EL CONCEPTO DE AUDITORÍA

El concepto de auditoría La auditoría es un examen crítico que se

realiza con el fin de evaluar a la eficacia y eficiencia de una sección, un organismo,

una entidad, etc. La palabra auditoría proviene del latín auditorius, y de esta

proviene la palabra auditor, que se refiere a todo aquel que tiene la virtud de oír

(Méndez, Jaramillo y Serrano, 2006).

El vocablo auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar,

consultar, revisar, comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros,

procesos, circuitos, etc. Hoy en día, la palabra auditoría se encuentra relacionada

con diversos procesos de revisión o verificación que, aunque todos ellos tienen en

común el estar de una u de otra forma vinculados a la empresa, pueden

diferenciarse en función de su finalidad económica inmediata, de tal manera que

según este criterio podemos establecer una primera gran clasificación de la

auditoría diferenciando entre la auditoría económica y auditorías especiales (De la

Peña, 2011).

En el caso de la auditoría de un sistema de gestión de calidad el proceso

de la misma implica la revisión de cada uno de sus procesos en cuanto a la gestión

que se lleva a cabo dentro de las organizaciones ya sean públicas o privadas.

 Auditoría de calidad

Es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en

que se cumplen los criterios (Méndez et al., 2006). La auditoría desde sus inicios,

en la edad antigua, estuvo orientada a la revisión metódica y rigurosa a fines

administrativos contables, evolucionado posteriormente a otras áreas, tales como la

operativa y la de calidad (Yánez y Yánez, 2012). Por otra parte, Gryna, Chua y

Defeo (2008) definen la auditoría como una revisión independiente que se lleva a

cabo para comparar algunos aspectos del desempeño de calidad con un estándar

para ese desempeño, se resalta en esta noción la esencia de la auditoria de calidad

y la comparación de resultados obtenidos (verificables) con los estándares

establecidos. La auditoría de calidad tampoco debe de convertirse en una simple

inspección rutinaria y en su desarrollo no solamente participan la persona o equipo

auditor, sino los propios auditados.

El éxito y la eficacia de una auditoría de la calidad dependen de la

cooperación de todas las partes involucradas (Fundación ECA global , 2006). Por lo

anterior, el proceso de auditoría en un sistema de gestión de calidad es una parte

meramente importante no solo en cuanto a la realización, sino también debe

influenciar en las recomendaciones de mejora que se detecten para la mejora de

los procesos organizacionales y, por ende, la mejora de las organizaciones en

cuanto a la homogenización de los procesos de acuerdo con lo analizado en las

mismas. Escobar, Moreno y Cuevas (2016) desarrollaron entrevistas (a expertos

nacionales e internacionales) y revisiones documentales a partir de las que

permitieron establecer un grupo de limitaciones en la actual gestión de auditorías

integradas, como herramienta de evaluación al SIG expresadas en las

problemáticas siguientes: - Deficiencias en el control y seguimiento de los resultados

del proceso de auditoría evidenciado en un alto índice de repetitividad en las no

conformidades detectadas.
 Tipos de auditorias

Una de las clasificaciones más comunes de las auditorías es la siguiente:

Auditoría interna. Se realiza por miembros de la propia organización o

por otras personas que actúan de parte de ésta, para fines internos. Básicamente,

proporcionan información de interés par la dirección de la empresa para poder llevar

a cabo acciones correctivas, preventivas o de mejora.

Auditoría externa. Se realiza por una organización externa,

independiente y autorizada con el objeto principal de obtener una certificación del

sistema de gestión de calidad, el cual puede presentarse a los clientes potenciales

y proveedores aumentado la confianza en la organización. En ocasiones, como

ocurre en algunos concursos públicos, estar en posesión de una determinada

certificación puede ser requisito imprescindible para poder realizar un determinado

servicio.
 LAS AUDITORÍAS INTERNAS

El proceso de auditoría interna necesita ser documentado, en la nueva ISO 9001:2015 el

registro de los resultados cobra más protagonismo y los procedimientos documentados son
necesario, pero la empresa tendrá la libertad de decidir que documenta y que no.

