SOFTWARE ERP SAP

UNIDAD DE APRENDIZAJE: INTRODUCCION A LOS SISTEMAS DE GESTION

EMPRESARIAL ERP
INTRODUCCION A LOS SISTEMAS DE GESTION EMPRESARIAL ERP
UNIDAD DE APRENDIZAJE 1

1. Introducción a SAP
2. Resumen de Productos
3. Navegación
4. Conceptos válidos en todo el sistema
5. Roles, perfiles y autorizaciones
6. Introducción a GBI

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INTRODUCCIÓN

• SAP: La empresa
• Historia y Evolución de SAP
• Arquitectura de SAP
• SAP ERP
• SAP Business Suite
• Portal SAP

3
¿Qué esEMPRESA
SAP: LA SAP?: su denominación es Sistemas, Aplicaciones y
Productos para el procesamiento de datos.

Fue fundada en 1972 por Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner y

Tschira.

SAP es un software ERP (Enterprise Resource Planning),

Planificación de Recursos Empresariales.

Un sistema ERP es simplemente una representación lógica del

negocio que lo conecta de una forma centralizada, ayudando a
realizar las transacciones necesarias e informes en tiempo real.

Fue desarrollado inicialmente para el control de inventario, sin

embargo, con el paso de los años, se desarrolló un software
diferente para diferentes procesos en una empresa para una4
mejor gestión de datos y flujo de trabajo.
SAP ERP, permite una empresa que tiene varios departamentos:
SAP: LA EMPRESA
Análisis de Riesgos, Contabilidad, Ventas y Marketing, Compras,
etc., disponer de las pantallas específicas necesarias para capturar
las transacciones que se realizan en los distintos departamentos.

El acceso también está restringido, es decir, una persona de

Compras no puede acceder a la pantalla de Análisis de Riesgos,
etc.

Los equipos de la empresa pueden trabajar de forma

independiente con SAP, con los controles de acceso y las
aprobaciones necesarias y, finalmente, la dirección es capaz de
consolidar e integrar los informes sobre el rendimiento de la
empresa.

5
SAP cuenta con una parte funcional, que no necesita programación para
SAP: LA EMPRESA
configurarse, se utiliza específicamente para el análisis, estos son
paquetes estándar.

SAP permite realizar la personalización, a través de un lenguaje llamado

ABAP, para lo que se requiere conocimientos de programación. Esto se
denomina la parte técnica de SAP.

ABAP (Advanced Business Application Programming), Programación

Avanzado de Aplicaciones Comerciales es un lenguaje de cuarta
generación, propiedad de SAP, que se utiliza para programar la mayoría
de sus productos (R/3, mySAP Business suite...).

Lenguajes de cuarta generación: son herramientas prefabricadas, que

dan lugar a un lenguaje de programación de alto nivel, que permiten
realizar procedimientos que puedan acceder a bases de datos.

6
¿Porque utilizar SAP?
SAP: LA EMPRESA

SAP ofrece a las empresas una plataforma de ERP para gestionar las
bases de datos que gestionan su empresa de una forma independiente.

Partió comercializándose entre los propietarios de pequeñas empresas

como una forma de ofrecer a un solo usuario un método de
contabilidad que integrará los activos de gestión, los costes, la
producción, las operaciones, el personal y las hojas de cálculo
financieras.

SAP estaba destinado a proporcionar a las empresas la capacidad de

trabajar desde una base de datos compartida para toda la empresa,
evolucionando para sustituir todas las hojas de cálculo de la empresa
por un único paquete de contabilidad de usuario dentro del sistema de
gestión empresarial de la empresa.

7
 SAP: LA EMPRESA
Ahora, incluye un paquete completo de Internet que permite a la
empresa poder utilizar con las nuevas plataformas de comercio
electrónico.

¿Qué es parametrizar?

Antes que la empresa implemente el programa, se solicita al

consultor SAP que diseñe un sistema acorde a las necesidades
particulares de cada empresa. Estableciendo las jerarquías y los
privilegios de cada usuario.

