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1. OBJETIVO.

Crear una cultura organizacional que facilite el manejo de los recursos de

la empresa y los diferentes ambientes laborales (orden y limpieza);
mediante la implementación de las 5 S son cinco principios japoneses
cuyos nombres comienzan por S y van en la misma dirección buscando la
calidad en el trabajo y mejora continua.

2. ALCANCE.

Aplica a todas las áreas administrativas y asistenciales de Salud Sogamoso

ESE, comienza con el diagnóstico de las áreas de trabajo, y termina con el
mantenimiento y seguimiento a las áreas intervenidas

3. DEFINICIONES.

5 S. Se conoce como 5 S aquella disciplina que logra metas en la

productividad del lugar del trabajo mediante la estandarización de hábitos
de orden y limpieza. Esto se logra al implementar 5 etapas diferentes,
cambios en los procesos, que una a la vez, servirá de fundamento a la
siguiente; y así mantener sus beneficios a largo plazo

La aplicación de las 5 S fue desarrollada por Hiroyuki Hirano y representa

una de las piedras que enmarcan la iniciación de cualquier herramienta o
sistema de mejora, se conocen como las 5 S ya que la primera letra de
cada una de las palabras originales (en japonés) inician con la letra ¨S¨

 Seiro Clasificar
 Seiton Organizar
 Seiso Limpiar
 Seiketsu Estandarizar
 Shitsuke Disciplina

COLED

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4. RESPONSABLES.

Comité de Gestión Ambiental y Sanitaria GAGAS

Funcionarios y Contratistas de Salud Sogamoso ESE
Líder de control interno

5. CONTROL DE REGISTRO.
 Formato Lista de Chequeo Programa 5 s
 Tablas de Retención Documental de Salud Sogamoso ESE
 Actas Comité de Gestión Ambiental y Sanitaria GAGAS
 Plan de Mejoras 5s
 Informe de Auditoria

6. DESARROLLO

Las 5 S son cinco principios japoneses cuyos nombres comienzan por S y

que van todos en la misma dirección, se basa en la utilización de 5
herramientas con el fin de obtener una empresa limpia, ordenada y un
grato ambiente de trabajo.

 Clasificar
 Organizar
 Limpieza
 Estandarizar
 Disciplina

6.1 Clasificar

Este paso busca que en los lugares de trabajo y todas las áreas de la
Empresa se tenga lo que se necesita y sólo lo que es necesario para
realizar nuestra labor.

Frecuentemente las diferentes áreas de trabajo se llenan de elementos

personales que cuesta trabajo pensar en retirarlos del escritorio o de los
espacios de trabajo, creando acumulaciones que afectan el espacio
visual, impiden la circulación por las áreas; en numerosas oportunidades
pueden generar estrés, impactos ambientales y accidentes en el trabajo.

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Para Poner en práctica la 1ra S debemos hacernos las siguientes

preguntas:

 ¿Qué debemos tirar?

 ¿Qué debe ser guardado?
 ¿Qué puede ser útil para otra persona u otra área?
 ¿Qué deberíamos entregar?
 ¿Qué debemos eliminar?

Como evitamos la presencia de elementos innecesarios

 Clasificación de residuos: papel, plásticos, metales, etc. Otro

compromiso el medio ambiente ya que nadie desea vivir en una zona
contaminada.

 Separar los elementos empleados de acuerdo con su naturaleza,

seguridad y frecuencia de utilización.

 En el computador: eliminar información innecesaria y que puede

conducir a errores de interpretación o de actuación.

 Con los documentos: aplicar la tabla de retención documental de

cada una de las dependencias de la empresa.

Acciones de mejora

 Llevarse el elemento para la casa si no es del trabajo y no es necesario.

 Mover a otro espacio dentro de la dependencia.
 Devolver el elemento al almacén.
 Gastar hasta que se termine.
 Usar como reciclaje.
 Aplicar el proceso de organización documental y transferencias
documentales anuales.

6.2. Organizar

Este paso busca lograr que las cosas de cada área de trabajo estén en su
sitio y haya un solo sitio para cada cosa.

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Es Organizar los elementos que se han clasificado como necesarios de

modo que se puedan encontrar con facilidad, ubicándolos siempre en el
mismo lugar. Está relacionado con la mejora de la visualización de los
elementos en los puestos de trabajo, y dentro de los cajones.

Analicemos por un momento su lugar de trabajo y responda las siguientes

preguntas:

 ¿De qué manera podemos reducir el stock de ciertos elementos ?

 ¿Qué elementos son necesarios que estén a la mano y cuáles no ?
 ¿Cuál es el mejor lugar para cada cosa?

Pasos para poner en práctica la organización:

 Todas las cosas deben tener espacio definido para su almacenamiento

o colocación, indicado con exactitud y conocido también por todos.

