Gestión de empresas

Tema 3. La administración
empresarial

Daniel Nadales
 Esquema Tema 3
La administración empresarial
1. Concepto de Administración.
2. Elementos y funciones de la Administración:

2.1. La planificación en la empresa.

2.2. La estructura organizativa.
2.3. La dirección del comportamiento humano.
2.4. El control.

3. Naturaleza y roles del trabajo administrativo.

 1. Concepto de Administración
La Administración hay que entenderla como un proceso,
como un camino sistemático y organizado, que consiste
en el desarrollo de unas actividades u operaciones
orientadas a un fin, operaciones que conforman un ciclo
ordenado y racional donde unas tareas son previas a
otras:

La idea clave es la universalidad de

1. PLANIFICACIÓN lasorganizaciones respecto ala
administración, que sostiene que la
2. ORGANIZACIÓN
ue, en lo sustancial,
3. laDIRECCIÓN
tarea del administrador es muy semejante en todas las organizaciones, y consiste

4. CONTROL
 2. Elementos y funciones de la
Administración.
LOS ELEMENTOS Y FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANIFICACIÓN (1)

CONTROL
ORGANIZACIÓN
(4)

DIRECCIÓN
(3)

PLANIFICACIÓN: Consiste en decidir con antelación qué (objetivos) se

desea conseguir y el cómo (estrategia), teniendo en cuenta las variables internas y
externas tanto en su situación actual como futura.
ORGANIZACIÓN: Consiste en establecer una estructura formal, en asignar
papeles y tareas para el logro de nuestros objetivos. Se pretende lograr con ella
la coordinación.
 2. Elementos y funciones de la
Administración.
L OS ELEMENTOS Y FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANIFICACIÓN (1)

CONTROL
ORGANIZACIÓN
(4)

DIRECCIÓN (3)
DIRECCIÓN: Incidencia en las personas para que contribuyan al logro de
nuestros objetivos de forma voluntaria y con interés. La función genérica de
dirección se ejerce a través de las subfunciones de liderazgo, motivación y
comunicación.

CONTROL: Seguimiento para la corrección de las desviaciones respecto a lo

planificado. Acción de contrastar lo planeado y lo conseguido para desencadenar
acciones correctoras.
2.1. La planificación en la
empresa
 Función administrativa
que trata de crear un puente entre
la situación actual y una situación futura deseable

Información relevante pasada y presente acción acción

+ acción acción
situación Previsión
actual de la posible evolución futura Objetivos Empresariales
2.1. La planificación en la empresa

PLANIFICACIÓN A LARGO PLAZO

ESTRATEGIA
OBJETIVOS

PLANIFICACIÓN DE LA EMPRESA PLANIFICACIÓN

A MEDIO PLAZO
OBJETIVOS OBJETIVOS

PLANIFICACIÓN
A CORTO
PLAZO

OBJETIVOS
2.1. La planificación en la empresa
P. E. RECURSOS HUMANOS

OBJETIVOS RECURSOS
HUMANOS
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
DE LA EMPRESA P. E. PRODUCCIÓN

OBJETIVOS PRODUCCIÓN
OBJETIVOS DE LA
EMPRESA P. E. MARKETING

OBJETIVOS MARKETING

P. E. FINANCIERA

OBJETIVOS
FINANCIEROS
 EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

1. Tomar conciencia: Ser conscientes del entorno y la situación interna de la

organización. Análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades)
2. Establecimiento de objetivos: de la organización en primer lugar, y luego de
cada unidad de trabajo subordinado (departamentos). Deben especificar los
resultados esperados y las prioridades de objetivos
3. Desarrollo de las premisas de planeación: determinar de forma
consensuada el ambiente en el que el plan se va a desarrollar (demanda, cambios
avances técnicos que nos afecten, nuevas necesidades, calificación del personal)
= previsiones y pronósticos
4. Determinar los cursos de acción alternativos: Buscar alternativas de para
alcanzar los objetivos marcados, dentro de las premisas de planeación
5. Evaluación de los cursos de acción alternativos: económicas, financieras,
tecnológicas, culturales, etc.
6. Selección de una alternativa: Elección del curso de acción a seguir.
7. Formulación de planes derivados: que contribuyan o se deriven del plan
elegido
8. Expresión numérica de los planes: presupuesto, traducir el plan a cifras
numéricas y económicas
 2.1. La planificación en la
empresa
EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