8
Evolución de SAP
SAP: LA EMPRESA

• SAP R/1 : en el año 1973 centrado en las ventas y distribución

• SAP R/2 : en el año 1979 incorporando una base de datos mayor,

dependiendo de un servidor.

• SAP R/3 : en el año 1992, los expertos aconsejaron emigrar a la

versión R/3 para obtener mayores beneficios en el área de negocios.

• SAP ERP : a partir de la versión 6.0 se cambia al nombre de SAP

ERP. (año 2010)

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 SAP: LA EMPRESA

CARACTERISTICAS PRINCIPALES:

 Escalable y flexible
 Ayuda a que las empresas puedan automatizar los procesos.
 Integración en tiempo real
 Diseñado para satisfacer las necesidades de todo tipo de industria.
 Multi – monedas
 Multi – idiomas
 Permite integrar los procesos de negocios.

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Beneficios:
SAP: LA EMPRESA

 Ahorro de tiempo: la creación de facturas, la contabilización de

pagos y el recuento de las cifras de ventas diarias, se pueden completar
fácilmente.

 Versatilidad: Por la capacidad de ser utilizado en seis plataformas

diferentes, SAP es uno de los pocos programas de software de
gestión empresarial que puede ser utilizado en diferentes
plataformas. Una versión de SAP está disponible en 14 idiomas
diferentes, lo que facilita la conversión de monedas de otros países.

 Organización: SAP no sólo está organizado por áreas de función,

como recursos humanos, marketing, finanzas y gestión de suministros,
sino que también las combina automáticamente, produciendo
aplicaciones en tiempo real.
11
Módulos SAP
SAP: LA EMPRESA
SAP Financial Accounting (FI)

El módulo SAP FI, trata de la gestión de operaciones financieras dentro de

las empresas. Este módulo de contabilidad financiera ayuda a los
empleados a gestionar los datos que intervienen en cualquier operación
financiera y comercial en un sistema unificado.

SAP Controlling (CO)

Permite planificar, seguir, realizar e informar sobre los costes. Incluye la

gestión y configuración de datos maestros que cubren tipos de coste,
centros de coste, centros de beneficio, órdenes, área funcional, etc.

SAP Sales and Distribution (SD)

El módulo de ventas y distribución ayuda enormemente en el control y la

gestión de inventario. 12
SAP Materials Management (MM)
SAP: LA EMPRESA
Éste módulo gestiona los materiales necesarios, procesados y producidos
en la empresa. Con este sistema se gestionan diferentes tipos de procesos
de aprovisionamiento.

SAP Production Planning (PP)

Diseñado específicamente para la planificación y gestión de la producción.

Colabora con los datos maestros, la planificación global de producción y
ventas, la planificación de recursos de distribución, la planificación de
necesidades de material, la planificación de costes del producto, etc.

SAP Customer Service (CS)

Módulo de SAP que se encarga de gestionar el servicio a clientes. Incluye

los servicios post y preventa, reparaciones y garantías de equipos, y todas
las comunicaciones entre la empresa y el cliente.
13
SAP
SAP:Plant Maintenance (PM)
LA EMPRESA

Se llevan las actividades relacionadas con el mantenimiento en la

empresa. Con el módulo se puede llevar los planes de
mantenimientos, las actividades y órdenes de mantenimiento,
etc.

SAP Quality Management (QM)

Ayuda en la gestión de la calidad de la producción en todos los

procesos de una organización.

Colabora en compras y ventas, producción, planificación,

inspección, notificación, control, gestión de auditorías, etc.

14
SAP
SAP:Human Capital Management (HCM)
LA EMPRESA

El modulo SAP HCM mejora el proceso de trabajo y la gestión de

datos dentro del departamento de Recursos Humanos de la
empresa.

El derecho de contratar a una persona para evaluar su

desempeño, gestionar promociones, compensaciones, manejo de
nóminas y otras actividades relacionadas de un RRHH se procesa
mediante este módulo, además de la tarea de gestionar los
detalles y el flujo de tareas del personal.

