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PROCESO ESTANDAR:
CIERRE DE FIN DE AÑO

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN
DEFINICIÓN DE PROCESO (Modelo 5W).
1. PROCEDIMIENTOS CIERRE DE AÑO QUE CULMINA
2. NUEVOS VALORES AÑO QUE INICIA
3. DATOS ADICIONALES.
3.1. Realización
3.2. Verificación
3.3. Aprobación
3.4. Actualización

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INTRODUCCIÓN

El fin principal de este manual es el de guiar al lector (Usuario) en la comprensión,

visualización y entendimiento de la Parametrización y Actualización de Datos del
Proceso de Cierre de Fin de Año.

Aquí encontrara la definición del proceso de forma clara y concisa, de donde capta
información previa, como la procesa, como la ejecuta y en donde guarda o deposita
información para su uso posterior.

Este Manual tiene una vida útil limitada, debido a posibles cambios generados por el
Gobierno Nacional o actualizaciones del Sistema Kactus HR, en caso de presentarse
variaciones, se le informará al usuario (Cliente) de estas novedades y se le otorgara un
documento adicional con la información necesaria para que ejecute el programa sin
inconvenientes.

Esperamos que sea una herramienta útil para su uso y trabajo, que sea claro y fácil de
entender y de operar.

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DEFINICIÓN DE PROCESO (Modelo 5W).

El Modelo 5W es un concepto vinculado a la redacción y presentación de información. Es una

fórmula para obtener el concepto o la historia sobre algo, sus componentes básicos son: What
(Que), How (Como), Where (Donde), When (Cuando), Why (Porque) Who (Quien).

 ¿Qué es?

Es el Proceso que se realiza anualmente producto de los cambios en los valores del Salario
Mínimo Legal Vigente del año Nuevo junto al Auxilio de Transporte estipulado por el Gobierno
Nacional, incrementos en los Valores de la UVT (Unidad de Valor Tributario) decretados por el
DANE, aumentos salariales dependiendo de las políticas de las empresas (Sector Público o
Privado), Retenciones en la Fuente (Estatuto Tributario) y el cambio en los datos de los
calendarios (Año, Mes, Días Laborales y Festivos), etc.

 ¿Cómo lo Hace?

Siguiendo el Paso a Paso del Proceso de Cierre de Fin de Año que se muestra en este
documento.

 ¿Dónde?
En el ordenador (Cliente Servidor) donde se encuentran instalados los programas del Sistema
Kactus HR.

 ¿Cuándo?
En el periodo de fin de año y comienzos del año que entra.

 ¿Por qué?
Para actualizar los datos que son de obligación y decretados por ley, contemplados en el
Código Sustantivo del Trabajo, Decretos del Régimen Público, Estatuto Tributario Colombiano
y los establecidos en Pactos entre Empleadores y Trabajadores que generan un compromiso
entre las partes en cuestión.

 ¿Quién?
Lo realizan los Usuarios Lideres de los Procesos.

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1. DEFINICIÓN DE PROCESO.

Son los cambios y actualización de datos que se deben realizar anualmente en el

Sistema Kactus HR producto de los incrementos, modificaciones y reformas que
genera el Gobierno Nacional y que afectan los Salarios, Prestaciones Sociales,
Parafiscales, Retenciones de Fuente, Bonificaciones de Ley o Liberalidad, y demás,
con el fin de dar cumplimiento con lo estipulado y no tener perjuicios con el fisco
nacional y los trabajadores.

1 AÑO QUE CULMINA

 Se debe liquidar la Nomina del mes de Diciembre.

 Liquidación de Primas de Diciembre.
 Realizar la Reliquidación de primas (si el proceso es necesario) Este
procedimiento lo realizan las empresas que liquidan las primas sin haber realizado
el pago de la nomina de la segunda quincena del mes de diciembre o en su defecto
del mes completo.

