5. LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y SUS CARACTERÍSTICAS.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS:
CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN. EL ARCHIVO DE GESTIÓN: CONCEPTO, FUNCIONES Y
ORGANIZACIÓN
5.1. REGISTRO DE DOCUMENTOS
Se entiende por documento en papel toda declaración de voluntad, conocimiento o deseo de persona
física o jurídica, o escrito o comunicación oficial de un órgano o unidad administrativa, manifestada
por escrito en tal soporte material, y dirigida a cualquier órgano de las Administraciones Públicas.
En función del grado de desarrollo de los medios técnicos de que disponga la Administración, por lo
que se refiere al concepto de documento transmitido por medios electrónicos, informáticos o
telemáticos, se entenderá toda declaración de voluntad, conocimiento o deseo de persona física o
jurídica, o escrito o comunicación oficial de un órgano o unidad administrativa, manifestada a través
de cualquier soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, siempre que quede
garantizada su autenticidad, integridad, conservación y, en su caso, la recepción, así como el
cumplimiento de las garantías y requisitos previstos en la normativa específica.
Antes de abordar la función de registro, haremos una pequeña referencia a cuáles son los documentos
que se pueden registrar y cuáles no serán objeto de registro:
1. Deberán ser registrados todos los documentos que sean recibidos en las oficinas que realicen las
funciones de registro.
Aquellos documentos que deban ser objeto de registro y vayan dirigidos personalmente a los
empleados públicos o deban ser recepcionados por éstos, se presentarán para su registro formal el
mismo día de recepción.
2. No serán objeto de registro:
– La documentación complementaria que se acompañe al documento que es objeto de registro.
– Los documentos de naturaleza publicitaria, comercial, informativa y análoga.
– Aquellos que carezcan absolutamente de los requisitos mínimos legalmente establecidos.
– Los escritos administrativos o comunicaciones oficiales que se transmitan entre órganos y unidades
administrativas a las que preste su servicio un mismo registro.
Cuando se deniegue el registro de un documento, y a solicitud del interesado, la oficina donde se
pretenda realizar el registro, emitirá inexcusablemente una diligencia haciendo constar el motivo, el
peticionario, la naturaleza del documento, y la fecha y hora de presentación, que será entregada al
mismo quedando copia en la unidad.
La función de registro se llevará por medios informáticos, debiendo estar las unidades que la realicen
interconectadas entre sí, constituyendo el Sistema de Registro Único de la Administración.
Esta función se practicará a través de un libro de entrada y un libro de salida de documentos.
Los registros han de cerrar cada día y los asientos han de quedar ordenados cronológicamente según
el orden de presentación o salida de los documentos.
En cuanto a los lugares donde se pueden presentar documentos en soporte papel, podemos citar los
siguientes:
– En los registros de los órganos administrativos a que se dirijan.
– En los registros de los órganos administrativos de las Comunidades Autónomas.
– En los registros de los Organismos Autónomos de ellas dependientes.
– En los registros de los órganos de la Administración General del Estado.
– En los registros de las Corporaciones Locales que hayan suscrito el correspondiente Convenio para
actuar como registro concertado.
– En las oficinas de correos, de acuerdo con su normativa específica.
– En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero, conforme a
su normativa.
5.2. EL DOCUMENTO DE ARCHIVO
El documento de archivo tiene ciertas peculiaridades que lo diferencian del concepto de documento
en general. Como se ha visto anteriormente, se puede definir el documento (desde un punto de vista
genérico) como cualquier información fijada sobre un soporte.
El hecho de estar fijada en un soporte da a la información la posibilidad de ser utilizada con
posterioridad a su primera transmisión, funcionando a modo de testimonio de un hecho determinado,
es decir, documentando ese hecho.
Si tenemos en cuenta que los documentos propios de un archivo surgen de las actividades
encaminadas a administrar cualquier institución pública o privada e incluso de sujetos individuales, se
puede decir que la razón de su existencia no sólo consiste en servir de soporte para la información
que transmite, sino, sobre todo, se utiliza como testimonio y prueba de la actividad llevada a cabo. Es
decir, un documento de archivo responde a la puesta por escrito de los actos administrativos que sus
productores realizan de acuerdo con distintos procedimientos aplicados, y supone el testimonio
material de esos actos.
Según el Diccionario de Terminología Archivística (realizado por la Dirección de Archivos Estatales),
“un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con
unas características de tipo material y formal”. El documento de archivo tiene unas características de
tipo formal y material que lo diferencian del concepto general de documento:
– La génesis u origen de los documentos de archivo: se producen dentro de un proceso natural de
actividad, surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor, no son algo ajeno a él. Es
decir, el documento de archivo nace dentro del proceso natural de las actividades llevadas a cabo por
personas físicas o jurídicas, son por lo tanto el testimonio material de las funciones que lleva a cabo
su productor. La finalidad de su origen es servir como prueba testimonial y material de la actividad
encomendada, por ello el conjunto de documentos de un archivo refleja siempre el contexto en el que
se desarrollaron las actividades encaminadas a administrar las funciones de los diferentes órganos
productores.
– El carácter seriado: los documentos se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen
series (correspondencia, actas...). Como son reflejo de las actividades llevadas a cabo por diferentes
órganos productores y éstas se prolongan a lo largo del tiempo, la documentación de un archivo está
constituida por series, de las cuales, cada una responde a la función específica realizada por un
determinado sujeto productor. Por otra parte, a los documentos de un archivo no se les puede
considerar como piezas aisladas o documentos sueltos (como ocurre con los libros), ya que su
existencia viene determinada por pertenecer a un conjunto documental (= la unidad archivística o
expediente), que responde a la materialización de una actividad concreta.
– La exclusividad: cada documento de archivo, aunque responde a la actividad concreta de un sujeto
productor, se refiere a un asunto o persona diferente. La información de cada uno nunca es idéntica
a otro, es decir, es exclusiva.
