PROCEDIMIENTO DE

SERVI SALUD DEL SELECCIÓN, ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO,

CAUCA IPS S.A.S. MANIPULACIÓN, TRANSPORTE Y USO DE DISPOSITIVOS MÉDICOS Y
NIT. 901119554-1 MEDICAMENTOS
Proceso Misional
Código: GI-GA-01 Versión: 1 Fecha: Enero 10 de 2020

PROCEDIMIENTO DE
SELECCIÓN, ADQUISICIÓN,
RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO,
MANIPULACIÓN, TRANSPORTE Y USO
DE DISPOSITIVOS MÉDICOS Y
MEDICAMENTOS
 PROCEDIMIENTO DE
SERVI SALUD DEL SELECCIÓN, ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO,
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Código: GI-GA-01 Versión: 1 Fecha: Enero 10 de 2020

1. OBJETIVO

Definir las condiciones para la selección, adquisición, recepción, almacenamiento,

manipulación, transporte y uso de dispositivos médicos y medicamentos en la IPS

2. ALCANCE

Aplica a los procesos de la IPS desde la necesidad de los dispositivos y medicamentos hasta el
uso de los mismos, incluye los procesos domiciliarios y hospitalarios

3. REFERENCIA NORMATIVA

 Decreto 0780 de 2016.- Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector Salud y Protección Social

 Resolución 1403 de 2007.- Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico.

 Resolución 2003 de 2014. Por el cual los procedimientos y condiciones que deben cumplir
los Prestadores de Servicios de Salud para habilitar los servicios y se dictan otras
disposiciones.

 Resolución 1475 de 2005. – por la cual se reglamenta el régimen de registros sanitarios,

permiso de comercialización y vigilancia sanitaria de los dispositivos médicos para uso humano.

4. DEFINICIONES

-Almacenamiento: Es el conjunto de actividades realizadas para conservar las condiciones

técnicas de los medicamentos y dispositivos médicos.
-Humedad relativa: se define como la cantidad de vapor de agua que contiene el aire, Se
expresa como un porcentaje del volumen total de aire (en peso o en volumen). Se mide con
termohigrómetro. La humedad relativa recomendada debe estar entre 60% y 70 %.
- Medicamentos fotosensibles: Son los que se degradan rápidamente en presencia de luz.
- Medicamentos termolábiles: Son los que se alteran o se descomponen por acción del calor.
- Medicamentos de control especial: Son los preparados farmacéuticos obtenidos a partir de
uno o más principios activos de control especial, catalogados por las convenciones de
estupefacientes como precursores y psicotrópicos o por el gobierno nacional, con o sin
sustancias auxiliares presentados bajo forma farmacéutica definida.
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5. PROCESO DE SELECCIÓN DEL PROVEEDOR DE DISPOSITIVOS

Este proceso es realizado directamente desde la Gerencia, teniendo en cuenta las necesidades
registradas en el formato de pedido anexo, para lo cual se tiene en cuenta la verificación de
alarmas, costo, calidad y otras recomendaciones dadas por los usuarios finales de estos. El
apoyo para compras realizará la cotización de mínimo dos proveedores

COMPRA
Precio de productos
Quincenal
Marca de productos
Generación de factura Pago con recurso de
de venta. presu
Selección
Selección de de
proveedor

6. PROCESO ADQUISICIÓN DE DISPOSITIVOS MEDICOS Y MEDICAMENTOS

Los dispositivos se adquieren directamente del proveedor legal constituido, teniendo en cuenta
lo siguiente:

VERIFICA CONDICIONES
Adecuadas condiciones del empaque: cajas o embalajes secos, integros
fecha de vencimiento no menor a 1 año o 6 meses en Dispositivos
médicos o medicamentos con alta rotación
Marca del dispositivo que se solicitó
Sin alertas del INVIMA
Que se encuentra la serie (cuando aplique)
Que se encuentre visible el registro sanitario vigente expedido por el
INVIMA o permiso de comercialización, clasificación del riesgo
(información consignada en el registro sanitario o permiso de
comercialización) y vida útil si aplica.

