TGS Y ESTRUCTURA

1. Que es un sistema
Conjunto de elementos interdependientes e interactuantes. Grupos de
unidades combinadas que forman un todo organizado.

2. Porque la organización es un tipo de sistemas, 

Una organización es un conjunto de personas agrupadas con el fin de obtener
una meta u objetivo, a través de un método o plan de acción y que cuentan con
recursos para ello. Puede concebirse a una organización como un conjunto
complejo de relaciones entre recursos físicos, humanos y trabajo, unidos en
una red de sistemas. Los sistemas actúan como arterias que transportan
recursos para generar procesos productivos y distributivos, para convertirse en
los medios de satisfacer las necesidades de grupos de miembros.
Existen sistemas internos cuya función es conectar entre sí a otros sistemas de
la organización. Ellos suministran bienes y servicios consumidos en la propia
organización durante los esfuerzos por cumplir sus misiones.

3. Qué tipo de sistema es la organización, 

La organización es un sistema abierto.

4. Que es el límite de los sistemas, 

Fronteras que separan al sistema de su entorno y define lo que pertenece y lo
que esta fuera de él. Tiene por objetivo conservar la integración de los sistemas
evitando que los intercambios con el medio lo destruyan o entorpezcan su
actividad

5. Que implica que los sistemas tengan jerarquía, 

Los sistemas tienen unidades o elementos y relaciones distribuidas para
alcanza un objetivo. La jerarquía de los sistemas depende de la complejidad de
los sistemas.

6. Que son los subsistemas.

Componentes necesarios para la operación de un sistema total.

7. Complejidad de los sistemas,

Los sistemas existen en un medio y son condiciones por el mismo, siendo todo
lo que existe fuera, alrededor y ejerce influencia sobre la operación del sistema.

8. Definir la estructura organizacional

Manera en que las actividades de una organización se dividen, organizan y
coordinan entre sí.

9. Comprender la formalización estructural

Se denomina como estructura formal a aquella explicita y formalmente
reconocida por la organización. Es el conjunto de normas y pautas
preestablecidas dentro de una organización, las cuales generan relaciones
formales y se encuentran dadas por mecanismos de coordinación que
garantizan el logro de objetivos globales de la organización.
 10. Entender organigramas y saber graficarlos
Un organigrama es la representación parcial de la estructura formal de una
organización mediante un diagrama, en donde se muestran funciones,
sectores, jerarquías y dependencias internas.
La estructura formal de una organización se divide en diversas unidades que
son agrupadas de acuerdo a las tareas que tengan que cumplir.
La división de trabajo crea actividades simplificadas que pueden aprenderse y
completarse con relativa rapidez. La desventaja de la especialización puede
presentarse cuando el individuo se aburre por ser la actividad repetitiva y
personalmente insatisfactoria.

Ventajas del organigrama:

-muestra parte de la estructura formal de una organización.
-expone defectos de la organización, como duplicado de funciones.
Desventajas del organigrama:
- no se visualiza la estructura total de la organización.
- son estáticos mientras que las org siempre son cambiantes, por lo que
pueden quedar desactualizados a menos que frecuentemente sean revisados.

Principios del organigrama:

- Unidad de mando: cada persona debe recibir órdenes de solo un jefe.
- Alcance de control: un jefe debe no debe tener subordinados más de la
cantidad que es capaz de manejar.
- Homogeneidad Operativa: no se deben establecer tareas a un cargo que no
corresponde.
-Delegación efectiva: saber delegar tareas y funciones para que se puedan
realizar mejor.

Distintas maneras de graficar un organigrama:

- Disposición piramidal vertical donde se visualiza la estructura formal
como una pirámide con los cargos jerárquicos superiores ubicados en la
parte superior.
- Disposición piramidal horizontal: se genera de izquierda a derecha.
- Disposición circular donde los niveles de autoridad se ubican por
capas, siendo los de mayor rango los que se encuentran en el centro.
- Disposición semi circular: similar a la disposición circular.