– Su unicidad o condición de originales: otra de las características del documento de archivo es que
son ejemplares únicos y originales a diferencia de los ejemplares múltiples (editados o reprografiados).
Al ser creados como soporte material del acto administrativo llevado a cabo por un órgano como
prueba o testimonio fehaciente del mismo, contienen los elementos de validación necesarios
mediante la incorporación de signos y marcas (firma o rúbrica de su autor, sellos, registros, etc.). Su
condición de únicos viene definida además por la reunión de tres aspectos:
a) Su integridad: debe estar íntegro o completo, no le debe faltar ninguna de sus partes tanto las que
se refieren a sus caracteres externos (soporte, formato, etc.) como internos (autor, fecha, asunto).
b) Su autenticidad: significa constancia fehaciente de la autoría del acto (lo cual es distinto de la
veracidad, es decir, que sea cierto, porque puede ser falso aunque sea auténtico).
c) Su ingenuidad o forma: el documento único puede tener la condición de borrador, copia u original,
pero nunca será un ejemplar múltiple (fotocopias, ediciones, etc.).
Todo documento de archivo, con vigencia jurídica o sin ella, con valor histórico o sin él, es un
documento administrativo. Esta concepción engloba los documentos emanados por cualquier
organización, de carácter público o privado. El concepto de “documento administrativo” puede
tomarse en un sentido más restringido, referido sólo a los documentos actuales de la Administración
Pública.
5.3. CONCEPTO DE ARCHIVO
La Real Academia de la Lengua define esta palabra como el conjunto de documentos archivados, al
mueble o muebles que los contienen y a la habitación o edificio utilizado con tal objeto. Desde el punto
de vista administrativo se entiende por archivo el conjunto orgánico de documentos, o la reunión de
varios de ellos, reunidos por cualquier entidad pública o privada, persona física o jurídica y
conservados como garantía de derechos, como fuente de información para la gestión administrativa
y la investigación, o con cualquier otro fin. Asimismo, se entiende por archivo aquella institución cuya
función primordial es la de reunir, organizar, conservar, comunicar y difundir, por medio de técnicas
apropiadas, dichos conjuntos de documentos para el cumplimiento de los fines antes enumerados.
A) Con relación a la primera acepción
Se puede decir que archivo es un conjunto de documentos que se guardan con objeto de conservarlos
debidamente ordenados de acuerdo con un criterio preestablecido de forma que cada uno ocupe un
lugar determinado.
Las normas de clasificación que permiten ordenar un archivo deben cumplir estos requisitos:
a) Sencillez. Deben de ser fáciles de recordar no sólo por los encargados del archivo, sino por todos
los empleados de la entidad, para facilitar a cualquiera de ellos la búsqueda de un documento.
b) Rapidez de localización. Cada documento debe ocupar un lugar determinado dentro del archivo,
permitiendo al personal que lo busca ir directamente al lugar donde se encuentra.
c) Economía. La clasificación debe evitar la existencia de material inútil, así como, de espacios vacíos,
pues esto conlleva un derroche innecesario.
En resumen, diremos que un archivo cumplirá su función si es eficaz, es decir, si el documento buscado
puede ser encontrado con rapidez y facilidad.
B) La segunda acepción
Nos lleva a definir brevemente los distintos componentes que forman un archivo y que son:
– Las carpetas. Son cartulinas dobladas por la mitad de forma que en ellas puedan conservarse
documentos, poseyendo en su parte superior unos salientes denominados pestañas en los que se
indicará el nombre o número que le corresponde a cada carpeta.
Existen diferentes tipos de carpetas: las individuales, las de grupos que poseen varios apartados para
diferenciar los documentos y las de suspensión, que en sus extremos poseen unos enganches con los
que se pueden suspender de unas guías existentes en los muebles que las contienen.
– Las guías. Se da este nombre a una cartulina gruesa que posee una pestaña y que se utiliza para
separar los distintos grupos o subgrupos realizados de acuerdo con el sistema de clasificación.
– Guías-falta. Son como las anteriores pero en las pestañas llevan impresas de forma visible la palabra
«falta», utilizándose para situarla en el lugar de una carpeta que ha sido retirada. Poseen un rayado
para anotar los documentos o carpetas retirados, así como la persona y la fecha en que se hizo, con el
fin de que éstos no se extravíen o pierdan.
– Fichas. Son unas cartulinas de forma rectangular y de un tamaño variable, dependiendo de su uso,
en las que se hacen anotaciones para ayudar a la búsqueda de un documento en el archivo.
– Ficheros. Son los muebles utilizados para contener fichas y que van provistos de unos dispositivos
denominados compresores que evitan que éstas se dispersen.
– Bucks. Son archivadores anexos a la mesa de trabajo, preparados para la instalación de carpetas o
colgantes.
– Archivadores tipo Z. Son unas cajas de cartón fuerte o plastificado que van provistos de unas anillas
para sujetar los documentos.
Están también los muebles pero de éstos no hablaremos, pues existen diferentes tipos dependiendo
de las necesidades de cada entidad.
C) Con respecto a la tercera acepción
Conjunto de habitaciones o edificios, se hablará después en las clases de archivos, pues dan lugar a
una de sus clasificaciones.
5.4. FUNCIONES DEL ARCHIVO
Las principales funciones y actividades desarrolladas por los Archivos se pueden condensar en tres
palabras fundamentales, de contenido muy amplio, referidas lógicamente a los documentos como
elementos componentes de los archivos:
1. Recibir.
2. Conservar.
3. Servir.
5.4.1. Entrada en archivo
La primera de las funciones –Recibir– consiste en la recepción, en las instalaciones del Archivo, de la
documentación tramitada y recibida por la institución u organismo titular del Archivo (p. ej. un
Ministerio, un Ayuntamiento, una empresa privada...). Las distintas oficinas o dependencias
productoras o receptoras de la documentación deberán remitir para su custodia al Archivo aquellos
documentos cuya tramitación esté totalmente finalizada; a esta operación se la denomina
Transferencia.