15
SAP ERP

16
SAP: LA EMPRESA

ALGUNAS ESTADÍSTICAS

• Más de 40.000 empleados en más de 50 países

• 1500 Business Partner
• 36.200 clientes en más de 120 países
• 12 millones de usuarios
• Más de 100.000 instalaciones

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SAP: LA EMPRESA
• La actualización de SAP ERP 6.0 a la versión S4/HANA
(Beneficios de los sistemas en base de datos en memoria, HANA
Data Base)

• En los últimos años, se escucha el concepto de la computación en

la nube.

• SAP no se queda atrás y está fomentando el cambio a los sistemas

en la nube y a los sistemas con base de datos en memoria.

• Con el lanzamiento de SAP HANA en noviembre de 2011 hizo

su apuesta por esta tecnología.

18
SAP: LA EMPRESA
• La base de datos SAP HANA ofrece formas radicalmente
nuevas de resolver los desafíos de hoy y de mañana en las
aplicaciones de la empresa.

• Adicionalmente de soportar SAP S/4HANA, la base de datos

SAP HANA, se puede aprovechar para muchos otros
escenarios como pueden ser: realizar estudios analíticos de
big data e investigación científica de las nuevas aplicaciones
de la IOT. A través de la federación de datos, SAP HANA
puede integrarse fácilmente con otras bases de datos.

19
SAP: LA EMPRESA
• El futuro de SAP se encuentra orientado hacia SAP HANA y en
los sistemas S/4HANA en la nube.

• Actualizar el sistema ERP 6.0, tiene varias opciones:

• Cambiar la base de datos a SAP HANA y mantener el ERP 6.0

actualizando a la última versión ya que SAP seguirá desarrollando
la suite ECC 6.0 por algunos años más y migrar a S/4HANA más
adelante.

• Sumergirse en una migración de su ERP 6.0 al nuevo producto

S/4HANA y empezar a aprovechar y sacar todo el rendimiento a
las mejoras que SAP desde Alemania ha introducido en sus
distintas versiones de S/4HANA en 2018

20
 SAP BUSINESS SUITE
SAP NetWeaver, que es una plataforma de tecnología para todas las
aplicaciones de SAP en el plano técnico, es conocida como una
aplicación orientada a servicios y la integración.

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 Arquitectura SAP DE SAP

Red

Servidor WEB

Servidor Aplicaciones

Servidor de base de datos

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ARQUITECTURA DE SAP

• Arquitectura de 3 niveles

• SAP GUI – Nivel usuario

• Interfaz gráfica de usuario o WEB

• Servidor de Aplicaciones
• Uno o más, se distribuye el trabajo según carga

• Servidor de Datos
• Un solo repositorio de datos

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 SAP BUSINESS SUITE
SAP BUSINESS SUITE: conjunto de programas que permiten a la empresa ejecutar y optimizar
Distintos aspectos, como los sistemas de ventas, finanzas, operaciones bancarias, compras,
Fabricación, inventarios y relaciones con los clientes.

A medida que nace el internet, SAP lanzó una parte que se llama SAP NetWeaver y otros
Módulos de uso transversal. (SCM, PLM, CRM y SRM).

SAP NetWeaver, que es una plataforma de tecnología para todas las aplicaciones de SAP en
el plano técnico, es conocida como una aplicación orientada a servicios y la integración. 24
 SAP BUSINESS SUITE
SCM: Supply Chain Management, Administración de la cadena de suministro.
PLM: Product Lifecycle Management, Administración del ciclo de vida de productos.
CRM: Customer Relationship Management, Administración basada en la relación con el
cliente.
SRM: Supplier Relationship Management, La gestión de las relaciones con proveedores.

ERP: Enterprise Resource Planning, Sistema de planificación de recursos empresariales.

25
PORTAL SAP

HTTP://WWW.SAP.COM

26
MÓDULOS DEL ERP

Agrupaciones lógicas dentro de un proceso de negocio

• FI y CO (Registro)
• MM (Compras)
• SD ( Ventas)
• PP ( Producción)
• HCM ( Recursos Humanos, Gestión de Capital Humano)

•SAP LOGON: esta compuesto por un componente técnico y un software.