Que sea la cantidad solicitada

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7. PROCESO DE RECEPCION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

Está a cargo del referente de farmacia con apoyo de auxiliar administrativo de compras y se
incluye en este proceso:

No CONDICIÓN DESCRIPCIÓN
1 Realizar Realizar esta actividad en la zona de recepción de medicamentos y
recepción dispositivos médicos, diligenciar los formatos establecidos
2 Inspección si al inspeccionar el medicamento y dispositivos se encuentran:
visual hendiduras, humedad o señas de apertura, o cambios en su aspecto físico,
estos se deben regresar con oficio remisorio al proveedor
3 Verifica Realizar la verificación de las cantidades remisionadas y las entrantes
cantidades
Registrar en el formato adjunto para dispositivos médicos: fecha de
vencimiento, marca del dispositivo, serie (cuando aplique), presentación
comercial, registro sanitario vigente expedido por el INVIMA o permiso de
comercialización, clasificación del riesgo (información consignada en el
registro sanitario o permiso de comercialización) y vida útil si aplica., en el
Realizar link:
4 registros http://consultaregistro.invima.gov.co:8082/Consultas/consultas/consreg_en
cabcum.jsp
Registrar en el formato adjunto para medicamentos: principio activo,
forma farmacéutica, concentración, lote, fecha de vencimiento,
presentación comercial, unidad de medida y registro sanitario vigente
expedido por el INVIMA, en el link:
http://consultaregistro.invima.gov.co:8082/Consultas/consultas/consreg_en
cabcum.jsp

En los links:
5 Verificar https://paginaweb.invima.gov.co/farmacovigilancia-invima
alertas
https://paginaweb.invima.gov.co/gesti%C3%B3n-de-informes-de-
seguridad-alertas-recalls-e-hurtos-risarh
La información de alertas se realizará y se registrará según el cronograma
VERIFICACIÖN DE ALERTAS.
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4. ALMACENAMIENTO DE LOS DISPOSITIVOS MEDICOS Y MEDICAMENTOS

Se cuenta con stock mínimo, este tiene una duración de 15 días en la IPS el cual se evidencia
en los formatos para control de medicamentos y dispositivos, se lleva control de temperatura y
humedad relativa a través del termohigrometro, teniendo en cuenta las recomendaciones del
fabricante.

Rangos de temperatura de
almacenamiento, de acuerdo con lo Temperatura de conservación
especificado por los fabricantes de
medicamentos y dispositivos médicos
Temperatura ambiente controlada 15° a 30° C
8° a 15° C
Si la temperatura ambiente del lugar de almacenamiento
Consérvese en lugar fresco es muy alta y la etiqueta recomienda que se deba
almacenar en lugar fresco, el producto puede guardarse
en un refrigerador, ajustando el rango mediante el
termostato.
Si no se especifica una temperatura de almacenamiento
o en la etiqueta no aparece ninguna de las
Sin indicación recomendaciones anteriores, la temperatura del lugar
debe mantenerse hasta un máximo de 30° C.
Temperaturas superiores deterioran los medicamentos
pues alteran la estabilidad y por ende la calidad de los
mismos.
Termolábiles/Refrigerados Relacionado con medicamentos que deben conservarse
en nevera, entre +2ºC y +8ºC. 

CONDICIONES PORCENTAJE DE HUMEDAD RELATIVA

Condiciones normales de almacenamiento Menor o igual a 75%

Condiciones especiales de Menor a 65%

almacenamiento.

Zona climática IVb, zona caliente y húmeda. Corresponde a una temperatura de hasta 30 °C y 75%
de humedad relativa. A esta zona pertenecen Colombia, Ecuador, Brasil, México, Venezuela y el
Caribe.

NOTA: Ante las variaciones de la humedad relativa y temperatura, se debe Informar

oportunamente para iniciar la revisión del proceso y las acciones de mejora.
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CONDICIONES DE LIMPIEZA

Esta zona se clasifica como área crítica; se aplica lo especificado en el manual de limpieza y
desinfección, control de plagas y roedores que para evitar el deterioro de los mismos.
A los colaboradores se les capacita sobre normas de higiene personal, no fumar ni consumir
alimentos en los sitios de donde se ubican los dispositivos, ni colocar plantas.

