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PROCEDIMIENTO DE CREACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. Página: 1 de 8

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SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

CODIGO: PR-PDO-11

TIPO DE COPIA TÍTULO 

PROCEDIMIENTO DE CREACION Y
ORIGINAL ACTUALIZACION DE LOS DOCUMENTOS.

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1.Objetivos:

- Proveer información necesaria para que la documentación sea creadas y actualizadas de

manera fácil y utilizable para que sea comprensible para cada persona que lo necesiten.

- Establecer procesos para la creación y actualización de documentos, los cuales puedan ser
seguidos por personal de la organización que necesiten producir o actualizar documentos.

- Proveer un proceso de revisión sistemático para los documentos, la cual permitirá una
mejora continua y asegurará que los documentos sean siempre actualizados y manifiestan un
estado actual de la documentación.

2. Alcance:

El actual procedimiento será abarcado en todos los documentos implementados en la

organización, incluyendo manuales, políticas, procedimientos, formularios, procedimientos y
otros documentos necesarios para el buen funcionamiento de la organización.

3. Definiciones:

- Información documentada: Información que una organización tiene que controlar y

mantener, y el medio que la contiene.

- Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso

- Registro: Documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de las

actividades desempeñadas.

- S.G.A.: Marco formal para mejorar el desempeño ambiental y desarrollar su trabajo de forma
más eficiente en líneas generales.

- Documento Interno: Información o datos que posee y elabora la empresa a través de papel,
disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías.

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- Documento Externo: Información o datos que poseen y elaboran organismos o personas

ajenas a la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías.
Este documento sirve de guía o apoyo para el desarrollo de las actividades.

- Documento Obsoleto: Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han
generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente identificados
como tal en el SG.

- Versión: Muestra el estado de los documentos en términos de actualidad.

- Documento controlado: Es aquel documento que está sujeto a cambios, razón por la cual
debe ser adecuadamente identificado y controlado para asegurar que no se utilicen versiones
no vigentes.

- Política: Son pautas o criterios que se tienen en cuenta para la consecución de objetivos en la
misma, Sirven para gobernar la acción en el caminar hacia un objetivo, ayudando a delegar y
mantener la buena relación entre personas, clientes, proveedores entre otras.

- Información: Datos que poseen un significado.

- Actualizar o modificar: Cambios realizados en un documento controlado.

4. Responsables:

- Prevencionista de Riesgos: Conocer y evaluar los registros que puedan ser incorporados en
cada proceso para el Sistema de Gestión Ambiental, mantener las plataformas actualizadas y
controlar que el actual procedimiento sea informado a cada personal de la organización.

- Gerente: Validar la documentación y entregar los recursos necesarios para la ejecución de

cada procedimiento.

-Gerente de Medio Ambiente: Validar y aprobar documentación, entregar directrices de los

cumplimientos de ambiental de M.G.D.A Construcciones.

-Supervisores: Generación de procedimientos o dar a conocer las necesidades, velar por el

cumplimiento de este procedimiento, buena difusión de la documentación y eliminación.

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- jefe de Medio Ambiente: Velar y revisar por el orden y cumplimiento de formatos de

procedimientos del Sistema de Gestión de ambiental.

- Analistas: Reconocer e identificar zona disponible para cada procedimiento.

- Encargado Desarrollo Organizacional: Validar, programar y gestionar en conjunto a

supervisores y gerencia el alcance de cada procedimiento.

- Supervisores: Son responsables de cumplir con todas las directrices del actual procedimiento,
brindar información al Prevencionista de Riesgos, respecto a los nuevos registros que puedan
surgir para que puedan ser considerados cada actualización.

5. Descripción Proceso:

Los documentos que serán considerados válidos para el Sistema de Gestión, son aquellos que
se ubiquen en una carpeta específica en Google Drive, denominada "SISTEMA DE GESTIÓN DD-
MM-AAAA". Esta carpeta estará disponible para todos los profesionales de prevención y obras.
En caso de que alguna obra no tenga acceso a internet, el coordinador se encargará de
entregar la información de manera digital.

5.1. Generalidades

Para reforzar la necesidad de contar con la información documentada requerida por la

norma, se  mantendrá en Smartsheet actualizada toda la documentación dentro de listas
maestras de  documentación. 

A. Lista maestra de documentación interna, el listado de todos los documentos

generados por la  organización.

5.1. Contenido para la implementación de los Procedimientos:

Cada procedimiento implementado dentro de M.G.D.A Construcción, deben de seguir la

siguiente estructura documental:

1. Objetivo.

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2. Alcance.
3. Definiciones.
4. Responsabilidades.
5. Descripción Proceso.
6. Cuadro de Revisión.
7. Anexos
5.1.2 Puntos a Considerar:
1. Objetivo: Descripción de las intenciones del documento que está siendo redactado, pueden
ser más de uno.

2. Alcance: En este punto se identificará en donde se aplicará cada procedimiento, zonas,

puestos de trabajo, actividades y otros.

3. Responsables: Dar a conocer cada cargo de las personas y que responsabilidad tienen en el
proceso descrito en cada procedimiento.

4. Frecuencia: Periodo en el cual se ejecutará el procedimiento.

5. Definiciones: Significado de palabras técnicas, abreviaturas y siglas.

6. Procedimiento: Especificación de las actividades detallando cada una de las tareas

ordenadas cronológicamente, indicando quien, como, cuando y en donde se deben realizar.
Aprobaciones necesarias y los mecanismos de control que permitan proteger los intereses de
M.G.D.A Construcciones.

7. Registro, Documentos Complementarios: Clarificar, indicar la obtención de los registros

señalados en el procedimiento, tipo de formato y de donde se obtiene. De no estar vinculada a
documentos se debe dejar un ítem con el comentario de que el documento ya no es aplicable.

