PARA, PLANIFICA Y ¡VENCERÁS!

Una manera práctica, sencilla y muy visual

de empezar a ser dueño de tu tiempo y de tu vida.

Piensa con las manos primero, y después,

la tecnología aumentará los resultados.

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© 2018 Mónica Rodríguez Limia - Todos los derechos reservados

PARA, PLANIFICA Y ¡VENCERÁS!

INTRODUCCIÓN
En esta guía te detallo los pasos para poner orden tu semana, tu año vista y tu mes tendiendo en cuenta
las necesidades de creadores y creativos y su manera tan visual de trabajar pero también de aprender.
Puedes ponerlos en práctica con los planificadores que he preparado o con aquellos que tú dispongas o
utilices habitualmente.
Si deseas utilizar los que yo utilizo podrás encontrar las plantillas en la Tienda de mi web
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Verás que estás plantillas son vírgenes para que las puedas personalizar y utilizar las veces que quieras
eligiendo tú en qué semana, mes o año estás trabajando.
Empezar escribiendo en ellos nombres y números es una manera de hacerlos más tuyos e introducirte
en el cambio profundo que aplicar orden y planificación va a hacer en tu trabajo, pero sobre todo ¡en tu
vida!

CONSEJOS ANTES DE EMPEZAR

Dosifica estos ejercicios y no los hagas todos el mismo día si no quieres tener empacho o que tu cabeza
se bloquee. Sé amable contigo, los grandes cambios, aunque estés muy motivado, hay que hacerlos poco
a poco si quieres que se mantengan en el tiempo y puedas ver los resultados. Así llega un día que los has
integrado y forman parte de ti dejando de suponer un esfuerzo.

Al principio es un gran esfuerzo mental y sentirás que se te hace una montaña, inevitablemente, aunque
sabes que tienes que hacerlo por sus beneficios, querrás procastinar. Este sentimiento le pasa a la may-
oría. Por eso te recomiendo que lo hagas por parte y que una vez tengas tu planificación hecha, aunque
sea solo de un objetivo anual, cada semana intentes cumplir con uno de los bloques de tareas.

IMPORTANTE: Ver los materiales extras al final de este pdf.

ALGUNOS DE LOS BENEFICIOS DE MI METODOLOGÍA

· Podrás ver tu año de una manera muy visual y gráfica que después podrás trasladar a cualquier sistema
digital.
· Te evitarás improvisar y desgastarte perdiendo energía, tiempo y dinero.
· Sabrás lo lejos o cerca que estás de tus objetivos.
· Podrás aplicar cambios por imprevistos si lo chequeas cada semana.
· Si te hacen una propuesta interesante puedes valorar si te quedan huecos para aceptarla y no decir sí
solo porque te hace ilusión. Así evitarás que después la realidad haga que que en lugar de disfrutar el
camino sea una tortura por falta de tiempo y te arrepientas de haber aceptado.
· Ante una propuesta, después de decir “deja que me lo piense”, podrás decidir con datos y perspectiva y
la cabeza más fría.
· Ante una propuesta que no habías planeado podrás decidir si cambias un objetivo por otro.
· Si hay un cambio en el objetivo que no depende de ti (el cliente te cambia la fecha, un incidente...) po-
drás decidir si sigues adelante y darás una imagen muy profesional de cara a la otra persona.

¿Preparado para poner orden? ¡Adelante!

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PLANIFICA TU SEMANA

PASO 1 - HORAS DE TRABAJO vs HORAS PERSONALES

¿Cuántas horas a la semana dedicas a actividades de tipo personal?

MATERIALES:
- 1 ó 2 plantillas modelo “Semana A3 horizontal”.
- Etiquetas adhesivas removibles tipo punto de libro de 2 ó 3 colores.

- Escribe dentro de los círculos de la plantilla semanal la franja horaria desde que te levantas hasta que
te vas a dormir en intervalos de 1h.
Por ejemplo si te levantas a las 8h y te vas a dormir a las 23h escribirías estos números en cada círculo:
8, 9, 10, 11, 12, 13, 14... 23
Si necesitas dos plantillas porque tu horario actual es muy amplio utiliza otra plantilla y une ambas con
celo.

- Ahora, elige un color y rellena las casillas en este horario que equivalen a 1h con etiquetas adhesivas
removibles.
Estas horas son las que están ocupadas con compromisos personales como llevar a los niños a la escue-
la, gimnasio, ocio, momentos con la familia y pareja...

- Si en estos momentos realizas un trabajo por cuenta ajena elige etiquetas de otro color y rellena las
horas que le dediques.

¿Cuántas horas a la semana puedes dedicar a tu negocio?