11. Identificar y aplicar criterios de departamentalización

La departamentalización es la agrupación de actividades con un determinado
criterio. Se trata de agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo
similares y conectadas.

Los criterios de departamentalización se emplean de acuerdo a las

necesidades organizacionales. Entre ellos:
  Funcional: reúne a todos los deptos. que realizan una actividad o varias
actividades relacionadas entre sí. Ejemplo: dto. de producción/venta.

 Por producto o servicio: se agrupan actividades que hacen referencia a

productos o servicios similares entre sí. Ejemplo: dto. de zapatos/ de
carteras/ de camperas.

 Por territorio o área geográfica: se divide el sector según las áreas

geográficas en las cuales trabaja. Se basa en la localización y se aplica
cuando las actividades de la empresa están muy dispersas. Ejemplo:
dto. caba/pcia bs as/interior del país.

 Por cliente: se basa en el tipo de clientela. Se divide de acuerdo a los

distintos usos que los clientes le dan a los productos. Ejemplo: dto. de
productos industriales/ de consumo.

 Por volumen de venta: se divide el volumen de las ventas de la

organización. ejemplo: mayorista/minorista/consumidor final.

 Por segmento del mercado: se tiene en cuenta el poder adquisitivo del

mercado.

Pueden mezclarse distintos tipos de departamentalización para un determinado

sector? NO! Al mezclar distintos criterios de departamentalización podríamos
caer en errores como la superposición de funciones.

Consecuencias de una mala departamentalización: mala remuneración, falta de

unidad de mando, estructura desequilibrada, obstrucción de los canales de
comunicación, superposición de funciones.

Si se puede departamentalizar distintos sectores con distintos criterios. Por

ejemplo: el depto. De compras en mayoristas y minoristas y el depto. De
distribución por área geográfica en caba y pcia. de bs as.

Departamentalizar implica dividir una determinada unidad de una empresa en

sub-unidades, así es posible departamentalizar a los departamentos en
secciones y cada sección en oficinas.
 SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

1. Que es un sistema de información y como está compuesto

Sistema para convertir datos procedentes del exterior o del interior del mismo
en información y para comunicar esta en forma apropiada a los directivos de
todos los niveles y de todas las funciones, para facilitar la toma de decisiones
efectivas y oportunas para la planeación, dirección y control de las actividades
de las cuales ellos son responsables.

2. Qué diferencia hay entre un sistema de información y un sistema

administrativo (SA)
El Sistema administrativo es un conjunto articulado de disposiciones,
procedimientos, recursos y personas tendiente a que la organización alcance
los fines con eficacia. El Sistema de información es uno de los componentes
del Sistema administrativo.

3. Como entrelaza los sistemas administrativos y la TGS

El enfoque de sistemas administrativos se desprende de la teoría general de
sistemas. Se considera que el enfoque del sistema como una nueva teoría de
las organizaciones se refiere a la evolución de los modelos sobre la
organización.

4. Como relaciona los sistemas administrativo y la estructura

organizacional, 
Ver resumen Gral. Magdalena

5. Definir un SA
Conjunto de procedimientos interrelacionados que generan información, para
facilitar el control de los resultados obtenidos y de los procesos decisorios.

6. Qué características tiene un SA

- Las tareas administrativas pueden repetirse enumeradas veces sin
aportar elementos positivos al funcionamiento de la organización.
- Cada individuo dentro de la org. Intenta formarse su propio entorno.
- Las tareas administrativas son sumamente difíciles de ser medidas en
tiempo.
- La automatización ha avanzado mucho más en las actividades
industriales que en las actividades administrativas.
- La respuesta de la organización ante intentos de modificar sistemas
administrativos no es inmediata y está influida por factores que no
permiten evaluar a la Dirección si realmente se está avanzando en un
sentido correcto.
 7. Poder relacionar estas características con las características de
cualquier otro sistema.

