre almacenes, facilitar el proceso de compras, prevenir
la generación de descripciones incompletas, establecer estándares de acuerdo con los
elementos de una familia, por último el establecimiento de un lenguaje único y simple
que permita la interacción entre las áreas de la compañía [6]. Por lo anterior es
importante centralizar el Maestro de Bienes y Servicios, con una codificación e
identidad única para lo cual se debe adoptar un estándar internacional que permita
linimientos ya establecidos por un ente regulador [7].

1. MATERIALES Y MÉTODOS

El enfoque de la investigación fue cualitativo y transeccional ya que solo se recogen

datos una sola vez para la revisión. La estructura de la investigación es sistemática,
entendiendo que la identificación de los problemas a tratar se ha implementado
mediante el análisis desde el concepto más general al especifico, buscando siempre
la revisión de literatura relacionada con los lineamientos necesarios para la
catalogación de materiales y expuesta por diferentes autores. La revisión fue
clasificada como descriptiva, mediante el análisis de la literatura podremos identificar
los aspectos relevantes que deben ser tenidos presentes al momento de gestionar una
catalogación de materiales. De acuerdo con expuesto por el autor J.Solis, con la
catalogación se busca establecer un lenguaje único que facilite el control administrativo
de los materiales y en especial la adquisición de estos apoyados en normas de
estandarización como la UNSPSC [1 p.2].

El objetivo anterior se cumplió mediante la aplicación de los siguientes parámetros, la

fuente de información consultada estuvo limitada a un periodo de tiempo de 10 años,
todos los artículos consultados fueron escritos entre el 2010 al 2020.

Las palabras claves consultadas en los diferentes bases de datos fueron, “catalogación
de materiales” and “petroleras”, “catalogo AND inventarios”, “catalogación AND
inventarios en el sector petrolero”, “maestro de materiales AND oíl & gas”, “compras
AND materiales”, “códigos de barras”, “códigos QR”, “códigos inteligentes”, “compras
and catalogación”, “abastecimiento and catalogación”, “UNSPSC and catalogación”

Se estableció una base de datos de los documentos recolectados como fuente de

información, los cuales tenían conexión con las palabras claves descritas en el párrafo
anterior, mediante la consulta a en las bases de datos de Google académico, Microsoft
académico y academic.edu. en donde como resultado de la búsqueda se identificaron
en total 78, 29 y 58 artículos respectivamente, se procedió con a realizar un filtro con
las palabras, Catalogo, Catalogación, Maestro de Materiales, Maestro de Bienes, y
como resultado se redujo la búsqueda a 27 artículos. Una vez finalizado el proceso
anterior se realizó una nueva verificación mediante el análisis de cada artículo bajo el
siguiente procedimiento a) lectura de títulos, se reviso cada uno de los títulos, en
algunos se encontró similitud con las palabras claves sin embargo no fueron
descartados. Posteriormente se realizó revisión b) revisión de resumen se encontraron
8 artículos que coincidían con las palabras claves, posteriormente se realizó revisión
de la bibliografía y la revisión de la lectura completa donde se identificó las palabras
claves de los 12 artículos adicionales.

Posterior a lo anterior la cantidad de artículos se redujo a 20 artículos que tenían

relevancia y con los cuales se busco identificar los lineamientos que deben ser tenidos
presente en la catalogación de materiales. Se realizó la clasificación de los artículos
que se ajustaban a los parámetros de la investigación, con el fin de realizar un análisis
y establecer unas conclusiones del proceso.

2. RESULTADOS Y DISCUSIÓN

De acuerdo con la revisión realizada a las publicaciones existentes a continuación se

procederá a realizar un análisis de lo escrito por cada uno de los autores, con la
criticidad necesaria para identificar los aspectos relevantes.

A continuación, se relaciona la Figura 2, donde se evidencian las publicaciones

encontradas durante el periodo de tiempo entre el 2010 y el 2020.

Figura 2. Estadística de Publicaciones por año.