Las dependencias que transfieren documentación al Archivo deberán tener en cuenta las siguientes
recomendaciones:
– Sólo se remitirá al Archivo los documentos, libros y expedientes cuya tramitación esté concluida, es
decir cuando ya hayan cumplido la edad administrativa.
– Antes de la transferencia, se deberán eliminar todos los elementos innecesarios, especialmente los
duplicados y las fotocopias inútiles.
– Salvo excepciones justificadas, sólo se incluirán documentos en forma de originales.
– La documentación será transferida en buen estado de conservación y ordenada correctamente.
Toda transferencia irá acompañada de las correspondientes Hojas de Remisión de Fondos o relaciones
de entrega, que serán firmadas tanto por el responsable de la dependencia que envía la
documentación como por el archivero, tras la comprobación y cotejo de su contenido. Las Hojas de
Remisión, que deberán enviarse por triplicado, contendrán al menos los siguientes datos: fecha,
número de orden, descripción de cada uno de los documentos y vigencia administrativa, más la
referencia para su localización (signatura), dato este último proporcionado por el Archivo.
Las transferencias pueden ser de dos tipos:
a) Ordinaria o Directa: es la realizada normalmente en archivos, como el acto final de todo el
procedimiento administrativo, consistente en la recepción de la documentación de tramitación
concluida procedente de las diferentes dependencias administrativas, acompañada de sus
correspondientes hojas de remisión.
b) Extraordinaria o Indirecta: es la que permite la recepción de documentación al margen del
procedimiento regular u ordinario, es decir la documentación ingresa mediante compra, donación,
depósito (mediante el que sólo se cede el uso, no la propiedad) o devolución.
5.4.2. Conservar
La función de Conservar la documentación transferida se traduce básicamente en la necesidad de
custodiarla en las mejores condiciones, es decir garantizando la mayor seguridad y en el orden más
adecuado. A efectos prácticos, estos dos principios de conservación pueden ejemplificarse en las
siguientes medidas:
a) Adopción de medidas destinadas a asegurar la perdurabilidad material de los documentos:
– Mantenimiento y control de las instalaciones del Archivo: estado de los edificios, instalaciones
eléctricas, estanterías ...
– Medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro, destrucción o desaparición de los
documentos: control de humedad y temperatura, sistemas anti-incendio y antirrobo, aplicación de
procesos de desinsectación ...
– Restauración de documentos deteriorados.
– Reproducción de la documentación más significativa, deteriorada o consultada.
b) Aplicación de los criterios y métodos de organización documental (clasificación y ordenación), según
las normas de la teoría archivística, que serán analizados en el tema siguiente. Sólo así podrá
considerarse con propiedad que existe realmente un Archivo y no un simple conjunto almacenado de
papeles y otros materiales. Bajo esta condición, conviene indicar que sólo puede conservarse, en el
sentido amplio de este término, lo que previamente está organizado, remitiéndonos de esta manera
al segundo principio que considerábamos en el epígrafe sobre la definición de Archivo (principio de
orden).
5.4.3. Salida en archivo
La última función, la de Servir, la del servicio a la Administración y a la Sociedad en general, podemos
considerarla como el objetivo final de los Archivos, al menos de los archivos públicos. Esta función de
servicio consiste especialmente en la capacidad del Archivo para facilitar información extraída de sus
propios fondos documentales. En el desarrollo de esta función podemos englobar las siguientes
actividades:
a) Descripción de los fondos documentales integrados en un Archivo, mediante la elaboración de los
denominados instrumentos descriptivos (guías, inventarios, catálogos, índices...), que facilitarán el
acceso y conocimiento apropiado de la documentación a sus posibles usuarios. Según Heredia Herrera,
la descripción, como conjunto de operaciones que sirve de intermediario entre los documentos y sus
usuarios, persigue dos objetivos: dar información a los demás y facilitar el control al archivero.
b) Comunicación de la información contenida en los documentos a los tres tipos de usuarios de los
archivos públicos: la propia Administración, que produce o recibe los documentos; los ciudadanos,
sujetos de derechos y deberes para con la Administración y, en tercer lugar, los investigadores. En la
comunicación documental existen derechos e intereses en conflicto. De una parte está el de la libertad
de la investigación histórica, cada día más amplia, y el derecho genérico de los ciudadanos al acceso
de archivos y registros públicos; de otra, el secreto de la Administración Pública en los términos que
impone la legislación vigente, sobre todo en la Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, cuya gestión, por otro lado, ha
de ser lo más transparente posible; y, por último, el derecho a la intimidad de las personas, señalado
en la Constitución Española como un derecho básico de los ciudadanos.
Esta actividad comunicativa genérica se plasma, en el campo de los archivos, en una serie de servicios,
los más importantes de los cuales son los siguientes:
– Préstamo. En los archivos públicos, este servicio sólo puede ser solicitado por la propia
Administración, que necesita la consulta de la documentación para su estudio de cara a una
determinada resolución administrativa. Para controlar la salida de documentos objeto de préstamo es
imprescindible que la oficina solicitante cumplimente un impreso normalizado denominado Hoja de
Préstamo, en el que se deben indicar los elementos fundamentales de identificación del documento,
y que en el Archivo se lleve correctamente un Libro Registro de Salida de Documentos, donde se
anotará la fecha de salida, identificación del solicitante, descripción del documento y fecha de
devolución.
– Consulta. En este segundo caso, la documentación es utilizada en las propias instalaciones del
Archivo. La consulta puede ser efectuada por los tres tipos de usuarios que mencionábamos
anteriormente. Igual que para los préstamos, las consultas deben registrarse puntualmente en el
Archivo. Si su número no es excesivamente amplio, bastará con anotarlas en el mismo Libro Registro
de Salida de Documentos, aunque distinguiéndolas de los préstamos. Cuando el número de usuarios
sea apreciable, se deberá abrir un expediente a cada uno de ellos, indicándose los datos personales,
tema de investigación, anotaciones de peticiones de consulta o de reproducción, etc... Como
indicábamos más arriba, en la actualidad, el problema más grave planteado en este servicio es la
delimitación del acceso a la consulta de los documentos de archivos públicos.