8. Que elementos posee un SA

- Un conjunto de personas ubicadas en distintos niveles y con distintas
atribuciones. Se dedican a captar, trasmitir, procesar y conservar la
información.
- Conjunto de soportes donde se sustentan datos para documentar
decisiones, trasmitirlas, conservarlas registradas en el tiempo y recoger
resultados. Formularios, registros, tarjetas y elementos similares.
- Conjunto de recursos físicos compuesto por instalaciones,
computadoras, herramientas, fondos, etc.
- Información.
- Red de canales que vinculan a las personas y por donde fluyen los
soportes mencionados, diseñada previendo la creación de rutinas
definidas para operaciones repetitivas que pueden considerarse típicas.

9. Que funciones tiene un SA

Es el medio donde las decisiones de política adoptada por los niveles
superiores de la organización se concretan en múltiples decisiones que
resuelven casos individuales y que rutinariamente van configurando la actividad
de la organización. A través de él se transmiten, registran y conservan los
soportes de información mediante los cuales las decisiones se comunican
documentadas para impulsar al acto físico, además recoge los datos de sus
fuentes, los elabora y retrasmite para que los centros decisorios tengan noticia
de los resultados de los actos ordenados, cerrando el circuito de retorno que se
conoce como proceso de control.

10. Explicar las funciones de un SA.

- Hacer las cosas que se deben hacer: posibilitar que las operaciones
se ejecuten en el tiempo y la forma planeada para lograr de esa forma
las metas establecidas. Los SA serán los encargados de especificar los
pasos por seguir, las normas que deben cumplirse para asegurar la
calidad y la vinculación entre los distintos procesos a fin de cumplir con
las metas establecidas.
- Relación costo-beneficio: un sistema será más eficiente cuando pueda
ser ejecutado en menor tiempo por requerir menos pasos, contar con
métodos más simples o utilizar medios electrónicos, pero en la relación
insumo-producto se deberá considerar además del tiempo, el uso de
otros recursos como el costo del procesamiento electrónico, del
personal, de los formularios, del espacio de archivos, etc.
- Control interno para evitar condiciones propicias para cometer errores,
anomalías o fraudes. El control interno dependerá de la calidad de los
SA y de procesamiento de info.
 - Requerimientos de información, según estos la información se
procesa, y es la base para construir la pirámide informativa. La info debe
satisfacer para el control de las operaciones, para cumplir requisitos
contables, para uso de la gerencia, etc.

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

1. ¿Qué es una metodología

Una metodología es una guía para el razonamiento y un recurso para la

acción. Para el estudio de sistemas administrativos es una descripción
lógica y secuencial de pasos para cumplir la tarea y la disposición de
técnicas y herramientas para tal fin.

2. ¿Para qué sirve tener una metodología?

La metodología es útil para el analista en la medida que lo ayude al logro del

objetivo de su tarea, ya que se requiere la normalización del trabajo, ciertas
habilidades y destrezas propias de la formación profesional del analista.

Mediante una serie de etapas que involucra la metodología se podrá conocer,

analizar, proyectar e implementar un sistema administrativo. Etapas:

1) Estudio preliminar, definición del objetivo y determinación de la finalidad

del mandato
2) Planeamiento del proyecto, presentación del plan de trabajo.
3) Relevamiento. Recolección de datos y de hechos.
4) Diagnóstico, evaluación y análisis de hechos.
5) Diseño. Desarrollo del nuevo procedimiento, diseño global, presentación
del informe con el proyecto del nuevo procedimiento y diseño en detalle.
6) Implementación, instalación del nuevo procedimiento.
7) Seguimiento y control. Auditoria de sistemas.