Fuente: Propia

Base para el proceso de catalogación de materiales

La catalogación es un proceso que permite la inclusión de las características que

deben contener los códigos de los materiales para su eficiente identificación, para ello
es necesario la implementación de normas o estándares definidos dentro de las
política o procedimientos establecidos previamente, y los cuales cumplirán la función
de lineamientos dentro del proceso y la simplificación de las existencias de materiales
en un inventario [8]. Adicionalmente los objetivos de la catalogación son eliminar los
ítem o referencias iguales pero con varias denominaciones, prevenir la emisión de
órdenes de compras innecesarias de materiales y evitar así el consiguiente gasto
financiero que ello representa, capturar las relaciones de intercambiabilidad que existe
entre los materiales, evitando así compras innecesarias de material, ya que pueden
existir en el almacén otros que pueden cumplir la misma función, mejorar los ratios de
rotación de los almacenes, evitando obsolescencias, materiales sin uso o movimiento
al tenerlos plenamente identificados, optimizar el uso del espacio físico en el almacén,
agilizar la gestión de compras mediante el establecimiento de estándares y normas
para los materiales. El no tener estandarizados los materiales obliga a definir sus
especificaciones cada vez que se realiza la compra de estos. por último enfoca al
personal de compras y almacenes en una variedad menor de inventarios, aumentando
su eficiencia [9].
De acuerdo con lo anterior la catalogación toma una relevancia en el proceso Logistico
ya que nos permite estructurar la información contenida en los códigos que
representan los materiales existentes en el inventario, esta información es relevante
para su identificación y manejo.

Los sistemas ERP (SAP, Ellipse, Oracle, etc.), han sido utilizados para tratar los
desafíos fundamentales dentro del proceso de catalogación, adecuándolos para que
estos de forma automática administren las plantillas y agrupen los materiales de
cuerdo con su clasificación, ayudando en el proceso de caracterización de los
materiales, lo que contribuye con una visión integrada en la gestión de inventario. Otra
tendencia ha sido el surgimiento del comercio electrónico B2B (business to business),
de manera que optimice la eficiencia y eficacia de la cadena de abastecimiento
mediante el manejo de codificaciones estándar [10].

El modelo de gestión contempla la utilización de clasificación de bienes promovido por

las Naciones Unidas, mediante la generación de descripciones a partir de la definición
de “plantillas de información” y la generación de un código, en base a los grupos e
información del artículo [11]. sin embargo, al usar estos sistemas, se ha evidenciado
la criticidad para la optimización de la cadena de abastecimiento, de contar con
información de alta calidad de los materiales y la capacidad de buscarlos con eficacia.
Sin información de calidad del maestro de materiales, y sin una creación y un
mantenimiento riguroso de acuerdo con un estándar de calidad apropiada, no será
alcanzado el potencial completo del comercio electrónico ni los beneficios asociados a
un mejor control de inventarios [12].

Se ha identificados dos normas que estandarizan esta información la primera emitida

por la OTAN (Organización Tratado Atlántico Norte), la cual está orientada hacia la
catalogación de los bienes y servicios utilizados por las fuerzas militares, sin embargo
esta norma también es usada por algunas organizaciones civiles [13], la segunda
norma fue emitida por las naciones unidas en el año 2003 denomina United Nations
Standard Products and Services Code o sus siglas UNSPSC. Esta norma establece
una clasificación de producto y servicios con fines comerciales [14], En la Figura 3, se
muestra la segmentación establecida por las Naciones Unidas.

Este sistema de codificación de bienes y servicios. Es fácilmente adaptable a las

necesidades locales y puede ser utilizado en catálogos electrónicos, motores de
búsqueda, sin embargo, requiere de otros componentes adicionales para cumplir a
cabalidad con la caracterización de los materiales y la identificación concreta ya que
la información estandarizada por las Naciones Unidas llega hasta la identificación del
material de forma genérica.
 Figura 3. niveles jerárquicos.
Fuente: Guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de
productos y servicios de Naciones Unidas,[14]

En relación con la norma UNSPSC, existe una página administrada por el gobierno
nacional, que busca la implementación de la presente norma en todas las empresas a
nivel nacional. Como complemento se presenta la Figura 4, con la cual se realiza un
ejemplo de la identificación de un rodamiento de bola o balineras, como se podrá
apreciar esta norma solo llega hasta el nombre del articulo sin profundizar en sus
características.