El proceso de auditoría cuenta con dos acciones importantes, que son:

 Obtención de una evidencia objetiva: para realizarlo el auditor tiene que seguir un método
de trabajo y es necesario hacer referencia de todos los hallazgos que encuentre
encaminados a los criterios de auditoría que le faciliten la toma de decisiones.
 Evaluar de forma objetiva las evidencias: es necesario que el método se haya aprobado,
además de contar con una batería de criterios de auditoría que estén muy claros.

Un requisito puede ser utilizado como criterio de auditoría, y en la norma ISO

9001:2015 dispondremos de dos tipos de requisitos:

1. Lo establecido en la norma para poder estructura el Sistema de Gestión de la Calidad en la

empresa.
2. Los requisitos que la organización considere necesarios para mantener la eficacia de
su Sistema de Gestión de la Calidad.

La nueva norma ISO 9001:2015 ofrecerá una mayor claridad en cuanto a todos los requisitos
y las empresas tendrán la libertad necesaria para decidir los requisitos que les ayuden a
conseguir sus objetivos de negocio.

En la nueva ISO 9001:2015 tenemos situada a la auditoría interna dentro del punto 9.
Evaluación del desempeño, exactamente el subapartado 9.2 Auditoría interna.

El seguimiento y la medición se han convertido en una regla general para todos los procesos
que se incluyen el Sistema de Gestión de la Calidad.

Auditoría interna se ha divido, a su vez, en dos partes esenciales y complementarias.

La primera parte establece los requisitos que debe cumplir la organización al realizar las
auditorías internas como propósitos bien definidos, en la segunda se esblece como requisito
principal la gestión de los programas de auditoría interna ya que necesitan soporte para
conseguir los propósitos del proceso de auditoría.

Los propósitos del proceso de auditoría interna ISO 9001 son:

 Para las empresas que implantan un Sistema de Gestión de la Calidad según ISO
9001:2015 deberán tener claro que es un requisito obligatorio. De forma natural las
empresas sin Sistema de Gestión de la Calidad, realizan algún tipo de auditoría, algunas a
principio de mes realizan una revisión de su inventario de productos, las cuentas que les
quedan por pagar, las ventas que han realizado, etc. de cierta forma hacen valoraciones de
su rendimiento durante todo el mes. Esto les sirve para repasar lo que ha sucedido
durante el mes y son más conscientes de lo que le espera el mes siguiente.
 Las organizaciones formalizan sus sistemas de trabajo para llegar a tener procesos
sistematizados de auditorías internas y operativas.
 Todas las empresas, certificadas en ISO 9001, tienen que definir, implantar y mantener el
proceso de auditoría interna.
 En lo que respecta a la auditorías internas, es decir, aquellas que se

realizan de acuerdo con los procedimientos de la empresa, bien por personal

debidamente cualificado o por una entidad externa, la norma ISO 9001

establece que:

Su principal objetivo es verificar que el sistema de gestión de calidad de

la empresa se encuentre alineado y conforme con la disposición planificada, con los

requisitos de la norma y con los requisitos del sistema establecido por la

organización.

Por otro lado, a través de estas auditorías se debe comprobar si

efectivamente se ha implementado el sistema y si se mantiene de manera eficaz.

Las auditorías internas del sistema han de ser efectuadas de manera

continua, sistemática, planificada y programada.

Han de realizarse por auditores internos debidamente capacitados.

Las ventajas de las auditorías internas

Para cualquier organización es necesario y positivo realizar auditorías

internas porque aportan, entre otros, los siguientes beneficios:

Resultan imprescindibles para verificar que el sistema de la calidad está

implantado y cumple continuamente con los requisitos especificados.

Permiten comprobar la eficacia y la eficiencia del sistema en la

consecución de los objetivos de la calidad establecidos.