MATERIALES:
- 1 ó 2 plantillas modelo “Semana A3 horizontal”.
- Lápiz y goma

- Marca con lápiz en una nueva plantilla semanal la franja horaria desde la mañana hasta el horario que
desees tener. Marca solo tu “horario ideal” aunque ahora hagas más horas de las que te gustaría porque
tu negocio todavía es muy joven. Esto te ayudará a que poco a poco vayas ajustándote más a un horario
normal y sano.

Reflexiones:
Al acabar estos dos ejercicios tendrás un retrato de cómo utilizas tu tiempo actualmente:
¿Te gusta como es? ¿Cambiarías alguna cosa?
Si deseas cambiar algo del uso que haces del tiempo en la actualidad que implique a alguna persona,
como puede ser tu pareja e hijos, esta plantilla tan visual te puede ayudar a hablar de cambios con ellos
de una manena muy práctica y amena.

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PASO 2 - ORGANIZANDO LAS TAREAS POR TIPOLOGÍAS:

LOS SOMBREROS QUE ME PONGO.

¿Qué tareas realizas en cada área de negocio?

MATERIALES:
- 1 hoja DIN A4.
- Post its de 5 colores medida 5x5cm
- Rotulador negro punta media
- Etiquetas adhesivas removibles tipo punto de libro de 5 colores.
- Rotulador permanente para escribir en las etiquetas
- Lápiz y goma. Si no utilizas las etqiuetas puedes escribir el lápiz sobre la misma hoja pero no será tan
cómodo para mover la tarea escrita.
Nota:
Si no encuentras 5 colores no pasa nada, con un color solo también serviría pero será menos visual.
Recuerda “la belleza laboral” ayuda a que cumplamos aquellas tareas de negocio que nos cuestan más.

- Pega los 5 post it una hoja A3 y anota en cada uno el nombre de los sombreros que llevas en
tu negocio.
Yo te recomiendo que como mínimo tengas en cuenta 5, pero según el negocio pueden variar:
Dirección - Secretaria/administración - Taller/diseño - Comercial - Comunicación

- Anota en etiquetas las tareas que realizas en este momento en tu negocio y asígnalas a cada
sombrero. Si tienes dudas con algunas no pasa nada mientras estén asignadas.
Anota también aquellas que todavía no realizas pero que sabes que deberías hacer.

- Calcula las horas que tardas en hacer cada tarea y escríbelas en la etiqueta junto al nombre de
la misma. Ejemplo: escribir un post 3h

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PASO 3 - ASIGNANDO HORAS DE TRABAJO POR TIPOLOGÍAS

¿Cómo repartes las tareas del negocio en la semana?

MATERIALES:
- La plantilla “Semana A3 horizontal” con el tiempo que tienes para tu negocio marcado en lápiz que
has hecho en el paso 1.
- Etiquetas adhesivas removibles tipo punto de libro de 5 colores.
- Rotulador permanente para escribir en las etiquetas
Nota:
Si no encuentras 5 colores no pasa nada, con un color solo también serviría pero será menos visual.
Recuerda “la belleza laboral” ayuda a que cumplamos aquellas tareas de negocio que nos cuestan
más.

- Distribuye los bloques de tiempo que le vas a dedicar a cada sombrero a lo largo de tu semana
laboral.
Exactamente igual que cuando ibas al colegio y hacías el horario del curso: mateméticas, lengua,
hora del patio, naturaleza...
Intenta respetar en lo posible tus ritmos biológicos al reservar el tiempo. Hay cosas que nos cuestan
más hacer por las mañanas que por la tarde. No obstante procura hacer aquellas que menos te
gusten a primera hora para no pensar más en ellas todo el día.
No olvides dejar tiempo para comidas y pausas.
Este horario no es definitivo, la vida cambia y el negocio también, por eso las etiquetas son remobi-
bles.
Es posible que según la temporalidad de tu negocio necesites crear más de un horario.

- Rellena tantas casillas de una hora como tiempo le dediques a cada área de tu negocio.
- Ten en cuenta el tiempo que te llevan las tareas y no pongas bloques demasiados pequeños de
tiempo. Por ejemplo, no tiene mucho sentido guardar solo 1h de taller porque en ese tiempo es
muy difíci dejar cosas acabadas, con la frustración y drenaje de energía que ello supone.

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PLANIFICA TU AÑO

MATERIALES:
- Plantilla Anual A1.
- Rotuladores de colores para fechas personales y para el negocio.
- 2 hoja DIN A4.
- Post its de 5 colores medida 5x5cm
- Rotulador negro punta media
- Etiquetas adhesivas removibles tipo punto de libro de 5 colores.
- Rotulador permanente para escribir en las etiquetas
- Bolígrafo
Nota:
Si no encuentras 5 colores no pasa nada, con un color solo también serviría pero será menos visual.
Recuerda “la belleza laboral” ayuda a que cumplamos aquellas tareas de negocio que nos cuestan más.