•SAP GUI: es la información que se tiene en el servidor (california). En
una empresa se utiliza el IP, donde la empresa tiene todos los datos (los
servidores)
27
APLICACIONES Y COMPONENTES SAP

My SAP CRM
My SAP CRM Aplicaciones
multi sectoriales
My SAP CRM (ejemplos)

Solución / vista My SAP CRM

empresarial
Automotriz

SAP para
SAP para

SAP para

SAP para

SAP para

SAP para
Servicios
Química

Bancos
Paquetes

Retail

Salud
Industriales
(ejemplos)

Componentes SAP SAP

IS BCA
SCM CRM
de aplicación SAP
Netweaver
SAP SAP
Portal IS …
Componentes Netweaver BI SEM
Componente /
sectoriales SAP
BC IS -CS SAP vista técnica
SAP…
Componentes DB
SAP IS –U
tecnológicos SAP
ECC CCS SAP…
GUI

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 • SAP ERP
APLICACIONES
• Plataformas
• SAP CRM
 Enterprise Services
• SAP PLM
 SAP Netweaver
• SAP SCM
• SAP SRM
• SAP Analítico
• SAP Manufactura
• SAP Servicios
• SAP Mobile
•SAP xApps
• Soluciones para pequeña y
mediana Industria
 Business One
 Business all in one

29
APLICACIONES

SAP Business One: SAP para

las pequeñas empresas que no
tiene la misma estructura que
SAP – ERP.

Business all in one: Para las

industrias medianas.

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SOLUCIONES DE INDUSTRIA

• Defensa y Espacio • Seguros

• Automóviles • Servicios Logísticos
• Bancos • Media
• Química • Minería
• Productos de consumo • Energía y Combustibles
• Defensa y Seguridad • Farmacia
• Ingeniería y Construcción • Servicios Postales
• Salud • Sector Público
• Tecnología • Retail
• Educación • Telecomunicaciones
• Maquinaria Industrial • Servicios

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 ACCESO A UN SISTEMA SAP

• SAP GUI
• SAP LOGON

Para acceder al sistema se debe tener SAP GUI y SAP LOGON

SAP GUI: Es el cliente GUI SAP R/3 de arquitectura de 3 niveles de servidor: aplicaciones,
Bases de datos, cliente. Permite acceder al usuario a las aplicaciones de SAP ERP.

SAP LOGON: es entrar al sistema a través de un Icono del escritorio. Permite iniciar sesión.
32
 ACCESO A UN SISTEMA SAP

• SAP GUI
• SAP LOGON

SAP LOGON: actúa de mediador entre el sistema SAP y la interfaz de usuario, esta interfaz
se denomina SAP GUI.

INTERFAZ: medio con el que el usuario puede comunicarse.

33
ACCESO A UN SISTEMA SAP

34
SAP EASY ACCESS

35
ESTRUCTURA DE UNA PANTALLA
Campo de comandos

Barra de menús
Barra de herramientas
Barra de Título

Barra de herramientas de Transacción

Etiquetas

Barra de Estado

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ESTRUCTURA DE UNA PANTALLA

Botones de selección

Casillas de selección múltiple

37
VARIOS MODOS

38
CÓDIGO DE TRANSACCIÓN

39
CÓDIGO DE TRANSACCIÓN

40
BUSQUEDA DE TRANSACCION

SEARCH_SAP_MENU

41
BUSQUEDA DE TRANSACCION

42
BUSQUEDA DE TRANSACCION

Entrada transacción Resultado

/n Cancela la transacción actual

/nXXXX Inicia la transacción indicada en XXXX

directamente desde otra transacción

/o Visualiza un resumen de los modos

/oXXXX Inicia la transacción XXXX en un nuevo

modo

/nend Finaliza el modo de acceso al sistema

tras mostrar una ventana emergente
de confirmación

/nex Finaliza el modo de acceso al sistema

sin mostrar la ventana emergente de
confirmación
/i Borra el modo actual
43
FAVORITOS

