INTRODUCCIOON

Con el presente trabajo de investigación, define al protocolo como: “Una ordenada serie

de escrituras matrices y otros documentos que un notario o escribano autoriza y custodia

con ciertas formalidades”.

“La colección ordenada de escrituras matrices, de actas de protocolación, razones de

legalización de firmas y documentos que el notario registra.

El protocolo notarial cumple una función primordial, ya que permite la conservación de

los instrumentos públicos autorizados por el notario y asegura su permanencia en el

tiempo, la cual puede verse afectada por el incumplimiento del notario o de otras

personas obligadas a realizar su depósito en determinadas circunstancias.

 DEFINICIÓN DE PROTOCOLO O REGISTRO NOTARIAL

Es la colección ordenada de las Escrituras Matrices, Actas de Protocolización, Razón de

Legalización de Firmas, Trascripción Acta Notarial de Otorgamiento de Testamento, y

documentos que el Notario registra de conformidad con la ley, en tomos durante un año.

El protocolo notarial

Quiere decir colección de hojas, folios o documentos, adheridos unos a otros que, en su

conjunto, forman un volumen o libro.

La definición legal de protocolo la encontramos en el Decreto 314 del Congreso de la

República, Código de Notariado, en su Artículo 8º. El cual establece: “El Protocolo es

la colección ordenada de las escrituras matrices, de las actas de protocolación, razones

de legalización de firmas y documentos que el notario registra de conformidad con esta

ley”.

La función que tiene el protocolo de ser un registro, debe asegurarse que pueda ser

consultado por las personas que tengan interés, el cual debe ser lógico y congruente con

el asunto. Sin embargo, la consulta, por la responsabilidad que tiene el notario del

protocolo, debe hacerse en presencia del profesional.

El Artículo 19 del Decreto 314 del Congreso de la República, establece: El notario es

depositario del protocolo y responsable de su conservación.

LECTURA OBLIGATORIA: Arts.: 8 del Código de Notariado y 962 del Código Civil

¿QUIÉNES PUEDEN CARTULAR?

Los notarios.

El Escribano de Gobierno.
Agentes Diplomáticos cuando sean notarios.

Agentes Consulares cuando sean notarios

LECTURA OBLIGATORIA: Art. 6 numeral 2) Código de Notariado

PROCEDIMIENTO PARA ADQUIRIR EL PAPEL PROTOCOLO

Llenar vía Declaraguate el formulario SAT-7130 correspondiente al Impuesto al

Timbre.

Realizar el pago correspondiente en banca virtual o en ventanillas de los bancos del

sistema.

Presentarse a cualquier oficina o agencia tributaria con la boleta de pago y el DPI.

En la oficina de la SAT se generará el correlativo del Papel Especial Para Protocolo.

Por último se imprimirá y entregará el Papel Protocolo al interesado.

GUÍA PARA EL REGISTRO DE FIRMA Y SELLO COMO ABOGADOS Y

NOTARIOS Y ACTO DE JURAMENTACIÓN EN LA CORTE SUPREMA DE

JUSTICIA

DOCUMENTACIÓN PREVIA

1. Memorial dirigido al Presidente del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de

Justicia fundamentado en derecho y con auxilio de Abogado colegiado activo,

solicitando su inscripción como Abogado y Notario y que se registre su sello (nombre y

apellidos usuales, sin abreviaturas, con excepción de la abreviatura Lic. o Licda.) y

firma que utilizará en el ejercicio de su profesión. Dentro del memorial de solicitud

deberá consignarse la firma y sello del nuevo profesional.

En el acápite del memorial se deberá consignar número de colegiado, nombre de la

universidad de donde egresó, teléfono de residencia y celular, correo electrónico (en

caso lo tenga) y el nombre de una persona a la cual se pueda proporcionar información

acerca de la juramentación (en caso el notario no sea localizado) y su respectivo

teléfono.

2. Certificación del acta del examen público de tesis, certificación del acto público de

graduación.

3. Oficio del Colegio de Abogados y Notarios dirigido al Secretario de la Corte

Suprema de Justicia, en el cual se consigna el número de colegiado correspondiente.

4. Constancia de colegiado activo emitida por el Colegio de Abogados y Notarios de

Guatemala en original

5. Boleta de carencia de antecedentes penales (6 meses reciente).

6. Certificación de la partida de nacimiento (2 meses reciente).

7. Certificación extendida por el Tribunal Supremo Electoral, de estar vigente en el uso

de los derechos civiles y políticos. (Reciente mínimo 3 meses)

8. Fotocopia autenticada de DPI (completo)

En el caso de identificación de nombre, deberá presentarse:

a) Boleta de carencia de antecedentes penales en donde conste los diversos nombres; y,

b) Certificación de la partida de nacimiento, debidamente razonada.