PASO 1 - PLANIFICANDO LAS FECHAS RELEVANTES A UN AÑO VISTA

¿Cuáles son las fechas señaladas para mí y para mi negocio?

- Marca con rotulador en el calendario las fechas relevantes a nivel personal:

vacaciones, cumpleaños, eventos familiares...

- Marca con rotulador en el calendario las fechas relevantes para el negocio:

festividades, días internacionales que tengan un significado para tu negocio, fechas históricas, nacimientos
de referentes...
(Estas fechas te pueden ayudar a lanzar productos, promociones, crear contenidos para tu
Comunicación...)

PASO 2 - DESGLOSE DE OBJETIVO/HITOS/TAREAS

¿Qué necesito tener en cuenta para cumplir con mis objetivos?

- Elige uno de los OBJETIVOS que te has marcado en este año y la fecha en la que debe cumplirse.
(En el ejemplo he marcado en rojo una feria de Navidad para el 15 de diciembre)
- En un folio anota todos los HITOS que debes cumplir relacionados que el objetivo que te propongas
cumplir:
· Crear una colección de productos
· Actualizar web
· Enviar nota de prensa a medios de comunicación
· Enviar newsletter con descuentos
· etc...

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- Ahora anota todas las TAREAS que te vengan a la cabeza que serán necesarias para cumplir los hitos
de tu objetivo:
· diseñar productos para la colección
· crear prototipos
· crear los productos seleccionados o encargar la producción
· hacer fotos
· editar fotos
· texto para anunciar la participación de evento en la newsletter
· etc...

- Ahora, en una hoja A4 pega 5 post its de colores con los nombres de tus sombreros de trabajo.
- Anota cada hito y tarea de tu lista en una etiqueta adhesiva removible de color rojo y pégala en la
columna del sombrero que le pertoque. De esta manera podrás comprobar que tienes que ocupar dif-
erentes papeles para conseguir tu objetivo. Solo faltará decidir en qué día de la semana irán cuando
lo traslades a tu planificación del día a día.

Nota:
Cuando tengas práctica podrás anotar directamente los hitos y tareas directamente en las
etiquetas y engancharlas bajo cada objetivo.

PASO 3 - ASIGNAR FECHAS A LOS HITOS DEL OBJETIVO

¿Cuándo debo realizar cada acción de cada hito para alcanzar el objetivo?

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TU AÑO CREADOR

- Situa una etiqueta adhesiva removible en la fecha de tu objetivo.

- Desde esta fecha, caminando hacia atrás, determina el orden en que se debe realizar cada hito.
Calcula el tiempo que requiere cada acción. Cuanta más experiencia tengas más fácil será
ajustar el tiempo. Recuerda ser lo más realista posible y darte margen para imprevistos.
Ten a mano tu horario semanal para decidir en qué día de la semana puedes colocar la eti-
queta de tu hito.
Por ejemplo, si uno de tus hitos es “enviar la newsletter con anuncio de la feria y descuento
en las entradas” y tu día del sombrero Comunicación son los martes y los jueves, deberás
pegarla en uno de estos dos días con el margen suficiente para que te dé tiempo a realizarla.

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- Repite las mismas acciones desde el paso 2 y elige un nuevo objetivo para este año.
Por ejemplo,
OBJETIVO 2: lanzar la colección de verano
OBJETIVO 3: lanzar la colección de vuelta a l cole
Realiza esta misma operación para todos los objetivos que tengas este año.
Puede ser que en un mismo día te coincidan más de un hito.
De una manera muy visual verás cómo se te va llenando el calendario y así podrás decidir si es
viable o no realizarlos y si quieres aplicar reajustes.
Evalúa si es posible agrupar hitos para ahorrar tiempo y dinero como sería el caso de hacer una
sesión de fotos con material de dos colecciones distintas.

Una vez los tengas definidos puedes pasar la información al sistema digital que utilices: google
calendar, outlook, asana, trello...

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PLANIFICA TU MES

MATERIALES:
- 12 plantillas Mensual A1 o A3.
- Rotuladores de colores para fechas personales y para el negocio.
- Etiquetas adhesivas removibles tipo punto de libro de 5 colores.
- Rotulador permanente para escribir en las etiquetas
Nota:
Si no encuentras 5 colores no pasa nada, con un color solo también serviría pero será menos visual.
Recuerda “la belleza laboral” ayuda a que cumplamos aquellas tareas de negocio que nos cuestan más.

