PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CODIGO : MN-GDO-01

PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA VERCION : 01

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Revisión: Correspondencia y archivo Fecha de probación: 08/05/2020

Aprobado: Representante de la alta dirección

OBJETIVO ALCANCE

Normalizar y relacionar los pasos a seguir en la producción, recepción, El manual aplica para todas las dependencias académicas y
distribución, tramite, organización, consulta, conservación y distribución administrativas de la universidad y desarrollo se presenta bajo un
final de los documentos de la universidad de los llanos. esquema del programa de gestión documental _PBG propuesto por el
archivo general de la nación y bajo el concepto de archivo total.

DEFINICIONES

 Actas. Documento memoria de las reuniones en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión, las decisiones tomadas y
compromisos adquiridos.

 Acto. Administrativo. Todo acto jurídico dictado por la administración y sometido al derecho administrativo aclaración de voluntad, de
juicio, de conocimiento o de deseo realizado por la administración en ejercicio e una potestad administración distinta de la potestad
reglamentaria.

 Administración de archivos. Son las operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización,
control y evaluación de todos los archivos de una institución.

 Anexos. Información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para la comprensión del mismo y aplicación de las
actividades descritas. Incluye los formatos, diagramas, guías u otros documentos relacionados.

 Archivo. Es uno o más conjuntos de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por la persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservadas respetando aquel orden para servir
como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir como fuentes de
historia.

 Archivo central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o traslado por los distintos archivos de gestión de la
entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los
particulares en general.
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DEFINICIONES

 Correspondencia Despachada Externa: Es aquella correspondencia que tiene como destino una persona o entidad localizada fuera de la
Universidad.
 Correspondencia Despachada Interna: Es aquella que tiene como destino una UAA dentro de la Universidad y los organismos que operan
dentro de ella.

 Correspondencia Oficial: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una
entidad, independientemente del medio utilizado.

 DCGD: Dirección de Certificación y Gestión Documental.

 Radicación de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual la Universidad asigna un número consecutivo, a las
comunicaciones producidas o recibidas dejando constancia de la fecha y hora de envío o de recibo, con el propósito de oficializar su tramite y cumplir
con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

 Registro de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual la Universidad ingresa en su sistema informático de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona y/o entidad destinataria o
remitente, nombre o código de la (s) dependencia (s) competente (s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite,
anexos y Tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

 UAA: Unidad Académica y/o Administrativa.

 TRD: Tablas de Retención Documental

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CONDICIONES GENERALES

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES GENERALES.

Las comunicaciones oficiales se definen como “todas aquellas recibidas o producidas en el desarrollo de las funciones asignadas legalmente
a una entidad, independientemente del medio utilizado.
El manejo y control de la correspondencia externa (enviada y recibida) en la universidad de los llanos es centralizado y se halla bajo la
responsabilidad exclusiva de la oficina de correspondencia y archivo, la cual es la única autorizada para dar trámite a las comunicaciones
externas generadas por cada unidad académica y administrativa, al igual que toda la correspondencia externa recibida, con el fin de tener un
estricto control sobre esta, consecuencia esta oficina contara con el personal capacitado y los medios necesarios para recibir, enviar y
controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones institucionales, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo
electrónico y otros, que facilitan la atención de las solicitudes presentadas por los usuarios y las comunicaciones expedidas por la universidad.
Sin excepción todas las solicitudes presentadas por los estudiantes y dirigidas a la rectoría, al consejo superior, consejo académico, consejo
de faculta o comités de programas, serán recibidas solamente en oficinas de correspondencia y archivo.
La correspondencia, tanto interna como externa deberá ser canalizadas y tramitada por los mismos funcionarios y contratistas a través de las
respectivas oficinas, dependiendo del asunto o materia en relación con las competencias especificas del área.
La atención al público para la recepción física de las comunicaciones se realiza en el horario de oficina establecido por la universidad acorde
por sus políticas y necesidades.
Los protesto de comunicación externas hacer suscritos por el rector, además de las normas y procedimientos específicos señalados para la
producción documental, deben incluir la producción o revisión del jefe de la dependencia que los elabora, tanto estos como la correspondencia
interna dirigida a la rectoría deben transmitirse a través de la respectiva dependencia u oficina, según la materia del documento.
Los formatos, la papelería institucional y el servicio de correspondencia de la universidad, solo podrán utilizarse para tratarse asuntos
requeridos por la institución en ningún caso se podrán utilizar para asuntos de tipo personal.
Todas las comunicaciones internas relacionadas con: acuses de recibo, invitación a evento o actividades culturales, recreativas y de bienestar,
citaciones a reuniones, agradecimientos, circulares informativas, requerimientos de almacén, requerimientos de información y demás
documentos informativo, se realizar únicamente a través del sistema de correo electrónico institucional, en consecuencia, el solo hecho de
realizar el envió por este medio se asume como entregado.
No se permitirá el envió de correspondencia impresa fotocopiada salvo que se requiere para fines ilegales o en conservación documental, en
tales como imprimirá solo un original el cual reposara en la oficina productora.
NJNJDN

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Procesamiento en S.I, o Procedimiento

Inicio/Fin Decisión intranet Conector
Documento predefinido Conector de página
Actividad

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS

DE
REFERENCIA

Inicio

1 el auxiliar
administrativo radica
el documento 1 radica en el sistema de gestión documental Funcionario (a) a
cargo
de asignar
consecutivos

2 el auxiliar 2 digita los documentos para ser guardados,

administrativo digita después de haber terminado será visualizado por Funcionario (a) a
los documentos
el destinatario cargo
de asignar
consecutivos

Funcionario (a)
confecciona el
3 elabora la
documento
plantilla control de 3 elabora a diario la plantilla en la cual se
correspondencia relacionan los documentos

1
BJ
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DESCRIPCION DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

1
Funcionario (a)
confecciona el
documento
4 entrega la documentación a cada dependencia
Entrega los Funcionario (a)
documentos en las
confecciona el
dependencias
documento

5 revisa verifica y entrega toma la firma de recibido Funcionario (a)

por ´parte de las dependencias
confecciona el
documento
Toma firma de
recibido en la
plantilla

Encargado(a) del
Archivo de Gestión

6 la dependencia relaciona la documentación en la plantilla

relación de documentos
Recoge la
documentación
interna y
externa emitida
por la
dependencia

2
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DESCRIPCION DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

Encargado(a) del
Si es un documento interno lo entrega al Archivo de Gestión

Entrega los
funcionario e cargado
documentos
internos a las
dependencias de
oficinas nacionales

Fin