CODIGO: PGD-01

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL VERSIÓN: 1

DE DOCUMENTOS.
FECHA: 8-05/19

Establecer la metodología para administrar el control de información documentada y

OBJETIVO Así mismo establecer los lineamientos para el control de documentos y registros
establecidos.
Este procedimiento aplica para el control de registros, documentos internos y
ALCANCE externos, Desde la identificación de la necesidad de elaborar, actualizar o eliminar un
documento, hasta su publicación y divulgación.
El cumplimiento, aplicación y actualización de este procedimiento, es responsabilidad
RESPONSABLE del representante de la Dirección, del Coordinador de Calidad y de los líderes de
Procesos.

1. DEFINICIONES:

Información: Datos que poseen significado.

Documento: Información y el medio en que está contenida. puede ser presentado en medio físico o
magnético o una combinación de ambos.

Información documentada: Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el
medio que la contiene.

Elaboración: Fase del ciclo de vida e un documento a partir de la cual se genera o actualiza.

Revisión: Fase del ciclo de vida del documento, posterior a la elaboración o discusión, mediante la
cual el responsable del proceso se asegura de la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y
efectividad de un documento y que, por lo tanto, está listo para la fase de aprobación por el Director o
Jefe de Oficina correspondiente.

Aprobación: Fase del ciclo de vida del documento mediante el cual el Director o Jefe de Oficina
responsable da validez y vigencia a los requisitos expresados en un documento para su publicación.

Documentos Internos: aquellos que son generados, utilizados y actualizados por personal dentro de
the best fashion y que apoyan la operación de los procesos. Por ejemplo: Políticas, Caracterizaciones
de procesos, Procedimientos, Instructivos, Fichas técnicas de salidas y productos, Manuales y
Formas.

Documento de origen externo: Información documentada elaborada por instituciones ajenas a the
best fashion, pero que son utilizados como documentos de referencia para el desarrollo de los
procesos como: leyes, decretos, normas entre otros, estos son registrados en el listado maestro de
documentos de origen externo de la Institución.

Procedimiento: Documento que describe de forma clara las tareas para iniciar, desarrollar y concluir
una actividad de un proceso, indicando el objeto y aplicación, puntos de control, la documentación que
genera, etc. Debe proporcionar información sobre qué cosa hacer, cómo hacerla, cuándo hacerla,
cuántas veces, dónde y quién se responsabilizará de hacerlo.

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Instructivo: Documento que describe los detalles técnicos para realizar una o más tareas contenidas en
un Procedimiento de the best fashion, debe ser explicada con un mayor nivel de detalle.

Guía: Documento que describe el trámite que debe realizar un usuario para acceder a los productos de
the best fashion.

Almacenamiento: Lugar o espacio donde se archiva la información documentada, éste podrá ser en
medio físico y/o magnético.

Anexo: Instrumento (tablas, gráficas, diagramas, entre otro material) que sirve de apoyo para interpretar
una actividad de un procedimiento, tarea de un instructivo o campo para diligenciar en un formato.

Caracterización: Tipo de información documentada que contiene la secuencia e interacción de un

proceso de acuerdo al enfoque por procesos y a las necesidades.

Creación: Acción de crear información documentada para la realización de una actividad, esta
información deberá ser registrada en el Listado Maestro de Documentos o Listado Maestro de Registros
según corresponda.

Registro: Documento que conserva resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de

actividades y tareas desempeñadas.

Proceso: Conjunto de actividades y recursos (físicos, financieros, humanos) que se relacionan entre sí
para la obtención de unos productos o resultados de acuerdo con un objetivo.

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2. GENERALIDADES:

La documentación es uno de los principales medios para controlar la información que la entidad
necesita para apoyar la operación de sus procesos.

Los documentos que son parte fundamental del Sistema Integrado de THE BEST FASHION.