La legislación vigente, desde la Constitución a la Ley de Patrimonio Histórico Español de 1985 y la
mencionada Ley 30 de 1992 de Régimen Jurídico y Procedimiento Administrativo, imponen unas
restricciones basadas en el carácter confidencial de ciertos documentos: sobre todo, los que puedan
entrañar riesgos para la seguridad y defensa del Estado, o bien que contengan datos personales de
carácter policial, procesal, clínico o de cualquier otra índole que puedan afectar a la seguridad,
intimidad e imagen de las personas; los que se refieran a materias protegidas por el secreto comercial
o industrial o a actuaciones derivadas de la política monetaria, etc ...; igualmente, se limita el derecho
de acceso de los particulares en los casos en que pueda verse afectada la eficacia del funcionamiento
de los servicios públicos.
– Reproducción de documentos. Los procedimientos más habituales son la fotocopia, la fotografía y el
microfilm. En algunos archivos se está ya utilizando el disco óptico, aunque su uso no es muy frecuente.
Las restricciones para la reproducción son similares a las contempladas en el epígrafe anterior. La
realización de un programa de reproducciones sistemáticas debe ser prioritaria para la documentación
de mayor significación histórica o administrativa, para la más frecuentemente utilizada y consultada
y, sobre todo, para la que se encuentre en peor estado de conservación o difícilmente accesible: las
copias se convierten así en un ejemplar de seguridad para salvaguardar la perdurabilidad de los
originales.
– Certificaciones. Consiste en la copia literal de documentos, autentificada por la persona o autoridad
a la que legalmente se le reconoce capacidad para dar fe de dicha copia, garantizando así la misma
validez y eficacia que los originales.
– Informaciones generales sobre cualquier aspecto relativo al Archivo, al contenido de sus fondos o a
su funcionamiento, por escrito o por vía oral.
c) Difusión pública de las fuentes documentales objeto de consulta e investigación, mediante la
publicación de los instrumentos descriptivos del Archivo, la edición de documentos con fines
científicos o didácticos, la organización de exposiciones culturales (donde los documentos suelen ser
muy utilizados para mostrar cualquier tipo de actividad humana), visitas dirigidas y otras actividades
pedagógicas, destinadas todas ellas a facilitar el conocimiento de la documentación conservada en los
Archivos y a resaltar la riqueza cultural que contienen para el conjunto de la sociedad.
5.5. CLASES DE ARCHIVO
Teniendo en cuenta la amplitud del concepto de Archivo, derivada a su vez de la propia amplitud y
complejidad de contenido que abarca el concepto de documento, son muchos los posibles criterios
que pueden plantearse a la hora de establecer clasificaciones o tipologías de archivos. Estos criterios
principales, aunque no los únicos, con sus correspondientes clasificaciones, son los siguientes:
1. Según la categoría jurídica del productor de la documentación, según se trate de entidades públicas
o privadas, podemos distinguir entre archivos públicos o privados, cuya diferencia fundamental en el
plano archivístico radica en el distinto tratamiento que adquiere la tercera función de los archivos, es
decir el servicio (p. ej. un archivo municipal, cuyo productor es un Ayuntamiento, será un archivo
público, mientras que el de una empresa lo será privado).
2. Atendiendo a las funciones desarrolladas por las entidades públicas o privadas que generan o
generaron los fondos archivísticos, así como los organismos o entidades de los que dependen,
podemos esbozar la siguiente clasificación. Entre los archivos públicos hay que distinguir los estatales
(dependientes de la Administración Central), autonómicos (de las Administraciones Autonómicas),
locales (de la Administración Local, Ayuntamientos y Diputaciones), judiciales (de la Administración de
Justicia) o militares de la Administración Militar). Entre los privados, podemos mencionar los archivos
personales (generados por una persona particular), los nobiliarios (procedentes de una casa señorial),
los eclesiásticos (de las instituciones de la Iglesia), de empresas o compañías mercantiles, etc. A su vez,
cada una de estas clases agrupa otra serie de archivos bajo su misma denominación: así, dentro de los
archivos del Estado, podemos encontrar archivos tan dispares como los de los Ministerios, los de las
Cortes, los de las Audiencias Territoriales o Delegaciones de Hacienda o archivos estrictamente
históricos como los de Simancas o Indias; entre los eclesiásticos distinguiríamos entre catedralicios,
diocesanos, parroquiales, monacales, etc.
3. Si consideramos el valor predominante de la documentación custodiada y la finalidad de la misma,
podemos hablar entonces de archivos administrativos, en los que predomina el valor primario y un
uso de gestión o administrativo, y archivos históricos, donde prevalece el valor secundario de los
documentos para un uso cultural o de investigación. En muchos casos, sobre todo en instituciones
actuales de gran tradición histórica, como ocurre con los Ayuntamientos, sus archivos suelen contener
simultáneamente los dos tipos que acabamos de señalar.
4. Según la edad de los documentos conservados, podemos distinguir los archivos de gestión,
intermedios e históricos.
5. Atendiendo al ámbito territorial sobre el que tiene jurisdicción el organismo productor de la
documentación, se puede considerar la existencia de archivos locales (p. ej. el de un Ayuntamiento o
de una empresa local), provinciales (p. ej. el de una Diputación o Audiencia Provincial), regionales (p.
ej. el de un Parlamento autonómico) y generales (p. ej. el de un Ministerio o el de las Cortes).