¿Cuándo debo realizar cada tarea asignada a cada hito para alcanzar el objetivo?

El objetivo de este paso es hacer un zoom a tu planificación anual y trasladar las TAREAS asocia-
das a cada HITO a cada día del mes.
- Selecciona los meses en los que tengas acciones a llevar a cabo y escribe en cada plantilla el
nombre del mes en la línea inferior. Después consulta un calendario y los días de cada mes en
cada casilla de lunes a domingo.
- Primero, con el rotulador marca los días personales y los significativos para tu negocio que
señalaste en tu plan anual.
- Distribuye los OBJETIVOS, HITOS y TAREAS desglosadas anteriormente dentro del mes.

Elige uno de los OBJETIVOS y empieza por el primer hito a cumplir

Por ejemplo,
HITO: “enviar la newsletter con anuncio de la feria y descuento en las entradas”
TAREAS:
· una semana antes “escribir texto de la newletter”
· después de recibir la confirmación de participación en la feria “solicitar imágenes del evento
para preparar material para mis rrss” y “solicitar entradas gratis o a precio reducido si es posi-
ble”
· etc...

Coloca todas las tareas de este hito antes de pasar al siguiente.

Ten a mano tu horario semanal para decidir en qué día de la semana puedes colocar la
etiqueta de tu hito o tarea según sea dirección, comercial, comunicación...
Si te sirve de ayuda ocupa tantas casillas según el número de días que necesite para acabarse.
Como todas las etiquetas son rojas puedes hacerle una marca a las tareas relacionadas con cada
hito.
Recuerda, en un mismo día puede haber más de un hito y/o tarea.

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DICIEMBRE

- Realiza lo mismo para el siguiente hito y sus tareas asociadas.

- Una vez acabes todos los hitos de un OBJETIVO pasa al siguiente objetivo.

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PLANIFICA TU DÍA A DÍA

Ahora que ya tienes otorgados OBJETIVOS, HITOS y TAREAS a cada día del año ya puedes trasladarlo al
sistema que utilices para tu día a día: una agenda de papel, digital...
En mis workshops de planificación explico cómo yo utilizo el sistema Bullet Journal para las tareas diarias
, gestión de información e ideas, antes de pasar la información a Google calendar para citas, eventos,
talleres... que comparto con mi asistente y equipo.

La manera en que yo utilizo el bullet journal, es totalmente personalizable, pero a mi manera me per-
mite parar mi mente en el sentido literal -que siempre está trabajando, llena de ideas y que hace que me
disperse fácilmente- y escribir, para sí poder para planificar la semana y el día, listar minitareas, tomar
decisiones, controlar progresos, cumplimiento de objetivos, hacer un seguimiento, etc... y recopilar de
manera ordenada la información de mis “capturas”: posibles productos, post, libros por leer, cosas que
quiero decir a mis colaboradores...

MATERIALES EXTRA
Antes de aplicar este método de planificación te recomiendo mucho:

- la lectura del pequeño-gran libro:

“Un pequeño paso puede cambiar tu vida. El método Kaizen”
Robert Maurer. Ediciones Urano. 2015

- ver este vídeo de Sergio Fernández

“Productividad y gestión del tiempo.”
https://www.youtube.com/watch?v=Sk42ARzX9jw

- la lectura de este gran post de Tara Gentile (está en inglés):

“Your First Employee Is You”
https://medium.com/help-yourself/your-first-employee-is-you-a638000ae8d9

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SI TE HA SABIDO A POCO, O QUIERES QUE TE ACOMPAÑE PARA APLICARLO

Si quieres más información sobre mis workshops “Para, planifica y ¡vencerás!” o el curso online
con el mismo nombre, para que te explique todos los detalles en persona, y te acompañe en el
paso a paso de crear tus propios planificadores con todo el proceso que describo en esta guía
encontrarás toda la información en mi web empresascreadoras.com

Solo o acompañado, por mí o por otro emprendedor, lo que es VITAL es que pases a la acción.
Si miedo, a trocitos, empezando por la semana y probando si sientes cambios.
Lo importante es HACER, solo así crearás un hábito y llegará un día que ya no te costará esfuerzo.
Ten paciencia contigo mismo e intenta disfrutar del proceso poniendo ¡color a tus días de traba-
jo!

Un abrazo y una sonrisa,

Mònica

Mònica Rodríguez Limia | Fundadora de Empresas Creadoras

Mentora, formadora y autora de la 1ª guía de negocios para makers y artesa-
nos en castellano.

Mi pasión son los negocios “hechos a mano” y los valientes emprendedores

creadores y creativos que contribuyen con su trabajo y ejemplo a cambiar el
mundo a mejor.
Por eso estoy aquí, por ti.

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