Codificación Formato Accesibilidad

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8. Anexos: Documentación complementaria, en caso de que esta ya no sea necesaria según lo

anteriormente dispuesto se debe mantener el ítem y dejar el comentario de documento no
aplicable.

9. Cuadro de Revisión: Descripción de quien realizo, quien valido y quien aprobó, por lo cual se
debe presentar en el siguiente formato:

Elaboró Nombre: Firma: Fecha:

Cargo:

Revisó Nombre: Firma: Fecha:

Cargo:

Aprobó Nombre: Firma: Fecha:

Cargo:

Se deben considerar:

Revisión y elaboración: Gerente Ambiental, Analista y Prevencionista de Riesgos.

Aprobación: Gerente.

5.1.4 Aprobación, publicación y distribución.

Las versiones iniciales o las modificaciones realizadas en los documentos deben ser reportadas
al Gerente General y a la persona designada por él, quienes darán su aprobación mediante una
firma en la portada. Una vez que el documento sea aprobado, deberá ser ingresado y/o
actualizado en la plataforma Drive y se informará al departamento de Prevención de Riesgos a
través de correo electrónico.

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En situaciones en las que la obra no tenga acceso a Internet, los Coordinadores de Área
pueden entregar los documentos en formato digital o, en su defecto, proporcionar copias
impresas en el sitio de la obra, dejando constancia por escrito en el formulario PR-FR-16 Lista
de Distribución de Documentos. Los instructivos de trabajo de la obra son elaborados y/o
actualizados por el profesional de riesgos de la obra en colaboración con la línea de mando
responsable del proceso. Estos instructivos son revisados por el administrador de la obra y
aprobados por el coordinador encargado, quien también decidirá si el instructivo debe ser
ingresado a Drive. En los casos en los que sea necesario adaptar los procedimientos
operativos, estos deberán ser codificados como instructivos de obra.

5.1.5 Control de Cambios.

Cuando se realicen modificaciones en los documentos del sistema de gestión ambiental, se

requerirá actualizar la versión del documento y resaltar el cambio utilizando un color amarillo.
Los documentos modificados deben ser aprobados y distribuidos de acuerdo con el punto
5.1.4 del procedimiento actual. El coordinador encargado de crear o modificar el documento
será responsable de verificar que este esté actualizado en la carpeta compartida en Google
Drive.

5.1.6 Control de documentos externos.

Los documentos externos de relevancia para la obra se guardarán en formato físico en una
carpeta designada como "Documentos Externos", en el Área 11. En los casos en que sea
adecuado almacenarlos de forma digital, deberán ser ingresados en la carpeta Drive del
Sistema de Gestión con el formato DDMM-AAAA en el Área 11

5.2 Registros

5.2.1 Formato de Registros.

- Tipo de letra:

Se usará únicamente el tipo de letra Calibri, tamaño 11

Justificado y con Interlineado de 1,5

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- Encabezado:

Debe de contar en la esquina superior derecha el logo de la organización, versión y número de

páginas. En el centro tiene que contar con el título del documento con letra Calibri de tamaño
12, en mayúsculas y en estilo negrita,

Ejemplo del encabezado que tendrá el documento:

Cod:

TITULO Versión:

Pagina:

- Pie de firma:

Se debe de considerar el nombre del responsable del registro, responsable de revisión, firma y
fecha.

(RESPONSABLE DE LA FIRMA FECHA

ELABORACIÓN)

(RESPONSABLE DE LA FIRMA FECHA

REVISIÓN)

5.2.2 Mantención, Almacenamiento, Recuperación y Protección de los Registros

La documentación se tendrá que archivar de manera física en archivadores de fácil acceso para
el personal que lo necesite o en formato electrónico en las carpetas designadas en el Drive de
la empresa identificando el contenido de las mismas.

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Se tomará en consideración como registro el formato que cumpla con la información requerida
para llevar a cabo una actividad.

El encargado de Prevención de Riesgos explicara la manera correcta de completar el

formulario de registro a la persona correspondiente.

Los archivos se guardarán en formato electrónico o se archivarán de manera física, se

mantendrán identificados según área, de fácil acceso con la finalidad de identificar los datos
correspondientes al Sistema de Gestión Ambiental. Él respaldo de la matriz de registros
también deberá de ser realizado.

Los registros tendrán que ser protegidos contra daños, deterioros y pérdidas para garantizar su
legibilidad. Los documentos deberán de estar en los archivadores de la oficina del

5.2.3 Modificaciones de los formatos de Registros

Las modificaciones se realizarán por personal capacitado que identifique una oportunidad de
mejora y de actualización del registro. Cada modificación realizada deberá de ser revisada y
aprobada por el Prevencionista de Riesgos y el Gerente de Medio Ambiente, quienes se
encargarán de su aprobación y actualización en las carpetas correspondientes.

El encargado de Medio Ambiente es responsable de mantener una copia de todas las versiones
de los registros como una referencia histórica en una carpeta digital identificada con el año.

5.2.4 Control de Registros

En cada uno de los registros exigibles están definidos los respectivos procedimientos e
instrucciones que dan origen, los cuales son controlados según la plantilla de control de cada
registro y documentos.

5.2.5 Archivo de los Registros

Los registros deben ser almacenados en un periodo de doce meses, se organizarán de manera
correlativa, según proveedor, cliente, orden alfabético y orden cronológico, según lo

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establecido en el Sistema de Gestión de Ambiental. Estos registros se mantendrán de manera

digital en el Drive de la Organización.

Cada registro relacionado con accidentes graves o fatales, siguiendo las normas del seguro
social de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, se conservan durante un
periodo de 5 años.

5.2.6 ANEXO: REGISTROS ASOCIADOS

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