44
FAVORITOS

45
CONCEPTO ENJOY

Pantalla Inicial Cabecera

Resumen de Posiciones Detalle de posición

46
CONCEPTO ENJOY

Cabecera

Posiciones

Detalle
posiciones

47
NAVEGACIÓN POR EL SISTEMA

48
SELECCIÓN MÚLTIPLE

49
OPCIONES DE PERSONALIZACIÓN

50
UTILIZACIÓN DE LAS AYUDAS

F1

51
UTILIZACIÓN DE LAS AYUDAS

F4

52
AYUDAS

53
SAP HELP PORTAL

http://help.sap.com

54
BARRA DE STATUS

55
BARRA DE STATUS

56
SISTEMA DE MENSAJES EN SAP

• Verde – Informativo
• Amarillo – Advertencia
• Rojo - Error

57
SISTEMA DE MENSAJES EN SAP

58
TRANSACCIÓN ICON

59
PERSONALIZAR PERFIL DE USUARIO

60
PERSONALIZAR PERFIL DE USUARIO

61
•ESTRUCTURAS
Mandante: Es el elemento organizativo de nivel superior y
ORGANIZATIVAS
representa a la empresa o grupo central ( holding).

• Sociedad CO: Es el elemento organizativo para el Controlling o

Control de Gestión

• Sociedad FI: La Sociedad es una unidad jurídicamente

independiente y constituye el elemento organizativo central de la
gestión financiera. Además la sociedad es la única estructura
organizativa obligatoria en el sistema. La sociedad representa la vista
fiscal de la empresa, el calendario fiscal, la moneda local y los
requisitos de declaración de impuestos.

62
ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS
• Centro: Un centro puede fabricar o distribuir un producto, o bien
prestar un servicio. Se trata de la unidad organizativa central de la
producción.

• Almacén: El stock de material en Gestión de Stocks se puede tratar

de diferentes formas para cada almacén en un centro.

• Organización de Ventas: Es el elemento organizativo central de la

gestión de pedidos que controla las condiciones de venta a los
clientes.

• Canal de Distribución Se utilizan para definir cómo llegan los

distintos productos a los consumidores.
63
ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS

SAP
IDES
Mandante
América
Europa Sociedad CO
del Norte

Alemania Francia Sociedad

Servicio al Unidad
Producción ------
cliente organizativa

Jefe de
Empleado Empleado Posición
Departamento

PRA IBER HAM Organización

de ventas

Bombas Pinturas Farmacia Sector

FRA IBER HAM Centro

001 002 ---- Almacenes

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DATOS MAESTROS
• En SAP, todos los datos maestros se crean y almacenan
centralizadamente y están disponibles para todas las aplicaciones y
usuarios autorizados. El almacenamiento centralizado asegura la
consistencia, la actualización y al no redundancia de los datos.

• La información se organiza en vistas o segmentos que están

asignados a los elementos o estructuras organizativas. Esto permite
una representación flexible de las estructuras empresariales
implicadas en una operación.

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 DATOS MAESTROS
Maestro de clientes: Contiene la información clave que define la relación
empresarial entre una empresa y su cliente. Los datos generales son propios del
cliente, como por ejemplo Razón social, RUT, dirección, etc. Los datos de la
sociedad controlan el procedimiento de contabilización y tratamientos
posteriores, como por ejemplo pagos. Los datos de la Organización de Ventas
proporcionan información acerca de los clientes para dar soporte a todo el
proceso empresarial, desde la introducción de los pedidos, expedición,
facturación, etc. Así la “estructura triple” del maestro de clientes esta
representada por:

Datos Generales: Son igual de importantes para cada sociedad y organización de

ventas dentro de la empresa.

Datos de la Sociedad: Son datos relacionados con la contabilización de este

cliente y los acuerdos que esta sociedad tiene con este cliente.

Datos de Ventas: Estos datos representan características diferentes para cada

organización de ventas y canal de una empresa. 66
Maestro de Materiales: Contiene toda la información clave que
una empresa necesita para gestionar un material dentro de la
organización.