 Definir la ubicación de los elementos de trabajo de acuerdo a la

frecuencia de uso

Acciones de mejora

 Menor tiempo de búsqueda de aquello que nos hace falta

 Tener lo que es necesario, en su justa cantidad, con la calidad
requerida, y en el momento y lugar adecuado
 Contribuye con la presentación estética, comunica orden,
responsabilidad y compromiso con su trabajo
 Disponer de un espacio exclusivo para efectos personales
indispensables, separados de los elementos de trabajo.
 Provoca una mayor racionalización del trabajo, menor cansancio físico,
mental y mejor ambiente.
 Mejorar la información en el computador y en el sitio de trabajo para
evitar errores y acciones de riesgo
 Facilita el aseo y la limpieza

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6.3. Limpieza

La limpieza la debemos hacer todos

Este paso busca lograr que el sitio de trabajo y las diferentes áreas de la
empresa estén sin polvo ni desorden. Cumplidas las etapas de clasificación
y organización, es probable que aparezca polvo y suciedad dentro de los
ambientes, cajones, estantes y escritorios.
Se debe integrar la limpieza como parte de las actividades diarias, cada
trabajador de la empresa debe, antes y después de cada trabajo
realizado, retirar cualquier tipo de suciedad generada, manteniéndolo
siempre limpio.

Para conseguir que la limpieza sea un hábito se deben tener en cuenta los
siguientes puntos:

 Los escritorios, estantes, equipos y muebles deben estar limpios y en

condiciones de uso.
 No debe tirarse nada al suelo, y realizar la clasificación en la fuente de
los residuos generados.
 Eliminar focos de suciedad
 No existe ninguna excepción cuando se trata de limpieza. El objetivo no
es impresionar a las visitas sino tener el ambiente ideal para trabajar a
gusto y obtener resultados.

Acciones de mejora

Aumenta la vida útil de los equipos, muebles e instalaciones

Menor posibilidad de contraer enfermedades
Ayuda a evitar mayores daños a la ecología

6.4. Estandarizar

Esta etapa busca conservar lo que se ha logrado en la práctica de las tres

primeras S, clasificación, organización y limpieza en todas las áreas de la
empresa.
Se trata de mantener los logros alcanzados, si no existen acciones de
autocontrol permanente para conservar los logros, es posible que las áreas
vuelvan a tener elementos innecesarios, se pierdan el orden y la limpieza
alcanzados.
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Acciones de mejora

Se obtendrán los siguientes beneficios:

 Se guarda el conocimiento producido durante años.

 Se mejora el bienestar del personal al crear un habito de conservar
impecable el sitio de trabajo en forma permanente

 Se evitan errores de limpieza que puedan conducir a accidentes o

riesgos innecesarios

6.5. Disciplina

La práctica de la disciplina busca lograr el hábito de respetar y utilizar

correctamente los procedimientos, controles y estándares previamente
desarrollados, en lo que se refiere a las 5 S.

La disciplina es importante porque sin ella la implementación de de las 4

primeras Ss se deteriora rápidamente, la disciplina no es visible y no puede
medirse a diferencia de de las otras, existe en la mente y en la voluntad de
las personas su aplicación.
.
Seguir con lo que se ha ganado en el proceso y continuar mejorando
implica un desarrollo de la cultura del autocontrol y la mejora continua.

Pasos para crear disciplina

 Uso de ayudas visuales

 Recorrido a las aéreas por parte de los directivos de la empresa
 Publicación de fotos del antes y después
 Establecer rutinas diarias de aplicación como ¨5 minutos de 5S¨
actividades mensuales y semestrales
 Realizar seguimientos con el grupo de verificación

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6.7. Metodología de Implementación

QUE DEBE QUIEN LO
No FLUJO/RUTA DONDE COMO LO DEBE HACER
HACER DEBE HACER

Elaboración Líder de gestión Oficina gestión

documental documental Elaborar el cronograma de visita e inspección
plan de visitas
de aplicación de las 5 S, para la Unidad de
Gestión de Riesgo Ambulatorio (UGRA)
Centro, Unidad Básica de Atención (UBA)
1 Plan de visitas 5 S Monquira y Magdalena.

Visitas realizas por los integrantes del Comité

de Gestión Ambiental y Sanitaria GAGAS

Elaboración Integrantes del Unidad de

Comité de Gestión Gestión de Se identifican las condiciones actuales de
de
Ambiental y Riesgo todas las áreas de la empresa, mediante
Diagnostico inspecciones que permitan tomar las medidas
Sanitaria (GAGAS) Ambulatorio
de seguimiento de aplicación de las 5 S, con
(UGRA) centro
el diligenciamiento del formato lista de
Líder de Control chequeo programa 5 S
Diagnóstico inicial Interno Unidad Básica
2 de Atención  Se definen acciones de mejora mediante
(UBA) Monquira la metodología 5 S en cuanto a
y Magdalena clasificación, organización y limpieza

 Se tomarán fotografías como evidencia

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Plan de Integrantes del Auditorio Salud

Comité de Gestión Sogamoso ESE Se debe capacitar y dar a conocer el
Capacitación procedimiento de aplicación de las 5 S a
Ambiental y todos los funcionarios y contratistas de la
Capacitación Puestos de
3 Sanitaria (GAGAS) empresa y los que ingresen nuevos.
Aplicación 5 S Trabajo
Se debe incluir en plan de capacitación
anual.