3. Enumerar algunas metodologías de análisis

 Enfoque de sistemas: desarrolla métodos y prácticas de trabajo para

aplicar en SA. Mediante estos se podrá saber cómo y cuándo realizar
eficientemente tareas definidas y asignadas en el manual de
organización.
La empresa se le presenta al analista como un conjunto de personas
ocupadas en distintas tareas, cada una de esas personas cumple una
función en el manual de organizaciones.
 Enfoque integrador: se fundamenta en el principio de interrelación. El
sistema se compone de partes, que sin la estructura de vinculación, no
constituyen el sistema. La estructura es la que determina que al afectar
una parte, también se afectan a las restantes como un proceso en
cadena que altera a las demás.
 Enfoque fragmentador: resulta necesario el fraccionamiento como
respuesta a una necesidad operativa. La fijación de límites asume
relevancia.
 Enfoque operacional: el análisis se realiza sobre un conjunto de
operaciones consideradas típicas, lo que hace económico intentar su
sistematización siguiendo pautas de economicidad y control. La
sistematización de tareas típicas permite distribuir el trabajo entre
distintas personas, posibilitando un funcionamiento homogéneo.

4. Destacar diferencias básicas entre la metodología tradicional y la

de reingeniería.

- En la movilización (previo al análisis, conoce quienes integran el equipo

por parte del usuario para establecer pautas de trabajo), la reingeniería
propone como prioridad la integración del equipo de trabajo entre el
analista y el usuario. El enfoque tradicional se inicia con la elaboración
del plan a cargo exclusivo del analista.
- En la etapa de análisis, en la reingeniería se parte de la estrategia para
el posterior conocimiento de los procesos y evalúa el rendimiento del
sistema en uso para lograr una mejora en la misma.
- En la selección la metodología tradicional el sistema o proceso sujeto a
rediseño estaba determinado inicialmente y en la reingeniería se decide
cuáles son los procesos claves por un análisis de costo-beneficio.
- En la etapa del diseño, la reingeniería exige mayor creatividad para
generar soluciones alternativas y mediante simulación decidir cuál es la
mejor.

Ventajas de la reingeniería:

- Parte del enfoque donde las actividades agregan valor para el cliente en
términos de costo, calidad y servicio.
- Se basa en un enfoque integral involucrando a los analistas y a los
responsables del proceso.
- Excede el diseño de los SA e impacta sobre la estructura modificando o
eliminando sectores funcionales y niveles de supervisión.

5. Entender y explicar las etapas de la metodología tradicional,

reconocer el objetivo de cada etapa y cuáles son las actividades
que se realizan en ella

Etapa 1: definición del plan de trabajo

El responsable del proyecto deberá establecer claramente el objetivo y el

alcance de la tarea por realizar y a partir de allí, el plan de acción que se
desarrollara con indicación de tiempos y recursos disponibles.

Actividades y herramientas a utilizar:

- estudio preliminar: acuerdo de objetivos y alcances del mandato.

- definición del plan del trabajo: cronograma generalmente representado
mediante Gantt o pert.

Etapa 2: relevamiento
Etapa de búsqueda e investigación de la realidad existente en materia de
sistemas administrativos a fin de detectar problemas existentes y obtener
elementos para el proceso de análisis y diseño.

Actividades y herramientas a utilizar:

- recopilación de antecedentes: obtener info de distintas fuentes

documentales.
- Encuestas mediante formularios para recopilar grande cantidad de
información detallada.
- Entrevistas referidas a opinión sobre procedimientos en uso, planteo de
alternativas y requerimientos respecto de información, seguridad y
tiempo de respuesta.
- observación directa: se complementa con las anteriores. El analista
corrobora y amplía la información obtenida.

Etapa 3: Análisis

Se analizara la información recopilada en el relevamiento a fin de evaluar

los SA vigentes y elaborar un diagnóstico de la situación observada y de la
que se intenta superar mediante mejoras o un nuevo diseño.

Actividades y herramientas a utilizar:

- compatibilización de la información: se establece consistencia de los

datos obtenidos, se confirman y se completan, se sintetizan en hojas de
trabajo y se integran en un proceso para evitar información incompleta o
inexacta.
- Evaluación técnica: evaluación metódica sobre la información ordenada
y completa.
- Elaboración del diagnóstico: presentar ante las autoridades un
documento escrito y en una reunión explicar alcances y escuchar
observaciones y sugerencias que podrán incorporarse.