6. Si consideramos la clase de documentos, tendríamos los tradicionales archivos textuales, los
audiovisuales (p. ej. los de una cadena de televisión o de radio), cartográficos (p. ej. el del Servicio
Geográfico del Ejército) o informáticos (p. ej. una base de datos estadísticos). Si, por el contrario, el
elemento característico es la «materia» específica de un conjunto de documentos, estamos hablando
de los archivos temáticos, cuya naturaleza artificiosa, más propia de las colecciones, no responde
estrictamente al concepto de archivo.
7. Según la posibilidad o no de recibir transferencias documentales, en función de la permanencia o
extinción del organismo o entidad productora, puede hablarse finalmente de archivos abiertos o
cerrados. En cualquier caso, es difícil hablar de un archivo totalmente cerrado pues siempre se pueden
enriquecer sus fondos con transferencias extraordinarias por medio de compras, donaciones o
depósitos.
La combinación de las características definidas en estos siete criterios principales nos permitirán
definir con la mayor precisión los principales rasgos de un archivo determinado. A modo de ejemplo,
podemos indicar que el Archivo General de Indias de Sevilla es un archivo histórico de carácter público,
de fondos cerrados, de titularidad estatal y ámbito general (aunque en este caso excepcional cabría
hablar de ámbito intercontinental), cuyos documentos son textuales y gráficos. Normalmente, un
mismo archivo suele participar de varias de las características señaladas para un mismo criterio de
clasificación: por ejemplo, como ya indicamos antes, un archivo municipal suele ser a la vez
administrativo e histórico, pues puede conservar documentación de muy amplia cronología, con
finalidades bien distintas.
5.6. ESPECIAL CONSIDERACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN
Al hablar de las edades de los documentos vimos una primera fase prearchivística en que los
documentos tienen vigencia administrativa y cuya consulta es frecuente. El archivo de gestión,
también llamado de oficina, está formado por todos estos documentos recientes, generalmente de
cero a cinco años, de valor primario.
El tratamiento de la documentación de los archivos de gestión consiste básicamente en:
– Iniciación en el registro general.
– Formación de expedientes.
– Clasificación.
– Ordenación.
– Recuperación de la información.
– Transferencia de fondos.
Los documentos de los archivos de gestión dan testimonio, ofrecen información y tienen
potencialmente valor histórico.
En cuanto a los servicios que prestan estos archivos diferenciamos el servicio a la Administración y el
servicio a los ciudadanos.
El servicio a la Administración que pueden dar los archivos de gestión es la consulta directa, es decir,
la consulta del documento original, bien a través del préstamo a la Oficina productora, bien en el
propio archivo.
Por su parte, los archivos de gestión prestarán a los ciudadanos un servicio de consulta indirecta. Esta
sólo se podrá hacer por los propios interesados o sus representantes y consiste en la consulta de la
fotocopia de un documento, la compulsa o certificación de la misma y la información telefónica o por
carta sobre el contenido de un documento.
5.7. CRITERIOS DE ORDENACIÓN DEL ARCHIVO
Al hablar anteriormente de las funciones de los Archivos veíamos que la segunda de ellas, englobada
en el verbo conservar, tenía como finalidad dotar a los fondos de un Archivo de unas adecuadas
condiciones de seguridad y de orden. En base a esta doble finalidad, ya indicamos que la función
conservadora debía contemplarse desde una doble perspectiva: una, referida a las medidas dirigidas
a garantizar y mantener la integridad física de archivos y documentos (instalaciones, prevención y
restauración, etc.) y, en segundo término, otra referida a la organización documental (clasificación y
ordenación). Ésta última se deriva también del principio de conservación, pues sólo podemos
conservar adecuadamente los documentos si los tenemos organizados y controlados. La organización
es previa a la elaboración de los instrumentos descriptivos que nos permitirán la recuperación de la
información que contienen los documentos.
La idea de organización documental está íntimamente vinculada al principio archivístico fundamental,
aceptado universalmente, conocido como principio de respeto al origen de los fondos o principio de
procedencia, según el cual los fondos documentales de los Archivos deben conservarse manteniendo
su organización original, no introduciendo modificaciones ajenas a los procedimientos y trámites
utilizados en ella. Relacionado con el principio de procedencia está el de integridad de los fondos,
según el cual los documentos de un Archivo, para mantener su valor de prueba e información, no
deben sufrir fragmentaciones ni eliminaciones no autorizadas ni la adición de elementos extraños de
cualquier otra procedencia.
Basándose en estos principios fundamentales, Heredia Herrera define la organización como el
conjunto de operaciones archivísticas que permite traducir a un fondo documental el estado
primigenio de su producción, crecimiento y evolución. P. López y O. Gallego la definen como el
conjunto de operaciones mediante las cuales se agrupan los documentos individuales en unidades
inteligibles y estas unidades entre sí a fin de que puedan quedar relacionadas jerárquicamente.
Las dos operaciones fundamentales incluidas bajo el término «organización» pueden definirse de la
siguiente manera:
– Clasificar consiste en separar o dividir un conjunto de elementos (documentos) estableciendo clases
o grupos (secciones, subsecciones, series), de tal manera que puedan quedar integrados dentro de un
sistema orgánico y jerarquizado.
– Ordenar consiste en unir los elementos (documentos) dentro de un grupo (serie) ya definido, de
acuerdo a una unidad-orden (fecha, alfabeto, número, tamaño) establecida de antemano.
Antes de proseguir en la identificación y caracterización de estas dos operaciones que forman parte
de la organización documental, conviene precisar los términos que definen los distintos tipos de
agrupaciones documentales:
1. Fondo Documental: este término se refiere a la totalidad de la documentación generada y recibida
por una institución o persona, que puede estar o no organizada, pero que constituye por sí misma una
unidad, independiente de otros fondos. (P. ej., en un Archivo Municipal, además del propio «fondo
municipal», pueden existir otros que se conserven en el mismo archivo: fondo notarial, fondo con
documentación mobiliaria, fondo de colecciones facticias ...).
