Guía para la elaboración y uso de

documentos oficiales en el Archivo General

de la Nación

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 Introducción

Los documentos elaborados y usados por los trabajadores del Archivo General de
la Nación en el natural cumplimiento de sus funciones, sirven para testimoniar
decisiones y, en el mediano y largo plazo, para reflejar el sustento de las actuaciones
realizadas por la gestión institucional, desde lo estratégico hasta lo operativo. Sin
embargo, hay que precisar que no solo se trata de testimonios de gestión, sino que
a lo largo del tiempo permitirán representar la historia y memoria institucional del
Archivo General de la Nación.
En dicha línea, es preciso que dicha documentación sea previamente normalizada
para que presente una estructura uniforme y controlada del contenido y contexto en
el que fue emitida, con la finalidad que cumpla su propósito de evidenciar la gestión
realizada.
Por ello, esta guía brinda orientaciones y lineamientos que permiten lograr el
cometido antes señalado. Se encuentra estructurada en cinco (05) puntos concretos
referidos a los tipos de documentos que se utilizan para las comunicaciones del
Archivo General de la Nación, incluido el correo electrónico institucional, precisando
de forma particular las consideraciones para su elaboración y uso controlado por las
unidades organizacionales del Archivo General de la Nación.
El compromiso sobre el establecimiento de un control en la gestión de documentos
es institucional, se fomenta a través de cada funcionario, trabajador y servidor, con
la coordinación efectiva entre sí de forma horizontal, y vertical cuando la formalidad
lo amerita.

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1. Objetivo
Estandarizar la elaboración y uso de documentos oficiales para la comunicación en
el Archivo General de la Nación.
2. Alcance
La presente guía es de aplicación obligatoria para todos los funcionarios,
trabajadores y servidores que, directa o indirectamente, participen en los procesos
de gestión documental de los órganos, unidades orgánicas y dependencias del
Archivo General de la Nación, con independencia de su régimen laboral o vínculo
contractual, en lo que corresponda.
3. Responsabilidad
3.1. La Secretaria General, a través de su Área de Trámite Documentario y Archivo,
promueve, planifica, actualiza, asesora, supervisa y asegura, y en los casos
correspondientes audita, el cumplimiento correcto de la presente guía,
emitiendo un reporte trimestral sobre el cumplimiento de la misma por parte de
las áreas.
3.2. La Oficina de Tecnologías de la Información y Estadística garantiza y apoya la
implementación y continuidad de la presente guía; así como también gestiona
la evaluación, seguridad, aprobación y operatividad de la herramienta
informática y los documentos que sean administrados en ella, brindando el
soporte técnico y mantenimiento necesario, en coordinación con la Secretaria
General, a través del Área de Trámite Documentario y Archivo, en materia de
su competencia.
4. Nociones básicas sobre el documento y el expediente
4.1. El documento
Es la unidad indivisible de información de carácter único, producida o recibida
en la iniciación, desarrollo o finalización de una actividad pública o privada,
fijada a un medio analógico o electrónico, cuyo contenido estructurado y
contextualizado se presenta como prueba y evidencia de las acciones,
decisiones y funciones.
Todo documento posee tres elementos: soporte, medio e información o
contenido. Y de acuerdo a la naturaleza de su producción puede ser un
documento bibliográfico o documento archivístico. Para efectos de la gestión de
documentos, se desarrollará el uso del documento archivístico.
El documento archivístico es aquel que contiene una información de cualquier
fecha, forma y soporte, producido o recibido por persona natural o jurídica,
institución pública o privada en el ejercicio de su actividad y cualquier otro que
se genere como resultado del avance tecnológico.
Puede ser producido y gestionado en forma analógica o electrónica. En el primer
caso, usualmente sobre soporte de papel; en el segundo sobre cualquier medio
que los sistemas electrónicos permitan su gestión y/o reproducción, pudiendo