Limpieza de la Estantería
Para esto se requiere de los siguientes materiales: paños y/o toallas de papel y
desinfectante.
Pasos a seguir:
 Elija el estante a limpiar
 Retire los medicamentos del estante y colóquelos en un lugar seguro para estos
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durante la limpieza.
 Inicie de arriba hacia abajo
 Aplique al paño o toalla desechable alcohol al 70°, y posteriormente todo el polvo,
lave el paño o cambie de toalla desechable las veces que sean necesarias, hasta
que los estantes estén libres de polvo.
 Finalmente lave el paño hasta que quede totalmente limpio o deposite las toallas de
papel en el recipiente verde.
Esta debe efectuarse cada semana

FRECUENCIA DE ACTIVIDADES

Contribuyendo con el mantenimiento de las condiciones de los dispositivos médicos y

medicamentos, Se conservan lejos de fuentes:
-Calor
-Humedad
-Químicos
-Residuos
-Alimentos y líquidos
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5. SEMAFORIZACIÓN DE DISPOSITIVOS Y MEDICAMENTOS

Existen dos tipos de semaforización, la primera corresponden a la semaforización por fechas de

vencimiento, estos colores deben ser colocados en la planilla de recepción administrativa y
técnica y visualmente el los dispositivos y medicamentos con sitkers.

SEMÁFORO
Por fecha de vencimiento Por riesgo clínico
Para medicamentos y dispositivos médicos Para medicamentos: LASA Y de alta alerta

SEMÁFORO DISPOSITIVOS Y SEMÁFORO POR MEDICAMENTOS

POR FECHA DE MEDICAMENTOS RIESGO CLINICO
VENCIMIENTO Medicamentos de
LASA
Mayor a 12 meses
Medicamentos de
Entre 6 a 12 meses ALTA ALERTA

Menor a 6 mes

Con respecto a los medicamentos que estén Los medicamentos LASA (del inglés look
contenidos en cajas, se semaforizará la caja alike, sound alike) se parecen físicamente o
conservándola hasta que me medicamento sus nombres suenan parecidos, condición
se agote o se elimine por rotación. que aumenta la posibilidad de ocurrencia de
prescripción, digitación, dispensación y
administración errónea.

Los medicamentos de ALTA ALERTA son

aquellos que cuando se utilizan
incorrectamente presentan una mayor
probabilidad de causar daños graves o
incluso mortales a los pacientes

6. MANIPUALACION Y TRANSPORTE

Los dispositivos son entregados por el encargado en la sede hospitalaria y domicilios según los
pedidos realizados.
Se transportan en cajas contenedoras con tapa de seguridad, previa limpieza y desinfección.
En el caso del medicamento (gotas) es para varios usos, una vez se apertura se indica esta
fecha y se registra la fecha para desechar. Su uso se realiza siguiendo las recomendaciones
para medicamentos multidosis dado por fabricante
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Se recomienda un uso menor de 1 mes, rotulando el medicamento con

Fecha de apertura y Fecha de Eliminación

Para los dispositivos se procede a usar según las recomendaciones del fabricante.
Si están dañados los contenedores de los dispositivos, estos se proceden a separar, de
ninguna manera se reparan, ya que su cadena de protección y conservación se ha deteriorado.

7. PROCESO DE ELIMINACIÓN

Cuando se presenta daño o contaminación de los dispositivos se precede a desecharlo según

lo establecido en el PGIRH.

Considerando que los medicamentos son residuos hospitalarios peligrosos de tipo químico e
irán a la segregación en las baterías rojas, en caso de presentar material cortopunzante, ira
descartado en los guardianes.

Manejo de derrame de Medicamentos:

N° Pasos Responsable
1 Avisar el derrame del producto medicamentoso: El Todo el personal.
personal presente en el derrame deberá avisar al
personal de Servicios Generales
2 Asegurar el área: El personal que evidencio el Personal que reporta
derrame deberá delimitar el área de derrame para
evitar el tránsito de personas. Esto lo hace con el
señalador de piso mojado.
3 Protección del personal: El personal de servicios Personal de Servicios
generales deberán utilizar todos los elementos de Generales
protección requeridos para iniciar el procedimiento de
manejo de derrame de producto medicamentoso,
como son las gafas, tapabocas y guantes
4 Rotulación: El personal de Servicios Generales Personal de Servicios
dentro del kit encontrara la bolsa roja de recolección la Generales
cual deberá ser marcada con el nombre de la IPS,
lugar del hecho junto con la hora y la fecha completa.
5 Aplicación: El personal de Servicios generales Personal de Servicios
deberá abrir y aplicar el producto absorbente de Generales
manera uniforme sobre el líquido derramado y esperar
a que lo absorba.
6 Recolección: El personal de servicios generales Personal de Servicios
deberá con la espátula que se encuentra dentro del kit Generales
recoger el producto y depositarlo en la bolsa roja que
se rotulo anteriormente.
7 Disposición: El personal de Servicios Generales Personal de Servicios
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Código: GI-GA-01 Versión: 1 Fecha: Enero 10 de 2020