 Para generar este proceso se debe tener en cuenta que la fecha de liquidación
debe ser la misma que se digito cuando se realizo la liquidación de la prima, es
decir, diciembre 31.

 Consolidado de Primas (este consolidado tiene que quedar en valores

consolidados en cero, sino es así, verificar). De presentarse diferencias, los ajustes
se deben hacer en la base (parametrización y/o registros de pagos, etc.) y volver a
liquidar para que al empezar el año NUEVO no arrastre ningún saldo.

Verificar que el
consolidado
este en CERO

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 Consolidado de Cesantías.

Para los empleados que manejan Fondo Nacional del ahorro (sector PÚBLICO) se
debe:

 Liquidar el Proceso de Cesantías de FIN de AÑO, fecha de Pago 31-Dic-

Presente Año.

 Ejecutar el consolidado de fin de año los valores del consolidado de cesantías

debería dar cero.

 Ejecutar el proceso de Provisión de Cesantías del mes de diciembre. De

acuerdo con la parametrización de provisiones.

 Ejecutar el programa Generación Magnético Fondo Nacional del Ahorro

KNmMefna y realizar el pago correspondiente al mes de diciembre.

 Luego ejecutar nuevamente el programa del Magnético del Fondo Nacional del
Ahorro KNmMefna marcando la opción de Periodo de cierre (mes 13) este

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proceso genera una diferencia entre la provisión y el consolidado de todo el año,

de arrojarse alguna diferencia se debe generar el pago respectivo.

Para los empleados que manejan REGIMEN consignado (Sector Privado y/o Públicos)
se debe:

1. Ejecutar el consolidado de Cesantías a Diciembre 31 de Año que Finaliza.

2. Ejecutar provisión de cesantías

3. Actualizar en el programa Parámetros Generales KNmParam en la pestaña

cesantías el campo fecha máxima de cesantías. (Febrero 14 del año siguiente.)

4. En el Programa Novedades de Nómina KNmNoved, en Fórmulas Especiales,

incluir y/o verificar que los valores a descontar con las cesantías estén
actualizados o formular con la variable VAL_CESA (como prestamos, embargos,
etc.).

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5. Para aquellas empresas que trabajan el modulo de préstamo realizar proceso de

liquidación de préstamos chequeando “Pagos Adicionales”, lo anterior para que
inserte los respectivos conceptos de descuentos de abono a préstamos con las
Cesantías en Novedades de Nómina.

Si los empleados
tienen abonos a los
prestamos con todas
las prestaciones se
marca TODOS, de lo
contrario se escoge
la prestación.

6. Verificar en el Prototipo de Pago de las Cesantías (Definición de Prototipos

KNmTprot) que los conceptos que se van a descontar con las Cesantías estén
relacionados y con prioridad posterior al de las Cesantías y los Intereses.
Igualmente verificar en este prototipo que el concepto de Cesantías y de
intereses este una ‘S’ en el IrVari, esto significa que se insertará el registro en el
Libro de Cesantías KNmCesan.

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7. Liquidar Cesantías Fin de año (Inserta en Prenómina KNmPreno y en Libro de

Cesantías KNmCesan con las fechas que le digito para el pago de Intereses “31-
Ene-Año Entrante” y Cesantías 14-Feb-Año Entrante”), teniendo en cuenta que
en contratos de personal el tipo de cesantías sea consignación, pero si es
tradicional lleva únicamente a Prenómina el pago de los intereses y al libro de
cesantías crea registro con el pago de los intereses.

FECHAS QUE
INSERTA EN
KNMPRENO

31/12/AÑO QUE TERMINA 14/02/AÑO QUE INICIA 31/01/AÑO QUE INICIA

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8. Verificar que los datos enviados a la Prenómina KNmPreno y al Libro de

Cesantías KNmCesan sean iguales con el valor consolidado a Diciembre 31; si
existe diferencia se debe verificar y realizar los correspondientes ajustes en la
base (Parametrización y/o Registros de Pagos) y liquidar nuevamente.