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 ser aludido como Documento electrónico, siempre y cuando esté firmado
digitalmente, diferenciándose así de un mensaje de datos.
Mensaje de datos es aquella información generada, enviada, recibida,
archivada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como
pudieran ser, entre otros, el intercambio electrónico de datos (EDI), el correo
electrónico, el telegrama, el télex o el telefax.
4.2. La firma
Es la formalidad que vincula la identidad del firmante con la voluntad y expresión
de conformidad con el contenido del documento (instrumento jurídico privado)
firmado.
La firma podrá ser realizada de forma manuscrita (autógrafa) o digital. Esta
última, tiene la misma validez y eficacia jurídica que una firma manuscrita
(manual), siempre y cuando haya sido generada por una entidad debidamente
acreditada.
4.3. El tipo documental
Es la estructura formal de un documento, cuyo formato, contenido informativo y
soporte (características) son semejantes. Por ejemplo: oficio, informe,
resolución, etc.
4.4. El expediente
Es un conjunto de testimonios o documentos (tipos documentales) que reflejan
un trámite o procedimiento administrativo de inicio a fin, permitiendo identificar
a los que han interactuado por competencia en su formación, a partir de su inicio
por una persona natural o jurídica.
En el caso de que un expediente sea gestionado en un entorno electrónico, y
esté conformado sólo por documentos electrónicos, nos referiremos a este
como expediente electrónico. No obstante, cuando esté conformado por
documentos electrónicos y documentos en papel, nos referiremos a este como
expediente híbrido.
4.5. Herramienta informática
Es la solución o sistema de Gestión documental (Software) utilizado para la
recepción, emisión, despacho y archivo de documentos, así como su
administración, control y acceso a lo largo del tiempo.
5. Orientaciones para la elaboración de documentos
5.1. De los tipos de documentos
a. Son las siguientes: oficio, oficio múltiple, memorando, memorando múltiple
e informe, para cada uno de los cuales se utilizará una plantilla estándar
(ver anexo).

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 • Documento empleado para tratar asuntos de carácter institucional de
circulación externa, dirigido a una persona natural o jurídica. Sus emisores
Oficio autorizados son los titulares de los órganos, o comisiones permanentes que
tienen autorización para emitirlos de acuerdo a la necesidad de sus procesos
y procedimientos.

• Documento que bajo el mismo número y con igual contenido, es dirigido de

Oficio múltiple forma simultánea a diversos destinatarios externos a la institución.

• Documento de comunicación interna de carácter administrativo que se

emplea para comunicar entre sí (entre niveles jerárquicos pares, de uno
Memorando superior a uno inferior): disposiciones, remitir, pedir o transcribir documentos,
dar a conocer la realización de actividades o la ejecución de tareas, para
informar asuntos diversos de trabajo, y transmitir instrucciones.

Memorando • Documento que bajo el mismo número y con igual contenido, es dirigido de
forma simultánea a más de una unidad organizacional del Archivo General de
múltiple la Nación, de igual o menor jerarquía que el remitente.

• Documento empleado internamente para comunicar opinión técnica, legal,

administrativa o económica detallada sobre determinado asunto y/o tema.
Informe Toda emisión de opinión deberá ser comunicada a través de este documento.
Éste se genera por disposición superior o a iniciativa del remitente.

b. Cada vez que un tipo de documento es emitido, la herramienta informática

usada generará de forma automática un código que lo identifique de forma
independiente. Este código estará compuesto de la siguiente manera:

Número del correlativo: Año en el que se

Tipo de documento
6 dígitos elabora el documento

Informe N° 000001-2021-AGN/SG-OPP

Sigla de la Sigla de unidad

Sigla del órgano
entidad orgánica

5.2. Del contenido del documento

a. Datos del destinatario: colocar los nombres, apellidos, cargo y/o
institución.
b. Asunto: colocar de forma concreta el asunto que motiva la elaboración del
documento, asociándolo a un proceso, procedimiento o trámite.
Ejemplo:
Asunto: Formulación del Plan Estratégico Institucional.

c. Referencia: deberá considerar, de ser el caso, los documentos (códigos)

vinculados al procedimiento o asunto. Asimismo, cada elemento
(documento o expediente) se mostrará en una sola línea, numerada de
forma literal (a, b, c, etc.).