N° Pasos Responsable
llevara la bolsa roja para su disposición temporal bajo Generales
lo estipulado dentro de los lineamientos de recolección
de residuos peligrosos.
8 Limpieza y Desinfección: Una vez recogido el Personal de Servicios
derrame de deberá iniciar la limpieza y desinfección Generales
del área afectada
9 Retirar elementos de protección: Los elementos de Personal de Servicios
protección desechables deberán ser segregados Generales
correctamente y los otros deberán ser revisados para
evaluar su conservación.
10 Ubicación del kit: El kit deberá ser colocado Regente de Farmacia
nuevamente en el sitio preestablecido y se deberá
realizar la reposición de los elementos con el área
encargada.

Componentes del kit para el manejo de manejo de derrames y rupturas de medicamentos:

 Espátula
 Bolsa roja
 Producto absorbente (Sílice, gel, etc)
 Marcador (Sharpie)
 Señalador de pis mojado
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CAUCA IPS S.A.S. Proceso Apoyo
NIT. 901119554-1 Código: PM-AS-23 Versión: 0 Fecha: Septiembre 5 de 2019

Anexos

1. Formato de pedido y autorización

2. Formato de entrega de pedido
3. Formato recepción de dispositivos médicos y medicamentos
4. Control de temperatura y humedad
5. Formato de devolución
6. formato de baja
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NIT. 901119554-1 Código: PM-AS-23 Versión: 0 Fecha: Septiembre 5 de 2019

ANEXO 2. FORMATO DE SEGUIMIENTO

Fecha de aplicación D /M / A Servicio No documento

Responsable de la verificación Cargo

No Criterio Cumple No
cumple
1 Realiza solicitud de acuerdo a necesidad o requerimientos médicos o históricos.
2 Constata que se realiza verificación en la página del INVIMA del registro
sanitario.
3 Constatar que los registros INVIMA estén vigentes.
4 Adjuntar al listado de dispositivos médicos con la clasificación según riesgo
5 Diligenciar los formatos definidos
6 Realiza recepción técnica de dispositivos médicos y medicamentos al 100% de
lo recepcionado por el encargado
7 Se encuentran diligenciados de forma correcta los formatos de recepción
técnica
8 Se realiza verificación del registro sanitario y fecha de vencimiento del mismo
siempre que se realiza la recepción técnica de dispositivos médicos.
9 Se realiza control de parámetros ambientales para todos los dispositivos
médicos
10 Los dispositivos médicos, medicamentos que no cumplen con las condiciones
óptimas para la recepción son ubicados en el área de cuarentena, se procede a
iniciar el proceso de devolución
11 Se almacenan los dispositivos médicos en orden alfabético, garantizando el
control de fechas de vencimiento.
12 Se diligencia el formato de control de parámetros ambientales de forma correcta
y actualizada.
13 Se semaforiza según el tiempo y colores definidos
14 Los dispositivos y medicamentos se ordenan según la semaforización
15 Los termómetros y termohigrómetros se encuentran con fecha de calibración
vigente.
16 Se trasportan los dispositivos y medicamentos asegurando:
-Que se mojen
-Que sufran aplastamiento
-Que sufran daños
-Que estén expuestos al calor/frío continuo
-Que sufran manipulación innecesaria
17 La distribución a los lugares de uso se realizan según necesidad por auxiliar o
coordinador
18 Se diligencia fechas de apertura y terminación de dispositivos y medicamentos
según recomendaciones
19 Se diligencian actas para la devolución de medicamentos y dispositivos médicos
20 Los colaboradores conocen la segregación de residuos y la aplican
TOTAL
Cumplimiento
Observaciones:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
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