Proporcionan confianza en los clientes (potenciales y reales) de la

organización de que la misma dispone de una herramienta de autoevaluación que

asegura la consecución de las características de calidad de sus procesos, productos

y servicios.

También sirven para facilitar la inscripción en un registro del sistema de

la calidad de la organización con referencia a una norma internacional.

Sirven para dar cumplimiento a lo señalado por los requisitos de las

normas internacionales de carácter contractual en sus relaciones con los clientes.

Permite detectar y corregir errores o factores a mejorar y adecuar el

sistema de calidad.

Evaluar la necesidad de introducir cambios o mejoras en los

circuitos organizaciones y operativos.

 Las auditorías constituyen una gran oportunidad para la empresa

de avanzar hacia la mejora continua.

Es normal que en una auditoría se detecten discrepancias o falta de

conformidad entre algunos aspectos exigidos por la Norma de Referencia y

definidos en el Manual de Calidad y otros documentos anexos y la forma de

funcionar en la realidad. En este sentido, es importante que la empresa no entienda

la auditoría como una inspección, sino como una oportunidad para subsanar errores

y áreas de mejora y, a continuación, analizarlos y poder subsanarlos.

 Antecedentes de la auditoría

La auditoría existe desde tiempos muy remotos, aunque no como tal,

debido a que no existían relaciones económicas complejas con sistemas contables.

Desde los tiempos medievales hasta la Revolución Industrial, el desarrollo de la

auditoría estuvo estrechamente vinculado a la actividad puramente práctica y desde

el carácter artesanal de la producción el auditor se limitaba a hacer simples

revisiones de cuentas por compra y venta, cobros y pagos y otras funciones

similares con el objetivo de descubrir operaciones fraudulentas, así como

determinar si las personas que ocupaban puestos de responsabilidad fiscal en el

gobierno y en el comercio actuaban e informaban de modo honesto, que se hacía

con un estudio exhaustivo de cada una de las evidencias existentes. Esta etapa se

caracterizó por un lento desarrollo y evolución de la auditoría (Murillo, 2011).

Como Franklin (2000) escribe: “En 1949, Billy E. Goetz declara el

concepto de auditoría administrativa, que es la encargada de descubrir y corregir

errores de administrativos. Seis años después, en 1955, Harold Koontz y Ciryl

O´Donnell, también en sus Principios de Administración, proponen a la auto-

auditoría, como una técnica de control del desempeño total, la cual estaría destinada

a "evaluar la posición de la empresa para determinar dónde se encuentra, hacia

dónde va con los programas presentes, cuáles deberían ser sus objetivos y si se

necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos.”

Como se menciona anteriormente la auditoria es un proceso importante

sin dejar de mencionar que su aplicabilidad existe desde las existentes teorías de la
administración en las que se muestra el procesos administrativo donde dentro de la

función administrativa de control es donde se encuentra inmerso el proceso de

auditoría de cualquier tipo mismo que permite realizar una revisión exhaustiva para

determinar los controles necesarios y verificación del cumplimiento de los objetivos

en cuanto a lo planeado.

La auditoría es un rol histórico constatable, están plenamente

delineados cuatro momentos de acuerdo a (Mantilla, 1989).

1. Prehistoria, la auditoría se originó como una actividad de fiscalización

y verificación de los principios contables.

2. Edad media, en esta época los hacendados y los grupos económicos

favorecidos, tenían que pagar su diezmo al virrey, iglesia y para su control estaban

los auditores.

3. Edad industrial, A mediados del siglo XVIII en Inglaterra aparecieron

las primeras máquinas hiladoras y de tejido, hecho que marcó el nacimiento de la

Revolución Industrial y el nacimiento de las corrientes de auditoria como lo es

auditoria anglosajona.

4. y edad informática, la Auditoría de los Sistemas de Información surgió

a través de la toma de conciencia de las empresas, sobre la información que

adquieren, conservan, procesan y emiten.

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