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 Ejemplo:

Referencia:
a. Oficio N° 000026-2021-AGN/OA
b. Informe N° 000069-2021-AGN/OTIE
.
.
d. Fecha: colocar la. fecha en la que es elaborado el documento, en formato
DD/MM/AAAA (debe ser emitido automáticamente).
e. Cuerpo: redactar en forma clara y precisa, en modo impersonal y
respetando tiempo verbal en que se han dado los hechos, el tema que se
pretende abordar en el documento.
f. Datos del emisor: colocar sólo el nombre de la persona que elabora el
documento. No anteponer al nombre, el título de profesión o grado
académico.
g. Cuadros: colocar el título de los cuadros e imágenes que se colocan en el
documento en la parte inferior de estos, respetando los márgenes.
h. Anexos: son una parte de los documentos y distintos a los adjuntos. A
diferencia de estos últimos, los anexos son visados y/o firmados por el
productor del documento. Asimismo, se mencionan al término del cuerpo del
documento, en esta sección del documento se puntualizará de forma
secuencial y literal cada uno de ellos utilizando una numeración por línea.
Ejemplo:

a. Anexo 01: Flujo de trabajo

b. Anexo 02: Ficha de trabajo
c. Anexo 03: Cuestionario
.
i. .
Adjuntos: no son visados por el productor y no forman parte del documento;
.
no obstante, apoyan lo citado o señalado en el documento.
Ejemplo:

Se adjunta:
1. Copia simple de Oficio en 02 Folios
2. 03 Discos compactos
3. Copia autenticada de informe en 01 folio
.
j. .
Distribución: colocar “C.c.”, cuando el documento se entrega “Con copia”
a otra instancia adicional al destinatario.
k. Código de Registro y expediente: Todo documento emitido deberá ser
registrado en la Herramienta informática utilizada para la gestión de los
documentos, al registrarse, se genera automáticamente un Código de
registro unívoco, así como un código unívoco de expediente. Estos serán
señalados en la parte de inferior de la primera página del documento debajo
de la distribución (Ver anexos).
l. Firmas: En los documentos en papel se utilizará la firma manuscrita e irá
ubicada debajo del cuerpo del documento, considerando los datos del

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 emisor y el cargo. Los vistos buenos serán ubicados en la parte inferior del
margen izquierdo del documento.
Se consideran dos roles para la firma de un documento:
 Revisor: valida el contenido de un documento que no ha sido elaborado
por el mismo, otorgando su visto bueno (V°B°).
 Aprobador: elabora y suscribe un documento en cumplimiento de sus
funciones y competencias, dando fe del mismo como su autor (Soy el
autor del documento).
Los documentos electrónicos serán firmados digitalmente. La marca digital
de la firma se ubicará en la página 1, en el margen izquierdo o derecho para
el rol del revisor; y en la parte superior al lado del Gran Sello del Estado el
rol del aprobador.
Para el caso de la firma digital, sólo se utilizarán los Roles: V° B° o Soy el
autor del documento, para cualquier herramienta informática
m. Datos de contacto: Con respecto a los tipos documentales oficio y oficio
múltiple, se incluirá en el pie de página la dirección fiscal, el número de la
central telefónica y la página Web del Archivo General de la Nación (solo en
la primera página), además del número de página
n. El encabezado: estará compuesto por el Gran Sello del Estado y la
denominación oficial del año.
o. Glosa: Cuando un documento electrónico sea descargado de su ambiente
de uso e impreso, se deberá insertar al pie de página, encima de la
paginación, la glosa de verificación, en tamaño de fuente 6, indicando lo
siguiente:
Ejemplo de glosa:
“Esta es una copia auténtica imprimible de un documento electrónico archivado por el AGN,
aplicando lo dispuesto por el Art. 25 de D.S. 070-2013-PCM y la Tercera Disposición
Complementaria Final del D.S 026-2016-PCM. Su autenticidad e integridad pueden ser
contrastadas a través de la siguiente dirección web: <link/URL, clave>”

p. Cuando un documento electrónico sea firmado digitalmente no podrá ser

modificado con posterioridad, ya que la firma digital ejerce un control sobre
dicho documento protegiendo su integridad y autenticidad; de existir un error
en el contenido del mismo deberá seguirse el proceso para la generación
del mismo nuevamente, y no recurrir a herramientas de edición de archivos
de lectura (PDF) en ningún sentido.
5.3. Elaboración específica de un tipo documental estándar de otras
funcionalidades
a. Se deberá elaborar los tipos documentales considerando las
especificaciones señaladas en el numeral 5.1, 5.2 y 5.3, así como el
contenido y marcas indispensables que se detallan en la presente guía.
b. Finalmente, comunicar, coordinar y solicitar la aprobación de creación de
los nuevos tipos documentales a la Secretaria General, a través de su Área
de Trámite Documentario y Archivo.