PIRAMIDE DE LA DOCUMENTACION:

MANUAL DE
CALIDAD

MAPA DE
PROCESOS
CARACTERIZACION
DE PROCESOS

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOS

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Manual de Calidad
Describe el Sistema Integrado de Gestión, la Política, y Objetivos de la Calidad. Es
el documento principal para la presentación y puesta en marcha del Sistema
Integrado de Gestión.
Este documento Facilita la realización de las auditorías internas y externas. Facilita el control del
Sistema de
Integrado de Gestión.

Mapa de proceso:
Recoge la interrelación de todos los procesos que realiza una organización. Existen diversas
formas de hacer un mapa de procesos. Un proceso es el conjunto de actividades y recursos
interrelacionados que transforman los elementos de entrada en elementos de salida aportando
valor para el usuario.

Caracterizaciones de procesos:
La caracterización del Proceso permite identificar sus interrelaciones frente a los
demás procesos de la entidad determinando sus proveedores (procesos internos o
instancias externas) que entregan insumos y clientes que reciben un producto o
servicio.

Procedimientos
El procedimiento describe de forma clara los pasos para iniciar, desarrollar y
concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un proceso que
da como resultado final un producto o servicio.

Instructivo: Documento que describe los detalles técnicos para realizar una o más tareas
contenidas en un Procedimiento de the best fashion, debe ser explicada con un mayor nivel de
detalle.

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3. CONTENIDO DE LA DOCUMENTACIÓN:

Tipo de Letra: Arial, Tamaño 10-12.

Márgenes: 2 x 2 centímetros.

Tamaño del Papel: El requerido de acuerdo a las necesidades propias de contenido y

manejo del documento.

Procesador de Texto: el Disponible y utilizado actualmente en la Entidad y en todo

caso que permita la reproducción y consulta de la información.

Encabezado: Presente en la parte superior de las hojas del documento y está

constituido por:

A B
C

A: Logotipo de la empresa: Debe estar ubicado en la esquina superior

izquierda del documento.

B: Título del documento: Nombre de identificación del documento.

C: Código del documento: Número de identificación del documento.

D: Versión: Versión actual del documento.

E: Fecha de emisión: Fecha desde la cual el documento entra en vigencia (a

partir de la fecha de aprobación).

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Pie de página: Página x de y: Donde “x” es el número de la página y “y” es el número

total de páginas del documento. Deberá estar ubicado al extremo derecho de la página.
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Codificación de documentos: La codificación de los documentos internos del Sistema

de Gestión de Calidad, está dada por una secuencia de seis caracteres con la siguiente
estructura:

Tipo de Iniciales que identifican cada - Guion para Caracteres

información proceso. separar caracteres numéricos para el
M: Manual Gestión gerencial GG alfabéticos de los consecutivo del
S: Mapa. Gestión comercial GC numéricos documento en el
C: Caracterización. Gestión integrada GN proceso
P: Procedimiento. Gestión de diseño GD
I: Instructivo. Gestión de corte GR
G: Guía. Gestión de confección GF
Gestión de planchado GP
N: Plan.
Gestión de etiquetado GE
L: Política. Gestión de empaque GQ
Gestión de distribución GB -
01
Gestión de mantenimiento GM
Gestión de finanzas GI
Gestión de talento
humano GH
Gestión de compras GA
Gestión de planificación GO
de pedido.
Gestión Documental GD

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4. TIPOS DE PROCESO:

TIPO DE PROCESOS DESCRIPCION DEL COLOR

ESTRATEGICOS Color personalizado ROJO
MISIONALES Color personalizado AMARILLO
APOYPO Color personalizado VERDE