2. Sección: está constituida por los documentos generados y recibidos por una división administrativa
importante, con una organización propia y precisa y unas funciones determinadas. A su vez, la sección
es susceptible de dividirse en subsecciones, que corresponderán a los diferentes órganos o
dependencias administrativas, con funciones y actividades delimitadas y propias.
3. Serie: cada sección o subsección de un archivo estará integrada por los documentos agrupados en
series, como resultado y testimonio de actividades concretas.
Cada serie documental, como ya vimos en el tema anterior, suele responder a un mismo tipo
documental, producto de una tramitación administrativa común, con características e incluso asuntos
o materias similares.
4. Pieza Documental y Unidad Archivística: cada una de las series descritas está a su vez integrada por
las piezas singulares o individualizadas («pieza documental», formada por un documento) o las
compuestas («unidad archivística», formada por un expediente). Estas unidades archivísticas
constituyen un todo en sí mismas, que no debe ser separado bajo ningún concepto puesto que los
documentos singulares que lo integran nacieron y tienen sentido como parte del conjunto.
Volviendo a la clasificación y ordenación, podemos señalar a continuación las principales diferencias
básicas entre ambas operaciones:
1. El término clasificación es aplicable a la totalidad de un fondo o a las secciones de un fondo; la
ordenación, en cambio, ha de realizarse sobre los documentos concretos (piezas documentales o
unidades archivísticas) de cada una de las series.
un fondo documental se divide, se clasifica en secciones (según las distintas funciones u órganos de
producción) y éstas en series documentales (reflejo de las actividades en las que se manifiesta cada
órgano o función), con características tipológicas comunes. Cada una de estas series, compuestas por
documentos o expedientes concretos, serán las que se ordenarán (cronológica, alfabética o
numéricamente) según el criterio decidido que mejor convenga al tipo de documentación con la que
se trabaja.
2. La clasificación exige una actividad intelectual más profunda, ya que la determinación y definición
de secciones y subsecciones exigen un intenso conocimiento de la documentación, de su proceso de
gestión y de su evolución. La ordenación, en cambio, es una operación más mecánica, una vez que se
ha elegido la unidad-orden para una serie determinada.
En definitiva, es fundamental destacar, volviendo al principio de procedencia, que la clasificación no
la impone el archivero, sino que viene dada por la propia documentación, al producirse ésta dentro
de un organismo como resultado y testimonio de una actividad determinada (producción seriada). El
archivero ha de respetar el orden serial originario, que es reflejo de un procedimiento administrativo
organizado; el bibliotecario, en cambio, cuyos materiales de trabajo suelen ser las publicaciones
impresas, que a su vez son producto de una actividad de tipo cultural voluntaria, establece
clasificaciones por materias, es decir que utiliza agrupaciones temáticas impuestas por el contenido
de los libros que componen un fondo bibliográfico.
5.7.1. Clasificación
Ya hemos visto que una correcta clasificación, aplicada sobre fondos archivísticos, viene derivada del
propio principio de procedencia o de respeto al origen de los documentos.
Tras un conocimiento y análisis profundo, realizado sobre los propios documentos y sobre las fuentes
legales e históricas relacionadas con ellos, la clasificación nos permitirá ofrecer en un cuadro
jerarquizado los distintos órganos administrativos, así como las actividades desarrolladas por cada uno
de ellos, de la institución o entidad que generó o recibió dichos documentos.
Con este planteamiento, se reconoce que la producción documental es racional y normalizada y que
los documentos son el resultado material de las actividades desarrolladas por entidades o instituciones
que, a su vez, responden a una determinada organización, tienen definidas sus funciones y persiguen
unos objetivos o finalidades concretos.
Según el norteamericano T. Schellenberg, los grupos y subgrupos resultantes de la clasificación podrán
reflejar, según la elección que se adopte, los siguientes conceptos:
– Los órganos y dependencias de la institución o entidad que produce la documentación, es decir lo
que hoy conocemos como organigrama. Así tendremos una clasificación orgánica (p. ej. la que pueden
ofrecer los distintos servicios y dependencias administrativas de un Ayuntamiento o una Diputación).
La clasificación orgánica es preferible en los archivos administrativos de instituciones vigentes, cuya
documentación suele reflejar fielmente el organigrama institucional.
– Las funciones y actividades desarrolladas por una institución o entidad (p. ej. las que tiene
encomendadas un Ayuntamiento, independientemente de su correspondencia con órganos
administrativos concretos). Esta es la clasificación funcional, preferible a la orgánica cuando se trata
de fondos documentales de gran amplitud cronológica, puesto que las funciones y actividades son más
perdurables que los órganos o dependencias administrativas, sujetos a múltiples variaciones a lo largo
del tiempo.
La combinación de los dos criterios mencionados, el orgánico y el funcional, suele ser muy utilizado en
distintos tipos de archivos al emplear una estructura de clasificación menos rígida, que puede utilizar
tanto conceptos orgánicos como funcionales.
Esta es la clasificación mixta u orgánico-funcional.
Las materias o asuntos a los que hacen referencia los documentos (p. ej., documentación que en un
archivo se refieran a guerras, catástrofes, edificios concretos, personalidades destacadas, etc.). Ésta
es la clasificación sistemática por materias (también llamada «ideológica»). Aunque la aplicación de
este criterio puede recomendarse para ciertos casos, especialmente en colecciones y en fondos
fragmentarios o misceláneos, la clasificación por materias no es aconsejable en la gran mayoría de los
archivos, puesto que su uso implica la ruptura del principio de procedencia y la desintegración de las
series documentales. Mediante la aplicación de este criterio de clasificación, relacionado con el
método de clasificación utilizado en las bibliotecas, una vez rotas las series orgánicas, su contenido se
distribuye según un código sistemático de materias, elaborado previamente.