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5.4. Sobre el correo electrónico institucional
a. Es una herramienta de comunicación e intercambio de información oficial
entre personas, con un contenido concreto y sencillo utilizando un lenguaje
natural (no coloquial, ni técnico).
b. Todo correo electrónico deberá ser conservado para atender a los fines
administrativos, de rendiciones de cuentas, comerciales, culturales, etc.
c. Cuando se elabore un correo electrónico se deberá cumplir con los
siguientes elementos:
 Encabezamiento
El encabezamiento está referido a la dirección del correo electrónico
del destinatario (Para: CC y CCO), deberá ser dirigido sólo a aquellos
que se vinculen con el procedimiento o trámite que trata el correo
electrónico.
 Asunto
Indicarlo en forma clara y precisa, relacionándolo con un proceso,
procedimiento o trámite. No usar sólo mayúsculas. La composición del
asunto estará acompañada también, de ser el caso, del código del
Expediente AGN con el que se tiene relación, separado por una barra
vertical (|).
Ejemplo de Asunto

Programación del Plan Operativo | Expediente N° 004582-2021

 Contenido
El contenido será redactado con el tipo de fuente Calibri, tamaño 11,
color negro, fondo blanco y uso de estándar de mayúsculas y
minúsculas. Estará estructurado en tres (03) partes: saludo, cuerpo y
despedida.
Ejemplo de Contenido

Saludo Estimado señor Roberto:

Por medio del presente, …

Cuerpo Al respecto, …
Finalmente, …

Despedida Atentamente,

 Firma
Debajo del contenido se deberá colocar la firma del emisor del correo,
que incluya: nombre completo del autor, unidad orgánica y datos de
contacto.

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 Ejemplo de firma:

Datos del autor NOMBRES Y APELLIDOS (Mayúsculas, calibri 10, negrita)

Cargo del autor Cargo | Unidad organzacional (Altas y bajas, calibri 10)
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (Mayúsculas, calibri 10)
Datos de contacto Jirón Camaná 125 (Altas y bajas, calibri 10)
Cercado de Lima, Lima – Perú (o dirección que
corresponderá)
Telf.: XXX XXXX Anexo XXX (Altas y bajas, calibri 10)
 Anexos
Cuando se requiera adjuntar o anexar un archivo, en el formato que
sea, deberá ser mencionado en el contenido del correo electrónico.
Ejemplo de Anexo:

Archivo adjunto

Nombre del archivo 1.Matriz_Planificación-v2 2. Diagrama_Planificación-v1

 Pie de correo
En el pie del correo, seguido de la firma, se procederá con la inserción
de una glosa informativa con el siguiente texto, en fuente Calibri,
tamaño 8, con fondo blanco:
El lenguaje empleado y/o las opiniones vertidas a través de este medio son efectuadas no a título
personal sino en su condición de servidores públicos. Toda comunicación externa, que se emita a
través de este medio debe ser utilizada con responsabilidad por tratarse de recursos institucionales.
Toda comunicación que llegue vía correo electrónico con la extensión xxx@agn.gob.pe es
considerada comunicación oficial para el AGN y se le debe otorgar el tratamiento que corresponde.

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Anexo Nro. 01. Modelo de plantilla del Oficio

Marca digital
de la Firma
Aprobador

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Anexo Nro. 02. Modelo de plantilla del Oficio múltiple

Marca digital
de la Firma
Aprobador

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 Anexo Nro. 03. Modelo de plantilla del Memorando

Marca digital
de la Firma
Aprobador

Marca digital
de la Firma
Revisor
(V°B°)

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 Anexo Nro. 04. Modelo de plantilla del Memorando Múltiple

Marca digital
de la Firma
Aprobador

Marca digital
de la Firma
Revisor
(V°B°)

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 Anexo Nro. 05. Modelo de plantilla del Informe

Marca digital
de la Firma
Aprobador

Marca digital
de la Firma
Revisor
(V°B°)

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Anexo Nro. 06. Las características de los formatos a utilizarse para la
presentación de los documentos

Consideraciones generales
1. Fuente: helvética, tamaño 11
2. Color de letra: negro
3. Márgenes: derecho 3 cm. e izquierdo 3.5 cm. Superior e inferior 2.5.
4. Interlineado: múltiple, 1.15.
5. Espaciado: anterior y posterior en 6 pto.
Consideraciones específicas
1. Notas al pie de página: tamaño de fuente 8.
2. Citas textuales: entre comillas (“…”)
3. Títulos y subtítulos: negrita

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