Detección de la Establecimiento de Análisis de la Definición de

Detección de Establecimiento Análisis de Definición
necesidad objetivos situación alternativas
la necesidad de objetivos la situación de
alternativas

Elaboración de Evaluación
Elaboración de
presupuestos Formulación de Selección de Evaluación
Selección de de
presupuestos planes derivados una de
derivados una alternativa
alternativa alternativas
alternativas
2.2. La estructura organizativa
LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

DEFINICIÓN

Consiste en la coordinación racional de las actividades de un cierto

número de personas que intentan conseguir un objetivo común y explícito,
mediante la división del trabajo, a través de una jerarquía de la autoridad y de la
responsabilidad.

ASIGNACIÓN - JERARQUÍA - COORDINACIÓN

2.2. La estructura organizativa

¿Cómo la represento?
Organigramas
gar a ser tan complejas que una parte deshac

RECOMENDACIÓN:
La organización, ¡ MEJOR !
cuanto más simple ...
2.2. La estructura organizativa
LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN

EXISTEN MULTITUD DE MATICES Y FÓRMULAS

INTERMEDIAS. LOS EXTREMOS SERÍAN:

- ALTAMENTE FORMALIZADO (BUROCRACIA)

Perfectamente definidos la autoridad, responsabilidad, tareas, etc.

- FLEXIBLE (ADHOCRACIA)
2.2. La estructura organizativa

BUROCRACIA
sistema de organización altamente formalizado,
en el que la responsabilidad, las tareas y los
procedimientos están perfectamente establecidos
y asignados
ALTAMENTE FORMALIZADO (BUROCRACIA)
Generalmente para procesos repetitivos y “sencillos”.
EJEMPLO: Administración pública, bancos, producción en serie, etc.
 BUROCRACIA

Aspectos positivos Aspectos negativos

*Procedimiento preestablecido.
*Inflexibilidad del sistema.
*Reducción de incertidumbre.
*Insensibilidad a las necesidades de
*Trato impersonal e imparcial. los clientes.
*Todo problema debe *Incapacidad para adaptarse a los
disponer de una sistemática cambios del ambiente.
para arreglarlo. *Pérdida de cooperación espontánea.
*Normas fijas y explícitas *Exceso de autoridad.
a que atenerse, protección *Predominio de las rutinas.
frente a conductas *Olvido de la misión de la
caprichosas y arbitrarias. organización.
*Si no existe procedimiento,
problema irresoluble (aunque sea
nimio).
*Excesivo apego a los
derechos formales de la
autoridad y responsabilidad.
 ADHOCRACIA
sistema de organización escasamente
mecanicista y detallado, con apenas
formalización del comportamiento.

FLEXIBLE (ADHOCRACIA)
Para proyectos sumamente variables e
innovadores.

EJEMPLOS: Consultorías, agencias de

publicidad, etc.
 ADHOCRACIA
Aspectos positivos Aspectos negativos

*Una solución para cada problema. *Desubicación, falta de sentido,

*Ausencia de alienación. de pertenencia.
*Gran poder motivador.
*Dificultad para el
*Estimula la iniciativa,
espontaneidad, autonomía y flujo establecimiento de planes.
de información en todas las *No puede normalizarse
direcciones. debido a la innovación
*Alta flexibilidad, la autoridad elevada.
puede cambiar de un proyecto *Dudas en las competencias y
a otro. facultades, a la hora de
*El trabajo de administración decidir.
se confunde con el de
ejecución.
*Existen pocas reglas.
 2.2. La estructura organizativa
LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