El valor del
Consolidado es el
mismo que inserta
en KNmPreno

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NOTA:

Es importante aclarar que los procesos descritos anteriormente se deben

realizar antes de efectuar cambio de salario mínimo legal, subsidio de
transporte e incrementos salariales Para el año que Inicia según lo estipula y
lo Ordena el Gobierno Nacional, porque los conceptos están formulados para
que hagan este tipo de validaciones.

2 NUEVOS VALORES AÑO QUE INICIA

1. En el Programa Otros Parámetros de Conceptos KNmEparc QBE al registro y en

la pestaña de Parámetros Generales – Retención, adicionar un registro en el
Campo “Fecha Inicio: 01/01/Año que Inicia” con el valor de la UVT (Unidad
de Valor Tributario suministrado y calculado por el DANE) y el tope del Año
Nuevo.

Se debe adicionar un
nuevo registro el Tope
de Renta Exenta y el
Valor de la UVT
emitido por el Gobierno
Nacional.

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2. Actualizar el Programa Calendarios en KBiCalen pasar por cada mes del año
Entrante y actualizar los días festivos y si el sábado es hábil grabar mes por mes.

3. En el Programa Parámetros Generales KNmParam se debe actualizar los

siguientes valores de acuerdo a los topes establecidos para el año que Inicia:

 Políticas Salariales:

Se deben Ingresar los

Datos otorgados por el
Gobierno Nacional del
Salario Mínimo Legal
Vigente y del Auxilio de
Transporte con la Fecha de
Vigencia del Año que Inicia.

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 Cesantias – Vacaciones – Planta:

Datos para tener en cuenta:

-Salario mínimo legal/ Fecha Vigencia (Año Entrante y Final)
-Subsidio de transporte / Fecha Vigencia (Año Entrante y Final)
-Salario Mínimo y auxilio de transporte legal anterior
-Salario máximo de retención en la fuente
-Fecha Máxima de Cesantías (14/02/Año que Inicia)

4. Ingresar al Programa Variables Adicionales Globales KNmVarig y verificar si se

utilizan Variables que se deban actualizar por el cambio de año o que presenten
cambios en los valores.

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5. Cambiar en el Maestro De Definición de Contratos KNmContr los Trabajadores

que pasen de Procedimiento Uno a Procedimiento Dos.

6. Verificar en el Prototipo de Base, para el cálculo de procedimiento 2, los

conceptos que INGRESAN a la base, con rango de 12 meses con porcentaje de
base del 75%. Este prototipo se encuentra relacionado en el Programa Grupo de
Prototipos KNmGprot. (No deben incluirse los conceptos de pensión,
fondo de solidaridad, fondo de subsistencia, aportes voluntarios ni
AFC).

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7. Verificar el Prototipo de Aportes Pensionales para el cálculo de procedimiento

No. 2, que contengan los conceptos de pensión, fondo de solidaridad, fondo de
subsistencia, aportes voluntarios y AFC, con rango de 12 meses y un porcentaje
de Base del 75%. Este es el prototipo es el que debe estar relacionado en el
Programa Parámetros Cálculo Procedimiento 2 KNmPpr23.

Como su nombre lo indica, la función principal de este programa es el de parametrizar

información para el correcto cálculo del Procedimiento 2 de Retención en la Fuente.

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8. Ejecutar el proceso de Cálculo de Procedimiento No. 2 KNmPro23.

Año que Inicia, Primer

Semestre y la Fecha de
Proceso del día que se
esté corriendo el
mismo.

9. Verificar en el Programa disminución de retención en la fuente KNmDisrf los

porcentajes calculados que estén correctos; cuando el empleado realice
actualización en documentos por disminución de Pagos de Medicina Prepagada ó
Estudio ó lleve el certificado por pago de intereses y corrección monetaria,
actualizar los valores con la fecha de vigencia en este programa al 14-abr-del
Año Nuevo.

