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Programa de Gestión Documental PGD MEN-Oct 2015422201632649 PM
Programa de Gestión Documental PGD MEN-Oct 2015422201632649 PM
Programa de Gestión Documental PGD MEN-Oct 2015422201632649 PM
2015
Fecha:
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL MINISTERIO
Versión: 1 Pág.: 2:45
DE EDUCACION NACIONAL – MEN Documento No: A-
DS-GD-PD-01-01
Control de Cambios:
Versión Fecha Revisado Aprobado por Descripción
por modificación
Comité
Grupo de
Interinstitucional de
01 Gestión
Desarrollo
Documental
Administrativo
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CONTENIDO
1. ASPECTOS GENERALES............................................................................ 4
2. PLANEACIÓN PARA FORMULAR EL PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL PGD ............................................................................................ 10
3. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL 16
4. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL – PGD- (Ver anexo b. Plan de Implementación.) ....................... 24
5. PROGRAMAS ESPECÍFICOS .................................................................... 25
6. ARMONIZACIÓN CON LOS PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA
ENTIDAD .............................................................................................................. 34
Glosario ................................................................................................................ 36
ANEXOS ............................................................................................................... 40
a. Diagnóstico documental
b. Plan de implementación
c. Mapa de Procesos
d. Presupuesto para la implementación del Programa de Gestión Documental
Fecha:
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Versión: 1 Pág.: 4:45
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1. ASPECTOS GENERALES
1
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto
Único Reglamentario del Sector Cultura. EN: DIARIO OFICIAL. No. 49523. 26, Mayo, 2015. Pág. 1396.
Fecha:
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La Ley 594 de 20003 - Ley General de Archivos establece las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado, en su Título V: regula la
Gestión de documentos y la obligatoriedad para las entidades públicas y privadas
que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de
documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información
2
Colombia, Archivo General de la Nación. Manual implementación de un programa de gestión documental -
PGD. Bogotá: El AGN, 2014. 60 p.
3
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594 de 2000.
Fecha:
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Versión: 1 Pág.: 6:45
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para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron
creadas”
En concordancia con el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura 1080 de
20154 en el Artículo 2.8.2.5.10. Obligatoriedad del programa gestión documental.
Todas las entidades del Estado deben formular un Programa Gestión Documental
(PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico
Institucional, el Plan de Acción Anual y el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014; el
Ministerio de Educación Nacional Implementara el Programa de Gestión
Documental.
El Programa de Gestión Documental - PGD del Ministerio de educación Nacional
está enmarcado en el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 – Ley General de
Archivo, Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y Acceso a la Información,5 de
conformidad con lo establecido en Decreto 1080 de 20156 Libro II Parte 8 Título II
Capítulo V – Gestión de documentos. Como instrumento archivístico le sirve a la
entidad para facilitar el control, acceso y administración de la documentación y
preservación de la memoria institucional, acorde con las buenas prácticas y
normatividad vigente.
Alcance
El Programa de Gestión Documental se encuentra vinculado con el Plan
Estratégico y el Plan de Acción anual (2015 – 2016), está enfocado a disponer y
normalizar los procesos de gestión documental del Ministerio de Educación
Nacional (MEN) a través del Sistema de Gestión de la Calidad, y aplica para todos
los documentos recibidos y producidos por la entidad independientemente de su
soporte, así como racionalización y simplificación de los trámites, la reducción de
copias innecesarias, la conservación y preservación del patrimonio documental de
la Entidad, los lineamientos determinados en el Programa de Gestión Documental
deben ser cumplidos por todos los servidores y demás colaboradores del
Ministerio.
Inicia con la consolidación y análisis del diagnóstico integral con el fin de
identificar los requerimientos de la gestión documental y se plantean actividades
para ejecutar en el Corto plazo, mediano plazo y largo plazo, las cuales se
definirán en el Plan de Implantación (ver anexo).
4
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080 de 2015. Óp. Cit. Pág. 4.
5
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1712 de 2014.
6
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080 de 2015. Óp. Cit. Pág. 4.
Fecha:
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Objetivos
Objetivo General
Fortalecer el Macroproceso de gestión Documental del Ministerio de Educación
Nacional (MEN), Corto, Mediano y Largo plazo, mediante la implementación de
Instrumentos archivísticos que permitan optimizar la administración documental
para todos los procesos de la Entidad incorporando buenas prácticas y tecnologías
de la información que garanticen la seguridad, preservación, recuperación y
disposición final bajo el concepto de archivo total.