TIPOS DE SISTEMAS DE ORGANIZATIVOS

(1) POR FUNCIONES
Ventajas: Aumenta la destreza y competencia.
Inconvenientes: Pueden crearse fronteras entre los departamento.
 LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

TIPOS DE SISTEMAS DE ORGANIZATIVOS

(2) POR PRODUCTOS
Ventajas: Facilita la coordinación de las especialidades (comercial,
producción, etc.). Aumenta la descentralización.
Inconvenientes: Menor control de la dirección general sobre las unidades.
 LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

TIPOS DE SISTEMAS DE ORGANIZATIVOS

(3) POR TERRITORIOS
tajas: Aumenta la cercanía del área comercial.
onvenientes: Aumento del número de directivos, duplicación de funciones, dificultad de control a alto n
 2.2. La estructura organizativa
¿Cómo diseñar la
estructura organizativa?
1 paso
Determinar las
tareas necesarias
Tarea

Actividad individual que ejecuta una persona dentro de una organ

2 paso
Agrupar los
puestos en
unidades
orgánicas
3 paso
Asignar los
grupos de
puestos a un
responsable
4 paso
Establecer
mecanismos
de
coordinación
2.3. La dirección del comportamiento
humano.
DIRECCIÓN: Es el proceso de estimular a las personas
para que desempeñen adecuadamente en el seno de la
organización.

Esta función tiene un marcado carácter interpersonal y se

desarrolla a través de otras tres subfunciones:

el liderazgo, la motivación y la comunicación.

Liderazgo: arte o proceso de influir sobre las personas
para que éstas intenten con buena disposición y entusiasmo
contribuir a las metas del grupo (Robbins y Coulter, 2000).
LIDERAZGO
El principio fundamental del liderazgo establece que LIDERAZGO
las personas tienden a seguir a quienes consideran que
pueden ayudarles a satisfacer sus propias metas personales,
por lo que conforme mejor comprendan los directivos a
sus subordinados y lo que les motiva, y cuanto más en
consecuencia con esa comprensión actúen como directivos,
más probable es que sean efectivos como líderes.

La eficacia del liderazgo depende de la capacidad del directivo de

ajustar su estilo como líder a una combinación de factores o contingencias
propias de cada situación. Además, el liderazgo está estrechamente
relacionado con la motivación…
La motivación puede definirse como la función directiva
destinada a impulsar en los empleados comportamientos
convenientes para los intereses de la organización.
MOTIVACIÓN
También puede definirse la motivación como el proceso mental
por el que los motivos emergen, se combinan y actúan en un
individuo, induciendo el comportamiento.

Motivo: elemento causal o razón de ser

del comportamiento.

El motivo equivale a necesidad o deseo

insatisfecho.
Comunicación es la transferencia de información
de un emisor a un receptor de tal manera que éste la COMUNICACIÓN
comprenda.

Lograr una comunicación eficaz es importante para

los directivos por dos motivos:

1-Porque les permite efectuar las tareas o roles de su

cargo.

2-Porque dedican una parte muy sustancial de su

tiempo a la comunicación, por lo que emplearla de
forma eficaz se vuelve fundamental.
 2.4. El control

El objetivo del control es asegurar que la

organización conozca la causa de sus fallos y de sus
éxitos, corrigiendo los primeros cuando sea posible y
explotando los segundos a través de la búsqueda de las
condiciones más favorables.

Al aplicar el control, los directivos analizan los

resultados de las operaciones a su cargo comparándolas
con los objetivos que tienen asignados y tomando
decisiones sobre la forma de mejorarlas.

Fases del proceso de control:

1-Conocer y evaluar los resultados reales obtenidos.

2-Compararlos con los estándares establecidos en la planificación. 3-
Analizar y evaluar las desviaciones, buscando las causas y
consecuencias.
4-Ajustar las acciones posteriores, es decir, acción correctiva.
 3. Naturaleza y roles del trabajo
administrativo
¿Quién desempeña la función de
administración en las organizaciones?