Las divisiones en grupos y subgrupos documentales, resultantes de la aplicación de criterios de
clasificación, deberán tener su plasmación en el denominado cuadro de clasificación de fondos, que
no es sino el esquema que refleja jerárquicamente las agrupaciones documentales (secciones,
subsecciones, series) derivadas de los órganos o funciones de una institución o entidad en el desarrollo
de su gestión. En estos cuadros de clasificación, las secciones y subsecciones, las agrupaciones
documentales mayores, manifiestan los órganos y funciones fundamentales, mientras que las series
documentales hacen referencia a tipos documentales concretos como testimonio de actividades
concretas.
El cuadro de clasificación tiene que mantener, siempre que sea posible, el principio de procedencia y
reflejar en todo momento el origen de la producción documental. El análisis profundo de las series
documentales, en cuanto que ya descendemos a tipos documentales palpables y concretos, será la
condición imprescindible para adscribir correctamente la documentación dentro de un cuadro de
clasificación. Asimismo, el análisis de series nos permitirá comprobar la existencia de tipos
documentales similares en archivos similares, que requerirán, pues, un cuadro de clasificación válido
para los de la misma clase.
5.7.2. Ordenación
Dentro de la organización de Archivos, la ordenación es la segunda operación archivística, que siempre
debe llevarse a cabo con posterioridad a la clasificación. Consiste básicamente en unir los elementos
(documentos) dentro de un conjunto (la serie documental), de acuerdo a una unidad-orden
establecida de antemano. La ordenación relaciona los documentos entre sí y proporciona a cada uno
de ellos una situación determinada un número de orden dentro de las unidades de instalación, es decir
dentro de los legajos, libros o cajas que contienen documentos.
En el trabajo archivístico, una vez que hemos establecido la clasificación de los documentos de un
fondo o de una sección, atendiendo a los órganos o funciones de la entidad productora, deberemos
proceder a fijar el orden de los documentos integrados en las distintas series documentales. un
documento determinado, dentro de su serie, tendrá una localización determinada en relación a los
otros de su misma serie en función del tipo de unidad-orden seleccionada.
Los diversos tipos de ordenación que existen están en función de la unidad-orden elegida para
determinar dicha ordenación. Las unidades de orden y los tipos de ordenación son los siguientes:
– Si se elige como unidad la fecha de los documentos, tendremos la ordenación cronológica.
– Si se ordena utilizando una palabra que pueda identificar a cada documento, tendremos la
ordenación alfabética.
– Si se elige un número como unidad-orden, estaremos ante la ordenación numérica. La elección de
un tipo de ordenación vendrá determinada por las características de las series documentales. En
cualquier caso, la ordenación seleccionada deberá facilitar al máximo la recuperación del tipo de
información contenida en los documentos, así como su instalación y localización en los depósitos. En
la práctica, en muchos casos hay que combinar dos tipos de ordenación, utilizando así una ordenación
mixta (p. ej. en la correspondencia de un organismo, el orden principal será el alfabético, que
corresponde a los nombres de los destinatarios, y dentro de cada uno de éstos el orden secundario
será el cronológico, establecido por las fechas de los documentos).
5.7.2.1. Ordenación cronológica
Es el tipo de ordenación más utilizado en la organización de Archivos, puesto que se puede aplicar a
múltiples series documentales comunes a muchos archivos (p. ej. presupuestos, actas, registros,
padrones...). La fecha de redacción de los documentos es el dato más estable para su identificación.
Hay tres tipos de fechas o datas:
– Cronológica. Es la que sitúa a los documentos en el tiempo concreto y preciso de su redacción (año,
mes, día). Si un documento carece en su texto de una cronología expresamente indicada, pero
mediante datos indirectos o inducidos podemos aproximarnos a ella, tendremos la data archivística,
que será colocada entre corchetes (p. ej. una instancia no fechada, en la que encontramos un sello de
registro de entrada del año 1962, podemos fecharla con dicho año entre corchetes, [1962], y la
situaremos al comienzo de los documentos de la misma serie documental de dicho año). La fecha
cronológica es la que fundamentalmente nos servirá para la ordenación cronológica de documentos.
– Tópica. Es la que sitúa a los documentos en el lugar concreto de su redacción. Al igual que la anterior,
si la data tópica no está expresada sino inducida, la podemos colocar entre corchetes. En todo caso es
una fecha secundaria respecto a la cronológica.
– Histórica. Con este sistema de datación, el documento es situado en el tiempo en relación a un hecho
histórico determinado (p. ej. al hacer referencia al número de años de un reinado o pontificado o a un
hecho de especial relevancia que sirve como punto de partida en la computación cronológica).
Las características más destacables referidas a la ordenación cronológica son las siguientes:
– La utilización de la data cronológica para ordenar documentos se hará expresando el siguiente orden:
año, mes, día y fecha tópica, que suele ser el inverso al que figura en el propio texto de los documentos.
Para documentos fechados en el mismo año, se recurrirá al mes para ordenarlos; si este último
también es el mismo, se tendrá en cuenta el día; si se diera el caso de dos documentos con idéntica
fecha cronológica, entonces habría que tener en cuenta el orden alfabético del lugar de expedición.
– La ordenación cronológica se hará sobre el estilo moderno de datación, debiendo reducirse a éste
los documentos que estén fechados en estilos antiguos, bastante frecuentes en la documentación
medieval.
– Cuando hay que ordenar, no ya documentos simples, sino unidades documentales complejas, como
los expedientes, que están compuestas a su vez de varios documentos, la referencia cronológica ha
de hacerse a las fechas límites: fechas de inicio y de resolución del expediente. En una serie de
expedientes iniciados en el mismo año, se ordenarán cronológicamente atendiendo a la segunda
fecha, la de resolución. El orden interno de cada expediente será igualmente cronológico, pero
atendiendo a las diferentes etapas del procedimiento administrativo; es decir, en ocasiones, dentro
de un expediente existirán documentos más antiguos después de otros más recientes porque pueden
aparecer acompañando a estos últimos, generalmente como prueba o antecedente administrativo.