10. Se recomienda como plan de contingencia realizar un Backup (Apoyo

Suplementario - Copia) a la base de datos antes de realizar el Proceso de
Incrementos Salariales:

a. Adicional al momento de realizar incrementos salariales, se deben copiar

las tablas correspondientes por medio del Programa Copia y Recuperación
de Aumentos KNmCaumt. “Tener presente que este proceso debe
terminar exitosamente, si termina con errores debe comunicarse con la
Mesa de Servicio de Digital Ware y/o actualizar las tablas temporales con
las originales a nivel de estructura, antes de seguir con el proceso. Es de
aclarar que este proceso se realiza para cuando se efectué el incremento
salarial por medio del Programa Incrementos Salariales por Grupo de
Empleados KNmAumge “.

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b. De cumplirse el punto anterior se debe generar el proceso de Incrementos

salariales por medio del programa KNmAumge. (Este actualiza contratos,
histórico de sueldos, hoja de vida y novedades de nomina si se realizo con
retroactivo).

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11. Crear el registro en el Programa Ingresos y Retenciones KNmPacei, los

parámetros del Certificado de Ingresos y Retenciones del año Entrante.

Datos a Parametrizar:
- Patrimonio Bruto ( UVT) Año Nuevo
- Compras tarjeta de crédito (UVT) Año Nuevo
- Ingresos brutos (UVT) Año Nuevo
- Valor compras anuales (UVT) Año Nuevo
- Ingresar la demás información requerida.

12. Después de efectuar estos cambios, continuar con el procedimiento

normal de todas las quincenas (incapacidades, vacaciones, cesantías, liquidación
de nómina, etc.)

13. Se debe tener en cuenta que al momento de acumular la nomina del 15

de enero del Año Nuevo (Si la Nómina es Quincenal), solo se deben acumular
los pagos de la Nómina filtrando por el campo Fecha Liquidación
<=’15/01/2013’, porque si se acumula todo, se incluyen los intereses y las
cesantías. Sin embargo, si por error se acumuló todo y los intereses como se
pagan el 31 de Enero/Año Nuevo, deben efectuar el procedimiento normal de
liquidación de nómina a Enero 31 y acumularla, para que los magnéticos del
banco incluyan estos valores.

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14. Parametrizar Definición de Magnéticos de Cesantías KNmCaces

15. Sacar los respectivos Magnéticos Generación Magnéticos de Cesantías

KNmMgces, sumando los retiros parciales y las definitivas que se pagan entre
Enero 1 y Febrero 14 (Tienen que cuadrar exactamente con los reportes y el
valor consolidado a Diciembre 31).

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16. En el Programa Reporte de los Fondos de Cesantías KNmRfoce de debe

tener en cuenta la parametrización adecuada de los consolidados a Diciembre
31.

NOTA PARA TENER EN CUENTA:

Si después de haber ejecutado el proceso de Cesantías Fin de Año, y una persona

decide efectuar un retiro parcial, El Analista de Nómina debe de ir a Libro de
Cesantías KNmCesan y cambiar el tipo de Cesantías a Parciales y actualizar la Fecha
de Pago de Cesantías e Intereses. Luego, en el Programa Prenómina KNmPreno
cambiar el concepto de Cesantías Parciales si maneja uno diferente y la fecha que
acumula.

Si se presentara el retiro de un empleado antes del 14 de Febrero, después de haber

realizado el Proceso de Liquidación de Cesantías (Fin de año), se realiza la liquidación
definitiva con la fecha de retiro y el proceso automáticamente cambia el tipo de nomina
a definitiva y realiza la liquidación de las prestaciones correspondientes al año actual.

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3. DATOS ADICIONALES.
4.1. Realización:
Consultoría Kactus HR-Documentación.
4.2. Verificación:
Consultoría QA.
4.3. Aprobación:
Gerente de Producto Kactus HR.
4.4. Actualización:

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