9. Fotocopia legalizada del boleto de ornato.

APERTURA DEL PROTOCOLO O REGISTRO NOTARIAL

El precepto legal que establece los criterios para la apertura y cierre anual del protocolo,

es el Artículo 12 del Código de Notariado, Decreto 314 del Congreso de la República,

El protocolo se abre con el primer instrumento que el notario autorice, el que principiará

en la primera línea del pliego inicial. Se cerrará cada año el 31 de diciembre, o antes si

el notario dejare de cartular La razón de cierre contendrá la fecha; el número de

documentos públicos autorizados; razones de legalización de firmas y actas de

protocolación; número de folios de que se compone; observaciones, si las hubiere; y la

firma del notario.

Con base en este precepto, la apertura legal del protocolo, como registro notarial, ocurre

con la autorización del primer instrumento del año, en ese preciso momento. Lo cual,

evidentemente, puede ocurrir entre el uno de enero o el treinta y uno de diciembre de

cada año, y depende de en qué momento sea requerido el notario para autorizar ese

primer instrumento en el año calendario de que se trate.

Existe una obligación de tipo administrativo y pecuniario, que debe ser satisfecha. Esta

obligación está prevista en el Artículo 11 del Código de Notariado, el cual establece:

Los notarios pagarán en la Tesorería del Organismo Judicial cincuenta quetzales

(Q.50.00), cada año, por derecho de apertura de protocolo. Los fondos que se recauden

por este concepto, se destinarán a la encuadernación de los testimonios especiales

enviados por los notarios al Archivo General y a la conservación de los protocolos.

El Acuerdo 12-2002 de la Corte Suprema de Justicia, en el Artículo 5º., establece:

IMPUESTOS: A las tarifas anteriores se les cargará el Impuesto al Valor Agregado

(I.V.A.)… Por tanto, no se pagarán únicamente cincuenta quetzales sino se pagará

anualmente, la cantidad de cincuenta y seis quetzales por derecho de apertura de

protocolo.
1. Se abre con el primer instrumento que el notario autorice, el que principiará en la

primera línea de la primera hoja. Art. 12. C. Not.

NO ES NECESARIA RAZÓN ALGUNA POR APERTURA

2. Se pagará en la Tesorería del Organismo Judicial por derecho de apertura de Protocolo

Q50.00. Art. 11 de C. de Notariado-

El Acuerdo 12-2002 de la Corte Suprema de Justicia, en el Artículo 5º., establece:

IMPUESTOS: A las tarifas anteriores se les cargará el Impuesto al Valor Agregado

(I.V.A.)… Por tanto, no se pagarán únicamente cincuenta quetzales sino se pagará

anualmente, la cantidad de cincuenta y seis quetzales por derecho de apertura de

protocolo.

3. Las Hojas de Papel Sellado Especial para Protocolo se comprarán en la S.A.T. en lotes

no menores de 55 hojas incluyendo la comisión, y se vende únicamente al propio

notario solicitante o por encargo de otro notario. Art. 9 del C. Not.

4. La tarifa específica es del valor de Q 1.00 por cada hoja y se vende exclusivamente a los

Notarios.

5. El Art. 33 numeral 10) del Dto. 37-92, la hoja a que se refiere es a hojas de papel bond

tamaño carta o tamaño oficio, respetando las 25 líneas y el margen izquierdo de 40

Mm.

6. LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 11 y 12 del Código de Notariado; 6 del Dto. 37-92

Ley del Impuesto Fiscal y de Papel Sellado Especial para Protocolo; 30 del Dto. 737-92

Reglamento de la Ley del Impuesto Fiscal y de Papel Sellado Especial para Protocolos.

Cierre del protocolo

El notario debe proceder a cerrar el protocolo a su cargo cada año, el último día del año

natural o sea el 31 de diciembre, aunque la ley también lo faculta para poderlo cerrar

antes de dicha fecha si dejara de cartular. Para cerrar el protocolo debe redactar una

razón de cierre, la cual puede redactar en papel sellado especial para protocolos al final

del último instrumento autorizado o en papel bond, en virtud de que la legislación

notarial no establece el tipo de papel a utilizar. Artículo 12. Del Codigo Notariado.

Índice

Luego de redactar la razón de cierre el notario debe elaborar el índice, cuya finalidad es

facilitar el manejo del conjunto de instrumentos públicos que forman el protocolo para

encontrarlos con mayor rapidez. Constituye como su nombre lo indica, un resumen o

expresión abreviada de los instrumentos autorizados por el notario e incorporados a su

protocolo. Artículo 15 Del Codigo Notariado.

El Código de Notariado establece que el índice debe redactarse en papel sellado del

menor valor el cual ya no existe en la actualidad, por lo que deben emplearse hojas de

papel bond y se pueden utilizar cifras y abreviaturas.