Podemos definir al directivo, también llamado

administrador,
de la organización, unidaddirigente, ejecutivo
que puede ser o gerente,
tan amplia como
como toda una la empresa o t
gran
3. Naturaleza y roles del trabajo
administrativo
Status o Autoridad Formal

ROLES
INTERPERSONALES

ROLES
INFORMATIVO
S

ROLES
DECISIONALES
 3. Naturaleza y roles del trabajo
administrativo
ROLES INTERPERSONALESEl directivo llega a constituirse en
el “sistema nervioso central”.

Representa a la
CABEZA VISIBLE organización. Es un símbolo.

Define las relaciones con sus

LÍDER subordinados. Define el tipo de
cultura y clima. Transmite el
sistema de valores
Se comunica con colegas y
ENLACE personas ajenas a la empresa
afin de obtener favores
información. Relaciones de
“intercambio”.
 3. Naturaleza y roles del trabajo
administrativo
ROLES INFORMATIVOS La posición y el status le proporcionan una
situación privilegiada para obtener
información.

Receptor y recopilador de
información. Crea su
MONITOR propio
sistema de información.
Canales formales e informales.
Transmisión de información
DIFUSOR a su organización:
información objetiva y
valorativa.

Transmisión de información
PORTAVOZ de su organización al entorno
(sus distintos grupos).
3. Naturaleza y roles del trabajo administrativo
ROLES DECISIONALES El directivo llega a constituirse en
el “centro neurálgico” del sistema.
Gestión del cambio.
EMPRENDEDOR Busca mejorar la empresa
e inicia el cambio.
= “Solucionador de
GESTOR DE problemas”. Toma el mando
ANOMALÍAS cuando la organización se ve
amenazada.
Decide por dónde se
ASIGNADOR DE encauzarán las fuerzas de la
RECURSOS organización.
Participa en algunas
NEGOCIADOR situaciones que juzga
necesarias.
3. Naturaleza y roles del trabajo
administrativo

La personalidad
individual puede afectar
CÓMO se desempeña
un rol, pero no al hecho
de QUÉ se desempeñe
3. Naturaleza y roles del trabajo
administrativo
TOMA DE DECISIONES. DEFINICIÓN

Es el proceso de convertir información en acción, mediante

la selección de un determinado curso de acción, de entre varias
alternativas posibles.
En esencia, solucionar problemas.
EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
• Analisis de la informacion (pasada presente y futura)
• Formulación de alternativas
• Evaluación de las alternativas y elección de la más
adecuada
• Puesta en practica de la alternativa
• Control de los resultados (seguimiento, valoración y
acciones correctoras)
3. Naturaleza y roles del trabajo
administrativo

Decisiones
Alta
Dirección
Estratégicas

Decisiones Tácticas
Dirección Intermedia

Supervisión Directa
Decisiones Operativas
3. Naturaleza y roles del trabajo
administrativo
CLASIFICACIÓN DE LAS DECISIONES SEGÚN SU ALCANCE

1. ESTRATÉGICAS
• Son de gran trascendencia, tanto en recursos involucrados como en horizonte
temporal, y suelen afectar a la empresa en su conjunto.
• Suelen ser irreversibles.
• Propias de la alta dirección (imaginación, anticipación, sentido del riesgo)
2. TÁCTICAS
• Tienen un alcance medio en recursos y tiempo.
• Afectan a áreas específicas de la organización.
• Suelen ser reversibles con un coste.
• Propias de la dirección intermedia (Jefes Sección/Departamentos)
3. OPERATIVAS
• Tienen un alcance corto en recursos y tiempo.
• Afectan a operaciones rutinarias y normales de la organización.
• Son estandarizables al referirse a problemas con variables conocidas y
controlables.
• Propias de la supervisión directa o jefes de equipo.
3. Naturaleza y roles del trabajo
administrativo
Mayor nivel directivo

Destreza Conceptual

Destreza Humana

Destreza Técnica