Informe "Administración Documental"

Informe “Administración Documental”
INTRODUCCIÓN
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión

documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
El Programa de Gestión Documental compila los lineamientos para la

administración de las comunicaciones oficiales en la Unidad Central del Valle,
es una guía clara y sencilla para desarrollar el flujo documental y los procesos
al interior de cada entidad, tales como planeación, producción, gestión y
trámite, organización, transferencia, disposición de documentos y preservación
a largo plazo. Debe integrar y normalizar la producción de documentos a
través de su ciclo vital (archivos de gestión, archivo central y archivo histórico),
bajo el concepto de archivo total.
La Unidad Central del Valle del Cauca, debe optimizar todos los procesos
internos con eficiencia, efectividad y calidad en la prestación de los servicios,
para lograr la eficiencia administrativa, de acuerdo con lo establecido por la Ley
594 de 2000, el Acuerdo 060 de 2001 y el Acuerdo 042.
Pasos para la administración
Todo proceso para la administración de comunicaciones oficiales, se encuentra

Bien estructurado en un conjunto de pasos o etapas que resultan necesarios
como Plena garantía para la realización de esta actividad, con el fin de
simplificar el trabajo, mediante las orientaciones entregadas en este paso a
paso, a manera de principios, métodos y procedimientos que van a facilitar una
Gestión documental rápida y segura.
La Planificación: radica en un proceso lógico para alcanzar los objetivos del

modo Más eficiente siguiendo determinados formas de acción. “metas” y
“objetivos”. Los objetivos definen los pasos a cumplir para lograr las metas de
las propuestas.
La Organización: se utiliza para distribuir las responsabilidades entre los
integrantes del equipo de trabajo, para establecer y reconocer las relaciones y
vínculos necesarios.
Se entiende por Administración Documental el proceso de elaboración de

Documentos, debidamente planeados y organizados a partir de una
normatividad existente, como respuesta a una solicitud o trámite de
comunicaciones internas y externas de una empresa, las cuales soportan el
proceso administrativo y apoyan la exactitud de la toma de decisiones.
a producción documental: Comprende los aspectos de origen, creación y

diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones
propias de cada entidad o dependencia. Se desarrollan funciones específicas
tales como:
 Creación y diseño de documentos.
 Medios y técnicas de producción y de impresión.
 Determinación y selección de soportes documentales.

 Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
 Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
 Determinación de uso y finalidad de los documentos.
 Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de
la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas
autorizadas.
 Adecuado uso de la reprografía.
Normalización de la producción documental

 Identificación de dependencias productoras.
 Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y
formularios regulados en los manuales de la tabla de retención
documental.
 Control de la producción de nuevos documentos.
 Determinación de la periodicidad de la producción documental.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Son el Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución
debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica.
ACTIVIDADES
Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que

correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de
su radicación y registró con el propósito de dar inicio a los trámites
correspondientes.
En este proceso se pueden realizar las siguientes actividades:
 Identificación de medios de recepción.
 Recibo de documentos oficiales.
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo (legalidad).
Radicación de documentos
 Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos
establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
 Impresión de rótulo de la radicación.
 Registro impreso de planillas de radicación y control.
Registro de documentos
 Recibo de documentos oficiales.
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo.
 Asignación de datos, tales como: Nombre de la persona o Entidad
Remitente o destinataria, Nombre o código de la Dependencia
competente, Número de radicación, Nombre del funcionario
responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta según el
Acuerdo AGN 060 de 2001
 Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales
despachadas.
 Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de
documentos recibidos y enviados.
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Son las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario.
ACTIVIDADES
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al
exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos,
se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío
de los mismos. Este proceso se realizan actividades como:
Distribución de documentos externos
Se realiza la identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la
competencia, la clasificación de las comunicaciones, la organización de
documentos en buzones o casilleros, el enrutamiento de documentos a
dependencia competente, la reasignación de documentos mal direccionados y
el registro de control de entrega de documentos recibidos.
Distribución de documentos internos
Dentro de esta actividad se realiza la identificación de dependencias, el
enrutamiento de documentos a dependencia competente y registro de control
de entrega de documentos internos.
Distribución de documentos enviados

Dentro de esta actividad se realizan tareas:
 Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional,

correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
 Control del cumplimiento de requisitos del documento.
 Métodos de empaque y embalaje.
 Peso y porteo de documentos.
 Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
 Control y firma de guías y planillas de entrega.
 Control de devoluciones.
 Organización mensajería externa.
 Registro de control de envío de documentos.
TRÁMITE DE DOCUMENTOS
Comprende el curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa.
ACTIVIDADES
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de
documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran
sus respectivas series documentales.
En este proceso se señalan las actividades de:
Recepción de solicitud o trámite
 Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.
 Identificación del trámite.
 Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.
Respuesta
 Análisis de antecedentes y compilación de información.
 Proyección y preparación de respuesta.
 Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta
finalizar del asunto.
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Es el Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los
procesos archivísticos.
ACTIVIDADES
Clasificación documental. Comprende las actividades de:

 Identificación de unidades administrativas y funcionales.
 Aplicación de la tabla de retención y valoración de la dependencia.
 Conformación de series y subseries documentales.
 Control en el tratamiento y organización de los documentos.
Ordenación documental. Comprende la ubicación física de los documentos

dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado, tales como:
las relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos
documentales, la conformación y apertura de expedientes, la determinación de
los sistemas de ordenación, la organización de series documentales y la
foliación.
Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de
archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y
recuperación, para la gestión o la investigación. Comprende las siguientes
actividades:
 Análisis de información y extracción de contenidos.
 Diseño de instrumentos de recuperación (Guías, Inventarios, Catálogos
e Índices).
 Actualización permanente de instrumentos.
La organización de los documentos permite una rápida identificación de los

expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas,
contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar
los documentos para su consulta, transferencia o disposición final. Donde se
realizan actividades como:

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