Etapa 4: diseño

Se elaboran los nuevos sistemas administrativos como solución final en

base a las conclusiones del diagnóstico.

Actividades y herramientas a utilizar:

- Diseño global: delimitar el campo que abarca el sistema. Sobre este se

definirán requerimientos informáticos a ser incorporados.
- Presentación del proyecto para ser autorizado y financiado.
- Diseño detallado: elaboración de curso gramas del nuevo sistema,
redacción de manuales de procedimientos, diseño de formularios y
archivos.

Etapa 5: implementación.
 Puesta en funcionamiento del nuevo sistema en sustitución del anterior.

Actividades y herramientas a utilizar:

- Programar la implementación: cronograma elaborado en función de la

complejidad de la tarea a desarrollar.
- Entrenamiento del personal: capacitación con el fin de explicar contenido
y forma de uso de manuales entregados.
- Puesta en marcha: pruebas de funcionamiento del nuevo sistema y la
conversión de archivos.

HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS Y
DISEÑO DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

1) Conocer teóricamente las herramientas GANT T y PERT

(Diagramas de programación)

GANTT: distribución grafica conforme a un calendario, de manera tal que se

pueda visualizar l periodo de duración de cada actividad, fecha de iniciación y
terminación, y el tiempo requerido para la ejecución del trabajo. Representación
en 2 ejes, en el horizontal el tiempo definido en término de la unidad más
adecuada, en el vertical las actividades que constituyen el trabajo a realizar.
Cada actividad se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud
indica su duración. La posición de cada bloque en el diagrama indica los
instantes de inicio y de finalización de las tareas y los bloques correspondientes
a tareas del camino crítico acostumbran a rellenarse en otro color.

Ventajas: su trazado requiere un mínimo nivel de planificación. Instrumento de

bajo costo y extrema simplicidad. Fácil construcción y comprensión.

Desventajas: luego de iniciada su ejecución y cuando hay modificaciones, el

grafico tiende a ser confuso. No ofrece condiciones para el análisis de
opciones, ni toma en cuenta factores como el costo. Tampoco permite la
visualización de la relación entre las actividades cuando son muchas.

PERT: método orientado al plazo de ejecución. Con este se obtiene un

conocimiento preciso de la secuencia necesaria, o planificada, para la
ejecución de cada actividad y utilización de diagramad de red. Tiene como
finalidad establecer la correlación en el tiempo que se presenta entre las
distintas tareas para cumplir una obra en su totalidad.

Estructura sencilla, cada tarea se representa mediante un circulo. Las tareas

relacionadas se unen mediante líneas, la longitud entre estas debe ser
proporcional a los tiempos que se utilizan en su desarrollo.
Principales características:

- busca el plazo mínimo de ejecución del proyecto.

- identifica actividades críticas y el camino crítico.

- detecta y cuantifica holguras de las actividades no críticas, es decir, el tiempo

que pueden retrasarse sin alterar el proyecto.

-da un proyecto de coste mínimo.

HOLGURA: margen suplementario de tiempo que tenemos para determinar

esa actividad. Las actividades críticas no tienen holgura.

ACTIVIDADES CRITICAS: se considera como tal cuando no se puede cambiar

sus instantes de comienzo y finalización sin modificar la duración total del
proyecto. La holgura total es 0.

2) HERRAMIENTAS DE CAPTACION DE DATOS

ENTREVISTA: el contenido varía según se esté relevando un centro de

decisión o un centro de procesamiento de información. Deben considerarse
elementos estratégicos, factores que proporcionan un mejor aprovechamiento
de la entrevista, es decir, elaborar un plan de ayuda para la conducción de la
misma, y elementos tácticos, formas de exponer los motivos de la entrevista
frente al entrevistado. Pueden ser:

 Abiertas: donde se permite al entrevistado explayarse libremente al

entrevistado,
 Cerradas: la respuesta que se espera es si o no.
 Dirigidas: el entrevistado tiene conocimiento de un tema y se recurre al
entrevistado en busca de detalles. A su vez puede ser de análisis (se
elaboran ideas mediante la charla con el entrevistado) o de diseño (el
entrevistador transmite ideas previamente elaboradas).