Proceso Código Manual Mapa de Caracterización Procedimientos Instructivos

de procesos de procesos
calidad
Gestión gerencial GG MGG- SGG-00 CGG-00 PGG-00 IGG-00
00
Gestión comercial GC MGC-00 SGC-00 CGC-00 PGC-00 IGC-00
Gestión integrada GN MGN-00 SGN-00 CGN-00 PGN-00 IGN-00
Gestión de diseño GD MGD-00 SGD-00 CGD-00 PGD-00 IGD-00
Gestión de corte GR MGR-00 SGR-00 CGR-00 PGR-00 IGR-00
Gestión de GF MGF-00 SGF-00 CGF-00 PGF-00 IGF-00
confección
Gestión de GP MGP-00 SGP-00 CGP-00 PGP-00 IGP-00
planchado
Gestión de GE MGE-00 SGE-00 CGE-00 PGE-00 IGE-00
etiquetado
Gestión de GQ MGQ- SGQ-00 CGQ-00 PGQ-00 IGQ-00
empaque 00
Gestión de GB MGB-00 SGB-00 CGB-00 PGB-00 IGB-00
distribución
Gestión de GM MGM- SGM-00 CGM-00 PGM-00 IGM-00
mantenimiento 00
Gestión de GI MGI-00 SGI-00 CGI-00 PGI-00 IGI-00
finanzas
Gestión de talento GH MGH-00 SGH-00 CGH-00 PGH-00 IGH-00
humano
gestión de GA MGA-00 SGA-00 CGA-00 PGA-00 IGA-00
compras
gestión de GO MGO- SGO-00 CGO-00 PGO-00 IGO-00
planificación de 00
pedidos

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5. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

El contenido que se explica a continuación aplica totalmente para los procedimientos y parcialmente
para los instructivos, guías, planes y manuales generados por el Sistema de Gestión de la Calidad.

1. OBJETIVO: Indica el propósito que se debe lograr con la aplicación de lo establecido en el

documento.

2. ALCANCE: Indica la delimitación de las actividades cubiertas y descritas en el documento, donde

inicia y donde termina.

3. RESPONSABLE: Indica los cargos que aseguran la implementación delo establecido en el

documento.

4. DEFINICIONES: Significado de algunos términos de carácter técnico o particular a los que se hace
referencia en el documento para facilitar su comprensión.

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

1. Detectar la necesidad de crear, modificar o eliminar un documento:

En el desarrollo de las actividades puede surgir la necesidad de crear, modificar o eliminar un
documento que facilite el trabajo en cada proceso. Esta necesidad debe ser comunicada al líder
del proceso.
2. Analizar la necesidad de crear, modificar o eliminar el documento:
Determina si el documento es viable en cuanto a: Relación con el proceso, Cumplimiento de
normas, Pertinencia técnica, oportunidad de mejoramiento, entre otras. Si la respuesta es
positiva autoriza la creación o modificación del mismo y se continúa con el procedimiento, en
caso contrario se informa al funcionario que realizó la solicitud y finaliza el procedimiento.
3. Elaborar o modificar el Documento:
Elabora o modifica el documento de acuerdo a las necesidades de creación y del mismo y a lo
establecido en este procedimiento en cuanto a aspectos de forma y de contenido de los
documentos del SGC y lo remite al líder del proceso.
4. Revisar y Aprobar el documento:
el documento a modificar o crear, realizan la revisión de contenido y de forma del mismo; en
esta revisión se diligencia el cuadro el acta donde se detalla la razón de la actualización o
creación del documento y el cuadro “Control de registros” en el documento creado o modificado.

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6. CUADRO DE CONTENIDO:

X: necesario
O: opcional

CONTENIDO MANUAL MAPA DE CARACTERIZACIO PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS

DE PROCESOS N
CALIDAD
Encabezado X X x x x
Titulo X x x x x
Objetivo x X x x
Alcance x x x x
Responsable x x x x
Definiciones x o
Generalidades x x
Contenido de la x
documentacion
Tipo de x
documento
Tipo de proceso x x
Desarrollo x x
Cuadro de x
contenido
Firmas de
elaboración,
revisión y x x x x
aprobación
Anexos o o o

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7. ELABORACION, REVISION Y APROVACION:

Elaborado por: Luis Guillermo Revisado por: Martha padilla Aprobado por: Jorge Luis Suarez
Gómez Arrieta pinto ballestas

Cargo: Técnico de Cargo: Psicóloga Cargo: Directos de

comunicación personal recursos humanos
interna
Firma: Firma: Firma:

Fecha: 8-mayo-2019 Fecha: 9-mayo-2019 Fecha: 10-mayo-2019

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