Atestados

Redactado el índice, el notario acompañará los atestados, los cuales consisten en

documentos que debe agregar al final del protocolo y que tienen relación directa con los

instrumentos públicos autorizados, debiendo agregar principalmente el recibo de pago

Artículo 17. Del Codigo Notariado.

Empastado
El notario tiene la obligación de empastar el protocolo dentro de los treinta días

posteriores al cierre del mismo. Puede hacerse en uno o más tomos, dependiendo del

volumen de los instrumentos autorizados, usualmente se empastan en un solo tomo. En

un tomo no puede empastar dos o más años, cada año debe empastarse por separado.

Generalmente, las hojas van cosidas, se utiliza un material duro de color oscuro y con

grabado de letras de color dorado en la pasta, con las cuales se consigna el nombre del

notario y el año del protocolo.

PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE PROTOCOLO

Para pagar el derecho de apertura de protocolo, deberán atender el procedimiento

siguiente:

1. Solicitud del formulario de Apertura de Protocolo.

En la sede central (Edificio Jade), Planta baja del edificio de la Corte Suprema de

Justicia, delegaciones Regionales y Departamentales del Archivo General de

Protocolos. (Valor del formulario Q. 5.00)

2. Ingreso de la Información

El notario deberá presentar el formulario con al información requerida, firmado y

sellado tanto por él como por el Notario que designe como depositario.

3. Emisión de recibo

Entregado el fomuario en la ventanilla correspondiente se le emite el recibo de pago de

Apertura de Protocolo por Q. 50.00.

4. Cancelación del recibo

Se debe de presentar el recibo a la ventanilla del banco ubicado dentro de las

instalaciones.

5. Entrega de la copia del recibo.

A continaución deberá de entregar las copias del recibo cancelado en la ventanilla

donde entregó el formulario.

Requisitos para la apertura de protocolo

Artículo 2 del Código de Notariado, Decreto 314, para ejercer el notariado se requiere:

a) Ser guatemalteco natural. Creo oportuno mencionar que según el Artículo 7, de la

Ley de Nacionalidad, Decreto 1613 del Congreso de la República, establece que para

los efectos de dicha ley, los términos “natural, de origen y por nacimiento”, referidos a

la nacionalidad son sinónimos. Así también, la Constitución Política de la República, en

su Artículo 144, establece lo relativo a la nacionalidad de origen, al regular que son

guatemaltecos de origen, los nacidos en el territorio de la República de Guatemala…

b) Ser mayor de edad. Tanto el Artículo 147 de la Constitución Política de la República,

como el Artículo 8 del Código Civil, Decreto Ley 106, regulan que la mayoría de edad

es de 18 años.

c) Del estado seglar. No debe ser un religioso de profesión –sacerdote, pastor, rabino,

etc.- (Seglar=Laico, sin órdenes religiosas); no debe ser ministro de ningún culto.

d) Domiciliado en la República. Según establece el Código Civil, Decreto Ley 106; en

su Artículo 32, el cual regula que “el domicilio se constituye voluntariamente por la

residencia en un lugar con ánimo de permanecer en él”; así en su Artículo 33, establece

“Se presume el ánimo de permanecer, por la residencia continua durante un año en el

lugar. Cesará la presunción anterior si se comprobare que la residencia es accidental o

que se tiene en otra parte.” regulado en el numeral 2 del Artículo 5, del Código de

Notariado, y en los casos de que el notario guatemalteco estuviera en el extranjero,

regulado en la Ley del Organismo Judicial.

e) Haber obtenido el título facultativo en la República o la incorporación con arreglo a

la ley. Perteneciente a una facultad. En este caso, se refiere a una facultad de Ciencias

Jurídicas y Sociales, en el medio centroamericano, en donde haya obtenido los títulos de

Abogado y, específicamente, de notario.

f) Haber registrado en la Corte Suprema de Justicia el título facultativo o de

incorporación, y la firma y sello que usará con el nombre y apellidos usuales. Es

necesario recordar que el registro se hace mediante certificación que extienden las

Facultades; la firma y sello que se registran, son los que utilizará el notario en su

ejercicio profesional, siendo prohibida la utilización de firma o sello no registrado,

según lo establece el Artículo 77 del Código de Notariado.

g) Ser de notoria honradez. En cuanto a honradez, debe tenerse presente lo prescrito en

el Código de Ética Profesional del Colegio de Abogados y Notarios de Guatemala. Así,

en el cuarto considerando se establece: “Que los servicios profesionales, en su

diversidad de actividades, deben dirigirse a conseguir la justa, pacífica, armónica y

funcional convivencia del conglomerado social, y deben prestarse ajustados a claras

normas éticas y morales, que exigen de cada profesional honor, decoro, rectitud, respeto

y dignidad en todas y cada una de sus actuaciones, dignidad profesional que exige de

cada miembro una conducta recta y ejemplar, pus debe ser un paradigma de honestidad”

h) A pesar que el Código de Notariado no lo determina expresamente como requisito,

“ser colegiado activo” es requisito indispensable para poder ejercer como notario, de
conformidad con lo establecido en el Artículo 90 de la Constitución Política de la

República, lo cual es obligación de todos los profesionales universitarios y no sólo para

los notarios o los abogados.