Objetivos Específicos
Implementar el Sistema de Gestión Documental de la Entidad con la
Normativas Vigentes y los parámetros dados por el ente rector de la política
archivística a Nivel Nacional Archivo General de la Nación. (AGN).
Fecha:
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11
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080 de 2015. Óp. Cit. Pág. 4
Fecha:
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12
COLOMBIA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA. DECRETO 2482 de 2012 (Diciembre 3) Diario Oficial 48634. Por el cual
se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión.
Fecha:
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Versión: 1 Pág.: 12:45
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e) Flujos documentales
f) Tablas de Retención Documental (TRD)
g) Tablas de Valoración Documental (TVD)
h) Sistema Integrado de Conservación (SIC)
i) Sistema de Gestión Documental (SGD)
La Entidad realiza el Proceso de Gestión Documental atendiendo los lineamientos
dados a través del Sistema Integrado de Gestión articulado con todos los
elementos que caracterizan el Macroproceso de Gestión Documental, alineadas
con actividades transversales dentro de la cadena de valor, que inicia desde la
planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores
primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes
fases del archivo. Así también en la misma transversalidad se encuentran las
acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para
garantizar su preservación en el tiempo, independiente del medio y forma de
registro y almacenamiento.
Descripción de la cadena de valor del Macroproceso de Gestión Documental
Otro aspecto a resaltar dentro de la planeación para conformar el Programa de
Gestión Documental del Ministerio de Educación Nacional corresponde a la
Cadena de valor del Macro Proceso de Gestión Documental, a través de cual se
detalla cada uno de los procesos y procedimientos declarados dentro del mismo
expresadas en actividades secuenciales que interactúan y transforman elementos
de entrada que aportan las partes interesadas, en salidas como productos o
servicios de gestión documental, creando y generando valores agregados o
beneficios orientados a la satisfacción de necesidades de los usuarios internos y
externos del Ministerio.
El Macro Proceso de Gestión Documental está integrado por cinco (5) procesos,
relacionados así:
- Planeación documental
- Producción documental
- Gestión y trámite de los documentos
- Organización y transferencia documental
- Disposición final de los documentos
evaluación, control y mejoramiento del ciclo documental bajo concepto del archivo
total, de una parte y por la otra, la articulación de una serie actividades de apoyo
en infraestructura, talento humano y tecnología, como se indica en el gráfico No.2.
Descripción del Macroproceso de Gestión Documental
Objetivos estratégicos:
Garantizar que la información del Ministerio, se conserve de forma confiable y
oportuna para la toma de decisiones por medio del fortalecimiento institucional;
Gestionar la administración y manejo de los documentos producidos y recibidos
por el Ministerio de Educación Nacional, con el propósito de garantizar la consulta,
conservación, disposición y preservación de la memoria institucional a través de la
aplicación de las normas y técnicas archivísticas vigentes, dando apoyo al
cumplimiento de los objetivos del MEN
Alcance:
INICIA con la planeación documental, CONTINUA con la producción, gestión y
trámite, organización y transferencia y TERMINA, con la disposición final de los
documentos.
Grafico 2, Tomado del documento de rediseño; Modelo del Macroproceso de Gestión documental;
Fecha:
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Versión: 1 Pág.: 14:45
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Considero que dentro del proceso planeación documental está encaminado hacia
la elaboración de estrategias que permitan al ministerio formular planes y
programas para hacer más eficiente la gestión documental en la entidad, esto
involucra las siguientes acciones:
Formulación y aprobación de los instrumentos archivísticos PGD y PINAR,
de la misma manera que se requiere que estos se difundan, actualicen y se
les haga seguimiento, esto incluye todos los proyectos, planes,
procedimientos y programas del proceso de gestión documental.
Las actividades a desarrollar dentro del programa de gestión documental
son: Formulación, aprobación, difusión del PGD, Formulación, aprobación,
difusión del PINAR, formulación y aprobación de la política de gestión
documental, diseñar o actualizar los procedimientos, guías o instructivos del
proceso de gestión documental.
Los procedimientos de elaboración de TRD, TDV, CCD y los inventarios
documentales hacen parte del proceso de organización, transferencia de
archivos y disposición final.
El procedimiento sistema integrado de conservación hace parte de los
instrumentos archivísticos que contempla el decreto 1080 de 2015 como el
sistema integrado conservación y hace parte del proceso de preservación a
largo plazo.