5.7.2.2. Ordenación alfabética
Es la ordenación por la cual se ordenan los documentos siguiendo el abecedario de las palabras
elegidas como representativas de la información contenidas en ellos.
Como regla general, se preferirá la ortografía moderna sobre la antigua en la elección de palabras o
voces. Según el tipo de palabra de que se trate, tendremos los tres tipos de ordenación alfabética:
1. Si las palabras designan a personas, tendremos la ordenación alfabética onomástica.
En este caso, dichas palabras se ordenan de la siguiente manera: primer apellido, segundo apellido y
nombre/s propio/s (p. ej. en los expedientes personales: GARCÍA LÓPEZ, Antonio; García Sánchez,
Antonio; García Sánchez, Luis;
García Sánchez, Manuel...).
2. Si las palabras designan un lugar geográfico, estaremos ante la ordenación alfabética geográfica o
topográfica (p. ej. en los expedientes de licencias de obras, que deben ordenarse por la denominación
de las calles: Álava; ALBACETE; ALICANTE; BADAJOZ...).
3. Si las palabras se refieren a asuntos, temas o materias, estaremos utilizando una ordenación
alfabética de materias o temática (p. ej. en los expedientes de oposiciones, que deben ordenarse por
la denominación de los puestos de trabajo:
ARCHIVEROS; ARQUITECTOS; AUXILIARES ADMINISTRATIVOS; AYUDANTES DE ARCHIVO; AYUDANTES
DE BIBLIOTECA; AYUDANTES DE LABORATORIO...). Este tipo de ordenación suele ser más subjetiva ya
que normalmente se induce de la información proporcionada por los documentos. Los temas o
materias son elegidos por la persona que ordena, seleccionando entre varias posibilidades de
contenidos similares (p. ej. para referirnos al edificio donde se reúne una corporación municipal,
podemos elegir entre las siguientes voces: Ayuntamiento, Casas Consistoriales, Casas Capitulares,
Casas del Cabildo, etc.). En cualquier caso, las voces no elegidas pueden y deben mantenerse mediante
referencias a la voz principal seleccionada.
Como veremos más adelante, al tratar de los instrumentos de descripción, la ordenación alfabética es
utilizada igualmente en la elaboración de los índices.
5.7.2.3. Ordenación numérica
Ya hemos indicado que es la ordenación en la que se sigue la serie natural de los números.
Este tipo de ordenación puede referirse, tanto a la numeración de documentos dentro de una serie
documental, como a la numeración de las unidades de instalación (legajos, libros, cajas) en el depósito
de archivo. En este segundo sentido, debe tenderse a utilizar una única numeración corrida, aplicable
a todas las unidades de instalación de un archivo determinado. En todo caso, y siempre que las
disponibilidades de espacio lo permitan, será recomendable una doble numeración, que
corresponderá a una doble instalación, para separar los legajos o cajas de los libros o documentos
encuadernados.
En archivos abiertos, se evitará dar numeraciones propias y distintas para las unidades de instalación
procedentes de cada sección o dependencia productora de documentos, debido a la complicación que
supone la multiplicidad de numeraciones utilizadas y a la gran cantidad de espacio que requeriría su
instalación. En este tipo de archivos, donde la documentación que se transfiere va incrementándose
regularmente, las nuevas unidades de instalación deberán tener un número de orden correlativo, en
función de la fecha de ingreso en el archivo. La organización de la documentación no se reflejará en la
instalación de los depósitos sino, como veremos más adelante, en el fichero-inventario.
5.7.3. Operaciones relacionadas con la ordenación
Se trata de una serie de trabajos que normalmente se realizan, o la mayor parte de ellos,
conjuntamente con la propia ordenación documental:
a) Desdoble o despliegue de documentos que se han conservado plegados, sobre todo mapas, planos,
pergaminos, etc. En ocasiones, dichos documentos necesitarán la aplicación de ciertos procedimientos
de planchado y su localización en instalaciones especiales (planeros).
b) Signaturación y Sellado. En el ángulo inferior izquierdo de los documentos, como medidas de
seguridad y de control, se aplicará sobre un margen o espacio no escrito el sello del archivo, de
impronta pequeña y preferentemente en seco o bien de tinta no corrosiva, y se escribirá la signatura,
con lápiz negro de punta blanda, con la indicación de la unidad de instalación donde se localiza en el
depósito. Ambas operaciones deberán realizarse con sumo cuidado, para no afectar las superficies
escritas de los documentos. En los documentos encuadernados en forma de libro, se indicará la
signatura mediante un tejuelo similar al utilizado en las bibliotecas, repitiéndose en la primera página
escrita.
c) Datación. En ciertos casos, es conveniente indicar la fecha completa (año, mes, día y data tópica), a
lápiz, en la parte superior de los documentos. Para evitar escribir directamente sobre los documentos
es preferible las indicaciones de los datos archivísticos en carpetillas de papel neutro, que servirán
además como protección a los mismos documentos.
d) Numeración y Foliación. La numeración, como ya apuntamos al hablar de la ordenación numérica,
es la indicación del número de orden de un documento o expediente dentro de su serie documental.
Es fundamental para evitar el desorden de los documentos tras su consulta. Se indica a lápiz,
normalmente en el ángulo superior izquierdo. La foliación consiste en la numeración de todos los folios
escritos de una unidad de instalación o de una unidad archivística (expediente). Es una operación muy
importante a la hora de preparar la documentación para su microfilmación. Se indicará a lápiz en el
ángulo superior derecho.
e) Agregación. Consiste en la correcta reubicación de documentos mal colocados. Es una operación
que exige situar un «testigo» en la unidad de instalación de la que se ha extraído un documento para
agregarlo a la que realmente corresponda.
Esta operación no debe realizarse hasta que se haya concluido la inventariación completa del fondo
documental.