Integrantes del Comité de Se elabora el plan de mejora de aplicación

Comité de Gestión Gestión de las 5 S, definiendo responsables, y fechas
Ambiental y Ambiental y de seguimiento, teniendo en cuenta la
dificultad y disponibilidad de recursos para
Sanitaria (GAGAS) Sanitaria
efectuar las (no superior a dos meses)
(GAGAS)
Teniendo como base:
 Las visitas de inspección
Elaboración Plan de  lista de chequeo programa 5 S
4 plan de Mejora 5 S  Evidencias fotográficas
Mejora
Serán responsables las Enfermeras Jefes del
área asistencial de:

 UGRA Centro
 UBA Monquira
 UBA Magdalena

El área administrativa será responsabilidad de

cada líder de proceso.
Integrantes del Unidad de Gestión
Comité de Gestión de Riesgo Se socializa el plan de mejora de
Ambulatorio implementación de las 5 S, vía correo
Ambiental y electrónico a los líderes de proceso, a las
(UGRA) centro
Sanitaria (GAGAS) enfermeras jefes de la parte asistencial
Socialización (Centro, Monquira y Magdalena) quienes se
5 Plan de Unidad Básica de encargaran de difundirlo al personal a su
Socialización Plan de Enfermeras jefes Atención (UBA) cargo, verificar su ejecución y cumplimiento.
mejora Mejora 5 S Área Asistencial Monquira y
Magdalena
Líderes de Proceso

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Ejecución de Funcionarios y Todas las áreas de

contratistas de la empresa Cada área de trabajo en cabeza de su líder
Actividades de proceso, está en la obligación de
Salud Sogamoso (Centro, Monquira
Ejecución de ejecutar las acciones previamente
6 ESE.
y magdalena)
establecidas en el procedimiento de las 5 5
actividades de las 5 S
y el plan de mejora.

Integrantes del Todas las áreas de La auditoria y seguimiento se realiza según los
Comité de Gestión la empresa tiempos establecidos en el plan de mejora,
Ambiental y (Centro, Monquira mediante un recorrido por las áreas de la
y magdalena) empresa con el fin de verificar la ejecución,
Sanitaria (GAGAS)
eficacia y cumplimiento de las acciones
Auditoría y implementadas 5 S.
Líder de Control Se deben Registrar los incumplimientos y
7 Auditoria y Seguimiento
Interno compromisos pactados
Seguimiento Aplicación 5S
 formato lista de chequeo programa 5 S
 Evidencias fotográficas
 Registro de cumplimiento o no en el
tablero digital
 Se levantara un acta con los
compromisos pactados

Integrantes del Comité de

Comité de Gestión Gestión Se debe elaborar y presentar un informe de
Elaborar Informe de Auditoria Ambiental y Ambiental y auditoría al Comité Institucional de Gestión y
8 informe de Desempeño sobre la aplicación y avances
Sanitaria (GAGAS) Sanitaria
de estrategia de las 5 S en la empresa.
auditoria (GAGAS)

Integrantes del Integrantes del Se debe realizar seguimiento de aplicación

Comité de Gestión Comité de de las 5 S cada 3 meses. Con el fin de verificar
Seguimiento
Seguimiento Ambiental y Gestión la estandarización y disciplina en la
aplicación 5 S aplicación de las 5 S.
9 Sanitaria (GAGAS) Ambiental y
Sanitaria
El procedimiento completo se debe realizar
(GAGAS) anualmente
FIN

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7. DOCUMENTOS REFERENCIA

 Metodología de las 5S. Mayor productividad Mejor Lugar de

Trabajo” EUSKALIT (Fundación Vasca para la Calidad). Forma parte de un
documento donde se muestran algunos conceptos básicos y operativos de
la Gestión de Calidad, con las ideas fundamentales de las 5S Y un embozo
de la metodología para su implantación.

 Metodología de Implantación Autónoma de las 5S. Guía del facilitador.

Bekaert consulting, S.L Edita: fundación vasca para el fomento de la calidad.
Documento donde se desarrolla en profundidad los conceptos de las 5S, a la
vez que explican una metodología detallada de implantación para cada
fase

 Manual para la implementación de las 5S CMS, Tecnología S.A.

 Proceso gestión del talento humano grupo de seguridad y salud en el

trabajo. Programa de orden y limpieza. SENA

8. CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN N° FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

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PUENTES DIANA PATRICIA PEREZ CARDENAS JUNTA DIRECTIVA

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