Implementación de la aplicación para administración de archivos y el
sistema de gestión documental
b. Producción Documental: Actividades destinadas al estudio de los
documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura,
finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los
resultados esperados, guiando a todas las dependencias para generar
documentos físicos, digitales o electrónicos relacionados con todos los
procesos, teniendo en cuenta la observación de los principios archivísticos y
aplicación de las políticas, normas y procedimientos previstos en el
macroproceso de gestión documental.
En términos generales desde este proceso se establecen las directrices
destinadas a asegurar que la forma de producción o ingreso, formato y estructura,
finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa sobre los
documentos se mantengan bajo los estándares y actividades técnicamente
definidos.
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Versión: 1 Pág.: 18:45
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Mintic. AGN Guía No. 4 Cero Papel en la Administración Pública: Expediente Electrónico. Bogotá Mintic AGN.
Fecha:
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Versión: 1 Pág.: 21:45
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Colombia. Archivo General de la Nación. Manual: implementación de un Programa de Gestión
Documental- PGD. Bogotá: el AGN, 2014.60p.
Fecha:
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Versión: 1 Pág.: 25:45
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con los objetivos estratégicos. Para el desarrollo del PGD, se establecen las
siguientes fases:
5. PROGRAMAS ESPECÍFICOS
Objetivos
15
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080 de 2015. Óp. Cit. Pág. 4.
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Versión: 1 Pág.: 28:45
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16
ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística. versión española preparada por María Carnicer
Arribas, Blanca Desantes Fernández y Guadalupe Moreno López, Consejo Internacional de Archivo, 2000.
17
ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y
familias, 2ª ed. Madrid: Consejo Internacional de Archivos, 2004.
Fecha:
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Versión: 1 Pág.: 33:45
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18
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080 de 2015. Artículo 2.8.2.5.14. Plan de Capacitación.Óp.
Cit. Pág. 4.
Fecha:
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL MINISTERIO
Versión: 1 Pág.: 35:45
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Glosario19
ANEXOS
Fecha:
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Versión: 1 Pág.: 41:45
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a. Diagnóstico documental
(Ver archivo “Diagnóstico situacional de Marzo de 2014.pdf”, correspondiente al
Primer Entregable del Contrato #1341 de 2013)
Fecha:
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Versión: 1 Pág.: 42:45
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b. Plan de Implementación
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD
1er Año (2015) 2do Año (2016) 3er Año (2017) 4to Año (2018) 5to Año (2019) 6to Año (2020)
# EDT Nombre de tarea Comienzo Fin Ene- Mar- May- Jul- Sep- Nov- Ene- Mar- May- Jul- Sep- Nov- Ene- Mar- May- Jul- Sep- Nov- Ene- Mar- May- Jul- Sep- Nov- Ene- Mar- May- Jul- Sep- Nov- Ene- Mar- May- Jul- Sep- Nov-
Feb Abr Jun Ago Oct Dic Feb Abr Jun Ago Oct Dic Feb Abr Jun Ago Oct Dic Feb Abr Jun Ago Oct Dic Feb Abr Jun Ago Oct Dic Feb Abr Jun Ago Oct Dic
1 1 ACTIVIDADES 04/05/2015 02/12/2020
2 CONFORMACIÓN DEL EQUIPO INTERDISCIPLINARIO 04/05/2015 29/05/2015
3 1,1 ELABORAR INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DEL MEN 01/12/2015 30/12/2016
4 1,1,1 Programa de Gestión Documental - PGD 01/12/2015 30/12/2016
5 1,1,1,1 Plan Institucional de Archivos de la Entidad - PINAR 01/12/2015 31/03/2016
Modelo de requisitos para la gestión de documentos
6 1,1,1,2 01/01/2016 29/07/2016
electrónicos
Bancos terminológicos de tipos, series y sub-series
7 1,1,1,3 04/01/2016 30/12/2016
documentales
Mapas de procesos, flujos documentales y la
8 1,1,1,4 descripción de las funciones de las unidades 01/12/2015 30/06/2016
administrativas de la Entidad
c. Mapa de Procesos
Fecha:
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL MINISTERIO
Versión: 1 Pág.: 44:45
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d. Presupuesto para la Implementación del Programa de Gestión Documental (ver presupuesto vigencia 2016).
$1.590.779.170.00
ADMINISTRACIÓN Y APLICACIÓN DE TRD Y TVD EN EL ARCHIVO CENTRAL