Define como se vende, compra, fabrica, inventaría, y contabiliza

un producto y cómo se calcula su costo. La información se agrupa
en vistas, organizadas a su vez por función empresarial.

67
REPORTES

68
REPORTES

69
REPORTES

70
REPORTES

71
REPORTES

• REPORT PAINTER
• QUERY SAP

72
ROLES, PERFILES Y AUTORIZACIONES

• Estructura de Menú
• Tipos de Roles
• Perfiles y Autorizaciones

73
ESTRUCTURA DE MENÚ

74
TIPOS DE ROLES

• Roles Simples
– Menú Encargado de Cobranzas

• Roles Compuestos
– Puede tener dos o más roles simples
asignados. Por ejemplo: Rol de Jefe de
Finanzas

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PERFILES Y AUTORIZACIONES

• Perfiles y Autorizaciones

AUTORIZACIONES

USUARIO

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INTRODUCCIÓN A GBI

GLOBAL BIKE INC.

77
INTRODUCCIÓN A GBI

• Global Bike Inc.

• Estructura Organizacional
• Productos
• Clientes y Proveedores
• Procesos del Negocio

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GBI Inc.

• Antecedentes:
– GBI Inc. utiliza todas las capacidades del ERP.
– Son dos compañías ubicadas en Alemania y Estados Unidos
• Historia:
– John Davis ganó muchos campeonatos de “mountain bike” en los Estados
Unidos
– En 1990, inició su propia empresa de “mountain bike” (Frankenstein Bikes)
– Peter Schwarz se crio con bicicletas de calle en Black Forest, Alemania
– Siendo estudiante, el diseño marcos ultra livianos
– En 1993, inició su propia empresa de marcos de bicicletas (Heidelberg
Composites)
– Ambos se conocieron en el año 2000
– En el año 2001, crearon Global Bike Inc.

79
GBI Inc.

• Estrategia:
– John y Peter son Co-CEOs
– John es responsable de:
• Ventas, Marketing, Servicios y Soporte, Informática, Finanzas y Recursos
Humanos
• Vende productos y trae el dinero
– Peter es responsable de:
• Investigación, Diseño, Adquisiciones y Fábricas
• Construye productos y gasta el dinero
– Es una compañía de bicicletas de nivel mundial que atiende tanto a
profesionales como principiantes para carreras de pista y fuera de pista.
– Su foco está en:
• Calidad
• Robustez
• Desempeño
80
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Global Bike Group Mandante

Co-CEO John Davis

Co-CEO Peter Schwarz

Global Bike Inc. Global Bike Germany GmbH Sociedad

Dallas Miami San Diego Heidelberg Hamburg Centro

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ( Recursos Humanos)

 Empleados (EEUU y Alemania)

82
PRODUCTOS

• Productos  Materias Prima

o Accesorios
• Frenos de seguridad
• Otros

83
PRODUCTOS

• Productos semi-terminados

• Productos terminados
– Bicicletas de Touring Bikes (Deluxe, Professional) en tres colores
– Bicicletas fuera de pista “Off-Road Bikes” (Hombre y Mujer)

84
CLIENTES Y PROVEEDORES

• Clientes (EEUU y Alemania)

85
CLIENTES Y PROVEEDORES

• Proveedores (EEUU y Alemania)

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PROCESOS DEL NEGOCIO

Ventas Gestión de Ventas SD

Compras Gestión de Materiales
Fabricación Producción PP
Registro y seguimiento contable Finanzas FI
Control de Gestión Controlling CO
Persona Gestión del Recurso Humano HCM
Almacenes Gestión de Inventarios MM
Mantenimiento Gestión de Equipos PP
Proyecto Gestión de Proyectos PS

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PROCESOS DEL NEGOCIO

 Proceso Pedido de Venta a-Caja:

- Venta y Distribución (SD)
- Gestión de Materiales (MM)
- Contabilidad Financiera (FI)

88
PROCESOS DEL NEGOCIO

 Proceso Compra-a-Caja:
- Gestión de Materiales (MM)
- Contabilidad Financiera (FI)

89