Figura 4. Ejemplo codificación de un rodamiento de bola

Fuente: https://www.colombiacompra.gov.co/clasificador-de-bienes-y-Servicios
Por consiguiente, se hace necesario establecer una descripción para el material en
ese orden de ideas el criterio de usar familia, subfamilia, dimensión, atributos es el más
utilizado. A este se le pueden incorporar características adicionales que permitan la
identificación exacta del material, como se podrá observar. En la Figura 5 y 6 donde
se demuestran dos ejemplos de implementaciones y como se crearon sus respectivas
descripciones [1 p. 7]

Figura 5. Ejemplo 1 de Caracterización de Materiales

Fuente: Catalogación de materiales y cálculo de niveles óptimos de inventarios [1]

Figura 6. Ejemplo 2 de Caracterización de Materiales

Fuente: Catalogación de materiales y cálculo de niveles óptimos de inventarios [1]

El sistema de caracterización se establece con el fin de describir de forma detalla cada

producto, por lo anterior es necesario antes de implementar una plantilla analizar he
identificar las características que diferencian a un producto de otro. De tal forma que
la simplificación, la determinación de la especificación y estandarización determinan
los pasos necesarios para la codificar los materiales [16].
La importancia de la tecnología en el proceso de catalogación y administración
de los inventarios

Uno de los aspectos importantes en el proceso de catalogación es contar con una

herramienta que permita la identificación ágil y oportuna de los materiales catalogados,
ayudando a gestionar los procesos de forma ágil.

Por ejemplo, existe el caso de la implementación de un sistema de catalogación por

medio de la web, donde los proveedores son los encargados de alimentar la
información requerida por las plantillas, el dueño del catálogo solo procede a realizar
la revisión y ajuste si es necesario para aprobar la catalogación [18]. Sin embargo,
para cumplir con el fin anterior se debe haber preparado el sistema con elementos de
seguridad informática para que la información no sea vulnerada.

Adicionalmente existen diversos mecanismos tecnológicos que nos sirven de

portadores de la información del catálogo. En primer lugar, tenemos los códigos
inteligentes los cuales por lo general se encuentran integrados a los sistemas ERP, sin
embargos estos cuentan con interfases para adicionar nuevas tecnologías como son
los códigos RFID, Códigos QR, o códigos de barras, estos últimos son utilizados en
todos los productos que son comercializados de forma masiva, esta tecnología permite
alta precisión y velocidad en la captura de data. En almacenes, facilita la consignación
de entrada y salida de materiales y la toma física de inventarios de forma ágil. [15].
probablemente en el futuro esta tecnología ya se encuentre incorporada en la mayoría
de los materiales utilizados en la industria de Oíl & Gas, lo que permitiría no
preocuparnos por la administración del catálogo, ya que los fabricantes se encargarían
de ese proceso y lo compartirían por medio de la web.

En síntesis, poder describir de forma detalla las características física, técnicas y

tecnológicas que diferencia a un material de otro es un aspecto importante dentro de
este proceso, lo anterior se realiza con el fin gestionar códigos de identificación únicos
y sin duplicados [17].

En muchos casos las mismas compañías se encargan de gestionar sus propios

software de administración de inventarios, estos software son construidos bajo la
misma premisa de la caracterización de los materiales, en muchos casos no están
alineados a un estándar como es el de las UNSPSC, sin embargo cumplen con su
propósito y facilitan la identificación de los materiales en un inventario como se puede
apreciar en Figura 7 [19].