Procedimiento:

1. Se prepara la entrevista mediante elementos estratégicos para lograr el

mejor ordenamiento de la actividad y el mejor aprovechamiento del
tiempo.
2. El analista procede a la entrevista con una actitud trazada e intenciones
definidas.
3. Al concluir la entrevista, se hará una recapitulación de la información
obtenida y someterla a consideración del entrevistado con el fin de
 verificar la interpretación de sus manifestaciones y corregir posibles
errores.
4. Tipificación de temas a plantear conforme al nivel del entrevistado.

CUESTIONARIOS: documento redactado en forma de interrogatorio, integrado

por preguntas estrictamente relacionadas con el tema que se investiga. Dirigido
a empleados y supervisores que realizan una determinada tarea. Su
implementación es justificada cuando hay gran urgencia, cuando los datos
requeridos son cuantitativos, los empleados están esparcidos o a gran
distancia entre sí, cuando se necesita obtener poca información de gran
cantidad de personas.

Los formularios utilizados deben ser breves, concretos, que facilite respuestas
y que incluya instrucciones acerca de cómo completarse.

Ventajas:

- No requiere la presencia de analista.

- Recopila gran cantidad de info.

Desventajas:

- Resistencia a contestar cuestionarios largos y tediosos.

- Es difícil obtener en forma exacta la información deseada.
- Los encuestados al tardar en responder pueden comprometer los
tiempos del proyecto.

OBSERVACIÓN DIRECTA: se aplica como complemento de las dos

anteriores. Se la utiliza para verificar la información recogida. Es un elemento
de juicio que ayuda al analista a determinar si el volumen de la tarea justifica la
especialización, la fusión de tareas, la división del trabajo o la mecanización.
Además, permite establecer el tiempo medio para producir una unidad de tarea
determinada.

3) Diagrama de representación

DIAGRAMA DE BLOQUES

Se utiliza para representar sistemas vigentes como herramienta de diseño

global. Parte de los requerimientos generales del sistema en términos de
salidas de información y en función a esas establecer entradas o datos que
deberán mantenerse por un periodo determinado.

Requiere agrupar elementos en 4 rectángulos unidos entre sí por flechas que

indican el flujo del proceso.

Mediante este se puede tener una visión sintética de un sistema administrativo

y de su funcionamiento, describiendo las partes básicas: soporte de info de
entradas o salidas, archivos en uso y principales procesos que vinculan las
otras tres partes.

CURSOGRAMAS

Técnica analítica que permite describir SA en forma clara y lógica, facilitando

una impresión visual del movimiento o flujo de la información. Estos diagramas
son dibujados mediantes convenciones preestablecidas (NORMAS IRAM).

4) MANUALES: cuerpo sistemático que indica las actividades que deben ser
cumplidas por los miembros de una empresa o institución, la forma en que
deberán ser realizadas. Compilación de información de carácter más estable,
referida a los procedimientos administrativos básicos.

Los manuales de procedimiento constituyen el marco de nuestra metodología

de trabajo y sirven de base para la capacitación y puesta en marcha del diseño
detallado en la etapa de implementación.

Ventajas:

- Proporciona información permanente sobre prácticas administrativas.

- Ayuda a institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos.
- Facilita la normalización y fijación de estándares.
- Asegura continuidad y coherencia a las prácticas a través del tiempo.
- Elementos de capacitación y resolución de conflictos.

Desventajas:

- La confección y actualización requiere esfuerzo y costo significativo.

- Una redacción defectuosa o poco cuidada puede dificultar su uso.
- En caso de ser muy detallado, limita la discrecionalidad y
consecuentemente la iniciativa individual.
- Si no se lo actualiza, hay riesgo de desactualización y desuso.