DEPÓSITO DEL PROTOCOLO

El Estado faculta al notario para dar fe de los actos y negocios jurídicos ante él

celebrados; además, lo inviste para custodiar los instrumentos públicos en los cuales se

encuentren contenidos, en virtud de la garantía complementaria de autenticidad que

brinda el hecho de que el mismo sujeto autenticante los custodie. El notario representa

una figura muy importante dentro del derecho notarial, ya que ejerce una función de

depositario de la fe pública; además, es un profesional de reconocida honorabilidad y

mesura, siendo la persona ideal para desempeñar una función protectora de los

instrumentos públicos que obran en el protocolo.

El Código de Notariado establece al notario como depositario del protocolo y

responsable de su conservación; además, le brinda una protección adicional para que

éste no pueda ser extraído de su poder, únicamente podrá ser extraído cuando el notario

se niegue a extender el testimonio sin que exista justificación y cuando se niegue a la

revisión del mismo. Existen ciertas circunstancias en las cuales el protocolo puede ser

depositado con otro notario o ante el Archivo General de Protocolos, siendo éstas las

siguientes: Fallecimiento, inhabilitación, voluntariamente, ausencia del país por un

plazo menor de un año o ausencia del país por un plazo mayor de un año.

Depósito por fallecimiento del notario

Al producirse el fallecimiento del notario surge la obligación de entregar el protocolo, la

cual debe ser cumplida por los albaceas, herederos o parientes, o cualquier otra persona

que lo tuviera en su poder, debe verificarse dentro de los treinta días siguientes al
fallecimiento, ante el Archivo General de Protocolos si se encontrare en la capital, o

ante un juez de primera instancia o alcalde municipal si estuviera en una cabecera

departamental o municipio, si en la cabecera departamental existe Delegación del

Archivo General de Protocolos ante ésta se realizará; en dichos casos se debe remitir

dentro de un plazo de ocho días al referido archivo.

Se levantará acta en la cual se dejará constancia de la entrega del protocolo y las hojas

de papel sellado especial para protocolos que no hubieran sido utilizadas por el notario

serán destruidas.

Cuando la persona en cuyo poder se encuentre el protocolo del notario fallecido se

negare a entregarlo, el juez de primera instancia jurisdiccional a requerimiento del

Director del Archivo General de Protocolos, o de oficio, podrá hacer uso de los

apremios legales con la finalidad de obtener la entrega del mismo.

Depósito por inhabilitación

Luego de que el notario incurre en una de las causas que pueden producir su

inhabilitación para el ejercicio del notariado y habiéndose agotado el procedimiento

respectivo ante la Corte Suprema de Justicia, Tribunal de Sentencia o Colegio de

Abogados y Notarios, siendo ésta declarada; deberá entregar su protocolo al Archivo

General de Protocolos cuando se encuentre en la capital y al juez de primera instancia o

Delegación del Archivo en los departamentos, quienes lo remitirán dentro de los ocho

días siguientes al Archivo.

Depósito voluntario

El notario puede entregar voluntariamente el protocolo a su cargo cuando no desee

seguir cartulando por alguna circunstancia personal, a consecuencia de su edad o por

alguna enfermedad que le imposibilite temporalmente el ejercicio del notariado, éste

debe ser entregado al Archivo General de Protocolos para su conservación.

Depósito por ausencia del notario por un plazo menor de un año

Cuando el notario pretende ausentarse del país por un plazo menor de un año tiene la

obligación de depositar el protocolo a su cargo ante un notario hábil, teniendo la

facultad de designarlo, y debiendo remitir un aviso al Archivo General de Protocolos en

la ciudad capital y en los departamentos al juez de primera instancia o a la Delegación

del Archivo General de Protocolos, quienes lo remitirán al Archivo. En dicho aviso

indicará el nombre y dirección del notario en que quede depositado el protocolo, además

debe ir firmado y sellado por ambos notarios.

Depósito por ausencia del notario por un plazo mayor de un año

El notario que pretenda ausentarse del país por un plazo mayor de un año tiene la

obligación de efectuar la entrega del protocolo a su cargo ante el Archivo General de

Protocolos en la ciudad capital y en los departamentos, al juez de primera instancia o a

la Delegación del Archivo General de Protocolos, quienes lo deben remitir al Archivo.

En dicha circunstancia los interesados podrán acudir al Director del Archivo General de

Protocolos para obtener testimonios, así como informes referentes a instrumentos que

obren en protocolos depositados.