La catalogación de materiales y su influencia en la industria de Oíl & Gas

En las empresas del sector petrolero, existe una situación que se presenta con
frecuencia y es la pérdida de dinero, tiempo y valor cuando los procesos
administrativos relacionados con compras e inventarios no van de la mano con el
desarrollo de la operación, es por ello que los inventarios de los materiales en campo
toman una relevancia importante pues estos contribuyen a que los procesos de
abastecimiento para los mantenimiento o requerimientos operacionales no se retrasen,
en la mayoría de empresas petroleras, los campos cuentan con inventarios de
repuestos que en muchos casos superan los 10.000.000 millones de dólares,[20] Lo
que hacen que el mantener un catálogo organizado y bien estructurado tome
relevancia, en muchas empresas hacen inversiones para mantener este proceso en
óptimas condiciones, pues de él dependen que la cadena de abastecimiento cumpla
con su función.

Figura 7. Ejemplo caracterización software

Fuente: Herramienta software para la caracterización y control de inventarios de materiales en
almacenamiento temporal usados en obras o proyectos desarrollados en la industria petrolera
“sicmaipe” [13]

3. CONCLUSIONES

La catalogación de los materiales es la fuente de información que facilita la

administración de los inventarios y la posibilidad de comunicar las necesidades de la
operación al área de compras y esta a su vez con los proveedores, por lo anterior este
proceso toma un papel importante dentro de la gestión logística, su principal función
es describir de forma detallada cada uno de los materiales que existen en un catálogo,
sin que se presenten duplicados o carezcan de información. Si llegara a ocurrir lo
anterior es probable que el resultado que se obtenga sea un inventario en sobre stock,
con materiales sin movimientos o con duplicidad de existencias, lo que desembocaría
en un proceso sin control, por otra parte, si esta situación se presentara al momento
de adquirir un material, probablemente el área de compras estaría en un reproceso en
la solicitud de información adicional para poder tener una comunicación asertiva con
los proveedores.

Por esta razón es necesario contar con lineamientos claros que permitan administrar
el maestro de materiales de forma estandarizada, para ello primero se debe contar con
un sistema de clasificación que contribuye a agrupar los materiales de acuerdo con su
naturaleza. Se considera que la norma más apropiada para la agrupación de los
materiales es la UNSPSC, de las Naciones Unidas, es una norma utilizada en el
comercio internacional, que permite por medio de una codificación establecer un
lenguaje de comunicación universal entre proveedores y compradores. esta norma
está organizada por cuatro niveles de jerarquía “Segmento, Familia, Clase y Producto”.
Este ultimo es la identificación del material de forma genérica. Por esta razón se hace
necesario contar con unas plantillas las cuales deben contener información relevante
para la identificación de los materiales y con atributos diferenciadores.

Como principio de estandarización las características deben ser creadas en plantillas

y estas a su vez construidas a nivel del segmento dentro del sistema de agrupación de
la UNSPSC. Esto con el fin de poder agrupar a un nivel superior del producto y con un
detalle especifico que servirá para catalogar todos los materiales relacionados con una
misma naturaleza.

Las plantillas deben ser diseñadas de acuerdo con una taxonomía donde la
información más importante o relevante debe siempre ir en primer lugar y el resto de
información se debe establecer de acuerdo con el orden de importancia. Para los
productos que con números de parte y fabricante no se hace necesario establecer
plantillas muy detalladas.

Por último existen algunas limitaciones que deben ser tenidas presente al momento de
gestionar este proceso, carecer de información de los materiales a catalogar, poca
relevancia o materiales que se compraran una única vez es conveniente no gestionar
el proceso de catalogación con toda su rigurosidad, se debería establecer otro tipo de
estrategia que permita mantener un catálogo controlable, otro aspecto importante es
el cambio de número de parte, en muchas oportunidades las empresas fabricantes
hacen cambios de los números de parte de forma masiva, sea porque fueron vendidas
y adquiridas por otras empresas o porque simplemente implementaron una nueva
codificación, por lo general cuando sucede esta situación, se debe contar con la
posibilidad de gestionar cambios masivos dentro de los catálogos, los cuales en
muchos sistemas ERP, no se encuentran implementados generando u obligando a los
catalogadores a generar nuevos códigos.
 REFERENCIAS

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[20] J. D. Pineda Fajardo, “Propuesta de mejoramiento del proceso de compras y contratos
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